1. PAPELES DE TRABAJO EN AUDITORÍA
DEFINICIÓN:
Son el conjunto de documentos, planillas o cédulas, en las cuales el auditor registra los
datos y la información obtenida durante el proceso de Auditoría, los resultados y las
pruebas realizadas.
Los papeles de trabajo también pueden constituir la información almacenada en cintas,
Películas u otros medios electrónicos y puede habilitarse sobre listados, y fotocopias de
documentos claves de la organización, sin incurrir a exceso de copiar todo el archivo.
Al preparar el auditor los papeles de trabajo debe evitar acumular exceso de
documentación, (Calidad Vs Cantidad), esto se simplifica utilizando marcas de auditoria, es
decir, certificando o validando información o actuaciones físicas que se tuvo a la vista,
mediante marcas y referencias previamente definidas.
OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo se han concebido como un método efectivo de organizar toda
información recopilada referente a las evaluaciones que se realicen durante el proceso de
auditoría.
Los papeles de trabajo se van acumulando a lo largo del período del examen, en la medida
que analicemos las evidencias, desarrollamos recomendaciones y preparamos nuestros
informes; por lo tanto, los objetivos que persiguen son:
a) Proporciona evidencia del trabajo realizado.
b) Constituye la fuente primordial para sustentar el informe y la evidencia del trabajo
realizado, así como el respaldo de las observaciones, conclusiones y
recomendaciones incluidas en el informe.
c) Facilita la revisión y supervisión del trabajo de auditoría.
d) Sirve como registro del trabajo realizado porque proporciona un registro sistemático
y detallado del trabajo efectuado por el auditor.
e) Registra los resultados obtenidos, porque proporcionan un registro de información
obtenida y desarrollada, respaldando los hallazgos, condiciones y recomendaciones
que resulten de la auditoría.
f) Sustenta el informe del auditor; el contenido de los papeles de trabajo debe ser sufi
ciente para respaldar las opiniones, conclusiones y, en general, el contenido del
informe. El informe bajo ninguna circunstancia debe contener información o datos
que no sean respaldados por los papeles de trabajo. Estos papeles deben
fundamentar la evidencia o falta de ella, en la que se basa el criterio del auditor y
constituyen prueba de validez de las operaciones y registros examinados y
contenidos en el informe.
g) Sirve de base de información, los datos utilizados por el auditor para redactar su
informe se encuentran en los papeles de trabajo. Muchas veces sirven como fuentes
de consultas en el futuro.
h) Respaldan la opinión del auditor ante un proceso judicial; en casos extraordinarios
en que el auditor es llamado a los tribunales, principalmente por asuntos
relacionados a fraudes u otros delitos encontrados, los papeles de trabajo son de
gran importancia para respaldar el contenido del informe de auditoría.
ELEMENTOS:
Los papeles de trabajo deben ser claros y concisos respecto de la cuenta u operación a que
se refieran, del trabajo desarrollado y de las conclusiones obtenidas; esto se logra
estableciendo un mínimo de elementos que es conveniente tener en cuenta al elaborarlos; a
2. continuación se listan algunos de esos elementos que debe contener toda cédula de trabajo
de auditoría:
Nombre de la empresa a que se refieren
Fecha de cierre del ejercicio examinado
Título o descripción breve de su contenido
Fecha en que se preparó
Nombre de quién lo preparó
Fuente de donde se obtuvieron los datos ( cuando proceda )
Descripción concisa del trabajo efectuado
Conclusión
CLASIFICACIÓN:
Los papeles de trabajo se clasifican desde dos puntos de vista:
1. POR SU USO:
a) Papeles de uso continuo
b) Papeles de uso temporal.
Los papeles de trabajo pueden contener información útil para varios ejercicios (acta
constitutiva, contratos a plazos mayores de un año o indefinidos, cuadros de
organización, catálogos de cuentas, manuales de procedimientos, etc.)
Por su utilidad más o menos permanente a este tipo de papeles se les acostumbra
conservar en un expediente especial, particularmente cuando los servicios del
Auditor son requeridos por varios ejercicios contables.
De la misma manera los papeles de trabajo pueden contener información útil
solamente para un ejercicio determinado (confirmaciones de saldos a una fecha
dada, contratos a plazo fijo menor de un año, conciliaciones bancarias, etc.)
En este caso, tales papeles se agrupan para integrar el expediente de
la auditoria del ejercicio a que se refieran.
2. POR SU CONTENIDO:
a) Hoja de trabajo.
b) Cédulas sumarias o de resumen.
c) Cédulas de detalle o descriptivas.
d) Cédulas analíticas o de comprobación.
Aunque en diseño y contenido los papeles de trabajo son tan variados como la
propia imaginación del auditor, existen en la secuela del trabajo de auditoria papeles
clave cuyo contenido está más o menos definido y que los hace característicos:
a) Las cédulas u hoja de trabajo, son las cédulas que muestran los grupos o
rubros que integran los estados financieros.
b) Las cédulas sumarias muestran las cuentas de Mayor que forman un
rubro.
c) Las cédulas de detalle relacionan las partidas que componen una cuenta
de Mayor o un saldo cualquiera.
d) Las cédulas analíticas o de comprobación contienen el trabajo efectuado
para verificar la corrección de una partida u operación.
3. CEDULAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO:
1) CÉDULAS SUMARIAS:
Son aquellas que además de relacionarse directamente con una cuenta o rubro
de los estados financieros detallan las partidas o subcuentas que las conforman.
Es decir, el auditor tomando como base el balance de comprobación y saldos a
los estados financieros, descomponen analíticamente cada uno de los saldos de
sus componentes para su revisión.
Ejemplo: Sumarias de caja y bancos, de cuentas por cobrar comerciales,
existencias, etc.
2) CÉDULAS ANALÍTICAS O DE COMPROBACIÓN:
En estas cédulas se detallan los rubros contenidos en las cédulas sumarias, y
contienen el análisis y la comprobación de los datos de estas últimas,
desglosando los renglones o datos específicos con las pruebas o
procedimientos aplicados para la obtención de la evidencia suficiente y
competente. Si el estudio de la cédula analítica lo amerita, se deben elaborar
sub-cédulas.
3) CÉDULAS SUB-ANALÍTICAS:
En algunas cuentas se requiere elaborar cédulas adicionales a las analíticas
para examinar otras cuentas que se desagregan de estas últimas. Tienen
similitud con la cédulas analíticas pues son la mínima unidad de análisis y en
ellas se deben obligatoriamente describir todas y cada una de las técnicas y
procedimientos de auditoría que se aplicaron en la cuenta. Las pruebas
aplicadas originan documentos que deben indexarse utilizando el índice de la
sub-analítica adicionándole números consecutivos separados por una barra
inclinada.
CONTENIDO DE LAS CÉDULAS DE PAPELES DE TRABAJO
a) Cada cédula deben incluir en el encabezamiento:
- El nombre y siglas de la entidad auditada.
- El tipo de examen.
- El período del examen.
- Titulo de la cédula de trabajo.
b) En la parte inferior de cada cédula de trabajo se deben incluir dos recuadros para
anotar:
- En el lado derecho, el código de acuerdo al índice que corresponda.
- En el lado izquierdo, el nombre o iniciales de la persona que preparó, quién la
reviso, así como la fecha de preparación y de revisión.
c) Su contenido debe ser conciso encontrando relación directa con el trabajo
realmente ejecutado.
d) Se debe indicar específicamente la fuente de información que respaldan la
propiedad de los registros y operaciones efectuadas.
4. e) Las aseveraciones que contengan deben ser correctas y suficientemente
respaldadas y sustentadas.
f) Las cédulas de trabajo deben tener una referencia cruzada con otros papeles de
trabajo relacionados con el programa de auditoría.
g) Respecto a la información y documentación adicional obtenida como evidencia,
tales como listados informático copias extractos, resoluciones, fotocopias y otros
documentos. Estos deben ser autenticados por el fedatario de la entidad, sobre las
operaciones de la entidad, así como las confirmaciones de terceros para ser
considerados como papeles de trabajo.
PROPOSITO DE LOS PAPELES DE TRABAJO:
Entre los propósitos que cumplen los papeles de trabajo tenemos:
a) Sirve como un registro de información y evidencias obtenidas y desarrolladas:
Contienen información sobre el alcance y los detalles de las labores de verificación y
pruebas del auditor, obtenida bajo la aplicación de los procedimientos de auditoria
que se enmarcan dentro del programa de trabajo.
b) Respalda el informe de auditoría:
Todo lo que el auditor revela en su informe deberá sustentarse con los papeles de
trabajo, no habrá más allá de lo que tiene evidenciado en sus papeles de trabajo.
c) Ayuda al desarrollo profesional y supervisión del examen:
La correcta elaboración de los papeles de trabajo ayuda a los auditores y asistentes
en su desarrollo técnico. Los papeles de trabajo bien confeccionados facilitan la
supervisión del examen a los miembros de la comisión de auditoría, en cuanto a la
obtención de evidencias.
d) Coadyuvan en la planificación de auditorías futuras:
Los papeles de trabajo sirven como antecedentes para auditorias futuras, tanto a
nivel de papeles generales y de papeles específicos.
FINALIDAD
Dentro de los fines más importantes son:
• Soporte del trabajo y del informe.
• Ayuda a discutir el informe.
• Fuente de consulta futuras auditorías.
• Facilidad para la supervisión del trabajo.
• Medición del trabajo realizado.
• Medir el logro de los objetivos establecidos.
• Fuentes de información para entrenamiento: cumplimiento de normas legales
IMPORTANCIA
Los papeles de trabajo representan en la culminación del trabajo de auditoría, la evidencia
documental del trabajo efectuado, de las técnicas y procedimientos de auditoría aplicada y
de las conclusiones generadas.
Los papeles de trabajo constituyen un registro permanente del trabajo y se pueden convertir
en elementos probatorios ante la ley, ya que representan la evidencia cualitativa y
5. cuantitativa del trabajo; por esta razón los papeles de trabajo son importantes porque es
mediante estos que el auditor dejará constancia de las labores realizadas. Como:
- Respaldan el informe del auditor.
- Proporciona el sustento para el informe de auditoría.
- Permite la revisión de la calidad del trabajo realizado.
- Constituye el vínculo entre las etapas de planeamiento, ejecución e informe de auditoría.
- Sirve de soporte en los procesos judiciales.
- Son guías de seguimientos de auditoría.
REQUISITOS QUE DEBEN CONTENER LOS PAPELES DE TRABAJO
- Deben ser suficientemente claros, precisos y detallados.
- Deben ser completos y exactos, de ben mostrar la naturaleza y el alcance del trabajo
realizado.
- Deben ser legibles y ordenados.
- Deben contener información relevante.
- Deben evitarse la inclusión de información excesiva e innecesaria.
Al elaborar los papeles de trabajo se deben considerar primordialmente los Estados
Financieros que son la base de los análisis y del fi el reflejo de los resultados de las
operaciones de la entidad.
También deben documentar la comprensión y evaluación del ambiente de control y de sus
sistemas de información, registro y control. Además se debe considerar los siguientes
aspectos como:
• Deben reunir los requisitos de funcionalidad.
• Deben archivarse siguiendo el orden que aparezcan las pruebas.
• Cada selección del archivo corriente debe incluir los papeles de trabajo que documenten
pruebas sobre los procedimientos establecidos.
• Deben reflejar necesariamente los resultados y otras evidencias.
CARACTERÍSTICAS QUE REÚNEN LOS PAPELES DE TRABAJO
Dentro de las principales tenemos:
a) Identificación: Los papeles de trabajo deben estar plenamente identificados con el
nombre de la entidad, el tipo de legajo, dependencia, unidad orgánica auditada,
quien realizó el trabajo.
b) Título: Debe aparecer el nombre de la cédula matriz, proceso auditado, fecha de
elaboración y nombre de quien lo elaboró y revisó los papeles de trabajo.
c) Referenciación: Indica la localización de una cédula dentro de un legajo de los
papeles de trabajo.
d) Referenciación cruzada: Son referencias que encadenan información entre
diferentes cédulas o trabajos de auditoría, la referenciación cruzada debe ser clara y
puede ser hacia atrás o hacia delante. La referenciación cruzada se debe tener
cuidado en definir quien envía y quien recibe.
e) Orden y Pulcritud: Los papeles de trabajo reflejan el trabajo el trabajo del auditor,
por esta razón deben aparecer perfectamente ordenados y obedecer las condiciones
de limpieza presentación agradable a la vista.
f) Índices o tablas de contenido: Todo legajo de papeles de trabajo debe contener
un índice o tabla de contenido donde se indiquen los temas principales que lo
componen, así como el código de referencia asignado cada uno.
6. g) Material estrictamente necesario: Los legajos de papeles de trabajo deben
contener solamente los documentos que se necesitan para sustentar el trabajo del
auditor. En el legajo permanente aparecerá la información relativa al conocimiento
de la unidad auditada y en el legajo corriente las cedulas analíticas, cédulas
sumarias, las pruebas recolectadas y gráficos, así como los documentos que hacen
referencia a la planeación del trabajo.
h) Confidencialidad: Los papeles de trabajo deben ser cuidadosamente conservados
por el auditor, el conocimiento anticipado por parte del auditado de las pruebas o
verificaciones efectuadas de los comentarios o recomendaciones y de las
conclusiones del trabajo de auditoría, le restan importancia a la entrega formal del
informe.
Por otro lado, la NIA 230. Documentación sustentatoria, numeral 3, especifica lo
siguiente que “El auditor deberá adoptar procedimientos para mantener la confi
dencialidad de los papeles de trabajo y su conservación por un período suficiente
para cumplir con los requerimientos del ejercicio profesional y con los requisitos
legales o profesionales de conservación de registros”.
i) Precisión: Los papeles de trabajo representan un reflejo visible de trabajo
efectuado,
pensar, planear y luego preparar. Las hojas de trabajo no deben presentar
situaciones dudosas o que se presten a doble interpretación.
j) No se debe escribir en libros o documentos del auditado
Bueno, si en alguna ocasión es necesario realizarlo, se debe tener cuenta cuidado
de escribir en lápiz que facilite el borrado, el auditor no debe dejar sobre los
documentos evidencias que permitan perder la confidencialidad de los hallazgos,
excepto cuando la evidencia lo requiere.
Valor agregado a los papeles de trabajo:
Adicionalmente, como conclusión se determina de la elaboración de los papeles de trabajo
se le agregará la referencia de los documentos, registros y archivos de fuente obtenidos
como:
- Opinión y conclusión preliminar de las evidencias obtenidas.
- Identificar la condición, criterio y causa de la observación o evidencia obtenida.
Por lo tanto, los papeles de trabajo deben estar diseñados y organizados para responder a
las circunstancias y las necesidades del auditor, para cada auditoría en particular. En
algunos casos, el uso de los papeles de trabajo estandarizados: Circularizacion de cartas,
de saldos, requerimientos de información, arqueo de fondos y valores, etc. Se puede
mejorar la eficiencia con que son preparados y revisados. Dichos papeles de trabajo
facilitan la delegación de los trabajos y a la vez proporcionan un medio para controlar su
calidad.
ARCHIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJO:
a) Archivo permanente: Este legajo tienen la característica de incluir toda la
documentación de uso permanente para futuros servicios al cliente; de tal manera,
que en auditorias recurrentes, nos limitaremos a actualizarlos en la fase de
planeamiento, así como al final de la ejecución del trabajo de campo. Contiene:
P.1 Descripción y breve historia de la empresa.
7. P.2 Escritura de Constitución.
P.3 Estatutos
P.4 Ultima modificación de estatutos y aumento de capital
P.5 Organigrama y manual de organización y funciones.
P.6 Lista de principales ejecutivos.
P.7 Extracto de actas de Directorio y Junta de accionistas
P.8 Copias o extractos de contratos y funciones
P.9 Memoria anual de la empresa
P.10 Plan de cuentas.
P.11 Manuales de procedimientos contables.
P12 lista de libros y registro contable
P.13 Leyes especiales para la empresa.
P.14 Directivas y reglamentos internos.
P.15 Revisión de sistemas y procedimientos de la empresa.
P.16 Informe de la auditoria anterior.
P.17 Plan operativo anual y su evaluación.
P.18 Presupuesto y su evaluación.
P.19 Extractos de observaciones y recomendaciones importantes
P.20 Otros.
b) Archivo corriente: Se prepara por cada auditoria que se realiza y contiene
básicamente la evidencia que respalda al informe de auditoría, en cuanto al examen
de cada uno de sus componentes. Asimismo, contiene los aspectos del plan de
auditoria y evaluación del control interno. Contiene:
1) INFORME.
1.1. Dictamen
1.2. Estados Financieros
1.3. Notas a los estados financieros
1.4. Información complementaria
1.5. Borrador del informe largo
1.6. Notas de interés
1.7. Balance de comprobación y saldos
1.8. Asientos de ajustes y reclasificaciones
1.9. Carta de control interno
1.10. Carta de gerencia
1.11. Otros
2) PLAN DE AUDITORIA.
2.1 Plan general
2.2 Programas de auditoria
2.3 Presupuesto de horas
2.4 Hoja de control de tiempo
2.5 Otros
3) ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.
3.1 Descriptivo
3.2 Cuestionarios
3.3 Flujogramas
3.4 Otros
4) PAPELES DE TRABAJO DE AJUSTES POR INFLACION
5) OTROS
8. SUMARIAS
A. Caja y bancos
B. Valores negociables
C. Cuentas por cobrar comerciales
D. Otras cuentas por cobrar
E. Existencias
F. Gastos pagados por anticipado
G. Inversiones en valores
H. Activos fijos y depreciaciones
I. Otros activos
A.A Sobregiros bancarios
B.B Cuentas por pagar comerciales
C.C Otras cuentas por pagar
D.D Otros pasivos
E.E Provisiones para beneficios sociales
F.F Ganancias diferidas
W. Patrimonio
Y. Ingresos
X. Gastos
Z. Costos
NIA-9 DOCUMENTACION
Los papeles de trabajo:
a) Ayudan a planear y ejecutar la auditoria
b) Ayudan a supervisar y revisar el trabajo de auditoria
c) Proporcionan evidencia del trabajo de auditoria llevado a cabo para sustentar la
opinión del auditor
NIA –230: DOCUMENTACION DE AUDITORIA
Esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) se ocupa de la responsabilidad del auditor para
preparar la documentación de auditoría para una auditoría de estados financieros. El
apéndice de esta norma contiene requisitos específicos de documentación y orientación.
• La norma que se comenta trata sobre la forma y contenido de los papeles de trabajo; su
confidencialidad; la custodia segura de tales papeles; la retención de ellos por parte
del auditor y, finalmente, la propiedad de los papeles reconocida al auditor.
PROPOSITO DE LA NIA 230
DOCUMENTACION DE AUDITORIAauditoria
Es el sustento de los procedimientos de auditoría realizados, la evidencia de auditoría
obtenida al respecto delas conclusiones del auditor
(Términos tales como “documentos de trabajo” o “papeles de trabajo” se utiliza también a
veces).
Archives de auditoria
Una o varias carpetas o otros medios de almacenamiento, en forma física o electrónica, que
contiene los registros que sustenta la documentación de la auditoría para un trabajo
específico.
Auditor con experiencia
De una persona (ya sean internos o externos a la empresa) que tenga experiencia en
auditoría y un entendimiento razonable de:- Los procesos de auditoría;- Las NIA y los
requisitos legales y reglamentarios- El ambiente de negocios en que opera la entidad-
Emisión de informes de auditoría y de información financiera relevante para entidades
industriales importantes.
