1. Ref. 1-2014-935 - 1028/2014/SGC - 430
Doctora
ELIZABETH
Asunto: concepto técnico
Respetada doctora Elizabeth:
El Archivo General de la Nación - AGN, ha recibido su comunicación radicada con el número
1-2014-935, en la que solicita un concepto sobre “la diferencia que existe entre firma
digitalizada, firma digital y firma electrónica”. Al respecto nos permitimos atender su solicitud en
los siguientes términos:
Conviene precisar en primer lugar, que las consultas que se presenten a esta Entidad se
resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas
en el ejercicio de las atribuciones de dirección y coordinación de la función archivística del
Estado Colombiano expresamente señaladas en la Ley 594 de 2000, y se circunscribe a hacer
claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las
disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto,
ciñéndonos en todo a las normas vigentes sobre la materia.
DISPOSICIONES GENERALES ARCHIVÍSTICAS
En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, es importante mencionar que el Archivo General de la
Nación - AGN viene trabajando en su reglamentación, en especial con el uso de las nuevas
tecnologías y de hecho por la iniciativa cero papel en articulación con las entidades del
Gobierno Nacional como el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,
Departamento Administrativo de la Función Pública y la Presidencia de la República.
La firma digital, de acuerdo con lo establecido por la ley 527 de 1999, es un equivalente
funcional de la firma manuscrita y cuenta con los siguientes atributos jurídicos:
2. Autenticidad: permite garantizar la identidad del emisor de un mensaje y/o el origen del
mismo y tener la plena seguridad que quien remite el mensaje es realmente quien dice
ser.
Integridad: garantiza que el mensaje de datos o información electrónica no haya sido
alterado ni modificado.
No repudio: el emisor no podrá negar el conocimiento de un mensaje de datos ni los
compromisos adquiridos a partir de éste.
La firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que acompañan o que están
asociados a un documento electrónico y cuyas funciones básicas son:
Identificar al firmante de manera inequívoca
Asegurar la integridad del documento firmado. Asegura que el documento firmado es
exactamente el mismo que el original y que no ha sufrido alteración o manipulación
Asegurar la integridad del documento firmado. Los datos que utiliza el firmante para
realizar la firma son únicos y exclusivos y, por tanto, posteriormente, no puede decir que
no ha firmado el documento
Igualmente, el Decreto 2364 de 2012 define la firma electrónica como “métodos tales
como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que
permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando
el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma,
atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.
La diferencia que existe entre firma digital, firma electrónica y firma digitalizada. Estos son
conceptos que se usan equitativamente. La firma electrónica implica que a través de
códigos, contraseñas, o claves criptográficas, se le crea un registro a una persona con sus
datos personales. La firma digital asocia la identidad de una persona al mensaje o
documento asegurando la integridad del documento o del mensaje.
La firma digitalizada. Es lo equivalente a una firma escaneada, la cual se usa para
autorizaciones, recibos, pedidos, etc., sin necesidad de imprimir el documento físicamente,
igualmente para la búsqueda de documentos en el ordenador previamente almacenados
electrónicamente.
3. En los anteriores términos dejamos rendido nuestro concepto, el cual debe considerarse dentro
de los parámetros establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y
de lo Contencioso Administrativo.
Cordialmente,
JHON ALEXANDER GONZÁLEZ FLÓREZ
Subdirector de Tecnologías de la Información
Archivística y Documento Electrónico - TIADE
Anexos: N.A.
Proyectó: Luz Dora Ariza López- Profesional Universitario – Grupo de Innovación
Jorge William Triana Torres, Coordinador Grupo de Gestión Documento Electrónico
Revisó: Jhon Alexander González Flórez, Subdirector TIADE – AGN
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