2. IRREGULARIDADES EN COBRO DE
EXPENSAS
COMO BAJAR LOS COSTOS DE LA
CORRUPCIÓN EN CONSORCIOS Y BARRIOS
CERRADOS
3. Numerosas son las quejas de los
consorcistas y vecinos de edificios y
barrios cerrados sobre el monto de las
expensas y en muchos casos ponen en
duda la correcta administración de los
fondos por parte de los
administradores de consorcio.
Lo cierto es que son los mismos
consorcistas y vecinos los que
numerosas veces permiten los excesos
de los administradores al no prever
controles mínimos sobre su accionar.
5. 2- Generar procedimientos por escrito para la realización de
compras programadas y de emergencia como así también para el
fondo fijo. Esos procedimientos deben ser aprobados por
asamblea de socios o vecinos y deben ser la base para realizar los
controles. Asimismo el administrador debe firmar su conformidad
con los mismos y su obligación a aplicarlos.
1- El auditor del balance del consorcio o barrio siempre
debe ser contratado por los vecinos y en ninguno caso
debe ser designado por el Administrador.
6. 4- Si el barrio o consorcio es lo suficientemente grande no es suficiente con un
auditor externo y es clave incorporar la figura permanente de un Controller o Auditor
Interno (part o fulltime). Este Controller o Auditor debe responder en forma directa a
la Comisión Directiva (normalmente formada por vecinos) y en ningún caso al
Administrador ya que su rol principal es controlar en forma independiente a este
último.
3- Separar las funciones, la persona que requiere una compra debe
ser distinta de quien compra y lo que es clave, el que recibe los bienes
o aprueba los servicios prestados debe ser independiente de quien
contrata o compra. Esto es clave para evitar que se compren cosas que
no se entregan o servicios que no se realizan.
7. 6- Todos los pagos se deberían hacer por banco salvo los de caja chica, de esta forma
al controlar el extracto bancario emitido por un tercero podemos tener certeza de la
integridad de las cobranzas y pagos.
5- Todos los ingresos por expensas deben ser bancarizados sin
permitir el pago en efectivo, de esta forma todos los fondos
administrados pasan por el banco permitiendo un control mucho mas
eficiente. El consorcio debe tener cuentas bancarias exclusivas para no
mezclar con otros consorcios y facilitar el control.
8. 8- Armar un presupuesto anual de gastos e inversiones y autorizarlo en
asamblea.
7- Verificar las contrataciones laborales o a contratistas que
hace el administrador ya que los vecinos son Solidarios ante
casos de fraudes a la ley laboral. Hay que tener especial
cuidado con la contratación recurrente de monotributistas.
9. 10- Siempre verificar los antecedentes del administrador y ver en que
lugares trabajo y porque dejo algunos de ellos.
9- Exigir al administrador que ponga una línea de denuncias
de fraude para que empleados, proveedores y vecinos
puedan informar sobre la existencia de fraudes e
irregularidades. Estas denuncias deberían ser revisadas por
el auditor interno.
10. Si bien todos estos controles son
importantes, si tuviéramos que elegir, es
fundamental el generar procedimientos por
escrito y contratar un controller o auditor
independiente que responda a los vecinos;
solo con estos dos cambios que son de baja
complejidad más del 50% de las
irregularidades podrían ser subsanadas.
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