Reconciliation of new governmental accounting system with out-dated BAAN information system Conciliacion del nuevo sistema de contabilidad con aquello obsoleto informatico (BAAN, James Baan)

1. El Centro de Ingeniería y Desarrollo Industrial (CIDESI)
DE Edward J. McDonnell III: Voluntario de Cuerpo de Paz (Peace Corps)
PARA La señora XXX; Sub-Director de Planeación
El señor XXX; Sub-Director de Recursos Financieros
FECHA el 23 de abril 2013
ASUNTO Auditoría del catálogo de cuentas de CIDESI frente el Manual Paraestatal
PROPÓSITO
Este informe somete los resultados de una revisión de dos partes del Manual de
Contabilidad Gubernamental para el Sector Paraestatal emitido en enero 2013 (el
Manual Paraestatal) – los Instructivos (INSTRUCTIVO) y las Guías de Contabilizadoras
(GUÍA) contenido en el “Catálogo General de Cuentas para los Entes Públicos del
Sector Paraestatal Federal No Financiero” (el Manual Paraestatal, también) – frente al
catálogo particular de cuentas de CIDESI embebidas en el sistema BAAN y, cuando
necesario, frente al Manual Contabilidad Gubernamental emitido en noviembre 2010 (el
Manual Comprensivo).
INTRODUCCIÓN PARA LEER ESTE INFORME Y LOS DOCUMENTOS ANEXADOS
Los hallazgos específicos se encuentran en archivos adjuntos a este memorando. En la
realización de este estudio, he asumido que el Manual Paraestatal es definitivo; es decir
que no se pueda cambiar el Manual por medio de la reconfiguración, ni la adición, de
cuentas, sobre la presunción que, sería más fácil de registrar nuevas cuentas que
encontrar cuentas existentes en el Manual Paraestatal que son suficientemente similar
para ser sustituciones.
RESUMEN DE ACTIVIDADES
La auditoría alcanzaba a una examinación o revisión de los documentos siguientes:
 la normatividad del marco paraestatal (100 páginas);
 el INSTRUCTIVO (235 páginas) con notaciones para compararlo con la 'Plan de
Cuentas' en el Manual Comprensivo;
 la GUÍA (86 páginas), marcada para comprobar la presencia de una cuenta en el
catálogo particular de CIDESI o de una sustitución en la misma;
 el Manual Comprensivo (parte aplicada de 333 páginas); así como,
 el catálogo particular de CIDESI en BAAN (4.250 cuentas y sub-cuentas) con
cambios sugeridos y comentarios para reconciliar divergencias desde el
INSTRUCTIVO.
Al fin de este memorando y debajo de mi firma electrónica, se encuentra una leyenda de
esquema para facilitar la revisión de los documentos primordiales con notaciones.

2. El Centro de Ingeniería y Desarrollo Industrial (CIDESI)
CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA
Por lo general, hay una directa correspondencia entre el catálogo particular de CIDESI
como reflejado en el sistema BAAN y el Manual Paraestatal. En verdad, es un homenaje
a los varios profesionales en Admón. y T.I.C. Muchos de los cambios requeridos, y
detallados dentro las notaciones dentro de los documentos primordiales anotados, son
incidentales y reflejan las actualizaciones típicas o adiciones de cuentas por la
C.O.N.A.C.
Principalmente, dichos cambios intrínsecos en el Manual Paraestatal amplían el alcance
de algunos grupos o rubros hasta el cuarto nivel (por ejemplo, las cuentas de cierre
contable). Además, hay algunas adiciones para captar momentos contables,
previamente olvidados pero llevados a la atención de la C.O.N.A.C. por varias
entidades. Finalmente, hay actualizaciones de cuentas que estaban esperando la guía
definitiva por la C.O.N.A.C. Los hallazgos claves incluyen:
1. casi tres cuartos de las cuentas no necesitan ajustes;
2. entre el diez (10%) y veinte (20%) por ciento de las cuentas necesitan pequeños
cambios solamente o tienen alternativas más o menos oportunas;
3. este porcentaje de hasta el 90% aplica a la GUÍA también (es decir, por lo
menos, un 80% de las referencias de todas cuentas dentro de la GUÍA involucran
cuentas en el catalogo particular de CIDESI); así como,
4. menos de un 10% de las cuentas están incluidas en el INSTRUCTIVO sin
referencias en la GUÍA.
El documento ‘Hallazgos’ comprime los datos de BAAN a las 116 cuentas del cuatro
nivel y explica los cambios necesarios (como la reconfiguración de subcuentas para
alinearlas con el código numérico fijado ahora por la C.O.N.A.C.), dentro de los
parámetros del Manual Paraestatal en su forma actual. Por supuesto, sería mucho más
sencillo si se pudiera someter cuentas adicionales a la C.O.N.A.C. para integrarse en el
Manual Paraestatal.
CUENTAS DIFÍCILES
Sin embargo hay algunas cuentas que no puedo conciliar porque yo no entiendo algo.
Dichas diferencias entre el catálogo particular de CIDESI y el Manual Paraestatal no se
prestan a la sustitución de cuentas o reflejan, en solamente dos casos, un error posible
con la recopilación de las cuentas dentro de BAAN. En presentar dichas cuentas
difíciles, he comparado el Manual Comprensivo, las subcuentas en BAAN y el Manual
Paraestatal sin éxito. Hay diez tales cuentas difíciles ordenadas por relevancia.

3. El Centro de Ingeniería y Desarrollo Industrial (CIDESI)
Número en
CIDESI / BAAN Nombre de Cuenta Problema Comentario
827100000
827200000
X827100000
X827200000
sin nombre (solas
subcuentas
enumeradas
idénticamente)
Hay una cuenta
8.2.7.1 en el
INSTRUCTIVO y
otro 8.2.7 sobre
“Presupuesto de
Egresos Pagado”
Dichas sub-cuentas consisten de
consumibles; tal vez podrían integrarse en
las otras cuentas presupuestales ya que
consumibles se incluyen en los gastos de
las ventas de bienes propios o en aquellos
de las operaciones del Centro
325100000
Cambios en políticas
contables No están en el
Manual Paraestatal
Pensaba en una reclasificación hacia
3.3.3.2 “Corrección por re-expresión" pero
creo que esta cuenta se ocupa de la
inflación solamente
325200000
Cambios por errores
contables
5.2.4.1 (sólo
sub-cuentas
enumeradas)
Ayudas sociales a
personas
No se encuentra en
el Manual
Paraestatal
No hay otras cuentas disponibles para
sustituir; me pregunto si la C.O.N.A.C. no
contempla becas y otro apoyo académica
en el alcance de entidades paraestatales
733100000
733200000
Finanzas y garantías
recibidas
No se encuentra en
el Manual
Paraestatal pero no
hay alternativas
oportunas
Tal vez la mayoría de entidades
paraestatales no pueden recibir garantias;
podría ser una función reservado al
gobierno federal
422100000
Nombre en catálogo
de CIDESI:
‘Transferencias
Asignaciones’
El nombre en el Manual Paraestatal y el Manual Comprensivo:
‘Transferencias internas y asignaciones al sector público’. Las
cuentas no se corresponden; no entiendo la intención tras de la
cuenta de CIDESI
CUENTAS EXCLUIDAS PARA CONSIDERAR
En la auditoria, me encontraba algunas cuentas que plantearon algunas dudas sobre
porqué se habían incluido en el Manual Paraestatal pero no en el catálogo de CIDESI.
Quiero presentar dichas cinco cuentas aquí (demás de cuentas que incorporan
preguntas conceptuales sobre la dirección de CIDESI en el futuro como una incubadora
de nuevas tecnologías que requerirá inventarios). Se ordenan por relevancia.
Número en el Nombre de la cuenta en el
Mi duda preliminarManual Paraestatal (INSTRUCTIVO)
4.3.9.1 Otros ingresos de ejercicios anteriores Podría ser una omisión
1.2.7.1
Estudios, formulación y evaluación de
proyectos
Me parece que los gastos para preparar
propuestas o proyectos podrían contabilizarse
en esta cuenta
2.1.1.9 Otras cuentas por pagar a corto plazo CIDESI está cambiando y podría necesitar la
flexibilidad; hay solamente seis cuentas de
pasivos en BAAN
1.1.2.1 Inversiones financieras de corto plazo
Para invertir contribuciones pagadas por
inversores antes de usarlas
5.6.1.1
5.6.1.2
5.6.1.3
5.6.1.4
Materia prima
Mano de obra
Gastos directos e indirectos
Mermas de producción
Tenemos un taller y un área de calidad que
usa tales materiales como prima materia.
Además hay una discusión interna en la
asignación de gastos indirectos (por ejemplo,
servicios o mantenimiento de los edificios).

4. El Centro de Ingeniería y Desarrollo Industrial (CIDESI)
No CONCEPTO DOCUMENTO
FUENTE
PERIODI
CIDAD
R E G I S T R O
CONTABLE PRESUPUESTAL
CARGO ABONO CARGO ABONO
13 Proposito de este asiento contable Fuente de
verificación
Frecuenci
a
(mensual,
annual,
eventual)
1.X.X.X
En BAAN
4.Y.Y.Y
No en BAAN
8.X.Y.Z
Alternativa
posible
8.a.b.c
Alternativa
probable
Esta columna significa sí la cuenta citada en
BAAN se encuentra el manual paraestatal; es,
decir el INSTRUCTIVO que funciona como un
catálogo o ‘Manejo de Cuentas’ (4° capítulo) en
el Manual de Contabilidad comprensivo de
noviembre 2010.
Esta columna significa sí se ha checked la ‘GUÍAS Contabilizadoras’
(correspondiente al 6° capítulo en el Manual de Contabilidad
comprensivo de noviembre 2010) por averiguar la presencia de la cuenta
ya comprobada de estar en BAAN
El nombre completo dentro del
INSTRUCTIVO se entra para cada
nivel hasta el cuarto
1.X.X.X = comprobado como estar dentro de BAAN
4.Y.Y.Y = comprobado como estar dentro de BAAN
1.X.X.X = alternativa probable del INSTRUCTIVO para
suplantar cuenta en BAAN pero no en INSTUCTIVO
1.X.X.X = alternativa posible del INSTRUCTIVO para suplantar
cuenta en BAAN pero no en INSTUCTIVO