Seguridad de datos en ms excel

ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA
DE CHIMBORAZO

MICROSOFT
EXCEL
SEGURIDAD DE DATOS

MARISA YUPA

ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO

Contenido
SEGURIDAD DE DATOS .................................................................................................................. 1
1.1 Generalidades .................................................................................................................. 1
1.2 Seguridad mediante contraseña.................................................................................... 1
1.2.1 Abrir y ver el archivo ................................................................................................ 1
1.2.2 Modificar el archivo .................................................................................................. 1
1.3 NOTA ................................................................................................................................. 2
1.4 IMPORTANTE ................................................................................................................. 2
1.5 Tipos de cifrado ................................................................................................................ 2
1.6 Recomendación de sólo lectura .................................................................................... 2
1.6 IMPORTANTE .................................................................................................................. 3
1.7 Protección de elementos de la hoja de cálculo ........................................................... 3
1.8 Permiso para tener acceso a áreas específicas de una hoja de cálculo protegida
................................................................................................................................................... 5
1.9 Tenga en cuenta lo siguiente: ........................................................................................ 5
1.9.1 Protección mediante contraseña de elementos de hojas de cálculo y de
libros ..................................................................................................................................... 6
1.10 NOTA.............................................................................................................................. 6
1.11 IMPORTANTE............................................................................................................... 6
1.12 Protección de la estructura y la ventana del libro ..................................................... 6
1.13 Protección de datos confidenciales ............................................................................ 8
1.14 Bibliografía ...................................................................................................................... 8

I

SEGURIDAD DE DATOS | Hewlett-Packard

ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO

SEGURIDAD DE DATOS
1.1 Generalidades
Microsoft Excel proporciona varias capas de seguridad y protección para
controlar quién puede tener acceso a los datos de Excel y modificarlos.
Para conseguir una seguridad óptima, debe proteger todo el archivo de libro
mediante una contraseña, lo cual permite que sólo los usuarios autorizados
puedan ver o modificar los datos.
Para lograr protección adicional de datos específicos, puede proteger ciertos
elementos de la hoja de cálculo o del libro, con o sin una contraseña. Use la
protección de elementos para evitar que alguien pueda modificar, mover o
eliminar datos importantes accidental o premeditadamente.
Proteger un archivo de libro
Puede ayudar a restringir quién puede abrir un archivo de libro y utilizar los
datos exigiendo una contraseña para ver el archivo y guardar los cambios que
se realicen.
1.2 Seguridad mediante contraseña
La seguridad mediante contraseña en el nivel del archivo de libro usa cifrado
avanzado (un método estándar para proteger el contenido de un archivo) para
proteger el libro frente a accesos no autorizados. Se puede establecer una
contraseña en la ficha Seguridad del cuadro de
diálogo Opciones (menú Herramientas, comando Opciones). Puede especificar
dos contraseñas independientes que deben escribir los usuarios para:

1.2.1 Abrir y ver el archivo Esta contraseña está cifrada para proteger los
datos frente a accesos no autorizados.
1.2.2 Modificar el archivo Esta contraseña no está cifrada y sólo está
destinada a conceder permiso a usuarios específicos para que editen los datos
del libro y guarden los cambios en el archivo.
Estas contraseñas se aplican a todo el archivo del libro. Para conseguir una
seguridad óptima, es mejor asignar siempre una contraseña para abrir y ver el
archivo, y especificar que los usuarios con permisos para modificar los datos
escriban ambas contraseña.
1


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1.3 NOTA La protección mediante contraseña de un archivo de libro es
diferente de la protección de la estructura y la ventana del libro que puede
establecer en el cuadro de diálogo Proteger libro (menúHerramientas,
submenú Protección, comando Proteger libro).
1.4 IMPORTANTE Use contraseñas seguras que combinan letras en
mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. Las contraseñas no seguras
son aquellas que no mezclan dichos elementos. Un ejemplo de contraseña
segura sería Y6dh!et5, y de no segura, Casa27. Utilice una contraseña segura
que pueda recordar para no tener que anotarla en ningún sitio.
1.5 Tipos de cifrado
Para conseguir una protección mediante contraseña más segura del archivo de
libro y de sus propiedades, puede elegir entre varios tipos de cifrado que puede
usar con los archivos de libro de Excel. El cifrado hace el texto ilegible para
todos menos para los usuarios autorizados que dispongan de una clave pública
que coincida con el tipo de cifrado y que les permita descifrar el texto.
Para obtener acceso a las opciones de cifrado, haga clic en el
botón Avanzadas de la ficha Seguridad del cuadro de
diálogo Opciones (menú Herramientas, comando Opciones).
1.6 Recomendación de sólo lectura
Si no desea impedir que los usuarios abran un archivo de libro como
lectura/escritura, pero desea recordarles que los datos son importantes y no
deben cambiarse, puede hacer que Excel recomiende abrir el libro como sólo
lectura. Puede hacerlo sin solicitar una contraseña para abrir el archivo.
Si activa la casilla de verificación Recomendado sólo lectura de la
ficha Seguridad del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas,
comando Opciones), los usuarios obtendrán una recomendación de sólo
lectura al abrir el archivo. Sin embargo, esto no impide que los usuarios abran
el archivo como lectura/escritura para poder cambiar el archivo y guardar sus
cambios.
Proteger elementos específicos de la hoja de cálculo o libro
Al compartir un archivo de Excel para que otros puedan colaborar en los datos,
puede evitar que los usuarios realicen cambios en elementos específicos del
libro o la hoja de cálculo protegiendo (o bloqueando) ciertas partes del archivo.
También puede especificar una contraseña para permitir que los usuarios
individuales modifiquen elementos específicos.

2


1.6 IMPORTANTE Los siguientes tipos de protección no deben confundirse
con la seguridad de los archivos; no están diseñados para hacer el libro más
seguro ni pueden protegerlo frente a usuarios malintencionados.
1.7 Protección de elementos de la hoja de cálculo
Al proteger una hoja de cálculo, todas sus celdas se bloquean de forma
predeterminada, y los usuarios no pueden realizar cambios en una celda
bloqueada. Por ejemplo, no pueden insertar, modificar, eliminar ni aplicar
formato a los datos de una celda bloqueada. Sin embargo, puede especificar
qué elementos pueden modificar los usuarios cuando proteja la hoja de cálculo.
Para proteger una hoja de cálculo, seleccione Protección en el
menú Herramientas y, a continuación, haga clic en Proteger hoja. Puede
controlar el acceso a elementos individuales de la hoja de cálculo u hoja de
gráfico si activa o desactiva las siguientes casillas de verificación.
Opciones de hoja de cálculo
CASILLA DE
VERIFICACIÓN

SI ESTÁ DESACTIVADA, IMPIDE QUE LOS USUARIOS PUEDAN

Seleccionar celdas
bloqueadas

Mover el puntero a celdas que tienen activada la casilla de
verificación Bloqueado en la ficha Protección del cuadro de
diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios
pueden seleccionar celdas bloqueadas.

Seleccionar celdas
desbloqueadas

Mover el puntero a celdas que tienen desactivada la casilla de
verificación Bloqueadoen la ficha Protección del cuadro de
diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios
pueden seleccionar celdas desbloqueadas, y pueden presionar la
tecla TAB para desplazarse por las celdas desbloqueadas de una
hoja de cálculo protegida.

Formato de celdas

Cambiar cualquiera de las opciones de los cuadros de
diálogo Formato de celdas oFormato condicional. Si aplicó formatos
condicionales antes de proteger la hoja de cálculo, el formato seguirá
cambiando si un usuario especifica un valor que satisfaga una
condición diferente.

Formato de
columnas

Usar cualquiera de los comandos del submenú Columna del
menú Formato, incluido cambiar el ancho de columna u ocultar
columnas.

3


Formato de filas

Usar cualquiera de los comandos del submenú Fila del
menú Formato, incluido cambiar el alto de fila u ocultar filas.

Insertar columnas

Insertar columnas.

Insertar filas

Insertar filas.

Insertar
hipervínculos

Insertar nuevos hipervínculos, incluso en celdas desbloqueadas.

Eliminar columnas

Eliminar columnas. Observe que si Eliminar columnas está protegida
e Insertar columnas no está también protegida, un usuario podría
insertar columnas que no puede eliminar.

Eliminar filas

Eliminar filas. Observe que si Eliminar filas está protegida e Insertar
filas no está también protegida, un usuario podría insertar filas que no
puede eliminar.

Ordenar

Usar cualquiera de los comandos Ordenar del menú Datos, o los
botones Ordenarde la barra de herramientas Estándar. Los usuarios
no pueden ordenar rangos que contienen celdas en una hoja de
cálculo protegida, independientemente de esta configuración.

Usar Autofiltro

Usar las flechas desplegables para cambiar el filtro de un rango
autofiltrado. Los usuarios no pueden crear ni quitar rangos
autofiltrados en una hoja de cálculo protegida, independientemente de
esta configuración.

Usar informes de
tabla dinámica

Aplicar formato, cambiar el diseño, actualizar, o modificar de algún
otro modo informes de tabla dinámica, o crear nuevos informes.

Modificar objetos

Efectuar cambios en los objetos gráficos, incluidos mapas, gráficos
incrustados, formas, cuadros de texto y controles, que no se
bloquearon antes de proteger la hoja de cálculo. Por ejemplo, si una
hoja de cálculo tiene un botón que ejecuta una macro, puede hacer
clic en el botón para ejecutar la macro, pero no puede eliminar el
botón.
Efectuar cambios, por ejemplo de formato, en un gráfico incrustado. El
gráfico sigue actualizándose cuando cambian sus datos de origen.
Agregar o editar comentarios.

4


Modificar
escenarios

Ver escenarios que ha ocultado, realizar cambios en escenarios
protegidos frente a modificaciones y eliminar dichos escenarios. Los
usuarios pueden cambiar los valores de las celdas modificadas, si las
celdas no están protegidas y agregar nuevos escenarios.

NOTA Si ejecuta una macro que afecta a un elemento que está protegido en
la hoja de cálculo, aparece un mensaje y la macro deja de ejecutarse.
Opciones de hoja de gráfico
CASILLA DE
VERIFICACIÓN

SI ESTÁ ACTIVADA, IMPIDE QUE LOS USUARIOS PUEDAN

Contenido

Efectuar cambios en elementos que forman parte del gráfico, por
ejemplo series de datos, ejes y leyendas. El gráfico continúa
reflejando los cambios que se efectúan en sus datos de origen.

Objetos

Efectuar cambios en objetos gráficos, incluidas formas, cuadros de
texto y controles, a menos que desbloquee los objetos antes de
proteger la hoja de gráfico.

1.8 Permiso para tener acceso a áreas específicas de una hoja de cálculo
protegida
Antes de proteger una hoja de cálculo, puede desbloquear los rangos en los
que desea que los usuarios puedan cambiar o introducir datos. Puede:
Desbloquear celdas para todos los usuarios en la ficha Protección del cuadro
de diálogo Formato de celdas (menú Formato, comando Celdas).
Desbloquear celdas para usuarios específicos en el cuadro de diálogo Permitir
que los usuarios modifiquen rangos (menú Herramientas, submenú Protección,
comando Permitir que los usuarios modifiquen rangos).
Los usuarios que especifique en el cuadro de diálogo Permisos para
rango (botón Permisos) pueden modificar el rango automáticamente sin escribir
la contraseña. A los demás usuarios se les pedirá la contraseña cuando
deseen modificar el rango.
1.9 Tenga en cuenta lo siguiente:
Si una celda pertenece a más de un rango, los usuarios que tengan
autorización para modificar cualquiera de los rangos podrán modificar la celda.
5


Si un usuario intenta modificar varias celdas y sólo tiene autorización para
modificar algunas de ellas, aparecerá un mensaje indicándole que debe
seleccionar y modificar las celdas una a una.
Si especifica rangos en el cuadro de diálogo Permitir que los usuarios
modifiquen rangos sin asignar una contraseña, dichos rangos se
desbloquearán para todos los usuarios.
1.9.1 Protección mediante contraseña de elementos de hojas de cálculo y
de libros
Al proteger un libro u hoja de cálculo para bloquear sus elementos, agregar una
contraseña es opcional. En este contexto, la contraseña sólo sirve para permitir
el acceso a ciertos usuarios e impedir que realicen cambios otros. Este nivel de
protección mediante contraseña no asegura que todos los datos confidenciales
del libro estén protegidos. Para lograr una seguridad óptima, debería usar una
contraseña para proteger el propio archivo de libro frente a accesos no
autorizados.
1.10 NOTA
Es muy importante que recuerde la contraseña especificada. Sin la contraseña,
no hay forma de desproteger el libro o la hoja de cálculo.
1.11 IMPORTANTE
Use contraseñas seguras que combinan letras en mayúsculas y minúsculas,
números y símbolos. Las contraseñas no seguras son aquellas que no mezclan
dichos elementos. Un ejemplo de contraseña segura sería Y6dh!et5, y de no
segura, Casa27. Utilice una contraseña segura que pueda recordar para no
tener que anotarla en ningún sitio.
1.12 Protección de la estructura y la ventana del libro
Puede bloquear la estructura de un libro para impedir que los usuarios
agreguen o eliminen hojas de cálculo, o que muestren hojas de cálculo ocultas.
También puede impedir que los usuarios cambien el tamaño o la posición de
las ventanas que ha configurado para mostrar un libro. La protección de la
estructura y la ventana del libro se aplican a todo el libro.
Para proteger un libro, seleccione Protección en el menú Herramientas y, a
continuación, haga clic en Proteger libro.
Puede elegir qué elementos desea proteger (estructura, ventanas del libro, o
ambos) activando o desactivando las siguientes casillas de verificación.
Opciones de libro
6



CASILLA DE
VERIFICACIÓN

SI ESTÁ ACTIVADA, IMPIDE QUE LOS USUARIOS PUEDAN

Estructura

Ver hojas de cálculo que haya ocultado.
Mover, eliminar, ocultar o cambiar los nombres de las hojas de
cálculo.
Insertar nuevas hojas de cálculo u hojas de gráfico. (Sin embargo,
los usuarios pueden agregar gráficos incrustados a las hojas de
cálculo existentes ejecutando el Asistente para gráficos).
Mover o copiar hojas de cálculo en otro libro.
En informes de tabla dinámica, mostrar los datos de origen de una
celda en el área de datos, o mostrar páginas Campo de página en
hojas de cálculo independientes.
Para escenarios, crear un informe de resumen de escenario.
En el complemento Herramientas para análisis, usar las
herramientas de análisis que colocan los resultados en una nueva
hoja de cálculo.
Grabar nuevas macros.
NOTA Si ejecuta una macro que incluye una operación que no se
puede realizar en un libro protegido, aparecerá un mensaje y la
macro dejará de ejecutarse.

Ventanas

Cambiar el tamaño y la posición de las ventanas del libro cuando
éste se abre.
Mover, cambiar el tamaño o cerrar las ventanas. (Sin embargo, los
usuarios pueden ocultar o mostrar ventanas).

7



NOTA En el Editor de Visual Basic, los programadores pueden proteger las
macros para que los usuarios no puedan verlas ni modificarlas. Los
programadores pueden proteger las macros mediante la ficha Protección del
cuadro de diálogo Propiedades del proyecto del Editor de Visual Basic (menú
Herramientas, comando Propiedades del proyecto). Para obtener más
información, vea la Ayuda de Visual Basic.
Para ocultar todo un libro de forma que los usuarios no puedan verlo pero sí
tener acceso a contenido como macros, utilice el comando Ocultar del
menú Ventana y, a continuación, guarde el libro oculto.
1.13 Protección de datos confidenciales
Las características de Excel relacionadas con las operaciones de ocultar datos
o bloquear datos mediante contraseñas no están diseñadas para proteger
datos o información confidencial en Excel. Estas características pretenden
simplemente esconder datos o fórmulas que podrían confundir a algunos
usuarios o impedir que se vean o modifiquen dichos datos.
Excel no cifra los datos que están ocultos o bloqueados en un libro. Para
impedir la modificación de datos confidenciales y ayudar a protegerlos para que
no se puedan ver, puede que desee limitar el acceso a cualquier archivo de
libro que contenga dicho tipo de información, almacenándolos en ubicaciones
que sólo sean accesibles para los usuarios autorizados.
1.14 Bibliografía


http://www.theiet.org/students/resources/technicalreport.cfm. 3.
Universidad de los Andes. [En línea] [Citado el: 28 de Abril de 2010.]
http:// www. uniandes.edu.co.
4. IEEE. Manual de estilo de documentos técnicos. [En línea] [Citado el:
28 de Abril de 2010.]
http://standards.ieee.org/guides/style/2009_Style_Manual.pdf

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