Se crean para agilizar los pagos y los procedimientos oficiales en la consecución de permisos, acreditaciones, recursos, servicios o presentación de solicitudes, evitando que la ciudadanía sufra las consecuencias de la dispersión espacial impuesta por la estructura de las diferentes administraciones y el complejo organigrama de cada una de ellas.

1. TRABAJO FINAL
MIRYAN YANETH MOSTACILLA PEÑA
C.C. 25.692.535.
UNIVERSIDAD: QUINDIO – ARMENIA
PPOGRAMA: FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS
ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
JAMBALÓ 25 DE 2013

2. TRABAJO FINAL UNIDAD No. CUATRO
ASIGNATURA: EXPRESION ORAL Y ESCRITA
CREACIÓN DE LA VENTANILLA ÚNICA
MIRYAN YANETH MOSTACILLA PEÑA
C.C. 25.692.535.
TUTORA:
MARHA LILIANA SABOGAL ALDANA
LICENCIADA EN TECNOLOGÍA EDUCATIVA DE LA UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO.
UNIVERSIDAD: QUINDIO – ARMENIA

3. CREACIÓN DE LA
VENTANILLA ÚNICA
ACUERDO, 060 DE 2001

4. INTRODUCCIÓN
Con el manual de la ventanilla única se pretende normalizar los
procedimientos en cuanto al manejo de las comunicaciones
oficiales, con el fin de facilitar una metodología clara, en el
desarrollo de las primera fases del Programa de Gestión
Documental de la Alcaldía de Jambaló, las cuales son recepción,
distribución y tramite, ya que las comunicaciones juegan un papel
vital en la administración y es fundamental para continuar con la
implementación del Programa de Gestión Documental en la
entidad y poderle brindar al ciudadano una respuesta oportuna a
cualquier requerimiento, con el fin de garantizar los derechos
constitucionales y respetar los principios archivísticos.

5. OBJETIVO
Gestionar
de
manera
centralizada
y
normalizada, los servicios de recepción,
radicación y distribución de las comunicaciones
oficiales, de tal manera que se contribuya al
desarrollo
del
Programa
de
Gestión
Documental de la entidad, integrándose a los
procesos que se llevaran en los archivos de
gestión, central e histórico.

6. DOCUMENTOS
Los documentos que produce recibe la
empresa deben conservarse, no solo por
funciones que cumplen los documentos,
sino porque así lo exige la ley .

7. COMUNICACIONES: Oficiales: Son Todas
aquellas recibidas o Producidas en desarrollo de
las funciones asignadas legalmente por una
entidad, independiente del medio utilizado.
CORRESPONDENCIA:
Son
todas
las
comunicaciones de carácter privado que llegan a
las entidades a titulo personal, citando o no el
cargo del funcionario .No generan trámite para las
instituciones.

8. RADICACIÓN
DE
COMUNICACIONES
OFICIALES: es el procedimiento por medio
del cual se les asigna un número consecutivo,
a las comunicaciones recibidas o enviadas
dejando constancia la fecha y la hora de
recibo o de envío con el propósito de oficializar
su trámite, y cumplir con los términos de
vencimientos que establezca la ley, estos
términos se cuentan a partir de la fecha de
radicado por ejemplo: Derecho de petición
tiene 15 a partir de la fecha de radicado.

9. CONFORMACIÓN DE LA VENTANILLA ÚNICA
Existe la tendencia a confundir las funciones del
archivo, con la de la correspondencia y por lo tanto
es necesario saber que actividades que se
desarrollan son totalmente distintas aunque se
realicen en el mismo lugar y dependan de la
misma unidad administrativa.
La oficina de correspondencia se encarga de
controlar la emisión, recibo y distribución de las
comunicaciones oficiales mediante la radicación
de las mismas asignando un numero consecutivo
de acuerdo al orden de recibo y despacho,
iniciando desde el primer día del año con el
número 001.

10. Esto se debe apoyar en el manual de archivo y
correspondencia para lo cual se creo.
Se recomienda separar el consecutivo de cartas y
memorandos, el tiempo que determine el comité de
archivo, con el fin de facilitar el control de los
números de radicación y el turno.
Llevar unas planillas y/o libro para el control.
Implementar un sistema de alerta para solicitar a las
diferentes
unidades
administrativas,
las
comunicaciones que se encuentren pendientes de
respuestas como los derechos de petición.

11. LIBRO RADICADOR

12. Cuando haya en las empresas varias regionales
deberán contar con unidades de correspondencia en
cada una de sus sedes y existan varias sucursales
en una misma ciudad, la entidad determinara
conforme a sus necesidades, si se centraliza en
cada una de ellas la recepción de las
comunicaciones o si en cada sede, habrá unidad de
correspondencia.
Firmas responsables:
toda entidad en sus
manuales de correspondencia, debe establecer
quien firma la correspondencia, solo los funcionarios
autorizados lo podrán hacer.

13. PROCEDIMEINTOS PARA LA RADICACIÓN DE
LOS COMUNICACIONES OFICIALES: velaran
por
la
transparencia
de
la
actuación
administrativa, razón por la cual no se deben
RESERVAR NÚMEROS DE RADICACIÓN, ni
números repetidos, enmendados o tachados, la
numeración será asignada en estricto orden de
recepción, cuando el usuario presente la
correspondencia, de inmediato se le dará su
copia debidamente radicada, cuando haya
errores se dejara constancia, con justificación y
con la firma del jefe de la unidad de
correspondencia.

14. NUMERACIÒN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS: Los
procedimientos para la numeración de actos administrativos debe ser
consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad se
encargaran de llevar los controles, atender las consultas y los reportes
necesarios
y serán responsables de que no se reserven, tachen o
enmienden números, y no se enumeraran actos que no estén
debidamente firmados y se cumplan las disposiciones para este
efecto, así se presenta error se dejara constancia por escrito por la
firma del jefe, de la dependencia el cual es la función de enumerar los
actos administrativos.
Para la comunicaciones internas: se debe realizar un
adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las
dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la
consulta oportuna.

15. Se recomienda la papelería con gramaje 75 y 90 gm.
libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de PH,
este es un rango de 7.0 a 85 de acuerdo con las
aspectos contemplados en las Normas ICONTEC, y
para las tintas de impresión, se recomienda tener
estabilidad química, ser solubles en contacto con la
humedad.
Para información que esta en medios magnéticos se
recomienda seguir las instrucciones por los
fabricantes, en relación con la prevención y deben
producirse en formatos compatibles.

16. Las comunicaciones que no estén firmadas se
consideran anónimas y deberán ser remitidas sin
radicar a la oficina de su competencia donde se
determinan las afinaciones a seguir.
Las comunicaciones oficiales enviadas: en soporte de
papel se elaboraran en original al destinatario, la
primera copia a la serie respectiva, de la oficina que
genere el documento y la segunda copia en el
consecutivo de correspondencia por el tiempo
establecido en la Tabla de Retención documental.

17. Las comunicaciones via a Fax: recibidas y enviadas por
este medio, se tramitaran, teniendo en cuenta la
información que forma parte de las series documentales
en la TRD, para la respectiva unidad de correspondencia.
Para las oficinas que utilizan impresión de los Fax,
deberán proceder sobre papel que garantices su
permanencia y durabilidad.
Comunicaciones por correo electrónico: las entidades que
dispongan de internet reglamentaran su utilización y
asignaran responsabilidades de acuerdo a la cantidad de
cuentas habilitadas.

18. Medios Magnéticos

19. Imagen corporativa: las entidades establecerán sus
manuales de procedimientos, la manera de elaborar
oficios, cartas, memorandos, y otros teniendo en cuenta
las normas ICONTEC.
Horarios de atención al publico: todas las unidades de
correspondencia informaran el horario de atención al
público en un lugar visible y de fácil a acceso.

20. CONCLUSIÓN
La ventanilla única contribuye al mejoramiento de
procesos de sistematización en relación a tramites
con la documentación necesaria y se convierte en
una actividad ágil y rápida, disminuye tiempos en
despacho siendo necesario que la Alcaldía de
Jambaló siempre este a la vanguardia de
actualizaciones tecnologías para
mejorar
los
procesos.

21. BIBLIOGRAFIA
www.archivogeneral.gov.co
Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001 – pautas
para administración de comunicaciones

22. MIRYAN YANETH MOSTACILLA
PEÑA
Técnica Profesional en Gestión
Documental