Informe del proceso administrativo en su etapa de control

1. República Bolivariana de Venezuela
Ministerio Del Poder Popular Para La Educación Superior Universitaria
Instituto Universitario Jesús Obrero “IUJO” Extensión Barquisimeto
Barquisimeto, Estado Lara
Informe administrativo
El Control
Estudiante:
Angie Álvarez
Cedula: 26.502.288
Materia: Introducción a la Administración
Profesor: Rafael Álvarez
I semestre de Contaduría

2. Introducción
El proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las organizaciones para
el logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales, es un
conjunto de fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial.
Se plantean dos fases en el proceso administrativo, una mecánica y otra dinámica.
La fase mecánica busca establecer qué hacer y prepara la estructura necesaria para
hacerlo, comprende la planeación y la organización.
La fase dinámica, se refiere a cómo se maneja lo estructurado y comprende las
actividades de dirección y control.
El en presente informe se hace énfasis en la fase dinámica con la etapa de control
que es el cuarto elemento del proceso administrativo, este es una etapa muy
importante al momento de verificar como se cumplen la planificación de los objetivos
establecidos, este lleva una interrelación en conjunto de los otros tres elementos.
El Control conforme con los planes y objetivos establecidos en la planeación mide
el progreso, analizando e interpretando los resultados
Como función administrativa, forma parte del ciclo conocido como proceso
administrativo, constituye la última de sus fases, le corresponde la comprobación de
las acciones y programas planificados para determinar si se cumplen los objetivos
fijados y plantear medidas de corrección y mejora cuando sea posible.

3. Que es el control como etapa del proceso administrativo
El control es la fase del proceso administrativo a través de la cual se establecen
estándares para evaluar los resultados obtenidos, con el objeto de corregir
desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente las operaciones, es el cuarto
elemento o etapa y forma parte de la fase dinámica o practica de dicho proceso.
En términos de definición el control es la medición y evaluación de la ejecución de
los planes con la finalidad de detectar y prever desviaciones de los objetivos
establecidos en la planeación y así poder establecer medidas correctivas de ser
necesarias para buscar la mejora continua.
Es la actividad de seguimiento encaminada a corregir las desviaciones que puedan
darse respecto a los objetivos. Ejerce con referencia a los planes, mediante la
comparación regular y sistemática de las previsiones y las consiguientes
realizaciones y la valoración respecto de los objetivos. El control, pues, contrasta lo
planeado y lo conseguido para desencadenar las acciones correctas, que
mantengan el sistema regulado, es decir, orientado a sus objetivos.
Incluye todas las actividades que se emprenden y garantiza que las operaciones
reales coincidan con las operaciones planificadas en esa primera etapa de ese
proceso completo y único.
El control cuenta con su propio proceso que consta de cuatro etapas a saber que
son:
a. Establecimiento de Estándares: Es una unidad de medida que sirve como
modelo, guía o patrón en base a la cual se efectúa el control. Se determinan
dentro de las siguientes cuatro variables:
➢ De cantidad: establece el volumen de producción, cantidad de
existencias, materias primas, número de horas de trabajo.
➢ De calidad: establece la calidad del producto, sus especificaciones.
➢ De tiempo: es el tiempo estándar para producir un determinado producto,
tiempo medio de elaboración de un producto.
➢ De costos: establece los costos de producción, administración, costos de
ventas.
b. Medición de Resultados: Consiste en cuantificar la ejecución y los
resultados de acuerdo a los estándares predeterminados.
c. Corrección: Acciones que permiten modificar las situaciones que no llevaron
a buen término el plan.
d. Retroalimentación: Esta última etapa evalúa los resultados obtenidos
durante todo el proceso. Y cierra el ciclo del proceso del control.
El control es una labor gerencial básica que es considerado como uno de los
elementos mas importante para una optima labor y cumplimiento de lo establecido.

4. Objetivo del Control: Ver que todo se haga conforme fue planeado y organizado,
según las órdenes dadas, para identificar los errores o desvíos con el fin de
corregirlos y evitar su repetición.
Funciones del Control
• Función restrictiva y coercitiva: se emplea para evitar los desvíos
indeseables o comportamientos no aceptados. Se usa para delimitar
funciones y ejercer el mando dentro de la empresa.
• Sistema automático de regulación: cuando se detecta que las actividades
o funciones de los colaboradores, los procesos, las áreas o departamentos
se han desviado o presentan irregularidades, esta regulación los hará volver
a las actividades ya planeadas.
• Función administrativa: como ya se indicó, el control forma parte del
proceso administrativo, junto con la planeación, la organización y la dirección.
Importancia del Control dentro del Proceso Administrativo
• Contribuye a medir y corregir la labor ejecutada por los empleados, a fin de
lograr los propósitos.
• Posibilita el análisis de lo realizado con lo planificado.
• Las técnicas de control son aplicables a cualquier actividad administrativa.
• Es el fundamento para el proceso de la planeación.
El control cuenta con principios que los rigen los cuales son los siguientes:
1) Principio de Equilibrio: A cada grupo debe proporcionarse le el grado de
control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la
responsabilidad se comparte.
2) Principio de los objetivos: El control es un medio para alcanzar los
objetivos preestablecidos.
3) Principio de la Oportunidad: El control debe aplicarse antes de que se
efectué el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas
con anticipación. Es indispensable que los controles existan en tiempo y
forma.
4) Principio de las Desviaciones: Se deben analizar todas las desviaciones
del plan, para conocer las causas que las originaron y así establecer las
medidas correctivas pertinentes a fin de tomar las decisiones necesarias para
evitarlas.
5) Principio de la Costeabilidad: El costo de todo sistema de control debe
encontrarse justificado en tiempo y dinero en relación con las ventajas reales
que este reporte. Solo deberá implantarse si su costo se justifica ante los
resultados esperados.
6) Principio de excepción: El control debe aplicarse a aquellas actividades que
sean representativas o muy especiales a fin de reducir costo y tiempo con la
finalidad de aplicarlo a funciones estratégicas.

5. 7) Principio de la Función Controlada: La persona o función que realiza el
control no debe involucrarse con la actividad a controlar, este debe ser
imparcial para que no se pierda efectividad.
Tipos de Control que administrativamente existen:
1) Control preliminar: Tiene lugar antes de que principien las operaciones e
incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para
asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad.
2) Control Concurrente: Tiene lugar durante la fase de la acción a ejecutar los
planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades
según ocurran para que el plan sea llevado a cabo bajo las condiciones
requeridas. La forma mas conocida es la supervisión directa.
3) Control De Retroalimentación: Se enfoca sobre el uso de la información de
los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de
estándares aceptables. Implica que sean reunidos algunos datos, analizados
y sean regresados los resultados a alguien o algo en el proceso que se esta
controlando de manera que se puedan hacer se las respectivas correcciones.
4) Control Gerencial y Operativo: Es responsables de los altos niveles dentro
de la empresa y recae en el Gerente General de la Empresa o Compañía. Y
consiste en asegurarse tener los recursos necesarios y usarlo eficientemente
en el logro de los objetivos.
5) Control Operativo: Es responsabilidad de los gerentes de nivel medio, que
son aquellos que realizan funciones de supervisión en los intervalos
inferiores o primer nivel. Es el proceso mediante el cual la organización se
asegura de que las tareas especificas sean realizadas con efectividad y en
los lazos de tiempo establecidos.
Herramientas del Control: El uso de diferentes herramientas y técnicas de control
conforman lo que se conoce como el sistema de control de la empresa u
organización. Dichas técnicas son aplicadas a lo largo y ancho de la firma, en todas
sus áreas funcionales, con el propósito de evaluar el desempeño en todos los
niveles y en general, a fin de establecer las desviaciones y, a través de esas
medidas, determinar las acciones correctivas necesarias. Existen dos tipos que
sirven para mantener el control de las empresas
• Herramientas Informativas: Sirven para conocer el estado económico entre
ellas se encuentran la contabilidad y la estadística.
• Herramientas Correctivas: Sirven para conocer el grado de cumplimiento
de las políticas empresariales, entre ellas se encuentran el control
presupuestario, la auditoria y el control de calidad.

6. Conclusión
El control es una etapa importante ya que establece las medidas correctivas en las
actividades y objetivos establecidos para tener planes exitosos, ya que este reduce
costos al evitar errores y tiene una retroalimentación que permite que no se vuelvan
a establecer desviaciones de los planes en un futuro,
Concluyendo se puede decir que el control al ser la etapa que cierra el proceso
administrativo se puede evaluar al proceso conjuntamente con el objetivo de
determinar si hubo éxito o fracaso en el plan considerando las medidas de tiempo
para que de esta manera se puedan corregir aquellas desviaciones y situaciones
que se salieron de los parámetros establecidos y poder mejorar por la busca
continua del mismo.
El sistema de control administrativo se considera cada vez más un sistema de
retroalimentación cuyo propósito central es identificar oportunidades de
mejoramiento que les permitan a las organizaciones una mejora continua en la
optimización de sus recursos y el logro de sus resultados en función de una mejor
competitividad, mediante un mejor desempeño de las actividades.
todos los pasos del proceso administrativo son importantes y se deben de cumplir
cada uno a su tiempo, utilizando las herramientas necesarias para mantener un
buen control de la organización, por lo tanto, es de vital importancia comprender
estas herramientas y generar los cambios necesarios en la empresa.