Analisis de los problemas mas destacados para emprender un proyecto, particularmente el entorno en el que se desarrollara.

1. Manual
13
Módulo 1. El Entorno de los
Proyectos
Direcciónde Proyectos de Alto Impacto
LMS InnovalProcess

2. 1.1. Conociendo el entorno actual de los
Proyectos
Actualmente muchas empresas a nivel mundial tienen serios
problemas en administrar sus proyectos de manera exitosa,
según Gartner Group y Standish Group el comportamiento de los
proyectos de muchas empresas se ve reflejado en las siguientes
estadísticas:

En 2003, 70% se desviaron en sus planes por más del 20%.

En 2003, el 54% sobrepasaron sus costos en un 20%.

60% de los completados fallaron al no lograr el ROI prometido.

52% cubren menos del 75% de la funcionalidad esperada.

28% se suspendieron antes de ser terminados.

En el 2004, 49% de todos los proyectos fracasaron.
Problemas típicos en los Proyectos

Cambio Acelerado (incertidumbre).

Globalización (Rápida competencia).

Consumidor nunca satisfecho y más selectivo (sin lealtad).

Presiones económicas (al menor costo posible - optimización de
presupuestos).

Más valor por menor costo.

Rápidos cambios tecnológicos (inestabilidad).

Tecnología accesible para todos.

Ciclos de vida menores de productos.

Menores tiempos de producción.

Recursos limitados.

Gran desarrollo y cambios en telecomunicaciones e información.

Alto grado de complejidad en los trabajos.

Alto nivel de innovación y creatividad.

Procesos complejos de transferencia de tecnología.

3. 
Trabajo en equipo y toma de decisiones multidisciplinarias.

Sistemas de soporte complejos.

Sofisticadas alianzas multi-empresas

Complejas formas de integración de trabajo.

Multiplicidad de técnicas, herramientas y filosofías administrativas.

ROI Retorno en la inversión (estrictos parámetros y alta presión en
inversiones).

Eficiencia operacional.
Clasificaciónde problemas típicos en los Proyectos
Regularmente los problemas típicos que las organizaciones enfrentan
en lo referente a la Administración de Proyectos se clasifican en
diferentes niveles:
Nivel Estratégico
Las Expectativas del negocio son desconocidas o no
son realistas.
Presupuesto Inadecuado.
Poco tiempo para la Planeación Estratégica.
Dificultad para demostrar el Valor de los proyectos a
la Organización.
Nivel Táctico
Falta de alineación entre los proyectos y las metas
organizacionales.
Incumplimiento del tiempo y costo pactado.

4. Toma de decisión inoportuna y basada en poca información.
Expectativas no cubiertas, pobre calidad.
Indefinición e informalidad de las iniciativas.
Iniciativas duplicadas o contradictorias.
Proyectos de bajo valor.
Nivel Operativo
Poco entendimiento de responsabilidades, equipos
disfuncionales.
Resultados impredecibles.
Trabajo redundante.

5. 1.2. Las relaciones entre el ámbito Social,
Económico, Político y Ambiental
La relación que existe entre los proyectos sociales, económicos,
políticos y ambientales es:
La capacidadde prestar un servicio.
El poder obtener un resultado único.
La singularidaddel proyecto.
Clasificaciónde Proyectos
Proyecto Productivo: Son proyectos que buscan generar rentabilidad
económica y obtener ganancias en dinero. Los promotores de estos
proyectos suelen ser empresas e individuos interesados en alcanzar
beneficios económicos para distintos fines.
Proyecto público o social: Son proyectos que buscan alcanzar un
impacto sobre la calidad de vida de la población, los cuales no
necesariamente se expresan en dinero. Los promotores de estos

6. proyectos son el estado, los organismos multilaterales y también las
empresas, en sus políticas de responsabilidad social.
Actualmente existen estándares internacionales que permiten
administrar proyectos de diferentes naturalezas, uno de los estándares
más reconocidos en la administración de proyectos es PMBOK emitido
por el Instituto de Administración de Proyectos.
Otras formas de realizar la clasificación de los Proyectos
 Proyectos de construcción
 Proyectos de Informática
 Proyectos empresariales
 Proyectos de desarrollo de productos y servicios
 Proyectos Internos
 Proyectos de departamento
 Proyectos de unidades cruzadas
 Proyectos externos (de imagen corporativa)
 Proyectos simples
 Proyectos complejos
 Proyectos técnicos
 Proyectos científicos
 Proyectos de vida
 Proyectos escolares
1.3. La organización
eficiente, eficaz y
efectiva
A partir de las definiciones de
eficacia y eficiencia se pueden
graficar las distintas

7. situaciones que pueden presentarse y como afectan a la organización
dependiendo del sector del cuadrante en que se encuentre.
Puede hacerse un análisis particular de cada sector, partiendo de la
premisa que para que una organizaciónfuncione debe tener, al menos,
un mínimo nivel de eficacia y eficiencia en sus procedimientos.
Lo peor que le puede ocurrir en una organizaciónes tener bajos niveles
de eficiencia y eficacia. Esto genera una actitud vegetativa. Su partida
de defunción está en marcha. No tiene posibilidades de competir.
Tampoco es lógico pensar que se puede desenvolver normalmente la
organización donde la preponderancia de uno de los factores sobre el
otro sea abrumadora. Uno no puede imaginarse lo que puede suceder
en un ente con un alto grado de eficacia y muy baja eficiencia (alcanzar
los objetivos a cualquier precio).
Sin duda una situación donde el Management de la organización se
desenvuelva en un alto grado de eficacia que alcance los objetivos
planteados al menor costo posible (mayor eficiencia) forma parte del
ideal de todo emprendedor o de su máximo responsable.
La búsqueda de un alto grado de eficacia, lograda en forma eficiente
debe formar parte de la visión de la organización y formar parte vital
de la misión de sus líderes.
Un líder se considerará satisfecho de haber cumplido su función y
deberá ser reconocido su éxito, cuando alcance el justo equilibrio entre
eficacia y eficiencia en su gestión. No sólo a nivel personal, sino
trasmitiéndola a todos los componentes de su grupo de trabajo. La

8. composición de un equipo de trabajo debe procurar que sus
integrantes estén conformados por una adecuada dosificación de
eficacia y eficiencia a través de sus actitudes y aptitudes.
Errores de la eficacia en las organizaciones
Adicional, Drucker señala errores básicos
que destruyen o impiden la eficacia en las
organizaciones. Algunos de ellos son:
No ser uno mismo pretendiendo seguir el
modelo de otra persona.
En las empresas, especialmente las de
familia, elegir el sucesor porque es igual a uno.
La controversia entre popularidad y eficacia directiva.
¿En qué se enfocan las organizaciones?
Las organizaciones están en constantes cambios y
buscandola eficiencia de sus procesos.

9. 1.4. ¿Por qué fracasan los Proyectos?
¿Por qué fracasan la mayoría de los proyectos? Por qué
las empresas no logran alcanzar sus objetivos a corto,
mediano y largo plazo.
Sólo el 20% de los planes terminan con el objetivo
planteado, en el tiempo y con los recursos estimados.
La causa más común dentro del sector empresarial, es la
falta de gestión de proyecto como tal.
Algunas razones de fracaso de los proyectos

Informes inadecuados del avance

Falta de capacidad para tomar decisiones

Poca comprensión de la tecnología y sus beneficios

Visión limitada

Poca habilidad para comunicarse

Falta de espíritu y trabajo en equipo

Recursos inadecuados

Planeación insuficiente

Proyectos poco realistas

Subestimación de ingresos y costos

Terminación tardía del proyecto

Falta de apoyo administrativo y gerencial

10. Consideraciones
Debes de considerartodos los factores anteriores para evitar que se
presenten en tus proyectos.
Razones de una mala planificación
 No participan en la planificación los responsables de
implementar las tareas.
 No incluir todos los recursos necesarios para cumplir con los
objetivos y alcance.
 Objetivos o agendas irreales. No comprender la restricción triple.
Algunos problemas en recursos humanos
 El rol del administrador del proyecto no está bien definido. Falla
de autoridad.
 Falta de comunicación y coordinación para trabajar en equipo.
 Rotación excesiva de personas en las actividades de trabajo.
Menor especialización.
Factores externos
Existen ciertos factores externos que en todo proyecto se deben
considerar y muchos de ellos depende de la naturaleza del mismo, el
impacto de no considerarlos puede ser tan grande que implique el
fracaso del proyecto.

11. Algunos factores externos que pueden impactar un proyecto son:
 Economía actual.
 Nuevas tecnologías (costos, conocimiento y accesibilidad).
 Leyes y normas internacionales.
 Cultura geográfica.
 Horario e idioma geográfico.
Un.
1.5. Objetivos y ventajas de la aplicación de la
Metodología de Administración de
Proyectos
Una metodología de administración de proyectos permite:
 Un sistema común de procesos y técnicas usados en una
disciplina específica.
 Mejores prácticas repetibles, formatos y conocimiento previo
acumulado.
 Proporcionar un lenguaje y cultura común para facilitar el
entendimiento entre todos y de la metodología.
 Crear un ambiente orientado a los proyectos que incrementa las
posibilidades de éxito.
Beneficios de la Administración de Proyectos Moderna
 Nos permite terminar más trabajo en menos tiempo con menos
recursos
 Se incrementa la rentabilidad del negocio

12.  Se mantiene un mejor control de cambios
 Ayuda a la eficiencia y eficacia de la organización
 Permite trabajar más de cerca con los clientes internos y externos
 Se incrementa la calidad de los productos y servicios
 Permite a los individuos tomar mejores decisiones para la
organización
 Incrementa el negocio y la competitividad
 Se entregan soluciones a los clientes
 Se establece una Base de Conocimiento
Éxito: ¿Puntoo Cubo?
De acuerdo a la pregunta ¿Punto o Cubo? se hace énfasis en que si el
administrador de proyectos se enfoca solamente en una restricción,
perderá de vista el impacto que tengan las demás restricciones del
proyecto, es por eso la importancia del cubo, ya que contempla todas
las perspectivas de impacto en las restricciones del proyecto.
Conforme se vaya avanzando en los módulos se analizará que
actualmente ya se consideran en su mayoría las áreas de conocimiento
del PMI como restricciones que se deben contemplar en cualquier
proyecto.
Definición de un Proyecto Exitoso

13. Factores Primarios

A tiempo

Dentro del presupuesto aprobado

Con la calidad especificada

Satisfacción de cliente y usuarios
Factores Secundarios

Alineación con planeación estrategia

Penetración en el mercado

Oportunidad de mejora

Rentabilidad financiera

Superioridad técnica

Reputación corporativa

Satisfacción de equipo
Conducta ética