Guia de produccion documental

KARLAARBOLEDABOLIVAR
NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 1
SENA CUR
TECNOLOGIA EN GESTION ADMINISTRATIVA
GUIA DE PRODUCCION DOCUMENTAL
GENERAR SOLUCIONES ADMINISTRATIVAS
PRODUCIR LOS DOCUMETOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TECNICA Y LA LEGISLACIÓN
VIGENTE.
INSTRUCTOR
CARLOS AUGUSTO RICO
INTEGRANTES
KARLA ARBOLEDA BOLIVAR
NATALI CHICA GARCIA
RUBEN DARIO OCHOA
ERIKA ZAPATA

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 2
INTRODUCCION
Con este trabajo buscamos poner en práctica los logros y conocimientos obtenidos
de las competencias, suministrar una guía con información sobre producción
documental teniendo en cuenta las normas técnicas vigentes, fortalecer las bases
de retención documental para optimizar el manejo de documentos empresariales.

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 3
OBJETIVOS GENERALES
Fortalecer las bases del proceso de producción documental con el fin de facilitar el
manejo de los documentos, teniendo en cuenta los tipos de redacción, los signos
de puntuación y las diferentes herramientas para la construcción de documentos
administrativos u oficiales.

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 4
OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Conocer los pasos para lograr una buena redacción y que el texto tenga
coherencia.
 Tener en cuenta la importancia de las diferentes funciones del teclado.
 Reconocer la importancia en el uso de los signos de puntuación.
 Utilizar la correcta ergonomía al momento de usar las diferentes
herramientas de trabajo.
 Simplificar los procedimientos para el desarrollo de los documentos.
 Brindar el diseño normalizado de los documentos.
 Describir los documentos para facilitar la gestión de los procesos
administrativos tales como la comunicación interna y externa.
 Dominar el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para
administrar el flujo de documentos de todo tipo.
 Conocer reglas de los documentos administrativos

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 5
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION.................................................................................................................... 2
FUNDAMENTOS DE REDACCIÓN................................................................................... 9
Redacción de textos, tipos y características...................................................................... 9
Redacción de Textos .......................................................................................................... 9
Tipos de redacción de textos.............................................................................................10
Redacción informal.........................................................................................................10
Redacción académica....................................................................................................10
Redacción técnica..........................................................................................................10
Redacción de cartas.......................................................................................................10
Redacción periodística...................................................................................................11
Redacción administrativa...............................................................................................11
Redacción literaria..........................................................................................................11
Redacción publicitaria ....................................................................................................11
Redacción digital ............................................................................................................12
EL TECLADO.........................................................................................................................12
Tipos de teclado.................................................................................................................13
SIGNOS DE PUNTUACIÓN..................................................................................................16
Tipos de signos de puntuación..........................................................................................17
¿QUÉ ES LA ERGONOMÍA?................................................................................................22
Ergonomía para el Monitor ...............................................................................................23

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 6
Ergonomía para el Teclado ...............................................................................................25
Mobiliario............................................................................................................................29
Mesa o Superficie de trabajo.............................................................................................30
Zonas de alcance óptimas del area de trabajo .................................................................30
EL CERTIFICADO Y LA CONSTANCIA...............................................................................35
Partes.................................................................................................................................35
Constancia.........................................................................................................................35
Funciones de la Constancia ..............................................................................................36
Certificado ..........................................................................................................................36
Modelos de certificados de trabajo....................................................................................37
El Circular...........................................................................................................................39
Modelos de circulares........................................................................................................39
QUE ES UN BOLETIN ..........................................................................................................41
CARACTERISTICAS DE UN EXCELENTE BOLETÍN .....................................................42
¿QUE ES UN CONTRATO? .................................................................................................44
¿Quién puede firmar el contrato?......................................................................................44
TIPOS DE CONTRATO.........................................................................................................45
Contrato a Término Fijo .....................................................................................................45
Contrato a término indefinido.............................................................................................45
Contrato de Obra o labor ...................................................................................................45
Contrato civil por prestación de servicios..........................................................................46
Contrato de aprendizaje ....................................................................................................46
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL..........................................................................46
DEFINICION DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ..........................................47
IMPORTANCIA DE LAS TRD............................................................................................47
PASOS METODOLOGICOS PARA ELABORACION DE T R D......................................47
DOCUMENTO DE ARCHIVO............................................................................................48
ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN ...................................................................48
OBJETIVOS.......................................................................................................................52
SOBRES DE PROTECCIÒN.............................................................................................53

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 7

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 8
LA REDACCIÓN
Se denomina redacción al proceso mediante el cual se estructura un discurso
escrito. La redacción es un arte, pero también una técnica, en la medida que utiliza
determinados procederes que garantizan que el texto tenga cierto nivel de
coherencia. Así, la redacción suele desarrollarse con el paso del tiempo y la
práctica, circunstancia por la que no debe extrañarnos que se le requiera
continuamente a los niños en la etapa de su educación formal. Por extensión,
algunos lugares en donde se efectúa la práctica de elaborar textos también
reciben el nombre de redacción: es el caso de los diarios y revistas que asignan
un lugar específico a que gente que publica ordinariamente en esos medios pueda
procesar sus textos, tener un ámbito de trabajo, etc.
Solo es posible hablar de redacción desde el momento en que se desarrolló la
escritura. En efecto, las sociedades primitivas carecían de la palabra escrita como
medio de comunicación. Además, en muchos pueblos que la desarrollaron, no
necesariamente puede hablarse de redacción cuando estos comunicaron sus
ideas mediante signos gráficos. En efecto, la redacción en general se vincula con
la capacidad de comunicarse a un nivel escrito que puede ser un reflejo del habla.
En algunas sociedades primitivas esta condición estaba ausente por el hecho de
que su escritura era de índole jeroglífica. No obstante, una vez hecha esta
salvedad, y dejando presente la duda de si estas comunidades hacían uso de un
proceso de redacción, lo cierto es que este tipo de proceder no podría existir sin
un desarrollo de la escritura y de un conjunto de técnicas asociadas. Incluso
cuando estas fueron desarrolladas, es difícil señalar que el proceso de elaborar
textos fuese común y corriente y que la mayoría de la población pudiese llevarlo a
cabo. En efecto, las comunidades primitivas eran fundamentalmente orales,
circunstancia que se extendió prácticamente hasta la Edad Media.
A la hora de redactar un texto, lo primero que es necesario comprender es que
este constituye un discurso que debe reflejar una unidad y esto implica que tenga
conexiones entre sí. Así, por ejemplo, una técnica harto difundida es el hecho de
dar un panorama global de lo que se quiere decir o de lo que se quiere desarrollar
y luego proceder en esta tarea punto por punto, separando as ideas principales en
párrafos y expandiendo a partir de allí ideas secundarias. Finalmente, los últimos
párrafos se esperan a modo de conclusión que haga un redondeo de las ideas
vertidas.

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 9
FUNDAMENTOS DE REDACCIÓN
Existen 3 fundamentos de redacción básicos:
 Corrección
 Adaptación
 Eficacia
La corrección asegura que un texto esté preparado para dar a entender su objetivo
principal. Procura que al finalizar esté correctamente escrito para la comprensión
del lector; existen 4 tipos de corrección:
1. Ortográfica: Corrige errores de escritura, errores de dedo, falta de palabras
o letras, procura correcta escritura de la palabra y corrige puntuación.
2. Morfológica: Corrige todo lo que tiene que ver con accidentes gramaticales
(el tiempo, el número y el género).
3. Corrección sintáctica: Corrige la coherencia del texto y se asegura que el
lector comprenda el escrito según la intención del redactor. Tiene que ver
con la coherencia.
4. Corrección léxico-semántica: Procura que las palabras utilizadas en el texto
concuerden con el tema, la intención u objetivo de escritura.
La adaptación procura que el texto sea adecuado para el público según el medio
de comunicación a utilizar. El objetivo de redacción dependerá del nivel
socioeconómico, edad y cultura de dichos públicos seleccionados.
La eficacia se asegura de que el texto funcione, cumpla su propósito y en el caso
de la redacción publicitaria: que venda. Este último elemento es el más importante
en la redacción puesto que si el texto no es eficaz no cumplirá su cometido.
Redacción de textos, tipos y características
Redacción de Textos
Redactar: expresar por escrito pensamientos, sentimientos, conocimientos, que
previamente se han organizado racionalmente.

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 10
Texto: cualquier tipo de escrito, desde una novela monumental
a una simple tarjeta con un saludo.
En un sentido restringido, una redacción es un texto corto sobre un tema
cualquiera y se utiliza mucho, por ejemplo, en la profesión periodística, donde
esos textos suelen ser noticias breves, crónicas, artículos, columnas de opinión,
etc. Los medios de comunicación suelen tener “manuales de estilo” para sus
redactores, como guías de redacción de textos.
Pero también se emplean expresiones como “redacción escolar”, “redacción
académica”, “redacción comercial” o “redacción literaria”. Por tanto, ya
vemos que la redacción es un concepto general que incluye casi cualquier tipo de
escritura o de texto.
Tipos de redacción de textos
Redacción informal
La que hacen los particulares en relación a sus amistades, contactos, familiares o
incluso a sí mismos en forma de diarios. La redacción de cartas estaría integrada
aquí, aunque abajo la desglosamos un poco más extensamente, ya que también
hay que contar con la redacción de cartas comerciales.
Redacción académica
La utilizada por los científicos o académicos en sus distintas áreas e incluso por
los estudiantes en un grado avanzado. Se caracteriza por el rigor y por una
estructura muy elaborada, incluyendo citas y sus fuentes. Ejemplo de ellos serían
las tesinas, las monografías, las tesis doctorales, entre otras.
Redacción técnica
Es la propia de los ámbitos técnicos o científicos en cada campo. Se utiliza de
forma habitual el lenguaje o jerga técnica propia de la disciplina considerada, ya
sea ingeniería, arquitectura, física nuclear o sociología, entre una variedad
amplísima, como es lógico.
Redacción de cartas
Hay dos grandes apartados, la del intercambio comunicativo entre amigos o
familiares, en cuyo caso es bastante libre en su expresión, o bien la llamada

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 11
redacción de cartas comerciales, en la que hay una estructura
que más o menos puede reflejarse así:
 Fecha: usualmente, la fecha actual.
 Encabezado: a quién va dirigida.
 Saludo: al receptor de la misma.
 Introducción: sobre el tema a tratar o precedentes del mismo.
 Cuerpo: el contenido concreto a desarrollar.
 Despedida: de cortesía.
 Firma: del emisor.
Redacción periodística
La utilizada por los medios de comunicación con relación a sus lectores, oyentes,
espectadores, etc. Depende de los temas a tratar, deportivos, culturales,
académicos, políticos, sobre sucesos o acontecimientos, etc. Suele tener una
“línea editorial”, es decir, recibe la influencia directa de los que dirigen el medio.
Redacción administrativa
Está directamente relacionada con el mundo empresarial y consiste en la
elaboración de todo tipo de documentos empleados en la empresa, tanto
internamente como en la relación con otras empresas o con las administraciones
reguladoras, ya sean ayuntamientos, corporaciones regionales o estatales. La
redacción de cartas comerciales estaría integrada (lógicamente) en este apartado
más amplio.
Redacción literaria
Tiene una vocación artística y se expresa mediante relatos, cuentos, novelas,
poemas, obras de ensayo, libretos para el teatro o guiones de cine. También
entran en este apartado memorias, autobiografías, etc. Es más libre que los tipos
de redacción anteriormente considerados, pero debe mantener una coherencia
interna que se dicta por una serie de normas estilísticas que veremos en otros
artículos.
Redacción publicitaria
Tiene una finalidad vendedora respecto a un determinado producto. Se basa en
eslóganes o textos muy cortos de probada eficacia en relación al receptor del
mensaje. Se basa en cierta psicología de masas.

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 12
Redacción digital
La que se lleva a término mediante los modernos sistemas de comunicación
digital, ya sean páginas web, teléfonos móviles, plataformas de redes sociales,
etc.
EL TECLADO
El teclado es una de las principales herramientas que usamos para interactuar e
introducir datos en el computador.
Está dividido en cuatro bloques:
1. Bloque de funciones: va desde la tecla F1 a F12, en tres bloques de
cuatro: de F1 a F4, de F5 a F8 y de F9 a F12. Funcionan de acuerdo al
programa o aplicación que esté abierto. Por ejemplo, en muchos programas
al presionar la tecla F1 se accede a la ayuda asociada a ese programa.
Además, a la izquierda de este bloque suele estar la tecla Esc.
2. Bloque alfanumérico: está ubicado en la parte inferior del bloque de
funciones, contiene los números arábigos del 1 al 0 y el alfabeto
organizado como en una máquina de escribir, además de algunas teclas
especiales, como por ejemplo Tab ↹ (tabulador), ⇪ Bloq Mayús (Bloq
Mayús), ⇧ Mayús (tecla Shift), Ctrl, ⊞ Win (tecla Windows), Alt,
espaciador, Alt Gr, ↵ Entrar (tecla Enter, entrar o Intro).
3. Bloque especial: está ubicado a la derecha del bloque alfanumérico,
contiene algunas teclas especiales como Impr Pant o PetSis, Bloq Despl,
Pausa, Insert, Supr, Inicio, Fin, RePág, AvPág, y las flechas
direccionales que permiten mover el punto de inserción en las cuatro
direcciones (↑, ↓, ←, →).
4. Bloque numérico: está ubicado a la derecha del bloque especial, se activa
al presionar la tecla Bloq Num, contiene los números arábigos organizados
como en una calculadora con el fin de facilitar la digitación de cifras.
Además, contiene el punto o coma decimal., y los signos de las cuatro
operaciones básicas: suma +, resta -, multiplicación * y división /; también
contiene una tecla de Intro o ↵ Entrar.

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 13
Tipos de teclado
Según su forma física
Teclado ergonómico
Teclado ajustable de Apple.
Diseñados para dar una mayor comodidad para el usuario, ayudándole a tener
una posición más relajada de los brazos.
Teclado multimedia
Añade teclas especiales que llaman a algunos programas en el computador, a
modo de acceso directo, como pueden ser el programa de correo electrónico, la
calculadora, el reproductor multimedia, etc.
Teclado flexible
Estos teclados son de plástico suave o silicona que se puede doblar sobre sí
mismo. Durante su uso, estos teclados pueden adaptarse a superficies irregulares,
y son más resistentes a los líquidos que los teclados estándar. Estos también
pueden ser conectados a dispositivos portátiles y teléfonos inteligentes. Algunos
modelos pueden ser completamente sumergidos en agua, por lo que hospitales y
laboratorios los usan, ya que pueden ser desinfectados.1
Teclado en pantalla

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 14
Teclado en pantalla disponible en un teléfono Android.
Hoy en día existen también los teclados en pantalla, también llamados teclados
virtuales, que son (como su mismo nombre indica) teclados representados en la
pantalla, que se utilizan con el ratón o con un dispositivo especial (podría ser un
joystick). Estos teclados los utilizan personas con discapacidades que les impiden
utilizar adecuadamente un teclado físico. En el mercado hay una gran variedad de
teclados.
Teclados de proyección
Existen teclados de proyección, de igual tamaño que un teclado estándar pero que
utilizan láser. Se pueden conectar por USB, Bluetooth o Wi-Fi.
Según la tecnología de sus teclas
 Teclados de cúpula de goma.
 Teclados de membrana.
 Teclados capacitativos.
 Teclados de contacto metálico
 Teclados mecánicos.
Según el puerto de conexión
Puede ser:
 Teclado con conector Paralelo: Obsoleto.
 Teclado con conector DIN o PS/2: El conector DIN fue usado por pocas
computadoras, y fue remplazada rápidamente, más que nada por su
tamaño. El PS/2, que también se le denomina "Mini DIN", es parecido al
conector DIN, pero con un tamaño más reducido, y se sigue utilizando hoy
en día pero cada vez en menor medida (siendo remplazado por el USB en

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 15
gran parte). Se caracterizan por ser redondos y contener
varios pines en su interior.
 Teclado con conector USB: Aunque los teclados USB comienzan a verse al
poco de definirse el estándar USB, es con la aparición de la Apple iMac,
que trae tanto teclado como mouse USB de serie cuando se estandariza el
soporte de este tipo de teclado. Además tiene la ventaja de hacerlo
independiente del hardware al que se conecta.
Teclado QWERTY de 104 teclas, con distribución inglés de Estados Unidos.
Teclado QWERTY de 105 teclas, con distribución español de Hispanoamérica.

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 16
Teclado QWERTY de 105 teclas, con distribución español de España.
La disposición del teclado es la distribución de las teclas del teclado de una
computadora, una máquina de escribir u otro dispositivo similar. Existen distintas
disposiciones de teclado, para que se puedan utilizar en diversos lenguajes.
La disposición de las teclas se remonta a las primeras máquinas de escribir, que
eran completamente mecánicas. Al pulsar una tecla, se movía un pequeño martillo
mecánico, que golpeaba el papel a través de una cinta impregnada en tinta.
SIGNOS DE PUNTUACIÓN
Los signos de puntuación son los signos auxiliares que se usan para señalar la
entonación y las pausas en todo escrito. Ayudan a dar coherencia y facilitan la
comprensión de un texto. Sirven, además, para dar la entonación apropiada
cuando leemos.
La puntuación varía según el estilo de escritura; sin embargo, las diferencias de
estilo que se puedan presentar no eximen a nadie de cumplir con ciertas normas
mínimas y de evitar errores generalmente considerados como inaceptables. De
ahí la importancia de conocer y aplicar las normas básicas de la puntuación.
No obstante, hay que advertir que más allá de cualquier norma establecida, los
signos de puntuación componen también la arquitectura del pensamiento escrito.
En este sentido, y tal y como sucede en poesía desde hace más de un siglo, no
existen normas exactas para reglamentar el correcto uso de los signos en las
partituras, tanto narrativas como poéticas. En términos de principios y parámetros,

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 17
los signos de puntuación entrarían a formar parte de los
parámetros del lenguaje, y en consecuencia se sitúan en un proceso de constante
evolución y son variables, por lo tanto pueden depender de otros factores.
Si la finalidad última es la comunicación, podría resultar paradójico encontrarnos
con licencias ortográficas que no respetan el modo convencional de escritura y
que, sin embargo, expresan a la perfección los conceptos y los ritmos internos,
invisibles de otra manera.
Como ejemplo de variable «en el extremo» se situarían los cambios en las formas
de escritura que están imponiendo los nuevos medios de comunicación, chat,
blog, SMS... que más que atacar a las viejas estructuras del lenguaje realizan de
él un uso específico, adecuado a la velocidad y otras características del medio en
cuestión; incluso cuando lo correcto es respetar el uso de los signos de puntuación
y evitar la degradación de la lengua española por modismos.
Tipos de signos de puntuación
La coma
Es un signo de puntuación que señala una breve pausa dentro del enunciado. Se
emplea para separar los miembros de una enumeración o sucesión, ya sean
palabras o frases, salvo los que vengan precedidos por alguna de
las conjunciones y, e, o, u o ni. Por ejemplo:
—María volvió a casa, hizo los deberes, cenó y se fue a la cama.
—Mi casa tiene muebles, mesas y cuatro camas.
También se utiliza para delimitar o aislar una aclaración o inciso (palabras u
oraciones incidentales):
—Nacho, mi primo, acaba de conseguir su primer empleo.
Las locuciones conjuntivas o adverbiales, sea cual sea su posición, van
precedidas y seguidas de coma, tales como: en efecto, es decir, en fin, por
consiguiente.
Indicar que una o varias palabras han sido suprimidas por razones gramaticales o
de estilo

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 18
Punto y coma
El punto y coma (;) es un signo de puntuación; gramaticalmente, se utiliza para
unir dos oraciones relacionadas en una sola frase:
—María estaba apenada por el examen. + María tendrá que estudiar más. = María
estaba apenada por el examen; tendrá que estudiar más.
—Está lloviendo mucho. + No podemos ir caminando. = Está lloviendo mucho; no
podemos ir caminando.
También sirve para separar los elementos de una enumeración cuando se trata
de expresiones que incluyen comas:
—Había que estar en contacto con la naturaleza; dejar entrar el cielo, el mar y el
viento; dormir sobre tablones, sobre el suelo; sentarse en sillas medio rotas.
Además, se usa delante de las conjunciones o locuciones como pero, más,
aunque, sin embargo, por tanto y por consiguiente cuando los períodos tienen
cierta longitud:
—Creemos en la creatividad y la ruptura de los opresores cánones antiguos como
medio de vida; no obstante, somos conscientes de que es necesario mantener un
mínimo de tradición en nuestros trabajos.
Dos puntos «:»
Este signo de puntuación (:) representa una pausa mayor que la de la coma y
menor que la del punto. Detiene el discurso para llamar la atención sobre lo que
sigue, que siempre está en estrecha relación con el texto precedente. Un uso
importante y frecuente de este signo es introducir citas textuales (uso que a veces
se le atribuye incorrectamente a la coma).
Se emplean:
1.- En los saludos de las cartas y después de las palabras expone, suplica,
declara, etc., de los escritos oficiales.
Estimados Sres: Por la presente les informamos...
.- Antes de empezar una enumeración.
En la tienda había: naranjas, limones, plátanos y cocos.

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 19
3.- Antes de una cita textual.
Fue Descartes quien dijo: "Pienso, luego existo".
4.- En los diálogos, detrás de los verbos dijo, preguntó, contestó y sus sinónimos.
Entonces, el lobo preguntó: - ¿Dónde vas, Caperucita?
Comillas: simples «'» y dobles «"»
Son signos de puntuación que se colocan al principio y al final de las frases,
palabras escritas como citas, ejemplos, de aquellas que se quiere destacar, ya sea
por importancia que le dé el autor o por su carácter irónico, vulgar o extranjero e
impropio de la lengua que se está usando. A pesar de que está verdaderamente
extendido el uso de las comillas inglesas (“ ”) es preferible emplear antes las
angulares o españolas (« ») y reservar aquellas, y finalmente las simples (‘ ’), para
cuando deban entrecomillarse partes de un texto ya entrecomillado
. Se utilizan, por ejemplo:
Para citar textualmente algo: p. ej., «Me dijo que “supuestamente llegaría hoy”».
Para señalar palabras usadas en un sentido distinto del normal, con el fin de
indicar que se han seleccionado intencionalmente y no por error.
Para indicar la intención irónica o sarcástica del empleo de una palabra.
Para indicar algo sobre una palabra o expresión.
Para presentar el significado de una palabra o expresión.
Para destacar que una palabra o expresión es extranjera, se trata de un apodo o
de un seudónimo.
Paréntesis « ( )», corchetes « [ ]» y llaves « { }»
Se usan en pares para separar o intercalar un texto dentro de otro o para hacer
una aclaración. Los distintos tipos son:
Los paréntesis propiamente dichos: ( )
Los corchetes: [ ]

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 20
Las llaves: { }
Para distinguir ambos paréntesis se usa decir:
Paréntesis que abre o paréntesis izquierdo al símbolo (.
Paréntesis que cierra o paréntesis derecho al símbolo).
Igual que las comillas, cuando se han de emplear varias veces en un mismo
fragmento se utilizan de la siguiente manera: (…[…{…}…]…)
Se emplea:
1.- Para encerrar oraciones o frases aclaratorias que estén desligadas del sentido
de la oración en la que se insertan.
En mi país (no lo digo sin cierta melancolía) encontraba amigos sin buscarlos...
2.- Para encerrar aclaraciones, como fechas, lugares, etc.
La O.N.U. (Organización de Naciones Unidas) es una
Signos de interrogación «¿» y «?»
Es un signo de puntuación que denota una pregunta. Su origen se encuentra en
el latín. La palabra «cuestión» viene del latín questio, o 'pregunta', abreviado como
«Qo». Esta abreviación se transformó en el signo de interrogación.
Signos de exclamación «¡» y «!»
se utilizan para señalar el carácter exclamativo de una oración. Se escriben para
empezar y finalizar una oración exclamativa, exhortativa o imperativa. También
van entre signos de exclamación las interjecciones:
— ¡Siéntate!
— ¡Qué linda eres!
— ¡Cuidado con el perro!
— ¡Pero qué buena idea!
— ¡Genial!

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 21
Puntos suspensivos «...»
Los puntos suspensivos (…) son tres puntos sin espacios entre ellos, son un único
signo de puntuación que se utiliza al final de una palabra, frase u oración en lugar
del punto u otro signo. Se utilizan para dejar en duda, continuación o en suspenso
una acción y son alineados horizontalmente al nivel de la línea base de escritura.
Se emplean:
1.- Cuando dejamos el sentido de la frase en suspenso, sin terminar, con la
finalidad de expresar matices de duda, temor, ironía. Quizás yo... podría...
2.- Cuando se interrumpe lo que se está diciendo porque ya se sabe su
continuación, sobre todo, en refranes, dichos populares, etc. Quien mal anda,...;
No por mucho madrugar...; Perro ladrador...
3.- Cuando al reproducir un texto, se suprime algún fragmento innecesario. En tal
caso, los puntos suspensivos se suelen incluir entre corchetes [...] o paréntesis
(...).
Guion «-»
El guion (-), de menor longitud que la raya, tiene tres usos principales. Se utiliza
como signo para unir palabras, muestra la división de palabras al final de una
línea, y se usa en obras como diccionarios para marcar la separación entre
las sílabas que componen las palabras
Raya «—»
La raya (—), que no debe confundirse con el guion bajo (_) —especialmente en
contextos informáticos— ni con el guion (-) —el cual es más corto— ya que tienen
usos y significados muy diferentes, se usa para introducir un inciso dentro de un
período más extenso y para señalar en los diálogos la intervención de cada locutor
y los comentarios e incisos del narrador. Se escriben dos, una para abrir y otra
para cerrar, excepto cuando el diálogo no prosigue, que es recomendable suprimir
la última y sustituirla por el obligatorio punto; además, se escriben separadas del
resto de la frase con un espacio, y pegadas al propio inciso. En el caso de los

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 22
incisos puede sustituir a la coma para mayor aislamiento de los
mismos y también a los paréntesis, pero para expresar uno menor
Se emplea:
1.- Para señalar cada una de las intervenciones de los personajes en un diálogo.
-Hola, ¿cómo estás? -Yo, bien, ¿y tú?
2.- Para limitar las aclaraciones que el narrador inserta en el diálogo.
-¡Ven aquí -muy irritado- y enséñame eso!
¿QUÉ ES LA ERGONOMÍA?
Las herramientas, las máquinas, el equipo y los lugares de trabajo se diseñan a
menudo sin tener demasiado en cuenta el hecho de que las personas tienen
distintas alturas, formas, tallas y fuerza. Es importante considerar éstas diferencias
para proteger la salud y la comodidad de los trabajadores, de lo contrario éstos se
verán obligados a adaptarse a condiciones laborales deficientes, es por ello que
existe la ergonomía.
La ergonomía es el estudio de datos biológicos y tecnológicos aplicados a
problemas de mutua adaptación entre el hombre y la máquina. Deriva de 2
voces griegas: ergon–trabajo y nomos–ley. El objeto de estudio es dicho sistema
(hombre-máquina) con la finalidad de mejorar la eficiencia, la eficacia, seguridad,
confort y bienestar del trabajador.
Tiene una doble aplicación: 1- como base para adaptar las personas al trabajo (a
través de selección, adiestramiento, etc.) 2- como base para adaptar las
situaciones de trabajo a la capacidad y limitación de las personas. Este último
enfoque es el de mayor auge y es el que más tendremos en cuenta en este blog.
Entonces, si consideramos a la ergonomía como un instrumento para hacer que el
trabajo se adapte al hombre en lugar de obligar lo contrario, podemos decir que se
utiliza para determinar cómo diseñar o adaptar el lugar de trabajo a fin de evitar
distintos problemas de salud y de aumentar la eficiencia del trabajador. El

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 23
especialista en ergonomía, denominado ergonomista, estudia la
relación entre el trabajador, el lugar de trabajo y el diseño del puesto de trabajo.
La aplicación reporta beneficios evidentes: Para el trabajador, unas condiciones
laborales más sanas y seguras; para el empleador, el mayor beneficio es el
aumento de la productividad.
La ergonomía puede y debe aplicarse en todos los trabajos. Nosotros nos
remitiremos a aquellos en los que se utilizan ordenadores y demostraremos que
no sólo hay que tener en cuenta el monitor, sino también el teclado, la mesa o
superficie de trabajo, el asiento, la postura y el entorno, ya que todos influyen de
una manera significativa en la aparición de problemas relacionados con el uso de
de los mismos.
Ergonomía para el Monitor
Está demostrado que, al trabajar con pantallas de forma prolongada y habitual,
algunas deficiencias oculares sin importancia se pueden convertir en lesiones más
o menos graves. Por ello, la primera recomendación a la hora de trabajar con
ordenadores es someterse a una revisión oftalmológica.
En cualquier caso, para evitar síntomas como escozor, parpadeo, visión borrosa,
fatiga visual, etcétera, ahí van algunas recomendaciones.
Ángulo de visión
La parte superior de la pantalla debe estar a una altura similar a la de los ojos, o
ligeramente más baja. El monitor se sitúa así en la zona óptima de visión,
comprendida entre los 5º y los 35º por debajo de la horizontal visual, y desde la
cual se contempla todo sin ningún esfuerzo.
De esta manera se evita la sobre-exigencia de los músculos de la columna
vertebral sobre todo los de la nuca, que dan como resultado dolores de cabeza,
espalda, hombros y/o cuello. Para mantener el ángulo, la pantalla o la mesa deben
tener la altura regulable y además el monitor poseer una inclinación de por lo
menos 3° hacia adelante y 15° hacia atrás desde el plano vertical.
Distancia

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 24
En las tareas que impliquen la lectura de datos o de un texto, la
distancia entre la pantalla y la persona debe ser superior a 40 cm e inferior a
70cm.
Ubicación
El usuario debe ubicarse siempre de frente al monitor.
La pantalla ha de colocarse perpendicular a las ventanas. Nunca enfrente o de
espaldas a ellas. En el primer caso, al levantar la vista, se pueden producir
deslumbramientos. En el segundo, los reflejos de la luz natural sobre el cristal son
inevitables.
Características
 Sus colores han de ser claros y mates. Así se evitan reflejos.
 Los caracteres tienen que estar bien definidos, con un buen nivel de contraste
con respecto al fondo, de tamaño suficiente y con un espacio adecuado entre los
renglones.
 La imagen de la pantalla ha de ser estable, sin destellos, reflejos, centelleos o
reverberaciones.
 Regulable en cuanto a brillo y contraste. Para adaptarlos a las condiciones del
entorno. Además, los mandos, interruptores y botones deben ser fácilmente
accesibles, con el fin de que permitan una sencilla manipulación.
Consejos para usarlo
 Un precalentamiento de la pantalla para evitar una posible fatiga visual producida
por estas variaciones.
 Trabaje con monitores que lleven un tratamiento antirreflejo o incorporen un filtro
especial.
 Procure que la pantalla esté siempre limpia. Las huellas y demás suciedades
también provocan reflejos.

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 25
 La radiación que emiten algunas pantallas es mínima y no
supone ningún peligro. Sin embargo, los campos electroestáticos atraen el polvo,
lo que puede afectar a las vías respiratorias e irritar los ojos. Esto puede evitarse
con un grado adecuado de humedad en el ambiente, o con un filtro provisto de
un cable de conexión a masa.
 Trabaje con texto negro sobre fondo blanco. Se debe procurar no abusar de los
colores.
 También es conveniente usar un atril para los documentos. Colocándolo a una
distancia equivalente a la pantalla y a su misma altura.
Ergonomía para el Teclado
Al manipular un teclado, las manos adoptan una posición forzada hacia afuera.
Los movimientos rápidos y repetitivos pueden provocar tendinitis, tenosinovitis, o
cualquier lesión asociada a dichos sobreesfuerzos, especialmente si la estación de
trabajo no está organizada
adecuadamente. Cada vez existen en el mercado más componentes que corrigen
esto, como los teclados ergonómicos o los reposamuñecas.
Tanto unos como otros permiten un acceso a las teclas en línea recta con
respecto al antebrazo, por lo que la postura que se adopta es más natural. El
teclado ergonómico ofrece además otras ventajas como la apertura de las partes
acomodándolo al mejor ángulo de trabajo, y teclas situadas donde los dedos

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 26
tienen una posición de descanso. Son más caros que los
normales pero, si se pasan muchas horas ante el ordenador, vale la pena
considerarlos.
CARACTERISTICAS:
 Que sea mate y de colores claros. Para evitar reflejos.
 Independiente de la pantalla del ordenador. Es decir, móvil, que permita adoptar
una postura cómoda que no provoque cansancio.
 Regulable en cuanto a inclinación. En un intervalo de 10º a 15º, con el fin de
evitar movimientos forzados de las articulaciones, que pueden derivar en
lesiones. Se recomienda que la línea media del teclado (tercera fila), no se
levante más de tres centímetros de la superficie de trabajo.
 Estable durante su uso.
 Los símbolos de las teclas deben resaltar y ser legibles desde la posición normal
de trabajo.
 Teclas cóncavas. Es mejor este tipo de superficie, ya que facilita su utilización.
 Separación suficiente entre las distintas partes del teclado.
 Suave en su manipulación. Que no requiera ejercer una presión grande sobre las
teclas que se pulsan.
 Que no provoque ningún ruido. Sin embargo, al accionarse debe dar una señal
táctil, acústica o visual.
UBICACIÓN:
Se recomienda que el teclado esté a la altura de los codos para poder descansar
los hombros en forma permanente, con un apoyo adecuado de antebrazos y
muñecas. Debe ubicarse justo debajo del monitor ya que si se encuentra situado
lateral a él obliga al usuario a girar la cabeza, situación que, mantenida en el
tiempo, provoca un acortamiento de los músculos afectados.

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 27
Ergonomía para el Mouse
Hay ratones diseñados específicamente para los contornos de las manos, derecha
o izquierda. Se debe ubicar el dispositivo a su alcance ofreciendo así un
a comodidad natural y máxima
coordinación mano-ojo, de lo contrario puede causar molestia en el hombro, la
muñeca, el codo y antebrazo. Hay que asegurarse de estar sentado a una altura
tal que la muñeca no se extienda, y así su mano descanse naturalmente sobre el
Mouse.

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 28
Además del mouse, hay disponible una gran variedad de
dispositivos de entrada. Teniendo en cuenta sus limitaciones físicas y sus
requerimientos, existen por ejemplo: almohadillas táctiles, pantallas táctiles que
permiten apuntar directamente a un objeto, entrada por voz, y dispositivos de tipo
pluma que usan pensión, luz, interrupción electromagnética o frecuencia de radio
para introducir y manipular la información.
APOYA MUÑECAS
Tienen como finalidad evitar colocar las manos en una posición muy arqueada
tanto para arriba como para abajo.

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 29
De todas las variables de posicionamiento de las muñecas la correcta es la neutral
(posición en la cual manos, muñecas y antebrazo están en línea recta).
Este tipo de elemento está diseñado con una una superficie acolchada y suave
para evitar la irritación de la piel.
Mobiliario
Dado que las posturas y los movimientos naturales son indispensables para un
trabajo eficaz, es importante que el puesto de trabajo se adapte a las dimensiones
corporales del operario. No obstante, ante la gran variedad de tallas de los
individuos, éste es un problema difícil de solucionar.
Para establecer las dimensiones esenciales de un puesto de trabajo de oficina,
tendremos en cuenta los siguientes criterios:
 Mesa o superficie de trabajo.
 Zonas de alcance óptimas del área de trabajo.

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 30
 Silla.
Mesa o Superficie de trabajo
Una buena mesa de trabajo debe facilitar el desarrollo adecuado de la tarea; por
ello, a la hora de elegir una mesa para trabajos de oficina, deberemos exigir que
cumpla los siguientes requisitos:
 Si la altura es fija, ésta será de aproximadamente 70 cm. En este caso, es
fundamental que la silla sea regulable, o se debe usar un apoyapies para
aquellos que lo precisen (es aconsejable que éste sea de material
antideslizante).
 Si la altura es regulable, la amplitud de regulación estará entre 68 y 70 cm.
La superficie mínima será de 120 cm de ancho y 80 cm de largo.
 El espesor no debe ser mayor de 3 cm.
Permitirá la colocación y los cambios de posición de las piernas.
 La superficie superior no sólo debe ser lisa sino tiene que ser de un color que
permita descansar la vista y no genere efectos psicológicos negativos.
 Además esta no tiene que reflejar la luz proveniente de cualquier fuente, por lo
cual debe ser mate. Esto permitirá eliminar reflejos, deslumbramientos y otros
efectos que producen el cansancio de la vista por esfuerzo.
 Otro punto a tener en cuenta es la terminación del contorno, este tiene que ser
bien redondeado, para evitar que al apoyar los brazos, marque la zona de
contacto y cierre la circulación de la sangre a las manos.
Zonas de alcance óptimas del area de trabajo
Una buena disposiciónde los elementos a manipular en el área de trabajo no nos
obligará a realizar movimientos forzados del tronco con los consiguientes
problemas de dolores de espalda.

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 31
Silla
El asiento de trabajo deberá ser estable, proporcionando al usuario libertad de
movimiento y procurándole una postura confortable.
La concepción ergonómica de una silla para trabajo de oficina ha de satisfacer una
serie de datos y características de diseño:
 Regulable en altura (en posición sentado) margen ajuste entre 38
y 50 cm.
 Anchura entre 40 - 45 cm.
 Profundidad entre 38 y 42 cm.
 Acolchado de 2 cm. recubierto con tela flexible y transpirable.
 Borde anterior inclinado (gran radio de inclinación).
 Un respaldo bajo debe ser regulable en altura e inclinación y conseguir el
correcto apoyo de las vértebras lumbares.
 El respaldo alto debe permitir el apoyo lumbar y ser regulable en inclinación. Este
permite un apoyo total de la espalda y por ello la posibilidad de relajar los
músculos y reducir la fatiga.

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 32
 La base de apoyo de la silla deberá ser estable y para ello
dispondrá de cinco brazos con ruedas que permitan la libertad de movimiento.
 La utilización de apoyabrazos está indicada en trabajos que exigen gran
estabilidad de la mano y en trabajos que no requieren gran libertad de
movimiento y no es posible apoyar el antebrazo en el plano de trabajo. La forma
de los apoyabrazos será plana con los rebordes redondeados.
ENTORNO
Un gran grupo de factores que influyen en la concepción de los puestos de trabajo,
son los factores ambientales, los cuales deben estar dentro de los límites del
confort con el fin de conseguir un grado de bienestar y satisfacción.
Los factores ambientales que más pueden influir son:
ILUMINACIÓN
Como indicaciones de carácter general a tener en cuenta para una correcta
iluminación del área de trabajo serán:
 Las luminarias deberán equiparse con difusores para impedir la visión directa de
la lámpara.
 Las luminarias se colocarán de forma que el ángulo de visión sea superior a 30º
respecto a la visión horizontal (según queda representado en la Fig.).
 La situación de las luminarias debe realizarse de forma que la reflexión sobre la
superficie de trabajo no coincida con el ángulo de visión del operario. (según se
aprecia en la siguiente Fig.).

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 33
Situación de las luminarias en relación con el ángulo de reflexión de la superficie
de trabajo. A la izquierda, disposición de luminarias deficiente, la luz reflejada
coincide con la línea de visión.A la derecha, disposición correcta de luminarias, la
luz reflejada no coincide con la línea de visión.
Si se dispone de luz natural, se procurará que las ventanas dispongan de
elementos de protección regulables que impidan tanto el deslumbramiento como el
calor provocado por los rayos del sol.
 Las ventanas deben poseer cortinas o persianas de colores neutros.
 Las pantallas deben estar ubicadas en forma perpendicular a las ventanas o
colocarlas lejos de ellas.
 Otro punto a tener en cuenta en este apartado de iluminación es la elección del
color de los elementos que componen el puesto de trabajo y del entorno.
RUIDO
Para los trabajos de oficina que exigen una cierta concentración y una
comunicación verbal frecuente, el ruido puede ser un verdadero problema, no en
el aspecto de pérdida de audición sino en el de confort.
TEMPERATURA
Los equipos instalados en el puesto de trabajo no deberán producir una
temperatura que pueda ocasionar molestias a los trabajadores.

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 34
EMISIONES
Toda radiación, excepción hecha de la parte visible del espectro electromagnético,
deberá reducirse a niveles insignificantes desde el punto de vista de la protección
de la seguridad y de la salud de los usuarios.
POSTURA
La postura de trabajo correcta en posición de sentado es la que el tronco está más
o menos derecho, los brazos en forma tal que creen un ángulo recto, pero siempre
existen pequeñas variaciones, dadas por que la persona trabaja ligeramente
reclinada hacia adelante como ser en la escritura, en este caso lo ideal es colocar
en el puesto de trabajo un asiento con un respaldo a 90°, en los demás casos los
respaldos debe ir entre 93° y 98°, etc., a menudo estas son las posiciones ideales,
raramente se encuentra en la práctica y es difícil de mantener durante un período
prolongado. De hecho para estar confortable es necesario proceder a cambios de
postura. Esto se logra intercalando el trabajo en la computadora con otro tipo de
tareas, proporcionando al empleado la oportunidad de movimiento, lo ideal es
hacer pausas de trabajo en forma programada.

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 35
EL CERTIFICADO Y LA CONSTANCIA
El certificado y la constancia son documentos acreditadores de la verdad. En
nuestro medio, en muchos casos, se usa indistintamente ambos términos. La
única diferencia es que el primero testimonia sobre hechos ya concluidos, e
incluso sobre sus resultados; mientras que el segundo prueba actividades en
plena realización, aún no terminadas.
Así tenemos, por ejemplo, que son situaciones distintas hablar de constancia de
estudios y certificado de estudios.
Puede tratar los siguientes asuntos: trabajo, estudios, asistencia, salud, defunción,
domicilio, conducta, propiedad, soltería, etc.
Partes.
 Membrete
 Certificante. Autoridad o empresa ( en mayúscula)
 Cuerpo
 Frase final: generalmente se estila:
Se expide el(la) presente a solicitud del(de la) interesado(a).
Se expide el presente a solicitud del interesado, para los fines que considere
convenientes.
Se expide la presente, para los fines que convenga.
 Lugar y fecha.
 Firma y sello
 Iniciales.
Constancia
Son aquellos documentos que contienen una declaración de conocimiento de un
órgano administrativo con el fin de acreditar determinados actos, hechos o efectos.
Se pueden clasificar:
- Actas
- Certificados
- Certificaciones de actos presuntos

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 36
Funciones de la Constancia
Función de constancia. El documento asegra la pervivencia de las actuaciones
administrativas al constituirse en su soporte material, garantizándose la
conservación de los mismos y el derecho de los ciudadanos a acceder a los
mismos.
Función de comunicación. Los documentos administrativos sirven como medio de
comunicación de los actos de la Administración.
La comunicación puede ser:
Interna. Entre las unidades de la misma organización (entre todos los Centros de
Salud).
Externa. Entre unidades de distintas organizaciones.
Certificado
Documento empleado para acreditar la veracidad de un acto o situaciones de
carácter administrativo, suelen ser emitidos por la Gerencia Atención
Primaria/Gerencia de Atención Especializada, a petición de los trabajadores
(certificados de retribuciones, certificado de servicios prestados, etc).
La certificación de actos presuntos
Documento que acredita la existencia y efectos de un acto presunto emitido por el
órgano competente para la adopción del acto expreso.

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 37
Modelos de certificados de trabajo
IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA
“ ATLÁNTICO”
CERTIFICADO DE TRABAJO
CERTIFICAMOS :
Que el señor……………………………………………..ha laborado en esta
empresa desde el ………………………………..hasta el …………………….. habiéndose desempeñado
como empaquetador en la sección ……………………… a entera satisfacción nuestra.
Se expide el presente a solicitud del interesado para los fines que considere
convenientes.
Piura, 24 de agosto de 2009
Javier Castro Espinoza
Gerente General
JCE/ins
UCP

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 38
EL DECANO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS FÍSICAS DE LA PONTIFICIA UNIVERSIDAD
CATÓLICA DEL PERÚ
CERTIFICA :
Que la señorita ……………………………………… ha trabajado en nuestra facultad, como auxiliar de
oficina desde el ………………………….. hasta el …………………………...Durante ese lapso se ha
desempeñado en forma eficiente y con gran espíritu de responsabilidad en la labor encomendada.
Se expide el presente a solicitud de la interesada.
Piura, 15 de noviembre de 2009
Alonso Sotomayor Puescas
Decano
ASP/D
Ads
PLÁSTICOS
HARTINGER S.A.
EL JEFE DE RELACIONES INDUSTRIALES QUE SUSCRIBE, DEJA CONSTANCIA:
Que el señor …………………………………. Labora en esta empresa como auxiliar en la sección almacén,
en horario de 7:30 am. a 3:30pm. El mencionado trabajador se desempeña con eficiencia y puntualidad.
Se expide la presente constancia para los fines que convenga.
Piura, 04 de enero de 2009
José Velásquez Rosas
Jefe de Relaciones Industriales
JVR/dje

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 39
El Circular
Se puede definir como comunicación interna o externa de carácter general o
normativo dirigida a varias personas si tener personalización alguna.
Existen varias formas para elaborar este tipo de comunicaciones, sin embargo
según sea la circunstancia estos pueden ser elaborados a través de memorando,
oficio circular o en imprenta cuando se trate de un excesivo número de
comunicaciones.
Cuando el circular se elabora a través de memorando u oficio circular, su
estructura será exactamente igual a la de estos documentos, pero cuando se
elabora una circular propiamente dicha en imprenta, su estructura deberá
contener:
 Membrete
 La palabra CIRCULAR seguida del número que le corresponde al
documento.
 Cuerpo
 Cargo del remitente.
Modelos de circulares
ISTP “ AMG”
Piura, 10 de noviembre de 2009
CIRCULAR 008-09-ISTP “AMG”P/D
A : Docentes y trabajadores administrativos
ASUNTO : Fumigación de interiores

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 40
Se comunica a los docentes en general y trabajadores administrativos que el día 15 del pte. Se realizará
la fumigación de aulas, departamentos, oficinas, y baños de la institución. En consecuencia,ese día no habrá
asistencia al centro de labores para los profesores,trabajadores administrativos, ni asistencia a clases para los
alumnos.
Agradeceré a los señores docentes,comunicar en su debido tiempo a los alumnos a su cargo
Atentamente,
Ing. Segundo Castillo Hidalgo
Director
DISTRIBUCIÓN:
- Docentes en general
- Trabajadores administrativos
SCH /D(e)
IPA
Instituto del Cuidado al niño maltratado
Av. Sánchez Cerro 2345-Piura
E-mail www.iniñomaltratado.com
CIRCULAR 009-ICNM-09
Se comunica a los miembros del Consejo de Administración y Vigilancia que las elecciones del nuevo
Directorio se llevarán a cabo el jueves 20 de octubre de 2009 en el salón social del instituto, a partir de las
15:00 hrs.
El carné de identificación es requisito indispensable para el sufragio.
Teresa Valladares
Secretaria General

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 41
QUE ES UN BOLETIN
Boletín Informativo debido a que cumplen con una finalidad de hacer llegar cierto
tipo de información a un público en particular, un boletín informativo es una
publicación que generalmente viene dada en forma de folleto, las personas que
tienen acceso a ellos es porque se encuentran suscritos en algún programa que
brinda este tipo de publicidad en donde se promocionan las distintas cosas que
ofrecen, los cuales pueden ser artículos o servicios que sean de su interés, los
boletines son muy comunes en lugares como clubes, organizaciones sociales y
organizaciones de negocios como compañías o empresas donde la información
que desean divulgar no va dirigida únicamente a sus miembros o empleados, sino
también a los clientes potenciales que desean atraer por medio de ellos.
Los boletines se distribuyen de forma regular, y su estructura no está cien por
ciento definida, todo depende de quien lo elabora. No existen únicamente dados
en forma física también existe los boletines electrónicos que gracias al auge de la
tecnología es como vienen dados ahora mayormente. El modo en que se
distribuyen es a través del correo electrónico o email, y es debido a que es una
herramienta muy útil para que las empresas puedan enviar sus promociones,
además de poder comunicarse con sus usuarios de una forma más rápida y
efectiva, los estrategas publicistas también lo denominan email marketing, debido
a que no es más que otra forma de publicidad para sus productos.
Para los mercadólogos se ha convertido en un medio ideal para realizar sus
publicidades debido a que pueden realizar el envío de los emails diariamente y de
forma masiva hacia una innumerable cantidad de direcciones webs, en donde
tienen la esperanza de llegar a la mayor cantidad posible de usuarios. Los
boletines electrónicos mayormente tratan tópicos como invitaciones a eventos,
encuestas, promociones, noticias, publicidad y promociones de bienes o servicios,
cobranzas, entre otros.
Las razones por las cuales se ha convertido en un método ideal de publicidad son
en primer lugar porque tienen un bajo costo podría decirse que nulo, lo más que
se invierte es la dedicación humana a la redacción y envío de los mismos y el
consumidor tiene confianza en la relación que se establece, debido a que se
establece un contacto directo (no como es el caso de las redes sociales).

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 42
CARACTERISTICAS DE UN EXCELENTE BOLETÍN
Comparte información y educación de calidad
está hecho para el bien del vector
Promueve interacción en la comunidad
1. Un excelente boletín comparte información y educación de caridad.
¿Por qué querría y yo inscribirme para recibir tus correos si puedo obtener toda la
información directamente de tu página? Un excelente boletín va a ofrecer
contenido de calidad y/o oportunidades que no están disponibles en la página.
2. Un excelente boletín es bueno para lector.
Como lector yo me estoy cuidando a mí mismo. Yo quiero saber que cualquier
contenido que llega a mi bandeja de entrada va a beneficiarme en alguna forma.
Un excelente boletín mantiene las necesidades y deseos del lector como probidad.
Un excelente boletín está comprometido a no llenar de información innecesaria el
correo del lector o perder el tiempo del lector y está comprometido a proveer cosas
que serán de interés o beneficio al lector.
3. Un excelente boletín promueve interacción en la comunidad.
A las personas les encanta sentir que están conectadas. Ellos quieren sentir que
son parte de algo más grande que ellos mismos, algo importante. Cuando un
boletín promueve comunicación e interacción en la comunidad (real o virtual) es
aceptado por los lectores y termina dando mejores resultados para tu negocio. Pat
Flynn es uno de los mejores ejemplos que yo conozco de alguien que construye
una comunidad al promover interacción entre personas a través de sus boletines.
Él no solamente es bueno en lo que hace, también se interesa por sus lectores y
acepta interacción en su comunidad al mismo tiempo que les sirve bien. Aquí
tienes algunos excelentes recursos sobre crear un buen boletín.

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 43
DOCUMENTOS MISIONALES
Es un documento donde se plantean los objetivos de la institución.
PR04: Diseño y Desarrollo Curricular: Objetivos del proceso: proporcionar los
programas de formación profesional integral, acordes con las necesidades del
sector productivo y la sociedad comprende desde la elaboración del plan de
actividades del equipo de diseño curricular, hasta el seguimiento al proceso e
implementación de acciones correctivas y preventivas.
PR05: Gestión y Alistamiento de la FPI: Objetivos del proceso: garantizar la
disponibilidad de los recursos necesarios, para el desarrollo de las acciones de
formación de acuerdo con las metas establecidas, del plan operativo del centro.
PR06: Ejecución y Seguimiento de la FPI: Objetivo del proceso: desarrollar
acciones de Formación Profesional Integral que respondan a las necesidades y
expectativas de los clientes, con criterios de pertenencia, eficiencia y calidad.
PR13: Normalización de Competencias Laborales: Objetivo del proceso: elaborar y
verificar normas de competencia laboral a través de los equipos técnicos que
conforman la mesa sectorial en el ámbito del Sistema Nacional de formación para
el trabajo.

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 44
PR14: Emprendimiento: Objetivos del proceso: fomentar la
cultura del emprendimiento a través de actividades de capacitación y asesoría que
contribuyan al crecimiento productivo del país por medio de la creación de
empresas competitivas y sostenibles en el ámbito actual.
¿QUE ES UN CONTRATO?
Un contrato es un acuerdo de voluntades que crea o transmite derechos y
obligaciones a las partes que lo suscriben. El contrato es un tipo de acto jurídico
en el que intervienen dos o más personas y está destinado a crear derechos y
generar obligaciones. Se rige por el principio de autonomía de la voluntad, según
el cual, puede contratarse sobre cualquier materia no prohibida. Los contratos se
perfeccionan por el mero consentimiento y las obligaciones que nacen del contrato
tienen fuerza de ley entre las partes contratantes.
¿Quién puede firmar el contrato?
Es elemento esencial para la validez del contrato que las partes tengan capacidad
legal para contratar y que cumplan con la actitud jurídica para ejercer derechos y
contraer obligaciones. Pueden ser partes del contrato:
1. Los mayores de edad (18 años).
2. Los menores de 18 años legalmente emancipados.
3. Mayores de 16 y menores de 18 si tienen autorización de los padres o de
quien los tenga a su cargo (si viven de forma independiente, con el consentimiento
expreso o tácito de sus padres o tutores).

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 45
No pueden firmar un contrato los menores no emancipados ni
los incapacitados.
TIPOS DE CONTRATO
Contrato a Término Fijo
Este tipo de contrato tiene una duración entre un día y tres años y puede ser
renovado hasta por tres veces su permanencia. El empleado goza de todas las
prestaciones sociales establecidas por la ley (cesantías, vacaciones y primas) y
para su finalización es necesario un preaviso de 30 días. Las deducciones por
nómina de este tipo de contrato son iguales a las de cualquier contrato de vínculo
laboral (ver artículo de descuentos legales en contratos laborales) . La vinculación
puede ser directamente con la empresa o a través de terceros, entidades
conocidas como temporales.
Contrato a término indefinido
Como su nombre lo índica este tipo de contrato no tiene fecha de terminación
establecida . El empleado goza de todas las prestaciones sociales establecidas
por la ley y tiene beneficios adicionales como la opción de vinculación a
cooperativas empresariales y ayudas especiales de acuerdo con cada empresa;
con posibilidad de optar por créditos y préstamos entre otros. Los descuentos para
este tipo de contrato son iguales a los de un contrato a término fijo, más cualquier
otra deducción autorizada por el empleado.
Contrato de Obra o labor
El contrato es por una labor específica y termina en el momento que la obra llegue
a su fin. Este tipo de vinculación es característica de trabajos de construcción y de

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 46
universidades y colegios con profesores de cátedra, que
cumplen su labor una vez haya terminado el periodo académico. Este contrato es
igual en términos de beneficios y descuentos a los contratos indefinidos y
definidos, por ser un contrato laboral.
Contrato civil por prestación de servicios
Este tipo de contrato se celebra de manera bilateral entre una empresa y una
persona (natural o jurídica) especializada en alguna labor específica. La
remuneración se acuerda entre las partes y no genera relación laboral ni obliga a
la organización a pagar prestaciones sociales. La duración es igualmente en
común acuerdo dependiendo del trabajo a realizar. El empleado recibe un sueldo
al cual se le descuenta únicamente por concepto de retención en la fuente. (Ver
artículo sobre los descuentos en contratos de prestación de servicios).
Contrato de aprendizaje
Este tipo de contrato es una forma especial de vinculación a una empresa y está
enfocada a la formación de practicantes
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales,
a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer
cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en
términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos
una vez finalice su vigencia o utilidad.

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 47
DEFINICION DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Listado de SERIES con sus correspondientes TIPOS DOCUMENTALES, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del CICLO VITAL de los
documentos
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Facilitan el manejo de la información.
Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención
en ella estipulados.
Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter
permanente.
Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos
PASOS METODOLOGICOS PARA ELABORACION DE T R D
1 Investigacion preliminarsobre la institucion y fuentes documentales.
2.Analisis De La informacion Recoplectada
3.Elaboracion y representacion de las tabls de retencion.
•Elaboración de propuesta de TRD (series y subseries documentales que tramita y
administra cada dependencia)
• Acompañadas de Introducción y anexos que sustenten el proceso de elaboración
y aseguren comprensión y aplicación.

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 48
Reglamento General de Archivos, Art. 19:
Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto
administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las políticas,
los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos
administrativos y técnicos de los archivos.
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón
de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal,
científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.
ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN
Paso 1
CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
• DOCUMENTOS DE ARCHIVO
• DOCUMENTOS DE APOYO
PASO 2 Elaboración de Separadores
Elaborar los separadores para cada una de las series y subseries de tal manera
que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la
documentación.
Paso 3 Clasificación Documental Series y Subseries
• Identifique y agrupe en unidades documentales (asuntos) todos los tipos
documentales pertenecientes a la dependencia teniendo en cuenta las series y
subseries.
PASO 4PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Ordene al interior de cada uno de las unidades documentales (asuntos) los
diferentes tipos documentales teniendo en cuenta su fecha de producción o de
trámite y manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.
Paso 5 Identificación de cada Unidad Documental (Asuntos)

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 49
Se debe identificar cada una de las unidades documentales así:
– Código de la Oficina
– Código de la Serie
– Código de la Subserie
– Nombre del Expediente
Tenga presente que dentro de cada carpeta se deben archivar máximo 200 folios.
Si se requiere más de una carpeta, proceda a abrir una nueva carpeta
identificándola con la información señalada, anexándole el número de orden de la
carpeta.
Paso 6: Ordenación
• Ordene cada uno de las unidades documentales (asuntos),pertenecientes a una
serie o subserie, utilizando un sistema que facilite la localización y recuperación de
la información.
• Los sistemas pueden ser: Alfabético, Numérico, Cronológico, Geográfico entre
otros (se pueden combinar)
Paso 7: Depuración
• Retirar de la Unidad Documental los documentos que no tienen valores primarios
ni secundarios como:
• Duplicados
• Constancias
Paso 8: Foliación
Foliar cada una de las series y subseries documentales, previendo para ello la
numeración de los folios en el extremo superior derecho, con un lápiz de mina
negra y blanda (HB, B), en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el
documento más antiguo hasta el más reciente al final de la carpeta y así
sucesivamente.
Paso 9: Ubicación Física
• Ubique físicamente las carpetas que conforman cada una de las Series y
Subseries documentales, observando que guarden el mismo orden en que
aparecen relacionadas en la Tabla de Retención Documental

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 50
Paso 10: Identificación de Archivadores
• Identifique alfanuméricamente cada uno de los archivadores, de tal forma que
permita la localización física de los expedientes
Paso 11 : Clasificación Documentos de Apoyo
• Una vez organizado el archivo de la dependencia aparecerán algunos
documentos que no se pueden ubicar dentro de las series y subseries, estos
constituyen los documentos de apoyo que son de carácter general sirven
únicamente de soporte a la gestión de la dependencia, pero no son documentos
de archivo, por lo tanto no se transfieren al Archivo Central.
• Se organizan con base al Sistema de Clasificación de Documentos de Apoyo y
después de cumplir su función el Jefe de oficina apoyado por la secretaria o
auxiliar, los destruye y elaboran acta (Acuerdo 042 de 2002) ver micrositio del
Archivo: www.politecnicojic.edu.co/archivo en Circulares y Legislación Archivística.
PASO 12: ELABORACIÓN DE SEPARADORESElaborar separadores para cada
un de los asuntos identificados en el paso anterior
Paso 13. Ubicación Física: Documentos de Apoyo
PASO 14. ELIMINACIÓN DOCUMENTOS DE APOYO
➢ Eliminar los documentos de apoyo cuando pierdan utilidad o vigencia
➢ Diligenciar Formato Eliminación en Archivo de Gestión.
Paso 15: Inventario Documental
• Levante el inventario documental diligenciando para tal fin el Formato Único de
Inventario Documental siguiendo las instrucciones del Acuerdo 038 de 2002.
Estructura de Los Documentos
El documento posee una estructura formada por:
• Materia mediante la cual esa representación se hace perceptible: piedra, papel,
pergamino.

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 51
• Medio que se adopta para fijar en esa materia la
representación: signos gráficos...
• Contenido mismo del documento.
• Soporte: Materia mediante la
• cual se hace perceptible el
• Contenido del documento: papel,
• pergamino, plásticos
Caracteres Externos
• CINTA MAGNÉTICA: Unidad de almacenamiento de información, basada en
puntos magnetizados, con capacidad de almacenamiento de 180 millones de
bytes. DISQUETE: Unidad flexible de almacenamiento de información, es un
medio magnético cuyo uso es recomendable para el transporte de los datos, mas
que para almacenamiento. DISCO DURO: Memoria auxiliar y unidad de
almacenamiento principal, ofrece mayor confiabilidad para el almacenamiento de
información.
Caracteres Internos
Son aquellos que son inherentes e inseparables de cada documento, que se
encuentran siempre sea cual sea la tradición documental, original y copias.
Entidad Productora: Es la
Persona o corporación que
produjo el documento, ya sea
publica o privada puede
observarse en el membrete.
Orígenes funcionales: Razones por las que se han producido los documentos
Indica el cargo o la función administrativa, la acción, que ejecuta, una persona o
Corporación en el desempeño de un programa. ( firma y cargo del responsable).
Datación: La fecha y el lugar de Producción. Indica donde y cuando fueron
producidos los documentos

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 52
El contenido: Se refiere al asunto o
tema que trata una unidad documental.
FOLIACION DE ARCHIVOS
Acto de enumerar los folios solo por su cara recta
Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar
correlativamente todos los folios de cada unidad documental
FOLIO RECTO
Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solo a esta.
FOLIO VUELTO
Segunda cara de un folio y a la cual NO se le escribe número
FOLIO: Hoja
FOLIAR: Acción de numerar
hojas
PAGINA: Cara de una hoja.
Lo escrito o impreso en una cara
PAGINAR: Acción de numerar páginas
OBJETIVOS
Permite ubicar y localizar de manera puntual un documento
Es requisito ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo de gestión al
archivo central) como secundarias (archivo central al archivo histórico).

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 53
La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de
descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización).
En SERIES DOCUMENTALES SIMPLES (acuerdos, decretos, circulares,
resoluciones) la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo
o legajo
En SERIES DOCUMENTALES COMPLEJAS (contratos, historias laborales,
investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes
tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra
repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se
ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera.
Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.
En la Cara RECTA, escribir el número en la esquina superior derecha, en el
mismo sentido del texto.
NOTAS: características del documento foliado: tamaño, colores, título, asunto,
fechas y otros datos que se consideren pertinentes
Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una
hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de
NOTAS del instrumento de control o de consulta las características del documento
foliado: cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha de los mismos
Para adherir documentos o fotografías a una hoja, debe utilizarse pegante libre de
ácido.
Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren
se numerarán como un solo folio. En el área de notas del instrumento de control o
de consulta se debe dejar constancia de título, año y número total de páginas. Si
se opta por separar este material se hará la correspondiente referencia cruzada.
SOBRES DE PROTECCIÒN
Se deja constancia en el área de NOTAS del instrumento de control o de consulta
el contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos
que se consideren pertinentes.

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 54
En caso de unidades de conservación (copiadores de
correspondencia, legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen
empastados, foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo
de control sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe registrarse en
el área de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o
páginas que contiene.
En unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta
foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya mas de una,
en caso contrario, cuando haya más de una, deberá refoliarse toda la unidad de
conservación
Los folios sueltos en blanco cuando cumplen una función de conservación como:
aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías,
dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto, no se
deben retirar, ni foliar.
ARTICULO DEPENDENCIA SERIE SUBSERIE
SERIE
DOCUMENTAL
SUBSERIE
DOCUMENTAL
TIPO DE
DOCUMENTO
1 100 9 3 Custodia de
archivo
reservados
consulta y
préstamo de
archivos
reservados
plan de
trabajo,
informe de
actividades,
referencia
cruzada de
video,
comunicación
oficial, planilla
de registro

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 55
ficha de
afuera
2 100 65 conservación
de archivos
reservados
plan de
trabajo,
informe de
actividades,
referencia
cruzada de
video,
comunicación
oficial
3 100 65 conservación
de archivos
reservados
plan de
trabajo,
informe de
actividades,
referencia
cruzada de
video,
comunicación
oficial
4 100 26 1 inventarios inventario
transferencia
documental
primaria
memorando,
inventario
documental
5 110 28 2s sistema
integrado de
gestión – sig.
indicadores de
gestión
comunicación
oficial, acta de
reunión,
matriz de
riesgo
6 110 28 7 sistema
integrado de
gestión – sig.
control de
documentos y
registros
listado
maestro de
registro,
listado
maestro de
documentos,
solicitud de
elaboración,
modificación y
supresión de
formatos,
aprobación de
solicitud y
registro
7 110 28 7 sistema
integrado de
gestión – sig.
control de
documentos y
registros
listado
maestro de
registro,

NATALICHICAGARCIA
RUBENDARIO OCHOA
ERIKAZAPATA
pág. 56
listado
maestro de
documentos,
solicitud de
elaboración,
modificación y
supresión de
formatos,
aprobación de
solicitud y
registro
8 110 28 11 sistema
integrado de
gestión – sig.
Gestión integral
de residuos
solidos
informe,
registro de
asistencia,
bitácora de
residuos
peligrosos,
bitácora de
residuos
reciclables,
control de
disposición
final de
residuos

Guia de produccion documental

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

La actualidad más candente (8)

Similar a Guia de produccion documental

Similar a Guia de produccion documental (20)

Último

Último (20)

Guia de produccion documental