Este documento describe los conceptos clave relacionados con la planificación y organización de eventos. Define evento como una reunión de personas con un motivo particular. Explica los diferentes tipos de eventos como sociales, corporativos o internacionales. Además, detalla las cuatro fases del proceso de planificación de eventos: planificación, producción, explotación y evaluación.

1. Jorge Gómez.
Principios de Administración.
CENSA

2.  Epistemológicamente un EVENTO, del latín
“eventus” significa acontecimiento, suceso,
eventualidad.
 Para nuestra aplicación, si bien se trata de un
suceso, es eventual en la concepción de
irrepetible.
 Un evento es una reunión de personas que
conlleva un motivo en particular.
 Para que exista un evento es necesario reunir
gente en un lugar determinado, con un fin y
que exista vinculación entre las partes.

3.  Eventos sociales y populares
 Método Diversión
 Eventos Corporativos
 Método Vinculación

4.  Sedes o lugares.
 Gastronomía
 Personal de producción y atención.
 Asistencia técnica.
 Recreación.
 Ambientación.
 Entre otros.

5.  Por su tamaño: Micro, medio, grande o mega.
 Por su lugar de desarrollo: aire libre, espacios
cerrados, en la ciudad, en el campo.
 Por su área de competencia: sociales,
populares, religiosos, culturales, deportivos,
EMPRESARIALES O CORPORATIVOS.

6.  Nacionales: Característicos de cada provincia
(Festivales, ferias, fiestas, concursos, desfiles)
 Internacionales: Similares a los nacionales
pero de regiones de diferentes países.

7.  Tienen el fin de lograr objetivos propios de la
compañía: Imagen institucional, clientes,
posicionamiento en el mercado, consumo de
bienes y servicios, etc.
 Ferias
 Congresos.
 Exposiciones.
 Convenciones.
 Seminarios.
 Lanzamiento de productos

8.  Conferencias de prensa.
 Workshops.
 Showrooms
 Visita de ejecutivos extranjeros a la empresa.
 Inauguraciones.
 Aniversarios de empresa
 Family day.
 Desayunos de trabajo.
 Almuerzos de trabajo.
 Cena de trabajo.

9.  Jornadas de lluvias de ideas.
 Encuentro de negocios.
 Incentivos y fidelización de la fuerza de
ventas.
 Eventos de integración.
 Outdoors.
 Kick off meeting.
 Eventos recreativos.
 Jornadas de capacitación.
 Asunción o cambio de autoridades.

10.  Promover la superación de objetivos.
 Motivar al personal.
 Formar equipos con sentido de pertenencia.
 Hacer anuncios y reconocer trayectorias.
 Agasajar.
 Conmemorar aniversarios.
 Dar a conocer nuevos productos.
 Mejorar el rendimiento laboral.
 Incentivar a la fuerza de ventas.
 Etc.

11.  Son reuniones de trabajo dirigidas a
ejecutivos empresariales y altos cargos de la
empresa.
 Su duración puede oscilar en promedio dos
horas.
 Puede tener lugar en la misma empresa o
fuera de ella.

12.  Son reuniones que se realizan para
conmemorar algún suceso importante para la
empresa.

13.  Se puede utilizar como colofón a muchos
actos organizados por la empresa o para
rendir homenaje a un personaje dentro de la
institución.

14.  Son reuniones y disertaciones orales en las
que se convoca a un número limitado de
personas para que debatan un problema sin
solemnidad ni excesivas preocupaciones
formales y sin que necesariamente haya que
llegar a un acuerdo.

15.  Son reuniones públicas de mayor importancia
para tratar diferentes asuntos de
competencia.
 Se ponen en marcha complejos programas
sociales, exposiciones y presentaciones.

16.  Son reuniones de personas promovidas
generalmente por una empresa o asociación
con el fin de sacar algo nuevo en el sector.
 Tiene una duración de más de dos días.

17.  Al igual que los congresos, las convenciones
son reuniones de personas promovidas por
empresas, con la diferencia que esta última
generalmente están dirigidas a fuerzas de
ventas.
 Se organizan para debatir asuntos propios
para decidir y buscar las alternativas que
mejor vayan a la empresa.

18.  Son la mejor manera de estimular la
producción y el comercio, a la vez que se
promueve el conocimiento y venta de un bien
o servicio con una periodicidad determinada.

19.  Planificación.
 Producción.
 Explotación.
 Evaluación.

20.  Primero definimos el objetivo del acto, que
esperamos conseguir.
 Con qué medios contamos.
 Audiencia prevista (asistentes, público en
general, etc.) y que objetivo deseamos
transmitir a los asistentes.
 Debemos establecer un calendario.
 Asignar recursos, hacer todas las
especificaciones necesarias para llevar a cabo
el acto y definir con claridad todos los
objetivos.

21.  Son, lo que podríamos llamar actividades
previas al evento. Pre-evento.
 Se organizan equipos de trabajo, se asignan
tareas, se establecen vías de comunicación
entre los equipos y con personas y equipos
del exterior, se define la imagen integral del
acto.

22.  Fase en la que se desarrolla el acto
propiamente dicho.
 Es poner en marcha todo aquello que hemos
planificado (fase 1) y que hemos producido
(fase 2).
 Cada punto debe llevarse a cabo tal y como
se ha planificado, ajustándose al calendario y
planing previsto, así como a su
correspondiente checklist. También es bueno
contar con planes alternativos para
situaciones imprevistas.

23.  Es la fase posterior a la celebración del
evento; en ella se evalúan todas las
actividades desarrolladas, de forma detallada;
se sacan conclusiones y se ajustan y corrigen
posibles desviaciones a tener en cuenta para
posteriores organizaciones de actos. Es una
"evaluación de calidad" de todo el trabajo
desarrollado.