Este documento describe el rol y las operaciones del departamento de banquetes de un hotel. Explica que los banquetes satisfacen necesidades sociales y de negocios mediante la planificación y ejecución de eventos. El departamento se enfoca en satisfacer las expectativas de los clientes a través de alimentos, bebidas y servicio de alta calidad, mientras genera ingresos para el hotel. El documento detalla los procesos involucrados en la reserva, planificación y ejecución exitosa de eventos desde la perspectiva del cliente y el hotel.

2. Banquetes
 Los banquetes son actos generalizados los cuales se
producen por distintos motivos. Surge por la
necesidad de convivir con personas por diferentes
motivos:
 Familiares
 Laborales
 De carácter social
 Otros

3. Rol del Departamento De Banquetes y bebidas
 Satisfacer las expectativas de los clientes en cuanto a
alimentos, bebidas, relajación y entrenamiento.
 Proporcionar a los clientes alternativas competitivas.
 Realzar la imagen del hotel en el mercado a través de la
operación de sus eventos tanto internos( realizados en
los salones o outlets del hotel) como externos (outside
catering; donde solamente se brinda el servicio de
alimentos y bebidas).

4. Rol del Departamento De Banquetes y bebidas
 Promover y comercializar sus centros de consumo de
manera que desarrollen una identidad de comunidad
local como centros de actividad social.
 Servir alimentos y bebidas según los más altos
estándares.
 Emplear personal amigable, eficiente y dedicado a la
hospitalidad.
 Generar rentabilidad, es uno de los departamentos que
genera mayores ganancias.

5. Tipos de Banquetes
 Los banquetes se clasifican según el evento que se este
realizando, siendo 2 categorías:
 Celebración de carácter social: Bautizos, primeras
comuniones, cena de graduación, aniversarios,
cumpleaños.
 celebraciones de carácter empresariales: fiestas de fin de
año, congresos, convenciones, viajes de incentivos,
presentaciones de productos, conferencias de prensa,
pasarelas,, seminarios, inauguraciones, homenajes,
exposiciones, etc.
 De esta necesidad nacen los banquetes y su importancia.

6. Rol del organizador
 El organizador proyecta, crea, organiza, ejecuta con
profesionalismo, seriedad; lleva adelante una propuesta
de comunicación, es el responsable de una acción para
la que ha trabajado durante mucho tiempo y lleva
consigo la experiencia.
 Un buen organizador de eventos debe ser como un
mago que presenta un espectáculo fascinante sin que se
conozcan los trucos.

7. División del Departamento De Banquetes
Se divide en dos aéreas principales:
 Administrativa
 Operativa
Se puede encontrar que la cabeza es el director de banquetes,
quien reporta directamente al director de alimentos y bebidas y
tiene a su cargo las dos áreas, es decir, tanto al Maître-
D’Hotel, meseros de eventos (extra-eventuales) y encargados
de montaje (Operativa) así como los gerentes de ventas, de
actividades y secretarías (administrativa).

8. Posiciones principales del sector administrativo
 Director de Banquetes:
 Este profesional administra la operación de eventos
privados dentro y fuera del hotel, con el fin de maximizar
sus Utilidades.
 Administra, supervisa, encargado de asignación de ventas
de banquetes, planeación y coordinación y otros.
 Ejecuta otras tareas que le son asignadas por la gerencia.

9. Posiciones principales del sector administrativo
 Gerente de Ventas de eventos o Banquetes
 Función principal de este profesional se refiere a la venta
y servicio de eventos. Dentro de ellos también:
 Cierra los contratos de ventas con los clientes.
 Conocer el pronóstico de ingresos y el presupuesto.
 Establecer una adecuada comunicación con el Chef
Ejecutivo y Sub-Chef, Maître-D’Hotel y todo el personal
de banquetes
 Inspeccionar las distintas operaciones relacionadas con el
desarrollo de los eventos.

10. Posiciones principales del sector administrativo
 Secretaria o asistente administrativa de banquetes:
 La función principal de esta profesional es: asistir al
Director de banquetes y a los gerentes de ventas de
banquetes en la satisfacción al cliente, completar toda la
correspondencia, hojas de función y mantener un buen
sistema de archivo.
 Cabe aclarar que el perfil de requerimientos para cada uno
de estos puestos va a depender de cada hotel, donde unos
pedirán diploma universitario; mientras que otros solicitan
experiencia en ventas.

11. Requerimientos generales
 Lo que sí se considera fundamental, sobre todo por
tratarse de un establecimiento dentro de la industria del
turismo, es que todas aquellas personas quienes sean
contratadas en un hotel, manejen un segundo idioma; de
preferencia el inglés.
 Otros dos puntos de mucha importancia son: el adecuado
manejo de computadoras y la habilidad de trabajar bajo
estrés; ya que en un hotel, por tratarse de un proveedor de
servicios, los clientes tienden a ser bastante exigentes y
muchas veces, deberán lidiar con personas difíciles, de
diferentes culturas y educación.

12. El montaje de los salones
 Los salones para eventos deben permitir diferentes
disposiciones en cuanto a montaje, para satisfacer los
gustos y preferencias de los clientes.
 La forma y el tamaño del salón, el número de personas,
los espacios libres necesarios entre las mesas y las
entradas y salidas del personal, influyen en la forma como
se llevará cabo el montaje para un evento.

13. La reservación de un evento
 Para no olvidar ningún detalle o pedido especial, en el
momento cuando se reserva y planea un evento, el
personal del Departamento de banquetes se ayuda por
medio de una lista de control ( check list ).
 A continuación se describen todos sus detalles, los cuales
se anotan con los siguientes objetivos:
 No olvidar nada.
 Obtener el ingreso de ventas deseado.
 Satisfacer al cliente.

14. Los primeros pasos
El inicio de la celebración
comienza muchas veces con
una llamada telefónica, por
parte del cliente. Es el
momento cuando éste desea
saber, si el salón que mejor
se ajusta a su evento está
disponible en la fecha
deseada.

15. Primeros pasos
 Las primeras preguntas por lo general son :
 Día , fecha, hora y número de invitados.
 Tipo de celebración.
 Nombre completo, dirección y número de teléfono para
contactarle.
Es aconsejable, consultar con el libro de reservaciones o
en el programa de cómputo, en ese mismo instante para
conocer la disposición de los salones en determinada
fecha.

16. Si hay disponibilidad
Si salón está libre, se le envía la documentación al cliente
para que se informe de las posibilidades y servicios
disponibles del hotel. En ella se incluye:
 Diferentes propuestas de menús y bebidas.
 Información general del establecimiento.
 Plano de los salones y las disposición posible, del montaje
de las mesas.
 Descripción de los medios de acceso o medios de
transporte al establecimiento.
 La oferta de otros servicios como: equipo audiovisual,
valet parking, decoración, etc.

17. Cuando se cita al cliente
Cita con el cliente para planear el evento personalmente. En
ese momento se aclararan los siguientes detalles:
 Reservación definitiva del salón(es).
 Disposición de las mesas.
 Hora de inicio del evento en general y del aperitivo, cena,
comida , desayuno, etc.
 Menú.
 Bebidas.
 Café y digestivos.
 Cigarros, puros.

18. Con el cliente
 Niños: necesidad de niñeras, sillas especiales, atracciones,
etc.
 Equipo especial: audiovisual, luces, etc.
 Música, tarimas, estrados y pista de baile.
 Apertura prolongada: bocadillos a media noche, servicio
de desayuno, etc.
 Decoración, flores, fotógrafos y números en las mesas.
 Traductores y edecanes.
 Cómo se pagará la cuenta.
 Persona encargada de cambios de última hora.

19. La confirmación de un evento
 Cuando se confirma un evento, por parte del cliente u
organizador, la persona encargada en el hotel procederá
con la presentación de un contrato que será firmado por
ambas partes. Es la última oportunidad para aclarar
cualquier duda en forma general con el cliente y así tener
muy en claro lo que éste contrata con el hotel.
 También se va a elaborar una hoja de función, ó servicio
(Ditto) que se utiliza de forma interna en el
establecimiento, la cual se reparte a todos los
departamentos involucrados en la realización del evento:
con el fin de que estos puedan organizarse en sus
responsabilidades y sobre todo en los horarios de trabajo.

20. La distribución de responsabilidades por
departamento
 El personal necesario para llevar a cabo cada evento debe
definirse antes que cualquier otro aspecto. Si surge la
necesidad, se contratarán personal extras-eventual por ese
día. Luego se determinará qué actividad hace cada cual,
como y dónde.
 Por ejemplo:
 Limpieza del salón, Disposición de las mesas, Estaciones
de servicio/ bar/ buffet/ aperitivos, Pulida y limpieza de la
mise en place, Vestida de las mesas, del buffet, de las
estaciones, etc, Mise en place en la sala y en área de
steward, Montaje del buffet, Limpieza de los baños y
áreas cercanas a los salones, etc.

21. Pruebas del Menú
 Básicamente se trata de montar una mesa para un máximo
de 4 a 6 personas, en donde se incluye él o la ejecutivo
quien vendió el evento, donde los clientes van a tener la
oportunidad de ver la presentación de la mesa, de probar
la comida y de verificar el servicio.
A partir de este tipo de reuniones se hacen
recomendaciones o cambios, de forma que el organizador
del evento quede más tranquilo para el día de la verdadera
celebración. Esta actividad resulta muy útil para cenas de
gala o para bodas.

22. Beneficios de pruebas del Menú
 Las expectativas de los clientes en cuanto al desarrollo y
operación del evento se volverán más realistas y
razonables.
 Es una oportunidad para que el organizador del evento
conozca al Chef, al Maitre-D’Hotel, a los meseeros, etc.
 es una oportunidad para vender platillos o bebidas extras,
que anteriormente no se habían considerado; o bien,
decoración, mantelería especial, etc.
 El cliente luego de una prueba de menú, tiende a sentirse
mucho más tranquilo y cómodo.
 Se debe tener mucho cuidado con no prometer aspectos al
cliente que luego no se van a poder cumplir.

23. Evaluación final del evento
 Una vez que el evento ha finalizado, es de suma utilidad
enviar una hoja de evaluación a los clientes, donde estos
puedan hacer saber su verdadera opinión acerca del
desarrollo del evento, junto con una carta de
agradecimiento, por haber llevado a cabo el evento en
nuestras instalaciones.
 Este tipo de evaluaciones permite mejorar todos aquellos
aspectos, en los que existan fallas ó debilidad; con el fin
de ofrecer un mejor servicio en el futuro. Esto es
fundamental sobre todo hoy en día, en donde la
competencia cada vez es mayor.

24. Gracias por su atención