Este documento presenta información sobre la organización alfabética de documentos. Explica los objetivos de ordenar documentos alfabéticamente, define términos clave como documentos, indexación y apellidos. Describe el proceso de codificar nombres completos según las reglas de invertir el orden de los nombres y apellidos, y tratar nombres y apellidos compuestos como una sola unidad. También cubre el uso de títulos familiares, profesionales, religiosos o nobiliarios para identificar personas con nombres idénticos.

1. PROFA. REYES GUZMÁN
PRESENTACIÓN DE LA DATA
ALFABÉTICA
JOB 5

2. OBJETIVOS
Al finalizar el trabajo cinco, los estudiates podrán:
1. Invertir y ordenar alfabéticamente cada nombre de
individuo o institución según aplique la regla.

3. TÉRMINOS
1. Documents
2. Indexing
3. Record clerks
4. Retrieve
5. Store
6. surname

4. TÉRMINOS
1. Documentos
2. Indexación (tarjetas guías)
3. Secretarios de registro
4. Recuperar
5. Guardar
6. Apellido

5. TRANSFONDO
Casi todas las posiciones deben poseer
conocimientos en el área de presentación de
data alfabética. Secretarios, gerentes,
supervisores, empleados de almacén,
vendedores y propietarios de viviendas.
Todos deben presentar los documentos que
son importantes para su trabajo o vida
personal.

6. TRANSFONDO
El trabajo de la presentación se hace a
menudo por los trabajadores especiales
llamados vendedores de discos. Los que
trabajan con los registro de empleados están
capacitados para mantener los datos en forma
ordenada. Ellos deben ser capaces de
encontrar información rápida y fácilmente
cuando se necesita.

7. TRANSFONDO
El control de registro es importante en cualquier
negocio. Las organizaciones son responsables del
mantenimiento y manejo de documentos importantes
para que no se pierdan, ni sean extraviados o
destruidos accidentalmente. Cualquier trastorno en el
manejo de estos registros sería costoso, sino
desastroso - costoso en términos de tiempo invertido
en la búsqueda de un registro fuera de lugar, y tal vez
desastroso si los registros se han perdido o destruido
en su totalidad.

8. TRANSFONDO
Las empresas mantienen una amplia variedad de
documentos profesionales. Las cartas, las notas,
planos y mapas, informes, catálogos de inventario,
ventas y registros personal, y las impresiones de
computadora son de los tipos de archivos de la oficina.
Nuevas tecnologías y equipos de oficina han creado
nuevos tipos de registros de la oficina sin la necesidad
de utilizar el papel.

9. APLICACIÓN MATEMÁTICA
Convertilos en números decimales
1. 30%
2. 15%
3. 50%
4. 75%
5. 25%

10. PROCEDIMIENTOS PARA ARCHIVAR
ALFABÉTICAMENTE
1. Invertir el nombre (español, inglés o
extranjero).
2. Colocarlo en la pestaña o la tarjeta.
3. Codificarlo según el abecedario.

11. CODIFICAR
 Es el proceso de decidir el orden
apropiado en el que se deben colocar
las palabras, números símbolos que
forman parte del nombre de un
individuo, firma comercial,
organización, institución o agencia
gubernamental.
 Ej. Juan R. Lago Ramos
Lago Ramos, Juan R.

12. ALFABETIZAR
Se refiere al proceso de los nombres en
estricto orden alfabético.
Luis A. Bones Rivera
Luis A. Bermúdez Rivera
Bermúdez Rivera, Luis A.
Bones Rivera, Luis A.

13. UNIDAD CLAVE
Es la primera unidad del nombre de un individuo,
institución o asunto, que debe considerarse para
decidir el orden alfabético.
Ej. Juana del Carmen Rosa Rivera
 Pedro J. Cáceres
ORDEN UNIDAD
CLAVE
ROSA
CÁCERES

14. TÉRMINOS
Unidad de archivo
Cada parte del nombre del individuo de la firma o de
la institución que se usa para codificar.
Ej. Juana del Carmen Rosa Rivera, Pedro J. Cáceres
ORDEN
UNIDAD
CLAVE
UNIDAD
2
UNIDAD
3
UNIDAD
4
ROSA RIVERA JUANA DEL
CARMEN
CÁCERES PEDRO J

15. TÉRMINOS
Unidad de archivo
Cada parte del nombre del individuo de la firma o de
la institución que se usa para codificar.
Ej. Juana del Carmen Rosa Rivera
ORDEN UNIDAD
CLAVE
UNIDAD
2
UNIDAD
3
UNIDAD
4
ROSA RIVERA JUANA DEL
CARMEN
CÁCERES PEDRO J

16. TÉRMINOS
Método por unidad
Es la forma de alfabetizar, en la cual se
compara la primera unidad de un nombre
con la primera unidad de otro nombre.
Cuando la primera unidad es idéntica, se
pasa a la segunda unidad y así
sucesivamente.

17. TÉRMINOS
ORDEN UNIDAD
CLAVE
UNIDAD
2
UNIDAD
3
UNIDAD
4
ROSARIO BENÍTEZ ROSAURA A
ROSARIO BENÍTEZ ROMAN A
 Ej. Rosaura A. Rosario Benítez
 Román A. Rosario Benítez
Los signos de puntuación son
eliminados.

18. TÉRMINOS
Principio “nada precede”
Ej. Luisa Ortiz Roque
Luis Ortiz Roque
Orden Unidad
Clave
Unidad
2
Unidad
3
Unidad
4
ORTIZ ROQUE LUISA
ORTIZ ROQUE LUIS

19. TÉRMINOS
Elemento de Identificación
Se considera para decidir el orden
cuando existen dos o más nombres
idénticos.

20. REGLA 1
Inversión de nombres de individuos
A. Codificar nombres de personas con inversión de
los mismos. (apellidos primero, luego nombre e
inicial o segundo nombre).
B. Utilizar las unidades correspondientes hasta lograr
establecer un orden.

21. EJERCICIO
1. Ángel E. Morales Cruz
2. Ángela Morales Cruz
3. Anabel Montes Colón
4. Angélica Montes Morales
5. Elisa Montes Colón
6. Miguel Mendoza López
7. Eric Muñoz Dones
8. D A Méndez
9. Elizabeth Massó Aponte
10. Elizabeth A. Massó Aponte
11. Elieser Massó Aponte
12. A Montes Colón
13. Miguel Mendoza Cora
14. Eric Muñoz Lago
15. Daniel Méndez

22. EJERCICIO
1. Alberto Santín
2. Ángel Daniel Acevedo
3. Luz M. Colón
4. Luis Acevedo David
5. L. M. Colon
6. Abdriel Manuel Acevedo
7. David Acevedo
8. Mariano Santini
9. Daniel L. Acevedo
10. Ángel Rafael Acevedo
11. Ana Santana Rivera
12. Rosa M. Dávila
13. Luz María Colón
14. Pedro José Santi
15. Bernaldo José Berríos Acevedo
16. Catalina F. Benítez Santiago
17. Jorge Aguirre Santiago
18. Estevan Acevedo Santana
19. Atilda E. Colón
20. Norman L. Díaz Colón

23. REGLA 2
NOMBRES Y APELLIDOS COMPUESTOS
B. Los apellidos compuestos que parecen ser más de
un apellido, se consideran una sola unidad de
archivo. Entre estos apellidos están:
 Diez de Andino
 García de la Noceda
 Gil de Lamadrid o Gil de la Madrid
 López de Victoria
 Ramírez de Arellano

24. Continuación…
Cristina Garcia de la Noceda
Luz del Mar Ramírez de Arellano del Valle
Ramón Enrique Gil de la Madrid D’Acosta
Josué Esteban McCormick de la Torre
Carmen del Socorro Diez de Andino del Valle

25. UNIDAD CLAVE
1
UNIDAD
2
UNIDAD
3
UNIDAD
4
2 GARCÍA DELA
NOCEDA
CRISTINA
5 RAMÍREZ
DEARELLANO
DELVALLE LUZ DELMAR
3 GILDELAMADRID DACOSTA RAMÓN ENRIQUE
4 MCCORMICK DELATORRE JOSUÉ ESTEBAN
1 DIEZDEANDINO DELVALLE CARMEN DELSOCORRO

26. EJERCICIO
1. Rosa del Carmen D’Acosta del Valle
2. Kathy O’Neill-Smith
3. Juana de la Cruz de la Rosa
4. Esteban L. Dones de los Ríos
5. Carmen del Mar Díaz-del Valle
6. Ana del Carmen Diez de Andino
7. Robert Van Kirk-La Salle
8. María de los Ángeles del Valle López de la Victoria
9. Carlos R. de la Cruz Gil de la Madrid
10. Juana de la Cruz
11. Jorge del Toro-Rivera
12. Wanda E. López de Victoria
13. Rosa del Carmen D’Acosta de la Cruz
14. Angela de las Marías Dones de los Ríos
15. Carlos R. Dávila del Toro
16. María de los Ángeles de la Rosa
17. Luis Dones-de la Cruz
18. Katherine Mc Arthur Tomisaka
19. José Enrique de Alba Ortiz
20. John Van Kirk Mc Arthur

27. ASIGNACIÓN
EJERCICIOS (LIBRO)
 5-1 , página 36,
 5-2 y 5-3, página 37

28. REGLA 3
TÍTULOS DE PRIORIDAD FAMILIAR,
PROFESIONAL, RELIGIOSOS Y NOBILIARIOS
Cuando se tienen dos o más nombres
completamente idénticos, los títulos de
prioridad familiar, profesional, religioso o
nobiliarios que se anotan antes del nombre
de una persona, se consideran elemento de
identificación para decidir el orden
alfabético. Estos títulos siempre se anotan
al final del nombre, tal como aparecen
escritos.

29. TÍTULOS FAMILIARES
Padre
Madre
Hija (o)
Senior (Sr.) significa padre
Junior (Jr.) significa hijo

30. TÍTULOS PERSONALES
Sra.
Sr.
Srta
Mrs.
Mr.
Miss
Ms.
NO SE CONSIDERAN UNA UNIDAD DE
ARCHIVO.

31. TÍTULOS PROFESIONAL
CPA
DR
ING
ARQ
MD
LIC., LCDO.
PROFA.
SI EL NOMBRE TIENE TÍTULO FAMILIAR Y
PROFESIONAL EL FAMILIAR SE ESCRIBE
PRIMERO EN LA COLUMNA DE ELEMENTO
DE IDENTIFICACIÓN

32. TÍTULOS RELIGIOSOS
Sor
Padre
Reverendo
Obispo
Cardenal

33. TÍTULOS NOBILIARIOS
Rey
Reina
Madame
Príncipe
Condesa, Conde
Princesa
Madre

34. TITULOS RELIGIOSOS Y
NOBILIARIOS
Si el título va acompañado de nombre y apellido, se
invierte.
Si es solo apellido o nombre se divide tal y como
aparece.
Ej. Madre Teresa
Madre Teresa Ortiz
UNIDAD 1 2 3 4 EI
MADRE TERESA
ORTIZ TERESA MADRE

35. CONTINUACIÓN….
Ej. Reverendo Luis Madame Alice
 Reverendo Luis Robles Madame Alice Smith
 Padre Carlos Sor Carmen Rivera
UNIDAD 1 2 3 4 EI
3 REVERENDO LUIS
5 ROBLES LUIS REVERENDO
2 PADRE CARLOS
1 MADAME ALICE
6 SMITH ALICE MADAME
4 RIVERA CARMEN SOR

36. Ejercicio
1. Sr. Lisandro Pérez, Jr.
2. Dr. Héctor Contreras, Padre
3. Teniente Pedro Bolívar
4. Lcdo. Ricardo Almodóvar
5. Reverendo Carlos López
6. Padre Andrés
7. Prof. Armando Nuñez, hijo
8. Rey Arturo II
9. Príncipe Juan Carlos I
10. Sor Ernestina
11. Madame Louise Ann
12. Dr. Héctor Contreras, hijo
13. Prof. Carlos López
14. Prof. Carlos A. López
15. Rev. Pedro Bolívar

37. NÚMEROS
En español se utiliza 1ro. (primero), 2do. (segundo)
y en inglés 1st
. (first), 2nd
. (second).
Algunas personas indican la prioridad familiar con
números romanos después del nombre.
Los títulos familiares se ordenan en secuencia
alfabética y los números romanos en secuencia
numérica.
Los nombres con números romanos se archivan
primero.

38. Continuación….
Ej. Dr. Luis Rivera, hijo
 Dr. Luis Rivera, V
 Dr. Luis Rivera, III
 Dr. Luis Rivera, padre
 Mr. Louis Smith, Sr.
UNIDAD 1 2 3 4 ELEMENTO
IDENTIFICACIÓN
3 RIVERA LUIS HIJO, DR
2 RIVERA LUIS V, DR
4 RIVERA LUIS PADRE, DR
5 SMITH LOUIS SR
1 RIVERA LUIS III, DR

39. EJERCICIOS
1. Rev. John Colley
2. Mr. Richard Brown, Jr.
3. Lcdo. Héctor López
4. Dr. Carlos Matías
5. Carmelo López, hijo
6. Sr. Rafael Colón, hijo
7. Sr. Rafael Colón, padre
8. Mr. Edgar Wilson, Sr.
9. Mr. Edgar Wilson, Jr.
10. Prof. Richard Brown, Jr.

40. EJERCICIOS
1. Prof. Robert Smith, Jr.
2. Lcdo. Héctor Ruiz, hijo
3. Lcdo. Héctor Ruiz, padre
4. Dr. Arnaldo Cruz Pérez
5. Cristobal R. Ramos, padre
6. Mr. Henry Heth, Sr.
7. Mr. Henry Heth, Jr.
8. Sr. Arturo Muñoz, padre
9. Sr. Arturo Muñoz, hijo
10. Mr. Robert Smith, Sr.

41. REFERENCIAS
Kaliski,Burton; Passalacqua, Dan; Schultheis, Robert A.,
2001, Keeping Financial Records for Business,
South-Westerns Educational Publishing.
Correa, Carmen M.; Díaz-Colón, Abigaíl; 2004,
Administración de Documentos, Sistemas,
Procedimientos y Tecnología.