2. Introducción
El siguiente trabajo se hace con el fin de enseñarles a ustedes todo lo que
tiene que ver con los requisitos fases y las técnicas de control, de como
emplearlas en dicha empresa en donde trabajamos, en brindarles la
información necesaria para ser mejores en nuestro puesto, de lo que el control,
sobres las diferentes técnicas de control que existen, sobre los diferentes tipos
de control, y sobre las diferentes fases y por último los requisitos con el fin de
que no les quede duda sobre el tema.
3. Objetivos
• Efectuar una medición de los resultados obtenidos
• Identificar desviaciones o errores
• Establecer medidas correctivas ante la desviación
5. ¿Qué es el control en la empresa?
El control es una etapa primordial del proceso administrativo pues, aunque una
empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y
una dirección eficiente, el directivo no podrá verificar cuál es la situación real de la
organización si no existe un mecanismo con el que se cerciore e informe si lo
ejecutado va de acuerdo con los objetivos.
6. TÉCNICAS DEL CONTROL
Las técnicas de control administrativo son metodologías que recopilan y utilizan
información para evaluar el desempeño de los diferentes recursos
organizativos, como los humanos, físicos, financieros y también la organización
en su conjunto, a la luz de las estrategias organizativas perseguidas.. Para
garantizar una información completa y coherente, las empresas suelen utilizar
reportes estandarizados, como los informes financieros, de estado y de
proyectos. Sin embargo, cada área dentro de una organización utiliza sus
propias técnicas de control específicas.
7. Existen diferentes técnicas de control
Contabilidad.
Estadísticas.
Investigación de operaciones.
Auditoria.
Presupuestos.
Reportes, informes.
Formas.
Archivos.
Administración por objetivos.
Computarizado.
Mecanizados.
Graficas y diagramas.
procedimientos.
Estudios de métodos y movimientos.
Métodos cuantitativos.
Redes.
8. Tipos de control de la empresa
Control preliminar: Los procedimientos del control preliminar incluyen todos los esfuerzos de
la gerencia para aumentar la probabilidad de que los resultados actuales concuerden
favorablemente con los resultados planificados. Desde esta perspectiva, las políticas son medios
importantes para poner en marcha el control preliminar debido a que son directrices para la
acción futura. Por lo tanto, es importante distinguir entre el establecimiento de las políticas y su
realización. El establecimiento de las políticas forma parte de la función de la planificación,
mientras que su realización corresponde a la función de control.
Control concurrente: Consiste en las actividades de los supervisores que dirigen el trabajo de
sus subordinados; la dirección se refiere a las actividades del gerente cuando instruye a sus
subordinados sobre los medios y procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de los
subordinados para asegurarse de que se realiza adecuadamente. La dirección sigue la cadena
de mando formal, pues la responsabilidad de cada superior es interpretar para sus subordinados
las órdenes recibidas de niveles más altos. La relativa importancia de dirección depende casi por
entero de la naturaleza de las actividades llevadas a cabo por los subordinados
9. Control de retroalimentación: La característica definitiva de los métodos de
control retroalimentativos consiste en que estos destacan los resultados
históricos como base para corregir las acciones futuras; por ejemplo, los
estados financieros de una empresa se utilizan para evaluar la aceptabilidad de
los resultados históricos y determinar cuáles son los cambios que deberían
hacerse en la adquisición de recursos futuros o actividades operativas.
10. Fases de control
FASE 1: DETERMINACIÓN Y PLANIFICACIÓN: La primera fase
consiste en marcar los objetivos que queremos alcanzar a corto, medio y largo
plazo. También en esta etapa debemos fijar las reglas que aplicaremos y cuál
será nuestra estrategia para cumplir esos objetivos, así como determinar las
herramientas. En definitiva, conviene elaborar un plan estratégico al que debemos
ceñirnos. Conviene seleccionar la figura de un controler, o responsable del
proceso de control. También se pueden fijar variables de control, que nos vendrán
bien en la fase de medición.
11. FASE 2: ORGANIZACIÓN DE LOS RECURSOS
Es una de las fases del proceso de control de gestión más importantes, ya que
una vez marcados nuestros objetivos y determinado nuestro plan estratégico,
debemos determinar qué recursos económicos destinaremos a su ejecución.
También es el momento de seleccionar equipos de trabajo y a quién se les
asignarán las distintas tareas. Además, debemos prever qué otros recursos
necesitaremos, como programas informáticos, o de detección de riesgos.
Quizás necesitemos un software de gestión administrativa por ejemplo, o
refuerzo en algún área concreta. Conviene tener una visión global y real del
estado financiero de la empresa, analizando ingresos, gastos y costes. Toda
esta información, así como el plan estratégico, puede ser recogida en un único
documento. Se puede preparar un presupuesto detallado para ajustarnos
mejor.
12. FASE TRES: IMPLEMENTACIÓN
Dado el plan estratégico, y una vez determinados los recursos que se van a
destinar a cada una de las fases del proceso de control de gestión, llega la
hora de implementar nuestro sistema de gestión. Debe ser el controller, o líder
del proyecto, el que controle que las tareas asignadas se llevan a cabo de
forma eficaz, por lo que debe tener todas las aptitudes necesarias inteligencia
emocional, debe saber motivar al equipo, tomar decisiones, etc. Se
puede retribuir en función de si el trabajador alcanza o no las metas
establecidas y recurrir a técnicas como el benchmarking. Aplicaremos un
sistema de control interno.
13. FASE CUATRO: MEDICIÓN Y CONTROL
Una vez que la maquinaria está en marcha, debemos medir los resultados que
hemos obtenido y compararlos con los resultados u objetivos que nos
habíamos marcado al inicio, así como con las variables de control que
marcamos durante las primeras fases del proceso de control de gestión. A
partir de ahí, debemos analizar las posibles desviaciones y sus causas.
También podemos medir ingresos y costes reales. Es en esta etapa cuando, al
fin, observamos en qué punto está la empresa y si hemos cumplido, o no, los
objetivos marcados.
14. FASE CINCO: CORRECCIONES Y AJUSTES
Si hemos observado desviaciones desfavorables o no hemos alcanzado los
objetivos establecidos, es el momento de aplicar medidas correctoras. También
conviene revisar los objetivos, para ver si se siguen ajustando a nuestra visión
de futuro o si, por el contrario, debemos establecer unos nuevos. Si las
desviaciones son demasiado pronunciadas, quizás convenga empezar de cero
con las fases del proceso de control de gestión y reestablecer nuestro plan
estratégico. En cualquier caso, cualquier medida o ajuste, nos servirá para
futuro proyectos que debamos ejecutar. Conviene anotar los resultados en el
mismo documento.
15. Elementos del control
• Patrones de control
• Adquisición de información
• Comparación correctiva
16. Requisitos para un buen control
SIMPLICIDAD: Indica que el proceso es sencillo, todos deben
entender perfectamente que es lo que se pretende con el.
ADAPTABILIDAD: El sistema de control debe incorporar
mecanismos capaces de adaptarse a las condiciones cambiantes del
entorno.
EFICACIA y EFICIENCIA: Las señales deberán generarse en el
momento oportuno, lo más rápidamente posible y las medidas
correctoras aplicarse en el momento idóneo para que generen los
efectos esperados.
CONTINUIDAD: El control debe efectuarse con regularidad.
ACEPTACIÓN: El control debe ser aceptado por todos.
ENFOQUES SOBRE PUNTOS ESTRATÉGICOS: Deben controlarse
áreas donde las desviaciones sean más relevantes. Los controles son
más efectivos cuando se aplican selectivamente en puntos críticos.
17. Conclusión
El fin del trabajo es recoger toda la información necesaria para que a
ustedes no les quede duda sobre el tema y lo tenga claro y así sepan
sobre el tema y nuestra meta es que con este trabajo ustedes
incluyan esto en su día a día de su empresa para ayudarse
