Documentos empresariales

La gestión de documentos
ISO 15489
MANUAL DIRKS AS 3490
Normativa

La gestión de documentos: normativa
• Norma ISO 15489
Se trata de la primera norma internacional en el campo de la gestión de
documentos.
Fue lanzada en su primera edición en septiembre de 2001 por el Technical
Committee ISO / TC 46, Information and Documentation, Subcommittee SC 11,
Archives / Records Management.
Esta norma se desarrolló en respuesta al acuerdo general entre los países
miembros de la ISO, para normalizar a nivel internacional la gestión de
documentos tomando como base las normas australianas AS 4390: AS 4390.1 –
1996, AS 4390.2 – 1996, AS 4390.3 – 1996, AS 4390.4 – 1996, AS 4390.5 – 1996
y AS 4390.6 – 1996.
OBJETIVO: la adecuada gestión de los documentos de archivo de una
organización.
Garantizar que una organización sea capaz de crear, conservar, y
utilizar los documentos de archivo que necesita.

Consta de dos partes:
1.- ISO 15489-1:2001.- que proporciona una guía sobre como gestionar los
documentos de archivo.
2.- ISO/TR 15489-2:2001.- un informe técnico que proporciona una metodología para
su implantación.
Tanto la parte general como el informe técnico se aplica a los documentos en cualquier
formato o soporte, creados o recibidos por cualquier organización pública o privada durante el
transcurso de sus actividades
El informe técnico se basa en gran medida en la metodología DIRKS (Design and
Implementation of a Record Keeping System), basada a su vez en la metodología propuesta
por la norma australiana de gestión de documentos antecedente AS 4390.
Este informe técnico puede resultar una buena guía para los gestores de documentos,
especialmente para aquellos que necesitan construir e implantar un programa de gestión de
documentos partiendo de cero.

Metodología ISO 15489
Paso A: Investigación preliminar.
Paso B: Análisis de la
actividades comerciales.
Paso C: Identificación de los
requerimientos en materia de
gestión de documentos.
Paso D: Evaluación de los
sistemas existentes.
Paso E: Identificación de
estrategias para satisfacer los
requerimientos en materia de
Paso F: Diseño de un sistema de
Paso G: Implementación de un
sistema de gestión de
documentos.
Paso H: Revisión posterior a la
implementación.

Paso A: Investigación Preliminar
El objetivo principal de esta primera etapa es identificar y documentar el papel que
juega nuestra organización.
Esto es, identificar y documentar su estructura; contextos administrativo, legal,
comercial y social en los que opera y principales factores que influyen en sus
necesidades de crear y mantener documentos; quedando identificadas siempre
posibles áreas de riesgos.
Este paso, por tanto, nos proporciona una visión general de:
• los puntos fuertes y débiles en las prácticas de gestión de documentos de
nuestra organización,
• la actividad que desempeña y
• sus principales partes componentes.

Para llevarla a cabo, tendremos que realizar las siguientes tareas:
• Determinar el alcance de la investigación.
• Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas.
• Documentar la investigación.
• Preparar un informe final.
Y para realizar estas tareas, a su vez, necesitaremos:
• Acceder a las fuentes de información internas (informes anuales, guías
internas, manuales de procedimiento, políticas corporativas, etc.)
• Acceder a las fuentes de información externas (legislación que afecte a
la organización, normas de gestión de registros y códigos de las mejores
prácticas).
• Acceder a personal con un alto conocimiento de la organización.

Una vez realizada esta investigación preliminar, obtendremos:
• por un lado, un conocimiento de nuestra organización y de los contextos
en los que opera;
• por otro, una apreciación general de la consistencia y debilidad de nuestra
organización en materia de gestión de documentos; y
• por último, una base para definir el alcance de nuestro proyecto.
Además, se convertirá en punto de referencia fijo para los siguientes proyectos de
gestión de documentos; pudiendo ser mantenida actualizada mediante la
incorporación de cualquier tipo de cambios en el momento en el que se está llevando
a cabo.

La profundidad de la misma dependerá:
• del nivel de conocimiento corporativo del que dispongamos,
• de la disponibilidad y actualización de informes preexistentes sobre
cuestiones relevantes de la organización,
• y del grado de interacción con el personal de la misma.
TAREA 1.- Determinar el alcance de la investigación.
Debemos identificar antes una serie de cuestiones:
1.- El marco legal que repercute sobre las operaciones que realiza la
organización.

2.- Los miembros internos y externos de la misma cuyos intereses debe tener
en cuenta. Se trata de personas u organizaciones que pueden afectar o ser
afectados por una decisión o actividad llevada a cabo por nuestra organización.
3.- Las normas comerciales, sociales y éticas a las que, la comunidad,
espera que nuestra organización haga frente.
4.- El tipo de trabajo llevado a cabo en la misma.
La cultura corporativa no es otra cosa
que el conjunto de valores, actitudes y
creencias que comparten los miembros
de la organización como consecuencia
de las prácticas, procedimientos,
estructuras y sistemas establecidos
desde hace tiempo.
5.- Su cultura corporativa. Identificar la cultura corporativa de nuestra
organización nos va permitir tener un conocimiento mucho más amplio acerca
de porqué y cómo trabaja la organización de la manera que lo hace.
6.- Y los factores que afectan a sus prácticas de gestión de documentos.

La manera más sencilla para recavar, de forma general, toda esta información
consiste en dar respuesta a una serie de cuestiones:
1.- Identificar la organización y su contexto administrativo:
• ¿Cuál es el nombre de la organización? (incluir todos los nombres por los
que la organización es conocida).
• ¿De qué tipo de organización se trata?.
• ¿Cuáles son sus características definitorias?.
• ¿Cuál es su historia? (proporcionar una visión cronológica del
establecimiento de la organización y los principales cambios producidos).
• ¿Cuál es su estructura? ¿Dónde están sus distintas unidades, si las hay,
y cuál es la actividad llevada a cabo por cada una de ellas?.
• ¿Tiene la organización algún tipo de enlace administrativo con otras
organizaciones?.

2.- Identificar el contexto legal y normativo:
• ¿Cuál es la base oficial de la organización y por qué fue establecida?
(identificar y documentar el establecimiento de la organización y el objetivo
por el que fue creada).
• ¿Qué legislación afecta a las operaciones que realiza la organización?.
• ¿Existen normas impuestas o adoptadas por la organización?.
3.- Identificar el contexto comercial:
• ¿Qué operaciones realiza la organización?.
• ¿Está alguna de las áreas de nuestra organización sujetas a un alto nivel
de litigio/riesgo?.
• ¿Quiénes son las principales partes implicadas (principales participantes)
en la organización?.

4.- Identificar la cultura corporativa:
• ¿Cuál es el objetivo de la organización?.
• ¿Ha sido la organización o cualquier aspecto de ella sujeta a alguna
auditoria interna o externa?.
• ¿Posee nuestra organización un programa de gestión de riesgos?.
• ¿Cómo es la gestión de documentos en la organización?.
• ¿Cuál es la tecnología utilizada en la organización?.
Y por último, ¿Cuáles son las fuentes utilizadas (registro de fuentes) para
llevar a cabo la investigación preliminar?.
Cuerpo de información conciso sobre la organización

TAREA 2.- Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas.
Un paso previo:
comprobar si la organización no ha participado previamente en algún otro
proyecto que haya llevado implícito la realización de un análisis corporativo
de la misma; pues en caso afirmativo, éste sería un buen punto de partida.
si sobre la base de este material y nuestro propio conocimiento corporativo
no terminamos de documentar el contexto de la organización;
necesitaremos, por tanto, acudir a las fuentes documentales y a las
entrevistas para completar éste.
Las fuentes documentales que podemos consultar pueden ser:
• Internas
• Externas.

Fuentes documentales internas:
• La página web de la organización. La gran mayoría de organizaciones ya
poseen un sitio web donde se recoge información que puede ser de nuestro
interés; como las actividades que realiza, la estructura organizacional, la historia
administrativa, etc.
• Los informes anuales. Éstos proporcionan resumen de la estructura actual de
la organización y de sus actividades.
• Los planes corporativos para identificar los principales objetivos que reflejan
las principales funciones de la organización.
• Las políticas y procedimientos internos. Por un lado, las políticas internas
reflejan porqué la organización lleva a cabo determinadas actividades y, a nivel
general, cómo debería hacerlo. Y por otro, los manuales de procedimientos
recogen, con un amplio nivel de detalle, cómo debe llevar a cabo la organización
sus funciones.

Fuentes documentales externas:
• Legislación relacionada con la gestión de documentos.
• Legislación relacionada con las funciones administrativas.
• Regulaciones, normativas o directrices que afecten de forma significativa a
la organización.
• Informes y directrices emitidas por una auditoria, atención de quejas o
reclamaciones u otras entidades de investigación.
• Normas relevantes para la organización. Un ejemplo de ellas pueden ser los
códigos de prácticas, las normas técnicas, los protocolos, etc. El cumplimiento
de este tipo de normas puede venir impuesto por ley o ser adoptada de manera
voluntaria por la organización.
Una vez recogida la información necesaria de las fuentes documentales que nos
proporcione la organización, el paso siguiente sería validarla mediante una
entrevista con el personal de la misma.

Antes de realizar la entrevista se asume, dado los pasos previos, que ya debemos
tener un conocimiento general de las funciones y estructura de la organización.
El proceso a seguir para realizar la entrevista es el siguiente:
• Determinar a quién vamos a entrevistar. La forma más adecuada para
decidir esto, es mediante la utilización del organigrama de la organización. De
esta manera tendremos una visión global de las áreas operacionales de la
misma y entrevistaremos al menos a una persona de cada área.
Decididas las personas que van a ser entrevistadas, el siguiente paso sería la
realización de un informe que debería circular por todo el personal identificado
como entrevistado potencial y que incluiría:
- Una explicación de quiénes somos y cuál es el nombre del proyecto que
vamos a desarrollar.

- Una descripción de los resultados que esperamos obtener del proyecto;
siempre enfatizando en los beneficios que éste va brindar a la
organización.
- Una indicación acerca de porqué han sido seleccionados los
entrevistados.
- Una identificación del tipo de información que estamos buscando.
- Una solicitud a los entrevistados para que consideren algunos aspectos
antes de ser entrevistados; como por ejemplo las funciones, actividades y
transacciones realizadas por el área funcional y su encaje dentro del
objetivo y estructura de la organización; cualquier requerimiento legal o de
gestión de documentos; los documentos que resultan de las funciones y
actividades de la organización; y la opinión del entrevistado acerca de
cuánto tiempo son requeridos los documentos que utilizan.
- Una anotación donde se recoja el tiempo que durará la entrevista.
- Y por último, un agradecimiento, al posible entrevistado, por su
cooperación.

• Organizar la entrevista . En esta fase determinaremos el tiempo que vamos a
emplear para realizar cada entrevista; siempre incluyendo un tiempo prudencial
para escribir anotaciones al final de cada una.
• Preparar las cuestiones. Dependiendo del estilo en el que nos encontremos
más cómodos; ésta, será una tarea más o menos estructurada.
Independientemente del estilo que decidamos, es importante que desarrollemos
un listado de cuestiones a realizar.
En nuestro caso sería conveniente que estas cuestiones abarcaran:
- tanto las actividades de la organización
- como los documentos a los que dan lugar cada una de ellas.
• Conducir la entrevista. Debemos llegar a un acuerdo con el entrevistado
acerca del lugar donde vamos a llevarla a cabo. Además debemos considerar
también la posibilidad de poder utilizar una grabadora; siempre bajo el
consentimiento del entrevistado.

El hecho de utilizar una grabadora durante la entrevista, nos va permitir
centrarnos más en lo que dice el entrevistado y no intentar ir tomando nota
durante la sesión.
Una vez finalizada la entrevista, además de agradecer al entrevistado su
cooperación, debemos mencionarle la posibilidad de acudir de nuevo a él para
clarificar cualquier tipo de información que no haya quedado suficientemente
clara.
• Redactar notas. La redacción de las notas debe realizarse de manera
inmediata al termino de la entrevista, pues es en ese momento cuando la
información está fresca en nuestra memoria. En el caso de haber utilizado
grabadora esta cuestión pierde importancia.
Por último, deberíamos anotar también el nombre de la persona entrevistada, su
posición y la fecha de la entrevista.

TAREA 3.- Documentar nuestra investigación.
Se trata de reunir un registro que identifique todas las fuentes consultadas en nuestra
investigación preliminar y un conjunto de notas relacionadas con cada una de éstas.
Este paso es de especial importancia, pues muchas de la fuentes usadas durante la
investigación preliminar serán usadas otra vez para analizar las actividades de la
organización (Paso B) e identificar requerimientos en materia de gestión de
documentos (Paso C).
TAREA 4.- Preparar un informe.
El resultado de la investigación preliminar debe quedar plasmado en un informe
donde quede identificado:
- Las actividades que realiza la organización.
- La estructura de la misma.

- El tipo de riesgos a los que está expuesta. .
- Algunas percepciones sobre el papel que juega en ésta la gestión de
documentos.
- Los puntos débiles y fuertes de los sistemas de información y gestión de
documentos.
- El nivel de dedicación a la gestión de documentos.
- Las opciones para llevar a cabo el resto del proyecto.
- Las fuentes requeridas para los proyectos propuestos.
El informe debe recoger, por tanto:
- tanto los principales resultados de la investigación preliminar,
- como desarrollar recomendaciones acerca del alcance, realización y
viabilidad del proyecto de gestión de documentos.

Paso B: Análisis de la actividad de la organización
Este paso pretende establecer un modelo conceptual que, mediante el estudio de
las actividades y procesos de nuestra organización, identifique qué es lo que hace
ésta y cómo lo lleva a cabo.
El resultado de este análisis, a nivel general, nos va a indicar la relación existente
entre las actividades de la organización y los documentos que son productos y
evidencias de las mismas.
Antes de comenzar, tendremos que haber asumido muchos de los resultados
obtenidos en el paso anterior (investigación preliminar); es decir, debemos:
• Tener un conocimiento general de la organización y los contextos en los que
opera, y
• tener una apreciación general de los puntos débiles y fuertes de la
organización en materia de gestión de documentos.

Además también debemos:
• Obtener un apoyo de la dirección para realizar el análisis de las actividades de
la organización, y
• determinar si la organización ha analizado y documentado previamente sus
actividades y procesos.
En definitiva, el objetivo de este paso es establecer un modelo o representación de
las actividades llevadas a cabo en la organización: un modelo de cómo trabaja
ésta.
Para ello existen dos tipos de análisis útiles:
• el análisis jerárquico/funcional: proporciona la base para el desarrollo del
sistema de clasificación de la actividad de la organización y
• el análisis de procesos: proporciona la base para el desarrollo del mapa de
procesos de la misma en el segundo.

Complementando ambos enfoques, para realizar el análisis de la actividad de una
organización tendremos que identificar:
• Sus principales objetivos y estrategias para conseguirlos.
• Las funciones generales que se encargan de respaldar los objetivos y
estrategias.
• Las actividades que contribuyen al cumplimiento de las funciones.
• Los grupos de transacciones o procesos que contribuyen a la realización de
cada una de las actividades.
• Los documentos generados en cada una de las transacciones realizadas.

Análisis de las funciones, actividades y transacciones de nuestra organización.
Objetivos y estrategias
Función Función
Activida
d
Activida
d
Transacción Transacción
Mismo
proceso

Etapas del análisis de la actividad de la organización
ETAPA 1.- Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas.
Para llevar a cabo esta etapa, es importante usar el registro de fuentes consultadas
realizado en el paso anterior.
Muchas de estas fuentes nos van a proporcionar información muy importante acerca
de que es lo que hace nuestra organización y cómo lo hace. Tal es el caso, por
ejemplo, de:
• los manuales de procedimientos (fuente de información interna) que recogen
desglosados todos los procedimientos llevados a cabo en la organización.
• la legislación (fuente de información externa) que obliga a la organización a
realizar determinadas funciones, actividades y tareas.
Este proceso, sería conveniente que se completara con la realización de una serie de
entrevistas a las personas encargadas de realizar cada una de estas funciones y
actividades.

ETAPA 2.- Identificar y documentar cada función, actividad y transacción .
Los pasos recomendados a seguir:
• Usar las fuentes para identificar los objetivos y estrategias de la organización.
• Conceptualizar las funciones generales de la organización.
• Identificar las actividades que componen cada una de las funciones
documentadas anteriormente.
• Identificar las transacciones asociadas con cada actividad.
La identificación de transacciones puede seguir un doble camino; por un lado
podemos usar las fuentes escritas y las entrevistas, y por otro, el análisis de los
procesos de trabajo.
• Identificar los documentos generados como fruto y evidencia de las
transacciones detectadas en el paso anterior.
• Comprobar, con el personal de la organización, los resultados obtenidos.

ETAPA 3.- Desarrollar el sistema de clasificación de la actividad desarrollada por
la organización y el mapa de procesos de la misma.
En un principio se listarían las funciones; dentro de éstas, se recogerían las
actividades en las que se descomponen; y a su vez, cada una de éstas, podrían
descomponerse en transacciones (mapa de procesos).
Gráficamente, la estructura del sistema de clasificación sería la siguiente:
• de cada función (1er nivel)
• colgarían las actividades relacionadas con ésta (2º nivel),
• y de cada actividad (enlazada a la función) colgarían a su vez las
transacciones y procesos necesarios para llevar a cabo cada una de éstas (3er
nivel).
El número de niveles del sistema dependerá siempre de la complejidad de las
funciones realizadas por la organización y del tamaño de ésta. Por tanto, reflejará la
simplicidad o complejidad de la organización de la que se derive.

El sistema de clasificación debe incluir también información sobre:
• Legislación u otras fuentes que avalen o sustenten las funciones y actividades.
• Riesgos asociados con cada función y actividad: se trata de los hechos que
exponen a la organización a consecuencias perjudiciales.
Por ejemplo, el hecho de que una organización no sea capaz de justificar
una decisión o de saber cómo se tomó, puede implicar pérdidas
financieras, enfado del público que se traduzca en litigios, etc.
Análisis de la actividad de una organización: etapas.
Recoger información desde
fuentes documentales y
entrevistas.
Identificar y documentar cada
función, actividad y
transacción.
Desarrollar el sistema de
clasificación de la actividad
desarrollada por la
organización.
Desarrollar el mapa de
procesos de la organización.

Paso C: Identificación de requerimientos en materia de gestión de documentos.
Este paso de la metodología ISO 15489 persigue un doble objetivo:
• Por un lado identificar los requerimientos que debe cumplir nuestra
organización para crear, recibir y guardar registros / evidencia de sus
actividades.
• Y por otro, documentar estos requerimientos de forma estructurada y
fácilmente mantenible.
Estos requerimientos se derivan de un análisis sistemático de:
• Las necesidades internas de la organización.
• Las regulaciones externas impuestas por las leyes y normas nacionales e internacionales.
• Las mejores prácticas de gestión de documentos.
•Las expectativas de la sociedad o comunidad en general.

Objetivo principal (establecimiento de los requerimientos de una organización)
“garantizar y guardar la evidencia de sus actividades”
Será la naturaleza de la organización y el contexto en el que opera lo que dicte:
• Si es necesario crear evidencia de sus actividades.
• Qué tipo de evidencia es necesario crear.
• Qué forma debe tomar esta evidencia.
• Cuánto tiempo debería ser retenida.
• Qué acceso debería ser proporcionado a ésta a través del tiempo.
Los requerimientos funcionales lo que hacen es describir lo
que debe hacer el sistema de gestión de documentos; es decir,
describe el ¿qué? pero no el ¿cómo?.

De forma general, podemos deducir que existen dos tipos de requerimientos
funcionales:
• Requerimientos internos; implicados por el entorno comercial o sociopolítico en
el cual opera la organización.
• Requerimientos externos; definidos explícitamente en leyes, normativas y otros
instrumentos de autoridad.
Todos estos requerimientos harán referencia a necesidades específicas de las que
habrá que guardar evidencia; por ejemplo:
• La creación de un documento.
• Su retención durante un período específico.
• Su disposición.
• Sus condiciones de acceso.
• Su contenido.

En resumidas cuentas, la identificación de los requerimientos de una organización
proporciona la base para:
La creación, mantenimiento y disposición de documentos.
El diseño de sistemas que capturen y mantengan documentos.
Medir el funcionamiento de los sistemas existentes.
Etapas en la identificación de requerimientos funcionales
ETAPA 1.- Analizar fuentes de información relevantes .
En la siguiente transparencia

Análisis de fuentes de información relevantes.
Fuentes de
informació
n internas
Fuentes de
informació
n externas
Personal de
la
Investigación previa sobre organización
requerimientos funcionales.
Análisis llevado a cabo para el
diseño e implementación de
otros sistemas de información.
Tablas de disposición.
Políticas corporativas, guías
internas, manuales de
procedimiento, programas de
control de calidad, etc.
Directivos.
Encargados del
funcionamiento de la
organización.
Auditores y
especialistas en leyes.
Encargados del
control de calidad.
Legislación que afecte a la
organización.
Normas internacionales de
Las mejores prácticas de

ETAPA 2.- Identificación de requerimientos legales / normativos, operacionales y
sociales.
ETAPA 2.1.- Identificación de requerimientos legales / normativos .
Para determinar los requerimientos legales a los que debe hacer frente nuestro
sistema de gestión de documentos, debemos estudiar a fondo las fuentes legales que
afectan a las funciones y actividades de nuestra organización.
Muchas posibilidades:
• Si estas fuentes legales están disponibles online, una buena forma de localizar
referencias explícitas a la gestión de documentos consiste en realizar búsquedas con
términos tales como: “documentos”, “evidencia”, “custodia”, “conservación”, etc. De esta
forma, vamos a acceder a informaciones que nos van a permitir ir desarrollando
requerimientos funcionales legales.
• en el caso de que las fuentes legales estén impresas, tendremos que leerlas en su
totalidad con el objetivo de ir localizando requerimientos legales implícitos en el texto.

• podríamos también examinar las políticas corporativas y procedimentales y realizar una
entrevista al personal que está familiarizado con la legislación, directivas formales y normas
de la industria relevantes.
Los requerimientos implícitos son más difíciles de averiguar; además se trata de un
ejercicio que consume bastante tiempo.
Por esta razón, chequear cuidadosamente la legislación relevante,
directivas, normas, etc. se ha convertido en un paso esencial en el proceso
de identificación de requerimientos.
Algunos ejemplos:
• Algunas fuentes legales pueden hacer referencia a que un documento en particular
debe ser guardado y estar accesible sólo para ciertas personas o grupos.
• Otras fuentes pueden hacer referencia al contenido del documento y decir cuanto
tiempo debe retenerse el mismo.

ETAPA 2.2.- Identificación de requerimientos operacionales.
Para identificar este tipo de requerimientos, tendremos que examinar atentamente, si
existen, políticas y directrices internas y manuales de procedimiento.
También, al igual que en el caso anterior, sería necesario entrevistarnos con el
personal experto en este área de la organización y determinar porqué son creados y
retenidos los documentos.
Ejemplo:
• El caso de organizaciones que gestionen su presupuesto: tendremos que identificar
automáticamente un requerimiento que haga y guarde evidencia de la recepción y gasto
del mismo.
Ahora bien, en caso de que se produzcan cambios en las necesidades o prácticas de
la organización, será necesario volver a evaluar e identificar estos requerimientos de
forma que permitan seguir manteniendo evidencia de las operaciones que ésta
realiza.

ETAPA 2.3.- Identificación de requerimientos sociales .
Las expectativas de la comunidad pueden dar lugar a requerimientos de gestión de
documentos que estén o no reflejados en los requerimientos legales u operacionales
anteriormente identificados.
Todas estas visiones de la comunidad pueden afectar de manera informal a la política
de la organización.
Es difícil discernir que evidencia debería crear y guardar la organización para
satisfacer las expectativas de la comunidad a la que sirve.
ETAPA 3.- Documentar los requerimientos identificados.
Identificados los requerimientos, hay que documentarlos para poder utilizarlos:
• Evaluar los sistemas de gestión existentes en la organización (Paso D).
• Desarrollar estrategias de gestión de documentos (Paso E).
• Diseñar sistemas (Paso F).

El formato a utilizar para desarrollar los requerimientos debe ser un formato fácil de
mantener, ya que los requerimientos tienden a cambiar y tendremos que corregirlos
y actualizarlos periódicamente.
Hay múltiples opciones para documentar los requerimientos:
• Tablas y plantillas realizadas con procesadores de texto.
• Hojas de cálculo.
• Bases de datos.
Independientemente de la opción que elijamos, vamos a tener que decidir tres
cuestiones:
1.- Qué tipo de información vamos a registrar.
2.- Cómo debería ser estructurada.
3.- Cómo vamos a representar los enlaces entre cada requerimiento y la
función, actividad o transacción a la que se aplica.

Aunque depende del número y complejidad de los requerimientos desarrollados en
nuestra organización, normalmente debemos incluir alguna o toda la información que
recogemos a continuación:
• El nombre / título de la fuente, incluyendo alguna referencia (por ejemplo, el
título y número de la legislación, el título y detalles de la publicación o el nombre
y posición del informante).
• La fecha en la que la fuente entre en vigor (por ejemplo, la fecha de
publicación o la fecha de sustitución).
• Una descripción de la fuente, aclarar del tipo de fuente del que se trata:
legislación, directiva, norma de la industria, norma de las mejores prácticas de
gestión de documentos, política interna, expectativas de la comunidad, etc.
• El párrafo, cláusula, sección o página específica de la fuente en donde
aparece el requerimiento, ya sea éste implícito o explícito.
• Un comentario general sobre cómo el requerimiento cubre una situación
específica de la organización, identificándose el documento implicado. Se trata
de la descripción del requerimiento en sí.

• La necesidad evidencial que cubre el requerimiento (por ejemplo, el contenido,
la forma y la calidad del documento o su creación, retención, disposición o
acceso).
• La función, actividad o transacción a la que se aplica el requerimiento.
• Los posibles riesgos de no hacer frente al requerimiento (resultado de algún
análisis de riesgos).
• Etc.
Nuestra organización puede estar expuesta a riesgos si no:
• Se crean los documentos desde el principio.
• Se capturan y gestionan los documentos en un sistema de gestión de documentos.
• Se almacenan / guardan los documentos.
• Se destruyen los documentos cuando ya no son requeridos.
• Se asegura que los documentos permanezcan accesibles y legibles a lo largo del tiempo.

En caso no hacer frente a los requerimientos, las organizaciones pueden:
• Poner en peligro una actividad vigente o futura.
• Poner en peligro su capacidad de defenderse ante posibles reclamaciones.
• Provocar una publicidad o reacción adversa de la comunidad.
• Etc. Establecimiento de Requerimientos Funcionales.
ANÁLISIS E
IDENTIFICACIÓN
Contextos en los
que opera
nuestra
organización.
Funciones,
actividades y
transacciones de
nuestra
organización.
de
Fuentes de
información
tanto internas
como externas.
Riesgos en
materia de
gestión de
documentos.
establecimiento de
REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

Una vez identificados los requerimientos, vamos a obtener:
• Un conocimiento de los requerimientos de la organización para crear y guardar
documentos como evidencia de sus actividades (listado de requerimientos).
• Una apreciación del grado de exposición de la organización a los riesgos
relacionados con la evidencia – análisis de riesgos (p.e.: pérdida de documentos
de valor).
• Un marco de trabajo intelectual que soporta o respalda las decisiones de
valoración y las acciones de disposición.
• Una apreciación de las limitaciones organizacionales (p.e.: cultura interna,
factores tecnológicos y económicos o factores sociopolíticos externos) que
influyen en como pueden hacerse frente a estos requerimientos.
• Un indicador de rendimiento para evaluar si el sistema de gestión de
documentos actual de nuestra organización puede hacer frente a estos
requerimientos (Paso D).
• Una base para determinar, dentro de la variedad de estrategias de gestión de
documentos, cuál es la que mejor permite a nuestra organización hacer frente a
estos requerimientos (Paso E).

• La base para el desarrollo de especificaciones funcionales para los sistemas
de gestión de documentos, incluyendo productos software (Paso F).
Paso D: Evaluación de los sistemas existentes
El objetivo principal: comprobar si nuestra organización posee algún sistema de
gestión de documentos o cualquier sistema de gestión de información que
proporcione evidencia de sus transacciones.
Evaluación de los sistemas existentes en nuestra organización
Paso D
Identificación de los
sistemas de gestión de
documentos.
Análisis de los mismos.
Preparación de informe.
En caso de que existan, que será
en la mayoría, realizaremos una
comparativa con los
requerimientos establecidos en el
paso anterior; de esta manera
revelaremos el grado de
cumplimiento de estos sistemas
con respecto a los requerimientos
en materia de gestión de
documentos establecidos por la
organización.

Evaluación de los sistemas existentes
ETAPA 1.- Identificar los sistemas de información existentes en nuestra
organización.
Los sistemas de gestión de información con los que podemos encontrarnos en
nuestra organización:
• pueden estar basados en documentos en papel totalmente,
• exclusivamente electrónicos o
• también podemos localizar sistemas híbridos.
Existe una gran variedad de técnicas o formas que nos van a permitir detectar o
identificar los sistemas de gestión de información existentes en nuestra organización;
aunque una muy intuitiva es la “Identificación de tipos documentales precisos”
(documentos contables, de la correspondencia, etc.)

Cada una de estas colecciones de documentos normalmente suele estar gestionada
por un sistema de gestión diferente.
ETAPA 2.- Analizar los sistemas existentes .
Objetivo: identificar en qué medida estos sistemas satisfacen las necesidades de
evidencia de nuestra organización.
ETAPA 3.- Preparar un informe como resultado de la identificación y análisis de
los sistemas de gestión de información existentes en nuestra organización.
Es muy importante que todo lo recogido en los dos puntos anteriores quede
plasmado en un informe global antes de que se vaya a comenzar a diseñar o
rediseñar los sistemas existentes.
Este informe en principio debe recoger:
• Un breve sumario del análisis realizado.
• Un listado con los puntos fuertes y débiles de los sistemas.
• Una información detallada acerca de que debe realizar el sistema para satisfacer cada uno
de los requerimientos establecidos en materia de gestión de documentos.

Paso E: Identificación de estrategias para
satisfacer los requerimientos en
materia de gestión de documentos.
Con este paso pretendemos determinar cuáles serían las políticas, prácticas, normas,
herramientas, etc. que debería adoptar nuestra organización para remediar los
puntos débiles detectados en el paso anterior (paso D) y así, poder hacer frente a los
requerimientos establecidos en el paso C.
Identificación de estrategias en materia de gestión de documentos
Paso E
Identificación de
estrategias a aplicar.
Evaluación de los factores
a favor o en contra de las
estrategias.
Identificación de las
estrategias más adecuadas.
Selección de la/s
estrategia/s más
adecuada/s.
Para elegir la estrategia debemos
tener en cuenta diversos aspectos:
• La naturaleza de nuestra
organización.
• El tipo de actividades que lleva a
cabo.
• Su soporte tecnológico.
• Su cultura corporativa.
• Las restricciones externas.

Pasos a seguir a la hora de determinar que estrategia vamos a aplicar
PASO 1.- Investigar las distintas estrategias a aplicar para la gestión de
documentos.
Podemos hablar de cuatro amplios enfoques que pueden ayudar a nuestra
organización a satisfacer sus requerimientos de gestión de documentos:
1.- Enfoque basado en políticas:
Esta estrategia implica el establecimiento y promulgación de principios que
ejerzan influencia en la gestión de documentos dentro de la organización:
políticas corporativas, instrucciones, directivas u otros instrumentos.
Por ejemplo, una política corporativa puede estipular:
• que los empleados de una organización creen registros de cada
transacción llevada a cabo usando sistemas de información electrónica para
dejar así una evidencia de la misma;
• o también puede prohibir a éstos borrar o eliminar un documento a menos que
esté autorizada la acción según la tabla de disposición.

2.- Enfoque basado en el diseño:
Este enfoque se aplica principalmente a los componentes técnicos de los
sistemas de gestión de documentos .
Por ejemplo, una política corporativa puede estipular:
• podemos diseñar un interfaz gráfico de usuario basado en las actividades
desarrolladas por nuestra organización de tal manera que cuando un empleado
seleccione la actividad se inicien las aplicaciones necesarias y los documentos
resultantes se etiqueten con información aplicable a esta actividad;
• también podemos diseñar aplicaciones que capturen automáticamente tantos
metadatos como sea posible, prevenir la eliminación de documentos sin
autorización, vincular tablas de disposición a los documentos para almacenarlos
o migrarlos / transferirlos
Por estas razones, es importante la colaboración de los archiveros /
gestores de documentos con los especialistas en tecnologías de la
información / informáticos.
La mayoría de las organizaciones optan por software disponibles
comercialmente. Aunque esta estrategia puede también usarse para
adaptarlos cuando sea posible.

Para acabar con la diferencia entre lo que ofrece el mercado y lo que
realmente necesitamos desde las organizaciones para gestionar nuestros
documentos, resulta conveniente ir informando continuamente a los
vendedores de software sobre los requerimientos a los que deberían hacer
frente sus productos; influenciando así en su desarrollo.
3.- Enfoque de implementación específica (soluciones prácticas orientada
a usuarios – soluciones ad-hoc):
Se trata de desarrollar una configuración física de software y
hardware; y puede ser
• intrusiva (donde los empleados se encargarían conscientemente de
las tareas de gestión de documentos) o
• invisible (donde la gestión de documentos sucedería como parte de
una rutina).
Un aspecto muy importante a tener en cuenta en este enfoque es la
formación de nuestro personal, específicamente la formación continua; ya
que excepto en el caso de las tareas altamente automatizadas, éstos
tendrán que ir tomando algunas decisiones sobre la marcha relacionadas
con la gestión de los documentos.

4.- Enfoque de desarrollo e implementación de normas:
Por ejemplo:
• normas para el almacenamiento de documentos,
• normas de aplicación para facilitar el intercambio de información y
otros datos,
• normas para establecer un control intelectual sobre los documentos.
• etc.
PASO 2.- Identificar las estrategias más adecuadas a nuestras necesidades de
PASO 3.- Evaluar los factores que pueden apoyar o poner freno a la adopción
de estas estrategias.
PASO 4.- Adoptar la estrategia más adecuada.
Mejor solución: Solución
mixta

Paso F: Diseño de un sistema de gestión de documentos
Un buen sistema necesitará:
• una infraestructura de apoyo adecuada (personal, procesos, herramientas,
tecnología, etc.) y
• su desarrollo implicará:
• el diseño de cambios en los sistemas, procesos y prácticas actuales;
• la adaptación o integración de soluciones tecnológicas y
• la determinación de cuál es la mejor forma de incorporar estos cambios
para mejorar la gestión de documentos de nuestra organización.
A lo largo de toda esta etapa tendremos que ir comparando los elementos del diseño
con los requerimientos de gestión, preguntando a los usuarios sobre los elementos
que les afectan y haciendo los cambios de diseño oportunos hasta que queden
satisfechas estas necesidades.

Lógicamente, los pasos a seguir en el diseño del sistema, dependerán de la
estrategia o enfoque que hayamos seleccionado en el paso anterior. Así, podremos
decidir:
1.- Revisar las políticas y procedimientos existentes relacionados con la gestión
de documentos de nuestra organización.
2.- Mejorar la funcionalidad de los sistemas de gestión de información de la
organización e incrementar la formación de los responsables de la gestión de
documentos.
3.- Desarrollar e implementar un nuevo sistema de gestión para áreas de alto
riesgo de nuestra organización.
4.- Desarrollar e implementar un nuevo sistema de gestión para la organización
en su totalidad.

Diseño de un sistema de gestión de documentos
Paso F
Establecimiento/mantenim
iento de las políticas de
Diseño de un sistema
electrónico o híbrido.
Desarrollo de guías de
gestión de documentos y
procedimientos.
Asignación de roles y
responsabilidades.
(Re)diseño de los procesos
de trabajo.
Producción de
información.
Realización de revisiones.
Desarrollo de un plan de
formación.
Preparación del plan inicial de
implementación.

Paso G: Implementación del sistema de gestión de documentos
Se trata de una tarea compleja de acometer, con una alta responsabilidad e inversión
económica.
No obstante, cualquier tipo de riesgo queda solventado si aplicamos una metodología
pormenorizada como la que aquí hemos desarrollado.
Paso H: Revisión posterior a la implementación. Evaluación del sistema y
comprobación de la viabilidad del mismo
Una vez implementado el sistema y tras un período prudencial de prueba, tenemos
que medir la eficacia del mismo. -------- Detectar posibles deficiencias con la intención
de ir subsanándolas.
Este chequeo se irá realizando de forma periódica, ya que pueden ir surgiendo
nuevos procesos o actividades, que se traduzcan en nuevas necesidades de gestión
de documentos en nuestra organización, que no sean satisfechas con lo que en un
principio se desarrolló.

Por esta razón, para evaluar el sistema y su viabilidad en el transcurso del tiempo,
será necesario que se lleven a cabo periódicamente los pasos C a H de esta
metodología ISO.

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