Para manejo de documentos en GEPOL

1. DEPARTAMENTO DE POLICIA
NARIÑO
PROCESO DE GESTIÓN
DOCUMENTAL

2. Asegurar la producción, radicación, trámite,
conformación de expedientes, trazabilidad,
ciclo vital, disposición final y seguridad de la
información electrónica con firma digital,
cumpliendo con las características de
autenticidad, integridad, fiabilidad y
disponibilidad; permitiendo la articulación
simplificación racionalización y
automatización de procesos y
procedimientos.

3. Producción de comunicaciones oficiales en físico
radicadas en el GEPOL
CREAR DOCUMENTO
En este módulo el usuario deberá seleccionar la información necesaria de las listas desplegables
correspondientes a: tipo de documento, remitente, destinatario a enviar, departamento, municipio/ciudad,
clasificación; así mismo deberá digitar mínimo 40 caracteres en el asunto del documento y registrar las
observaciones de ser necesario.

4. Producción de comunicaciones oficiales en físico
radicadas en el GEPOL
Al dar click en el botón guardar el sistema habilitará dos nuevas pestañas: clasificación del documento.
En la pestaña clasificación de documento se deberán seleccionar las opciones correspondientes de las listas
desplegables.

5. Producción de comunicaciones oficiales en físico
radicadas en el GEPOL
Luego de guardar se habilitará la pestaña documento en donde se observará la imagen del esquema del
documento junto con los botones editar documento, actualizar, aprobar y eliminar.

6. Producción de comunicaciones oficiales electrónicas en
el GEPOL
Luego el documento deberá aprobarse por el funcionario que lo creó para que el sistema habilite los botones de:
• Enviar a aprobar: cuando se necesitan varios conceptos antes de ser firmado.
• Devolver: cuando el documento necesita que se le realicen ajustes, en este caso llegará nuevamente a la
bandeja de entrada del funcionario que lo creó.
• Firmar: cuando el documento ya obtuvo la aprobación necesaria y el remitente esta listo para firmar con el
complemento necesario para firma digital.
• Enviar a firmar: cuando el usuario tiene la última aprobación lista para que el remitente firme digitalmente.
para finalizar la creación de documento
Al seleccionar el botón editar documento el sistema abrirá una nueva ventana del navegador donde se tendrán
las herramientas necesarias para poder realizar los ajustes necesarios al documento, al finalizar se deberá dar
clik en el botón guardar cambios y cerrar esta ventana, para continuar con las acciones requeridas.

7. Producción de comunicaciones oficiales electrónicas en
el GEPOL
RECOMENDACIONES
1. El sistema GEPOL se deberá abrir en computadores con acceso a POLIRED.
2. El acceso y uso del sistema GEPOL, es de uso exclusivo del personal activo de la Policía Nacional de
Colombia.
3. Para uso del sistema GEPOL, se deberá ingresar con su usuario y contraseña asignado por la Policía
Nacional de Colombia.
4. Para uso del sistema GEPOL, deberá leer y aceptar las condiciones de uso que se le indican al momento de
solicitar la asignación de usuario del sistema.

8. Producción de comunicaciones oficiales electrónicas en
el GEPOL
El administrador cuando podrá radicar documentos físicos para que queden almacenados en el sistema, por tal
motivo deberá diligenciar los siguientes campos seleccionando la información de las listas desplegables, así: tipo
de documento, responsable, Desde Archivo: Seleccione esta opción si el documento ya lo tiene guardado en el
computador, Desde Escáner: Seleccione esta opción si apenas va a digitalizar el documento, tipo de radicación.
RADICACIÓN ENTRADA
Al dar click en guardar documento el sistema solicitará los siguientes datos con el fin de completar toda la información necesaria para que el
documento sea radicado, así:
• Medio de ingreso: correo electrónico, mensajería, fax, ventanilla, particular.
• Oficio externo: si el documento ha sido radicado previamente en otra ventanilla.
• Guía: cuando es un documento o encomienda enviada por mensajería.
• Fecha documento físico.
• Folios: cantidad de hojas que tiene el documento.
• Anexo: cuando el documento cuenta con un archivo adicional.
• Asunto: se debe escribir el asunto descrito en el documento.
• Remitente: nombre de la persona que firma el documento.
• Departamento.
• Ciudad/municipio.
• Dependencia de destino: el usuario debe seleccionar la ventanilla donde desea que llegue el documento.
• Nivel de confidencialidad: información pública (visible), información pública clasificada (no visible), información pública reservada (no visible).
• Radicado original solo opción preradicado.
• Comentarios.

9. Producción de comunicaciones oficiales electrónicas en
el GEPOL
RADICACIÓN ENTRADA

10. Producción de comunicaciones oficiales electrónicas en
el GEPOL
RADICACIÓN ENTRADA

11. Producción de comunicaciones oficiales electrónicas en
el GEPOL
RADICACIÓN SALIDA
Al dar click en el botón radicar el sistema emitirá el siguiente mensaje donde se
encuentra el número de radicado que corresponde a este documento.
El administrador cuando podrá radicar documentos físicos para que queden
almacenados en el sistema, y que tienen como dirección personas o empresas ajenas a
la institución o que no cuentan con bandeja de sistema GEPOL, por tal motivo deberá
diligenciar los siguientes campos seleccionando la información de las listas
desplegables, así: tipo de documento, responsable, Desde Archivo: Seleccione esta
opción si el documento ya lo tiene guardado en el computador, Desde Escáner:
Seleccione esta opción si apenas va a digitalizar el documento, tipo de radicación.

12. Producción de comunicaciones oficiales electrónicas en
el GEPOL
RADICACIÓN SALIDA
Al dar click en guardar documento el sistema solicitará los siguientes datos con el fin de completar toda la
información necesaria para que el documento sea radicado, así:
• Medio de ingreso: correo electrónico, mensajería, fax, ventanilla, particular.
• Oficio externo: si el documento ha sido radicado previamente en otra ventanilla.
• Guía: cuando es un documento o encomienda enviada por mensajería.
• Fecha documento físico.
• Folios: cantidad de hojas que tiene el documento.
• Anexo: cuando el documento cuenta con un archivo adicional.
• Asunto: se debe escribir el asunto descrito en el documento.
• Remitente: nombre de la persona que firma el documento.
• Departamento.
• Ciudad/municipio.
• Dependencia de destino: el usuario debe seleccionar la ventanilla donde desea que llegue el documento.
• Nivel de confidencialidad: información pública (visible), información pública clasificada (no visible),
información pública reservada (no visible).
• Radicado original solo opción preradicado.

13. Producción de comunicaciones oficiales electrónicas en
el GEPOL
RADICACIÓN SALIDA

14. Producción de comunicaciones oficiales electrónicas en
el GEPOL
RADICACIÓN SALIDA

15. Formato Excel de seguimiento para las comunicaciones
oficiales electrónicas en el GEPOL

16. Producción de comunicaciones oficiales en físico
radicadas en el GEPOL
1. CONDICIONES TÉCNICAS Y USO DEL PAPEL
Las comunicaciones oficiales en la Policía Nacional
se producirán en papel en formato carta
(dimensiones 21.59 cm x 27.94 cm),
Es pertinente indicar que, las comunicaciones oficiales
que sobrepasen su información a más de una página, el
documento debe imprimirse por ambas caras de la hoja,
atendiendo a los lineamientos de política de Cero Papel,
encaminados a la reducción sistemática en su uso, a la
protección del medio ambiente a través del cumplimento
de la legislación vigente y al mejoramiento continuo del
desempeño ambiental de la Institución.
2. MÁRGENES
Las márgenes a utilizar para la elaboración de los
documentos quedarán de la siguiente manera:
Superior: 2 cm
Inferior: 2 cm
Lateral Izquierdo: 3 cm
Lateral derecho: 2 cm
Código: 1GD-GU-0003 PRODUCCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES

17. LEY 1437 DE 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.”
ARTÍCULO 14. Términos para resolver las distintas
modalidades de peticiones. Salvo norma legal especial y so
pena de sanción disciplinaria, toda petición deberá resolverse
dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción.
Estará sometida a término especial la resolución de las
siguientes peticiones:
1. Las peticiones de documentos deberán resolverse dentro
de los diez (10) días siguientes a su recepción. Si en ese
lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá,
para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha
sido aceptada y, por consiguiente, la administración ya no
podrá negar la entrega de dichos documentos al peticionario,
y como consecuencia las copias se entregarán dentro de los
tres (3) días siguientes.
2. Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta
a las autoridades en relación con las materias a su cargo
deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes
a su recepción.
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LEY 1755 del Junio 30 2015 “Por medio de la cual se regula el Derecho
Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.
ARTÍCULO 21. Funcionario sin competencia. Si la autoridad a
quien se dirige la petición no es la competente, se informará de
inmediato al interesado si este actúa verbalmente, o dentro de los
cinco (5) días siguientes al de la recepción, si obró por escrito.
Dentro del término señalado remitirá la petición al competente y
enviará copia del oficio remisorio al peticionario o en caso de no
existir funcionario competente así se lo comunicará. Los términos
para decidir o responder se contarán a partir del día siguiente a la
recepción de la Petición por la autoridad competente.
Para las solicitudes externas, que requieran la consulta de
información calificada como clasificada o reservada, deberá existir
previamente una solicitud motivada exclusivamente por autoridad
judicial o administrativa, salvo las excepciones que estén amparadas
legalmente; se exigirá el diligenciamiento de formato solicitud consulta
“1GD-FR-0003” y mediante comunicación oficial suscrita por el
productor o responsable, se notificará el traslado de la reserva de la
información objeto de consulta.
Documentos sin gestionar en el GEPOL

18. Ventanillas de radicación de cada dependencia

19. Producción de comunicaciones oficiales - 1GD-GU-0003
Número de radicado – documentos
electrónicos.
Cuando el nombre de la unidad policial o dependencia
desconcentrada sea muy extenso, se podrá complementar
excepcionalmente en una quinta línea.
La “SIGLA1” corresponde a la unidad, área, comando, regional
de quien depende estructuralmente la oficina que produce el
documento y la “SIGLA2” corresponde a la oficina que origina,
produce o elabora el documento. Estas siglas se deben escribir
de acuerdo a lo dispuesto en la estructura orgánica funcional
definida para cada unidad.
Expresar en un mínimo de cinco palabras en minúscula la
síntesis del tema de la comunicación oficial, se omiten artículos,
conjunciones o preposiciones sin que se afecte el sentido del
texto.
El contenido de la comunicación oficial se deberá escribir en
letra Arial con tamaño de 10 a 12 puntos.
Aplicar adecuadamente los lineamientos que permitan a los
productores documentales de las unidades policiales, cumplir
con el Programa de Gestión Documental en relación a la
producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación
y consulta de los documentos producidos en la Institución.
Objetivo
4 PUNTOS DE
CONTROL
Anexos, debe aplicarse de conformidad con los ejemplos
descritos en la Guía.
Tamaño de fuente 8,5 puntos y 9 puntos el correo de la
policía.
Uso de los logosímbolos establecidos en el Instructivo Nro. 001
del 08/01/2019.
Nivel de clasificación de la información según el Índice de
Información Clasificada y Reservada (Ley 1712 de 2014
“Transparencia y acceso a la información”)
Productor
documental.

20. GRACIAS