1. Gestión Todo Incluido

2. Sustentado por:
Rafaela De Jesús Guerrero. DE-7138
Jean Carlos Núñez Castillo. DE-7171
Confesora Mendoza DD-5524
Carmen Lidia Amparo CC-5038
Johanna Melisa Mejía Mejía DE-7102
Villa Salvaleón de Higüey, 9 de Julio 2010.

3. Este departamento se encarga de las
actividades económicas asociadas a la
realización de :
Congresos
Convenciones
 Viajes de incentivos

4.  Jornadas
 Encuentros
 Conferencias
 Simposios
 Foros
 Seminarios
 Cursos
Convocados por motivos profesionales y/o
asociativos.

5. Director Ejecutivo de
Ventas de Convenciones
Sub- gerente de
Ventas de
convenciones
Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de
Relaciones Públicas Ventas de Ventas Grupales Mercadeo
Convenciones
Ejecutivo de
Ventas
Staff De
Organizadores

6. Son reuniones de un grupo de personas que
comparten intereses similares, ya sean
comerciales, industriales, profesionales, políti
cos, privados, particulares, religiosos o de
otra índole y que convergen en un lugar y
fecha determinados previamente para
convivir, tratar asuntos de interés común y
tomar decisiones al respecto.

7. Es la reunión de un grupo de personas que
comparten, como en el caso
anterior, intereses similares. En la mayoría de
los casos, este termino se aplica a reuniones
de ciencias médicas o profesionales y otro
tipo de organizaciones.

8. Las funciones y responsabilidades de este
departamento son la siguientes:
 Coordinar la logística del registro.
 Eventos y banquetes así como de las
actividades adicionales al objetivo principal de
la reunión.
 Ofrecer actividades alternativas para los
acompañantes.
 Manejar las emergencias que surjan.

9.  Conocer los antecedentes de la empresa o
asociación que efectuará el evento
 Estar totalmente enterado de los objetivos
de la reunión.
 Obtener el listado de los participantes y
organizar los traslados, hospedaje y
alimentación.
 Confirmar la asistencia de los oradores o
panelistas.
 Preparar los salones donde se realizaran los
eventos y el equipo audiovisual necesario.

10.  Conocimiento y habilidad para ser capaz de
conocer a detalle los elementos
económicos, políticos, sociales, culturales, etc.
Que intervienen en la realización de una reunión
 Consciente de la inversión que en
tiempo, dinero, recursos humanos que representa
para las asociaciones o empresas el llevar a cabo
una reunión.
 Actitud positiva para afrontar las situaciones
que se presenten y resolverlas con
serenidad, prontitud y eficiencia.

11.  Contar con los conocimientos y experiencia de
la profesión necesarios para organizar los mas
mínimos detalles de un evento.
 Nunca dar nada por hecho, manteniendo una
supervisión estricta sobre las
responsabilidades delegadas a terceros
verificando su ejecución.
 Ser capaz de mantener un aprendizaje
continuo en toda área del conocimiento y
saber transmitirlo a sus colaboradores.

12.  Debe saber trabajar en equipo para
transmitir las instrucciones clara y
concisamente evitando errores.
 Saber elegir a sus colaboradores buscando
gente capaz y eficiente
 Nunca perder de vista los detalles pequeños.
 Saber conjugar los objetivos de la asociación
o empresa con la de los delegados y tener
presentes sus diferencias.

13.  Las tarifas que se pueden asignar trátese de
un grupo (10 o más habitaciones), una
convención (grupos y eventos), agencias de
viajes o banquetes.
 La capacidad de los grupos que serán
aceptados en ciertas temporadas del
año, según las temporadas (alta, baja).

14.  Importe de los depósitos por anticipado que se
deben de recibir y en qué intervalos.
 El pago de comisiones.
 Los requisitos como listas de alojamiento, pre-
asignación de habitaciones
 El número de cuartos que se darán en cortesía a los
grupos dependiendo del número de habitaciones
reservadas.
En este departamento también se organizan los viajes
de familiarización o fam trips para aquellos
contactos que potencialmente traerán un grupo a mi
hotel y que desean probar las instalaciones y
servicios.

15. En ciertos hoteles estos actos requieren
personal especializado que se encarga de reservar y
organizar, todo lo relacionado con la utilización de
salones para convenciones y material a
subcontratar.
En la mayoría de los casos esta persona suele
pertenecer al Departamento Comercial de la
empresa, pero existen empresas en las que
pertenecen al Departamento de Recepción ya que la
venta del evento la realizan Ejecutivos de Ventas.
En este caso el Responsable de Grupos y
Convenciones, se encarga de la organización del
evento una vez la venta está cerrada.

16. Entre estos dos departamentos existe la diferencia
de que el departamento de un hotel Todo Incluido
trata de crear y desarrollar sus actividades
grupales desde
hospedaje, conferencias, transportación
terrestre, hasta excursiones, actividades
acuáticas, golf, programas de cenas, actividades
para acompañantes, fiestas tema, centros
nocturnos y discotecas, más sin embargo en el
hotel convencional el cliente deberá elegir los
servicios que crea necesitar y se ajuste a su
presupuesto para el desenvolvimiento de la
convención.

17. Hoy en día una gran diferencia que podemos
observar entre estos dos departamentos:
El Hotel Todo Incluido: es mas requerido para
hacer este tipo de eventos, mientras que el
convencional no lo es tanto, los clientes
prefieren realizar sus conferencias con el
sistema de todo incluido para mayor comodidad
y rapidez.

18. También podemos destacar que ambos
funcionan para obtener un mismo objetivo; el
cual es brindar a los clientes los componentes
para una convención efectiva y sin ningún tipo
de errores.
De la misma manera ambos departamentos
funcionaran de acuerdo a las políticas
dispuestas por las directrices del hotel.