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Implementación del ciclo de un proyecto de servicio

Notas del editor

  1. Marta: Mi nombre es Marta Ubiría , brindo apoyo a los programas desde la Oficina Regional de Sudamérica Meridional y seré la moderadora del seminario web de hoy. Algunos de ustedes me recordarán del primer y segundo seminario de la serie. Hoy me complacerá acompañarles mientras tratamos sobre la captación de recursos para sus proyectos de servicio.
  2. MARTA:El seminario de hoy, como el resto de los seminarios de la serie, fue diseñado para ayudarles a organizar un proyecto de servicio exitoso. Hoy hablaremos sobre las experiencias y estrategias que pusieron en práctica otros rotarios y les ofreceremos sugerencias para ayudarles a emprender los suyos.Podrán encontrar detalles sobre esta serie y enlaces para inscribirse en cada sesión de esta serie en la página WWW.ROTARY.ORG / WEBINARS. Además, incluiremos un enlace a esta página y la lista de recursos mencionados en un correo electrónico que les enviaremos a la conclusión del seminario. Además, todos los participantes recibirán un enlace a la grabación de esta sesión.
  3. MARTAEn el seminario de hoy trataremos sobre:Cómo utilizar eficazmente y mantener interesados a los voluntarios.Cómo coordinar las funciones y definir las responsabilidades de los integrantes del equipo del proyectoCómo ajustarse al presupuesto y custodiar los fondos del proyecto.Queremos que este seminario sea lo más interactivo posible. Por tal motivo, les pedimos que compartan algunos de sus consejos para los proyectos de servicio a través del panel de preguntas y que respondan a algunos sondeos. Le animamos a participar activamente en el seminario, por lo que solicitamos nos envíe sus preguntas y comentarios por el panel de preguntas. Responderemos a algunas de sus preguntas al final del seminario.
  4. MartaCada uno tiene su propio panel de control en la esquina superior derecha de la pantalla. Use la flecha naranja para abrir o cerrar el panel de control. Para cambiar de idioma, haga clic en el globo terráqueo en la parte superior del panel y elija Español.A continuación, deberá seleccionar la opción de audio para escuchar el seminario de hoy. Seleccione la opción que prefiera en su propio panel de control.Si desea conectarse a través del teléfono, se le proporcionará los números de acceso telefónico en su panel de control una vez que seleccione la opción "Teléfono". O bien, puede optar por participar con el micrófono y los altavoces de su sistema.
  5. Marta: Para el seminario de hoy tenemos participantes de __ países. Para mantener la más alta calidad posible de sonido, todos los participantes excepto la panelistay la moderadora estarán en modalidad silencio durante el seminario. Podrán enviar sus preguntas o comentarios a nuestra panelista y miembros del personal de RI por el panel de preguntas que estádentro del cuadro rojo de la pantalla.También pueden usar este panel si tienen dificultades técnicas. Describan el problema y un miembro del personal les ayudará de inmediato.Ahora, vamos a dedicar un par de minutos a practicar. Escriban en el panel de preguntas la ciudad en que se encuentran.****** Marta irá comentando según aparezcan las respuestas en el panel de preguntas.
  6. MARTA:Cada proyecto es único por lo que se enfrentarán a distintos obstáculos y alcanzarán el éxito por distintos caminos. Sin embargo, hay algo que los proyectos tienen en común, su ciclo vital. En la pantalla pueden ver la representación gráfica de este ciclo.Como pueden ver sus elementos son: Planificación, Adquisición de recursos, implementación y evaluacióny promoción.Cada seminario de la serie está dedicado a una de estas cuatro etapas y presentará las mejores prácticas y consejos que pueden poner en práctica de inmediato, no importa en qué etapa del ciclo estén sus proyectos.
  7. MARTA:Hoy nos centraremos en la implementación de los proyectos.Es importante no perder de vista las metas del proyecto al comenzar la etapa de implementación.Ustedes deberán preguntarse ¿cómo haré para ajustarme al presupuesto?, ¿quién se encargará de coordinar el proyecto?, ¿quiénes son mis colaboradores y qué pueden ofrecer al proyecto?, ¿cuál es nuestro cronograma?, ¿necesito voluntarios? o ¿qué información necesito proporcionar a mis colaboradores y a los beneficiarios del proyecto? Tener presente estas preguntas les ayudará a mantener su proyecto por el buen camino.
  8. MARTA:Dediquemos ahora unos minutos a hablar sobre el plan del proyecto. Este plan les facilitará la obtención de recursos, colaboradores y quizá, incluso, de una subvención. Una vez cuenten con estos elementos, el plan también servirá para establecer un cronograma que haga posible dar seguimiento al avance del proyecto. Cuando consideren cómo medir los resultados de sus iniciativas, especialmente si éstas están financiadas mediante una subvención, no se olviden de incluir estas mediciones en el cronograma. Midan antes, durante y después de la implementación del proyecto para entender cabalmente el impacto alcanzado.Designen a un administrador del proyecto para que dirija a un grupo de personas encargadas de coordinar los distintos aspectos del proyecto. Recuerden que algunos miembros de este equipo podrían encargarse de varias tareas a la vez. Asignen a una persona la labor de mantener el contacto con los colaboradores en el proyecto, otra podría encargarse de los contactos con los integrantes de la comunidad beneficiaria y las relaciones públicas. Un contador supervisará los gastos y se asegurará de que los proveedores y contratistas reciban sus pagos a tiempo, así como de que el proyecto se ajuste al presupuesto establecido. Otra persona podría encargarse de coordinar la labor de los voluntarios para aprovechar al máximo este valioso recurso. Por último, pidan a alguien que se encargue de fotografiar las distintas etapas del proyecto para que sus clubes cuenten con un archivo fotográfico que documente la labor realizada para la comunidad.El administrador del proyecto supervisará el desempeño de los integrantes del equipo. Su labor consistirá en que todos los participantes cuenten con la información más actualizada, así como que los integrantes del equipo conozcan sus funciones y en qué momento ejercerlas.Sin duda, contar con un equipo unido contribuirá el éxito del proyecto.
  9. MARTA:Los voluntarios son uno de los elementos fundamentales para la implementación de los proyectos. Antes de captarlos, decidan qué labores desempeñarán y escriban una descripción de las actividades en las que participarán. Así, los voluntarios sabrán qué se espera de ellos en cada momento.Recuerden que cada voluntario aporta distintas habilidades y conocimientos. Por eso es importante preguntarles cuáles son sus intereses y asignarles las funciones que mejor se ajusten a su perfil. De este modo, se sentirán más identificados tanto con el proyecto como con Rotary. Asegúrense de comunicarse permanentemente con ellos y soliciten sus opiniones y comentarios. Agradezcan sus esfuerzos mediante una cena o un evento de reconocimiento. Podrían incluso escribirles una nota manuscrita de agradecimiento o brindarles reconocimiento en las páginas del club en las redes sociales. Estos pequeños gestos harán que los voluntarios se sientan apreciados.
  10. MARTA:Ahora hablaremos sobre como establecer y ajustarse a un presupuesto. Exceder el presupuesto establecido podría obligarnos a buscar recursos a última hora, por eso que es importante que su plan incluya el presupuesto del proyecto y, si fuese necesario, deberán realizar las modificaciones necesarias tan pronto como sea posible. Los precios de los materiales y otros elementos del presupuesto podrían cambiar durante la implementación del proyecto, por lo que les recomiendo diseñar un presupuesto flexible que tenga en cuenta esta posibilidad. Recuerden que si su proyecto recibió una subvención, Rotary deberá aprobar toda modificación al presupuesto o al plan de implementación.Además, deberán asegurarse de dar seguimiento a los contratos, acuerdos, recibos y comunicaciones con los proveedores. Esta información les permitirá llevar el debido control de sus gastos. No se olviden de compartir esta información con todos los integrantes del equipo del proyecto, así como con sus colaboradores y los beneficiarios. Además, si el proyecto fue financiado mediante una subvención, mantengan informado a su funcionario regional de subvenciones.
  11. MARTA:Antes de continuar, nos gustaría solicitarles que participen en un breve sondeo. ¿Con cuál de los siguientes aspectos han tenido más dificultades? Ajustarse al plan o cronograma del proyectoAjustarse al presupuestoCómo dirigir a los voluntariosCómo coordinar las labores con los demás participantesOtroSírvanse seleccionar todas las opciones que correspondan:[Marta, una vez se muestren los resultados del sondeo y antes de pasar a la página siguiente, lee los resultados y, si te parece conveniente, haz un par de comentarios al respecto]
  12. Marta: Muchas gracias por participar en el sondeo. Ahora pasaré a presentarles a nuestro panelista.
  13. MARTA:Eduardo Hindi fue gobernador en el período 2001/2002 del Distrito 4890. Es Socio Paul Harris múltiple y Benefactor. Fue Coordinador y Expositor del Primer Seminario de Los Centros de Rotary Para Estudios Internacionales sobre La Paz y La Resolución de Conflictos- USAL-Buenos Aires Integra el Consejo Directivo de la Editorial Rotaria ArgentinaDirigente de Discusión del Instituto de Liderazgo de Rotary. Participó como Instructor en los GETS en Mendoza y Punta del Este. Instructor en la Asamblea Internacional 2013 sobre Plan Visión Futura. Actualmente es el Coordinador Regional de LFR para la Zona 23 B y C.Recuerden que podrán utilizar el panel de preguntas para dirigir sus consultas al panelista. Intentaremos responder a tantas preguntas como podamos.Muchas gracias por acompañarnos, Eduardo.
  14. MARTA:Eduardo, háblanos sobre el proyecto en que participaste. Eduardo: Muchas gracias por invitarme a participar de este webinar.En el ejercicio de mi función como CRFR tuve la posibilidad de tomar conocimiento de muchos proyectos y colaborar con ellos. Todos ellos de trascendencia, con gran impacto y por supuesto dando soluciones a comunidades con grandes falencias. Elegí la siguiente SG como ejemplo dado que fue una de las primeras en gestionarse en la Zona en ocasión de la existencia de los Distritos Pilotos. Por supuesto que la normativa era distinta y había que adecuarse a ella. Es un verdadero ejemplo de constancia y superación ante los inconvenientes Si bien yo no participé directamente en este proyecto estuve informado de la misma durante su desarrollo.
  15. EDUARDO:Esta Subvención se concretó en el Distrito 4855, reitero que era un Distrito Piloto, se encontraban haciendo sus primeras experiencias y tenía por objeto la detección temprana del cáncer de pulmón a través del equipamiento de un Hospital oncológico ubicado en un Municipio de la Provincia de Buenos Aires, acompañada de una campaña antitabaco que le otorgaba sostenibilidad al proyecto.
  16. EDUARDO:MARTA: ¿Podrías describir qué estrategias utilizasteis para administrar el proyecto?EDUARDO:Hay muchas pero he notado que la estrategia que brinda mayor resultado y siempre es válida y mantiene vigencia es la siguiente: Trabajo en Equipo y ser un Equipo de trabajo.
  17. MARTA:Eduardo, ¿cómo gestionaste las relaciones con los colaboradores en el proyecto? ¿Qué se necesita además de firmar acuerdos y contratos?EDUARDO:Es esta una buena pregunta, dado que la firma de acuerdos y contratos son sumamente importantes pero no lo es todo.Se necesita una relación empática con todos los integrantes, la participación de los rotarios es de suma importancia en el antes, durante y después dado que serán quienes supervisen el desarrollo del proyecto.Pero más importante aún es el involucramiento de los miembros de la comunidad alcanzada por el proyecto.
  18. MARTA:¿Qué sugerencias podrías ofrecernos sobre cómo aprovechar al máximo las relaciones con los colaboradores locales o internacionales?EDUARDO:He notado que los rotarios no aprovechamos intensamente las relaciones que se generan en los distintos eventos internacionales, ese es un ámbito en el cual deberíamos hacer hincapié dado que se generan nuevas amistades y es donde podemos intercambiar nuestros proyectos e interesarlos sobre los mismos. Hay muchos Distritos del mundo que cuentan con un Fondo Distrital designado importante y están ávidos de ayudar y apoyar los buenos proyectos. Depende de nuestra creatividad y de seducir a través de proyectos atractivos. También podemos recurrir a colaboradores no rotarios para solicitar apoyo, muchas organizaciones desean apoyar a través de una Institución seria y reconocida por su trasparencia y “Nuestra Fundación” reúne todos los requisitos para convencer quienes desean contribuir.Por último, una buena idea son las Ferias de Proyectos que se realizan en distintas partes del mundo. Como ejemplo podemos mencionar al Distrito 4400, Ecuador, quienes tienen gran experiencia en el tema y siempre con gran éxito. En cuanto a los colaboradores locales, si nos referimos a las entidades colaboradoras es de suma importancia que sepan y asuman el rol que se les asigna, como así también las responsabilidades que se originan. Esta actitud muestra a LFR como una Fundación seria, creíble y sumamente confiable. MARTA:¿Qué diferencias hay entre cooperar con una organización local o con un colaborador internacional? ¿Con qué habilidades o conocimientos debe contar el administrador del proyecto?EDUARDO:Respecto a las habilidades del administrador cobra gran importancia la facilidad que pueda tener para generar un excelente relacionamiento con los distintos actores del proyecto.Quien administra el proyecto debe establecer un plan claro y detallado que puedan seguir todos los rotarios.LFR a través del MDA da claros indicios y especifica como proceder respecto a las mejores prácticas en el desarrollo del proyecto, como así también las funciones y responsabilidades como la asignación de las mismas a los rotarios más capacitados para asumirlas.Un ejemplo sencillo pero gráfico puede ser asignar rotarios con conocimientos de contabilidad o con experiencias en auditorias para que participen en el desarrollo del plan de gestión financiera.
  19. MARTA:Muchas gracias Eduardo.¿Los integrantes del equipo del proyecto tenían funciones específicas? y si este es el caso ¿cuáles?EDUARDO:Si, la mencionada anteriormente, un plan de gestión financiera, es de suma importancia. Tener un inventario de los bienes adquiridos y mantener registro de todas las operaciones que se realizan con los fondos de la Subvención también cobra gran importancia.Otros se ocuparán del seguimiento del proyecto, sus avances e implementación en el ámbito del mismo. Otros tendrán a su cargo lo relativo a tarea de difusión siendo sumamente cautos respecto a la Imagen Pública tal cual lo establece RI.MARTA:¿Qué función desempeñaron los voluntarios en el proyecto?EDUARDO:Muchas y variadas como indiqué anteriormente y que van desde el seguimiento como el involucrarse activamente en el mismo.MARTA:¿Cómo determinaste qué funciones asignar a cada voluntario?EDUARDO:Los voluntarios tienen distintas habilidades y quien administra debe explorar las mismas y asignar las funciones en virtud de los conocimientos y aptitudes de cada uno.Es esta una de las tareas más importantes del Administrador y donde descansa el éxito del Proyecto.
  20. MARTA:¿Cómo captaste a los voluntarios?EDUARDO:Hay una única manera de hacerlo, a través de la motivación, del ejemplo y del sueño del proyecto cumplido. Debemos imaginar el proyecto terminado, la comunidad beneficiada y las familias que integran esa comunidad, solo eso, visualizar la obra y los logros que reportará. Generalmente alcanza para captarlos y comprometerlos. MARTA:¿Qué beneficios obtuvo el proyecto de la labor desinteresada de los voluntarios?EDUARDO:Todo proyecto se beneficia y se enriquece con la labor desinteresada del voluntario. Es un camino de ida y vuelta.MARTA:¿Qué es lo que hace que los voluntarios estén tan involucrados en el proyecto?EDUARDO:Como previo el conocimiento de la comunidad que será ayudada y las necesidades que tienen sus componentes.Imaginar la posibilidad de cambiar la dignidad de las personas a la postre beneficiadas. Saber que gracias a su colaboración será posible lograrlo.El dicho de un EPRI que decía: “no podemos hacer todo por todos en todas partes, pero podemos hacer algo por alguien en algún lugar” sensibiliza y logra que los voluntarios se alineen detrás del proyecto.
  21. MARTA:Eduardo en cada proyecto, no solo en los más grandes, es importante medir los datos de partida y crear puntos de referencia para dar seguimiento al progreso y al éxito del proyecto. ¿Cómo incorporaste estas mediciones en el diseño del proyecto y cómo se realizaron durante su implementación?EDUARDO:La experiencia indica que es este uno de los puntos fundamentales de un proyecto. Hay que establecer objetivos claros y mensurables e identificar métodos para recabar datos. Hay que establecer puntos de referencia que sirvan para demostrar los cambios significativos que se vayan produciendo y deben estar contemplados en la redacción del proyecto, observar que sigan vigentes durante la implementación y cerciorarse de su cumplimiento.MARTA:Éste sería también el caso en programas no financiados por una Subvención Global, ¿no es cierto?EDUARDO:Sí, por supuesto. Reitero la importancia del seguimiento y la implementación del proyecto a través de datos objetivos y persistir en su cumplimiento.MARTA:¿De qué manera ayudó al éxito del proyecto el establecimiento de datos de partida y la medición de los resultados obtenidos? ¿Qué lecciones podrían aplicarse a los proyectos futuros?EDUARDO :Debería decir que si no tenemos claro los datos de partida y no medimos los resultados obtenidos hemos dilapidado nuestro tiempo y el esfuerzo económico de LFR. Como lección deberíamos decir que debe existir un minucioso trabajo de campo para saber cuáles son las necesidades de esa comunidad que resultará beneficiaria.Explorar con suma responsabilidad el punto de partida y seguir en todos los detalles el plan trazado evaluando inteligentemente el resultado.
  22. MARTA:¿Qué sugerencias podrías ofrecernos para ajustarnos al presupuesto establecido y para administrar las finanzas del proyecto?EDUARDO: Mas allá de todas las prácticas comunes a un proyecto, es importante elegir con responsabilidad a los proveedores, éstos son uno de los puntales del éxito. Solicitar los fondos cuando se está listo para implementar el proyecto y no permanezcan ociosos en una cuenta bancaria. Tener presente siempre el cuidado extremo de la documentación electrónica o en papel. Seguir las mejores prácticas en el manejo de los fondos, en definitiva cumplir y observar lo normado por el MDA en toda su extensión MARTA:¿Informaste a los colaboradores y beneficiarios sobre el presupuesto y los gastos del proyecto?EDUARDO: Es esta una de las acciones más importantes, puesto que ello trae como consecuencia como dijimos anteriormente la trasparencia en el manejo de los fondos. Por lo tanto considero fundamental cumplir con este requisito MARTA:¿Qué información debe proporcionarse a los colaboradores y beneficiarios?EDUARDO: Toda la información posible dado que ello trae como consecuencia que colaboradores y beneficiarios confíen plenamente en LFR, la apoyen y sientan la obligación de fidelidad con la misma.
  23. MARTA:Eduardo, nos has proporcionado varias magníficas ideas para implementar proyectos.Por último, me gustaría preguntarte qué aprendiste de tu experiencia en el proyecto.EDUARDO:El nuevo modelo de subvenciones surgido del PVF nos ha brindado la posibilidad de accionar con mayor facilidad, con rapidez y fundamentalmente con gran acento en la custodia de fondos que permite una mayor eficiencia en la administración de los proyectos. Aprendí que la colaboración directa de los beneficiarios convierte el proyecto en “propiedad de todos” convirtiendo a estos en los primeros custodios de los bienes recibidos. Aprendí que las entidades colaboradoras resultan ser de gran ayuda y son un gran apoyo. MARTA:Eduardo, ¿cuál sería entonces la lección fundamental que obtuviste del éxito del proyecto?EDUARDO:Mas allá del dulce sabor que significa haber sido participe de lograr una vida mejor para aquellos que en definitiva son los beneficiarios, el aprendizaje mayor es que el logro está basado en el trabajo en equipo. Esto crea una mística entre los socios rotarios que participaron que los alienta a insistir en nuevos y mejores proyectos.Esto es lo que sucedió con el proyecto que sirvió de ejemplo al principio, los rotarios del Distrito 4855 hoy no solo son expertos en la tramitación de Subvenciones Globales, son mentores de otros Distritos y los Clubes saben que pueden, no sin esfuerzo por supuesto, alcanzar metas importantes. Quisiera agradecer al Rotary Club Gran Bourg y al Rotary Club Bella Vista por facilitarme este Proyecto como ejemplo, que fuera uno de los primeros en el inicio del PVF para los Distritos Pilotos y del que fui informado permanentemente por el PCDLFR.MARTA:Muchas gracias, Eduardo, ha sido un placer tenerte como panelista.
  24. MARTAEn el sitio web de Rotary encontrarán múltiples recursos e ideas para administrar sus proyectos de servicio. En los próximos días recibirán un mensaje con una lista de estos recursos.
  25. Marta: Nuestro panelista nos brindó abundante información acerca de su proyecto de servicio. Ahora queremos saber de ustedes, sírvanse utilizar el panel de preguntas para enviarnos sus consejos o sugerencias. [Marta, ahora debes leer algunos de los consejos enviados por los asistentes, están marcados con una bandera AMARILLA]Marta: (Tras varios minutos) Sigan enviando sus consejos, leeremos los que nos vayan llegando en la última parte del seminario.
  26. MARTAMientras esperamos que sigan llegando más consejos sobre proyectos de servicio, vamos a ir respondiendo sus preguntas. Ya hemos recibido unas cuantaspreguntas interesantes, y responderemos todas las que podamos en los próximos minutos. Las que no podamos contestar durante este seminario, las responderemos posteriormente por correo electrónico.La primera pregunta la hace____.[Las preguntas dirigidas al panelista están marcadas con una bandera ROJA.][De vez en cuando, lee algún consejo o sugerencia, marcados con una bandera AMARILLA.]
  27. MARTA:Gracias por asistir al seminario de hoy. Cabe recordar que este es el cuarto seminario de una serie de cinco, por lo que les animamos a inscribirse en el quinto en la dirección web que se muestra aquí en su pantalla: www.rotary.org/webinarsEl último seminario de la serie estará dedicado a cómo evaluar y promover sus proyectos de servicio. Podrán encontrar la grabación del seminario de hoy en la misma página - simplemente hagan clic en "OnDemand" para ver esta y otras grabaciones de seminarios web. Una vez finalizado el seminario, verán una encuesta en la pantalla. Por favor, tómense un minuto para responderla ya que utilizaremos sus comentarios para preparar el resto de los seminarios de esta serie. Compartan la grabación con otras personas que no hayan podido asistir al seminario de hoy, y anímeles a inscribirse para participar en el próximo seminario de la serie, El ciclo de un proyecto de servicio (quinta parte): Evaluación y promoción. En unos días, recibirán un correo electrónico con un enlace a la grabación de este seminario, información acerca de algunos de los recursos mencionados en la presentación de hoy, y un enlace para registrarse en el quinto y último seminario de la serie. Agradecemos de nuevo la participación de nuestro panelista, y nos vemos en el próximo seminario.