El documento describe los cinco procesos clave de la gestión de comunicaciones de proyectos según la Guía del PMBOK: 1) identificar interesados, 2) planificar comunicaciones, 3) distribuir información, 4) gestionar expectativas de interesados, y 5) informar desempeño. Explica cada proceso y sus pasos para garantizar la generación, recopilación, distribución y almacenamiento oportunos de la información del proyecto.

1. La comunicación como aliada
estratégica del proyecto

2. La comunicación como apoyo en la
planeación de proyecto
La Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos o Guía del PMBOK define que la
Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para garantizar que la
generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición
final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos.
Una comunicación eficaz crea un puente entre los diferentes interesados involucrados en un
proyecto, conectando diferentes entornos culturales y organizacionales.
Fuente: Guía del PMBOK

3. Procesos de Gestión de las
Comunicaciones
• Identificar a los interesados: Personas u organizaciones impactadas por el proyecto y
documentar información relevante relativa a sus intereses.
• Planificar las Comunicaciones: necesidades de información de los interesados en el
proyecto y definir cómo abordar las comunicaciones con ellos.
• Distribuir la información: poner la información relevante a disposición de los interesados
en el proyecto, de acuerdo con el plan establecido.
• Gestionar las expectativas de los interesados: comunicarse y trabajar en conjunto con
los interesados para satisfacer sus necesidades.
• Informar el desempeño: recopilación y distribución de la información sobre el desempeño,
incluyendo los informes de estado, las mediciones del avance y las proyecciones.
Fuente: Guía del PMBOK

4. Dimensiones de la actividad de
comunicación
• Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, otros proyectos, medios de
comunicación, público)
• Formal (informes, memorandos, instrucciones) e informal (correos electrónicos,
conversaciones ad hoc)
• Vertical (hacia arriba y abajo dentro de la organización) y Horizontal (entre colegas)
• Oficial (boletines, informe anual) y no oficial (comunicaciones extraoficiales)
• Escrita , verbal y no verbal (inflexiones de voz, lenguaje corporal)
Fuente: Guía del PMBOK

5. Procesos: 1. Identificar a los
interesados
Paso 1: Identificar a todos los potenciales interesados en el proyecto e información relevante,
como por ejemplo sus roles, departamentos, intereses, niveles de conocimiento, expectativas y
niveles de influencia.
Paso 2: Identificar el impacto o apoyo potencial que cada interesado podría generar, y clasificarlos
para definir una estrategia de abordaje. En el caso de grandes comunidades de interesados, es
importante priorizar a los interesados clave a fin de garantizar el uso eficaz del esfuerzo para
comunicar y gestionar sus expectativas.
Paso 3: Evaluar el modo en que los interesados clave pueden reaccionar o responder en diferentes
situaciones, a fin de planificar cómo influir en ellos para mejorar su apoyo y mitigar los impactos
negativos potenciales.
Fuente: Guía del PMBOK

6. Procesos: 2. Planificar las
comunicaciones
• Información que debe ser comunicada, incluidos el idioma, formato, contenido y nivel de detalle.
• Motivo de la distribución de dicha información.
• Plazo y frecuencia para la distribución de la información.
• Persona responsable de comunicar la información.
• Persona responsable de autorizar la divulgación de información confidencial.
• Persona o los grupos que recibirán la información.
• Métodos o tecnologías utilizados para transmitir la información, tales como memorandos, correo
electrónico y/o los comunicados de prensa.
• Recursos asignados para las actividades de comunicación, incluidos tiempo y presupuesto.
Fuente: Guía del PMBOK

7. Procesos: 2. Planificar las
comunicaciones
• Escalas de mando (nombres) con identificación de los plazos para la notificación de aquellos
incidentes que no puedan resolverse a un nivel inferior.
• Método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones a medida que el proyecto
avanza y se desarrolla.
• Glosario de la terminología común.
• Diagramas de flujo de la información que circula dentro del proyecto, los flujos de trabajo con la
posible secuencia de autorizaciones, la lista de informes y los planes de reuniones, entre otros.
• Restricciones en materia de comunicación, generalmente derivadas de una legislación o normativa
específica, de la tecnología y de políticas de la organización.
Fuente: Guía del PMBOK

8. Procesos: 3. Distribuir la
información
• Notificaciones a los interesados: información que puede suministrarse a los interesados sobre
incidentes resueltos, cambios aprobados y estado general del proyecto.
• Informes del proyecto formales e informales: describen el estado del proyecto e incluyen
las lecciones aprendidas, los registros de incidentes, los informes de cierre del proyecto y las salidas
de otras áreas de conocimiento.
• Presentaciones del proyecto: información y método de presentación deben ser relevantes
respecto de las necesidades de la audiencia.
• Registros del proyecto: registros del proyecto como correspondencia, memorandos, actas de
reuniones y otros documentos que describen el proyecto.
Fuente: Guía del PMBOK

9. Procesos: 3. Distribuir la
información
• Retroalimentación de los interesados: La información que se recibe de los interesados,
relativa a las operaciones del proyecto, puede distribuirse y utilizarse para modificar o mejorar el
desempeño futuro del proyecto.
• Documentación sobre lecciones aprendidas: Documentación que incluye las causas
de los incidentes, el razonamiento subyacente a la acción correctiva elegida y otros
tipos de lecciones aprendidas sobre la distribución de la información.
Las lecciones aprendidas se documentan y distribuyen a fin de que pasen a formar parte de la base
de datos histórica tanto del proyecto como de la organización ejecutante.
Fuente: Guía del PMBOK

10. Procesos: 4. Gestionar las
expectativas
de los interesados
• Actualizaciones a los activos de procesos de la organización: entre los activos de los
procesos de la organización que pueden actualizarse se incluyen las causas de los problemas, el
razonamiento subyacente a las acciones correctivas elegidas, las lecciones aprendidas a partir de la
gestión de las expectativas de los interesados.
• Solicitudes de cambio: es la generación de una solicitud de cambio al producto o al proyecto.
Puede incluir acciones correctivas o preventivas.
• Actualizaciones al plan para dirección del proyecto y documentos: incluye el plan de
gestión de las comunicaciones cuando se identifican requisitos nuevos o modificados. Entre los
documentos del proyecto que pueden actualizarse, se incluyen, entre otros: estrategia de gestión de
los interesados (por preocupaciones o incidentes), el registro de interesados (cargos, nombre),
registro de incidentes (se identifican nuevos y se resuelven actuales).
Fuente: Guía del PMBOK

11. Procesos: 5. Informar el desempeño
Informes: organizan y resumen la información recopilada, y presentan los resultados de cualquier
análisis realizado comparando la línea base para la medición del desempeño. Incluyen:
• Análisis del desempeño pasado.
• Estado actual de los riesgos e incidentes.
• Trabajo completado durante el período reportado.
• Trabajo que deberá completarse durante el siguiente período de reporte.
• Resumen de los cambios aprobados en el período.
• Resultados del análisis de variación.
• Conclusión proyectada del proyecto (incluido el tiempo y el costo)
• Información relevante que debe ser revisada y analizada
Fuente: Guía del PMBOK

12. Procesos: 5. Informar el desempeño
Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización: se incluyen los formatos
de informe y la documentación sobre las lecciones aprendidas, incluidas las causas de los incidentes,
el razonamiento subyacente a la acción correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas
relativas a los informes de desempeño.
Solicitudes de cambio: el análisis del desempeño del proyecto a menudo genera solicitudes de
cambio. Las acciones correctivas recomendadas incluyen cambios que ajustan el desempeño futuro
del proyecto alineándolo con el plan para la dirección del proyecto; las acciones preventivas
recomendadas pueden reducir la probabilidad de incurrir en un desempeño negativo futuro del
proyecto.
Fuente: Guía del PMBOK