Instructivo de correspondencia style fashion

INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”
CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL
“CEGAFE”
TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINSTRATIVA – FICHA
2282766
DUITAMA
2021

Aprendices:
● DAYANA FARIAS
● DEISY FONSECA
● JENNY LOPEZ
● PAULA VILLATE
● YINETD CASTRO
Orientó:
LUZ MARINA SUÁREZ PINILLA
Instructora
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”
CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FORTALECIMIENTO
EMPRESARIAL “CEGAFE”
TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINSTRATIVA – FICHA
2282766
DUITAMA
2021

CONTENIDO
INTRODUCCIÓN........................................................ 5
1. ALCANCE ............................................................. 5
2. JUSTIFICACIÓN.................................................... 6
3. OBJETIVO GENERAL. .............................................. 8
4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................ 8
5. GLOSARIO. .......................................................... 9
6. RADICACIÓN....................................................... 11
6.1 RECEPCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA...................... 13
6.2 REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DE RECEPCIÓN. .............. 14
7.REGISTRO DE LA CORRESPONDENCIA........................... 15
8. UNIDADES DE CORRESPONDENCIA............................. 16
9. GENERALIDADES DE LAS COMUNICACIONES Y
DOCUMENTOS ......................................................... 17
10.REGISTRO DE LA CORRESPONDENCIA ......................... 18
11.................. GENERALIDADES DE LAS COMUNICACIONES Y
DOCUMENTOS ......................................................... 20
11.1CARACTERISTICAS. ............................................. 20
12.PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACIÓN DE
COMUNICACIONES. .................................................. 21
13.RADICACIÓN DE COMUNICACIÓN OFICIALES. .............. 21
14.COMUNICACIONES OFICIALES. ................................ 22
15.COMUNICACIONES INTERNAS..................................24

16.COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS. .................. 24
16.1.Anexo de comunicaciones oficiales recibidas................... 25
16.2.Anexo Comunicaciones Oficiales Por Correo Electrónico. .....25
16.3.Anexo comunicaciones oficiales enviadas....................... 26
17.DISTRIBUCIÓN.................................................... 27
17.1.CORRESPONDENCIA DIGITAL................................. 28
18. GESTIÓN Y TRÁMITE. ..........................................29
19.IMAGEN CORPORATIVA ..........................................29
20.DOCUMENTAL...................................................... 30
21.ENVÍO DE CORRESPONDENCIA .................................32
21.1.TRANSPORTADOR............................................... 32
21.2.ENVÍO DE CORRESPONDENCIA ELECTRÓNICA ............. 33
22.DEVOLUCIONES. .................................................. 34
23.MANEJO DE CORRESPONDENCIA ............................... 35
24.MARCO LEGAL...................................................... 35
25.HORARIOS DE ATENCIÓN. ......................................36
26.FIRMAS RESPONSABLES. ........................................38

INTRODUCCIÓN
Con el fin de asegurar un debido proceso y la gestión óptima de los
procesos de producción, recepción, radicación, registro y distribución de
la correspondencia, se diseña este instructivo basados en los principales
lineamientos de calidad, sobre la ejecución y gestión de cada uno de los
procedimientos, ciñéndose a lo estipulado en el acuerdo 060 de 2001 del
Archivo General de la Nación, donde se establecen pautas para la
administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas
y privadas que cumplen funciones públicas
Este instructivo, describe el paso a paso en el trámite de la
correspondencia enviada y recibida en la empresa “STYLE FASHION”
partiendo del principio fundamental de simplificar y organizar la
presentación y el trámite de las comunicaciones, estableciendo pautas de
calidad en el manejo, organización y normalización de los procedimientos,
que evidencian el desarrollo de actuaciones de la empresa en relación con
el medio externo, que contribuyen en la disminución de tiempos y costos
en la gestión de las comunicaciones.
La correspondencia es el medio de comunicación por excelencia utilizado
entre personas naturales y/o jurídicas, por lo que el presente instructivo
ha sido elaborado para tal fin y en cumplimiento de la normatividad
vigente, en aras de crear herramientas que faciliten la promoción de
programas de Gestión Documental, de acuerdo con la Ley 594 de 2000
(Ley General de Archivos) y demás normas proferidas por el Archivo
General de la Nación.
1. ALCANCE

Las normas determinadas en el Instructivo, regirán para las
comunicaciones que se produzcan y se reciban en la empresa
“STYLE FASHION” y será de cumplimiento y aplicabilidad por
todos los funcionarios involucrados en el proceso de
producción, recibo y trámite de correspondencia.
2. JUSTIFICACIÓN

La realización de este instructivo de correspondencia, se
realiza debido a una organización adecuada de los
documentos ya sea enviados y recibidos, o como tal
internos como externos, se deben obedecer a las
necesidades de las pautas en la administración de las
comunicaciones, que se genere en la empresa STYLE
FASHION.

3. OBJETIVO GENERAL.
Elaborar el manual de organización para la empresa
STYLE FASHION, en las diferentes facetas diseños,
tiene como fin cumplir con los programas documentales
para la producción, diseños, confección, y consulta de
diferentes documentos.
4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

● Reglamentar las normas para la administración de la
correspondencia de la empresa STYLE FASHION.
● Asignar responsabilidad a cada una de las dependencias de
organización.
● Propiciar la organización de la gestión administrativa de cada
una de las dependencias.
● Aplicar un sistema de control en las comunicaciones recibidas
y enviadas.
● Realizar un adecuado manejo de información recibida y
enviada centralizando su trámite en una única dependencia
5. GLOSARIO.

o ANEXO: Un anexo es una información extra que se suele incluir al
final de un trabajo escrito, los anexos pueden contener información
relevante sobre el trabajo que se ha llevado a cabo.
o CORRESPONDENCIA: Por lo general, la noción de correspondencia se
utiliza para nombrar al intercambio de cartas impresas, que se trasladan
dentro de un sobre.
o CONSTANCIA: En general, una constancia es un documento en el que
se hace constar algún hecho, en ocasiones de modo auténtico o
fehaciente. Existen diversos tipos, según qué clase de hecho constaten,
el formato, quién lo constata, entre otros.
o DIAGNÓSTICO: se define como el conocimiento y la evaluación de los
factores y las variables que inciden en la conservación del material
documental.
o DOCUMENTAL: Conjunto de procedimientos técnicos tendientes a
devolver al papel sus condiciones primigenias.
o EJECUCIÓN: En el área de informática, ejecutar es la acción de iniciar
la carga de un programa o de un archivo ejecutable.
o ORGANIZACIÓN: Es un convenio sistemático entre personas para
lograr algún propósito específico en el desarrollo de alguna actividad.
o PARÁMETRO: Elemento o dato importante desde el que se examina un
tema, cuestión o asunto.

o PRESERVACIÓN: La preservación trata de mantener la integridad del
documento como integridad física, intelectual, intencional.
o RESTAURACIÓN: Técnica que permite por medios manuales o
mecánicos, devolver al documento, en la medida de lo posible, su estado
inicial.
o TRANSPARENCIA: En otras palabras, la transparencia es aquella
situación ideal en la cual no existen o por lo menos son imperceptibles los
defectos de compresión.
6. RADICACIÓN

La radicación es el principal filtro de la información, ya que de esta
actividad depende el tratamiento, clasificación, gestión y
direccionamiento de la documentación o solicitud recibida y se realiza
mediante la asignación de un único e independiente número consecutivo.
Cada año esta numeración inicia con el número 0001, máximo hasta el
9999.
❖ RADICACIÓN FÍSICA: El proceso de radicación por ventanilla, se
realiza mediante el uso de una plantilla que deberá ser impresa en la
parte superior derecha del documento o en un lugar donde no exista
información que se pueda dañar, verificando la existencia de anexos o
soportes y demás.
Cuando la radicación es para documentos provenientes de correo
especializado, antes de imprimir la plantilla de radicación, se debe
confrontar la información de la planilla de recibo con la de los sobres o
documentos.
No. de orden: ____________________
Fecha: __________________________
Pase a: ____________________
Firma: ___________________
RESPUESTA
No. Radicación: ____________
Fecha: ___________________

❖ RADICACIÓN ELECTRÓNICA: Cuando el documento cumple con los
requisitos para ser recibido, se procede a registrarlo en el Sistema de
Gestión Documental.
❖ COMPLEMENTOS DEL RADICADO: El sistema arroja un número de
radicado automático, el cual está compuesto por dos tipos de caracteres:
-Letras iniciales (indican las iniciales de la oficina que radica) -Números
(indican el consecutivo interno de radicación de correspondencia
recibida); igualmente, el documento debe tener un sticker impreso el cual
es arrojado por el aplicativo, indicando el proceso de radicación y
señalando la siguiente información:
o Fecha y hora de radicación.
o Remitente.
o Número de folios y/o anexos.
En todos los documentos se debe identificar el estado de trámite en el
que se encuentre el documento, haciéndolo visible para ser identificado.
Esto aplica tanto para los radicados de manera física como electrónica.
❖ IMPRESIONES RADICADAS EN CORREO ELECTRÓNICO: Los
documentos que fueron recibidos a través del correo electrónico
institucional pueden ser impresos, solo si son requeridos en físico, o por
orden legal o administrativa.
Para realizar un debido proceso, en la radicación de la correspondencia
es importante que cuando se haga el registro, se suban todos los anexos
relacionados con cada uno de los radicados.
6.1 RECEPCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA.

Los mecanismos establecidos para la recepción de los documentos son:
6.2 REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DE RECEPCIÓN.
MEDIOS DE
RECEPCION
FISICOS CORREO
ELECTRONICO
Es la entrega o el recibo de
los documentos se utilizan
dos mecanismos: el de
ventanilla única o entrega
personal y el de ventanilla de
trasporte, que la entrega es
a través de una empresa de
mensajería especializada.
Es un medio de entrega, o
de envió de correspondencia
a través de un único correo
electrónico.

Para la gestión documental, es importante contar que antes de
recibir o despachar los documentos, estos deben cumplir con
todos los requisitos mínimos, así:
✔ Sobres cerrados: en las comunicaciones que lleguen a la
empresa en sobres cerrados se abrirán, se seleccionarán,
radicarán y se le dará el trámite correspondiente. (siempre y
cuando no se indique que es de carácter privado)
7. REGISTRO DE LA CORRESPONDENCIA
Una vez radicada y asignada en los sistemas de administración
integral de archivos, el responsable de la comunicación oficial
reciba en la unidad de correspondencia del área encargada, es
la responsable de ubicarla. Como también la unificación de
presentación de los documentos que se elaboran en la entidad a
partir de las normas que existan en la empresa.
CORRESPONDENCIA FISICA:
Para un debido y correcto proceso de reparto se debe tener en
cuenta los siguientes aspectos:
• Realizar el control de calidad del documento de acuerdo con
los siguientes pasos:

• Agrupar la correspondencia por área y dependencia para ser
óptimo y eficiente la actividad de reparto.
• Realizar el alistamiento para la entrega en dos momentos; el
primero se realiza teniendo en cuenta toda la documentación
recibida antes de la 12:00 horas para hacer el reparto a las
14:00 horas, y el segundo se hace con toda la correspondencia
recibida después de la 14:00 horas y se realiza el reparto al día
hábil siguiente a las 9:00 horas.
• Para la correspondencia recibida que tiene términos como lo
son las tutelas, órdenes judiciales, ejecutivas y entre otros
documentos deben ser entregados de forma inmediata después
de haber sido escaneada la documentación y anexos que lo
componen.
8. UNIDADES DE CORRESPONDENCIA.

STYLE FASHION cuenta exclusivamente con una unidad
de correspondencia la cual se encuentra ubicada en la
Ciudad de Duitama.
DOCUMENTOS

✔ Comunicación sin firma o anónimo: se deberá ser
remitida y entregada sin radicar, a la oficina de su
competencia, donde se dará tramite.
✔ Cuentas de cobro: cuando se trate de cuentas de cobro
se deben utilizar en orden numéricos.
✔ Correo electrónico: para verificar algún correo o
mensaje enviado o recibido, se debe revisar la
información, verificar los datos del destinatario, y las
firmas del remitente y el asunto.
10.REGISTRO DE LA CORRESPONDENCIA
Una vez radicada y asignada en los sistemas de administración
integral de archivos, el responsable de la comunicación oficial

reciba en la unidad de correspondencia del área encargada, es
la responsable de ubicarla. Como también la unificación de
presentación de los documentos que se elaboran en la entidad a
partir de las normas que existan en la empresa.
CORRESPONDENCIA FISICA:
Para un debido y correcto proceso de reparto se debe tener en
cuenta los siguientes aspectos:
• Realizar el control de calidad del documento de acuerdo con
los siguientes pasos:
• Agrupar la correspondencia por área y dependencia para ser
óptimo y eficiente la actividad de reparto.
• Realizar el alistamiento para la entrega en dos momentos; el
primero se realiza teniendo en cuenta toda la documentación
recibida antes de la 12:00 horas para hacer el reparto a las
14:00 horas, y el segundo se hace con toda la correspondencia
recibida después de la 14:00 horas y se realiza el reparto al día
hábil siguiente a las 9:00 horas.
• Para la correspondencia recibida que tiene términos como lo
son las tutelas, órdenes judiciales, ejecutivas y entre otros

documentos deben ser entregados de forma inmediata después
de haber sido escaneada la documentación y anexos que lo
componen.
DOCUMENTOS
La parte documental de la empresa STYLE FASHION se
basa principalmente en las normas técnicas colombianas
ICONTEC -GTC-185, que son de obligatorio cumplimiento
para todas las empresas públicas y privadas que ejerzan
funciones públicas, de acuerdo con la Constitución
Política de Colombia que establece en cumplimiento de los
deberes y derechos de los ciudadanos.
11.1 CARACTERISTICAS.
✔ Velar por la transparencia de la actuación administrativa.
✔ No se podrán reservar números de radicación.
✔ No habrá números repetidos, enmendados corregidos o
tachados.

✔ La enumeración se asignará en estricto orden de recepción
de los documentos.
✔ Al usuario que presente la correspondencia se le entregará
su respectiva copia debidamente radicada.
✔ La radicación comenzará cada año, desde el 0001 hasta el
9999.
12. PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACIÓN DE
COMUNICACIONES.
En STYLE FASHION este es el procedimiento por el cual las
entidades asignan un numero consecutivo a las comunicación
recibidas o producidas, para así dejar constancia de la fecha y
hora de recibo o de envió. Esto se hace con el propósito de
oficializar los trámites y cumplir con los términos de
vencimiento que establezca la ley.
13. RADICACIÓN DE COMUNICACIÓN
OFICIALES.

A las comunicaciones oficiales se les asignará, un número
consecutivo ya sea estas recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha de recibido o de envío, con el fin
de cumplir los términos de vencimiento establecidos por
la ley, los cuales se empiezan a contar a partir del día
siguiente del radicado del documento.
14. COMUNICACIONES OFICIALES.

Comprende todo acto comunicativo que se da dentro de un
procedimiento empresarial, es decir un proceso que implique un
intercambio con beneficios para alguna de las partes. Pero, la
comunicación comercial va mucho más allá del simple beneficio
económico, además de dar a conocer sus productos y servicios
como sus objetivos empresariales, e sirve de la fuerza de ventas
para conseguir que el mercado adquiera un producto
determinado.

15. COMUNICACIONES INTERNAS.
Son dirigidas al personal de la empresa ya que es el conjunto de
normas y valores que caracterizan el estilo, la filosofía, la
personalidad, el clima y el espíritu de la empresa junto con el
modo de estructurar y administrar los recursos materiales y
humanos que la configuran, teniendo en cuenta la influencia del
entorno de la cultura de la organización, es por lo tanto tener
disposiciones inmateriales que dan razón de su actividad, y la
comunicación es parte de él.
16. COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS.

Son aquellas comunicaciones que su envió tienen soporte físico,
pueden contener original y máximo dos copias. La original se
remite a su destinatario final, realizando el debido
procedimiento establecido por cada entidad correspondiente.
16.1. Anexo de comunicaciones oficiales recibidas.
16.2.Anexo Comunicaciones Oficiales Por Correo Electrónico.

16.3. Anexo comunicaciones oficiales enviadas.

17.. DISTRIBUCIÓN

Para esta actividad, es importante que cada uno de los procesos
se haya realizado de forma correcta, ya que en este paso se
dispone a ser enviado a la persona o área encargada de gestionar
y dar trámite al documento.
Si se llega a evidenciar algún error que no cumple con los
criterios de calidad establecidos, se debe hacer retorno a la
actividad responsable para la corrección, o en su defecto
devolución de la correspondencia.
17.1.CORRESPONDENCIA DIGITAL.
Posteriormente a la verificación de la documentación, radicado
y subida de la información y los archivos al sistema, se
procede a ser direccionado al área pertinente por medio del
correo electrónico institucional de cada uno de los
departamentos o funcionarios responsables de la empresa; así
mismo el aplicativo, registra el estado del documento y el área
donde se encuentra la gestión del mismo.
17.2.ENTREGA DE CORRESPONDENCIA.
La persona encargada de entregar la correspondencia a cada
departamento debe asegurarse de entregar al destinatario correcto con

todos los soportes que este posea, así mismo debe llevar un registro de
lo entregado a cada persona para tener un control y asignar
responsabilidad frente a los diferentes actores dentro del proceso.
El formato que se debe diligenciar se denomina “Correspondencia
interna”, el cual se puede llevar en una plantilla de Excel. Es importante
tener en cuenta que este también es generado por el aplicativo.
18. GESTIÓN Y TRÁMITE.
Gestión es la acción y el efecto de gestionar y administrar. De
una forma más específica, una gestión es una diligencia,
entendida como un trámite necesario para conseguir algo o
resolver un asunto, habitualmente de carácter administrativo o
que conlleva documentación.
Es competencia del departamento receptor dar trámite y
realizar la gestión pertinente y adecuada de la solicitud;
igualmente, es potestad del funcionario generar una
cultura de seguridad documental, dando respuesta a
la gestión y solicitud de manera oportuna, cumpliendo con
la normativa y todos los términos y protocolos establecidos
para tal fin.
19. IMAGEN CORPORATIVA

La identidad corporativa es integra la representación
visual de la organización
STYLE: todas las personas portan un estilo único donde
dan a conocer su personalidad, sus gustos expresan sus
emociones
FASHION: la moda es una tendencia distintiva ya a
menudo habitual en el estilo en el que la persona se vista
y se sienta cómoda.
20. DOCUMENTAL.

Conjunto de medidas preventivas o correctivas
adoptadas para asegurar la integridad física y funcional
de los documentos de archivo.
Es un proceso técnico archivístico que consiste en
mantener la integridad física del soporte y del texto de
los documentos de cada entidad través de la
implementación de medidas de preservación y
restauración.

21. ENVÍO DE CORRESPONDENCIA
Cuando los diferentes departamentos y oficinas desean realizar
el envío de algún comunicado, carta, información, solicitud,
respuesta, entre otros documentos fuera de la empresa, deben
ser relacionados y entregados al área o a la persona encargada
de la correspondencia, para realizar la respectiva inspección y
gestión de envío.
Cuando se realiza por este medio el área o persona de
correspondencia, se encarga de ubicarlo en la respectiva
carpeta del asunto y dar cierre a la operación
Los documentos de salida deben venir acompañados de una copia
para la firma y sello de la entidad receptora y se debe
diligenciar la planilla de control para la correspondencia enviada.
21.1. TRANSPORTADOR.

Se realiza la entrega de la correspondencia al personal
transportador encargado del direccionamiento de la
misma. Este debe realizar la entrega y recoger las
respectivas firmas y sellos en la copia del documento o
el registro de entregas.
21.2. ENVÍO DE CORRESPONDENCIA

ELECTRÓNICA
Cuando la documentación se encuentra correcta y en óptimas
condiciones de envió se procede a:
● Almacenar en una base de datos la información del
documento para el envío. Se recomienda utilizar una tabla en
Excel.
● Organizar la documentación por ciudad y oficina para
categorizar el envío.
● Cargar datos de destino en el sistema de información
postal mediante un archivo en Excel.
● Se diligencia la planilla de formatos de envíos.
22. DEVOLUCIONES.
1. Para hacer una devolución se hace a través de los medios de
números telefónicos y correo electrónico.

2. Cuando una vez ya estén radicados los documentos por cada
dependencia, estos ay deben ser entregados dentro de las
siguientes 24horas a la correspondencia de envió.
3. Después el sistema actualizara la carpeta de impresiones del
área encargada de analizar los documentos de envió o de
devoluciones y validar la impresión de estos documentos.
4. Cuando el documento es devuelto, se debe demarcar de la
carpeta de validación de documentos que están marcados en
envíos.
23. MANEJO DE CORRESPONDENCIA
Al generar un comunicado se debe garantizar la trazabilidad del
mismo, es decir que es obligación del remitente subir el
documento y folios adjuntos que se generaron en el comunicado,
al aplicativo de Gestión Documental, y el destinatario debe
realizar la gestión y cierre del mismo utilizando la plataforma;
esto con el fin de poder establecer una trazabilidad,
responsabilidad y cierre de las comunicaciones oficiales que se
maneje al interior de la organización.
24. MARCO LEGAL
● Acuerdo 60 del 2001 Por el cual se establecen las pautas para
la administración de las comunicaciones oficiales en las

entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
.
● Ley 594 del 2000 - Ley General de Archivo.
25. HORARIOS DE ATENCIÓN.
HORARIO PRESENCIAL:
LUNES A VIERNES

8:30am 12:30PM Y 14:00 A 18:00
SABADOS Y DOMINGOS
9:00 AM A 13:00PM
HORARIO VIRTUAL:
8:00am a 18:00 TODOS LOS DIAS.
HORARIO TELEFONICO:
LUNES A VIERNES
8:30am 12:30PM Y 14:00 A 18:00
SABADOS Y DOMINGOS
9:00 AM A 13:00PM

26. FIRMAS RESPONSABLES.
ADMISTRADORA FIRMA ENCARGADA

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