El documento describe la importancia de catalogar y normalizar los materiales en una empresa para mejorar la eficiencia y reducir costos. Un sistema de catalogación unificado permite identificar componentes, evitar duplicaciones, y reducir tiempos de búsqueda. El proceso involucra depurar, estructurar y homogeneizar la información de los materiales. Un buen catálogo beneficia a varias áreas como compras, almacenes, mantenimiento, y operaciones.

2. Estructuración
Depuración
Homogeneización
Beneficios de Catalogar bien los materiales.

3. ¿Porqué es tan importante el sistema de
catalogación y catálogo??
¿Qué procesos
involucra??
¿Quienes lo usan??

4. Catálogo
Compras
Manteni-
miento
Control de
calidad
Almace-
nes
Ingeniería
Ventas
Contabili-
dad
Operacio-
nes
IMPORTANCIA DEL CATÁLOGO
ERP
Si los usuario no confían en la información de los sistemas, los sistemas no sirven.

5. 10 razones para catalogar
adecuadamente los materiales
I. Tener un lenguaje único en toda la compañía.
II. Reducir el tiempo de gestión de compras, almacenes,
mantenimiento, operaciones y administración.
III. Evitar duplicaciones en inventarios y sistemas.
IV. Evitar obsoletos (por no saber que son o donde se usan).
V. Identificar los componentes de cada equipo.
VI. Estandarizar insumos y repuestos.
VII. Evitar ambigüedades y falta de información.
VIII. Reducir los tiempos de búsqueda en los sistemas y en
almacén.
IX. Tener seguridad que lo utilizado es lo necesitado.
X. Tener confianza en el sistema de información.

6. Depuración y
estructuración
Administración
y mejora
Que hacemos?
HOY

7. Depuración

8. Administración y mejora
Usuarios Solicitantes
Catalogadores remotos
Envía solicitud
Catalogador centralCarga solicitud
Carga solicitud
CATALOG
Aprueban o rechazan
solicitud
Transferencia de ítems aprobados
ERP

9. ¿¿Cuantoganamos??
Por Depuración % costo Tipo de costo
Reducción de inventarios de obsoletos 5 Inventario
Reducción de información scrap en sistemas. 0.1 Administrativo
Reducción de inventarios duplicados 2 Inventario
Reducción de errores por falso
desabastecimieto
0.1 Administrativo
Reducción de costos de administración de
inventarios
0.1 Administrativo
Reducción de errores en mantenimiento por
piezas no correctas
0.1 Administrativo
Reducción de los tiempos de planificación de
mantenimiento
0.1 Administrativo
Reducción de tiempos de espera en
almacenes
0.05 Administrativo
Reducción de devoluciones y rechazos 0.1 Administrativo
Reducción de los tiempos de
aprovisionamiento
0.5 Administrativo
Reducción de tiempos y certeza en búsqueda
en sistemas
0.1 Administrativo
… (nótese otras áreas involucradas)

10. Si bien la medida del beneficio depende del tipo de compañía, de su
historia y de la complejidad de la operación, se puede establecer
como base una mejora continua de los costos administrativos del
orden del 3 al 5% por mejor gestión y una reducción de inventarios
de un por detección de duplicidades, por obsoletos e inmovilizados,
por cambios en definiciones de políticas de normalización
originadas por el nuevo manejo del catálogo que pueden llegar a ser
hasta un 10% de los inventarios.
• Ejemplos
Proyecto Total de ítems
previo a depuración
Total final de
ítems
empresa alimenticia (16 plantas) 120.000 86.000
Petrolera 40.000 28.000
Agroquímicos 18000 16000
Cementera 35000 31000
En algunos casos si bien se detectan los obsoletos, los mismos
no son dados de baja por cuestiones políticas o financieras.