libro de archivo

1. UC 0971 . UF 0513
GESTIÓN AUXILIAR DE ARCHIVO EN SOPORTE
CONVENCIONAL O INFORMÁTICO

2. ÍNDICE
 SISTEMAS OPERATIVOS HABITUALES
 ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
 BASES DE DATOS
 INSERCIÓN DE DATOS EN TABLAS
 CONSULTAS DE SELECCIÓN
 FORMULARIOS E INFORMES

3. SISTEMA OPERATIVO
 COMO SE TRABAJE EN EL ORDENADOR DEPENDE DE LOS
PROGRAMAS QUE LO COMPONGAN
 ESTOS COMENZARON EN LOS AÑOS 60 DEL S XX
 OFRECEN VARIADAS PRESTACIONES
 FACILITAN EL TRABAJO EN RED
 SEGURIDAD Y PRIVACIDAD
 INTERNET
 DIFERENCIA ENTRE HARDWARE Y SOFTWARE
 EL S.O. ES LO QUE HACE QUE EL PC FUNCIONEY ES LA
PLATAFORMA SOBRE LA QUE LAS DEMÁS APLICACIONES
PUEDEN TRABAJAR
 TAMBIÉN ESTÁN CARGADOS EN OTROS DISPOSITIVOS
COMO TF MÓVILES Y TABLETS
 ES EL PRIMER PASO PARA CARGAR UN PC
 SE VA DEGRADANDO CON LOS RESTOS QUE DEJAN LOS
DEMÁS PROGRAMAS QUE SE VAN INSTALANDO Y
DEINSTALANDO

4. FUNCIONES S.O.
 ADMINISTRAR Y ORGANIZAR RECURSOS Y
OPERACIONES
 AYUDA Y ASISTENCIA PARA EJECUTAR
APLICACIONES
 ORGANIZAR ARCHIVOS Y DIRECTORIOS
 CONTROLAR LA MEMORIA Y LOS DISPOSITIVOS DE
ENTRADA Y DE SALIDA
 CONTROL DE USUAROS Y PROGRAMAS
 EJECUTA FUNCIONES DE SEGURIDAD
DINÁMICA: SISTEMAS OPERATIVOS | ¿Que
son?¿Como Funcionan? |
TIPOS de SISTEMAS OPERATIVOS | Explicación Facil
https://www.youtube.com/watch?v=fsuroRYmagw

5. TIPOS DE S.O.
 SEGÚN EL NÚMERO DE USUARIOS:
- MONOUSUARIO, SOLO PUEDE SER UTILIZADO POR 1 USUARIO EN 1 SOLO
ORDENADOR
- MULTIUSUARIO, 2 O MAS USUARIOS OPEREN DE FORMA SIMULTÁNEA
 SEGÚN EL USO DE LOS RECURSOS
- MONOTAREA, REALIZAN UNA SOLA TAREA
- MULTITAREA, DESEMPEÑAN VARIAS ACTIVIDADES SIMULTANEAMENTE
 SEGÚN EL Nº DE MICROPROCESADORES:
- MULTIPROCESO, VARIOS MICRPROCESADORES EN UN MISMO EQUIPO
- DISTRIBUIDOS , VARIOS EQUIPOS AL MISMO TIEMPO
 SEGÚN EL TIEMPO DE RESPUESTA:
- POR LOTES, RECIBEN EN BLOQUE Y EJECUTAN LOS PROCESOS UNO A UNO
- EN TIEMPOS COMPARTIDOS, ASIGNAN UN INTERVALO A CADA PROCESO POR LO
QUE ES MAS FLUIDO
LA PRIMERA PANTALLA AL INSTALAR UN SO SERÁ EL ESCRITORIO QUE NOS DARA
ACCESO A LOS DOCUMENTOS Y FUNCIONES DEL SO
DINÁMICA: Qué es un sistema operativo: su historia y evolución (MacOS, Windows,
Android, iOS, Linux)
https://www.youtube.com/watch?v=fPQCfy6FNE8

6. PARTES DEL ESCRITORIO
 DESCRIBE CADA PARTE DE LA QUE CONSTA EL ESCRITORIO
 AREA GENERAL
 BARRA DE TAREAS
 BOTON DE MENU DE INICIO (ACCESO A LOS PROGRAMAS,
ULTIMOS DOC UTILIZADOS, CARPETAS PESONALES,
CONFIGURACIÓN DEL S.O. ,PERSONALIZACIÓN DEL
ENTORNO…)
 CAJA DE BÚSQUEDA
 ICONOS DE PROGRAMAS
 ÁREA DE NOTIFICACIONES
 FECHA Y HORA
 COMO ANCLAR UN PROGRAMA A LA BARRA DE TAREAS
(BOTON DCH)
Dinámica: El Escritorio de Windows
https://www.youtube.com/watch?v=Vry71yoswX8

7. PARTES DEL MENÚ INICIO WINDOWS 10
1.- PARTE IZQUIERDA
-MENÚ
-CUENTA USUARIO
-DOCUMENTOS
-IMÁGENES
-CONFIGURACIÓN
-INICIO/APAGADO (REINICIAR. APAGAR Y
SUSPENDER)
2.- PARTE DERECHA
-TILES O CUADRADOS MODIFICABLES DE TAMAÑO Y
UBICACIÓN. SE PUEDEN HACER GRUPOS Y DARLE
NOMBRE
3.- CORTANA: ASISTENTE DE VOZ, AYUDA DESDE LA
BARRA DE TAREAS. DA RESPUESTAS Y REALIZA
TAREAS BÁSICAS

8. VENTANAS DEL S.O.
 LAS VENTANAS SON UN ELEMENTO ESENCIAL,
MUESTRAN UN DIÁLOGO ENTRE EL USUARIO Y
EL S.O.
 SE PUEDEN TENER VARIAS ABIERTAS
 ESTÁN COMPUESTAS POR:
-BARRA DE TÍTULO
-BOTON MAXIMIZAR, MINIMIZAR Y RESTAURAR Y
CERRAR
-EL TAMAÑO ES AJUSTABLE CON EL RATÓN EN EL
BORDE DE LA VENTANA, PÁG 25
-PARA CAMBIAR LA POSICIÓN SE PINCHA SOBRE LA
BARRA DE TÍTULO Y ARRASTRAR

9. CARPETAS, DIRECTORIOS,
OPERACIONES
 EL S,O. UTILIZA CARPETAS PARA ALMACENAR
DATOS, ES DONDE SE GUARDAN FICHEROS DE
DATOS.
 CADA CARPETA TIENE UN NOMBRE ÚNICO QUE LA
IDENTIFICA Y PERMITE LOCALIZARLA
 SE CREAN DE FORMA JERÁRQUICA CARPETAS Y
SUBCARPETAS, EJ PÁG 27
 EN EL ESCRITORIO SE CREAN LAS CARPETAS:
BOTON DERECHO, NUEVO, CARPETA
 SE PUEDEN CREAR CARPETAS DENTRO DE OTRAS
CARPETAS
 SE LES ADJUDICA UN NOMBRE Y SE PUEDE
CAMBIAR PULSANDO BOTÓN DERECHO Y
CAMBIAR NOMBRE
 NO PUEDEN HABER 2 CARPETAS CON EL MISMO
NOMBRE EN LA MISMA UBICACIÓN

10. CARPETAS
 SE PUEDEN ABRIR, COPIAR, CORTAR, PEGAR, MOVER…
 Cambiar de ubicación con la opción cortar, pegar en el botón dch deL ratón o
seleccionar con izq y arrastrar
 Se copian momentáneamente en el portapapeles, espacio de memoria
temporal
 Para copiar la carpeta o archivo a copiar debe estar seleccionado
 Estas opciones también se pueden realizar con comandos:
-ctr+c= copiar
-ctr+x=cortar
-ctr+v= pegar
-ctr+z= deshacer
-ctr+y= rehacer
 Cuando se mueve una carpeta , se mueve todo el contenido
 Se pueden mover varias carpetas a la vez seleccionando las elegidas
(ctrol+iconos O seleccionar uno a uno
 Se puede deshacer la opción de copiar en mover con el botón dch del ratón
 Se pueden eliminar con todo su contenido, seleccionando la carpeta o el
archivo y pulsar suprimir o con botón dech, se moverá la carpeta de reciclaje
donde en un futuro se podrán rescatar
 PRÁCTICAS: PÁG 39,40, 41, 42 Y 43

11. FICHEROS
 SE DIFERENCIAN DE LAS CARPETAS EN QUE TIENEN
EXTENSIÓN. NOMBRE.EXTENSIÓN O TIPO DE FiCHERO
(PDF,DOCX, TXT, JPG….)
 SE CREAN DESDE LA APLICACIÓN CONCRETA DONDE
SE ELABORAN
 SE PUEDEN CAMBIAR DE NOMBRE CON EL BOTÓN DCH
, CAMBIAR NOMBRE
 SE ABREN PINCHANDO DOBLE CLICK SOBRE ELLOS
 SE PUEDEN COPIAR, CORTAR, CAMBIAR DE UBICACIÓN,
ARRASTRAR, GUARDAR, ELIMINAR
 PRÁCTICAR: PÁG 50, 51
DINÁMICA: Carpetas y archivos en Windows 10 - Ejercicio
Práctico
https://www.youtube.com/watch?v=rMOFWyYnehE

12. DINÁMICA DE CARPETAS Y FICHEROS
 Crea dentro de una carpeta llamada
MERCANTIL
 OTRAS CARPETAS LLAMADAS:
FACTURAS, ALBARANES, PEDIDOS, CONTROL
DE GASTOS
DENTRO DE ESTAS, OTRAS CARPETAS:
FACTURAS 2020, FACT 2021, FACT 2022, FACT
2023
CREA ALGÚN FICHERO Y ARCHIVALO EN SU
CARPETA CORRESPONDIENTE

13. APLICACIONES Y HERRAMIENTAS
 ACOMPAÑAN AL S.O. ALGUNAS APLICACIONES
BÁSICAS (BLOC DE NOTAS. PAINT,
CALCULADORA, CALENDARIO, CÁMARA,
OPTIMIZAR RENDIMIENTO Y FUNCIONAMIENTO
DEL SISTEMA….), SE ENCUENTRAN EN INICIO
Y EN ORDEN ALFABÉTICO
 EN EL S.O.UNA HERRAMIENTA FUNDAMENTAL
ES EL EXPLORADOR QUE PERMITE
ORGANIZAR FICHEROS Y CARPETAS Y
ACCEDER A ELLOS
DINÁMICA: Investiga sobre estas herramientas

14. EXPLORADOR/ NAVEGADOR
 PERMITE ORGANIZAR FICHEROS Y CARPETAS Y
ACCEDER A SU CONTENIDO
 FACILITA LA NAVEGACIÓN ENTRE CARPETAS
 EL EXPLORADOR DE WINDOWS SE PUEDE ABRIR CON
EL COMANDO, TECLA WINDOWS+E
 REVISA SUS PARTES PÁG 57, 58 Y 58
DINÁMICA: Explorador de Archivos de Windows
https://www.youtube.com/watch?v=JiE_Jjpck70
EN CASA: Explorador de Archivos [Qué es un archivo y
una Aplicación] . Curso de Computación: Lección 10.
https://www.youtube.com/watch?v=5MN32Q_7wF0

15. 8. CONFIGURACIÓN DE ELEMENTOS
 UNA CARACTERÍSTICA IMPORTANTE ES
PODER PERSONALIZAR EL ENTORNO PARA
CUBRIR LAS NECESIDADES DE USUARIO,
ADEMÁS SE PUEDE HACER MAS CÓMODO Y
ACCESIBLE
 SE PUEDE PERSONALIZAR EN WINDOWS,
MENÚ DE INICIO- CONFIGURACIÓN-
PERSONALIZACIÓN O EN EL CAMPO DE
BÚSQUEDAS PONER, PANEL DE CONTROL
 SE PUEDE CAMBIAR LA ESTÉTICA DE
ESCRITORIO, LA RESOLUCIÓN DE LA
PANTALLA, LA BARRA DE TAREAS, Y EL MENÚ
DE INICIO

16. 9. CUENTAS DE USUARIO
 PUEDES CREAR 2 TIPOS DE CUENTAS
1.-CUENTA LOCAL SÓLO PARA EL ORDENADOR:
- SE UTILIZA EL CORREO Y CONTRASEÑA PARA INICIAR Y SÓLO SE TENDRÁ
ACCESO AL ORDENADOR
2.- CUENTA MICROSOFT, TRABAJA EN TODOS LOS EQUIPOS QUE TENGAN
INSTALADO EL S.O. WINDOWS 10.
- SE PUEDE USAR LA DIRECCIÓN DE CORREO Y LA CONTRASEÑA PARA
INICIAR SESIÓN, CON LO QUE SE CONECTA AUTOMÁTICAMENTEA LA NUBE
Y ASÍ ESTAR SINCRONIZADOS CON OTROS
- LAS CUENTAS SE CREAN EN:
- :INICIO-CONFIGURACIÓN-CUENTAS-FAMILIAS Y OTROS USUARIOS.
- PERMITE CREAR 2 TIPOS DE USUARIOS:
- FAMILIA (ADULTOS Y NIÑOS QUE TENGAN LÍMITES PARA EL CONTROL
PARENTAL) Y
- OTROS USUARIOS ::ADMINITRADOR QUE SERÁ EL USUARIO PRINCIPAL Y
USUARIO STANDARD PUEDE ACCEDER PERO NO PUEDE CONFIGURAR NI
HACER CAMBIOS EN EL SISTEMA
- SE PODRÁ ACCEDER CON UNA CONTRASEÑA O CON UN PIN, INCLUSO
CON EL RECONCIMIENTO DEL ROSTRO O CON HUELLA DIGITAL

17. 10. COPIA DE SEGURIDAD
 UNA TAREA FUNDAMENTAL ES SALVAGUARDAR LOS DATOS
ALMACENADOS
 SE PUEDE HACER DE FORMA AUTÓMATICA
 LOS DATOS QUE SE ALMACENAN EN LA COPIA DE
SEGURIDAD, SE LIMITA A LOS ARCHIVOS DEL USUARIO Y
SE ALMACENAN EN UN CONTENEDOR QUE SE IRÁ
ACTUALIZANDO CON LAS SUCESIVAS COPIAS DE
SEGURIDAD
 COMANDO INICIO-CONFIGURACIÓN-ACTUALIZACIÓN-
SEGURIDAD-COPIA DE SEGURIDAD- AGREGAR UNA
UNIDAD (ESPACIO DONDE SE ALMACENARÁ LA COPIA DE
SEGURIDAD. EN MÁS OPCIONES SE PUEDE CONFIGURAR
PARA QUE SEA PERÍODICA)
DINÁMICA: Crear copia de seguridad del sistema en Windows
10
https://www.youtube.com/watch?v=oFXVK8qS2xs

18. 10,1- RESTAURAR ARCHIVOS DE COPIA
DE SEGURIDAD
 LOS FICHEROS DE UNA COPIA DE SEG. SE
PUEDEN RESTAURAR:
 INICIO-CONF-COPIA DE SEG.-MÁS OPCIONES-
RESTAURAR ARCHIVOS DESDE UNA COPIA DE
SEG. ACTUAL

19. OPERACIONES EN UN ENTORNO DE
RED
 UNA DE LAS GRANDES VENTAJAS DE LOS
SISEMA INFORMÁTICOS ES PODER
COMPARTIR LOS RECURSOS
 SE HACE GRACIAS A LA CONEXIÓN DEL
SISTEMA A UNA RED QUE PONE EN CONEXIÓN
OTROS SISTEMAS INFORMÁTICOS
 SE PODRÁN COMPARTIR ARCHIVOS Y
CARPETAS FÁCILMENTE
 USAR APLICACIONES CON OTROS USUARIOS,
COMPARTIR HARDWARE, COMO IMPRESORAS,
FAX…

20. 11.1 ACCESO
 DESDE LA BARRA DE TAREAS SE PUEDE
ESTABLECER LA CONEXIÓN Y ACCESO A LA
RED
 EN EL ÁREA DE NOTIFICACION APARECERÁN
LA LISTA DE REDES DISPONIBLES EN
CONFIGUACIÓN DE RED E INTERNET
 DEPENDIENDO DE LA RED PUEDE PEDIR
CONTRASEÑA
DINÁMICA: Busca, desde tu ordenador, las redes
que tenemos disponibles

21. 11.2- BÚSQUEDA DE RECURSOS EN
RED
 LA BÚSQUEDA DE RECURSOS SE HACE DESDE EL EXPLORADOR
 SITUADO A LA IZQ.SE ENCUENTRA EL GRUPO DE RED EN LA ESTRUCTURA
DE CARPETAS.. AQUÍ SE PUEDEN VER LOS EQUIPOS CONECTADOS A LA
RED
 EN EL EXPLORADOR SE PUEDE NAVEGAR POR LOS DIFERENTES EQUIPOS
CONECTADOS POR LO QUE SE PUEDE TAMBIÉN ENTRAR EN LA
ESTRUCTURA DE CARPETAS Y FICHEROS DE OTRO EQUIPO Y
UTILIZARLOS. SEMPRE QUE ESTÉN COMPARTIDOS
 LAS CARPETAS Y FICHEROS TAMBIÉN PUEDEN SER PRIVADAS
1-USO COMPARTIDO DE CARPETAS Y ARCHIVOS DE RED QUE PERMITE
COMPARTIR FICHEROS Y CARPETAS
2- USO COMPARTIDO AVANZADO PERMITE COMPARTIR EL RECURSO ELEGIDO
ASIGNÁNDOLE UN NOMBRE Y PERMITIENDO QUE ESTÉ DISPONIBLE AUNQUE
EL EQUIPO ESTÉ APAGADO
3- PROTECCIÓN CON CONTRASEÑA SOLO SE PODRÁ ACCEDER A LOS
RECURSOS COMPARTIDOS SI SE CUENTA CON LA CONTRASEÑA

22. 11.3 OPERACIONES CON RECURSOS
DE RED
 DEPENDE DEL SISTEMA
 SE PUEDEN COMPARTIR ARCHIVOS HACIENDO
CLIC EN EL BOTÓN DCH Y ENCIMA DEL RECURSO
A COMPARTIR Y EN:
MENÚ-CONCEDER ACCESO O RECURSO
COMPARTIDO DE RED LOCAL,
 EXISTE LA OPCIÓN AVANZADA DE COMPARTIR
FICHEROS Y CARPETAS DESDE PROPIEDADES DEL
MENÚ CONTEXTUAL APARECERÁ UNA VENTANA
CON VARIAS PESTAÑAS QUE PERMITIRÁN LAS
ACCIONES SIGUIENTES PARA COMPARTIR:
1. USO COMPARTIDO DE CARPETAS Y ARCHIVOS DE
RED
2. USO COMPARTIDO AVANZADO
3. PROTECCIÓN POR CONTRASEÑA

23. CAPÍTULO 2 ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE
LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
 EN CUALQUIER EMPRESA LOS DOCUMENTOS SON
FUNDAMENTALES
 ESTOS DOCUMENTOS O TRÁMITES ADMINISTRATIVOS DAN
SOPORTE FÍSICO A LAS OPERACIONES QUE LA EMPRESA
REALIZA
 RECORDEMOS QUE HAY UNA GRAN VARIEDAD DE
DOCUMENTOS:
PEDIDIOS, ALBARANES, FACTURAS, CARTAS, RECIBOS
CERTIFICADOS, ACTAS, INFORMES…
 PARA QUE DEN SOPORTE SE DEBE HACER UN CONTROL
RIGUROSO DE ELLOS
 EL ARCHIVO CREARÁ NUESTRA HISTORIA
DINÁMICA: DISPONES DE ALGÚN ARCHIVO PERSONAL, QUÉ
CONTIENE? POR QUÉ LO GUARDAS????
Microaprendizaje: ¿Qué es un archivo?
https://www.youtube.com/watch?v=g5NxT_tywko

24. 2.1 DESCRIPCIÓN DEL ARCHIVO
EL ARCHIVO ES:
 CONJUNTO DE DOCUMENTOS EMITIDOS O RECIBIDOS EN UNA
EMPRESA
 LUGAR FÍSICO DONDE, SE ORDENAN, SE GUARDAN, SE
CONSERVAN Y SE CUSTODIAN LOS DOCUMENTOS
 PROCESO SISTEMÁTCO QUE SE VEN INVOLUCRADAS VARIADAS
TAREAS
 LO MÁS BÁSICO ES GUARDAR LOS DOCUMENTOS Y GARANTIZAR
SU RÁPIDA LOCALIZACIÓN
 SE NECESITAN ESTABLECER NORMAS Y CRITERIOS CONCRETOS
PARA ORAGNIZAR LOS ARCHIVOS YA QUE SU BUEN
FUNCIONAMIENTO DEPENDERÁ DEL DISEÑO QUE SE HAGA
 SE ARCHIVAN CON EL FIN DE CONSERVAR LOS DOCUMENTOS DE
INTERÉS Y GARANTIZAR LAS PETICIONES DE CONSULTA CON
RAPIDEZ
DINÁMICA. Técnicas de archivo y sistemas de clasificación
https://www.youtube.com/watch?v=IEWbPR5SKgc

25. FINALIDAD
 Sobre todo cumple 2 funciones
 1.- guardar y conservar
 2.- da soporte a las necesidades de información
Se identifican con servidores de información para la buena toma de
decisiones en una empresa
Dan soporte de información al trabajo administrativo
Es imprescindible guardar y conservar la información para poder
utilizarla a posteriori y una necesidad para poder gestionar su
acceso
Está claro que poder guardar los documentos significa que los
localicemos con rapidez con lo cual es necesario una cadena de
tareas de un buen proceso del archivo:
1. Recopilación
2. Clasificación
3. Conservación y custodia
4. Accesibilidad

26. 2.3- IMPORTANCIA DEL ARCHIVO PARA LA
EMPRESA
 Existen diferentes razones para elaborar un archivo y saber a quién le
interesará su contenido
 Todo el trabajo administrativo en una empresa está basada en
documentación que puede ser requerida en cualquier momento
 Está información también es esencial para poder tomar las mejores
decisiones y para hacer historia y memoria de la empresa
 Contar con la documentación adecuada hará que el trabajo se realice con
fluidez, sin errores y con eficiencia
 Existe exigencias legales que obligan a disponer de un archivo
 El artículo 30 del Código de Comercio dicta que los empresarios deben
conservar ,debidamente ordenados, los libros, la correspondencia, la
documentación y los justificantes dados en su actividad
 Se deben guardar por 6 años a partir del último asiento realizado en los
libros
 También existe la necesidad de guardar los documentos por carácter
histórico, por valor simbólico o por valor sentimental
 Si una empresa conserva documentación con mas de 100 años de
antigüedad está obligada a guardarla en el archivo histórico provincial
DINÁMICA: Busca algún archivo histórico…

27. 2.4 TIPOS DE ARCHIVO
 Todos los documentos que llegan o se generan en
la empresa no tienen la misma importancia o
relevancia
 Algunos dependen del tiempo para coger
importancia
 Hay documentos que tienen un valor fugaz y otros
que se necesitan conservar por cierto tiempo o que
no se utilizan pero se deben guardar aunque su
frecuencia de uso sea muy escasa
 EL VALOR DE LOS DOCUMENTOS ES
ADMNISTRATIVA, FISCAL Y LEGAL

28. CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE
ACUERDO A CIERTOS CRITERIOS
 POR LA IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS:
-HISTÓRICOS
-VITALES
 POR LA FRECUENCIA DE USO:
-ACTIVOS
-SEMIACTIVOS
-INACTIVOS
 EN FUNCIÓN DE LA FORMA QUE SE CONSERVAN
-HORIZONTALES: APILADOS UNOS ENCIMA DE OTROS
-VERTICALES: EN CAPETAS APOYADAS POR EL LADO MAS ESTRECHO
-LATERALES: EN CARPETAS COLGANTES O APOYADAS EN EL LADO MÁS
LARGO
-EN SOPORTE CONVENCIONAL: CONSERVACIÓN FÍSICA
-EN SOPORTE INFORMÁTICO: CONSERVACIÓN EN ORDENADORES
 SON EL LUGAR DONDE SE ACUDE A BUSCAR INFORMACIÓN,
DEPENDIENDO DE SU TITULARIDAD
- PÚBLICOS
- PRIVADOS

29. 2.5 EQUIPOS Y MATERIALES PARA EL
ARCHIVO
 Para poder guardar y acceder a la documentación
con facilidad se necesitan unos serie de materiales
adecuados
 Por ello el diseño del archivo depende de algunos
factores:
-Las necesidades que tenga de información la
empresa
-El espacio físico disponible
-Los recursos económicos disponible
-Del soporte elegido para almacenar la información.
Convencional o informático

30. SOPORTES Y MATERIALES PARA UN
ARCHIVO CONVENCIONAL: CARPETAS
 CARPETAS CLASIFICADORAS: Están divididas en compartimentos
etiquetados por orden alfabético, cronológico o cualquier otro sistema. Se
utilizan poco aunque son muy prácticas para recibos, cobros, etc.
 CARPETAS SIMPLES: Son muy utilizadas para diferenciar documentos.
Se pueden utilizar de forma vertical y horizontal
 CARPETAS COLGANTES: Disponen de 2 enganches en la parte superior,
se colocan sobre guías y tiene posibilidad de colgar un rótulo e identificador
 CARPETAS ARCHIVADORAS.. También son llamadas AZ, son las más
utilizadas junto con las sencillas. Tienen una medida estándar, y 2 anillas
fuertes en el centro, las cuales se abren y cierran con una palanca interior
para poder incluir el papel una vez perforado. Cuentan con una caja
exterior que facilita colocarlas de forma vertical u horizontal en un estante.
 CARPETAS DE ANILLAS: Tiene menor capacidad que los archivadores
pero también son muy utilizadas

31. SEGÚN LOS MATERIALES VISTOS, COMPLETA
EL EJERCICIO.
 A qué tipos de carpetas representa cada uno de
estos dibujos???

32. ESTANTERÍAS Y ARMARIOS
 ESTANTERÍAS CONVENCIONALES O MODULARES:: En ambos casos disponen
de baldas horizontales para ordenar y colocar las carpetas y las modulares suelen
contar con cajas para archivar los documentos
 ARMARIOS CON CARPETAS SUSPENDIDAS O COLGANTES: Son grandes
cajones con guías donde las carpetas se mantiene de forma horizontal y
suspendidas
 ARMARIOS MULTICAJÓN: Cuenta con una serie de cajones para poder ordenar las
carpetas cómodamente. Pueden contar con puertas abatibles
 ARMARIOS SOBRE RAILES: Se encuentran en grandes archivos. Son armarios
que se pueden desplazar y recolocar por railes para poder tener acceso a todos los
pasillos entre armarios
 ARMARIOS ROTATIVOS
 ORGANIZACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS - GESTIÓN DOCUMENTAL
 https://www.youtube.com/watch?v=DGRZsfzGE9Y&t=22s
 Módulo 2 Guía Práctica Organización de Archivos
 https://www.youtube.com/watch?v=8E0eOadFrmk

33. SEGÚN LOS MATERIALES VISTOS, COMPLETA
EL EJERCICIO

34. MEDIDAS DE SEGURIDAD
 Uno de los riesgos de mayor relevancia en los archivos es el
ergonómico, ya que es muy frecuente la manipulación, traslado y
levantamiento de cajas con documentos de modo incorrecto, sin
elementos auxiliares de ayuda, desatendiendo la postura corporal y sin
tener en cuenta la frecuencia de los movimientos.
 Deben instalarse sistemas de detección de incendios y antirrobos
 El mobiliario deberá ser de buena calidad para preservar los
documentos. El material más utilizado es el metal
 Se tendrá en consideración muebles ignífugos, antitérmicos,
herméticos, con cierre de seguridad con clave y bloqueo automático o
llaves de seguridad
DINÁMICA. Riesgos en un archivo
https://ji.fic.edu.uy/wp-content/uploads/2018/06/MT2-Pariz-L%C3%B3pez-
FACTORES-DE-RIESGOS-LABORALES-EN-LOS-ARCHIVOS-5.pdf
Ergonomía en el lugar de trabajo
https://www.youtube.com/watch?v=JxOgB8TkqkU

35. ARCHIVOS INFORMÁTICOS
 En la actualidad hay infinidad de archivos guardados en soporte informático
 La informática ha servido para facilitar el trabajo administrativo revolucionando las
técnicas del archivo
 Se ha cambiado el soporte físico con el soporte informático
 Cualquier tipo de archivo tanto los inactivos como los activos se encuentra en soporte
informático
 En general la captación, el recibo, el registro y el almacenamiento de los datos se
hace a través de bases datos
 Los documentos físicos se escanean para incluirlos en las bases informáticas
 Son esenciales para ahorrar --------
espacio, papel, energía, tóner…ayuda al medio ambiente
 En general toda la documentación se trata digitalmente llegando al concepto de
oficina sin papeles
 Las empresas cuentan con un archivo central donde cada departamento va enviando
y guardando los documentos.
DINÁMICA: ¿En qué consiste la gestión documental?
 https://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX-Y

36. ALMACENAMIENTO EN LA NUBE
 Su nombre es Nube o Cloud Hosting permite que varios ordenadores trabajen
conjuntamente y envíen su documentación al mismo lugar para poder ser revisado y
manejado por cualquier empleado que tenga posibilidad de acceso.
 Estos archivos informáticos tiene muchas diferencias con el archivo convencional
-Necesitan mucho menos espacio físico
-Permite el acceso más rápido con múltiples criterios de búsqueda
-Requiere un mantenimiento especializado y menos costoso
-Pueden acceder varios usuarios de forma simultánea
-Existe el peligro de pérdida o destrucción pero tenemos la posibilidad de hacer copias
de seguridad
Compartir archivos de forma inalámbrica entre dos Pc
https://www.youtube.com/watch?v=qOlZ69dP0bc
Qué es la NUBE y cómo Funciona
https://www.youtube.com/watch?v=B5JpUzGcCec
https://www.youtube.com/watch?v=80HmW32yZvI

37. 2.6 FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO
 NO EXISTEN NORMAS FIJAS, CADA EMPRESA ARCHIVARÁ
SEGÚN SUS NECESIDADES
 CADA ARCHIVO ES DIFERENTE DEPENDIENDO DEL TIPO DE
DOCUMENTO DE QUE SE TRATE
 MIENTRAS QUE LOS DOCUMENTOS ESTÁN VIVOS O SON
UTILIZADOS SE SUELEN COLOCAR EN BANDEJAS O
CARPETAS SIMPLES O COLGANTES, EN UN ARMARIO O
CAJONES PARA EL ARCHIVO ACTIVO
 CUANDO LOS DOCUMENTOS EMPIEZAN A DEJAR DE USARSE
PASARÁN A UN ARCHIVO SEMIACTIVO
 Y FINALMENTE CUADO LLEVAN UN TIEMPO PRUDENCIAL SIN
USARSE, LOS DOC.`PASARÁN AL ARCHIVO PASIVO O
INACTIVO
El archivo, su importancia y sus funciones. Y el documento
electrónico de archivo.
https://www.youtube.com/watch?v=VsmIqFsx_fI

38. CONDICIONES DE UN BUEN ARCHIVO
 ACCESIBLE
 Privativo
 Claro, concreto y conciso
 Ordenado
 Confidencial
 Mantenimiento y seguridad
 Clasificado, codificado
 Probatorio, originales, útil
 autenticidad
 METICULOSO
 ACTUALIZADO
 EXHAUSTIVO
 DEPURADO CONTÍNUAMENTE (DUPLICADOS,BORRADORES, VERSIONES
ANTICUADAS…)
¿Cómo organizar los archivos físicos?
https://www.youtube.com/watch?v=k2RanGzTtWU&list=RDLVMKeBAc6EzB8&in
dex=11

39. MANTENIMIENTO DE UN ARCHIVO
 EL PODER TRASLADAR LA DOC A UN ARCHIVO INACTIVO
PERMITE:
-ECONOMÍA DE ESPACIO
-APROVECHAMIENTO DE LOS RECURSOS
-SIMPLICIDAD EN LA BÚSQUEDA
 PARA MANTENER ADECUADAMENTE UN ARCHIVO HABRÁ
QUE SER METICULOSO PARA CONSEGUIR UN BUEN
FUNCIONAMIENTO, EVITAR ERRORES Y PERDIDAS DE
TIEMPO
 CADA EMPRESA TENDRÁ SUS NORMAS QUE DEBERÁ
TRASMITIR A TODOS LOS EMPLEADOS
 ANTES DE ARCHIVAR UN DOCUMENTO HAY QUE
CERCIORARSE QUE HA TERMINADO SU VIDA ÚTIL
 DEBEMOS ARCHIVARLOS CUANTO ANTES
 SIEMPRE APLICAR LAS REGLAS DEL ARCHIVO SIN
EXCEPCIONES
 NO DEJAR DE REGISTRAR NINGÚN DOCUMENTO QUE
SALGA DEL ARCHIVO

40. PROCESO DE ARCHIVO DE UN
DOCUMENTO
 LOS DOCUMENTOS SON UN CONJUNTO DE DATOS
MUY NECESARIOS PARA EL BUEN
FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA Y QUE DEBEN
CONSERVAR PARA PODER OBTENER CUALQUER
DOCUMENTACIÓN
 EN PRINCIPIO SE DEBEN ANALIZAR LOS
DOCUMENTOS QUE SE SOMETERÁN AL PROCESO
DE ARCHIVADO
 EXISTE UN TRATAMIENTO AUTOMATIZADO DE
CAPTACIÓN DE DATOS, DE ELABORACIÓN Y DE
ARCHIVO
 ESTA AUTOMATIZACIÓN REDUCE LOS ERRORES,
EL TIEMPO Y EL COSTE Y AUMENTA LA SEGURIDAD

41. FASES DEL PROCESO DE UN ARCHIVO
1. REGISTRO DEL DOCUMENTO Y DE LOS DATOS
2. CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN SEGÚN LAS NORMAS
ESTABLECIDAS
3. CODIFICACIÓN. DESPUÉS DE CLASIFICARLOS HAY
QUE ASIGNARLES UN CÓDIGO QUE LOS DIFERENCIE
DE LOS DEMÁS. LOS CÓDIGOS PUEDEN SER
NUMERICOS ALFABETICOS O ALFANUMERICOS
4. TRATAMIENTO DE LOS DATOS ELABORANDO Y
PROCESANDO DE FORMA ADMINISTRATIVA
5. CÁLCULO DE ESTADÍSTICAS (DAR SENTIDO A LOS
DATOS), INFORMACIÓN FINAL EN BASE AL ANÁLISIS
ESTADÍSTICO DE LOS DATOS
6. ARCHIVO, UNA VEZ CUMPLIDO EL COMETIDO SE
GUARDA PARA NECESIDADES FUTURAS
7. REVISA EJEMPLO PÁG 93, 94, 95, 96

42. 2.9- NORMAS QUE REGULAN LA
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
 ALGUNOS DOCUMENTOS SE CONSERVAN POR
NORMATIVA
 EXISTEN VARIAS LEYES CON REGULACIÓN
DETERMINADA:
-LEY 58/2003 GENERAL TRIBUTARIA, ART. 29
-LEY ORGÁNICA 3 /2018 DE PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES Y GARANTÍA DE LOS DERECHOS
DIGITALES
-LEY 37/1992 DEL IMPUESTO SOBRE EL VALOR
AÑADIDO
-LEY 10 /2010 DE PREVENCIÓN DE BLANQUEO DE
CAPITALES
El Área de Conservación y Restauración nos muestra
sus funciones
https://www.youtube.com/watch?v=cIcCmKSkSjY

43. 2.10- DESTRUCCIÓN DE LOS
DOCUMENTOS
SE LLAMA TAMBIÉN EXPURGO Y SE REALIZA:
 CUANDO LOS DOC. YA NO TIENEN VALIDEZ
ADMINISTRATIVA
 CUANDO HAN SUPERADO SU PERÍODO DE VALIDEZ
 NO ESTÁN SUJETOS A NINGUNA NORMA
 LA DESTRUCCIÓN TAMBIÉN TIENE ALGUNAS NORMAS
FIJADAS POR LA DIRECCIÓN.ELLOS SERÁN LOS
RESPONSABLES DE DECIDIR LOS DOC. A DESTRUIR
 EXISTEN MÚLTIPLES MÁQUINAS DE DESTRUCCIÓN
 ALGUNOS DOC POR SU CONFIDENCIALIDAD DEBEN
ESTAR DESTRUIDOS POR UNA EMPRESA
ESPECIALIZADA QUE UNA VEZ HECHO SU COMTIDO
TENDRÁ QUE EXTENDER UN CERTIFICADO DE
DESTRUCCIÓN

44. DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS POR
ARCHIVOS
 ARCHIVO ACTIVO: HABRÁ QUE DESTRUIR DOC. DE
CONSULTA TEMPORAL, BALANCES, ESTRACTOS Y
MOVIMIENTOS DE BANCOS, LISTADOS DE
CLIENTES O PROVEEDORES…
 ARCHIVO SEMIACTIVO: CIRCULARES,
NORMATIVAS, CATÁLOGOS, INFORMES, PEDIDOS,
ALBARANES, ETC.
 ARCHIVO INACTIVO: DOC. QUE SUPERAN SUS
TIEMPO DE CUSTODIA, LEGADO Y QUE NO SON
NECESARIOS PARA LA EMPRESA, COMO
FACTURAS O DOCUMENTOS DE COBRO O PAGOS,
ETC.
Valoración y Selección Documental
https://www.youtube.com/watch?v=8HAvvmP6F1U

45. 2.11- CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE
LA INFORMACIÓN
 LOS ARCHIVOS DEBEN ESTAR PROTEGIDOS DE:
-EL ROBO
-EL TIEMPO
-DETERIORO POR SU USO
-DE LA PÉRDIDA
-DE LA DESTRUCCIÓN
 ALGUNAS DE LA MEDIDAS DE SEGURIDAD TOMADAS POR LAS EMPRESAS:
-LOS DOCUMENTOS IMPORTANTES SUELEN ENCONTRARSE EN 2 ARCHIVOS DIFERENTES Y
SEPARADOS
-SE UTLIZAN ARMAROS Y CAJONES QUE SE CIERREN CON LLAVE
-MUEBLES ESPECIALES PARA CONSERVAR Y PROTEGER LOS DOCUMENTOS
-SE INSTALAN CÁMARAS DE SEGURIDAD Y ALARMAS
-LA CONSERVACIÓN DE DOC. MUY IMPORTANTES O VITALES SE GUARDAN EN CAJAS DE
SEGURIDAD COMO LAS PATENTES, INVESTIGACIONES, INNOVACIONES…
-EN CASO DE ARCHIVOS INFORMÁTICOS MANTENER EL SISTEMA PROTEGIDO CON CONTRASEÑAS
Y RESTRINGIR EL ACCESO A LOS DATOS A TAN SÓLO LOS USUARIOS AUTORIZADOS Y HACER
COPIAS DE SEGURIDAD PERÍODICAS
Condiciones técnicas Archivo
https://www.youtube.com/watch?v=NmtIlrYvX3k
Humedad y Temperatura ideales para Espacios de Archivos
https://www.youtube.com/watch?v=JaaMyxKJ5QI

46. CONFIDENCIALIDAD
 HABRÁ QUE SER EXTRAMADAMENTE CUIDADOSOS CON
LA NFORMACIÓN DE CARÁCTER PERSONAL (DATOS DE
CLIENTES, PROVEEDORES, INFORMES DEL PERSONAL Y
NÓMINAS)
 BUSCAR LA LEY ORGÁNICA DE PROTECCIÓN DE DATOS Y
GARANTÍA DE LOS DERECHOS DIGITALES
 LAS PERSONAS RESPONSABLES DEL TRATO CON LOS
DATOS DEBEN ESTAR SUJETOS AL IMPERATIVO LEGAL DEL
SECRETO PROFESIONAL. ESTA OBLIGACIÓN PERMANECE
DESPUÉS DE FINALIZADA LA RELACIÓN LABORAL
 LAS EMPESAS ESTÁN OBLIGADAS POR LEY A TOMAR
TODAS LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD QUE GARANTICEN LA
CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
 LA AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS ES LA
ENCARGADA DE VELAR PORL A PIVACIDAD DE LA
INFORMCAIÓN PERSONAL QUE TIENEN LAS EMPRESAS

47. 3.- LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
 EN EL TRABAJO DEL ARCHIVO ADEMÁS DE LOS
MATERIALES TAMBIÉN ESTÁN INVOLUCRADAS LAS
PERSONAS, LAS NORMAS Y LOS PROCEDIMIENTOS
DEFINIDOS PARA REALIZAR EL ARCHIVO.
 TODO ELLO DEBE ESTAR BIEN COORDINADO,
ORGANIZADO Y ESTRUCTURADO
 TODA LA ORGANIZACIÓN ESTARÁ IMPLICADAEN
CUALQUIER TIPO DE ARCHIVO AUNQUE CADA UNO
TENDRÁ UNA NECESIDADES DIFERENTES, POR
EJEMPLO EL ARCHIVO INACTIVO NECESITARÁ DE
MENOS MEDIOS HUMANOSO METERIALES
Por qué es importante organizar los archivos de una
empresa
https://www.youtube.com/watch?v=nVwOSpwXkR0&t=10s

48. ARCHIVO CENTRALIZADO
 COMO SU NOMBRE INDICA ES EL ARCHIVO DONDE SE
ENCUENTRAN LA TOTALIDAD DE LOS DOCUMENTOS DE LA
EMPRESA
 TODOS LOS DOCUMENTOS IMPORTANTES, VITALES Y ÚTILES SE
ENCUENTRAN EN EL MISMO LUGAR
 EN ESTE ARCHIVO SE ENCONTRARÁN TODOS LOS DOCUMENTOS
IMPORTANTES INDEPENDIENTEMENTE DE SU USO
 PODEMOS ENCONTRAR DIFERENTES ARCHIVOS EN LAS
EMPRESAS MUY PEQUEÑAS PERO TIENE MÁS INCOVENIENTES
QUE VENTAJAS
 LO MÁS HABITUAL ES QUE LOS DOCUMENTOS INACTIVOS SE
ENCUENTREN EN ESTE ARCHIVO MIENTRAS LOS DOCUMENTOS
QUE SE TENGAN QUE UTLIZAR SE ENCUENTREN EN LOS
PUESTOS DE TRABAJO QUE LOS NECESITEN
 EL ARCHIVO CENTRALIZADO ES UN ARCHIVO DEFINITIVO DE
DOCUMENTOS IMPORTANTES PERO CON UN USO POCO
FRECUENTE
DINÁMICA: Organización de un archivo central
https://www.youtube.com/watch?v=fgLaQB42vEc

49. ARCHIVO DESCENTRALIZADO
 LOS ARCHIVOS DEBEN DIVIDIRSE Y SITUARSE
CERCA DE AQUELLOS PUESTOS DONDE
SERÁN NECESARIOS Y ELLO MEJORA EL
FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO
 LA FRECUENCIA DE USO DE LOS
DOCUMENTOS ES EL FACTOR DETERMINANTE
EN LA EFICACIA DEL ARCHIVO
 NO TODOS LOS DOCUMENTOS DEBEN ESTAR
DISPONIBLES EN TODOS LOS PUESTOS DE
TRABAJO

50. ARCHIVO MIXTO
 LA MAYORÍA DE EMPRESAS CON UN NIVEL ALTO DE
DOCUMENTACIÓN OPTAN POR UN ESTILO DE ARCHIVO
MIXTO DONDE SE CONJUGAN EL ARCHIVO
CENTRALIZADO CON EL DESCENTRALIZADO
 EL CRITERIO MÁS COMÚN PARA DIVIDIR EL ARCHIVO ES
LA FRECUENCIA DE USO PUES SERÁ LO MAS EFICIENTE
PARA LA EMPRESA
 LOS ARCHIVOS ACTIVOS ESTARÁN CERCA DE LOS
PUESTOS DE TRABAJO
 UNA VEZ QUE LOS DOCUMENTO PIERDAN SU
NECESIDAD DE USO CONSTANTE PASARÁN AL ARCHIVO
SEMIACTIVO SITUADOS EN LOS DEPARTAMENTOS
 FINALMENTE CUANDO PIERDAN SU USO PERO SIGAN
SIENDO IMPORTANTES PASARÁN AL INACTIVO

51. TIPOS DE ARCHIVOS POR SU
FRECUENCIA DE USO
 ACTIVOS: CON ALTA FRECUENCIA DE USO Y
DISPUESTO CERCA DEL PUESTOS DE TRABAJO
PARA SER RAPIDA LA LOCALIZACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS
DINÁMICA: CÓMO SERAN LOS SIGUIENTES
ARCHIVOS, BUSCA INFORMACIÓN
 SEMIACTIVOS
 INACTIVOS
 EL CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS EN
ESTOS ARCHIVOS: EN EL ACTIVO SUELEN ESTAR
UN AÑO, EN EL SEMIACTIVO DE 1 A 2 AÑOS Y EN EL
PASIVO
DINÁMICA: PIENSA EN EL EJERCICIOS PÁG 106

52. 4.- SISTEMA DE ORDENACIÓN Y
CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS
 EN LA EMPRESA LLEGAN NUMEROSOS DOCUMENTOS Y HABRÁ QUE
ASIGNARLE UN VALOR A CADA UNO
 LA EMPRESA GENERA SU PROPIA DOCUMENTACIÓN Y TAMBIÉN LE LLEGA
DEL EXTERIOR
 SEGÚN SU UTLIDAD E IMPORTANCIA:PODEMOS CLASIFICAR ESTA
DOCUMENTACIÓN EN:
-DOCUMENTOS VITALES: DOC. LEGALES DE CONSTITUCIÓN, ESCRITURAS DE
PROPIEDAD, INFORMES, PATENTES…
-DOC. IMPORTANTES: FACTURAS, REGISTROS DE COMPRAS Y VENTAS,
MOVIMIENTOS BANCARIOS, DOC. DE COBRO Y PAGO…
-DOC.ÚTILES: CORREPONDENCIA, NORMAS LEGALES, Y CUALQUIER DOC.
NECESARO PAR EL DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD…
-DOC. NO ESENCIALES: FOLLETOS, CARTELES, PUBLICIDAD,..SE PUEDEN
DESTRUIR UNA VEZ UTILIZADOS…
DINÁMICA: ACTIVIDAD PÁG 107,108
El Archivo Municipal Guadalajara cuenta con más de 128.000 registros y con
documentación fechada en 1251
https://www.youtube.com/watch?v=HJYB2WRFcgY

53. 4.1 ORDENACIÓN Y CLASIFICACIÓN
 PARA QUE LOS DATOS TENGA UNA UTILIDAD Y UN SENTIDO TENDRÁN QUE
PASAR POR UNA BASE INICAL DE CLASIFICACIÓN
 CON LA CLASIFICACIÓN SE IDENTIFICAN Y SE REAGRUPAN LOS DATOS CON
INFORMACIÓN SIMILAR Y CON CARACTERÍSTICAS COMUNES
 CUANTO MÁS MINUCIOSA SEA, MÁS UTIL SERÁ
 LOS CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN MÁS USUALES SON:
-ALFABÉTICO (Características, ventajas e inconvenientes, particularidades, ejemplo,
ejercicio práctico)
-NUMÉRICO
-Alfanumérico
-CRONOLÓGICO
-GEOGRÁFICO
-TEMÁTICO O POR MATERIAS
EN MUCHAS OCASIONES ESTOS MÉTODOS ESTÁN COMBINADOS
DINÁMICA: ELIGE UN TEMA Y PEPARALO PARA EL EQUIPO
REALIZA LOS EJERCICIOS DE REPASO PÁG, 121, 122 Y 123
DINÁMICA: Series y Subseries documentales
https://www.youtube.com/watch?v=uXBuP3JdtB4

54. ARCHIVO ALFABÉTICO
 DINÁMICA: ESCRIBE TODO EL ABECEDARIO EN TU CUADERNO
 El Orden Alfabético
 https://www.youtube.com/watch?v=TedRoA8lMc8
NORMAS Y RECOMENDACIONES
 CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA 1: NOMBRES DE PERSONAS
 https://www.youtube.com/watch?v=r4uXHndQ8_g
 CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA 2: NOMBRES DE EMPRESAS
 https://www.youtube.com/watch?v=DHE7oYMNwak
 EJERCICIOS PRÁCTICOS
 https://es.liveworksheets.com/di1341456sa
 Ejercicios del archivo 2012 2013
 https://es.slideshare.net/Mdaerpea1/ejercicios-del-archivo-2012-2013
 Con resultados: https://www.studocu.com/es/document/instituto-de-
educacion-secundaria-poeta-tomas-morales-castellano/transporte-y-
logistica/actividad-de-clasificacion-y-archivo/37827947

55. ARCHIVO ALFABÉTICO
 Localizables con facilidad
 Flexible para ficheros grandes y pequeños
 Características:
 Orden sobre el alfabeto
 Definir el criterio por la palabra ordenatriz
 Ventajas: muy sencillo y accesibilidad, comprensión
sencilla, incorpora diferentes archivos y puede estar
dentro de otra clasificación
 Desventajas: problemas cuando lo manejo mucha
gente, mejor adaptar las normas, aumenta el archivo,
mejor no por el nombre, cuidado con artículos,
pronombres, preposiciones, abreviaturas y
tratamientos….

56. ARCHIVO NUMÉRICO Y CRONOLÓGICO
 Simulador de archivo numérico
 https://www.youtube.com/watch?v=YAE4NfiF7UE
 ORDEN CRONÓLOGICO
 https://www.youtube.com/watch?v=-6ryXqqowpM

57. CAPÍTULO 3: BASES DE DATOS
 ESTAMOS EN LA ERA DE LA INFORMACIÓN Y ESTA
ES PODER
 LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LAS
EMPRESAS SE HACEN A TRAVÉS DE LAS BASES DE
DATOS QUE SON CONJUNTOS DE HERRAMIENTAS
QUE PERMITEN MANEJAR GARNDES CANTIDADES
DE INFORMACIÓN
 LAS BASES DE DATOS APARECIENRON EN LOS
AÑOS 70 DEL S.XX
 HAY DIFERENTES SOFWARE DE BASES DE DATOS
EN EL MERCADO COMO ORACLE, PARADOX,
MICROSOFT ACCES
 ESTÁN COMPUESTAS POR TABLAS, CONSULTAS
FORMULARIOS E IFORMES

58. LA BASE DE DATOS MÁS COMÚN ES
ACCESS DE MICROSOFT
EN ACCESS AL INICIO TE PERMITE:
 CREAR UNA BASE DE DATOS EN BLANCO
 ABRIR UNA BBDD YA EXISTENTE
 USAR PLANTLLAS DE ACCESS:
PLANTILLAS PARA CREAR BBDD LISTAS PARA SU
USO.
LOS CAMBIOS REALIZADOS EN LOS DATOS
ALMACENADOS SIEMPRE DEBEN GUARDARSE
ES RECOMENDABLE CERRAR Y GUARDAR TODAS
LAS VENTANAS AL FNALIZAR SU USO
EJ PÁG 129 EJEMPLOS DE PLANTILLAS

59. 3.- LA VENTANA DE LA APLICACIÓN
 AL ABRIR LA APLICACIÓN APARECE EL ENTORNO DE TRABAJO
DONDE ENCONTRAREMOS LAS HERRAMIENTAS NECESARIAS,
llamadas objetos, PARA:
 Crear documentos
 Editarlos
 Utilizar su información
 EL PANEL DE SELECCIÓN DE OBJETOS NOS PERMITIRÁ ELEGIR LA
CATEGORIA DE OBJETOS CON LOS QUE QUERAMOS TRABAJAR
 EXISTEN 2 HERRAMIENTAS BÁSICAS DE CREACIÓN:
1.- CREAR UN OBJETO EN MODO DISEÑO: ESTA OPCIÓN NOS FACILIRA
REALIZAR TABLAS, CONSULTAS Y FORMULAROS Y TAMBIÉN PERMITE
CREAR UN OBJETO DE FORMA MANUAL
2.- USAR EL ASISTENTE PARA CREAR UN OBJETO: UN ASISTENTE NOS
GUIARÁ PARA PODER CREAR UN OBJETO SELECCIONADO
Curso de Access - Capitulo 0, Introducción para Principiantes
https://www.youtube.com/watch?v=yCiseGrhke0

60. 4.- OBJETOS BÁSICOS
 LOS ELEMENTOS ESENCALES EN UNA BASE
DE DATOS SE LLAMAN OBJETOS
 SON:
1. TABLAS,
2. CONSULTAS,
3. FORMULARIOS E
4. INFORMES

61. 4.1.- TABLAS
 ES EL OBJETO QUE ORDENA LA INFORMACIÓN DE FORMA ORGANIZADA
 ES UN ELEMENTO IMPRESCINDIBLE
 SIN TABLAS LA BBDD NO CONTIENE NINGUNA INFORMACIÓN PARA MANIPULAR
 SE DISTRIBUYE LA INFORMACIÓN EN FILAS Y COLUMNAS
 LAS FILAS CONTIENEN LA INFORMACIÓN DE LOS REGISTROS
 SE PUEDE ESPECIFICAR UN CAMPO CON SUS PROPIEDADES ESENCIALES
 CADA CAMPO ES UNA UNIDAD BÁSICA DE INFORMACIÓN
 UN REGISTRO ES UN CONJUNTO DE CAMPOS DE DATOS RELACIONADOS ENTRE SÍ
 EJ: PÁG 134
 EN UN BUEN REGISTRO SE EVITAN LOS DATOS DUPLICADOS Y GARANTIZA QUE LA
INFORMACIÓN ES COMPLETA Y CORRECTA
 Como CREAR una BASE DE DATOS en ACCESS Desde Cero
 https://www.youtube.com/watch?v=m_9gxGiXKG0
 Dinámica: EN CASA
Creación de Tablas Relaciones Consultas Formularios e Informes en Access Oscar Luis
Soza Hernandez
https://www.youtube.com/watch?v=xWqtH392sTc

62. TIPOS DE BASES DE DATOS
 BASE DE DATOS DOCUMENTAL O DE ARCHIVO
SIMPLE:
CONTIENE TODA LA INF. EN UNA SOLA TABLA
 BASE DE DATOS RELACIONAL:
UTILIZA VARIAS TABLAS VINCULADAS ENTRE SÍ
LOS DATOS GUARDADOS EN UNA TABLA SIMPLE
SE DIVIDEN EN VARIAS TABLAS CON DATOS
HMOGENEOS RELACIONADAS ENTRE SÍ

63. 4.2 CONSULTAS
 LA CONSULTAS SON HERRAMIENTAS QUE
PERMITEN EXTRAERINFORMACIÓN DEL TODO EL
CONJUNTO DE DATOS ALMACENADOS
 LOCALIZAN Y MUESTRAN EL CONJUNTO DE DATOS
MEDIANTE CRITERIOS DE BÚSQUEDA Y
ORDENACIÓN
 EL RESULADO DE LA BÚSQUEDA SERÁ UNA NUEVA
TABLA DE DATOS QUE CONTENDRÁ SÓLO LOS
REGISTROS Y CAMOS SOLICITADOS
 Como Crear CONSULTAS en ACCESS
 https://www.youtube.com/watch?v=6tkdbLTQZB4

64. 4.3 FORMULARIOS
 LOS FORMULARIOS SON PLANTILLAS QUE
PRESENTAN LOS DATOS EN LA PANTALLA
PARA PODER VISUALIZARLOS DE MANERA
CÓMODA
 SE PUEDEN EDITAR, MANIPULAR, INTRODUCIR
Y ELIMINAR REGISTROS
 SE PUEDEN ORDENAR Y FILTRAR DATOS PARA
HACER CONSULTAS Y BÚSQUEDAS DE
REGISTROS DESDE EL FORMULARIO
 Como crear Formularios en Access
 https://www.youtube.com/watch?v=ynb7xkTyaSQ

65. 4.4 INFORMES O REPORTS
 ESTE OBJETO SE UTILIZA PARA REPRESENTAR LA
INFORMACIÓN EXTRAIDA DE LAS TABLAS O
CONSULTAS DE LA BASE DE DATOS EN FORMA DE
DOCUMENTO PARA SU IMPRESIÓN DE FORMA
ATRACTIVA
 SON LISTADOS DE DATOS DE UN CONJUNTO DE
REGISTROS
 SON DOCUMENTOS QUE UTILIZAN DATOS DE LOS
REGISTROS
 Como Crear INFORMES en ACCESS
https://www.youtube.com/watch?v=UBeB_cvgbn0

66. 6.- CREACIÓN DE BBDD
 PARA PODER DISEÑAR LOS OBJETOS QUE PERMITIRÁN GESTIONAR LA INFORMAIÓN
DEBEMOS CREAR LA BASE DE DATOS
 LA TABLA ES UN OBJETO PRINCIPAL PUES SERÁ DONDE SE ALMACENAN LOS DATOS
 PARA CREAR LA BASE DE DATOS ENTRAREMOS A LA APLICACIÓN Y NOS DARÁ A ELEGIR SI
ENTRAR EN UNA YA EXISTENTE O CREAR UNA NUEVA O EN BLANCO
 SE DEBERÁ INDICAR EL NOMBRE DEL FICHERO QUE CONTENDRÁ LA BASE DE DATOS
 TAMBIÉN HAY QUE INDICAR LA CARPETA DONDE SE CREARÁ DICHO FICHERO
 LOS FICHEROS DE ACCESS PUEDES SER CON ECTENSIÓN –MBD SI PETENECEN A LA
VERSIÓN 97/2003 Y –ACCDB SI PERTENECEN A VERSIONES POSTERIORES
 AL ABRIR LA BBDD EN VLANVO Y PULSAR SIGUIENTE SE PODRÁ ELEGIR SI EDITARLA
MANUALMENTE O EDITARLA MEDIANTE UN ASISTENTE QUENOS GUIARÁ EN EL PROCESO DE
CREACIÓN DE LA TABLA
 PARA TERMINAR HAY QUE PULSAR EN FINALIZAR DONDE PEDIRÁ QUE SE INDIQUE LA
CARPETA DONDE SE GUARDARÁ EL FICHERO DE LA BASE DE DATOS QUE HEMOS CREADO
 VER PÁG. 137,138,139, 140, 141
 Curso de Access - Capitulo 1, Tablas y Formularios (Table - Form)
 https://www.youtube.com/watch?v=UagCVDYh5E4&list=RDLVyCiseGrhke0&index=2

67. 5.1- CREACIÓN DE TABLAS
 EN LA BASE DE DATS VACÍA SE CREARÁ UNA
TABLA QUE CONTENGA LA INFORMACIÓN
 DESPUÉS SE PODRÁ CREAR EL RESTO DE
OBJETOS QUE PERMITIRÁNINTRODUCIR, EDITAR,
CONSULTAR E IMPRIMIR LOS DATOS
 CREAR UNA TABLA CONSISTE EN DEFINIR LOS
CAMPOS NECESARIOS PARA REPRESENTAR SUS
DATOS
 EN LA VENTANA DEDISEÑO SE CREAUNA NUEVA
TABLA
 PARA AÑADIR UNA NUEVA TABLA IREMOS AL PANEL
DE OBJETOS DONDE SE SELECCIONA –CREAR, -
TABLAS Y- DISEÑO DE TABLAS
 VER P´G 143

68. AÑADIR CAMPOS A LAS TABLAS
 PARA QUE UNA TABLA ALMACENE DATOS DEBEMOS DEFINIR PRIMERO SU
ESTRUCTURA EN CREAR TABLA
 DESPUÉS DE CREAR LA TABLA DEBEMOS AÑADIR LOS CAMPOS QUE RECOGERÁN
LOS DATOS QUE SE QUIEREN GUARDAR PARA CADA REGISTRO
 SE DEBEN DEFINIR TANTS CAMPOS COMO DATOS SE QUIERAN TENER PARA CADA
UNO DE LOS REGISTROS
UN ELEMENTO IMPRESCINDIBLE ES EL CAMPO CLAVE ESTE SERÁ EL QUE DEFINA E
IDENTIFIQUE CADA REGISTRO Y NO PODRÁ REPETIRSE EN OTRO REGISTRO
LA APLICACIÓN GENERA UN ´NDICE QUE FACILITA LA GESTIÓN DE LOS DATOS DE LA
TABLA
VER PÁG. 148
 LA VENTANA DE DISEÑOS DE TABLA CUENTA CON 2 ÁREAS:
1.-CONTIENE LA LISTA DE CAMPOS
-CADA FILA DE LA TABLA DEFINE UN CAMPO
-PARA CADA CAMPO SE DEFINEN 3 DATOS QUESE PUEDEN VER EN LAS 3 COLUMNAS DE
LA TABLA
2.- CONTIENE LAS PROPIEDADES PARTICULARES DE CADA CAMPO
-FORMATO, TAMAÑO Y LONGITUD DEL CAMPO
SI EL DATO ES OBLIGATRIO U OPCIONAL
VER PÁG 144, 145

69. ELEMENTOS IMPORTANTES DEL
DISEÑO DE TABLA
 NOMBRE DEL CAMPO: ESCOGER UN CALIFICATIVO QUE DEFINA
CON CLARIDAD EL CONTENIDO DEL CAMPO
 TIPO DE DATO O TIPO DE CAMPO: DEFINIR QUÉ TIPO DE DATOS
TENDRÁ EL CAMPO, DESDE EL DESPLEGABLE. ES IMPORTANTE
EL TIPO DE DATO QUE CONTENDRÁ EL CAMPO YA QUE ESTO
DETERMINARÁ EL COMPORTAMIENTO DE LOS DATOS
 LOS TIPOS DE DATOS MÁS COMUNES SON:
-TEXTO LAGO (PUEDE CONTENER HASTA 1 GB DE DATOS AUNQUE
EN LO FORMULARIOS E INFORMES SÓLO SE PUEDEN MOSTRAR
64.000 CARACTERES)
-TEXTO CORTO ( ALMACENA HASTA 255 CARACTERES)
-NÚMERO ( SE PUEDE REALIZAR OPERACIONES MATEMÁTICAS CON
ELLOS)
-FECHA Y HORA
-MONEDA: INCLUYE AL NÚMERO EL SÍMBOLO DE LA MONEDA
-AUTONUMERACIÓN: COMO UN PAGINADO EN ORDEN CRECIENTE
-CAMPO CON VALOR SOLO DE SI O NO

70. GUARDAR LA TABLA
 PARA GUARDAR CUALQUIER ELEMENTO DE LA
BBDD:
PESTAÑA ARCHIVO
GUARDAR O GUARDAR COMO
Y OTRA OPCIÓN ES CLIC BOTÓN DCH SOBRE EL
ICONO DEL OBJETO Y GUARDAR
NOMBRE DE LA TABLA A GUARDAR
VER PÁG. 149

71. ABRIR Y MANIPULAR LA TABLA