Fundación Universitaria San Mateo Documentación y archivo Segundo Semestre

1. Proyecto
Laura Tatiana Muñoz Solano
Heidy Julieth Rodríguez
Milton Leonardo Salamanca
Juan Bernal
Fundación Universitaria San Mateo
Facultad de Ciencias Administrativas
Comercio Internacional
Bogotá D.C
2018

2. Contenido
Resumen, 5.
Acuerdo 037, 5.
Acuerdo 039, 6.
Etapas:, 6.
Primera Etapa, 6.
Segunda Etapa. 6.
Tercera Etapa. 6.
Cuarta Etapa. 6.
Quinta Etapa. 6.
Acuerdo 042, 7.
Criterios para la organización de archivos de gestión, 7.
Acuerdo 060, 8.
Las definiciones: 8.
Archivo electrónico:, 8.
Comunicaciones Oficiales:, 8.
Correspondencia: 8.
Documento electrónico de archivo:, 8.
Documento Original:, 8.
Documento Público:, 8.
Radicación de comunicaciones oficiales:, 8.
Registro de Comunicaciones oficiales:, 8.
Serie documental:, 9.
Tabla de retención documental:, 9.
Ley 23, 9.
Son titulares de los derechos reconocidos por la Ley:, 9.
Ley 80, 10.
El Archivo General de la Nación tendrá las siguientes funciones:, 10.
La Junta Directiva está conformada por:, 10.
Patrimonio de A.G.N, 11.
Planta del personal del R.G.N, 11.

3. Ley 594, 11.
Definiciones:, 11.
Archivo:, 11.
Archivo público:, 11.
Archivo privado de interés público:, 11.
Archivo total:, 12.
Documento de archivo:, 12.
Función archivística:, 12.
Gestión documental:, 12.
Patrimonio documental:, 12.
Soporte documental:, 12.
Tabla de retención documental:, 12.
Documento original:, 12.
Principios generales, 12.
Fines de los archivos:, 12.
Importancia de los archivos:, 12.
Institucionalidad e instrumentalida:, 12.
Responsabilidad:, 12.
Dirección y coordinación de la función archivística:, 13.
Racionalidad:, 13.
Modernización:, 13.
Función de los archivos:, 13.
Interpretación:, 13.
Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se
clasifican en:, 13.
Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en:, 13.
Los archivos según la organización del Estado., 13.
Instalaciones para los archivos:, 14.
Acceso y consulta de los documentos:, 14.
Documentos administrativos:, 14.
Documentos históricos:, 14.

4. Donaciones:, 14.
Ley 1581, 14.
Definiciones:, 15.
Autorización:, 15.
Base de Datos:, 15.
Dato personal:, 15.
Encargado del Tratamiento:, 15.
Responsable del Tratamiento:, 15.
Titular:, 15.
Tratamiento:, 15.
Resolución 1995, 16.
Definiciones., 16.
Funciones del comité de historias clínicas., 17.
Tabla de Retención Documental, 18.
Codificación de tabla de retención documental, 19.
DA: Documentación y archivo, 19.
01 (Acuerdos):, 19.
02 (leyes):, 19.
03 (Resolución):, 19.
Referencias, 20.

5. (Esta tabla se realizó tomando como referente a Keralty S.A)
Resumen
Acuerdo 037
En este acuerdo se establecen normas para la conservación, restauración y preservación de
documentos, es decir, los requisitos de guardar, cuidar, juntar, archivar documentos.
Se establece que una persona natural o jurídica la cual va a manejar o manipular
documentos para poder trabajar como archivista debe cumplir con los siguientes requisitos:
 Persona natural:
 5 años de experiencia.
 Título en alguna rama administrativa.
 Persona Jurídica:
 Cualquier individuo.
Norma Aplica Cumple Justificación
Si No Si No
Acuerdo 037 X X Este acuerdo debería aplicar a la
empresa, pero esta no cumple los
parámetros mencionados en el
acuerdo
Acuerdo 039 X X Si, cuentan con un tabla para el
control de los documentos
Acuerdo 042 X X Si, tiene ya que cuentan con una
entidad de servicios que se encarga
de esta actividad
Acuerdo 060 X X Si, ya que cuentan con un área
encarga de la recepción, radicación
y distribución.
Ley 23 X X No, los documentos que se reciben
no están a nombre de la empresa
Ley 80 X X No. Esta ley habla sobre la
creación del archivo general de la
nación, por lo cual no aplica.
Ley 594 X X No, ya que esta es de actividad
privada.
Ley 1581 X X La empresa cuenta con una política
de privada.
Resolución 1995 X X La empresa maneja historia
clínicas y esta cumple con la
resolución

6. También se estipulan las condiciones en las que debe estar el lugar, estructuras, cuidados,
unidades de conservación, seguridad, entre otros, para mantener en las mejores condiciones
posibles la documentación.
Acuerdo 039
En este acuerdo se establecen las normas y reglas para la creación de una tabla de retención
documental.
Etapas:
Primera Etapa.
Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.
Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a
la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente,
resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y
manuales de procedimientos.
Segunda Etapa.
Análisis e interpretación de la información recolectada.
Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones
asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.
Tercera Etapa.
Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su
aprobación.
El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tablas de Retención Documental de la
Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada
dependencia, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el
proceso y los criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el
estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta.
Cuarta Etapa.
Aplicación.
Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el
representante legal expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene su
difusión ante los servidores públicos de la Entidad, para garantizar su aplicación.
Quinta Etapa.
Seguimiento y actualización de las Tablas de Retención Documental.

7. La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento
para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las
dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las
modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas
organizacionales y función es.
Acuerdo 042
Establecer los criterios que deben seguirse para la organización de los archivos de gestión,
en las entidades del Estado.
Las entidades deberán organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus Tablas de
Retención Documental y en de acuerdo con los manuales de Procedimientos y funciones de
la respectiva entidad.
Criterios para la organización de archivos de gestión.
1. La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención
Documental debidamente aprobada.
2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries
correspondientes a cada unidad administrativa.
3. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y
subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación,
consulta y control.
4. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y
rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación.
La consulta de documentos, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deberá
efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el
interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, estas deberán ser autorizadas por el
jefe de la respectiva oficina.
Préstamo de documentos para trámites internos, cuando se requiera trasladar un expediente
a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevar un
registro.
Inventario documental. Las entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato
Único de Inventario Documental.

8. Acuerdo 060
Establecer los lineamientos para las entidades públicas y privadas para cumplir con los
programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento,
conservación y consulta de los documentos.
Las definiciones:
Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos
y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del
productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución
pública o privada, en el transcurso de su gestión.
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en
desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que
llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del
funcionario. No generan trámites para las instituciones.
Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada,
recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece
en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o
entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los
principios y procesos archivísticos.
Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los
rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público
en ejercicio de su cargo o con su intervención.
Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del
cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones
recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de
envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos
de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar
a partir del día siguiente de radicado el documento.
Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del
cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de
correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas.

9. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y
contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes
tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en
cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o
permanencia en cada fase del archivo.
Las entidades deberá contar con una unidad de correspondencia esta será la que gestione de
manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de
sus comunicaciones. Estos también deberán verificar que se cuente con la firma de los
funcionarios autorizados para la documentación con destino interno y externo que genere la
institución.
En el momento de presentarse una comunicación interna esta contara con un código y un
respectivo procedimiento, también deberá contar con un respectivo procedimiento para los
siguientes procesos: comunicaciones oficiales, Conservación documental, Imagen
corporativa, por ultimo las unidades de correspondencia deberán informar el horario de
atención.
Ley 23
Esta ley es la de derechos de autor.
Son titulares de los derechos reconocidos por la Ley:
A. El autor de su obra.
B. El artista, intérprete o ejecutante, sobre su interpretación o ejecución.
C. El productor, sobre su fonograma.
D. El organismo de radiodifusión sobre su emisión.
E. Los causahabientes, a título singular o universal, de los titulares, anteriormente
citados.
F. La persona natural a jurídica que, en virtud de contrato obtenga por su cuenta y
riesgo, la producción de una obra científica, literaria o artística realizada por uno o
varios autores en las condiciones previstas en el artículo 20 de esta Ley.
Los coautores de una obra pueden retirar su derecho de autor pero no el derecho moral.

10. El editor necesitara de una autorización del autor para poder realizar cambio a una obra,
para sacar una segunda edición se deberá contar con el permiso de autor de dicha obra. El
autor no se compromete a sacar una continuación de la obra u otra novela en la misma
editorial.
El autor siendo una persona natural tendrá los derechos de la obra por toda su vida y
después de su muerte estos derechos duraran 80 años a la persona correspondiente.
El Archivo General de la Nación podrá quitarle una obra a la persona encargada de esta, si
el encargado no la mantiene en buen estado y cumple con los cuidados necesarios.
Cada autorización sobre una obra solo podrá utilizarse para ese fin, esta no podrá ser
utilizada para otras acciones.
El editor podrá contratar a otro autor, si el creador no se encuentra en buenas condiciones
de salud.
Ley 80
Habla de la creación del Archivo General de la Nación.
El Archivo General de la Nación tendrá las siguientes funciones:
1. Crear las normas
2. Aplicar las normas
3. Coordinar, dirigir organizar y establecer que el sistema nacional de archivo
cumplan con las funciones archivísticas salvaguardando el patrimonio cultural.
4. Seleccionar organizar y divulgar el patrimonio documental.
5. promover y establecer que las organizaciones se fortalezcan a todo nivel.
6. establecer relaciones con entidades educativas y con archivos extranjeros.
La Junta Directiva está conformada por:
1. El Ministro de Gobierno o su delegado.
2. El Secretario de Administración Pública de la Presidencia de la República o su
delegado.
3. El Director de COLCIENCIAS o su delegado.
4. El Director del Instituto Colombiano de Cultura, Colcultura o su delegado.
5. El Presidente de la Academia Colombiana de Historia o por su delegado.

11. Patrimonio de A.G.N
1. apropiaciones del estado.
2. Donaciones de:
Empresas
Fundaciones
Extranjeros
3. Patrimonio propio
Planta del personal del R.G.N
1. Trabajadores del instituto de Colcultura.
2. Investigadores
3. Fondos especiales
4. Laboratorios
5. Colecciones
6. Bibliotecas especializadas.
Ley 594
Reglas y principios generales que regulan la función administrativa. Además de la
obligación a la creación, organización, preservación y control de los archivos.
Definiciones:
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión
administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y
aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades
privadas.
Archivo privado de interés público: Aquel que por su valor para la historia, la
investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por
el legislador.

12. Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos
en su ciclo vital.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una
entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer
archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su
eliminación o conservación permanente.
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes
a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida
por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilización y conservación.
Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor
histórico o cultural.
Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los
materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos
audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
Tabla de retención documental: Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.
Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y
características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Principios generales
Fines de los archivos: El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la
documentación organizada.
Importancia de los archivos: Los archivos son importantes para la administración y
la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la
toma de decisiones basadas en antecedentes.
Institucionalidad e instrumentalida: Como centros de información institucional
contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del
Estado en el servicio al ciudadano.
Responsabilidad: Los servidores públicos son responsables de la organización,
conservación, uso y manejo de los documentos.

13. Dirección y coordinación de la función archivística: El Archivo General de la
Nación.
Racionalidad: Los archivos actúan como elementos fundamentales de la
racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la
acción estatal.
Modernización: El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y
la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes
y actualizados de administración de documentos y archivos.
Función de los archivos: Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una
función probatoria, garantizadora y perpetuadora.
Interpretación: Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios
se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o
convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano.
Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se
clasifican en:
1. Archivo General de la Nación.
2. Archivo General del Departamento.
3. Archivo General del Municipio.
4. Archivo General del Distrito.
Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en:
1. Archivos de entidades del orden nacional;
2. Archivos de entidades del orden departamental;
3. Archivos de entidades del orden distrital;
4. Archivos de entidades del orden metropolitano;
5. Archivos de entidades del orden municipal;
6. Archivos de entidades del orden local;
7. Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley;
8. Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle.
Los archivos según la organización del Estado.
1. Archivos de la Rama Ejecutiva;

14. 2. Archivos de la Rama Legislativa;
3. Archivos de la Rama Judicial;
4. Archivos de los Organos de Control;
5. Archivos de los Organismos Autónomos.
La administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la
administración de sus archivos.
Instalaciones para los archivos: La administración pública deberá garantizar los
espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus
archivos.
Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en
programas y áreas relacionadas con su labor.
Acceso y consulta de los documentos: Todas las personas tienen derecho a
consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los
mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a
la Constitución o a la ley.
Documentos administrativos: Sólo por motivos legales las entidades del Estado
podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.
Documentos históricos: En los archivos públicos de carácter histórico se podrá
autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que
conservan y en tal evento el jefe del archivo deberá tomar todas las medidas que
garanticen la integridad, la seguridad, la conservación o el reintegro de los mismos.
Donaciones: El Archivo General de la Nación y los archivos históricos públicos
podrán recibir donaciones, depósitos y legados de documentos históricos.
Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de
conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.
Ley 1581
Disposiciones generales para la protección de datos personales.
Serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga
susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada.
No se aplica a:

15. 1. A las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o
doméstico.
2. A las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional,
así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el
financiamiento del terrorismo.
3. A las Bases de datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y
contrainteligencia.
4. A las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos
editoriales.
5. A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008.
6. A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993.
Definiciones:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a
cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o
varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por
sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por
cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por
sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de
los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Esta ley habla de manejo de la información, que es un dato sensible, como tratarlo,
derechos de los niños, niñas y adolescentes, el manejo que se le debe realizar a esta, a quien
personas darle la información, cuales son los procedimientos de: una consulta, tramite,

16. sanciones y reclamos; los deberes de los responsables del tratamiento, Deberes de los
Encargados del Tratamiento, entre otros.
Resolución 1995
Definiciones.
1. La Historia Clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en
el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos
médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que
interviene en su atención. Dicho documento únicamente puede ser conocido por
terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la ley.
2. Estado de salud: El estado de salud del paciente se registra en los datos e
informes acerca de la condición somática, psíquica, social, cultural, económica y
medioambiental que pueden incidir en la salud del usuario.
3. Equipo de Salud. Son los Profesionales, Técnicos y Auxiliares del área de la
salud que realizan la atención clínico asistencial directa del Usuario y los Auditores
Médicos de Aseguradoras y Prestadores responsables de la evaluación de la calidad
del servicio brindado.
4. Historia Clínica para efectos archivísticos: Se entiende como el expediente
conformado por el conjunto de documentos en los que se efectúa el registro
obligatorio del estado de salud, los actos médicos y demás procedimientos
ejecutados por el equipo de salud que interviene en la atención de un paciente, el
cual también tiene el carácter de reservado.
5. Archivo de Gestión: Es aquel donde reposan las Historias Clínicas de los
Usuarios activos y de los que no han utilizado el servicio durante los cinco años
siguientes a la última atención.
6. Archivo Central: Es aquel donde reposan las Historias Clínicas de los Usuarios
que no volvieron a usar los servicios de atención en salud del prestador,
transcurridos 5 años desde la última atención.
7. Archivo Histórico. Es aquel al cual se transfieren las Historias Clínicas que por su
valor científico, histórico o cultural, deben ser conservadas permanentemente.
Obligatorio cumplimiento para todos los prestadores de servicios de salud y demás
personas naturales o jurídicas que se relacionen con la atención en salud.
Las características de una historia clínica se comprenden en: integralidad, secuencialidad,
Racionalidad científica, disponibilidad, oportunidad.

17. El personal médico que atienda al usuario, tienen la obligación de registrar sus
observaciones, conceptos, decisiones y resultados.
La Historia Clínica debe diligenciarse en forma clara, legible, sin tachones, enmendaduras,
intercalaciones, sin dejar espacios en blanco y sin utilizar siglas. Esta debe contar con la
fecha y hora en la que se realiza, con el nombre completo y firma del autor de la misma.
Cuando este se abre por primera vez con la cedula de ciudadanía o con tarjeta de identidad
dependiendo el caso. A esta se le ira anexando los componentes de la historia clínica.
Por obligación las entidades médicas deben contar con un archivo único de historias
clínicas, a este archivo solo podrá tener acceso los siguientes encargados: el usuario, el
equipo de salud, Las autoridades judiciales y de Salud en los casos previstos en la Ley, Las
demás personas determinadas en la ley.
La conservación de la historia clínica debe hacerse con un mínimo de 5 años en el archivo
de gestión del prestador de servicios de salud, y mínimo quince (15) años en el archivo
central. El archivo deberá estar ubicado en un área restringida con acceso limitado al
personal, además, de que este garantice la seguridad física y técnica, es decir, lo establecido
por el Archivo General de la Nación.
Defínase el comité de historias clínicas como el conjunto de personas que al interior de una
Institución Prestadora de Servicios de Salud, se encarga de velar por el cumplimiento de las
normas establecidas para el correcto diligenciamiento y adecuado manejo de la historia
clínica.
Funciones del comité de historias clínicas.
1. Promover en la Institución la adopción de las normas nacionales sobre historia
clínica y velar porque estas se cumplan.
2. Elaborar, sugerir y vigilar el cumplimiento del manual de normas y
procedimientos de los registros clínicos del Prestador, incluida la historia clínica.
3. Elevar a la Dirección y al Comité Técnico-Científico, recomendaciones sobre los
formatos de los registros específicos y anexos que debe contener la historia clínica,
así como los mecanismos para mejorar los registros en ella consignados.
4. Vigilar que se provean los recursos necesarios para la administración y
funcionamiento del archivo de Historias Clínicas.
Los Prestadores de Servicios de Salud que incumplan lo establecido en la presente
resolución, incurrirán en las sanciones aplicables según las disposiciones legales vigentes.
Esta Resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

18. Tabla de Retención Documental
Identificación Almacenamiento Estado Recuperación Disposición
Código Nombre del
Documento
Lugar Tiempo de
Retención
Medio Original Copia Digital CR NUM ALFA GEO ASU C.T SL EL
DA01010107 Acuerdo 037 H CT DPC X X X
DA01020104 Acuerdo 039 H CT DPC X X X
DA01030105 Acuerdo 042 H CT DPC X X X
DA01040106 Acuerdo 060 H CT DPC X X X
DA02010141 Ley 23 H CT DPC X X X
DA02020127 Ley 80 H 1M DPC X X X
DA02030113 Ley 594 H 2M DPC X X X
DA02040113 Ley 1581 H CT I X X X
DA03010107 Resolución
1995
H 1M DPC X X X

19. Codificación de tabla de retención documental
DA: Documentación y archivo
01 (Acuerdos):
 01 (Acuerdo 037)
 02 (Acuerdo 039)
 03 (Acuerdo 042)
 04 (Acuerdo 060)
02 (leyes):
 01 (ley 23)
 02 (ley 80)
 03 (ley 594)
 04 (ley 1581)
03 (Resolución):
 01 (Resolución 1995)

20. Referencias
(1982). Ley 23 de 1982 Nivel nacional. Secretaria jurídica distrital.
(1989). Ley 80 de 1989 Nivel nacional. Secretaria jurídica distrital.
(1999). Resolución 1995 de 1999. Ministerio de salud.
(2000). Ley 594 de 200 Nivel nacional. Secretaria jurídica distrital.
(2001). Acuerdo 060 de 2001 Archivo general de la nación. Secretaria jurídica distrital.
(2002). Acuerdo 037 de 2002. Archivo general de la nación.
(2002). Acuerdo 039 de 2002 Archivo general de la nación. Secretaria jurídica distrital.
(2002). Acuerdo 039 de 2002 Archivo general de la nación. Secretaria jurídica distrital.
(2002). Acuerdo 042 de 2002 Archivo general de la nación. Secretaria jurídica distrital.
(2012). Ley 1581 de 2012 Nivel nacional. Secretaria jurídica distrital.
Muñoz, L (2018). Apuntes de clases. Documentación y Archivo.