Ana araujo diagnóstico final pdvsa

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA
“ANTONIO JOSÉ DE SUCRE”
VICE- RECTORADO “LUÍS CABALLERO MEJÍAS”
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
MAESTRIA EN INGENIERIA INDUSTRIAL
NÚCLEO - CARACAS
CONTROL DE LA CALIDAD
DIAGNÓSTICO FINAL A LA ORGANIZACIÓN DE LA CALIDAD
PDVSA
Araujo Ana, C.I.15.736.696

Control de la Calidad
Caracas, Agosto de 2009

INTRODUCCIÓN
El concepto de Calidad, como tantos otros términos, ha variado a lo largo del
tiempo y varía según el contexto en el que sea utilizado. En términos simples
se dice que un producto o servicio es de Calidad, cuando cumple las
expectativas del cliente, pero en la práctica, la Calidad, es algo más; es lo que
sitúa a una empresa por encima o por debajo de los competidores, y lo que
hace que, a medio o largo plazo, la empresa progrese o se quede obsoleta.
La calidad se presenta hoy como sinónimo de buena Gestión Empresarial, lo
que se traduce en productos y servicios competitivos.
La calidad se ha convertido en el mundo globalizado de hoy, en una necesidad
insoslayable para permanecer en el mercado. Por ello los sistemas de gestión
de la calidad basados en las normas ISO 9000, reflejan el consenso
internacional en este tema, han cobrado una gran popularidad, y muchas
organizaciones se han decidido a tomar el camino de implantarlo.
La desaparición de los mercados tradicionales, ha forzado a las empresas a
tratar de introducir sus productos y servicios en el mercado internacional, lo que
se ha convertido en un imperativo para muchas empresas; la implementación
de sistemas de gestión de la calidad.
La documentación es el soporte del sistema de gestión de la calidad, pues en
ella se plasman no sólo las formas de operar de la organización, sino toda la
información que permite el desarrollo de todos los procesos y la toma de
decisiones.
Existen diversas metodologías para la implementación de sistemas de gestión
de la calidad, y en todas la elaboración de la documentación es una etapa
importante, pero existe una tendencia a reducir el enfoque de esta cuestión, a
ofrecer algunos consejos para la elaboración de documentos
(fundamentalmente del Manual de Calidad y los procedimientos), cuando no se

trata sólo de confeccionarlos, sino de garantizar que el sistema documental
funcione como tal y pase a ser una herramienta eficaz para la administración
de los procesos.
Dentro de este concepto global de Calidad, se encuentra el de sistemas de
Calidad, que se define como el conjunto de acciones planificadas y
sistemáticas, que son necesarias para proporcionar la confianza adecuada de
que un producto o servicio satisfará las expectativas de los clientes.
En el proceso actual de globalización económica, contar con un Sistema de
Calidad, es un factor importante para la supervivencia y competitividad de las
empresas.
La versión del año 2000 de las normas ISO 9000, dan la posibilidad de aplicar
el sentido común y decidir de acuerdo con las características de la organización
en cuanto a tamaño, tipo de actividad que realiza, complejidad de los procesos
y sus interacciones, y la competencia del personal, la extensión de la
documentación del sistema de gestión de la calidad.

DIAGNÓSTICO
Se llevó a cabo un diagnóstico preliminar de la situación de desarrollo de la
gestión de la calidad en PDVSA, en función de las necesidades de
documentación, así como los requisitos que debe cumplir la documentación,
para la Organización de Ingeniería y Proyectos (OIP), la cual es responsable de
proveer la infraestructura industrial y no industrial requerida por las actividades
operacionales de la corporación, optimar la confiablidad y mantenibilidad de
sus instalaciones y equipos, así como proveer la asistencia y evaluaciones
técnicas en Ingeniería y Proyectos.
Organización de Ingeniería y Proyectos
La organización de Ingeniería y Proyectos, tiene su sede principal en Caracas,
en el piso 5 del Edificio de PDVSA Los Chaguaramos. Adicionalmente tiene
Gerencias Regionales en Oriente, Centro Oriente, Occidente y Centro
Occidente y posee tres (3) certificaciones COVENIN ISO 9001. Los principales
clientes de la organización son las Gerencias Operacionales adscritas a
PDVSA Exploración, Producción y Mejoramiento, PDVSA Refinación,
Suministro y Comercio y PDVSA GAS; eventualmente se le presta servicio a
otras organizaciones no operacionales de PDVSA. Igualmente, para el
desarrollo de sus actividades, Ingeniería y Proyectos mantiene como
proveedores principales a empresas de Ingeniería de Consulta nacionales y/o
Internacionales y empresas venezolanas de construcción.
Misión
Proveer la infraestructura industrial y no industrial requerida por las actividades
operacionales de la Corporación, optimar la confiabilidad y mantenibilidad de
sus instalaciones y equipos, así como proveer la asistencia y evaluaciones
técnicas en ingeniería y proyectos y en mantenimiento. Estas actividades serán
ejecutadas oportunamente, aplicando las mejores prácticas, innovación y

estándares de ingeniería, seguridad y preservación del ambiente; obteniendo la
mejor relación costo-beneficio.
Visión
Ser la Organización líder, de clase mundial, en el desarrollo y optimización de
infraestructura, reconocida por sus competencias en el manejo de recursos
técnicos y financieros, así como por su equipo de profesionales creativos y
motivados al logro, integrada al negocio, para agregar el máximo valor a la
Corporación.
Política de Calidad
La política de calidad, la OIP tiene como compromiso fundamental entender,
satisfacer y superar las expectativas de calidad de sus clientes con respecto a
los servicios, proyectos e instalaciones, ejecutando el trabajo bien la primera
vez y en concordancia con la normativa vigente. Todo el personal conoce
profundamente las exigencias del trabajo y los procesos para ejecutarlo, con
énfasis en la prevención como medio para el mejoramiento continuo y
efectividad del desempeño.
Para cumplir con su política de calidad, la OIP cuenta un Sistema Unificado de
Calidad (SUC), fundamentado en la Norma Venezolana COVENIN-ISO 9001 y
su contenido está definido en el Manual de Aseguramiento de la Calidad y sus
documentos asociados, los cuales son de uso y cumplimiento obligatorio por
todo el personal de la Organización.
La definición de Política de la Calidad es responsabilidad directa del Director
Gerente de Ingeniería y Proyectos, quien la aprueba y ordena su divulgación.
Igualmente, el Director-Gerente designa al “Representante de la Dirección”
quien es la máxima autoridad para todas las actividades relacionadas al
Sistema de la Calidad a nivel nacional, incluyendo las de Definición y

Desarrollo y las Gerencias Regionales. Este “Representante de la Dirección” es
el Gerente de Calidad. Adicionalmente, los Gerentes de cada región designan
un Gerente o Supervisor de su área como Representante Regional de la
Dirección en su región, quienes tienen la autoridad delegada para todas las
actividades del Sistema de la Calidad en su región.
El Gerente de Ingeniería y Proyectos regional es responsable de la aprobación
de los planes de la calidad de su región y los programas de auditorías internas.
Adicionalmente, la Gerencia de Definición y Desarrollo, elaboran el Plan de
Calidad de su respectiva Gerencia y sus respectivos programas de auditorías
internas, el cual es aprobado por el Gerente de Definición y Desarrollo Central.
El Representante de la Dirección, es responsable de la emisión y aprobación
del Plan de la Calidad de toda la Unidad de Negocio de Ingeniería y Proyectos.
También es responsable de la aprobación de todos los procedimientos,
instrucciones de trabajo y Listas que forman parte del Sistema de la Calidad.
Igualmente, es responsable de verificar que todos los procedimientos,
instrucciones de trabajo y listas de verificación han sido revisados por los
responsables respectivos y han sido estructurados de acuerdo a los
procedimientos establecidos.
Los Gerentes, Supervisores y Líderes son responsables de la implantación
efectiva del Sistema de la Calidad en sus respectivas organizaciones y
proyectos.
Cada gerencia es responsable de sus manuales y procedimientos, cuya
revisión (por solicitud de cualquiera) debe ser canalizada por la gerencia
respectiva.
Por último, cada empleado de la Organización es responsable por la calidad de
su trabajo y por el cumplimiento de todos los procedimientos, instrucciones y
lineamientos del Sistema de la Calidad.

FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS
Con la finalidad de establecer las mejores prácticas para normalizar la
ejecución de proyectos y contribuir a optimizar las metas de calidad, tiempo y
costo de los mismos, y su alineación con el plan de negocios, PDVSA
desarrolló las Guías de Gerencia para Proyectos de Inversión de Capital
(GGPIC), de uso obligatorio en las filiales operadoras para llevar a cabo el
proceso de ejecución de proyectos mayores en todas las áreas (producción,
refinación y petroquímica). Estas guías establecen cinco fases que deben
llevarse a cabo para el desarrollo de un proyecto: Visualización,
Conceptualización, Definición, Implantación y Operación. Las tres primeras
fases constituyen lo que se llama “Definición y Desarrollo” (FEL), las cuales
permiten asegurar, con un alto grado de confiabilidad, que el proyecto se podrá
ejecutar de forma exitosa. Las dos fases siguientes constituyen lo que se llama
“Implantación y Operación”, y consisten en la ejecución física del proyecto y su
puesta en marcha.
En la figura que se muestra a continuación se puede observar de forma gráfica
la mecánica de funcionamiento de cada una de las fases mencionadas según
las GGPIC:
Figura 1. Fases para la Formulación y Evaluación de un Proyecto de Inversión
de Capital. PDVSA, “Guías de Gerencia para Proyectos de Inversión de
Capital” (1999)
Al finalizar cada fase debe haber un producto bien definido que permitirá tomar
la decisión para pasar a la fase siguiente (D1 a D4). Dicho producto se resume
en el llamado “Documento Soporte de Decisión” (DSD), el cual consiste en la
recopilación de los documentos más importantes desarrollados en cada fase.

Estructura y Documentación del Sistema de la Calidad.
El sistema de calidad está estructurado de la siguiente manera:
1. Manual de Aseguramiento de la Calidad: El cual expresa la política de la
calidad y describe el sistema de la calidad, su estructura general, los
métodos y/o actividades para establecer, implantar y mantener el sistema
de la calidad y hace referencia a los procedimientos del sistema aplicado a
los productos de Definición y Desarrollo de Proyectos, Gerencia de la
Ingeniería y de la Construcción, Ingeniería de Detalle y la Procura,
Tiene como objetivo:
- Definir las acciones a ejecutar.
- Aplicar los requisitos de la Norma Venezolana COVENIN-ISO 9001,
asociadas a las actividades de Ingeniería y Gerencia de Proyectos.
- Describir cómo está estructurado el sistema de calidad de la empresa, cómo
están organizados los procesos, servicios, procedimientos relacionados a la
gestión de calidad y cuáles son las responsabilidades del personal en
materia de calidad.
- Normalizar los procedimientos, instrucciones de trabajo y listas de
verificación.
- Describir el aseguramiento de la calidad de los proyectos desarrollados o
ejecutados, para asegurar que los estándares, procedimientos,
instrucciones, guías y manuales que afectan la calidad son conocidos
y usados por el personal y mantenido a lo largo de la vida de los proyectos
ejecutados.
2. Procedimientos del Sistema de Calidad: Describen las actividades que
las "Unidades Organizativas” de la Organización Ejecutora de Proyectos
desarrollan en cualquiera de las fases del mismo, así como también en las
actividades funcionales de estas unidades. Contienen el alcance y detalle
de la actividad y especifican quién hace o realiza qué actividades, cuándo

se realizan y qué documentación es utilizada para verificar que la actividad
de la calidad se ejecutó conforme a lo requerido.
Todas las Gerencias y Departamentos/Secciones de la OEPI son
responsables de la elaboración de los procedimientos e instrucciones,
inherentes a su gestión. La decisión de elaborar un nuevo procedimiento /
Instrucciones, cualquiera que éste sea, debe tomarse basándose en que la
ausencia del mismo afectará adversamente la calidad del trabajo a ser
ejecutado.
Los procedimientos se presentan de la siguiente manera:
· Hoja “Portada”.
· Contenido o Cuerpo del Procedimiento.
· Anexos: Flujogramas del procedimiento cuando aplique, Todos los
formatos que se utilizan para presentar la información requerida en el
Procedimiento y otros anexos.
3. Instrucciones de Trabajo: Son los documentos utilizados como guías o
referencia para indicar en forma detallada cómo se debe hacer una
actividad particular.
4. Listas de Verificación: Las listas describen los elementos guías que se
están verificando y quién realiza esta verificación.
A continuación se muestra un ejemplo de una Lista de Verificación para la
Ingeniería Conceptual de un proyecto:

Figura 2. Lista de Verificación para la Fase Conceptualizar. PDVSA, “Sistema
Unificado de la Calidad” (2000)
5. Registros de la Calidad: Son utilizados para demostrar la conformidad con
los requerimientos especificados y la efectiva operación del sistema de la
calidad. También se utilizan como base para las "Revisiones por la
Dirección" que se realizan al Sistema de la Calidad.

Los registros pueden presentarse en cualquier tipo de soporte, tal como
papel o medios electrónicos y proveen información sobre:
· El grado de los objetivos de la calidad.
· La satisfacción o insatisfacción del cliente con la calidad del servicio.
· Los resultados del sistema de la calidad para la revisión y mejora del
servicio.
· El análisis para identificar la tendencia de la calidad.
· Acciones correctivas y su efectividad.
· El desempeño apropiado de proveedores.
· Las destrezas y adiestramiento de personal.
En el caso de la Ejecución de Proyectos, se deben llevar a cabo las
siguientes acciones:
a. Todos los registros de la calidad elaborados a lo largo de los proyectos,
deben ser verificados por la autoridad respectiva, antes de su aceptación y
archivo.
b. Una vez cerrado un proyecto, los registros de la calidad serán
conservados con el resto de los documentos del proyecto.
· En Ingeniería serán conservados en el "Archivo del proyecto".
· En construcción, serán entregados al cliente.
c. Cuando lo establece el Acuerdo o Convenio de servicio, los registros de
la calidad pueden estar a la disposición del cliente o de su representante,
durante un período de tiempo.
d. Los registros de la calidad son mantenidos y conservados en el archivo
del Proyecto (archivo activo), el cual se inicia desde el mismo momento en
que se organiza y se pone en funcionamiento la unidad de archivo del

Proyecto. Los registros se mantienen en el archivo activo mientras dura el
Proyecto y éste finaliza en el momento en que se produce la
desincorporación de documentos del Proyecto terminado. A partir de este
momento se inicia el período de archivo inactivo, en donde los registros son
mantenidos y conservados por un período mínimo de Diez (10) años o por
el tiempo establecido en el acuerdo con el cliente.
6. Manuales Técnicos y Administrativos: Son documentos internos,
corporativos, o de PDVSA (no controlados) que sirven como guías para
realizar actividades específicas de ingeniería y gerencia de proyectos.
Los Gerentes, Supervisores y Líderes de Proyecto deben utilizar el manual,
los procedimientos, instrucciones de trabajo, listas de verificación y los
formatos de Calidad en forma consistente para la ejecución de los
proyectos. Y todos los Supervisores y/o Líderes de Departamento o sección
tienen la responsabilidad de dar apoyo y exigir la aplicación de estos
documentos.
Indicadores de Desempeño
· Índice P.D.R.I. o Índice del Grado de Definición de un Proyecto
Para evaluar los Proyectos de Inversión de Capital, PDVSA utiliza un
procedimiento llamado Evaluación P.D.R.I o Evaluación del Grado de
Definición del Proyecto, el cual consiste en la revisión de todos los
documentos del proyecto, relacionados con los objetivos del negocio, el
alcance técnico y la estrategia de ejecución, aplicando una serie de guías
especiales, que permiten identificar y describir con precisión cada elemento
crítico en el paquete de Definición, permitiendo a los equipos de evaluación
y del proyecto, predecir los factores que pueden impactar el mismo. Este
procedimiento es de aplicación obligatoria a todos los proyectos de
inversión realizados por PDVSA, excepto aquellos cuya Evaluación de
Grado de Definición sea contratada a terceros, para someter a aprobación
presupuestaria la inversión correspondiente, en la Fase Definir, tal como lo

establecen las Guías de Inversión de Capital (GGPIC), como requisito
indispensable para pasar a la Fase de Implantación.
Dentro de la Evaluación P.D.R.I., es utilizado un Índice que lleva el mismo
nombre. Este índice determina el grado en que cada uno de los
documentos generados ha sido completado. Si al calificarse y totalizarse
todos estos elementos, cuya máxima puntuación es de 1.000 puntos, se
obtiene un puntaje menor o igual a 200, es decir, el 20 % ó menos de los
puntos, se puede asumir que el proyecto está "en promedio"
suficientemente bien definido; sin embargo, si alguna de las secciones está
muy desviada por encima del 20 %, es necesario definirla mejor, a un nivel
que no represente un riesgo que pueda impactar al proyecto. Solamente
cuando la desviación mencionada en el punto anterior ha sido corregida, se
puede proseguir a la fase siguiente de Implantación.
Cuando un proyecto no cumpla con el índice de definición establecido
arriba, pero por razones de estrategia operacional o incentivos económicos
debe continuar, el Líder del Proyecto deberá solicitar por escrito a los
niveles superiores, exoneración del cumplimiento del requisito exigido por
las GGPIC, razonando el caso y explicando la estrategia que desarrollará
para mejorar sobre la marcha los elementos débiles del proyecto y mitigar
los riesgos.
Indicadores Propuestos
1. IEP (Índice de Ejecución de Proyectos)
IEP= Nº Proyectos Planificados
Nº Proyectos Ejecutados
Los proyectos en PDVSA son formulados bajo una metodología con base a
las Guías de Inversión de Capital (GGPIC) anteriormente mencionadas.

Estas guías, tiene como finalidad establecer las mejores prácticas para
normalizar la ejecución de proyectos y contribuir a optimizar las metas de
calidad, tiempo y costo de los mismos, y su alineación con el plan de
negocios. Sin embargo, no existe algún tipo de indicador que permita medir,
cuánto de esos proyectos que son visualizados, completan las cinco fases
correspondientes a la formulación: Visualización, Conceptualización,
Definición, Implantación y Operación. Este indicador, permitiría a la industria
ver qué tan eficiente y eficaz es su proceso de planificación estratégica, y
con ello, evaluar donde están los cuellos de botella, corregir las fallas y
evitar el retrabajo.
2. ITP (Índice de Tiempo de Formulación de Proyecto)
ITP (para la Fase Visualizar) = hrs-hb ejecutadas
hrs-hb planificadas
Otro indicador de gestión importante que podría ser útil en la formulación de
proyectos de inversión de capital, sería, uno que permita medir el tiempo en
que los mismos son formulados, es decir, el tiempo en que son ejecutadas
el cada una de las fases anteriormente mencionadas. Con la amplia
experiencia de PDVSA en la Ingeniería de Proyectos, se podrían establecer
los tiempos estándares que se requieren para llevar a cabo cada una de las
fases de la formulación, y con ello, llevar el control y la gestión de los
proyectos que se ejecuten, con la finalidad de optimizar las horas hombre
utilizadas y con ello mejorar la eficiencia de la inversión.
Como ejemplo se tiene:
Tiempo estándar para la Fase de Visualización: 3 meses.
IF (para la Fase Visualizar) = hrs-hb utilizadas
3 meses

Si el IF es menor o igual que 1, entonces se puede concluir que la Fase fue
realizada dentro de tiempo estándar para los proyectos de la industria. Si
por el contrario, el IF es mayor que 1, el tiempo de ejecución de la fase está
por encima de los estándares de la organización, por lo que podría
realizarse una revisión, corregir las fallas para optimizar el tiempo de
desarrollo de las fases futuras.

CONCLUSIÓN
Después de haber llevado a cabo el diagnóstico a la Organización de la
Calidad de la Organización de Ingeniería y Proyectos de PDVSA, se llegó a las
siguientes conclusiones:
· Están identificados los procesos que le permiten a la OPI cumplir su
misión (estratégicos, apoyo, misionales, de evaluación).
· Existe una secuencia e interrelación de esos procesos.
· Están definidos los métodos y criterios requeridos para asegurar la
operación eficaz y eficiente y el control de los procesos.
· Hay disponibilidad de información y recursos para apoyar la operación y
el seguimiento de estos procesos.
· Se realiza seguimiento y medición a los procesos.
· Se implementan las acciones necesarias para alcanzar lo planificado y la
mejora continua a estos procesos.
· Se han identificado y diseñado los puntos de control frente a los riesgos
más significativos.
· Se efectúa control sobre los procesos contratados externamente.

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