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Gestión Todo Incluido
Sustentado por:
Rafaela De Jesús Guerrero.   DE-7138
Jean Carlos Núñez Castillo.  DE-7171
Confesora Mendoza            DD-5524
Carmen Lidia Amparo          CC-5038
Johanna Melisa Mejía Mejía   DE-7102
                       Villa Salvaleón de Higüey, 9 de Julio 2010.
Este departamento se encarga de las
actividades económicas asociadas a la
realización de :
                  Congresos
                 Convenciones
              Viajes de incentivos
   Jornadas
   Encuentros
   Conferencias
   Simposios
   Foros
   Seminarios
   Cursos

    Convocados por motivos profesionales y/o
                  asociativos.
Director Ejecutivo de
                                   Ventas de Convenciones


                      Sub- gerente de
                        Ventas de
                       convenciones




    Gerente de            Gerente de               Gerente de      Gerente de
Relaciones Públicas       Ventas de              Ventas Grupales   Mercadeo
                         Convenciones


                         Ejecutivo de
                            Ventas


                          Staff De
                        Organizadores
Son reuniones de un grupo de personas que
    comparten intereses similares, ya sean
comerciales, industriales, profesionales, políti
  cos, privados, particulares, religiosos o de
   otra índole y que convergen en un lugar y
    fecha determinados previamente para
 convivir, tratar asuntos de interés común y
         tomar decisiones al respecto.
Es la reunión de un grupo de personas que
           comparten, como en el caso
anterior, intereses similares. En la mayoría de
 los casos, este termino se aplica a reuniones
  de ciencias médicas o profesionales y otro
             tipo de organizaciones.
Las funciones y responsabilidades de este
           departamento son la siguientes:

   Coordinar la logística del registro.
   Eventos y banquetes así como de las
    actividades adicionales al objetivo principal de
    la reunión.
   Ofrecer actividades alternativas para los
    acompañantes.
   Manejar las emergencias que surjan.
    Conocer los antecedentes de la empresa o
    asociación que efectuará el evento
    Estar totalmente enterado de los objetivos
    de la reunión.
    Obtener el listado de los participantes y
    organizar los traslados, hospedaje y
    alimentación.
    Confirmar la asistencia de los oradores o
    panelistas.
    Preparar los salones donde se realizaran los
    eventos y el equipo audiovisual necesario.
    Conocimiento y habilidad para ser capaz de
    conocer a detalle los elementos
    económicos, políticos, sociales, culturales, etc.
    Que intervienen en la realización de una reunión

    Consciente de la inversión que en
    tiempo, dinero, recursos humanos que representa
    para las asociaciones o empresas el llevar a cabo
    una reunión.

    Actitud positiva para afrontar las situaciones
    que se presenten y resolverlas con
    serenidad, prontitud y eficiencia.
   Contar con los conocimientos y experiencia de
    la profesión necesarios para organizar los mas
    mínimos detalles de un evento.
    Nunca dar nada por hecho, manteniendo una
    supervisión estricta sobre las
    responsabilidades delegadas a terceros
    verificando su ejecución.
    Ser capaz de mantener un aprendizaje
    continuo en toda área del conocimiento y
    saber transmitirlo a sus colaboradores.
   Debe saber trabajar en equipo para
    transmitir las instrucciones clara y
    concisamente evitando errores.
    Saber elegir a sus colaboradores buscando
    gente capaz y eficiente
    Nunca perder de vista los detalles pequeños.
   Saber conjugar los objetivos de la asociación
    o empresa con la de los delegados y tener
    presentes sus diferencias.
   Las tarifas que se pueden asignar trátese de
    un grupo (10 o más habitaciones), una
    convención (grupos y eventos), agencias de
    viajes o banquetes.
   La capacidad de los grupos que serán
    aceptados en ciertas temporadas del
    año, según las temporadas (alta, baja).
   Importe de los depósitos por anticipado que se
    deben de recibir y en qué intervalos.
   El pago de comisiones.
   Los requisitos como listas de alojamiento, pre-
    asignación de habitaciones
   El número de cuartos que se darán en cortesía a los
    grupos dependiendo del número de habitaciones
    reservadas.

En este departamento también se organizan los viajes
      de familiarización o fam trips para aquellos
 contactos que potencialmente traerán un grupo a mi
     hotel y que desean probar las instalaciones y
                       servicios.
En ciertos hoteles estos actos requieren
personal especializado que se encarga de reservar y
 organizar, todo lo relacionado con la utilización de
       salones para convenciones y material a
                    subcontratar.
     En la mayoría de los casos esta persona suele
    pertenecer al Departamento Comercial de la
     empresa, pero existen empresas en las que
pertenecen al Departamento de Recepción ya que la
 venta del evento la realizan Ejecutivos de Ventas.
      En este caso el Responsable de Grupos y
  Convenciones, se encarga de la organización del
        evento una vez la venta está cerrada.
Entre estos dos departamentos existe la diferencia
 de que el departamento de un hotel Todo Incluido
    trata de crear y desarrollar sus actividades
                    grupales desde
      hospedaje, conferencias, transportación
     terrestre, hasta excursiones, actividades
  acuáticas, golf, programas de cenas, actividades
     para acompañantes, fiestas tema, centros
   nocturnos y discotecas, más sin embargo en el
   hotel convencional el cliente deberá elegir los
    servicios que crea necesitar y se ajuste a su
     presupuesto para el desenvolvimiento de la
                      convención.
Hoy en día una gran diferencia que podemos
 observar entre estos dos departamentos:

 El Hotel Todo Incluido: es mas requerido para
  hacer este tipo de eventos, mientras que el
     convencional no lo es tanto, los clientes
   prefieren realizar sus conferencias con el
sistema de todo incluido para mayor comodidad
                   y rapidez.
También podemos destacar que ambos
 funcionan para obtener un mismo objetivo; el
cual es brindar a los clientes los componentes
para una convención efectiva y sin ningún tipo
                 de errores.

 De la misma manera ambos departamentos
    funcionaran de acuerdo a las políticas
  dispuestas por las directrices del hotel.

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Grupos y convenciones

  • 2. Sustentado por: Rafaela De Jesús Guerrero. DE-7138 Jean Carlos Núñez Castillo. DE-7171 Confesora Mendoza DD-5524 Carmen Lidia Amparo CC-5038 Johanna Melisa Mejía Mejía DE-7102 Villa Salvaleón de Higüey, 9 de Julio 2010.
  • 3. Este departamento se encarga de las actividades económicas asociadas a la realización de : Congresos Convenciones  Viajes de incentivos
  • 4. Jornadas  Encuentros  Conferencias  Simposios  Foros  Seminarios  Cursos Convocados por motivos profesionales y/o asociativos.
  • 5. Director Ejecutivo de Ventas de Convenciones Sub- gerente de Ventas de convenciones Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de Relaciones Públicas Ventas de Ventas Grupales Mercadeo Convenciones Ejecutivo de Ventas Staff De Organizadores
  • 6. Son reuniones de un grupo de personas que comparten intereses similares, ya sean comerciales, industriales, profesionales, políti cos, privados, particulares, religiosos o de otra índole y que convergen en un lugar y fecha determinados previamente para convivir, tratar asuntos de interés común y tomar decisiones al respecto.
  • 7. Es la reunión de un grupo de personas que comparten, como en el caso anterior, intereses similares. En la mayoría de los casos, este termino se aplica a reuniones de ciencias médicas o profesionales y otro tipo de organizaciones.
  • 8. Las funciones y responsabilidades de este departamento son la siguientes:  Coordinar la logística del registro.  Eventos y banquetes así como de las actividades adicionales al objetivo principal de la reunión.  Ofrecer actividades alternativas para los acompañantes.  Manejar las emergencias que surjan.
  • 9. Conocer los antecedentes de la empresa o asociación que efectuará el evento  Estar totalmente enterado de los objetivos de la reunión.  Obtener el listado de los participantes y organizar los traslados, hospedaje y alimentación.  Confirmar la asistencia de los oradores o panelistas.  Preparar los salones donde se realizaran los eventos y el equipo audiovisual necesario.
  • 10. Conocimiento y habilidad para ser capaz de conocer a detalle los elementos económicos, políticos, sociales, culturales, etc. Que intervienen en la realización de una reunión  Consciente de la inversión que en tiempo, dinero, recursos humanos que representa para las asociaciones o empresas el llevar a cabo una reunión.  Actitud positiva para afrontar las situaciones que se presenten y resolverlas con serenidad, prontitud y eficiencia.
  • 11. Contar con los conocimientos y experiencia de la profesión necesarios para organizar los mas mínimos detalles de un evento.  Nunca dar nada por hecho, manteniendo una supervisión estricta sobre las responsabilidades delegadas a terceros verificando su ejecución.  Ser capaz de mantener un aprendizaje continuo en toda área del conocimiento y saber transmitirlo a sus colaboradores.
  • 12. Debe saber trabajar en equipo para transmitir las instrucciones clara y concisamente evitando errores.  Saber elegir a sus colaboradores buscando gente capaz y eficiente  Nunca perder de vista los detalles pequeños.  Saber conjugar los objetivos de la asociación o empresa con la de los delegados y tener presentes sus diferencias.
  • 13. Las tarifas que se pueden asignar trátese de un grupo (10 o más habitaciones), una convención (grupos y eventos), agencias de viajes o banquetes.  La capacidad de los grupos que serán aceptados en ciertas temporadas del año, según las temporadas (alta, baja).
  • 14. Importe de los depósitos por anticipado que se deben de recibir y en qué intervalos.  El pago de comisiones.  Los requisitos como listas de alojamiento, pre- asignación de habitaciones  El número de cuartos que se darán en cortesía a los grupos dependiendo del número de habitaciones reservadas. En este departamento también se organizan los viajes de familiarización o fam trips para aquellos contactos que potencialmente traerán un grupo a mi hotel y que desean probar las instalaciones y servicios.
  • 15. En ciertos hoteles estos actos requieren personal especializado que se encarga de reservar y organizar, todo lo relacionado con la utilización de salones para convenciones y material a subcontratar. En la mayoría de los casos esta persona suele pertenecer al Departamento Comercial de la empresa, pero existen empresas en las que pertenecen al Departamento de Recepción ya que la venta del evento la realizan Ejecutivos de Ventas. En este caso el Responsable de Grupos y Convenciones, se encarga de la organización del evento una vez la venta está cerrada.
  • 16. Entre estos dos departamentos existe la diferencia de que el departamento de un hotel Todo Incluido trata de crear y desarrollar sus actividades grupales desde hospedaje, conferencias, transportación terrestre, hasta excursiones, actividades acuáticas, golf, programas de cenas, actividades para acompañantes, fiestas tema, centros nocturnos y discotecas, más sin embargo en el hotel convencional el cliente deberá elegir los servicios que crea necesitar y se ajuste a su presupuesto para el desenvolvimiento de la convención.
  • 17. Hoy en día una gran diferencia que podemos observar entre estos dos departamentos: El Hotel Todo Incluido: es mas requerido para hacer este tipo de eventos, mientras que el convencional no lo es tanto, los clientes prefieren realizar sus conferencias con el sistema de todo incluido para mayor comodidad y rapidez.
  • 18. También podemos destacar que ambos funcionan para obtener un mismo objetivo; el cual es brindar a los clientes los componentes para una convención efectiva y sin ningún tipo de errores. De la misma manera ambos departamentos funcionaran de acuerdo a las políticas dispuestas por las directrices del hotel.