III Congreso Korazza-Taller Captacion y Fidelización
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III Congreso Korazza-Taller Captacion y Fidelización
- 1. “ Claves para captar y fidelizar los asociados. Caso de Éxito: Anced” Toledo, 21 Septiembre 2010
- 4. ¿Por qué un Plan de Captación y Fidelización?
- 6. Frente a la crisis, ¿Qué estrategía su asociación ha elegido seguir?
- 7. Estretegía de fidelización de miembros Estrategía de crecimiento A través de calidad de servicios Involucración emocional Nivel de participación Segmentación De penetración de miembros De desarrollo de Afiliación De desarrollo de productos y servicios De diversificación
- 8. Captación
- 9. . PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN
- 11. ¿Quién? Definición del perfil del asociado
- 12. DESARROLLO Y EVALUACIÓN DE BENEFICIOS QUÉ – DEFINAMOS LA PROPUESTA DE VALOR
- 14. Espacio entre valor y calidad Bajo Alto Valor o importancia Alto Con valor, pero de calidad por debajo de la media Recursos directos aquí Con valor y calidad por encima del promedio Construcción solida Bajo De menor importancia y rendimiento, ambos por debajo de la media Parar o abandonar De menor importancia y rendimiento, pero ambos por encima de la media Cambiar recursos desde aquí Calidad o rendimiento
- 15. A veces ellos no ven el valor “ Yo no sabia que usted hizo esto”
- 20. Como A través de que medio No olvidarse del proceso de compra
- 21. AIDA Atención - Interés - Deseo - Acción
- 23. Tu mejor vendedor es un socio feliz
- 25. DONDE ¿REALMENTE NO PODEMOS DESARROLLARNOS MÁS?
- 27. Fidelización
- 28. ¿Cómo maneja su asociación la retención de asociados? ¿Es sólo una estadística que se calcula cada año y se menciona en su Memoria? ¿O es el soporte y el corazón de lo que usted ofrece y comunica a sus asociados?
- 29. Conocemos los diferentes puntos de vista del máximo de asociados
- 30. ¿la segmentación puede ayudar con el reclutamiento y retención de miembros en las asociaciones?
- 31. Cómo construir una asociación en donde todas las generaciones sean bienvenidas y valoradas
- 32. Como influye en la fidelizacion la participación del socio
- 33. CONCLUSIONES
- 34. Un miembro que participa es un miembro fiel Escuchar
- 35. Caso de éxito
- 36. ¿Cuáles son los principales motivos que llevan sus socios a formar parte de su asociación? ¿Cuál es el valor real que reciben sus socios de Anced? ¿Cuál es tu propuesta de valor? ¿Qué estrategia tiene para fidelizar a los socios? ¿ Como consigas que los nuevos miembros se sientan bienvenidos? ¿Qué estrategia utilizas para la captación?
- 38. ¿Existe un proceso de retención bien definido en su asociación? Si No ¿Tiene dentro de su estructura un responsable de Fidelización ? Si No
- 39. ¿Qué acciones realizan para que sus miembros se sientan bienvenidos en la asociación ? Tener un procedimiento de bienvenida establecido. Tener un plazo establecido para ponerse en contacto con el nuevo asociado (no más de 48 horas) Enviar un paquete de bienvenida Llamarle personalmente o vistarle .
- 41. ¿La captación de nuevos socios se realizan de manera pro-activa con un proceso y una metodología activa? Si No
- 42. ¿A través de que vías se captan los nuevos asociados? Boca a boca Red de prescritores (administración, universidad, empresas) Red comercial Personal interno A través de red sociales A través de campaña de telemarketing Otra:
- 43. ¿Existe un pack de bienvenida en su asociación? Si No
- 44. Cuales son los elementos que incluyen su pack de bienvenida? Una carta de bienvenida Un certificado de socio Recordatorio de los beneficios del socio Resumen de los servicios y productos Contactos del responsable por cada tema Planificación de los eventos futuros Comité y grupo de trabajo con el responsable Claves para la intranet Merchandising de la asociación Listado de los miembros/Directorio Listado o catalogo de publicación Informe anual Reglamentos y estatutos Cuestionario personal para conocer sus necesidades
- 45. ¿Que metodología utiliza para conocer las necesidades de sus socios? Encuestas Grupos de trabajo Entrevistas personales Brainstorming otros
- 46. Qué herramientas utiliza para fomentar la participación? Tarjeta de fidelización Vínculo personal Programación anticipada de eventos Lugares especiales Temáticas originales Talleres Agradecimientos Regalos a la participación Premios
- 47. MUCHAS GRACIAS
Notas del editor
- La preocupación fundamental de las asociaciones es captar socios y satisfacer sus necesidades. Además, en periodos de cambio como los actuales, un factor clave es lograr que los socios no se desvinculen de la asociación y lograr captar nuevos. A partir de un caso de éxito como es el de Anced analizaremos las fórmulas para captar y fidelizar a nuestros asociados
- Ver la Introducción del Documento B
- Estrategia de penetración de miembros: concentrarse en atraer más miembros como los que ya tenemos con los mismos productos y servicios que actualmente ofrecemos. Esta es una opción de bajo riesgo, depende del nivel actual de penetración y de la visión realista que tengamos sobre la probabilidad de poder atraer a nuevos miembros como los actuales. Es especialmente popular para las asociaciones cuyos miembros pertenezcan a mercados en crecimiento o profesiones, como por ejemplo, las guarderías o entrenadores de desarrollo personal. Estrategia de Desarrollo de Afiliación: Aquí la atención se centra en el uso de nuestra gama actual de productos y servicios para atraer a diferentes tipos de miembros. Por ejemplo, podríamos desarrollar nuevas categorías de miembros, tales como estudiantes, en el exterior, filiales, oportunidad de carrera, etc. Esta es una estrategia de riesgo medio. A medida que aumenta la diversidad encontraras que hay más y más nichos de destino. La otra opción es volver a pensar por completo cómo categorizar los miembros para reflejar diferentes beneficios y adecuar las tarifas de suscripción. Hacer esto conlleva un mayor riesgo pero, puede resultar valiosa para el éxito futuro de la asociación. Estrategia de desarrollo de productos y servicios: Si usted cree que podría atraer más miembros en las categorías ya existentes o más ingresos de los miembros actuales mediante la adición de nuevos productos y servicios, entonces esta es la opción para usted. La clave consiste en saber qué productos y servicios necesita introducir y una forma útil de determinar esto es llevando a cabo una encuesta de satisfacción entre sus miembros. Una vez más, se trata de una estrategia de riesgo medio. En los últimos años, muchas asociaciones ya establecidas han tenido que enfrentar la estática y salida de miembros, centrando su atención en el aumento de los gastos. La creciente importancia dada al aumento de la gestión de relaciones con los socios (CRM), o en el caso de las asociaciones, la gestión de la relación con los miembros (MRM), nos alerta sobre el hecho de que una forma inteligente de crecer es encontrando más productos para sus miembros y no más miembros para sus productos. ¿Qué cosas están comprando sus miembros o en que están invirtiendo su tiempo? Podrá desarrollar nuevas lineas de negocios. Estrategia de diversificación: Esto es cuando usted decide centrarse en nuevos tipos de miembros con nuevos productos y servicios, y es la opción más arriesgada. La clave aquí es considerar el impacto que tendrá en sus miembros actuales el hecho de que ellos perciban que usted se está dirigiendo hacia una nueva dirección. Su idea es de que ellos vean esto como un hecho positivo y quieran ser parte de él, de lo contrario usted podría perder. De vez en cuando las asociaciones se han visto forzadas a la diversificación cuando una de sus ofertas claves ha sido tomada por terceros, como el gobierno.
- Programe un periodo de tiempo para planificar. Descubra que sucede, a nivel macro, en la industria de sus miembros. Averigüe cuales son las nuevas tendencias y la forma en que estas puedan impactar en la actividad que usted realiza. La clave para producir un buen plan radica en la calidad de sus ideas. Cuando desarrolle su plan, asegúrese de que el mismo está basado en ideas reales. Empiece por comprobar los consejos de los expertos y gurús de la industria. Recuerde que los mejores planes son aquellos basados en “evidencias” y no en presentimientos, para esto siempre es bueno hacer una especie de prueba de mercado para asegurarse de que sus predicciones están fundamentadas en evidencias. Uno de los grandes problemas de hoy día es lograr mantenerse centrado en lo que verdaderamente importa, pues normalmente solemos concentrarnos en las cosas en las que somos buenos y con las que verdaderamente disfrutamos, olvidándonos de ciertas tareas en las que necesitamos buscar ayuda externa. No cometa el error de entrar en un ciclo reactivo que implique orientar todos sus recursos en tratar de reclutar nuevos miembros para disimular el hecho de que está perdiendo muchos más miembros, olvidando que lo que verdaderamente importa son sus esfuerzos por lograr la retención. Desarrolle un plan de networking para todos en la asociación, particularmente para aquellos que se encuentran en altas posiciones. La buena relación con los miembros de su asociación puede ser una de las claves del éxito de su plan. En este sentido, debe ser sumamente cuidadoso con las personas que escoja, ya que la relación debe basarse en la confianza y la empatía.
- Periódicamente debe ponderar el valor de los beneficios ofertados a sus miembros para retirar aquellos que no son apropiados, liberando recursos y redireccionándolos en la búsqueda de nuevos servicios. Desarrolle una lista de criterios en base a los cuales usted evalúe la oferta de beneficios a los miembros, logrando apertura, transparencia y consistencia en la toma de decisiones. Algunos criterios a considerar son: Valor e importancia de sus miembros; Valor del sector; Nivel de conciencia; Grado de uso por parte de los miembros; Recursos invertidos para producir y entregar; El grado de satisfacción una vez usados; y El nivel de competitividad Establezca un proceso de evaluación para decidir los beneficios a introducir. Las buenas ideas son aquellas que han sido probadas y evaluadas de forma crítica. Búsqueda de beneficios Para adquirir un mayor grado de importancia dentro del sector usted necesita ser competitivo en los servicios ofertados a sus miembros. Pregúntese a si mismo cuáles son los aspectos de su oferta que representan un valor agregado para sus miembros. Estudie el perfil de las personas miembros de su organización según su carrera o negocio. Incluya beneficios que ayuden a sus miembros a mantenerse a la vanguardia. Si usted es una Asociación comercial, cómo puede ayudar a sus miembros a construir su negocio, posiciónese como un miembro más del equipo de miembros. En tiempos difíciles, ¿qué es lo que verdaderamente les importa a sus miembros? Aquí presentamos algunas ideas de lo que ellos pueden estar buscando: Sentirse seguros, a salvo y cómodos Poner las cosas en perspectiva Asignaciones temporales u oportunidades de voluntariado que les permitan mantenerse a la vanguardia con las nuevas tendencias. Si sus miembros no se encuentran en un ambiente competitivo, usted puede facilitarles la oportunidad de compartir los materiales que estos hayan preparado, usando su página web como medio de difusión. Reconozca que muchos de sus miembros valorarán su membresía basándose en los beneficios económicos que puedan percibir. Pida a sus miembros asignar un valor monetario a los beneficios ofrecidos por la membresía. Esto permitirá entender las áreas en las que los miembros perciben un valor mayor y le permitirá identificar aquellos beneficios a los cuales deberá agregar un valor extra, debido a la poca puntuación dada por los miembros. Realice a sus miembros la pregunta clave: ¿Qué es lo que una membresía DEBE ofrecer? Entienda que lo que verdaderamente importa es la percepción y el valor que tengan sus miembros de los beneficios ofertados. En lugar de realizar una encuesta anual y extensa, considere la idea de realizar encuestas más pequeñas y con mayor frecuencia. Las ventajas son: Los miembros están más dispuestos a participar si el hacerlo representa poco carga de tiempo. Permite mantener un flujo constante de información Envía una señal a sus miembros de que usted mantiene un interés constante en saber su opinión. Los miembros están más dispuestos a participar si el hacerlo representa poca carga de tiempo. Permite mantener un flujo constante de información. Envía una señal a sus miembros de que usted mantiene un interés constante en saber su opinión. Al lanzar un nuevo servicio o concepto, asegúrese de relacionarlo con una idea que a sus miembros les resulte familiar.
- Es mucho mas fácil captar nuevos miembros si estos están al tanto de la labor que realiza. Participar como orador en distintos eventos es una buena estrategia para crear una buena reputación. Para llevar a cabo una buena presentación es necesario: Dedicar tiempo a construir una buena apertura, una buena argumentación y un buen cierre. Identificar la/s idea/s que desea dejar en la mente de los participantes Asegurarse de que su ponencia sigue un orden lógico Servirse de historias para ejemplificar su ponencia Y practicar Procure que el director de su Asociación publique artículos relacionados con su área de experiencia. También a fin de crear un buen perfil puede participar en las mismas redes sociales que sus miembros. Cuando surja una problemática de su interés contacte a personas claves de la industria en búsqueda de su opinión y luego envíe a sus miembros un boletín o nota de prensa denominado: “lo que ellos piensan sobre…” Para llamar la atención de los medios realice investigaciones, encuestas sobre temas de actualidad, etc.
- Organice sus esfuerzos en un sistema de retención formal. Cree un nuevo comité de bienvenida para nuevos miembros. Cuando se unan nuevos miembros, envíe directorios actualizados sobre etiquetas autoadhesivas. Si está planeando introducir un nuevo servicio, intente anunciarlo antes del periodo de renovación. Haga responsable a los encargados de la captación de clientes, también de la primera renovación. Envíe un newsletter especial a los nuevos miembros durante su primer año. Cuando los miembros abandonen y digan que su afiliación no les aporta nada, intente averiguar exactamente lo que quieren decir. Asegúrese de que los miembros potenciales saben que no pueden afiliarse a nivel nacional, si previamente no se asocian a nivel local Envíe conferenciantes de la asociación nacional que describan cómo la afiliación a nivel nacional aporta valor a su afiliación regional o local. Realice una jornada anual de puertas abiertas en sus delegaciones. Es muy importante que sus miembros potenciales puedan encontrar información sobre su organización por medio de distintos buscadores de internet. Atraiga la atención hacia su página web sirviéndose de métodos de intriga y curiosidad, por ejemplo, permítales saber cómo se comportan los salarios de personas con sus mismas calificaciones, en las diferentes industrias. Si está considerando la idea de tener un stand en una feria asegúrese de asistir y participar en la misma un año antes, para analizar el comportamiento de los visitantes y hacer contactos de interés. Una de las formas más seguras de captar nuevos miembros es por medio de referencias hechas por colegas e íntimos amigos. Las personas confían más cuando las recomendaciones vienen de personas que conocen. En sus correos, añada información de interés, bien sea en los encabezados o en los pies de páginas y pida que los mismos sean reenviados a sus otros contactos y amigos. Pregunte a sus miembros bajo cuales situaciones o circunstancias se sentirían cómodos y contentos hablando sobre membresías. Mantenga el contacto con miembros y voluntarios que le han referido a sus colegas. Para suavizar el acercamiento a sus miembros potenciales haga uso de las palabras correctas. Por ejemplo: en lugar de invitarles con el mensaje de “Miembro atrae a Miembro”, sustitúyalo por “Invite a un amigo para que nos conozca”. Trabaje en colaboración con otras asociaciones o entidades homólogas, por medio de colaboraciones o alianzas estratégicas. Si está trabajando con alguien interesado en ayudarle, pero que a su vez le dificulta el vender la asociación, dótelos de herramientas útiles indicando que al vender su asociación se procura ayudar a los demás en la toma de decisiones. Para que estos sepan a quienes atraer, indíqueles el perfil que NO va con su asociación. Considere la idea de una membresía de prueba para aquellos que todavía tienen dudas o no están convencidos de convertirse en miembros a largo plazo. Desarrolle la idea de un “pack de membresía” el cual pueda ser ofertado a organizaciones y suministradores, quienes a su vez lo regalaran a sus clientes y miembros en ocasiones especiales. Ofrezca a sus miembros de mayor actividad y lealtad la posibilidad de ofrecer a sus colegas una oferta de membresía gratis por tiempo limitado. De tener una tarifa por concepto de afiliación considere la idea de no aplicarla en los casos en que los interesados sean recomendados por miembros actuales. Si su estructura de membresía es muy compleja, considere la idea de simplificar el proceso. Al preparar un listado de contactos de correos electrónicos incluya a aquellas personas que de alguna forma le han contactado, ya sea por la misma vía, solicitando información acerca de sus servicios, etc. El comportamiento de la gente hacia su organización es el mejor indicador para intentar un acercamiento. Si constantemente compra listados de contactos y bases de datos, teniendo que lidiar muchas veces con duplicados, procure tener una lista separada de contactos que siempre responden a sus comunicaciones. Es de vital importancia que mantenga sus bases de datos actualizadas. Clasifique sus comunicaciones, de modo que no incurra en gastos de correos innecesarios. Continuamente verifique el impacto que tienen las comunicaciones enviadas vía correo electrónico: llamadas antes y después de enviar el correo, personalice las comunicaciones, cerciórese de que cada comunicación esté debidamente firmada, etc. Para llamar la atención de miembros potenciales, envíeles una lista de los servicios que ofrece y que pudieran interesarle, pidiéndoles que escojan aquellos que consideren interesantes e indíqueles que de asociarse podrán recibir una consultoría personalizada. Cuando un no-miembro de su asociación les compra un servicio, procure saber si el mismo sería un buen candidato y de ser así, desarrolle una estrategia de comunicaciones.
- Revise siempre la información que se le brinda a los miembros potenciales y asegúrese de haber incluido en ella razones por las que debe considerar afiliarse. Se puede, por ejemplo, ofrecer un listado preciso de beneficios atractivos. Para aquellos preocupados por la parte financiera, ejemplifique las ventajas que en este sentido puede aportar el afiliarse a su organización. Utilice palabras comunes del lenguaje del destinatario y evite tecnicismos. Realice campañas promocionales con un toque emocional que apelen a los sentimientos de sus miembros. Un ejemplo seria una campaña bajo el tema de “¿se siente contento y optimista con su trabajo?” o “¿quiere reunirse con otras personas de éxito”? Incorpore testimonios e historias de éxito, todas las veces que sea necesario. Toda comunicación deberá contener: los datos de contacto del destinatario, un titulo, información interesante, el cargo de quien remite, etc. Intente que sus comunicaciones sean estructuradas en forma de pregunta y respuesta, siendo la respuesta la herramienta para convencer y atraer a quienes reciben el correo. En relación con el punto anterior, puede intentar desarrollar temas que sabes son de interés para la persona que recibe el correo y puedes dar respuesta a interrogantes sobre situaciones que con certeza sabes que le pueden estar preocupando. En el primer párrafo trate, con un argumento claro, de identificar sus necesidades. El segundo párrafo debe demostrar cómo usted ha sido capaz de brindar una solución a su problema. Recuerde siempre que el lector no está interesado en usted, sino en lo que usted puede hacer por ellos. De incluir una postdata, asegúrese que sea sobre algo que capture la atención del lector. Dentro de sus comunicaciones incluya una pequeña nota escrita a mano, pues se ha demostrado que los sobre, cartas, etc. escritos a mano tienen muchas probabilidades de llamar la atención del destinatario, por ello puedes enviar varias facturas por escrito, escribir notas a mano en la correspondencia enviada cerca del periodo de renovación; sin olvidar realizar alguna llamada personal, vía telefónica. Si necesita incluir fotografías en sus comunicaciones, pero cuenta con un presupuesto limitado, diríjase a su comunidad y contacte con las universidades que imparten cursos de fotografías, haciéndolos parte de su organización. No olvide incluir los casos en que afiliarse a su organización puede estar exenta del pago de impuestos. Es importante que sus comunicaciones tengan cierto toque emocional. Enumere los beneficios intangibles. Por ejemplo, ayúdeles a identificar si el pertenecer a su organización les ayudará a su desarrollo intelectual, emocional y profesional.
- Somos 6.000 millones de personas
- Libro de robin sherma.
- Documento B del 6 al 22 y A Crear empatia con los miembros, comprometer a los más jóvenes, Renovaciones
- 6. Respaldo en doc. B
- 13, 14, 19,20 del doc B
- Su base de datos es un activo muy importante, así que cuide muy bien de ella. Mantenga su listado bajo el cuidado de un miembro del equipo que verdaderamente se preocupe por los datos. El manejo de la base de datos es algo es demasiado valioso como para subcontratar a una persona que no aprecie su valor como usted lo hace. Antes de comenzar a trabajar en su base de datos, asegúrese tener respuesta a las siguientes preguntas... ¿Quiénes son sus socios más importantes? ¿Cuántos hay? ¿Qué características tienen? ¿Quienes tienen características similares? 3. Cuatro actividades esenciales para una base de datos saludable son: Almacenar la información de forma que sea fácil de acceder y manejar Proponerse capturar, de forma regular, nuevos contactos para los sectores que considere primordiales Recolecte información valiosa que luego pueda utilizar en sus mensajes de marketing Mantener la información debidamente actualizada Consejos para conseguir nuevos contactos: Utilice boletines . Use a newsletter. En la tarjeta u hoja de respuesta pida detalles de colegas que podrían estar interesados en recibir los boletines. (también por medio de esta hoja o tarjeta de respuesta usted puede pedir que incluyan cualquier cambio de información, lo cual le permitirá actualizar su base de datos). Las personas tienden a coleccionar las tarjetas de negocios y de no incluir la información en la base de datos. Para evitar que esto suceda, procure, al final de cada mes, recolectar las tarjetas que han conseguido los demás miembros de la asociación. Sistemáticamente, pida a sus miembros y contactos que le refieran a otras personas y pídales permiso para poder hacer uso de sus nombres. Si utiliza una hoja, haga la prueba dejando espacio para tres nombres. Pregunte si conocen de alguien que pueda beneficiarse del curso y de los servicios que usted ofrece, de ser así, solicite que incluyan los datos para contactarle. Estaremos encantados de enviarles un folleto y estamos seguros de que ellos apreciaran el hecho de que alguien les haya recomendado. Utilice el fax para recolectar y actualizar información. Deje un espacio con la opción de “En estos momentos no estoy interesado pero puede que en el futuro mi posición cambie, por lo que le pido me incluyan en su lista de contactos de correo para recibir información”. Consejos para su sistema Encuentre socios utilizando parámetros como: nombres de contacto, nombres de asociaciones, etc. Seleccione, clasifique y ubíquelos en los campos apropiados Crear espacio para una variedad de formatos, tales como, fusión de correos, etiquetas, direcciones de correo electrónico, etc. Elabore informes fáciles y de uso frecuente, como por ejemplo, análisis de respuestas obtenidas como resultado de una actividad de marketing o en un evento especifico. Actualice los campos. Quizás puede que le importe agregar un espacio que muestre cuando se actualizó la información y quien lo hizo. 6. Consejos sobre qué información debe almacenar: Datos claves: dirección, teléfono (s), fax, email, nombre de los secretarios, dirección para facturación (en caso de que sea distinta a la principal) Si son: Sospechoso, es decir, usted les tiene marcado como socio potencial pero ellos aun no se le han acercado. Potenciales, es decir, se han estado comunicando y hay interés (lo sabe porque han respondido positivamente), pero no han comprado todavía. Socios y sírvase de subcategorizarlos según su valor, por ejemplo, el 20% que genera el 80% de sus ingresos, seguido de los de valor medio y bajo. Los que influencian, es decir, aquellos que no compran lo que usted ofrece pero están en un posición que les permite influir en los demás. Socios estratégicos: son otras personas de la industria con las que está o le gustaría asociarse comercialmente. Otros: antiguos miembros e inversionistas Fuente de información del contacto Necesita saber que han comprado sus socios. Información personal: fecha de cumpleaños, historial profesional, etc. Datos de la organización, como por ejemplo, ingresos, numero de miembros, miembros que pudieran estar interesados en sus cursos, frecuencia en las compras, historial de compra, etc. Marcar los contactos claves, por ejemplo, para impartir los cursos de capacitación en organizaciones grandes es probable que debamos identificar al Gerente de Capacitación o al Gerente de Línea. Identificar a los socios que le han referido personas para que estas entren en contacto con usted. Asegúrese de saber si los contactos han solicitado información. Asegúrese de saber si han recibido las comunicaciones e invitaciones a eventos. Sus comentarios (texto libre) Identifique a aquellos que han optado por ser removidos del listado de correos Cualquier otra información que usted considere pertinente y relacionada con lo que ofrece Consejos para mantenerla actualizada: Planifique que el 20-30% de sus archivos se actualicen anualmente. Alterne los correos, si considera que hacer esto facilitará el Manejo de los mismos, como por ejemplo, envíe los boletines en lotes mensuales. No se atrase en las actualizaciones. Si tiene mucho cumulo de información auxíliese de una persona que pueda supervisarse muy de cerca. Al agregar datos, considerar la mejor manera de unirlos a la base y de eliminar los duplicados. ¿Qué campos utilizará para eliminar los duplicados? Los números de teléfono y fax son útiles porque a menudo las asociacións abrevian sus nombres. Si está implementando un sistema de gestión de contactos, tenga en cuenta cómo va a utilizar la base de datos. Esto determinará la información que tendremos que recopilar y nos alertara en caso de que interfiera con otros sistemas. Céntrese en los usos principales y aplicaciones críticas. ¿Qué tan grande (múltiples contactos para un solo registro)? ¿sobre cual hardware se ejecutara? ¿A quién se le permitirá hacer esta función? ¿Se necesitara de gente con acceso remoto desde sus portátiles? y cómo se añadirán sus actualizaciones? Deberá hacer uso de una plataforma que pueda personalizar o de una hecho a su medida? ¿Quién le apoyará - interna y externamente? Cómo se hará la limpieza da datos para cada campo? Tenga un archivo de "advertencias" para aquellas personas que han sido muy elocuentes en su deseo de ser excluidas, para deudores de mala fe o para guardar información de sus competidores. Si usted está comprando un listado, llegue a un acuerdo con el proveedor para pagar sólo por los nombres que usted no tiene. Por favor, cuente con un sistema que rápidamente procese los contactos que necesitan de un seguimiento!! Investigaciones demuestran que la información a la cual no se le da seguimiento es de un 45%. La investigación sugiere que el 45% de los conductores no son objeto de seguimiento. Si se califica la información desde el momento de su llegada y se indica si está caliente, tibia o fría, se podrá definir el conjunto de acciones que necesitaran ser llevadas a cabo. Asegúrese de estar registrado bajo la Ley de Protección de Datos.
- Como construir una asociación en donde todas las generaciones sean bienvenidas y valoradas. Un mejor entendimiento y apreciación de las diferentes necesidades, aspiraciones y motivaciones de los cuatro grupos generacionales puede ayudar al líder de la asociación para que este pueda hacer que los miembros participen y motive al personal de trabajo. Lo contrario es también cierto, de no hacer esto se puede crear frustración y desmotivación. Las cuatro generaciones que han sido consideradas son las siguientes: La Generación Silente (Nacida entre 1925-1942): estos son miembros de mayor edad y ya retirados. El haber estado expuestos a la guerra durante su crianza les ha dado un sentido del deber y camaradería, haciendo que se sientan cómodos con estructuras de liderazgo basadas en la jerarquía. Baby Boomers (Nacidos entre 1943-1960): nacidos después de la Guerra, fueron mimados por sus padres y libres de temores financieros. Tienden a ser idealistas, pero han desarrollado una ética de trabajo, les gusta trabajar en equipo y escogen sus líderes basados en el consenso. Generación X (Nacidos entre 1961-1981): criados en una cultura de consume, han visto como sus padres trabajaban largas horas para poder pagar sus casas. El mundo no les ha presentado con lo que inicialmente esperaban, por lo que tienden a ser escépticos. Quieren un estilo de vida y trabajo balanceado, no les impresiona la autoridad y les gusta elegir sus líderes por medio de la competencia. Son autosuficientes. Milenarios (Nacidos después de 1982): han crecido en una era de relativa prosperidad, por lo tanto, son optimistas, pero su perspectiva puede cambiar. Son enérgicos, respetan la autoridad, les gusta que sus lideres sean elegidos en base a sus logros y tienen una perspectiva global de las cosas. Muchas veces se les conoce por el nombre de Generación Y. Aun se trate de “generalizaciones”, las mismas permiten que los lideres y directivos tengan una mejor perspectiva de las aspiraciones y motivaciones de sus miembros y equipo de trabajo. De la misma forma en que consideramos el impacto de la diversidad étnica, debemos considerar la diversidad generacional. Si no apoyamos las distintas necesidades de cada generación, fácilmente podemos crear una tensión generacional, desencadenando una falta de entendimiento entre los distintos grupos de edad, al estos no reconocer las virtudes de uno y otro. Cada grupo necesita sentirse valorado y bienvenido, de lo contrario se sentirán desaprovechados. Por ejemplo: Los Silentes son excelentes mediadores y mentores para los miembros de la Generación X. Los Baby Boomers estarán interesados en oportunidades de legado y en impartir tutorías a los milenarios. Los de la Generación X son ideales pero desafiantes y difíciles. Requieren innovación y creatividad porque se sienten a gusto con lo novedoso y cuestionan el status quo. También tomarán riesgos. Ellos participarán en cosas relevantes, sobre todo si son divertidas. He aquí algunas acciones prácticas que pueden adoptarse para hacer que todas las generaciones se sientan valoradas y bienvenidas: Revise el perfil generacional de cada miembro. Revise el ciclo de vida de sus miembros, en términos de desarrollo personal, y para las empresas, el ciclo de vida de su negocio. Considere cómo los beneficios de su asociación son atractivos para los distintos grupos de edad. Si hay diferencias, desarrolle productos y servicios que les ayuden en cada etapa y les permitan avanzar y progresar a las siguientes. Haga una lluvia de ideas junto a sus miembros y el personal de la asociación con el fin de identificar la existencia de barreras o tensiones que impidan la participación de cada generación. ¿Que puede hacer para eliminar cualquier estereotipo o impresiones negativas que puedan existir? En el pasado, algunas asociaciones fueron vistas como “redes para mayores”, sin atractivo alguno para las personas mas jóvenes. Desarrolle una cultura que promueva el valor de las diferencias generacionales. Junto a su equipo de trabajo lance una iniciativa de diversidad generacional. A fin de mejorar la comunicación, imparta un entrenamiento intergeneracional para el personal de la asociación. Pregunte a los miembros y al personal que aporten ideas de cómo aprovechar al máximo los distintos atributos de cada generación. Introduzca el sistema de “tutoría de intercambio” para los lideres de mayor edad, permitiendo que estos tengan una perspectiva de cómo sus acciones son vistas por grupos de otras edades, como afectan y como lograr que estos últimos participen en las mismas. Tenga una declaración de impacto generacional en contra de acciones y decisiones fundamentales. En cada comité tenga una posición para personas de cada generación. Explote la sabiduría de los miembros más antiguos introduciendo una categoría para jubilados y abriendo vacantes voluntarias para aquellos que quieran participar como mentores, negociadores, contactos de prensa o embajadores. Ayude a que ellos desarrollen y perfeccionen sus habilidades en estas áreas, considere la necesidad de personas mayores, por ejemplo, utilizando impresiones más grandes ayudando así a aquellos que tienen deficiencias en la vista. Si quiere que las reuniones de la asociación sean más divertidas, involucre a los miembros de la Generación X en la planificación. De a sus mensajes de reclutamiento un toque de cruce generacional. No obstante, evite caer en la trampa de los estereotipos y haga uso de este instructivo generacional como una guía. Sólo por medio de la participación y dialogando con miembros de todas las generaciones, podrá usted entender sus necesidades actuales y futuras, y le permitirá construir una asociación más fuerte.
- Publique una revista mensual de su organización, donde dedique una columna regular en sus publicaciones para agradecer a los miembros su participación o distinga un “socio del mes”… Cree un directorio de socios renovados del estilo de “páginas amarillas” Publique y envíe en CD un informe anual a todos sus miembros Convoque un concurso para la retención de miembros, haga galas de aniversario para reconocer a aquellos miembros de cierta antigüedad en la asociación… Dentro del archivo de cada miembro incluya un patrón que le permita dar seguimiento a su evolución dentro de la organización, para detectar las señales de aviso de pérdida de potencial de miembros antes de enviarles la notificación de renovación. Asigne una persona para que contacte con un cierto número de miembros inactivos cada mes. Envíe a los miembros inactivos sugerencias simples de actividades que pueden realizar, también puede ofrecerle beneficios y programas variados, como por ejemplo: un listado de cosas que pueden llevar a cabo, por ejemplo: escribir un artículo, impartir una charla, etc. Otra opción es pedirles su opinión en aquellos temas que se consideren importantes. Delimite el tiempo de vigencia para las nuevas oportunidades creadas específicamente para miembros inactivos. Comprometa a los miembros por medio de encuestas que luego serán discutidas y evaluadas. Sugiera patrones y etapas de desarrollo que le permitan a sus miembros alcanzar éxito en el área en que se desarrollan. Si se le dificulta realizar un patrón, entonces sugiérale 5 ideas principales de lo que deben de hacer para alcanzar sus objetivos. Implique a los asociados a nivel local, porque los socios involucrados no se dan de baja. Estreche su relación con aquellos miembros que siempre están dispuestos a contribuir. Conciencie a su personal de la importancia que tiene su esfuerzo y sus ideas pues son las que captan y retienen a los miembros de la organización y por ellos se debe recompensar a aquellos con excelentes ideas tanto de renovación como de captación de nuevos socios. Además debe establecer un comité de mantenimiento de socios activos y donde plantear objetivos. Anime a los miembros de la asociación a interactuar tanto con otros miembros menos participativos, como entre sí por medio de grupos y chats. Organice proyectos especiales para aquellos miembros que se encuentren en constante competencia entre sí y que por ende no se muestran muy dispuestos a trabajar en conjunto. Asegúrese de que los no-asociados pagan una cuota substancialmente superior a los miembros de la organización. Establezca un comité de mantenimiento de socios activos Lleve consigo a las asambleas la lista de los miembros menos participativos y pídale a otros asociados que contacten con ellos. Celebra programas formativos de liderazgo para dar a los miembros las herramientas de éxito en sus tareas voluntarias. Crear empatía con sus miembros Haga que los miembros ejecutivos envíen avisos recordatorios de las cuotas de renovación con sus artículos de papelería corporativos o personales. Ofrezca descuentos e incentivos a los miembros que envíen su renovación antes de tiempo o sean los primeros miembros que renueven. Asegúrese de agradecer el recibo de cheques de cuotas renovadas tanto como el de las solicitudes de nuevos miembros.