1. Carpetas legales
Carpeta legal institucional
Debe contener por lo menos la siguiente información (la información subrayada sólo aplica para colegios privados):
• NIT de la institución
• Copias estadísticas DANE
• Licencia de construcción del inmueble
• Certificación sanitaria
• Certificación de cumplimiento de normas de seguridad
• Acta nombramiento del rector y secretaria
• Acta de grado, diploma, escalafón y acto administrativo de nombramiento y posesión del rector(a)
• Actos administrativos de creación y legalización y resolución de reconocimiento de carácter oficial para los públicos)
• Registro de firmas ante notaría y acreditación y reconocimiento.
• Acta del informe de gestión
3.2 Carpeta legal de los docentes
Debe contener la siguiente información:
• Hoja de vida de cada docente.
• Fotocopia de la cédula
• Copias de los títulos obtenidos: bachiller, pregrado, postgrado
• Copia del acto administrativo mediante el cual fue nombrado,
• Copias de los traslados que haya tenido.
• Estímulos, reconocimientos o condecoraciones.
• Diplomados, capacitaciones
• Copias de las resoluciones Rectorales que le asignaron la carga académica anual.
• Incapacidades Médicas legalizadas.
• Llamadas de atención ó felicitaciones de sus superiores inmediatos o de instancias del gobierno escolar.
3.3 Carpeta legal de los estudiantes
Contiene los soportes que presentan los estudiantes y sus acudientes para formalizar la matrícula por primera vez y su
posterior renovación por cada nuevo año lectivo. Contiene entre otros documentos los siguientes:
• Certificados de estudio de grados cursados en otras instituciones
• Fotocopia del documento de identidad del estudiante
• Formato con información detallada del estudiante
• Carné de vacunas para preescolar (Decreto 2247 de 1997)
• Certificado de afiliación al sistema general de seguridad social en salud (EPS, SISBEN) o seguro de protección
Escolar de no estar afiliado a ningún sistema.
• Informe final de evaluación de cada grado que haya cursado en la institución.
• Esta carpeta pertenece al estudiante y se le debe entregar al acudiente cuando termine el vínculo legal con
La institución.
ESTRUCTURA DE LA PRESENTACIÓN POR CADA LIBRO Y REGISTRO
Para una mejor comprensión, cada libro y registro exigido tendrá la
siguiente información, en correspondencia con la estructura que para la “documentación” orienta la Norma ISO.
a) Título y código del libro o registro
b) Objeto o finalidad: define la justificación y la intención
c) Descripción: se desarrolla el documento y se profundiza según se requiera. Incluye definiciones y sustento
legal si fuese necesario.
d) Responsabilidad: se describe quiénes son los responsables de la aplicación del documento. Quién va a
recolectar los datos.
e) Procedencia: de dónde serán recolectados los datos.
f) Frecuencia: Cuándo se tomarán los datos.
g) Metodología: Cómo van a ser recolectados
h) Anexos: se relaciona el formato que complementa el documento elaborado.
LIBROS REGLAMENTARIOS
Formato LR001 Proyecto Educativo Institucional – PEI
FormatoLR002 Libro de matrículas.
Formato LR003 Libro de validaciones
Formato LR003-1 Certificado de validación
Formato LR004 Libro de actas del Consejo Directivo
Formato LR005 Libro de actas del Consejo Académico
Formato LR006 Libro de actas del Consejo de Padres
Formato LR007 Libro de actas del Consejo de Estudiantes
Formato LR008 Libro de actas de las comisiones de evaluación y promoción (u otra instancia)
Formato LR009 Libro de institución a la Bandera (o de actos cívicos)
Formato LR010 Libro historial de la institución (Sin formato)
Formato LR011 Libro de observaciones sobre los alumnos (Ficha observador del alumno)
Formato LR012 Libro de actas de graduación
Formato LR012-1 Certificado de acta de grado
Formato LR013 Libro registro de diplomas
Formato LR014 Libro duplicado de diplomas
Formato LR015 Libro reconocimiento de saberes
Formato LR016 Libros contables: libro diario mayor y libro auxiliar menor.

2. Libros Reglamentarios – LR
Guía básica para el manejo de libros y registros reglamentarios de educación
1. PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL –PEI –
1.1 Objeto o finalidad
Definir el horizonte institucional a través de un instrumento de gestión de procesos formativos que dinamice lo
establecido en la Ley General de Educación y demás normas reglamentarias, para ofrecerle a la comunidad un
servicio de calidad.
1.2 descripción
Su contenido, propio de la identidad de cada establecimiento, debe estar estructurado de acuerdo a las cuatro
gestiones que ha propuesto el Ministerio de Educación Nacional: gestión directiva, gestión académica, gestión
administrativa- financiera y gestión de comunidad. Cada una de ellas está conformada por componentes así:
1.2.1 Gestión directiva (Como misión orientadora)
Se refiere a la manera como el establecimiento educativo es orientado. Esta área se centra en el direccionamiento
estratégico, la cultura institucional, el clima y el gobierno escolar, además de las relaciones con el entorno. De esta
forma es posible que el rector o director y su equipo de gestión organicen, desarrollen y evalúen el funcionamiento
general de la institución. Contiene:
• Misión
• Visión
• Objetivos
• Valores y principios
• Metas
• Perfiles
• Gobierno escolar y demás estamentos de participación colegiada
• Estructura organizacional (organigrama)
• Manual de convivencia
• Sistemas y procesos comunicativos
• Diagnóstico estratégico (interno y externo)
• Plan operativo anual institucional
• Plan de mejoramiento
REGISTROS REGLAMENTARIOS
Formato RG001 Registro escolar
Formato RG002 Registro de certificados de estudio expedidos
Formato RG002-1 Certificado de estudios
Formato RG002-2 Constancias de desempeño
Formato RG003 Diario de campo de los docentes
(Sin formato)
Formato RG004 Registro de nivelaciones
Formato RG005 Registros de asistencia de los estudiantes. Sin formato
Formato RG006-1 Registro de actividades de apoyo (por período)
Formato RG006-2 Registro de actividades de apoyo (según informe final)
Formato RG007 Registro asamblea de padres de familia.
Formato RG007-1 Registro de asistencia a reuniones de los padres de familia.
Formato RG008 Registro de actividades de formación de padres
Formato RG008-1 Registro de asistencia a escuela de padres
Formato RG009 Registro de evaluación de docentes
(el formato se encuentra
en la página web del MEN)
Formato RG010 Registro de proyectos de investigación y/o sistematización de
experiencias significativas docentes
Formato RG011 Registro de proyectos de investigación y/o sistematización de
experiencias significativas de estudiantes.
Formato RG012 Registro de capacitación de docentes.
Formato RG013 Registro del servicio social del estudiante
Formato RG014 Registro histórico de elección de personeros estudiantiles
Formato RG015 Registro de seguimiento a egresados
Formato RG016 Registro de ausencias del personal (docente y administrativo)
Formato RG017 Registro de quejas y reclamos
Formato RG018 Informe de evaluación de los alumnos (boletín escolar periódico)
Sin formato RG019 Evaluación y Autoevaluación
(SIN formato. Ver guía 34 del MEN)
Formato RG020 Registro de salidas pedagógicas.
Formato RG021-1 Plan de mejoramiento
Formato RG021-2plan operativo de los planes de mejoramiento
Formato RG021-3seguimiento a los planes de mejoramiento.
( Ver guía N° 34 del MEN)