Trabajo gestion documental II

1. TEMA No. 4
SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL
VICTOR ALFONSO HENAO RENGIFO
CARLOS ANDRES TORO HERRERA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGIA
Y ARCHIVISTICA
ARMENIA
2013

2. TEMA No. 4
SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL
VICTOR ALFONSO HENAO RENGIFO
CARLOS ANDRES TORO HERRERA
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
Profesional CIDBA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
QUINDIO
2013

3. TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
1. OBJETIVOS
1.1. Objetivo General
1.2. Objetivo Específico
2. DESARROLLO
2.1. Datos Entidad: estructura orgánica (organigrama), funciones yjustificación del Manual
deCorrespondencia.
2.2. Manual de correspondencia
2.3. Proceso (paso a paso) que se lleva a cabo para realizar el recibo ydespacho de
correspondencia) y como clasifican, ordenan y archivan susdocumentos
2.4. Recuerden que en el momento de efectuar el envío de documentos esmuy importante
precisar el embalaje, debido a que debe adaptarse a laforma, naturaleza del contenido y
condiciones de transporte. Por tanto,teniendo en cuenta esto, realicen lo siguiente:
2.4.A. Precisen los requisitos que debe reunir un adecuadoacondicionamiento de los envíos.
2.4.B. Averigüen y describan la forma correcta de embalar lo siguiente:
2.4.B.1. Objetos de gran tamaño como mapas, planos,fotografías
2.4.B.2. Impresos
2.4.B.3. Objetos pequeños
2.4.B.4. Documentos que no pueden doblarse ni enrollarse.
2.4.B.5. Objetos frágiles.
2.4.C. Observen y describan los procedimientos de recibo y despachode documentos que se
efectúan en la entidad elegida para laactividad.
2.5. Visite una unidad de correspondencia y mediante un ejemplo prácticoexplique las funciones
de la unidad de correspondencia: Recepción,Clasificación, Distribución, Proceso, Salida
3. CONCLUSIONES
4. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

4. INTRODUCCIÓN
La oficina de correspondencia, como Unidad de una institución, tiene como funciónprimordial;
gestionar de manera centrada y normalizada, el servicio de recepción,radicación, distribución de
documentos y comunicaciones, de tal forma, que susprocedimientos ayuden al desempeño del
programa de gestión documental,incorporándose a los procedimientos que se conducirán en los
archivos de gestión,centrales e históricos.
En su artículo tercero del acuerdo del AGN 060 de 2001, se determina que los
entesadministrativos, públicos y privados deben instituir la Unidad de Correspondencia,
deacuerdo a su estructura organizacional. Cumpliendo con los estándares y objetivos
decomunicación, cuyos procedimientos contribuyen al desarrollo del PGD.
Cada una de las unidades de correspondencia, deben de contar con el suficienterecurso humano
debidamente capacitado y con los mecanismos necesarios, para quepermitan recibir, enviar y
controlar eficientemente el trámite de la comunicaciónoficial, por medio de mensajería interna y
externa, fax, correo electrónico entre otros,para facilitar el atento manejo de las solicitudes que
presentan a ciudadanía y quepuedan contribuir a la veeduría completa de los principios que
direccionan y normalizan la administración pública.
En el presente trabajo se da desarrollo a la actividad de la unidad uno de la unidad dos:la
correspondencia y el flujo documental. Se debe investigar sobre todo lo referente ala gestión
documental en alguna empresa, en este caso la institución escogida es laoficina de gestión
documental de la Universidad del Valle, a partir de su manual decorrespondencia y una previa
visita se desarrolla el cuestionario y se adapta el manualde correspondencia de dicha entidad.

5. 1. OBJETIVOS
1.1.Objetivo General
Como objetivo general se establece, que la Unidad de Correspondencia, haceparte íntegra, de un
programa de Gestión Documental (PGD), permitiendo queel manejo y flujo de documentos,
trabaje de una manera más organizada ycoordinada para el buen desempeño de su función,
dentro de los regímenesestablecidos por el AGN, facilitando encontrar y archivar los documentos
einformación que se producen y se reciben en una institución.
1.2. Objetivos Específicos
Buscar en su definición propiamente dicha, lo que es lacorrespondencia y conocer en
profundidad las funciones másimportantes.
Recibir conocimientos del acuerdo No. 060 (30 de Octubre de 2001)promulgado por el
AGN.
Con la norma se permite conocer y aplicar los métodoscorrespondientes para la
organización de una Unidad deCorrespondencia de una institución.
Identificar el uso y manejo de los formatos de correspondencia, deuna manera adecuada
para todas las entidades con sus respectivosinstructivos para un mejor diligenciamiento.
Saber reconocer la importancia de los manuales de correspondenciay las bases claras para
su elaboración, permitiendo un manejo ágil ybien direccionado.

6. 2. DESARROLLO.
La entidad escogida es la sección documental de la oficina de radicación ydistribución de
correspondencia de la Universidad del Valle (UNIVALLE), éstaentidad ya cuenta con un manual de
radicación de correspondencia, así como unmanual de modulo correspondencia de acuerdo al
sistema de radicación decorrespondencia que se utiliza.
1.2.Datos Entidad:
Nombre entidad: Universidad del Valle
Sección: Gestión Documental
Oficina Radicación y Distribución de Correspondencia
Correo electrónico: gestiondocumental@univalle.edu.co
Teléfonos +57 2 3212247-3212100.Ext 2810 2447
Localización: Edificio 301, espacio 1015 Ciudad Universitaria- Meléndez
Ciudad: Cali, Colombia
1.3. Estructura orgánica La Sección Documental de la Universidad del Vallese encuentra
adscrita la Vicerrectoría Administrativa, División deAdministración de Bienes y Servicios.

7. MANUAL DE PROCEDIMINETOS
RADICACIÓN DE DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA
TABLA DE CONTENIDO
I. SECCIÓN DE GENERALIDADES
1. FUNCIONES
2. JUSTIFICACIÓN
3. OBJETIVO
4. DEFINICIONES
4.1 Documentos de Carácter Oficial
4.2 SABS
4.3 Sección de Gestión Documental
4.4 Sistema de Registro de Correo
5. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES
5.1 Con Respecto a los Procedimientos de Recepción y Distribución deCorrespondencia.
II. SECCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
6. PROCEDIMIENTOS
6.1 RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA
6.2 DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA
6.3 DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA A ENTES EXTERNOS
7. PROCESOS RELACIONADOS
8. FORMATOS
9. DOCUMENTOS EXTERNOS
10. ANEXOS
10.1 Modelos de la correspondencia
10.1.1 CARTAS
10.1.2 ACTA
10.1.3 CIRCULAR
10.1.4 MEMORANDO
10.1.5 NOTA INTERNA

8. MANUAL DE PROCEDIMINETOS
RADICACIÓN DE DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA
I.GENERALIDADES
Adaptación de Manual de Procedimientos de la Universidad del Valle
1. Funciones
Comprende desde la radicación hasta la distribución de correspondenciapasando cuando se
requiere por la etapa de contratación de serviciosespeciales de mensajería.
Involucra a todos los funcionarios y Dependencias encargadas del manejo dedocumentos y
correspondencia de la Universidad del Valle.
2. Justificación
Los manuales de procedimientos son la base del sistema de calidad y del mejoramiento continuo
de la eficiencia y la eficacia. Son una herramienta que permite a la Organización, integrar una serie
de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la administración, y mejorar la calidad delservicio.
El manual de procedimientos de la oficina de radicación y distribución decorrespondencia de la
Universidad del Valle se presenta con la finalidad deservir de apoyo y guía para la aplicación de
procedimientos decorrespondencia, gestionar o administrar los documentos según las leyes
yacuerdos del AGN (ley 594 del 2000) y la institución (consejo superiorresolución 030 y 031 del
2005).
3. Objetivo
Describir las actividades necesarias para efectuar la radicación y distribución decorrespondencia
de todas las dependencias que hacen parte de la Universidaddel Valle.
4. DEFINICIONES
4.1. Documentos de Carácter Oficial: Información registrada, cualquiera sea su formao medio
utilizado generado para la Universidad por parte de sus clientes deprocesos y/o por la misma, a
través de sus diferentes Dependencias en susactividades misionales.
4.2. SABS: Base de datos donde se registran los documentos de carácter oficial que sereciben para
distribuir interna y externamente.
4.3. Sección de Gestión Documental: Dependencia adscrita a la División deAdministración de
Bienes y Servicios de la Vicerrectoría Administrativa, la cualcuenta con un equipo de trabajo para
las labores de correo.
4.4. Sistema de Registro de Correo: Base de datos donde se registran los documentosde carácter
oficial que se reciben para distribuir interna y externamente.

9. 5. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES
5.1. Con Respecto a los Procedimientos de Recepción y Distribución deCorrespondencia.
En cada Dependencia de trabajo de la Universidad existe una persona,designada por el
responsable de la misma, encargada de entregar losdocumentos a distribuir en el horario
estipulado para la recolección de losmismos por parte de un Auxiliar de oficina.
El Auxiliar de oficina debe diligenciar en el sistema la planilla de ruta donde serelaciona los
documentos a entregar y recibir los documentos en cadaDependencia como
corroboración del recibido.
En el caso de presentarse algún problema con los documentos enviados, lapersona
encargada de la entrega y recepción de documentos en cadadependencia debe
comunicarse con la Sección de Gestión Documental.
Todo instrumento a distribuir debe llevar claramente el número que loidentifique, el
nombre de la dependencia remitente; así como su centro decosto y el nombre del
destinatario y su dependencia, con el fin de evitartrastornos en los envíos pues se
consideran que no cumplen con la informaciónbásica para tramitarlos y se podrán
devolver el en siguiente recorrido a ladependencia.
Los usuarios del servicio de correo deben acogerse a la programación definidapara la
mensajería. Sólo dentro de los horarios de dicha programación seatenderán los envíos de
documentos.
Los documentos con destino dentro del mismo edificio o ruta que lleva elauxiliar de
oficina, siempre que estén en la ruta hacia delante, seránentregados por estos
inmediatamente, sin necesidad de registrarlos en elsistema en la oficina central de correo.
Los que tengan destinatarios hacia atrásde la ruta, será, llevados a la oficina y entregados
en el siguiente recorrido.
Las revistas de promoción o de ventas no se registran en el sistema. Las desuscripción se
seleccionarán para su registro.
Los documentos como folletos, periódicos, afiches, tarjetas de invitación,muestras de
libros, boletines, catálogos, formatos, etc. son considerados correoordinario, así sean
recibidos por la ventanilla.
La correspondencia que se considere personal, tales como extractos bancarios,de
cesantías, de tarjetas de crédito, facturas de servicios, celular o de otrospagos etc.; no
corporativos, se procederá a devolverla a la empresa demensajería especializada que
transporta el documento.

10. MANUAL DE PROCEDIMINETOS
RADICACIÓN DE DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA
II.PROCEDIMIENTOS
6. PROCEDIMIENTOS
6.1. RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA
Este proceso comprende las etapas, las actividades de cada etapa y el responsable
Responsable: Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Etapas:
1. Radicación de Correspondencia interna
1.1 Recoger correspondencia en la Dependencia
1.2 Confirmar que el documento tenga el número consecutivo para poderingresarla al sistema.
1.3 Ingresar el documento al sistema SABS.
1.4 Colocar el número de radicación generado por el sistema a la correspondencia.
1.5 Sellar la correspondencia.
1.6 Seleccionar la correspondencia teniendo en cuenta su tipo: interno, ordinario opersonal.
1.7 Colocar los documentos en el casillero separándolos por su respectiva rutasegún criterio de la
radicación.
2. Radicación de Correspondencia Recomendada externa
2.1 Recibir la correspondencia en la ventanilla que traen las diferentes mensajeríasespecializadas
externas
2.2 Verificar que la correspondencia contenga las direcciones de la Universidad delValle; y/o
nombre de la dependencia, y/o nombre del funcionario.
2.3 Revisar la información del remitente que debe traer la correspondencia parapoder ser
recibida.
2.4 Confirmar que el documento tenga especificado el destinatario; si no llamar a laempresa o
persona que la envía para saber a quién va dirigida lacorrespondencia.
2.5 Sellar documento y guía y entregar desprendible de la guía a mensajero.
2.6 Confirmar que el documento tenga el numero consecutivo o número de guíapara poder
ingresarla al sistema.
2.7 Ingresar la correspondencia al sistema (SABS) especificando si es un correorecomendado,
ordinario o personal.
2.8 Colocar el número de radicación generado por el sistema a la correspondencia
2.9 Sellar la correspondencia
2.10 Seleccionar la correspondencia teniendo en cuenta su tipo;recomendado, ordinario o
personal.
2.11 Colocar los documentos en el casillero separándolos por su respectivaruta según criterio de la
radicación

11. 3. Oficios de Entes de Control o de la Rama Judicial
3.1 Leer el contenido del texto (teniendo en cuenta el Art. 15 de la Constitución)
3.2 Entregar a la dependencia encargada o a la Oficina Jurídica
3.3 Radicar en SABS con el número de guía (Adpostal), en asunto digitar Número deradicación del
expediente, demandante y tipo de demanda (tutela, ejecutivo,administrativo, etc.)
4. Correspondencia Aparatados Aéreos
4.1 Visitar los Apartados Aéreos ubicados en Unicentro y paseo Bolívar.
4.2 Demostrar ante el funcionario de ADPOSTAL que se es funcionario de la Secciónde Gestión
Documental.
4.3 Recibir la correspondencia y verificar planilla cuando es recomendado.
4.4 Sellar la correspondencia y digitar en el sistema como correo recomendado.
4.5 Distribuir en el casillero.
5. Recibos telefónicos y de servicios
5.1 Recibir facturas telefónicas y de servicios.
5.2 Sellar en la parte posterior superior derecha del recibo con la fecha del día.
5.3 Organizar y separar los recibos telefónicos y de servicios por las rutas de cadaauxiliar.
5.4 Organizar los recibos telefónicos dentro de los documentos que debe entregaren la ruta.
5.5 Entregar la correspondencia a cada Dependencia y hacer firmar la planillacorrespondiente al
Formato Hoja de Ruta F-01-MP-08-07-02
6.2. DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA
Este proceso comprende las etapas, las actividades de cada etapa y el responsable: Auxiliar de
Oficina de la Sección de Gestión
Etapas:
1. Distribución de Correspondencia
1.1. Imprimir listado de ruta interna designada. Registro: Listado de Ruta Interna
1.2. Colocar un número a la hoja de ruta para establecer el orden de visitas
1.3. Recoger correspondencia del casillero correspondiente a su ruta designada
1.4. Confrontar el documento físico con el listado impreso.
1.5. Organizar la correspondencia según el orden de visita en su ruta e iniciar elrecorrido
1.6. Visitar las dependencias y entregar la correspondencia
1.7. Firmar la planilla de entrega: Formato Hoja de Ruta F-01-MP-08 07-02(Secretarias de la
Dependencias)
1.8. Recoger la correspondencia que tenga la Dependencia
1.9. Si se recoge correspondencia para entregar dentro de la misma ruta, entregaren la
Dependencia respectiva sin necesidad de registrarla.

12. 1.10. Terminar recorrido y regresar a la Oficina Central de GestiónDocumental
1.11. Clasificar la correspondencia recibida para registrarla.
1.12. Digitar en el sistema y sellar la correspondencia con la fecha del díarecibido
1.13. Distribuir en los casilleros la correspondencia recibida y registrada.
1.14. Revisar planilla de entrega de recorrido
1.15. Archivar las planillas
6.3. DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA A ENTES EXTERNOS
Este proceso comprende las etapas, las actividades de cada etapa y el responsable
Responsable:
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión (1)
Persona encargada de la Dependencia Remitente (2)
Mensajería Especializada (3)
Destinatario del Envío (4)
Operario de la Dependencia Remitente (5)
Etapas:
1. Distribución de correspondencia externa que no hace parte del edificio deadministración
central.
1.1. Contratar empresa de mensajería para entrega de correspondencia (verprocedimiento de
contratación por prestación de servicios) (2)
1.2. Recibir correspondencia de las dependencias que no hacen parte del edificiode administración
central. (1)
1.3. Confirmar que la correspondencia tenga el número consecutivo deldocumento para poder
ingresarla al sistema. (2)
1.4. Radicar la correspondencia en el sistema (SABS) en el módulo de GestiónDocumental –
correspondencia especificando el tipo de origen de envío comoDIRECTO. (2)
1.5. Entregar correspondencia a la coordinación administrativa de la Facultad.(1)
1.6. Recoger correspondencia en la coordinación administrativa de la Facultad. (3)
1.7. Distribuir correspondencia de las dependencias. (3)
1.8. Hacer firmar la colilla (desprendible) de entrega de la empresa de mensajeríacontratada por la
dependencia. (4).
2. Distribución de correspondencia de las oficinas que hacen parte del edificio deadministración
central
2.1. Registrar la correspondencia en el sistema (SABS) en el módulo decorrespondencia de Gestión
Documental. (5)

13. 2.2. Recoger los documentos o correspondencia disponible de las oficinas delEdificio Central. (1).
2.3. Sellar correspondencia. (1).
Nota: Si la correspondencia va dirigida a entes externos por fuera de la ciudad ver lasactividades
1.5 a la 1.7 de la etapa 1 de este mismo procedimiento. De lo contrariocontinuar con la siguiente
actividad.
2.4. Distribuir correspondencia en la ruta establecida por fuera de la Universidad.(1)
2.5. Hacer firmar la planilla de entrega: Formato de Hoja de Ruta F-01-MP-08-07-02 (4)
7. PROCESOS RELACIONADOS
Todos los procesos de la Universidad.
8. FORMATOS
F-01-MP-08-07-02 Formato Hoja de Ruta para Entrega de Correspondencia.
9. DOCUMENTOS EXTERNOS
Debe ir el número del documento, la clase de documento y por quien es expedido.
10. ANEXOS
10.1. Modelos de la correspondencia
Para efectos de normalizar y unificar criterios en la producción documental, y en labúsqueda de
optimizar los recursos y agilizar la gestión administrativa, la DirecciónCircular Interna No. 15, se
permite dar algunas directrices para la administraciónde las comunicaciones oficiales en la
Universidad del Valle.
Se han estructurado las siguientes plantillas modelo de algunos de los documentosde producción
frecuente.
10.1.1. CARTAS
Es una comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar unmensaje, se emplearán para
responder oficios, suministrar información ypresentar solicitudes fuera de la Entidad. Podrán ser
dirigidas a personasnaturales y/o jurídicas, según sea el caso. Únicamente el original (y lascopias
que se dirijan a otros destinatarios si es el caso) se imprime(n) enpapel con membrete y logotipo.

14. (Cód. Dependencia)-(Cód. Serie y/o Subserie) Radicado No. XXXX-XX
------------------ (1interlínea)
Ciudad
------------------ (3interlíneas)
Señor, Doctora, Ingeniero, Licenciado (Según el caso)
NOMBRES Y APELLIDOS
Cargo
Denominación o Razón Social de la Entidad
Dirección
Domicilio
------------------ (2interlíneas)
------------------
Asunto: (opcional)
------------------
------------------ (2 interlíneas)
Saludo (expresión opcional) Ej. Cordial saludo señor Forero:
------------------ (1 interlínea)
Texto................ ..................... ................. .............. .................. ........ .........
------------------
------------------ (2interlíneas)
Despedida,
------------------
------------------
------------------ (4interlíneas)
------------------
NOMBRE DEL REMITENTE
Cargo
------------------
------------------ (2interlíneas)
Anexos: (opcional)
------------------ (1interlínea)

15. Datos del transcriptor
GESTIÓN DOCUMENTAL
Original: Persona natural y/o jurídica (destinatario)
1ª Copia: Dependencia Productora
2ª Copia: GCA (Serie: Consecutivo de Correspondencia)
INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAMIENTO DE CARTA
- CARTA: Es una comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar unmensaje, se
emplearán para responder oficios, suministrar información ypresentar solicitudes fuera de la
Entidad. Podrán ser dirigidas a personasnaturales y/o jurídicas, según sea el caso. Únicamente el
original (y las copiasque se dirijan a otros destinatarios si es el caso) se imprime(n) en papel
conmembrete y logotipo.
- Tamaño del formato: Carta.
- MÁRGENES: Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm., Inferior y Derecho 3 cm.
- PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros delborde superior de
la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatrointerlíneas debajo del número de página se
escribe el primer párrafo de la(s)página(s) subsiguiente(s).
PARTES DE LA CARTA
-CÓDIGO: Consignar al margen izquierdo los números que identifican ladependencia productora
seguida de guión (-), colocar los números queidentifican la serie o subserie que corresponda,
separando estos dos númeroscon un punto. A continuación del código consignar el número de
radicado de lacomunicación u oficio al cual se está dando respuesta, y separado con guión losdos
últimos dígitos del año de dicho radicado.
- CIUDAD: En la oficina productora se anota el nombre de la ciudad.
- DATOS DEL DESTINATARIO: No colocar negrilla ni subrayar, no useabreviaturas, en lo posible
escriba los dos apellidos del destinatario, escribir elnombre de la ciudad aun tratándose de
correspondencia local. Escriba elnombre del departamento o país cuando va dirigida a otro lugar.
- ASUNTO: (Opcional) Constituye la síntesis del tema de la carta, expresadomáximo en 6 palabras,
con mayúscula inicial y sin subrayar. Se coloca al margenizquierdo de la hoja.
- SALUDO: (Opcional) Ejemplo: Apreciado doctor Ramírez.
- TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactarel texto en forma
clara, breve, directa, sencilla y cortés, omitiendo temaspersonales y tratando sólo un asunto por
carta.
- DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,)(Atentamente,) o
frase de cortesía terminada en punto ( . ) (Agradecemos sugentil colaboración.).

16. - DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. Noutilizar negrilla,
subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente conmayúscula inicial. El remitente es el
Jefe de Dependencia (Oficina, División,Grupo de Trabajo, Unidad, Presidente o Secretario de
Comité) según loautorizado en Manuales de Métodos y Procedimientos de la
respectivadependencia.
- ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.
- DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letradel apellido.
NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra.

17. 10.1.2. ACTA
Es una comunicación interna que constituye la memoria de reuniones o actosadministrativos, cuyo
objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/o seacuerda en una reunión. El acta se debe
elaborar en papel bond tamaño carta.
UNIVERSIDAD DEL VALLE
------------------ (1 interlínea)
TÍTULO Y CARÁCTER DE LA REUNIÓN
------------------ (1 interlínea)
ACTA No. XX
------------------ (3 interlíneas)
FECHA: (Ciudad, día mes año)
------------------ (1 interlínea)
HORA:
------------------ (1 interlínea)
LUGAR: (Sitio donde se realizó la reunión)
------------------ ( 2 interlíneas)
ASISTENTES: NOMBRES APELLIDOS, Cargo - Calidad de miembro dentro del comité.
______________________, _____________ - ____________
------------------ (2 interlíneas)
INVITADOS: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo
_______________________ , ____________
------------------ (2 interlíneas)
AUSENTES: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo - Calidad de miembro dentro del comité.
_______________________, ____________ - ____________
------------------ (2 interlíneas)
ORDEN DEL DÍA:
------------------ (1 interlínea)
1o. Verificación de Quórum
2o. Lectura, discusión y aprobación del Acta anterior.
3o. Discusión y aprobación Tabla de Retención Documental de __________ _________ ________
------------------ (2 interlíneas)
DESARROLLO:
------------------ (1 interlínea)
1o. Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión.
------------------ (1 interlínea)
2o. Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por unanimidad.
------------------ (1 interlínea)
3o. Fue presentada la Tabla de Retención Documental y al respecto.................. ...............................
------------------ (2 interlíneas)
CONVOCATORIA:
------------------ (4 interlíneas)
FIRMAS Autógrafo
NOMBRES Y APELLIDOS NOMBRES Y APELLIDOS
Presidente Secretario
------------------ (2 interlíneas)

18. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: (Nombre y primera letra del apellido.
GESTIÓN DOCUMENTAL.
Original: Dependencia que ejerce Secretaría de Comité
(Serie o Subserie a que haya lugar).
Tamaño del formato: Carta.
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE ACTA
- ACTA: Es una comunicación interna que constituye la memoria de reuniones oactos
administrativos, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/ose acuerda en una
reunión. El acta se debe elaborar en papel bond tamañocarta.
- MÁRGENES: Superior e Izquierdo 3 cm., Derecho e Inferior 2.5 cm.
- PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros delborde superior de
la hoja, contra el margen derecho sin precederlo del símbolo(#) ni la abreviatura (No.). De dos a
tres interlíneas debajo del número depágina se escribe el primer párrafo de la(s) página(s)
subsiguiente(s).
PARTES DEL ACTA
- ENCABEZADO: Escribir centrado, en mayúsculas sostenida y sin negrillaUNIVERSIDAD DEL VALLE.
- TÍTULO: Escribir centrado, en mayúsculas sostenida el nombre del organismoy el carácter de la
reunión.
- ACTA No.__: Escribir centrado, en mayúsculas sostenidas y sin negrilla ACTANo.__. Escribir el
número consecutivo que corresponda a la respectiva sesión;iniciando con 01 cada año.
- FECHA: Escribir el nombre de la ciudad y la fecha, separado con coma (,)donde se realizó la
reunión.
- HORA: Escribir la hora de inicio y de finalización de la reunió n de cualquierade las siguientes
formas: 11:00 AM a 2:30 PM o 9:30 a 14:30 Horas.
- LUGAR: Escribir el nombre del lugar o sede donde se realiza la reunión.
- ASISTENTES: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantesdel organismo que
asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe elcargo que ocupa en el organismo.
(Separado con coma (,) y la primera letra conmayúscula). Seguidamente y con guión (-) se citará su
calidad de integrante enel comité.
- INVITADOS: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los invitadosque participaron en la
reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo otítulo profesional (Separado con coma (,) y la
primera letra con mayúscula.

19. - AUSENTES: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantesdel organismo que no
asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribeel cargo que ocupa en el organismo.
(Separado con coma ( , ) y la primera letracon mayúscula). Seguidamente y con guión (-) se citará
su calidad deintegrante en el comité. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.
- ORDEN DEL DÍA: Con números arábigos relacionar los puntos reglamentarios(Verificación de
quórum y Lectura y aprobación del acta anterior) los mismoque los temas a tratar en dicha
reunión.
- DESARROLLO: Con números arábigos identificar cada punto del desarrollo deltexto, escrito a
interlineación sencilla entre renglones y a dos entre párrafos(Escribir en tiempo pasado).
- CONVOCATORIA: Si se programa nueva reunión, se escribe la fecha, la hora yel lugar de la
próxima reunión.
- FIRMAS, NOMBRES Y CARGOS: Escribir el nombre completo de los firmantesresponsables y en la
línea siguiente se escribe el cargo que ocupa en elorganismo.
NOTA: En el espacio dejado sobre el nombre, los firmantes deben estampar suautógrafo o rúbrica
(con esfero o bolígrafo cuya tinta sea negra).
- DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Finalmente se escribe el nombre la primera letradel apellido del
transcriptor.
ASPECTOS GENERALES:
Toda Acta expresa lo tratado en la reunión sin describir detallesintrascendentales. Los párrafos
deben ser concisos, claros y que hagan énfasisen las determinaciones tomadas. Sin embargo, por
solicitud expresa, se anotanlas discrepancias.
Se anota el nombre completo de la persona que presenta una moción oproposición, pero no es
necesario anotar el nombre de quienes se adhieren aella.
Cuando hay lugar a votación, se anota el número de votos a favor y el númerode votos en contra o
en blanco.
Ver ejemplo de acta:

21. 10.1.3. CIRCULAR
Comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa,con el mismo texto o
contenido, se utiliza para dar a conocer actividadesinternas de la Institución, así como las normas
generales, cambios, políticas yasuntos de interés común. Las circulares internas se elaboran en
papel tamañocarta sin papel con membrete y logotipo, las cuales serán firmadas por elSecretario
General o el Director General y las externas se deben elaborar enpapel con membrete y logotipo.
Espacio para logotipo (sólo para circular externa)
NOMBRE DE OFICINA, ÁREA O DEPENDENCIA
(Encabezado sólo para circular interna)
------------------ (3interlíneas)
CIRCULAR Nº_____
------------------ (3interlíneas)
CÓDIGO DEPENDENCIA-Número de serie y/o subserie
Ciudad, fecha (cuando se trate de circulares externas, la fecha será colocada por el GCA, mediante
radicado)
------------------ (2interlíneas)
DESTINATARIOS
------------------ (2interlíneas)
Asunto: (Síntesis del tema de la Circular)
------------------ (3 interlíneas)
Texto................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... .....
Despedida
------------------ (3interlíneas)
NOMBRE DEL REMITENTE
Cargo
------------------ (2interlíneas)
Anexos: (opcional)
------------------ (1interlinea)
Datos del transcriptor
GESTIÓN DOCUMENTAL.
Original: DG (Serie: Circulares, Subserie: Circulares Externas, Subserie: CircularesInternas) ó SG
(Serie: Circulares, Subserie: Circulares Internas).
Copia: Destinatario.
Tamaño del formato: Carta.

22. INSTRUCTIVO PARA ELABORACIÓN DE CIRCULAR
CIRCULAR: Comunicación interna o externa de carácter general informativa onormativa, con el
mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conoceractividades internas de la Institución, así
como las normas generales, cambios,políticas y asuntos de interés común. Las circulares internas
se elaboran enpapel tamaño carta sin papel con membrete y logotipo, las cuales seránfirmadas
por el Secretario General o el Director General y las externas se debenelaborar en papel con
membrete y logotipo.
MÁRGENES: Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm., Inferior y Derecho 3 cm.
PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros delborde superior de la
hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatrointerlíneas debajo del número de página se
escribe el primer párrafo de la(s)página(s) subsiguiente(s).
PARTES DE LA CIRCULAR
ENCABEZADO: Se escribe centrado, con mayúscula sostenida y sin negrillanombre de la oficina y el
área, sólo para circulares internas. No se hacenecesario el encabezado en circulares externas
debido a que se imprimirá enpapel membretado.
TÍTULO Y NÚMERO: Título ¨CIRCULAR¨, centrado, en mayúscula sostenida sinnegrilla y el número
consecutivo de la misma, que será llevado por la SecretaríaGeneral. (Número consecutivo es
independiente para internas y externas einicia con 001 cada año).
CÓDIGO: Números que identifican la dependencia productora. Al margenizquierdo se escribe el
código de la serie y/o subserie al cual corresponde lacircular interna o externa según sea el caso,
separando estos dos números conun punto.
CIUDAD Y FECHA: Para circular interna: Escriba ciudad, seguida de coma ( , ) seescribe la fecha. Si
corresponde a una circular externa la fecha la inscribirá elGrupo de Correspondencia y Archivo,
mediante el radicado impreso en estadependencia.
DESTINATARIO: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales ojurídicas, etc. a quienes va
dirigida la comunicación (mayúsculas sostenidas).
ASUNTO: Constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en 6 palabras,con mayúscula
inicial y sin subrayar.
TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactarel texto en forma
clara, breve, directa, sencilla y cortés y tratando solo unasunto por Circular.
DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma ( , )(Atentamente,) o
frase de cortesía terminada en punto ( . ) (Agradecemos sugentil colaboración.)
DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. Noutilizar negrilla, ni
subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente conmayúscula inicial.

23. ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.
DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letradel apellido.
NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra
Ejemplo circular dar clic:

24. 10.1.4. MEMORANDO
Es una comunicación escrita de carácter interno. Debe elaborarse en papelbond tamaño carta a
espacio sencillo, el cual se empleará para transmitirinformación, dar orientaciones, dar pautas y
hacer solicitudes y aclaracionesentre otras, relacionados con la gestión de la Entidad.
UNIVERSIDAD DEL VALLE
------------------ (3interlíneas)
MEMORANDO
------------------ (3interlíneas)
CÓDIGO: xxx-xx.xx
------------------ (1interlínea)
Ciudad, fecha
------------------ (3interlíneas)
PARA: NOMBRES Y APELLIDOS
Cargo
------------------ (1interlínea)
DE: DEPENDENCIA QUE EMITE EL MEMORANDO
------------------ (1interlínea)
ASUNTO: ............ ......................... ............................
------------------ (3interlíneas)
Texto................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... .....
------------------ (2interlíneas)
Despedida
------------------ (4interlíneas)
NOMBRE DEL REMITENTE
Cargo
------------------ (2interlíneas)
Anexos: (opcional)
------------------ (1interlínea)
Datos del transcriptor
GESTIÓN DOCUMENTAL.
Original: Dependencia destinataria (serie o subserie a que haya lugar).Copia: Dependencia
remitente (serie o subserie a que haya lugar).
Tamaño del formato: Carta.

25. INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR MEMORANDO
MEMORANDO: Es una comunicación escrita de carácter interno. Debeelaborarse en papel bond
tamaño carta a espacio sencillo, el cual se emplearápara transmitir información, dar orientaciones,
dar pautas y hacer solicitudes yaclaraciones entre otras, relacionados con la gestión de la Entidad.
MÁRGENES: Superior e Izquierdo 3 cm., Inferior y Derecho 2.5 cm.
PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos a tres centímetros delborde superior de la
hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatrointerlíneas debajo del número de página se
escribe el primer párrafo de la(s)página(s) subsiguiente(s).
PARTES DEL MEMORANDO
ENCABEZADO: Se escribe con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla
UNIVERSIDAD DEL VALLE.
MEMORANDO: Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla
MEMORANDO.
CÓDIGO: Después de dos tabulaciones, consignar los números que identificanla dependencia
productora, seguida de guión (-), se coloca el código de la seriey/o subserie, separando estos dos
números con un punto.
CIUDAD Y FECHA: Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad yla fecha.
DATOS DEL DESTINATARIO: Después de dos tabulaciones, se debe escribir enmayúsculas
sostenidas el nombre del funcionario a quien va dirigido elmemorando. En la línea siguiente
escribir el cargo.
DE: Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúsculas el nombre de ladependencia
productora.
ASUNTO: Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación dedos tabulaciones,
debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicialy sin subrayar.
TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se deberedactar el texto en
forma clara, breve, directa, sencilla y cortés; omitiendotemas personales y tratando sólo un asunto
por memorando.
DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,)(Atentamente,) o frase
de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos sugentil colaboración.)
DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. Noutilizar negrilla,
subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente conmayúscula inicial. El remitente es el
Jefe de Dependencia (Oficina, División,Grupo de Trabajo, Unidad, Presidente o Secretario de
Comité) según loautorizado en Manuales de Métodos y Procedimientos de la
respectivadependencia.

26. ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.
DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letradel apellido.
NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra
Ejemplo memorando:
10.1.5. NOTA INTERNA

27. Es un formato pre-impreso de carácter interno, que se diligencia a mano,cuyo objetivo es
transmitir comunicaciones breves y de inmediatotrámite, entre las dependencias de la Universidad
y sus funcionarios.
NOTA INTERNA
No. 001
FECHA: ________________________________________________________________
PARA: ________________________________________________________________
DE: ________________________________________________________________
URGENTE : ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA:
PARA SU INFORMACIÓN : DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA:
FAVOR DAR CONCEPTO: FAVOR TRAMITAR:
INFORMAR POR ESCRITO: ARCHIVAR:
ENCARGARSE DEL ASUNTO: ENTERARSE Y DEVOLVER:
OTRO: DILIGENCIAR Y DEVOLVER:
OBSERVACIONES: _______________________________________________
_______________________________________________________________
FIRMA: _______________________ RECIBIDO: ______________
FECHA: ______________
HORA: ______________
GESTIÓN DOCUMENTAL.
Original: DG (Serie: Circulares, Subserie: Circulares Externas, Subserie: CircularesInternas) ó SG
(Serie: Circulares, Subserie: Circulares Internas).
Copia: Destinatario.
INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR LA NOTA INTERNA
NOTA INTERNA: Es un formato preimpreso de carácter interno, que sediligencia a mano, cuyo
objetivo es transmitir comunicaciones breves y deinmediato trámite, entre las dependencias de la
Universidad y sus funcionarios.
PARTES DE LA NOTA INTERNA
FECHA: Registrar fecha de envío así: día, mes y año.
PARA: Nombre del funcionario a quien va dirigida la nota.

28. DE: Nombre de la dependencia que remite la nota.
CUADRO DE OPCIONES: Seleccionar y marcar con (X) donde corresponda.
OBSERVACIONES: Describa brevemente las observaciones que considerepertinente.
FIRMA: Sólo podrá ser firmada, por el funcionario autorizado para tal fin, segúnlo regulado en
manual de procedimientos de la respectiva entidad.
DATOS DE RECIBO: Consignar los datos del funcionario que recibe la misma
2.3. Al momento de efectuar el envío de documentos es muy importanteprecisar el embalaje,
debido a que debe adaptarse a la forma,naturaleza del contenido y condiciones de transporte. Por
tanto,teniendo en cuenta esto, realicen lo siguiente:
2.3. A. Precisen los requisitos que debe reunir un adecuadoacondicionamiento de los envíos.
Definición embalaje
El embalaje es la actividad por la cual se hace uso del material que envuelve alos productos o
mercancías, tiene como función, la de proteger con resistencialas operaciones de transporte,
manejo y distribución, para evitar daños en lamanipulación y transporte desde el origen, hasta su
recepción destinataria delusuario final.
El embalaje debe ser diseñado para facilitar la manipulación de unidades oproductos sueltos u
organizados en pequeños lotes, y cumplir requisitos como:
a)Ser lo más ligero posible y a su vez, poder soportar la carga requerida.
b) El material del embalaje debe ser fácil de marcar o rotular para facilitar suIdentificación,
localización y direccionamiento.
c) El embalaje debe cumplir los requisitos que establecen la legislaciónMedioambiental y
fitosanitaria del país de origen y país destino.
d) De acuerdo a la tendencia de las normas de la protección del medioambiente de los países de
destino, el embalaje deben ser reutilizable yreciclable.
2.3. B. Forma correcta de embalar:
2.3. B.1. Objetos de gran tamaño como mapas, planos,fotografías.
Se debe empacar en sobre de Manila si son tamaño carta u oficio, si sontamaños más grandes
como mapas o planos embalar en papel kraff.
Es fundamental que el empaque de fotografías se haga utilizando materialesinertes, “CALIDAD
ARCHVO” que no reaccionen químicamente con loselementos sensibles de la imagen y de alta
resistencia para garantizar unaprotección suficiente a la obra que va a viajar. Las fotografías de

29. exhibiciónestán sujetas a múltiples deterioros, antes, durante y después de su exposiciónen la sala
del museo o galería, por lo que resulta muy importante atender aciertos principios básicos
2.3. B.2. Impresos.
Los documentos normales como documentos confidenciales y cartas, deben iren sobre de manila
sellado.
2.3. B.3. Objetos pequeños.
Los objetos pequeños se deben embalar en cajas, que brinden una resistenciaque garantice el
traslado, desde el origen, hasta su destinatario, en excelenteestado y condiciones como libros,
fonolibros, revistas etc.
2.3. B.4. Documentos que no pueden doblarse ni enrollarse.
Se debe colocar el documento al centro o en medio de 2 pastas, losuficientemente duras como
cartón, para posteriormente forrarlo en papelkraff.
2.3. B.5. Objetos frágiles.
Los objetos frágiles son aquellos que con leves golpes pueden deteriorarse oquebrarse como
vajillas, porcelanas, computadores, impresoras, por lo quedeben tener un tratamiento adecuado
al momento de hacer un embalaje parasu posterior envío y se deben ejecutar en cajas con
suficiente relleno, comoicopor, también puede ser de plástico para que no se dañe; muy
importanteescribir en el paquete que es un objeto frágil.
2.4 Después de visitar la unidad de correspondencia de la Universidad del valle presentamos
mediante un ejemplo práctico el desarrollo de sus funciones
2.4. A. Recepción
En la oficina de Gestión Documental se reciben y se registra dos tipos decorrespondencia: La
correspondencia enviada y la correspondencia recibidadirectamente en la dependencia.
Correspondencia Enviada: Son los documentos nuevos que se generan en ladependencia,
como cartas, memos, informes entre otros.
Correspondencia Recibida: Son los documentos que se reciben directamenteen la
Dependencia.
Recepción de correspondencia interna:
Recibir y entregar la correspondencia en la Dependencia.
Confirmar que el documento tenga el número consecutivo para poder ingresarlaal
sistema.
Ingresar el documento al sistema SABS.
Colocar el número de radicación generado por el sistema a la correspondencia.
Sellar la correspondencia.
Seleccionar la correspondencia teniendo en cuenta su tipo: interno, ordinario opersonal.
Colocar los documentos en el casillero separándolos por su respectiva rutasegún criterio
de la radicación.
Por ejemplo: los auxiliares de la oficina deben recibir correspondencia en la ventanillade la oficina
o en con una lista previa de la correspondencia que deben recibir en lasdependencias que visitan.

30. Como la universidad es tan grande, se tienen variosauxiliares que hacen una ruta específica para
dejar y recibir correspondencia.
2.4. B. Clasificación
La clasificación de los documentos de la universidad del Valle se realiza por unsoftware llamado
SABS, este otorga así:
Código alfabético: el cual se origina de acuerdo a la oficina o dependencia de launiversidad
Por ejemplo: EISC-corresponde a la escuela de ingeniería de sistemas y computación
Código numérico: el cual es un número consecutivo seguido de un guion y el númerodel año de la
fecha
Por ejemplo: 05-2013
Por lo cual el número de correspondencia es: EISC-05-2013
Los funcionarios auxiliares del correo deben:
Clasificar la correspondencia recibida para registrarla.
Digitar en el sistema y sellar la correspondencia con la fecha del día recibido
Distribuir en los casilleros la correspondencia recibida y registrada.
Revisar planilla de entrega de recorrido
Archivar las planillas
2.4. C. Distribución de Correspondencia:
La distribución de correspondencia se hace a partir del tipo de correspondencia comoson la
distribución de correspondencia interna o a entes externosPara la distribución de correspondencia
se debe:
Imprimir listado de ruta interna designada.
Colocar un número a la hoja de ruta para establecer el orden de visitas
Recoger correspondencia del casillero correspondiente a su ruta designada
Confrontar el documento físico con el listado impreso.
Organizar la correspondencia según el orden de visita en su ruta e iniciar elrecorrido
Visitar las dependencias y entregar la correspondencia
Firmar la planilla de entrega: Formato Hoja de Ruta F-01-MP-08 07-02(Secretarias de la
Dependencias)
Recoger la correspondencia que tenga la Dependencia
Si se recoge correspondencia para entregar dentro de la misma ruta, entregaren la
Dependencia respectiva sin necesidad de registrarla.
Terminar recorrido y regresar a la Oficina Central de Gestión DocumentalDistribución de
correspondencia a entes externos de debe:
Contratar empresa de mensajería para entrega de correspondencia
Recibir correspondencia de las dependencias que no hacen parte del edificio
deadministración central

31. Confirmar que la correspondencia tenga el número consecutivo del documentopara poder
ingresarla al sistema.
Radicar la correspondencia en el sistema (SABS) en el módulo de GestiónDocumental –
correspondencia especificando el tipo de origen de envío comoDIRECTO.
Distribuir correspondencia en la ruta establecida por fuera de la Universidad.
hacer firmar la planilla de entrega: Formato de Hoja de Ruta F-01-MP-08-07
Durante la visita se logró observar que la universidad utiliza un sistema de radiación de
correspondencia, llamado SABS
¿Qué es el Sistema Radicador de Correspondencia?
El Radicador de Correspondencia es un Sistema que permite a las Dependencias dela Universidad
ingresar la información necesaria de los documentos que se recibeno se envían, permitiendo un
mejor control y trámite de los mismos; comodependencia de la Universidad, la oficina de Correo
realiza los trámites necesarioscon la documentación que recibe externa e internamente (la
generación de sushojas de ruta de repartición y recibo de correspondencia, entre otras).
Las opciones que se pueden efectuar desde el panel del módulo deCorrespondencia están sujetas
al perfil del usuario que entra a la aplicación. Paraeste caso al ingresar un Operario de una
dependencia, le aparece el siguientepanel donde podrá ingresar la información sobre la
correspondencia enviada,recibir correspondencia, asignar correspondencia, radicar información
recibidaentre otros.
Registrar Correspondencia:

32. En esta sección se registran dos tipos de correspondencia: La CorrespondenciaEnviada y la
Correspondencia Recibida directamente en la Dependencia. Acontinuación se explica cómo se
realiza el ingreso de cada una:
Registrar Correspondencia Enviada: Son los documentos nuevos que se generanen la dependencia,
como cartas, memos, informes entre otros. Al entrar a estaopción, aparecerá el siguiente
formulario:
Para registrar la correspondencia enviada, debe diligenciar el formulario así:

33. Información Básica:
Fecha del Documento:
Es la fecha que tiene el documento. El formato para la fecha debe ser: AAAA-MMDDEjemplo:
2003-08-13. Puede dar clic en el botón que está al lado derecho yaparecerá una ventana con un
calendario del mes actual para que seleccione lafecha deseada.
Ubicación Digital: En la primera caja de texto debe ir el número topográfico dondese archiva el
documento y en la segunda debe ir la ruta del directorio de sucomputador donde se encuentra el
documento. Ejemplo: En la primera caja detexto escribe Af-2004 y en la segunda C:Mis
DocumentosCartas2005carta.doc
Tipo Correspondencia: Permite seleccionar el tipo de los diferentes documentosque se envían.
(Cartas, memos entre otros)
Información del Remitente: Si es un documento por enviar opción INTERNO aparece
automáticamente elnombre de la dependencia propia, no es necesario seleccionarla, y selecciona
laPersona Remitente las cuales han sido ingresadas por la opción información básicade este
mismo módulo (se explica más adelante).
Información del Destinatario:Tipo Destino: Este campo define si la correspondencia que se envía
es a unadependencia interna o entidad externa a la universidad.Al seleccionar INTERNO: si
selecciona Dependencia como tipo de Destinatario elcampo Dependencia Destino se habilita para
que seleccione la dependencia y debeingresar el funcionario destino; si selecciona Lista de
Distribución como tipo deDestinatario el campo Lista Destino se habilita para que seleccione un
grupo dedependencias (estas listas ya han sido definidas desde la Oficina de Correo, dondea una
lista le agregan varias dependencias) Al seleccionar EXTERNO: Si selecciona elcampo Entidad como
tipo de Destinatario el campo Entidad Destino se habilitapara que seleccione el nombre de la
entidad (si no encuentra la entidad en ellistado, deberá llamar a la oficina de Gestión Documental
para que sea creada),Dirección, Incluirla en: Ruta Externa (cuando es entregada por auxiliares
degestión documental, aparecerá una nueva caja de texto donde debe escribir si
lacorrespondencia va en sentido OESTE, ESTE, NORTE o SUR, ya que los auxiliaresmanejan este
tipo de rutas) o Ninguno (cuando es llevada por personal directo dela oficina o empresas de
mensajería), también debe ingresar el nombre de lapersona destino, si selecciona Persona Natural
como Entidad Destino, entonces sehabilitará todos los campos anteriores exceptuando
EntidadDestino..

34. Información de la Correspondencia
Asunto: Referencia o tema del documento enviado.
Observaciones y anexos: Si es necesario hacer alguna observación y hacerreferencia a los anexos
que se llevan.
Forma de Envío: información que se refiere a la Forma de Envío de laCorrespondencia, la cual
puede ser a través de la Oficina de Correo cuando esllevada por uno de los auxiliares de la Oficina
de Correo, o de forma directa cuandoes llevaba por algún funcionario directamente a la Oficina de
destino.
NOTA: La forma de envío de la correspondencia también será DIRECTA cuando esrecogida por
auxiliares de gestión documental PERO es para dependencias dentrodel mismo edificio donde está
ubicada la dependencia desde donde se estáoriginando la correspondencia.
Categoría Correspondencia: Permite clasificar la correspondencia que se envíacomo documentos
que requieren una respuesta o solo cumplen una funcióninformativa
Confidencial: Selecciona esta opción cuando considere que la correspondencia esconfidencial.
Adicionar Copia: Si es necesario enviar una copia del documento a otra dependencia o entidad,
debe dar clic en la opción Adicionar Copia y sólo debe ingresar informaciónreferente al nuevo
Destinatario. Y determinar si es entregada a través de laoficina de correo o directo.
Enviar: Se utiliza cuando la correspondencia se va a enviar inmediatamente, esdecir que ya va a ser
dejada en la bandeja de salida para que el auxiliar decorrespondencia la recoja, de lo contrario se
deberá utilizar el botón PendienteEnviar cuando la carta aún no está lista para dejar en la bandeja
por diferentesmotivos (no ha sido revisada por el jefe aún, faltan datos) y se necesita conocer
elconsecutivo para registrarlo en la carta. Utilizar esta opción evitará que cuando elauxiliar llegue a
su oficina por correspondencia que sale en el listado se tenga quedevolver sin los documentos
porque aún no están listos en la bandeja, cuando yaesté lista la carta para enviar debe entrar por
la opción del panel decorrespondencia Pendientes por Enviar para que salga en la ruta del auxiliar
ypueda ser recogida por él.
Registrar Correspondencia Recibida: Correspondencia Recibida directamente en laDependencia.
Esta opción se utiliza para registrar correspondencia recibida que no vieneoficialmente desde una
dependencia de la Universidad por ejemplo de unfuncionario especifico ó dependencias que aún
no tienen acceso al sistema deCorrespondencia, también una solicitud personal o documentos de
una entidadexterna que llegan a la oficina y no a través de la sección de Correo , al sucederesto, se
debe ingresar por la opción de Registro de Correspondencia para poderestablecer este tipo de

35. correspondencia dentro del flujo normal para ser recibida yaceptada, el formulario que aparece es
similar al de la correspondencia enviadacon algunas diferencias como se explica a continuación:
Información Básica:

36. Fecha del Documento: Es la fecha que tiene el documento. El formato para la fechadebe ser:
AAAA-MM-DD Ejemplo: 2003-08-13. Puede dar clic en el botón que estáal lado derecho y
aparecerá una ventana con un calendario del mes actual para queseleccione la fecha deseada.
Ubicación Digital: Puede ingresar información acerca de dónde va a ser archivadoel documento.
Tipo Correspondencia: Permite seleccionar el tipo de los diferentes documentosque se reciben.
(Cartas, memos entre otros)
Información del Remitente:Se debe seleccionar Origen EXTERNO ya que es información que se va a
recibir yaparecerá nuevas opciones para diligenciar como se muestra a continuación:
Donde Forma de Llegada corresponde a si el correo es ordinario, recomendado,personal, etc.
Ciudad de Origen Ciudad desde donde remiten la carta, Número deRadicación es el número del
documento que se recibe, Empresa de Mensajeríaselecciona la empresa a través llegó, si fue
directamente selecciona “El Mismo” yPersona Remitente es el nombre del remitente de la
correspondencia. Aquígenerará un consecutivo Externo con las siglas propias de la dependencia
pero esdiferente al consecutivo que se genera para enviar correspondencia.
NOTA: Cuando es correspondencia de dependencias que aún no tienen acceso alsistema y se debe
registrar como recibida, entonces debe seleccionar la opción delremitente como INTERNO , y
donde aparece el nombre de la dependencia propiade quien utiliza el sistema, se debe borrar esta
e ingresar el nombre de ladependencia que está remitiendo ó parte de éste paraseleccionarlo en
elwincombo (este wincombo se refiere a la caja de texto que tiene tres puntos paraseleccionar
información), inmediatamente seleccione otra dependencia el campodonde debe ingresar el
nombre del remitente cambia para que pueda ingresar unnombre diferente a los ya configurados
en la dependencia propia.

37. Información del Destinatario:
Tipo Destino: Como es correspondencia que se recibe queda establecido tipointerno. Debe
seleccionar como tipo de Destinatario dependencia, en el campoDependencia Destino se debe
seleccionar la dependencia donde se está recibiendola correspondencia y debe ingresar el
funcionario a quien le llegó el documento.
Información de la Correspondencia
Asunto: Referencia o tema del documento recibido.
Observaciones y anexos: Si es necesario hacer alguna observación y hacerreferencia a los anexos
que se reciben.
Forma de Envío: Debe establecerse forma DIRECTO, ya que no se utilizó la Oficinade Correo.
Categoría Correspondencia: Permite clasificar la correspondencia que se recibecomo documentos
que requieren una respuesta o solo cumplen una funcióninformativaAl finalizar y guardar la
información debe pasar al siguiente nodo por la opciónRecibir Correspondencia de éste mismo
módulo y aceptarla como recibida.
Recibir Correspondencia (con opción de asignar): Cuando el Auxiliar de la Oficinade Correo genera
la planilla donde relaciona la correspondencia que han enviadodesde otras oficinas para la
nuestra, inmediatamente nos aparecerá en la opciónRecibir Correspondencia y se le debe dar el
recibido en el sistema a través de estaopción y también se le debe firmar esta planilla. También
apareceráinmediatamente cuando es enviada a través de la forma directa desde otradependencia
de la Universidad.
Al ingresar por esta opción aparece un listado donde muestra la correspondenciaque está
pendiente por recibir, debe tener especial cuidado al entrar al detalle dela correcta, e identificar
cuando es correspondencia interna o externa, para lo cualaparecen dos columnas donde se
identifica cada una.

38. Puede dar recibido a toda la correspondencia sin necesidad de entrar una a una,para esto se
muestra también el asunto para que compare con los documentos queestá recibiendo, para recibir
varias entonces selecciona las que va a recibir y da clicen el botón “Recibir en Bloque”.
Si desea asignar de una vez los funcionarios sí deberá ingresar por “VerDocumento”, si utiliza esta
opción se mostrará un formulario como el siguiente:

39. Donde el operario de la dependencia podrá recibir y hacer alguna observación.Asignación de la
correspondencia:
La asignación de la correspondencia a los funcionarios puede realizarse en estepaso o en la opción
Correspondencia Recibida como se explica más adelante, si yase conoce en el momento de
recibirla a quien se le asigna puede realizarlo de unavez.
NOTA: Cuando ha llegado correspondencia externa directamente a la Oficina decorreo y ellos
ingresan la información para que la dependencia destino la reciba, alOperario de Dependencia le
aparece por recibir esta correspondencia comooriginada en la Oficina de Correo, al mirar el detalle
en la Información delRemitente además del Tipo de Origen y la Persona Remitente aparece
tambiénForma de Llegada y Número de Radicación (propio de la Oficina de Correo) ypodrá Recibir
y asignar esta correspondencia. Igualmente sucede cuando lacorrespondencia ha sido recibida
directamente en la Dependencia destino cuyoremitente no es oficialmente una dependencia de la
Universidad sino que es de unfuncionario especifico como una solicitud personal o también
documentos de unaentidad externa cuando llega a la oficina y no a través de la sección de
Correo,debe ingresar por esta opción para recibirla. Si considera la correspondencia que vaa
recibir como Confidencial, puede seleccionar esta opción.

40. Correspondencia Recibida y Asignación a Funcionarios: Al ingresar por esta opciónaparece un
formulario con la opción Generar Listado al dar clic sobre este botónaparece el listado de los
documentos que han sido recibidos en la dependencia queno han sido respondidos, reenviados o
asignados a un funcionario. Al seleccionaralgún documento, aparece un formulario como el
siguiente para que seleccioneResponder, Reenviar o Asignar.

41. Se despliega información básica del documento (Número de documento, Fecha,tipo
correspondencia, clase de documento, tipo de ruta) información delremitente (tipo origen,
persona remitente), Información del destinatario(personadestino), Información mas detallada de
la correspondencia(asunto, forma deenvío, observaciones, categoría de la correspondencia), en el
cajón de texto deObservaciones puedo escribir algo sobre la asignación que se le está realizando
alfuncionario, por ejemplo cuando él y otro funcionario se deben encargar delasunto. Asignación
de la Correspondencia (a quien se le asigna el documento,debe dar clic sobre el botón “Asignar
Funcionario” para que se realice esta acción)Y también dos botones donde puede seleccionar
Responder o ReenviarSi selecciona Responder aparecerá un formulario similar al de la
Correspondenciapor Enviar y se podrán ingresar los datos normales de un envío
decorrespondencia, pero el destinatario sale predeterminado con la información dequien nos
envió el documento ya que esto es una Respuesta sobre un documentoque han enviado.
Si selecciona Reenviar aparecerá un formulario similar al de la Correspondenciapor Enviar y se
podrán ingresar todos los datos normales de un envío decorrespondencia. Es muy IMPORTANTE
aclarar que se debe entrar por esta opcióncuando se va a responder un documento, y no ingresar
como un envío nuevo dedocumento, esto con el fin de que la correspondencia pueda ser
identificadadentro del flujo de un documento en la Universidad, es decir si se envía undocumento,
luego debe aparecer como recibido, luego como respondido oreenviada y así sucesivamente para
saber en qué estado se encuentra.
Si selecciona Asignar Funcionario debe asignarle a uno de los funcionarios de laoficina
(establecidos por la opción información básica, funcionario, de éste mismomódulo) la
correspondencia que ha llegado.Entregar o Cancelar Correspondencia Registrada: Cuando se ha
ingresado algúndocumento en la correspondencia por enviar y se ha establecido la forma de
envíoque sea a través de la oficina de correo, pero por alguna circunstancia ya no serállevada por
un auxiliar de correo sino de forma directa se utiliza esta opción deEntregar o Cancelar
Correspondencia Registrada para reversar lo establecidoanteriormente, esto se debe realizar
antes de que el auxiliar salga a realizar la rutaya que en esemomento ya ha generado la planilla de
la hoja de ruta, sin embargosi ya ha sido generada estaruta por el auxiliar, cuando él al finalizar su
hoja de ruta,realiza la observación que no fue recogida, entonces le aparecerá inmediatamenteal
operario que la había enviado en la opción Entregar/Cancelar Correspondenciapara que realice su
cancelación o anulación ó cambie a la forma “EntregarPersonalmente” . Y así no le volverá a
aparecer en la hoja de ruta al auxiliar, en surespectiva planilla. Es de aclarar que así se cambie a la
opción EntregarPersonalmente, al auxiliar de correo le seguirá apareciendo como aviso que no
hasido recibida hasta que el operario a quien se dirigía la correspondencia no ingreseal sistema y
la reciba. Ver opción Entregar Personalmente.
A través de esta opción Entregar o Cancelar Correspondencia Registrada tambiénse puedeCancelar
Envío de Correspondencia: Si definitivamente no se va a enviarla correspondencia ni de forma
directa ni a través de la oficina de correo y sequiere cancelar su envío, se debe realizar también a
través de esta misma opción,consultando la correspondencia a cancelar y utilizando el botón
Cancelar delmismo formulario, para que no siga saliendo en la planilla de la hoja de ruta;
porejemplo si el auxiliar de correo genera en su planilla que debe recoger una carta dela OITEL y
cuando llega a la Dependencia le informan que definitivamente no se vaa enviar esa
correspondencia, entonces el auxiliar al finalizar su hoja de ruta,realiza la observación que no fue
recogida, y le aparecerá inmediatamente aloperario que la había enviado en la opción
Entregar/Cancelar Correspondenciapara que realice su cancelación o anulación o cambie a la

42. forma “EntregarPersonalmente” . Y así no le volverá a aparecer en la hoja de ruta al auxiliar, en
surespectiva planilla. Ver opción Cancelar.
A través de esta misma opción Entregar o Cancelar Correspondencia Registradatambién se puede
Adicionar Copias a Cartas ya enviadas: Donde podrá adicionarlos documentos que quedaron
pendientes por ingresarle a un consecutivo yagenerado Ver opción Adicionar Copia.
Al ingresar por esta opción aparece un listado de los documentos que se haningresado y aún no
han sido generados en una hoja de ruta por los auxiliares decorreo ó no ha sido recibida por la
dependencia destino sólo en estos casos sepodrá cambiar a Entregar personalmente, Cancelar o
adicionar una copia. Se aclaraque si el documento ha sido ingresado para ser recogido por un
auxiliar SI se puedecambiar su forma de envío a Directa, pero si ha sido ingresada como Directa no
sepuede cambiar su forma de envío a través de Oficina de Correo. Ver figurasiguiente.

43. Al seleccionar alguno de los documentos por la opción Ver documento aparece unformulario
como el siguiente y puede dar clic en el botón Entregar Personalmentepara hacer el cambio o si
desea anular o terminar una correspondencia, entoncesen el botón Cancelar.
Si utiliza la opción Adicionar Copia aparece un pequeño formulario igual al queutiliza para
adicionar las copias en el formulario de ingreso de la correspondencia,donde podrá adicionar los
documentos que quedaron pendientes por ingresarle,ingresa los datos correspondientes y
finalmente Clic en Guardar copia, sino deseaingresar más copias cierra la nueva ventana o de clic
en Cancelar.

44. Información Básica Correspondencia: Al ingresar por esta opción aparece elformulario para
ingresar los datos de los funcionarios que interactúan con lacorrespondencia dentro de una
dependencia como se explica a continuación.Funcionario: Información de una persona que recibe
o envía correo en unadependencia. Esta información también puede ser ingresada por un operario
dedependencia a quien también le aparece esta opción. Se debe ingresar el nombredel
funcionario, el apellido, el cargo y el número de la oficina en la cual labora.

45. Opción Pendientes por Enviar: Cuando la carta aún no está lista para dejar en labandeja por
diferentes motivos (no ha sido revisada por el jefe aún, faltan datos) yse necesita conocer el
consecutivo para registrarlo en la carta, el documento haquedado en el estado Pendiente por
Enviar, cuando ya esté lista la carta paraenviar debe entrar por la opción del panel de
correspondencia Pendientes porEnviar para que salga en la ruta del auxiliar y pueda ser recogida
por él. Al ingresarpor esta opción aparece el listado de las que usted catalogó como pendientes,
parasacar de ese estado el documento dá clic sobre el botón Ver Documento y apareceuna figura
como la siguiente, donde al dar clic sobre la opción Enviar para recoger,indica al auxiliar de
correspondencia que tiene un documento porrecoger en sudependencia.

46. Reportes:
Estado de la Correspondencia: Este es un Reporte muy importante, ya que sepuede hacer un
seguimiento a un documento que se ha enviado desde la propiaoficina o un documento enviado
desde otra dependencia, saber si ya fue recibido,si ya ha sido contestado o reenviado a otra
Oficina. Al ingresar por esta opciónaparece el siguiente formulario donde podrá ingresar el
número del documentosobre el cual se desea conocer el estado, consultar por el número de
consecutivoexterno cuando es correspondencia que se ingresó como externa a la Universidad,o
consultar por un rango de fechas, por ciudad remitente, nombre del remitenteentre otras
opciones.
Otra forma de realizar el seguimiento a un documento es ingresando ladependencia remitente, la
dependencia destino a la cual se envió el documentoseleccionándolos en los campos Dependencia
Remitente y/o Dependencia Destinorespectivamente, además si conoce el asunto o parte de éste
puede ingresarlo ydar clic en Generar Listado.
Importante! Para realizar el seguimiento no necesita llenar todos los datos delformulario, puede
ingresar un sólo dato, varios o si lo desea todos ó hacercombinación de varios de ellos.
Al generar el reporte se lista la información sobre el documento como aparece acontinuación.

47. Donde se lista la información básica como el número del documento, ladependencia origen,
remitente, dependencia destino, Destinatario, fecha de envío,fecha en que se recibe la
correspondencia, clase de correspondencia, asunto, quieningresó o generó el documento y muy
importante el estado actual es decir si ya fue recibida o está pendiente.
Si este documento ha sido respuesta a uno anterior, también aparece lainformación sobre la carta
o documento que lo antecede.

48. En el botón Consultar puede nuevamente conocer información sobre otrodocumento.
Correspondencia anulada: A través de este listado se puede consultar lacorrespondencia que ha
sido cancelada, es decir correspondencia que no va a serenviada. Se puede consultar en un rango
de fechas.
Tiempo - Correspondencia : A través de este listado Usted puede conocer eltiempo que lleva una
correspondencia en su recorrido cuanto ha transcurridodesde que se entregó, si ya se respondió o
cuanto lleva sin recibirse. Este reportees importante en los tipos de documentos que carácter legal
que tienen un tiempolímite de respuesta, estos tiempos son establecidos a través del Sistema
desde laOficina de Correspondencia.
El formulario para ingresar los parámetros de consulta es similar al de “Estado de
laCorrespondencia”, ver figura siguiente:

49. Si consulta algún documento se genera el siguiente listado:
Asignación - Correspondencia: Con este reporte puede generar un listado de losdocumentos que
han llegado a una determinada persona en la dependencia, pararealizarlo debe ingresar en el
campo “Persona Destino” el nombre de la personasobre quien se desea hacer la consulta.
También puede generar un reporte de quédocumentos se le han asignado a un funcionario para
consulta o para imprimir paraque los empleados firmen el recibido del documento como un
control dentro de ladependencia, para esto debe seleccionarlo en la lista donde aparece
“PersonaDestino Asignada”. Estas consultas se pueden realizar por el número deldocumento
(llegan de dependencias de la universidad), Documento Externo(Correspondencia que ingresa
externa a la Universidad), por un rango de fecha opor un tipo de documento.

50. Al ingresar los parámetros de consulta y generar el reporte aparece un listado paraimprimir en
acrobat, ver figura siguiente:

51. Consecutivos Generados: Este reporte se utiliza para conocer todos losconsecutivos que ha
generado mi dependencia y en qué estado se encuentran esosdocumentos, puedo realizarlo por
un rango de fechas, consultar el estado de undocumento con un número específico, hacer una
combinación en la consulta de losdiferentes campos que desee. Y aparecerá un listado como el
siguiente.

52. FUNCIONARIOS DEL AERA DE CORRESPONDENCIA
DE LA UNIVIERSIDAD DEL VALLE
APOLINAR BALANTA
CLAUDIA VILLACIS
KATHERINE NARANJO
MARTIN MARTINEZ

53. 3. CONCLUSIONES
El trabajo realizado nos permitió conocer de manera más profunda las diferentes
actividades de un sistema de Gestión Documental y su gran importancia que tiene en este
proceso archivístico el cual se convierte en un elemento esencial en la toma de decisiones.
Un factor importante para la gestión documental; es el buen manejo de la
correspondencia su importancia va ligado directamente de la administración y la cultura,
porque los documentos que los constituyen son de suma importancia para la toma de
decisiones basadas en antecedentes, dichos documentos van adquiriendo valor referente
y estadístico a medida que pasa el tiempo; día a día crece el volumen de datos,
documentos o archivos en físico e en la base (SABS), es por esta razón que la
sistematización del área de correspondencia cada vez es de mayor importancia, ya que los
pueden almacenar, coordinar y gestionar de una manera adecuada y eficiente para las
organizaciones o entes educativos como fue en este caso. Gracias al desarrollo de este
trabajo pudimos aclarar muchos conceptos archivísticos ya que tuvimos la oportunidad de
observar de cerca la organización de una unidad de correspondencia, aprendiendo las
diferentes maneras de su manejo y sus funciones diarias de planteamiento y desarrollo

54. 4. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Archivo General de la Nación. (2012). Gestión documental. Glosario.
Colombia.http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1264.
[Consultadomayo 2012]
Archivo General de la Nación. (1996). Gestión documental: Base para laelaboración de un
programa. Santa Fe de Bogotá. El archivo. 32 p.
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional-Área de Calidad yMejoramiento-. (2012).
Manual de Procedimientos.http://gestiondocumental.univalle.edu.co/. [Consultado Mayo
2012]
Gestión Documental Universidad del Valle. (2012). Manual
operariodependencia.http://gestiondocumental.univalle.edu.co/OperarioDependencia/M
anualOperarioDependencia.html [Consultado Mayo 2012]
Foto 01
Foto 01:Sección de correspondencia entregada,Víctor Henao observando el modelo de actas de
entrega por decanatura.