Invitacion correspondencia unidad_correspondencia

Municipio de Pasto
INSTITUCION EDUCATIVA MUNICIPAL LIBERTAD
Nit. 814006334-5
Decreto 0351 del 26 de agosto de 2003 S.E.M.
CERTIFICACION DE EXCELENCIA
INVITACIÓN CONTRATACIÓN INFERIOR A 20 SMMLV No. 003 DE 2018
La IEM Libertad invita a los interesados a ofertar dentro del proceso de para contratación
inferior a 20 SMMLV, que se adelantará de conformidad con lo consagrado en el artículo 41
y ss del Manual de Contratación de la Institución, los cuales reglamenta la modalidad de
selección mencionada indicando el procedimiento que se deberá seguir en desarrollo de los
procesos de contratación que se adelanten en virtud de esta modalidad.
La consulta de los estudios previos podrá realizarse en la página web de la entidad
www.iemlibertad.edu.co y en las instalaciones de la IEM Libertad ubicadas en la carrera
13 No 3-80 Av. Panamericana, Pasto (Nariño).
De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 270 de la Constitución Política, Artículo 1º de
la Ley 850 de 2003 y Artículo 66 de la Ley 80 de 1993, se convoca a todas las Veedurías
ciudadanas a ejercer vigilancia del presente proceso de contratación en forma preventiva,
permanente y posterior.
1. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR
OBJETO: EL CONTRATISTA deberá elaborar un software para la IEM Libertad que
permitan a la Central de Correspondencia, cumplir con el Programa de Gestión Documental,
para la recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.
Se necesita que contenga por lo menos los siguientes módulos:
 Modulo General
 Modulo Unidad de Correspondencia
 Módulo de Archivo Central
Clasificador de bienes y servicios
Grupo E Productos de uso final
Segmento 43 Difusión de tecnologías de información y
telecomunicaciones
Familia 23 Software
Clase 30 Software de entorno operativo
Producto 01 Software de sistema de archivo
Código 43233001
2. CONDICIONES TÉCNICAS EXIGIDAS
2.1. CONDICIONES TÉCNICAS: En cumplimiento del objeto contractual, el contratista
deberá elaborar el software, con las siguientes condiciones mínimas:
1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS EXIGIDAS
1.1
El oferente debe garantizar que el software pueda ser instalado en un
Computador/Servidor con las siguientes características mínimas:
Procesador 1.7 Ghz

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Disco Duro: 20 Gigabyte
Memoria RAM: 2 Gigabyte.
1.2
El oferente debe garantizar que el software se adapte a los siguientes
componentes:
Computador/Servidor, Sistema Operativo Linux.
Servidor MySQL: MariaDB es ahora la variante de MySQL por omisión en
Debian, en su versión 10.1. Tenga en cuenta que los formatos de fichero
de datos binarios no son compatibles hacia atrás. Por ello, una vez haya
actualizado a MariaDB 10.1 no podrá volver a una versión anterior de
MariaDB o de MySQL salvo que tenga un volcado de la base de datos.
Servidor HTTP: Apache,
Server API: Apche 2.0 Handler.
Lenguaje de Código: PHP 5
Navegador Google Crome y/o Mozilla Firefox.
1.3
Módulos Mínimos Exigidos:
MODULO GENERAL
Permite gestionar con total autonomía los Áreas de la organización,
funcionarios de las áreas, gestionar terceros, gestionar los tipos de
documentos, definir la caducidad de documentos, autorización de
recepción de correspondencia por terceros, registrar usuarios, actualizar
contraseñas, bloquear usuarios. Brindando seguridad y fiabilidad sobre la
información.
MÓDULO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA – INTERNA
La Institución Educativa Municipal Libertad ingresa en el Sistema de
Administración Documental SAD., todas las comunicaciones producidas o
recibidas, registrando los siguientes datos mínimos.
1. Numero de Radicación - ID
2. Numero Consecutivo Anualizado
3. Fecha
4. Prioridad
5. Estado de la Correspondencia
6. Clase de Correspondencia
7. Destinatario Usuario
8. Sede/Oficina
9. Asunto (Debe ser claro y preciso)
10. Dirección
11. Ciudad Destino
12. Número de Comunicación (De la Secretaría)
13. Remitente
14. Dependencia
15. Fecha Remisión
MODULO DE ARCHIVO CENTRAL
Esta es una herramienta impórtate para la administración y gestión del
almacenamiento del archivo central y del archivo histórico en

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cumplimiento de la regulación existente. Que permita:
Conservación de documentos
Administración de inventarios documentales en bodega
Consulta en sala
Ubicación física por caja, carpeta.
Consultas préstamos y devoluciones
Construcción de Tablas de Retención Documental – TRD.
Construcción de Cuadros de Clasificación Documental – CCD
2 NORMATIVIDAD
2.1
El software debe ajustarse a los siguientes lineamientos:
Constitución Política de Colombia.
La Ley 594 de 2000.
Ley General de Archivos.
Acuerdo 060 de 2001 emanado por el Archivo General de la Nación.
Y demás Decretos Reglamentarios.
2.2
Manual de Convivencia IEM Libertad, Ver:
http://www.iemlibertad.edu.co/index.php?option=com_content&view=articl
e&id=404:manual-de-convivencia&catid=19&Itemid=112
3 CAPACITACIÓN
3.1
El oferente debe cumplir con los siguientes capacitaciones mínimas:
Socialización de la herramienta
Aplicación del plan de capacitación
4 ASPECTOS TÉCNICOS ADICIONALES
4.1 El oferente debe anexar manual del sistema de Información.
4.2 El oferente debe anexar manual de usuario.
4.3 El oferente debe anexar carta de certificación de Software.
4.4
El oferente debe anexar carta de fábrica otorgando la garantía por parte
del fabricante.
5 TÉRMINO DE RESPUESTA GARANTÍA
5.1
GARANTÍA TÉCNICA, TÉRMINO DE RESPUESTA: El proponente junto
con la oferta deberá anexar por escrito y en documento independiente

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NOTA:
 El proponente no podrá sobrepasar los valores unitarios máximos fijados por la
Institución.
 El precio o precios ofertados deberán incluir todos los costos relacionados con la
legalización, impuestos, administración, transporte de los elementos, variaciones
monetarias, derechos laborales, prestaciones sociales. El oferente deberá calcular
todas estas variables y por lo tanto La Institución no será responsable por
reclamaciones.
 El contratista no podrá subcontratar, ni ceder total, ni parcialmente el contrato.
 El valor ofertado deberá incluir IVA.
 La Institución no aceptará ofertas parciales o por ítems.
 El oferente solo podrá presentar una oferta.
 El Rector realizará la verificación de cumplimiento de las especificaciones técnicas de
La garantía técnica debe cumplir con los siguientes requisitos:
El proponente junto con la oferta deberá anexar en un documento, la
Garantía Técnica para el bien y/o servicio ofrecido.
La Garantía Técnica mínima requerida en este proceso, debe amparar
los siguientes aspectos:
1. Imperfectos del software en su instalación.
2. Desempeño defectuoso posterior a su instalación.
3. Debe extenderse por un término no menor de dos años
5.2
El término de respuesta a la garantía técnica no debe ser superior a 48
horas, contadas a partir del requerimiento hecho al contratista por parte
del ordenador del gasto, previo informe del supervisor, en el evento de
que el bien resulte de mala calidad y sin los parámetros de la ficha
técnica, para ser remplazado por el contratista. Estarán a cargo del
contratista todos los costos en que deba incurrir en el cumplimiento de su
deber de garantía.
5.3
El material de reposición debe ser entregado en el mismo lugar de
entrega del presente proceso, bajo la misma norma técnica y/o superior a
la establecida en el proceso contractual.
6 MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS
6.1
Se deben realizar dos visitas de verificación cada 6 meses durante el
tiempo de la garantía después de entregado el recibido a satisfacción

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cada uno de los ítems, sobre las muestras aportadas por los proponentes, o designará
al funcionario competente para hacerlo.
2.2. Condiciones Específicas y Obligaciones del Contratista
En cumplimiento del objeto contractual, el contratista deberá desarrollar las siguientes
condiciones mínimas:
1. El oferente debe suministrar el software con los manuales, instructivos e instalarlo en los
computadores que la IEM Libertad determine.
2. El contratista deberá capacitar a los funcionarios encargados del área de archivo en el
manejo del software contratado.
3. En caso de que el software presente algún defecto o problemas en su uso, el contratista
se obligará a acudir dentro de los DOS (2) DÍAS siguientes a su notificación para
brindar soporte
4. Atender y acatar los requerimientos del supervisor como enlace directo entre La
Institución y el contratista con el fin de ejecutar en debida forma el objeto a contratar.
5. Cumplir con todas las obligaciones inherentes al régimen legal vigente en lo relativo al
objeto del presente contrato.
6. El contratista deberá cumplir con el contrato de conformidad con las especificaciones y
características técnicas exigidas y la propuesta económica presentada para el proceso,
ejecutando las actividades que se encaminen al cabal cumplimiento y ejecución de las
obligaciones contractuales.
7. El contratista debe asumir los costos y disponer de los medios de transporte idóneos y
necesarios para efectuar la entrega de los bienes objeto del contrato.
8. Informar por escrito al supervisor las quejas, dudas, reclamos y demás inquietudes que
puedan surgir en el desarrollo del objeto contractual.
Además de las condiciones técnicas establecidas, el Contratista deberá cumplir las
siguientes condiciones y obligaciones generales:
1. Cumplir con todas las condiciones y especificaciones técnicas exigidas y señaladas en
los estudios previos y en la invitación pública, con sus respectivos anexos y la oferta
presentada, los cuales hacen parte integral del contrato.
2. Cumplir con el objeto del presente contrato con plena autonomía técnica y administrativa
y bajo su propia responsabilidad, lo cual conlleva que no existirá ningún tipo de
subordinación, ni vínculo laboral alguno del contratista con La Institución.
3. Asumir todos los impuestos y retenciones que impliquen la prestación del servicio.
4. Informar oportunamente cualquier anomalía o dificultad que advierta en el desarrollo del
contrato y proponer alternativas de solución a las mismas.
5. Atender las recomendaciones y sugerencias que hagan el Supervisor y/o Interventor del
contrato, cumpliendo sus indicaciones, recomendaciones y las demás que sean
inherentes al objeto de la contratación.
6. Cumplir con los pagos correspondientes al Sistema de Seguridad Social Integral (Salud,

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Pensiones y ARL), según corresponda, de conformidad por lo establecido por la
normatividad vigente, y presentar los respectivos comprobantes de pago originales.
7. Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato y cuatro (4) meses
más y presentarse a la Institución en el momento en que sea requerido por el mismo.
8. Adelantar oportunamente los trámites y cumplir los requisitos para la ejecución y
legalización del contrato.
9. Las demás consignadas en el estudio previo y documentos que hacen parte integral del
presente contrato.
10.Todas las demás inherentes o necesarias para la correcta ejecución del objeto
contractual.
11.Las demás contempladas en el artículo 5 de la Ley 80 de 1993.
2.3. OBLIGACIONES DE LA INSTITUCIÓN :
1. Entregar y brindar al CONTRATISTA la información necesaria y/o que éste requiera,
para el adecuado desarrollo y cumplimiento del contrato;
2. Exigir la ejecución idónea y oportuna del objeto contractual, así como velar por el
cumplimiento del mismo.
3. Desembolsar al CONTRATISTA el valor del contrato en la forma y condiciones pactadas
y señaladas.
4. Realizar la supervisión por parte del
5. Rector con apoyo de la secretaria financiera y el funcionario encargado de Almacén de
LA INSTITUCIÓN.
6. Informar oportunamente sobre cualquier modificación que el supervisor detecte o
considere necesaria.
7. Expedir la certificación del cumplimiento de las obligaciones del Contratista.
8. Las demás contempladas en el artículo 4º de la Ley 80 de 1993.
3. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y SU JUSTIFICACIÓN
3.1 Valor: El presupuesto estimado del contrato es por la suma de OCHO
MILLONES DE PESOS M/CTE ($ 8.000.000)
3.2 Forma de Pago:
El valor del contrato será cancelado en UN (1) solo pago, previa
legalización del contrato y cumplimiento total del objeto
contractual, conforme con la certificación de cumplimiento por
parte del supervisor del contrato, y previa presentación de la
cuenta de cobro o factura, y el cumplimiento de las normas
administrativas y fiscales vigentes.
PARÁGRAFO 1º.- Las retenciones, impuestos y descuentos a
que haya lugar por el pago de cuentas estarán a cargo del
contratista.
PARÁGRAFO 2º.- En el evento de terminación anticipada del
contrato, solo habrá lugar al pago del suministro efectivamente
entregado.

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PARÁGRAFO 3º.- La Institución no pagará ninguna suma de
dinero al contratista mientras este no haya cumplido previamente
con los requisitos de legalización del contrato que se celebra.
3.3 Presupuesto
Oficial e Imputación
Presupuestal
Para dar cumplimiento a la invitación pública, La Institución ha
establecido un presupuesto oficial el cual se ampara con la
siguiente disponibilidad presupuestal para la vigencia fiscal 2018:
PARÁGRAFO 1º: El presupuesto asignado para la presente
invitación de mínima cuantía comprende todos los gastos y
costos directos e indirectos en que el Contratista incurra para
cumplir a cabalidad con el objeto del contrato.
PARÁGRAFO 2º: La tarifa del IVA será la establecida por la
normatividad vigente, la cual se asume se encuentra incluida en
la propuesta presentada por el oferente.
CDP FECHA VALOR CDP
VALOR A
IMPUTAR
201800005
7
2018-06-18 $ 8.000.000 $ 8.000.000
3.4 Justificación del
Valor del Contrato
Para calcular el presupuesto oficial destinado a la contratación se
tuvo en cuenta los precios del mercado con cotizaciones
incluyendo los costos, impuestos y retenciones que se incurren
en el objeto a contratar y los valores que la resolución 2024 del
22 de septiembre de 2017, proferida por la Secretaría de
Educación Municipal fijó para la adquisición de licencia de
paquete informático educativo para el programa de gestión
documental.
El valor cubre los costos de insumos, materiales, transporte,
prestaciones sociales, tasas y contribuciones decretadas por el
Gobierno Nacional, Departamental y Municipal, y todos los
demás gastos inherentes al cumplimiento satisfactorio del
Contrato, gastos de administración y utilidades del oferente.
4. CAPACIDAD JURIDICA Y EXPERIENCIA MINIMA
4.1. Capacidad Jurídica:
1. Carta de la presentación de la propuesta (Anexo 1)
2. Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Representante
Legal de la persona jurídica y/o persona natural.
3. RUT de la persona jurídica y/o natural, así como de los
integrantes del proponente plural en caso de que aplique.

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4. Fotocopia de la libreta militar del representante legal de la
persona jurídica y/o natural, si el proponente es varón de entre
los 18 y 50 años de edad.
5. Consulta del Pasado Judicial – Vigente. La constancia de
esta consulta podrá ser aportada por el proponente o en su
defecto, será verificada de la página www.policia.gov.co.
6. Certificado de Antecedentes Fiscales no superior tres
meses, expedido por la Contraloría General de la República–
Vigente. Esta certificación podrá ser aportada por el
proponente o en su defecto, será verificado de la página
www.contralorigen.gov.co.
7. Certificado de antecedentes “Sistema de Información de
Registro de Sanciones y causas de Inhabilidades” SIRI
expedido por la Procuraduría General, no superior a 3 meses,
como persona natural–Vigente. Esta certificación podrá ser
aportada por el proponente o en su defecto, será verificado de
la página www.procuraduria.gov.co.
8. Si el oferente es persona natural – comerciante deberá
allegar el Certificado de Registro y/o Matricula Mercantil
vigente. La actividad debe permitirla ejecución del objeto del
presente proceso de selección.
9. Si el oferente es persona jurídica, deberá allegar certificado
de existencia y representación legal expedido por la Cámara de
Comercio vigente, donde conste el objeto social y las
actividades de la persona jurídica, dentro de las cuales debe
comprenderse el objeto de la presente invitación; el término de
duración de la persona jurídica, las facultades para contratar
del representante legal o de la persona competente para ello.
El término de duración deberá por lo menos ser igual al término
del contrato y un (1) año más. Si la información del certificado
es insuficiente, el proponente deberá anexar los documentos
idóneos para la verificación.
10. En caso que el proponente sea consorcio o unión temporal,
deberá presentar el documento de constitución, en el que se
especifique como mínimo: el objeto; si su participación es a
título de consorcio o unión temporal; la designación de un
representante; señalar la duración del mismo, el cual no podrá
ser inferior a la del contrato y un año más; las reglas básicas
que regulan las relaciones entre los miembros del consorcio o
la unión temporal, porcentaje de participación de cada uno de
sus integrantes. Para efectos de facturación en el documento
de conformación del consorcio o unión temporal deberá
especificarse, (i) si la facturación se hace en representación del
consorcio o la unión temporal por parte de uno de sus

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integrantes, debe informar el número de NIT de quien factura.
(ii) Si la facturación se hace en forma separada por cada uno
de los integrantes del consorcio o la unión temporal, se debe
informar el numero de NIT de cada uno y su participación en el
valor del contrato y (iii) se la facturación se hace por el
consorcio o unión temporal con su propio NIT, debe indicar que
en el evento de adjudicación del contrato se diligenciara el NIT
para la suscripción correspondiente.
11. El proponente, si es persona natural debe anexar planilla o
certificación de afiliación al sistema de seguridad social en
salud, riesgos profesionales y pensiones. La persona jurídica y
las personas que integren o hagan parte de Proponente plural
deberán acreditar el cumplimiento de sus obligaciones durante
los últimos seis (6) meses, con los sub-sistemas de seguridad
social en salud, riesgos profesionales y pensiones, así como el
cumplimiento de los aportes a las Cajas de Compensación
Familiar, al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y al
Servicio Nacional de Aprendizaje, según el caso y cuando a
ello haya lugar. Las personas jurídicas podrán acreditar lo
manifestado mediante la presentación de la certificación
expedida por su revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo
con los requerimientos de ley, o por su representante legal,
según el caso, de conformidad con lo establecido en el artículo
50 de la Ley 789 de 2002 mencionado. Cuando la certificación
sea expedida por el revisor fiscal o contador público se deberá
anexar los documentos del profesional, que la suscriba
(fotocopia de cédula de ciudadanía, fotocopia de la tarjeta
profesional y certificado de vigencia y conducta del Consejo
Nacional de Contadores Públicos). En caso que el proponente,
persona natural o jurídica, no tenga personal a cargo y por
ende no esté obligado a efectuar el pago de aportes
parafiscales y seguridad social debe, también bajo la gravedad
de juramento, indicar esta circunstancia mediante certificación,
teniendo en cuenta los seis (6) meses anteriores a la fecha de
presentación de la oferta.
5. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
El plazo de ejecución del presente contrato será de quince (15) días a partir del
cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del mismo.
6. LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
El objeto contractual se ejecutará en la Institución Educativa Municipal Libertad de la ciudad
de Pasto, ubicada en la Carrera 13 No 8-30 Av. Panamericana.

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7. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
Carta de presentación de la propuesta firmada por el proponente o sus apoderados
indicando en ella su conocimiento y conformidad con el acto de invitación y los estudios
técnicos y económicos según formato que se adjunta (Anexo 1) También se debe
manifestar el no encontrarse incurso en algunas de las causales de inhabilidad e
incompatibilidad para contratar de acuerdo con la ley 80 de 199, Ley 1150 de 2007 y demás
normas que regulan la materia. Debe contener igualmente el nombre, la dirección el número
telefónico y el correo electrónico.
Con la presentación de esta carta el proponente seleccionado se obliga al cumplimiento de
las especificaciones y requerimientos técnicos, así como al cumplimiento de las
obligaciones establecidas en cabeza del contratista en los estudios previos y la presente
invitación. En caso de ser proponente plural (Consorcio o Unión Temporal) la carta de
presentación de la propuesta deberá ser suscrita por cada uno de sus integrantes.
8. PROPUESTA ECONÓMICA
- El Oferente debe presentar su oferta, cotizando los ítems que requiere La Institución,
objeto de la presente invitación pública, para ello deberá diligenciar el formato
establecido en el (Anexo No. 2.)
- El oferente deberá presentar su oferta económica, en pesos colombianos, cuyo valor
deberá comprender los costos directos (materiales, mano de obra, transporte,
administración, etc.) e indirectos (impuestos, tasas, contribuciones, gastos de
legalización del contrato, etc).
- Los errores en la oferta económica, serán asumidos por el contratista. El oferente
deberá calcular todas estas variables y por lo tanto La Institución no será ni se hará
responsable por reclamaciones.
- La Institución no aceptará ofertas parciales o por ítems.
- El valor ofertado deberá incluir IVA.
- La oferta debe tener una validez como mínimo de dos (2) meses, contado a partir de
la fecha de cierre.
- La no presentación de la oferta económica generará rechazo de la oferta. La
presentación de la misma sin la firma del proponente requerirá ratificación por parte
de este.
- Las propuestas serán objeto de revisión aritmética y su corrección, si hubiere lugar a
ello. En el evento que el valor corregido tenga una diferencia igual o superior al valor
equivalente al cero punto cinco (0.5%) respecto al valor total de la oferta, por exceso
o por defecto, la propuesta será rechazada. Para efectos de la evaluación y
determinar el valor del contrato, se tendrá en cuenta el valor corregido.
NOTA: La oferta económica no podrá exceder el valor del presupuesto oficial del presente
proceso, so pena de rechazo.
9. REGLAS DE SUBSANABILIDAD
La Institución revisará las ofertas económicas y verificará que la de menor precio cumpla
con las condiciones de la invitación. Si ésta no cumple con las condiciones de la invitación,

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verificará el cumplimento de los requisitos de la invitación de la oferta con el segundo mejor
precio, y así sucesivamente.
La Institución procederá a realizar el requerimiento al o los proponentes no habilitados, de
aquellos requisitos o documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten
el contenido de la oferta, sin que constituyan factores de escogencia. Para tal fin, se
concederá al o los proponentes un plazo de un (1) día hábil a partir de la publicación del
informe de evaluación.
La Institución aceptará la oferta del menor precio, siempre y cuando el proponente cumpla
con las condiciones establecidas en la invitación.
10. CAUSALES DE RECHAZO
Se rechazarán las propuestas cuando además de los casos ya anotados en la invitación, se
presenten los siguientes eventos:
1. Cuando no se presente oferta económica al cierre del plazo para presentar la propuesta.
2. La falta de capacidad para presentar la oferta.
3. Cuando el objeto social del proponente o de alguno de los integrantes del consorcio o
unión temporal no permita la actividad exigida.
4. Presentar más de una propuesta, ya sea como proponente individual, proponente plural
o como integrante de más de un proponente plural, o la combinación de todas las
anteriores posibilidades. En este caso sólo se evaluará la propuesta que se haya
presentado primero, según la constancia de recibido de la entidad. Propuestas
presentadas fuera del plazo fijado para su presentación.
5. Que el proponente o alguno de los integrantes del proponente plural o sus
representantes legales, o el representante del proponente plural, registren antecedentes
como responsables fiscales, disciplinarios o penales, que impliquen inhabilidad para
contratar con el Estado o, en general, que el proponente o alguno de los integrantes del
proponente plural o sus representantes legales, o el representante del proponente plural
estén incursos en cualquiera de las causales de incapacidad, inhabilidad o
incompatibilidad, que le impida contratar con la entidad, de conformidad con la
Constitución Política y la Ley.
6. Si la vigencia o duración de la sociedad es inferior al término de ejecución del contrato y
un (1) año más.
7. El interferir, pretender influenciar u obtener indebidamente información durante las
etapas de análisis, evaluación y adjudicación de las propuestas.
8. Cuando el Oferente no aporte los documentos solicitados por la entidad para alcanzar la
habilitación en el plazo señalado.
9. Cuando el Oferente no rinda las explicaciones y/o aclaraciones solicitadas con respecto
a las dudas que se generen con respecto a los requisitos habilitantes.
10.Cuando la entidad compruebe la falta de veracidad o falsedad de los documentos
aportados para participar en el Proceso.
11.Cuando la propuesta presentada supere el presupuesto oficial del presente proceso de
selección o el presupuesto estipulado para el valor unitario.
12.Cuando la propuesta no contemple la totalidad de los bienes que conforman el grupo

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único o los grupos cuando se acepten ofertas parciales.
13.Cuando los consorcios o uniones temporales utilicen dentro de su nombre,
denominación o razón social expresiones sinónimas, análogas o similares a la razón
social de la entidad, ó sus logos, enseñas, colores corporativos o marcas comerciales de
la misma, que puedan generar confusión frente a terceros.
14.Cuando el proponente aparezca reportado en el boletín de responsables fiscales,
disciplinarios o judiciales.
15.Cuando presentándose en calidad de consorcio o unión temporal no se presente el
documento de conformación del consorcio o unión temporal, o el documento de
conformación del Consorcio o Unión Temporal no se encuentre firmado por todos los
integrantes del mismo o en el caso de consorcios o uniones temporales, sus miembros
no alleguen en forma individual los documentos que en cada caso les corresponde
aportar a cada uno de ellos o cuando el Consorcio o Unión Temporal no tenga como
término de duración la del plazo del contrato y su liquidación.
16.Cuando la propuesta sea presentada por un proponente que se encuentre dentro de
alguna de las inhabilidades e incompatibilidades previstas en la Ley 80 de 1993, Ley
1150 de 2007 y demás normas relacionadas con la materia.
17.No presentar la propuesta económica en pesos colombianos.
18.Cuando se compruebe que los proponentes se han puesto de acuerdo para desarrollar
actuaciones que atenten contra la transparencia del desarrollo del proceso de selección.
19.La Institución se reserva el derecho de verificar la información suministrada por los
proponentes. Si se advierten discrepancias entre lo informado y lo establecido por el La
Institución, se rechazará la propuesta.
20.Cuando se presente un error aritmético en la oferta económica y en la corrección a que
haya lugar, el ajuste supere el 0.5% del valor ofertado, por exceso o por defecto.
21.Cuando se compruebe que los proponentes se han puesto de acuerdo para desarrollar
actuaciones que atenten contra la transparencia del desarrollo del proceso de selección.
22.No ofertar la totalidad de los ítems requeridos.
23.No presentar, junto con la propuesta, las muestra de los productos a ofrecer
11. CRITERIOS DE SELECCIÓN Y DESEMPATE
La propuesta más favorable para La Institución será la que ofrezca el menor precio sobre
el total, de lo cual se verificará los requisitos habilitantes y siempre que la oferta satisfaga
las condiciones técnicas exigidas en los estudios previos del proceso.
La Institución revisará las ofertas económicas y verificará que la de menor precio cumpla
con las condiciones de la invitación. Si ésta no cumple con las condiciones de la invitación,
La Institución verificará el cumplimento de los requisitos de la invitación de la oferta con el
segundo menor precio, y así sucesivamente.
En el término de subsanabilidad, los oferentes que no se encuentren habilitados,
presentarán los documentos requeridos para cumplir con los exigidos en la invitación.
La Institución aceptará la oferta de menor precio, siempre que cumpla con las condiciones
establecidas en la invitación. En caso de empate, el proceso se adjudicará al proponente
que haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las
mismas en la secretaría financiera de La Institución.

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Para efectos de determinar cuándo se está en presencia de un posible precio artificialmente
bajo, La Institución dará aplicación a la Guía para el manejo de ofertas artificialmente bajas
en procesos de contratación, establecida por Colombia Compra Eficiente. Cuando existan
ofertas económicas con diferencias no representativas con respecto al valor límite indicativo
de precio artificialmente bajo, calculado con la aplicación de la fórmula establecida en la
guía, éstas también serán consideradas como ofertas artificialmente bajas.
En caso de precio artificialmente bajo, La Institución, requerirá al oferente para que explique
las razones que sustentan el precio ofrecido. Analizadas las explicaciones, se procederá a
rechazar la oferta o continuar con el análisis de la misma en la evaluación de las ofertas.
Cuando el valor de la oferta sobre la cual se tuvo dudas, responda a circunstancias
objetivas del oferente y de su oferta que no ponen en riesgo el cumplimiento del contrato si
éste es adjudicado a tal oferta, La Institución debe continuar con su análisis en el proceso
de evaluación de ofertas. Lo anterior de conformidad con el artículo 2.2.1.1.2.2.4 del
Decreto 1082 de 2015.
Si se decide rechazar la oferta, La Institución podrá adjudicar el contrato a quien haya
ofertado el segundo mejor precio y así sucesivamente, o declarar desierto el proceso
12.PRECIO ARTIFICIALMENTE BAJO
13. GARANTÍA ÚNICA
El artículo 41 del Manual de Contratación de la IEM Libertad establece que la Entidad
Estatal es libre de exigir o no garantías en el proceso de selección, en virtud de lo anterior,
La Institución con el objeto de garantizar el cumplimiento de las obligaciones por parte del
CONTRATISTA, determina exigir:
a. Contrato de seguro contenido en una póliza, debe incluir:
1. Cumplimiento del contrato. Este amparo cubre a la Entidad Estatal de los perjuicios
derivados de: (a) el incumplimiento total o parcial del contrato, cuando el incumplimiento
es imputable al contratista; (b) el cumplimiento tardío o defectuoso del contrato, cuando
el incumplimiento es imputable al contratista; (c) los daños imputables al contratista por
entregas parciales, cuando el contrato no prevé entregas parciales; y (d) el pago del
valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria.
Suficiencia de la garantía de cumplimiento: La Garantía debe tener una vigencia igual al
término de ejecución del contrato y (6) seis meses más. El valor de esta garantía debe
ser por el 10% del valor total del contrato.
2. Calidad de bienes: El amparo de calidad del servicio cubre a la entidad estatal
contratante de los perjuicios imputables al contratista garantizando que surjan con
posterioridad a la terminación del contrato y que se deriven de (i) la mala calidad o
insuficiencia de los servicios ofrecidos con ocasión del contrato, o (ii) de la mala calidad

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del servicio prestado, teniendo en cuenta las condiciones pactadas en el contrato.
Esta garantía será constituida por el veinte por ciento (20%) del valor total del contrato
con una vigencia igual al tiempo de ejecución del contrato y un (1) año más.
Nota:
1. Cuando con ocasión de las reclamaciones efectuadas por la Entidad Estatal, el valor de
la garantía se reduce, el contratista deberá restablecer el valor inicial de la garantía.
2. Cuando haya lugar a la modificación del plazo o valor consignado en el contrato, el
contratista deberá ampliar o prorrogar la garantía única en los términos en que se le
señale. Si se negaré a hacerlo, se hará acreedor a las sanciones respectivas, y LA
INSTITUCIÓN dará por terminado el contrato en el estado en que se encuentre, sin que
por este hecho deba reconocer o pagar indemnización alguna.
3. LA INSTITUCIÓN aprobará la garantía única. En el evento que la garantía única no sea
aprobada, el contratista deberá corregirla y ajustarla a lo pactado en el contrato en un
término no mayor a dos (2) días hábiles siguientes a su devolución.
14. SUPERVISIÓN
La Supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y
jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato, por lo anterior, y atendiendo al objeto
del contrato, la supervisión la ejercerá el Rector de la Institución, quien deberá controlar su
correcta ejecución y cumplimiento, de acuerdo con los arts. 4o y 5o de la Ley 80 de 1993 y
conforme al artículo 60 de la Ley 80 de 1993 en concordancia con el artículo 11 de la ley
1150 de 2007, de igual manera deberá dar aplicación a las funciones propias de la
supervisión establecidas en los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011.
Igualmente será responsable de recibir los servicios y autorizar los pagos, y responderán
por los hechos y omisiones que les fueren imputables en los términos previstos en el
artículo 84 de la Ley 1474 y de las demás normas legales y reglamentarias que regulan el
ejercicio de la supervisión de los contratos.
El Supervisor está autorizado para impartir instrucciones y órdenes al contratista sobre
asuntos de su responsabilidad, siempre y cuando las mismas estén sujetas a lo estipulado
en el contrato.
15. SUSPENSIÓN DEL PROCESO
El presente proceso de selección, podrá suspenderse mediante acto motivado, cuando a
juicio de la entidad se presenten circunstancias de interés público o general que puedan
afectar la normal culminación del proceso y, en él se indicará el período de tiempo por el
cual será suspendido.
16. RETIRO
El Oferente podrá retirar su oferta, antes de la hora fijada para la Audiencia de apertura de
ofertas. La Institución devolverá los sobres en las mismas condiciones en que fueron

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entregados.
18. DECLARATORIA DESIERTA
La Institución, por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva del contratista,
podrá declarar desierto el proceso mediante acto administrativo motivado, conforme a lo
previsto en el artículo 30, numeral 9º, inciso 3º de la Ley 80 de 1993, en concordancia con el
numeral 18 del artículo 25 de la misma norma.
Causales de declaratoria de desierto:
1. Cuando no se hubiera presentado ninguna propuesta dentro del plazo establecido en el
cronograma del proceso.
2. Cuando ninguna propuesta cumpla con los requisitos exigidos en los estudios técnicos y
económicos, en general, cuando falte voluntad de participación.
La declaratoria de desierta procederá por motivos o causas que impidan la escogencia
objetiva y se declarará en acto administrativo en el que se señalará en forma expresa y
detallada las razones que han conducido a esa decisión, todo se publicará en la página
WEB www.iemlibertad.edu.co
20. CRONOGRAMA
ÍTEM DETALLE LUGAR Y FECHA
1. Publicación de la invitación a ofertar.
25 de junio de 2018 Página web de la
IEM Libertad www.iemlibertad.edu.co
2.
Plazo para presentar observaciones
Hasta las 10:00 a.m. del 26 de junio de
2018. Se podrán presentar
observaciones al proyecto de Pliego de
Condiciones mediante escrito entregado
en las instalaciones de la IEM Libertad
ubicadas en la carrera 13 N 8-30 Av.
Panamericana
3. Respuesta a las observaciones formuladas a la
invitación 26 de junio de 2018 Página web de la
IEM Libertad www.iemlibertad.edu.co
4. Entrega de ofertas y documentos en original
que acrediten el cumplimiento de requisitos de
la invitación y factor económico en la Secretaría
Financiera de la IEM Libertad. Las propuestas
deberán presentarse foliadas, sin tachaduras,
borrones o enmendaduras, que den lugar a
interpretaciones erróneas o ambiguas que
impidan su evaluación, argolladas, anilladas,
empastadas, o legajadas.
9:00 a.m. 3 de julio de 2018
instalaciones de la IEM Libertad
Panamericana
5. Audiencia de apertura de ofertas, evaluación de
las ofertas económicas y verificación de las
condiciones de la invitación al precio más bajo.
Si ésta no cumple con las condiciones de la
invitación, La Institución verificará el
9:30 a.m. 3 de julio de 2018
instalaciones de la IEM Libertad
Panamericana

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cumplimento de los requisitos de la invitación de
la oferta con el segundo mejor precio, y así
sucesivamente.
6. Publicación del informe de evaluación de todas
las propuestas presentadas.
Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes
7. Traslado del informe de evaluación de todas las
propuestas presentadas.
Un (1) día hábil a partir de la publicación del
informe de evaluación en Página web de la
IEM Libertad www.iemlibertad.edu.co y en las
instalaciones de la IEM Libertad ubicadas en
la carrera 13 N 8-30 Av. Panamericana.
8. Respuesta a observaciones al informe de
evaluación de las propuestas y recomendación
del Comité Evaluador para la comunicación de
aceptación de la oferta.
Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes
al traslado. Página web de la IEM Libertad
www.iemlibertad.edu.co y en las instalaciones
de la IEM Libertad ubicadas en la carrera 13
N 8-30 Av. Panamericana.
9. Cumplimiento de los requisitos de
perfeccionamiento ejecución y legalización
Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes
a la comunicación.
Para la expedición de adendas se cumplirá el procedimiento establecido en el artículo 2.2.1.1.2.2.1 del Decreto
1082 de 2015.
Dado en San Juan de Pasto, junio 25 de 2018.
-ORIGINAL FIRMADO-
PAULO EMILIO DIAZ MONTENEGRO
Rector

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ANEXO 1
“CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA”
Lugar y fecha: San Juan de Pasto, ___
Señores
IEM Libertad
Ciudad
Respetados señores:
El suscrito _________________________ Representante Legal (o apoderado) de
________________________, de conformidad con las condiciones que se estipulan
en los documentos de la Invitación para Enajenación de bien mueble 001 - 2018,
presentamos la siguiente propuesta de conformidad con el objeto del proceso, y en
caso de que nos sea adjudicada nos comprometemos a cumplir a cabalidad con las
obligaciones y condiciones exigidas en los estudios técnicos y económicos y demás
documentos que conforman el proceso. Para tal efecto manifestamos bajo la
gravedad del juramento lo siguiente:
a) Que contamos con la capacidad suficiente para cumplir con las obligaciones
contractuales que resulten del presente proceso de selección.
b) Que ninguna persona o entidad distinta de las aquí nombradas tienen intereses en
esta propuesta y por consiguiente esta compromete únicamente a los firmantes.
c) Que para la elaboración de la propuesta hemos estudiado los Estudios Técnicos y
Económicos, sus anexos y aclaraciones, y que aceptamos todos los requisitos en
ellos estipulados y renunciamos a cualquier reclamación por ignorancia o errónea
interpretación de estos documentos.
d) Que de conformidad con los estudios técnicos y económicos he consultado
la página web de la Institución Educativa Municipal Libertad y conozco las
aclaraciones surgidas dentro del proceso.
e) Que no nos encontramos incursos en alguna de las causales de inhabilidad e
incompatibilidad para licitar o contratar consagradas en las disposiciones
contenidas en los artículos 8º y 9º de la Ley 80 de 1993, en el artículo 4º del Decreto
679 de 1994, el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 y en las demás disposiciones
constitucionales y legales vigentes sobre la materia. (En caso de tratarse de un
consorcio o unión temporal deberá manifestarse que ninguno de sus integrantes se
encuentra en dicha situación).
f) Que los siguientes documentos de nuestra propuesta cuentan con reserva legal:
______, según las siguientes normas: _____.
g) Que las personas representadas por los firmantes renuncian a intentar
reclamación diplomática, salvo denegación de justicia, y se someten a la legislación y
jurisdicción de los tribunales colombianos.
h) El régimen al que pertenezco o pertenece la persona jurídica que represento es:
(marque con una X).

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Autor retenedor
Gran
contribuyente
Reg.
Común
Reg. Simplificado
Actividad
Económica
No.
i) Que hemos recibido los documentos que integran el proceso de selección y
sus modificaciones y aceptamos su contenido.
j) Que conozco el contenido de las adendas publicadas en el presente proceso.
k) Que durante los últimos dos (2) años anteriores a la apertura de la convocatoria
pública, hemos tenido (INDICAR NÚMERO) _____ multas por incumplimientos
contractuales (INCLUIR LAS DEL PROPONENTE O SUS INTEGRANTES).
l) En caso de resultar seleccionado, me comprometo a:
1. Establecer y presentar oportunamente a la Institución, las garantías contractuales
que se pacten.
2. Ejecutar el objeto contratado, de acuerdo con los estudios técnicos y económicos
correspondientes y con lo establecido en la propuesta adjunta.
3. Cumplir con los plazos establecidos en la Institución para la ejecución del objeto
contratado.
m) El término de validez de la oferta es de UN (01) MES.
n) Declaro que no me encuentro en el Boletín de Responsables Fiscales que emite
la Contraloría General de la República, de acuerdo con lo establecido en el artículo
60 de la Ley 610 de 2000; o he celebrado acuerdo de pago de conformidad con
(explicar y anexar documento con indicación de fecha y demás especificaciones).
o) Que aceptamos la forma de pago señalada en el presente proceso.
p) Que para efecto de comunicaciones mis datos como PROPONENTE son:
Nombre del Proponente
Nombre del Representante
Nit
Teléfono
Dirección y Ciudad
Fax
Correo Electrónico
Atentamente:
FIRMA DEL PROPONENTE/REPRESENTANTE LEGAL/APODERADO
C. C. Nº

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ANEXO 2 OFERTA ECONÓMICA
Señores
IEM LIBERTAD
San Juan de Pasto.
El suscrito actuando como (persona natural; Representante Legal de la sociedad
_________________; representante del Consorcio ______, o
Unión Temporal , integrado por _; o como apoderado de
según poder debidamente conferido, y que adjunto a la presente, de
acuerdo con las condiciones que se establecen en los documentos del proceso de
selección, cordialmente me permito presentar la OFERTA ECONÓMICA, por valor
de_______
Atentamente:
FIRMA DEL PROPONENTE/REPRESENTANTE LEGAL/APODERADO
C. C. Nº

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