1. La comunicación como aliada
estratégica del proyecto

2. La comunicación como apoyo en la
planeación de proyecto
La Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos o Guía del PMBOK define que la
Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para garantizar que la
generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición
final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos.
Una comunicación eficaz crea un puente entre los diferentes interesados involucrados en un
proyecto, conectando diferentes entornos culturales y organizacionales.
Fuente: Guía del PMBOK

3. Procesos de Gestión de las
Comunicaciones
• Identificar a los interesados: Personas u organizaciones impactadas por el proyecto y
documentar información relevante relativa a sus intereses.
• Planificar las Comunicaciones: necesidades de información de los interesados en el
proyecto y definir cómo abordar las comunicaciones con ellos.
• Distribuir la información: poner la información relevante a disposición de los interesados
en el proyecto, de acuerdo con el plan establecido.
• Gestionar las expectativas de los interesados: comunicarse y trabajar en conjunto con
los interesados para satisfacer sus necesidades.
• Informar el desempeño: recopilación y distribución de la información sobre el desempeño,
incluyendo los informes de estado, las mediciones del avance y las proyecciones.
Fuente: Guía del PMBOK

4. Dimensiones de la actividad de
comunicación
• Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, otros proyectos, medios de
comunicación, público)
• Formal (informes, memorandos, instrucciones) e informal (correos electrónicos,
conversaciones ad hoc)
• Vertical (hacia arriba y abajo dentro de la organización) y Horizontal (entre colegas)
• Oficial (boletines, informe anual) y no oficial (comunicaciones extraoficiales)
• Escrita , verbal y no verbal (inflexiones de voz, lenguaje corporal)
Fuente: Guía del PMBOK

5. Procesos: 1. Identificar a los
interesados
Paso 1: Identificar a todos los potenciales interesados en el proyecto e información relevante,
como por ejemplo sus roles, departamentos, intereses, niveles de conocimiento, expectativas y
niveles de influencia.
Paso 2: Identificar el impacto o apoyo potencial que cada interesado podría generar, y clasificarlos
para definir una estrategia de abordaje. En el caso de grandes comunidades de interesados, es
importante priorizar a los interesados clave a fin de garantizar el uso eficaz del esfuerzo para
comunicar y gestionar sus expectativas.
Paso 3: Evaluar el modo en que los interesados clave pueden reaccionar o responder en diferentes
situaciones, a fin de planificar cómo influir en ellos para mejorar su apoyo y mitigar los impactos
negativos potenciales.
Fuente: Guía del PMBOK

6. Procesos: 2. Planificar las
comunicaciones
• Información que debe ser comunicada, incluidos el idioma, formato, contenido y nivel de detalle.
• Motivo de la distribución de dicha información.
• Plazo y frecuencia para la distribución de la información.
• Persona responsable de comunicar la información.
• Persona responsable de autorizar la divulgación de información confidencial.
• Persona o los grupos que recibirán la información.
• Métodos o tecnologías utilizados para transmitir la información, tales como memorandos, correo
electrónico y/o los comunicados de prensa.
• Recursos asignados para las actividades de comunicación, incluidos tiempo y presupuesto.
Fuente: Guía del PMBOK

7. Procesos: 2. Planificar las
comunicaciones
• Escalas de mando (nombres) con identificación de los plazos para la notificación de aquellos
incidentes que no puedan resolverse a un nivel inferior.
• Método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones a medida que el proyecto
avanza y se desarrolla.
• Glosario de la terminología común.
• Diagramas de flujo de la información que circula dentro del proyecto, los flujos de trabajo con la
posible secuencia de autorizaciones, la lista de informes y los planes de reuniones, entre otros.
• Restricciones en materia de comunicación, generalmente derivadas de una legislación o normativa
específica, de la tecnología y de políticas de la organización.
Fuente: Guía del PMBOK

8. Procesos: 3. Distribuir la
información
• Notificaciones a los interesados: información que puede suministrarse a los interesados sobre
incidentes resueltos, cambios aprobados y estado general del proyecto.
• Informes del proyecto formales e informales: describen el estado del proyecto e incluyen
las lecciones aprendidas, los registros de incidentes, los informes de cierre del proyecto y las salidas
de otras áreas de conocimiento.
• Presentaciones del proyecto: información y método de presentación deben ser relevantes
respecto de las necesidades de la audiencia.
• Registros del proyecto: registros del proyecto como correspondencia, memorandos, actas de
reuniones y otros documentos que describen el proyecto.
Fuente: Guía del PMBOK

9. Procesos: 3. Distribuir la
información
• Retroalimentación de los interesados: La información que se recibe de los interesados,
relativa a las operaciones del proyecto, puede distribuirse y utilizarse para modificar o mejorar el
desempeño futuro del proyecto.
• Documentación sobre lecciones aprendidas: Documentación que incluye las causas
de los incidentes, el razonamiento subyacente a la acción correctiva elegida y otros
tipos de lecciones aprendidas sobre la distribución de la información.
Las lecciones aprendidas se documentan y distribuyen a fin de que pasen a formar parte de la base
de datos histórica tanto del proyecto como de la organización ejecutante.
Fuente: Guía del PMBOK

10. Procesos: 4. Gestionar las
expectativas
de los interesados
• Actualizaciones a los activos de procesos de la organización: entre los activos de los
procesos de la organización que pueden actualizarse se incluyen las causas de los problemas, el
razonamiento subyacente a las acciones correctivas elegidas, las lecciones aprendidas a partir de la
gestión de las expectativas de los interesados.
• Solicitudes de cambio: es la generación de una solicitud de cambio al producto o al proyecto.
Puede incluir acciones correctivas o preventivas.
• Actualizaciones al plan para dirección del proyecto y documentos: incluye el plan de
gestión de las comunicaciones cuando se identifican requisitos nuevos o modificados. Entre los
documentos del proyecto que pueden actualizarse, se incluyen, entre otros: estrategia de gestión de
los interesados (por preocupaciones o incidentes), el registro de interesados (cargos, nombre),
registro de incidentes (se identifican nuevos y se resuelven actuales).
Fuente: Guía del PMBOK

11. Procesos: 5. Informar el desempeño
Informes: organizan y resumen la información recopilada, y presentan los resultados de cualquier
análisis realizado comparando la línea base para la medición del desempeño. Incluyen:
• Análisis del desempeño pasado.
• Estado actual de los riesgos e incidentes.
• Trabajo completado durante el período reportado.
• Trabajo que deberá completarse durante el siguiente período de reporte.
• Resumen de los cambios aprobados en el período.
• Resultados del análisis de variación.
• Conclusión proyectada del proyecto (incluido el tiempo y el costo)
• Información relevante que debe ser revisada y analizada
Fuente: Guía del PMBOK

12. Procesos: 5. Informar el desempeño
Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización: se incluyen los formatos
de informe y la documentación sobre las lecciones aprendidas, incluidas las causas de los incidentes,
el razonamiento subyacente a la acción correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas
relativas a los informes de desempeño.
Solicitudes de cambio: el análisis del desempeño del proyecto a menudo genera solicitudes de
cambio. Las acciones correctivas recomendadas incluyen cambios que ajustan el desempeño futuro
del proyecto alineándolo con el plan para la dirección del proyecto; las acciones preventivas
recomendadas pueden reducir la probabilidad de incurrir en un desempeño negativo futuro del
proyecto.
Fuente: Guía del PMBOK