GUIA DE PRODUCCION DOCUMENTAL

CONVENIOSENA UNIREMINGTON
Dirección: Cra. 51 #51 27, Medellín, Antioquia
Teléfono:01-800-0410203
http://www.uniremington.edu.co
ANGELICA JINETE ARIAS
MANUELA LONDOÑO CARDONA
YOHANA GIRALDO GAVIRIA
TECNOLOGIA EN GESTION ADMINISTRATIVA
GENERAR SOLUCIONES ADMINISTRATIVAS
CARLOS AUGUSTO RICO
YESICA YOHANA GIRALDO GAVIRIA

Teléfono:01-800-0410203
PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TECNICA Y LA LEGISLACION VIGENTE.
OBJETIVO GENERAL
El objetivo de este manual es orientar a la persona que lee o utiliza de este a tener claridad sobre
el concepto, el desarrollo o la estructura a la hora de producir documentos que sean creados en
unidades oficiales y administrativas. Todo de la mano de la puntuación, redacción que se debe
emplear dependiendo del contexto y la situación para la correcta elaboración de estos
documentos.
OBJETIVO ESPECIFICO
Los objetivos específicos parten de un objetivo general, el cual es el que nos indica la dirección de
nuestra investigación o hacia donde queremos dirigir nuestro proyecto, sin embargo, debemos ser
más “específicos” acerca de cómo lograremos alcanzar los resultados propuestos, es aquí donde
entra el tema que nos corresponde el día de hoy, ya que, para poder determinar los objetivos
específicos debemos analizar qué resultado queremos obtener en cada fase y como
conjuntaremos todo esto para alcanzar las metas deseadas.
 Conocer los pasos para lograr una buena redacción y que el texto tenga coherencia.
 Tener en cuenta la importancia de las diferentes funciones del teclado.
 Reconocer la importancia en el uso de los signos de puntuación.
 Utilizar la correcta ergonomía al momento de usar las diferentes herramientas de
trabajo.
 Simplificar los procedimientos para el desarrollo de los documentos.
 Brindar el diseño normalizado de los documentos.
 Describir los documentos para facilitar la gestión de los procesos administrativos tales
como la comunicación interna y externa.

Teléfono:01-800-0410203
 Dominar el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de
documentos de todo tipo.
LA REDACCION
Por redacción se entiende a todo aquel elemento escrito que haya sido redactado y realizado por
una persona. La redacción puede darse de muchas diferentes maneras y con muchos diferentes
estilos dependiendo del tipo de información que se quiera describir, del momento, del espacio, del
público y de muchas otras cosas. El acto de redactar es, en otras palabras, poner por escrito algo
que se vivió. Solo es posible hablar de redacción desde el momento en que se desarrolló la
escritura.
En efecto, las sociedades primitivas carecían de la palabra escrita como medio de comunicación.
Además, en muchos pueblos que la desarrollaron, no necesariamente puede hablarse de redacción
cuando estos comunicaron sus ideas mediante signos gráficos. En efecto, la redacción en general
se vincula con la capacidad de comunicarse a un nivel escrito que puede ser un reflejo del habla.
En algunas sociedades primitivas esta condición estaba ausente por el hecho de que su escritura
era de índole jeroglífica. No obstante, una vez hecha esta salvedad, y dejando presente la duda de
si estas comunidades hacían uso de un proceso de redacción, lo cierto es que este tipo de proceder
no podría existir sin un desarrollo de la escritura y de un conjunto de técnicas asociadas. Incluso
cuando estas fueron desarrolladas, es difícil señalar que el proceso de elaborar textos fuese común
y corriente y que la mayoría de la población pudiese llevarlo a cabo. En efecto, las comunidades
primitivas eran fundamentalmente orales, circunstancia que se extendió prácticamente hasta la
Edad Media.
A la hora de redactar un texto, lo primero que es necesario comprender es que este constituye un
discurso que debe reflejar una unidad y esto implica que tenga conexiones entre sí. Así, por ejemplo,
una técnica harto difundida es el hecho de dar un panorama global de lo que se quiere decir o de
lo que se quiere desarrollar y luego proceder en esta tarea punto por punto, separando as ideas
principales en párrafos y expandiendo a partir de allí ideas secundarias. Finalmente, los últimos
párrafos se esperan a modo de conclusión que haga un redondeo de las ideas vertidas.

Teléfono:01-800-0410203
FUNDAMENTOS DE REDACCIÓN
Existen 3 fundamentos de redacción básicos:
 Corrección
 Adaptación
 Eficacia
La corrección asegura que un texto esté preparado para dar a entender su objetivo principal.
Procura que al finalizar esté correctamente escrito para la comprensión del lector; existen 4 tipos
de corrección:
1. Ortográfica: Corrige errores de escritura, errores de dedo, falta de palabras o letras, procura
correcta escritura de la palabra y corrige puntuación.
2. Morfológica: Corrige todo lo que tiene que ver con accidentes gramaticales (el tiempo, el
número y el género).
3. Corrección sintáctica: Corrige la coherencia del texto y se asegura que el lector comprenda
el escrito según la intención del redactor. Tiene que ver con la coherencia.
4. Corrección léxico-semántica: Procura que las palabras utilizadas en el texto concuerden con
el tema, la intención u objetivo de escritura.
La adaptación procura que el texto sea adecuado para el público según el medio de comunicación
a utilizar. El objetivo de redacción dependerá del nivel socioeconómico, edad y cultura de dichos
públicos seleccionados.
La eficacia se asegura de que el texto funcione, cumpla su propósito y en el caso de la redacción
publicitaria: que venda. Este último elemento es el más importante en la redacción puesto que si el
texto no es eficaz no cumplirá su cometido.
REDACCIÓN DE TEXTOS, TIPOS Y CARACTERÍSTICAS
Redacción de Textos
Redactar: expresar por escrito pensamientos, sentimientos, conocimientos, que previamente se
han organizado racionalmente.
Texto: cualquier tipo de escrito, desde una novela monumental a una simple tarjeta con un saludo.

Teléfono:01-800-0410203
En un sentido restringido, una redacción es un texto corto sobre un tema cualquiera y se utiliza
mucho, por ejemplo, en la profesión periodística, donde esos textos suelen ser noticias breves,
crónicas, artículos, columnas de opinión, etc. Los medios de comunicación suelen tener “manuales
de estilo” para sus redactores, como guías de redacción de textos.
Pero también se emplean expresiones como “redacción escolar”, “redacción
académica”, “redacción comercial” o “redacción literaria”. Por tanto, ya vemos que la
redacción es un concepto general que incluye casi cualquier tipo de escritura o de texto.
TIPOS DE REDACCIÓN DE TEXTOS
Redacción informal
La que hacen los particulares en relación a sus amistades, contactos, familiares o incluso a sí
mismos en forma de diarios. La redacción de cartas estaría integrada aquí, aunque abajo la
desglosamos un poco más extensamente, ya que también hay que contar con la redacción de cartas
comerciales.
Redacción académica
La utilizada por los científicos o académicos en sus distintas áreas e incluso por los estudiantes en
un grado avanzado. Se caracteriza por el rigor y por una estructura muy elaborada, incluyendo citas
y sus fuentes. Ejemplo de ellos serían las tesinas, las monografías, las tesis doctorales, entre otras.
Redacción técnica
Es la propia de los ámbitos técnicos o científicos en cada campo. Se utiliza de forma habitual el
lenguaje o jerga técnica propia de la disciplina considerada, ya sea ingeniería, arquitectura, física
nuclear o sociología, entre una variedad amplísima, como es lógico.
Redacción de cartas
Hay dos grandes apartados, la del intercambio comunicativo entre amigos o familiares, en cuyo
caso es bastante libre en su expresión, o bien la llamada redacción de cartas comerciales, en la
que hay una estructura que más o menos puede reflejarse así:

Teléfono:01-800-0410203
 Fecha: usualmente, la fecha actual.
 Encabezado: a quién va dirigida.
 Saludo: al receptor de la misma.
 Introducción: sobre el tema a tratar o precedentes del mismo.
 Cuerpo: el contenido concreto a desarrollar.
 Despedida: de cortesía.
 Firma: del emisor.
Redacción periodística
La utilizada por los medios de comunicación con relación a sus lectores, oyentes, espectadores,
etc. Depende de los temas a tratar, deportivos, culturales, académicos, políticos, sobre sucesos o
acontecimientos, etc. Suele tener una “línea editorial”, es decir, recibe la influencia directa de los
que dirigen el medio.
Redacción administrativa
Está directamente relacionada con el mundo empresarial y consiste en la elaboración de todo tipo
de documentos empleados en la empresa, tanto internamente como en la relación con otras
empresas o con las administraciones reguladoras, ya sean ayuntamientos, corporaciones
regionales o estatales. La redacción de cartas comerciales estaría integrada (lógicamente) en este
apartado más amplio.
Redacción literaria
Tiene una vocación artística y se expresa mediante relatos, cuentos, novelas, poemas, obras de
ensayo, libretos para el teatro o guiones de cine. También entran en este apartado memorias,
autobiografías, etc. Es más libre que los tipos de redacción anteriormente considerados, pero debe
mantener una coherencia interna que se dicta por una serie de normas estilísticas que veremos en
otros artículos.
Redacción publicitaria
Tiene una finalidad vendedora respecto a un determinado producto. Se basa en eslóganes o textos
muy cortos de probada eficacia en relación al receptor del mensaje. Se basa en cierta psicología
de masas.

Teléfono:01-800-0410203
Redacción digital
La que se lleva a término mediante los modernos sistemas de comunicación digital, ya sean páginas
web, teléfonos móviles, plataformas de redes sociales, etc.
TECLADO
es un dispositivo o periférico de entrada, en parte inspirado en el teclado de las máquinas de
escribir, que utiliza una disposición de botones o teclas, para que actúen
como palancas mecánicas o interruptores electrónicos que envían información a la computadora.
Al manipular un teclado, las manos adoptan una posición forzada hacia afuera. Los movimientos
rápidos y repetitivos pueden provocar tendinitis, o cualquier lesión asociada a dichos
sobreesfuerzos, especialmente si la estación de trabajo no está organizada
PARA QUE SIRVE
Para introducir datos, por eso decimos que es un periférico de entrada, y los datos que podemos
introducir son las letras, los numéricos y los caracteres (símbolos como la arroba o la coma) para
escribir con el ordenador.
Además, los teclados más avanzados llevan otras teclas que pueden realizar otras funciones.
CARACTERISTICAS
 Que sea mate y de colores claros. Para evitar reflejos.
 Independiente de la pantalla del ordenador. Es decir, móvil, que permita adoptar una postura
cómoda que no provoque cansancio.

Teléfono:01-800-0410203
 Regulable en cuanto a inclinación. En un intervalo de 10º a 15º, con el fin de evitar movimientos
forzados de las articulaciones, que pueden derivar en lesiones. Se recomienda que la línea
media del teclado (tercera fila), no se levante más de tres centímetros de la superficie de trabajo.
 Estable durante su uso.
 Los símbolos de las teclas deben resaltar y ser legibles desde la posición normal de trabajo.
 Teclas cóncavas. Es mejor este tipo de superficie, ya que facilita su utilización.
 Separación suficiente entre las distintas partes del teclado.
 Suave en su manipulación. Que no requiera ejercer una presión grande sobre las teclas que se
pulsan.
 Que no provoque ningún ruido. Sin embargo, al accionarse debe dar una señal táctil, acústica o
visual.
TIPOS DE TECLADOS
- teclado ergonómico
- Teclado multimedia
- teclados inalámbricos
- Teclados flexibles
ERGONOMIA
Las herramientas, las máquinas, el equipo y los lugares de trabajo se diseñan a menudo sin tener
demasiado en cuenta el hecho de que las personas tienen distintas alturas, formas, tallas y
fuerza. Es importante considerar éstas diferencias para proteger la salud y la comodidad de los
trabajadores, de lo contrario éstos se verán obligados a adaptarse a condiciones laborales
deficientes, es por ello que existe la ergonomía.

Teléfono:01-800-0410203
La ergonomía es el estudio de datos biológicos y tecnológicos aplicados a problemas de
mutua adaptación entre el hombre y la máquina. Deriva de 2 voces griegas: ergo–trabajo y
nomos–ley. El objeto de estudio es dicho sistema (hombre-máquina) con la finalidad de mejorar la
eficiencia, la eficacia, seguridad, confort y bienestar del trabajador.
Tiene una doble aplicación: 1- como base para adaptar las personas al trabajo (a través de
selección, adiestramiento, etc.) 2- como base para adaptar las situaciones de trabajo a la
capacidad y limitación de las personas. Este último enfoque es el de mayor auge y es el que más
tendremos en cuenta en este blog.
SIGNOS DE PUNTUACION
Los signos de puntuación son los signos auxiliares que se usan para señalar la entonación y las
pausas en todo escrito. Ayudan a dar coherencia y facilitan la comprensión de un texto. Sirven,
además, para dar la entonación apropiada cuando leemos.
La puntuación varía según el estilo de escritura; sin embargo, las diferencias de estilo que se
puedan presentar no eximen a nadie de cumplir con ciertas normas mínimas y de evitar errores
generalmente considerados como inaceptables. De ahí la importancia de conocer y aplicar las
normas básicas de la puntuación.
No obstante, hay que advertir que más allá de cualquier norma establecida, los signos de
puntuación componen también la arquitectura del pensamiento escrito. En este sentido, y tal y como
sucede en poesía desde hace más de un siglo, no existen normas exactas para reglamentar el
correcto uso de los signos en las partituras, tanto narrativas como poéticas. En términos de
principios y parámetros, los signos de puntuación entrarían a formar parte de los parámetros del
lenguaje, y en consecuencia se sitúan en un proceso de constante evolución y son variables, por lo
tanto, pueden depender de otros factores.
Si la finalidad última es la comunicación, podría resultar paradójico encontrarnos con licencias
ortográficas que no respetan el modo convencional de escritura y que, sin embargo, expresan a la
perfección los conceptos y los ritmos internos, invisibles de otra manera.

Teléfono:01-800-0410203
Como ejemplo de variable «en el extremo» se situarían los cambios en las formas de escritura que
están imponiendo los nuevos medios de comunicación, chat, blog, SMS... que más que atacar a las
viejas estructuras del lenguaje realizan de él un uso específico, adecuado a la velocidad y otras
características del medio en cuestión; incluso cuando lo correcto es respetar el uso de los signos
de puntuación y evitar la degradación de la lengua española por modismos.
LA COMA
Es un signo de puntuación que señala una breve pausa dentro del enunciado. Se emplea para
separar los miembros de una enumeración o sucesión, ya sean palabras o frases, salvo los que
vengan precedidos por alguna de las conjunciones y, e, o, u o ni. Por ejemplo:
—María volvió a casa, hizo los deberes, cenó y se fue a la cama.
—Mi casa tiene muebles, mesas y cuatro camas.
También se utiliza para delimitar o aislar una aclaración o inciso (palabras u oraciones incidentales):
—Nacho, mi primo, acaba de conseguir su primer empleo.
Las locuciones conjuntivas o adverbiales, sea cual sea su posición, van precedidas y seguidas de
coma, tales como: en efecto, es decir, en fin, por consiguiente.
Indicar que una o varias palabras han sido suprimidas por razones gramaticales o de estilo
PUNTO Y COMA
El punto y coma (;) es un signo de puntuación; gramaticalmente, se utiliza para unir dos oraciones
relacionadas en una sola frase:
—María estaba apenada por el examen. + María tendrá que estudiar más. = María estaba apenada
por el examen; tendrá que estudiar más.

Teléfono:01-800-0410203
—Está lloviendo mucho. + No podemos ir caminando. = Está lloviendo mucho; no podemos ir
caminando.
También sirve para separar los elementos de una enumeración cuando se trata de expresiones que
incluyen comas:
—Había que estar en contacto con la naturaleza; dejar entrar el cielo, el mar y el viento; dormir
sobre tablones, sobre el suelo; sentarse en sillas medio rotas.
Además, se usa delante de las conjunciones o locuciones cómo, pero, más, aunque, sin embargo,
por tanto y por consiguiente cuando los períodos tienen cierta longitud:
—Creemos en la creatividad y la ruptura de los opresores cánones antiguos como medio de vida;
no obstante, somos conscientes de que es necesario mantener un mínimo de tradición en nuestros
trabajos.
DOS PUNTOS «:»
Este signo de puntuación (:) representa una pausa mayor que la de la coma y menor que la del
punto. Detiene el discurso para llamar la atención sobre lo que sigue, que siempre está en estrecha
relación con el texto precedente. Un uso importante y frecuente de este signo es introducir citas
textuales (uso que a veces se le atribuye incorrectamente a la coma).
Se emplean:
1.- En los saludos de las cartas y después de las palabras expone, suplica, declara, etc., de los
escritos oficiales.
Estimados Sres: Por la presente les informamos...
.- Antes de empezar una enumeración.
En la tienda había: naranjas, limones, plátanos y cocos.
3.- Antes de una cita textual.
Fue Descartes quien dijo: "Pienso, luego existo".

Teléfono:01-800-0410203
4.- En los diálogos, detrás de los verbos dijo, preguntó, contestó y sus sinónimos.
Entonces, el lobo preguntó: - ¿Dónde vas, Caperucita?
COMILLAS: SIMPLES «'» Y DOBLES «"»
Son signos de puntuación que se colocan al principio y al final de las frases, palabras escritas como
citas, ejemplos, de aquellas que se quiere destacar, ya sea por importancia que le dé el autor o por
su carácter irónico, vulgar o extranjero e impropio de la lengua que se está usando. A pesar de que
está verdaderamente extendido el uso de las comillas inglesas (“ ”) es preferible emplear antes las
angulares o españolas (« ») y reservar aquellas, y finalmente las simples (‘ ’), para cuando deban
entrecomillarse partes de un texto ya entrecomillado
. Se utilizan, por ejemplo:
Para citar textualmente algo: p. ej., «Me dijo que “supuestamente llegaría hoy”».
Para señalar palabras usadas en un sentido distinto del normal, con el fin de indicar que se han
seleccionado intencionalmente y no por error.
Para indicar la intención irónica o sarcástica del empleo de una palabra.
Para indicar algo sobre una palabra o expresión.
Para presentar el significado de una palabra o expresión.
Para destacar que una palabra o expresión es extranjera, se trata de un apodo o de un seudónimo.
PARÉNTESIS « ( )», CORCHETES « [ ]» Y LLAVES « { }»
Se usan en pares para separar o intercalar un texto dentro de otro o para hacer una aclaración. Los
distintos tipos son:

Teléfono:01-800-0410203
Los paréntesis propiamente dichos: ( )
Los corchetes: [ ]
Las llaves: { }
Para distinguir ambos paréntesis se usa decir:
Paréntesis que abre o paréntesis izquierdo al símbolo (.
Paréntesis que cierra o paréntesis derecho al símbolo).
Igual que las comillas, cuando se han de emplear varias veces en un mismo fragmento se utilizan
de la siguiente manera: (…[…{…}…]…)
Se emplea:
1.- Para encerrar oraciones o frases aclaratorias que estén desligadas del sentido de la oración en
la que se insertan.
En mi país (no lo digo sin cierta melancolía) encontraba amigos sin buscarlos...
2.- Para encerrar aclaraciones, como fechas, lugares, etc.
La O.N.U. (Organización de Naciones Unidas) es una
SIGNOS DE INTERROGACIÓN «¿» Y «?»
Es un signo de puntuación que denota una pregunta. Su origen se encuentra en el latín.
La palabra «cuestión» viene del latín quesito, o 'pregunta', abreviado como «Qo». Esta abreviación
se transformó en el signo de interrogación.

Teléfono:01-800-0410203
SIGNOS DE EXCLAMACIÓN «¡» Y «!»
se utilizan para señalar el carácter exclamativo de una oración. Se escriben para empezar y finalizar
una oración exclamativa, exhortativa o imperativa. También van entre signos de exclamación las
interjecciones:
— ¡Siéntate!
— ¡Qué linda eres!
— ¡Cuidado con el perro!
— ¡Pero qué buena idea!
— ¡Genial!
PUNTOS SUSPENSIVOS «...»
Los puntos suspensivos (…) son tres puntos sin espacios entre ellos, son un único signo de
puntuación que se utiliza al final de una palabra, frase u oración en lugar del punto u otro signo. Se
utilizan para dejar en duda, continuación o en suspenso una acción y son alineados horizontalmente
al nivel de la línea base de escritura.
Se emplean:
1.- Cuando dejamos el sentido de la frase en suspenso, sin terminar, con la finalidad de expresar
matices de duda, temor, ironía. Quizás yo... podría...
2.- Cuando se interrumpe lo que se está diciendo porque ya se sabe su continuación, sobre todo,
en refranes, dichos populares, etc. Quien mal anda,...; No por mucho madrugar...; Perro ladrador...
3.- Cuando al reproducir un texto, se suprime algún fragmento innecesario. En tal caso, los puntos
suspensivos se suelen incluir entre corchetes [...] o paréntesis (...).

Teléfono:01-800-0410203
GUION «-»
El guion (-), de menor longitud que la raya, tiene tres usos principales. Se utiliza como signo para
unir palabras, muestra la división de palabras al final de una línea, y se usa en obras
como diccionarios para marcar la separación entre las sílabas que componen las palabras
RAYA «—»
La raya (—), que no debe confundirse con el guion bajo (_) —especialmente en contextos
informáticos— ni con el guion (-) —el cual es más corto— ya que tienen usos y significados muy
diferentes, se usa para introducir un inciso dentro de un período más extenso y para señalar en los
diálogos la intervención de cada locutor y los comentarios e incisos del narrador. Se escriben dos,
una para abrir y otra para cerrar, excepto cuando el diálogo no prosigue, que es recomendable
suprimir la última y sustituirla por el obligatorio punto; además, se escriben separadas del resto de
la frase con un espacio, y pegadas al propio inciso. En el caso de los incisos puede sustituir a la
coma para mayor aislamiento de los mismos y también a los paréntesis, pero para expresar uno
menor
Se emplea:
1.- Para señalar cada una de las intervenciones de los personajes en un diálogo.
-Hola, ¿cómo estás? -Yo, bien, ¿y tú?
2.- Para limitar las aclaraciones que el narrador inserta en el diálogo.
-¡Ven aquí -muy irritado- y enséñame eso!

Teléfono:01-800-0410203
CERTIFICADOS
La palabra certificado es originaria específicamente del participio “certificar”, que
significa carta a paquete que confirma una autenticidad o certeza. Este es un documento que
confirma o niego algo en particular puede ser que una persona ha pasado un nivel y ha
realizado con éxito las exigencias prescritas por un ente en particular.
Que es un documento ya sea público o privado de carácter obligatorio (documento) comprueba la
veracidad de un hecho.
CERTIFICADO
El certificado es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho. En el proceso
de solicitud de un puesto de trabajo, en especial si se trata de una institución oficial, los certificados son
fundamentales para demostrar la formación y la experiencia. Es un tipo de texto que se produce normalmente a
instancias de quien lo recibe, y por una persona con autoridad suficiente dentro de la institución para establecer
que se ha cumplido con lo afirmado en el documento.
PARTES
- Nombre de la empresa
- Referencia
- Fecha
- Cargo del emisor
- Identificación certifica que
- Cuerpo o texto
- Firmas
- Datos del transcriptor

Teléfono:01-800-0410203
EJEMPLO DE CERTIFICADO
COCACOLA SA.
2010
MEDELLIN 20 DE ENERO DEL 2017
EL SUPERVISOR DE PLANTA.
CERTIFICA
Que la señoramaría JiménezPérezidentificadaconcc 1017218956 expedidaenlaciudadde Medellín (Antioquia) se
encuentra actualmente ejerciendo el cargo de supervisor de planta con las siguientes funciones: monitorizar el
rendimientode lostrabajadoresde lafábrica,determinarlosrequisitosde laproducción(comocalidadycantidadde
la producción, coste, tiempo y requisitos de mano de obra, evaluar los presupuestos de producción actuales y
rendimientos y hacer cumplir las normas sobre seguridad y limpieza. Se encuentra laborando en nuestra empresa
desde la fecha 10 de febrero del 2015 hasta la fecha.
Se expide a interés de servicio nacional de aprendizaje SENA
JEFE DE RECURSOS HUMANOS

Teléfono:01-800-0410203
CONSTANCIA
La constancia es un documento en el que se hace constar un hecho, en ocasiones de
modo autentico o fehaciente.
PARTES
- Nombre de la empresa
- Referencia
- Fecha
- Cargo del emisor
- Identificación certifica que
- Cuerpo o texto
- Firmas
- Datos del transcriptor

Teléfono:01-800-0410203
EJEMPLO DE CONSTANCIA OFICIAL
COCACOLA SA.
2010
CERTIFICA
encuentraactualmente ejerciendoel cargode supervisorde plata en nuestra empresa desde la fecha 10 de febrero
del 2015 hasta la fecha.
Se expide a interés de servicio nacional de aprendizaje SENAMANUELA LONDOÑO CARDONA

Teléfono:01-800-0410203
EJEMPLO DE CERTIFICADO OFICIAL
COCACOLA SA.
2010
CERTIFICA
encuentra actualmente ejerciendo el cargo de supervisor de planta con las siguientes funciones: monitorizar el
rendimientode lostrabajadoresde lafábrica,determinarlosrequisitosde laproducción(comocalidadycantidadde
la producción, coste, tiempo y requisitos de mano de obra, evaluar los presupuestos de producción actuales y
rendimientos y hacer cumplir las normas sobre seguridad y limpieza. Se encuentra laborando en nuestra empresa
desde la fecha 10 de febrero del 2015 hasta la fecha.
Se expide a interés de servicio nacional de aprendizaje SENA

Teléfono:01-800-0410203
NOTA INTERNA
Es un documento de carácter informático el cual se envía a una persona interesada con el
fin de obtener una información devuelta a si como una netamente informal.
ESTRUCTURA
- Se escribe nota interna
- Numero de referencia
- Recuadro (fecha/día/mes/año)
- De:
- Para:
- Asunto
LADO IZQUIERO DEL RECUADRO
- urgente (si lo es) x
- copia (si la requiere) x
- contiene anexos x
- ninguno (cuando ninguno de los anteriores se cumple)
- observación
- texto o cuerpo
- Firma cargo de la persona (lado inferior izquierdo)
- Datos del que recibe (lado inferior derecho)
- Fecha y hora (lado inferior derecho)

Teléfono:01-800-0410203
CARTA
Escrito que una persona dirige a otra para darle noticias; generalmente se envía por correo
encerrado en un sobre.
 Hay un receptor (destinatario) y un emisor (remitente).
 Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud.
 Posee una actitud cortés y amable.
 Busca impresionar positivamente al destinatario.
 Busca una reacción favorable a los intereses del remitente
 Busca dar información completa.
PARTES DE UNA CARTA
- Fecha y lugar
- Nombre
- dirección a quien va dirigida
- fecha del día y lugar al que se dirige.
- Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.
- Cuerpo: del asunto, con los temas determinados.
- Despedida: cortesía con la que se da término a la carta

Teléfono:01-800-0410203
ESTRUCTURA DE UNA CARTA
1 de 3
Medellín28 de noviembrede 2016
SeñorSantiagorico
Ingeniero
Cordial saludo
Muy cordialmente me dirijoaustedconel finde que lapresente manuelaLondoñoCardonanopudoasistiraclases
el día 27 de noviembre porel motivode que se encontrabaunpocomal de salud
Agradecemossuatenciónprestada
Administradorade empresa

Teléfono:01-800-0410203
MEMORANDO
El memorando es un documento que se utiliza en el interior de las empresas para establecer un
vehículo de comunicación entre distintos departamentos o sectores de la misma. Tiene una
estructura definida, con una serie de pautas que caben cumplimentarse y tiene como fin dar a
conocer distintas disposiciones, normas o circunstancias de importancia que los empleados deben
tener en cuenta para el correcto desempeño laboral. De esta manera, un memorando se inscribe
como un documento de tipo administrativo, es decir, un testimonio material de las actividades
internas que una entidad de estas características tiene. No obstante, es importante señalar que
este tipo de término también se utiliza en ocasiones para referirse a intercambios de información
entre organismos del estado o incluso entre estados mismos.
PARA QUE SIRVE UN MEMORANDO
Un memorando es un escrito que tiene la función de recordarle algo a otra persona. La mejor
forma de saber para qué sirve un memorando es conociendo las aplicaciones que tiene.
PARTES DE UN MEMORANDO
- Lugar y fecha.
- Código.
- Destinatario.
- Asunto.
- Cuerpo.
- Despedida.
- Firma.
- "Con copia".
- Pie de página.

Teléfono:01-800-0410203
ESTRUCTURA DE UN MEMORANDO
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
MEMORANDO
CÓDIGO: 108991
FECHA: MEDELLÍN 05 de diciembre de 2016
PARA: MANUELA LONDOÑO CARDONA
DE: GESTIÓN HUMANA
ASUNTO: LLAMADO DEATENCION REITERATIVO
De manera adecuada me permite felicitarlo por su gran desempeño en su labor, fue de gran
importancia y ayúdala manera como reacciono ante la emergencia presentada en el día anterior.
Muchas gracias y felicitaciones
Cordialmente
Yohana Giraldo Gaviria
Directora general
Anexo: copia a la hoja de vida

Teléfono:01-800-0410203
CIRCULAR
Una circular es un comunicado que tiene la función de informar a personas de un círculo o
lugar determinado. Su uso se puede aplicar a casi cualquier asociación, pero es en sentido
directo usado en asociaciones empresas, gobiernos, escuelas. Son textos breves que
informan en términos generales eventos, circunstancias o hechos, en fin, comunicados que
se deben de tomar en consideración. Las circulares son una de las mejores herramientas
para comunicar noticia.
PARTES DE UNA CIRCULAR
- logo
- información general de la organización
- formato fecha
- Contenido
- Firmas
FUNCION DE UNA CIRCULAR
- Sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que transmite es específico y de
interés general para todos sus destinatarios
- POR EJEMPLO:
- Cambios de horario.
- Rotación de jefes.
- Nombramiento de comisión reorganizadora.
- Ascensos del personal.
- Aplicación de encuesta.
- Acuerdos y decisiones del directorio

Teléfono:01-800-0410203
ESTRUCTURA DE UNA CIRCULAR
MEDELLIN 05 de diciembre del 2016
CIRCULAR N° 108991
Se lesinformaa todaslas guarderíasdel área metropolitanasalenaunrecesodurante el mesde diciembre hastael
mesde eneropor el cual se hará un mantenimientoenlasinstalaciones.
Destinatarios:alosinteresados
Gracias por su atenciónbrindada
ManuelaLondoñoCardona
Gerente del bienestar familiar

Teléfono:01-800-0410203
QUE ES UN BOLETIN
Boletín Informativo debido a que cumplen con una finalidad de hacer llegar cierto tipo de
información a un público en particular, un boletín informativo es una publicación que generalmente
viene dada en forma de folleto, las personas que tienen acceso a ellos es porque se encuentran
suscritos en algún programa que brinda este tipo de publicidad en donde se promocionan las
distintas cosas que ofrecen, los cuales pueden ser artículos o servicios que sean de su interés, los
boletines son muy comunes en lugares como clubes, organizaciones sociales y organizaciones de
negocios como compañías o empresas donde la información que desean divulgar no va dirigida
únicamente a sus miembros o empleados, sino también a los clientes potenciales que desean
atraer por medio de ellos.
Los boletines se distribuyen de forma regular, y su estructura no está cien por ciento definida, todo
depende de quien lo elabora. No existen únicamente dados en forma física también existe los
boletines electrónicos que gracias al auge de la tecnología es como vienen dados ahora
mayormente. El modo en que se distribuyen es a través del correo electrónico o email, y es
debido a que es una herramienta muy útil para que las empresas puedan enviar sus promociones,
además de poder comunicarse con sus usuarios de una forma más rápida y efectiva, los
estrategas publicistas también lo denominan email marketing, debido a que no es más que otra
forma de publicidad para sus productos.
Para las mercadologías se ha convertido en un medio ideal para realizar sus publicidades debido
a que pueden realizar el envío de los emails diariamente y de forma masiva hacia una
innumerable cantidad de direcciones webs, en donde tienen la esperanza de llegar a la mayor
cantidad posible de usuarios. Los boletines electrónicos mayormente tratan tópicos como
invitaciones a eventos, encuestas, promociones, noticias, publicidad y promociones de bienes o
servicios, cobranzas, entre otros.
Las razones por las cuales se ha convertido en un método ideal de publicidad son en primer lugar
porque tienen un bajo costo podría decirse que nulo, lo más que se invierte es la dedicación
humana a la redacción y envío de los mismos y el consumidor tiene confianza en la relación que
se establece, debido a que se establece un contacto directo (no como es el caso de las redes
sociales).

Teléfono:01-800-0410203
CARACTERISTICAS DE UN EXCELENTE BOLETÍN
Comparte información y educación de calidad
Está hecho para el bien del vector
Promueve interacción en la comunidad
1. Un excelente boletín comparte información y educación de caridad.
¿Por qué querría y yo inscribirme para recibir tus correos si puedo obtener toda la información
directamente de tu página? Un excelente boletín va a ofrecer contenido de calidad y/o
oportunidades que no están disponibles en la página.
2. Un excelente boletín es bueno para lector.
Como lector yo me estoy cuidando a mí mismo. Yo quiero saber que cualquier contenido que llega
a mi bandeja de entrada va a beneficiarme en alguna forma. Un excelente boletín mantiene las
necesidades y deseos del lector como probidad. Un excelente boletín está comprometido a no
llenar de información innecesaria el correo del lector o perder el tiempo del lector y está
comprometido a proveer cosas que serán de interés o beneficio al lector.
3. Un excelente boletín promueve interacción en la comunidad
A las personas les encanta sentir que están conectadas. Ellos quieren sentir que son parte de
algo más grande que ellos mismos, algo importante. Cuando un boletín promueve comunicación e
interacción en la comunidad (real o virtual) es aceptado por los lectores y termina dando mejores
resultados para tu negocio. Pat Flynn es uno de los mejores ejemplos que yo conozco de alguien
que construye una comunidad al promover interacción entre personas a través de sus boletines.
Él no solamente es bueno en lo que hace, también se interesa por sus lectores y acepta
interacción en su comunidad al mismo tiempo que les sirve bien. Aquí tienes algunos excelentes
recursos sobre crear un buen boletín.

Teléfono:01-800-0410203

Teléfono:01-800-0410203
DOCUMENTOS MISIONALES
Es un documento donde se plantean los objetivos de la institución.
PR04: Diseño y Desarrollo Curricular: Objetivos del proceso: proporcionar los programas de
formación profesional integral, acordes con las necesidades del sector productivo y la sociedad
comprende desde la elaboración del plan de actividades del equipo de diseño curricular, hasta el
seguimiento al proceso e implementación de acciones correctivas y preventivas.
PR05: Gestión y Alistamiento de la FPI: Objetivos del proceso: garantizar la disponibilidad de los
recursos necesarios, para el desarrollo de las acciones de formación de acuerdo con las metas
establecidas, del plan operativo del centro.
PR06: Ejecución y Seguimiento de la FPI: Objetivo del proceso: desarrollar acciones de
Formación Profesional Integral que respondan a las necesidades y expectativas de los clientes,
con criterios de pertenencia, eficiencia y calidad.
PR13: Normalización de Competencias Laborales: Objetivo del proceso: elaborar y verificar
normas de competencia laboral a través de los equipos técnicos que conforman la mesa sectorial
en el ámbito del Sistema Nacional de formación para el trabajo.
PR14: Emprendimiento: Objetivos del proceso: fomentar la cultura del emprendimiento a través de
actividades de capacitación y asesoría que contribuyan al crecimiento productivo del país por
medio de la creación de empresas competitivas y sostenibles en el ámbito actual.

Teléfono:01-800-0410203
¿QUIÉN PUEDE FIRMAR EL CONTRATO?
Es elemento esencial para la validez del contrato que las partes tengan capacidad legal para
contratar y que cumplan con la actitud jurídica para ejercer derechos y contraer obligaciones.
Pueden ser partes del contrato:
1. Los mayores de edad (18 años).
2. Los menores de 18 años legalmente emancipados.
3. Mayores de 16 y menores de 18 si tienen autorización de los padres o de quien los tenga a
su cargo (si viven de forma independiente, con el consentimiento expreso o tácito de sus padres o
tutores).
No pueden firmar un contrato los menores no emancipados ni los incapacitados.

Teléfono:01-800-0410203
CONTRATOS Y TIPOS DE CONTRATOS
CONTRATO A TÉRMINO INDEFINIDO
Como su nombre lo índica este tipo de contrato no tiene fecha de terminación establecida. El
empleado goza de todas las prestaciones sociales establecidas por la ley y tiene beneficios
adicionales como la opción de vinculación a cooperativas empresariales y ayudas especiales de
acuerdo con cada empresa; con posibilidad de optar por créditos y préstamos entre otros. Los
descuentos para este tipo de contrato son iguales a los de un contrato a término fijo, más
cualquier otra deducción autorizada por el empleado.
CONTRATO DE OBRA O LABOR
El contrato es por una labor específica y termina en el momento que la obra llegue a su fin. Este
tipo de vinculación es característica de trabajos de construcción y de universidades y colegios con
profesores de cátedra, que cumplen su labor una vez haya terminado el periodo académico. Este
contrato es igual en términos de beneficios y descuentos a los contratos indefinidos y definidos,
por ser un contrato laboral.
CONTRATO CIVIL POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS
Este tipo de contrato se celebra de manera bilateral entre una empresa y una persona (natural o
jurídica) especializada en alguna labor específica. La remuneración se acuerda entre las partes y
no genera relación laboral ni obliga a la organización a pagar prestaciones sociales. La duración
es igualmente en común acuerdo dependiendo del trabajo a realizar. El empleado recibe un
sueldo al cual se le descuenta únicamente por concepto de retención en la fuente.

Teléfono:01-800-0410203
CONTRATO DE APRENDIZAJE
Este tipo de contrato es una forma especial de vinculación a una empresa y está enfocada a la
formación de practicantes
PARTES DEL CONTRATO
PARTES DE UN CONTRATO ESCRITO
La libertad formal suele caracterizar casi todos los tipos de contratos aunque la mayoría siguen
modelos bastante parecidos con las siguientes partes:
1.- Título.-
Indica el tipo de contrato
2.- Cuerpo Sustantivo.-
Que identifica en las partes. Estas pueden ser, según el tipo de contrato, tanto personas físicas
como jurídicas. Consta de las siguientes partes: Lugar y fecha de contrato
Identificación de quienes van a suscribirlo.
Representaciones de los intervinientes indicando si suscriben el contrato en su propio nombre o
en representación de un tercero o sociedad
Identificación, si son aplicables, de los objetos y servicios objeto del contrato.
Identificación, si son aplicables, de otros elementos como ámbito geográfico.
3.- Exposición.-
Relacionan los hechos y antecedentes que pueden ser relevantes pero que carecen de valor
normativo.
También pueden incluir cláusulas que establezcan el significado de determinados conceptos para
el contrato en cuestión.

Teléfono:01-800-0410203
4.- Cuerpo Normativo.-
Pactos o acuerdos objeto del contrato. Son las cláusulas normativas.
5.- Cierre.-
Fórmula de cierre donde se indica la forma de realizar el acuerdo.
6.- Anexos.-
Desarrollan algunos aspectos complejos del contrato para simplificar su lectura.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se
asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se
considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad,
su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe
hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.
DEFINICION DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Listado de SERIES con sus correspondientes TIPOS DOCUMENTALES, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del CICLO VITAL de los documentos
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Facilitan el manejo de la información. Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente Facilitan el control y acceso
a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados. Garantizan la selección
y conservación de los documentos que tienen carácter permanente. Regulan las transferencias
documentales en las diferentes fases de archivo. Sirven de apoyo para racionalizar los procesos
administrativos.

Teléfono:01-800-0410203
PASOS METODOLOGICOS PARA ELABORACION DE T R D
1 Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.
2. Analisis De La información Recolectada
3. Elaboracion y representación de las tablas de retención.
•Elaboración de propuesta de TRD (series y subseries documentales que tramita y administra cada
dependencia)
• Acompañadas de Introducción y anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren
comprensión y aplicación.
Reglamento General de Archivos, Art. 19:
Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo
correspondiente, como un grupo encargado de definir las políticas, los programas de trabajo y de
la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Registro de información producida o recibidapor una persona o entidad en razón de sus actividades
o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y
debe ser objeto de conservación.
ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN
Paso 1
CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
• DOCUMENTOS DE ARCHIVO
• DOCUMENTOS DE APOYO

Teléfono:01-800-0410203
PASO 2 Elaboración de Separadores
Elaborar los separadores para cada una de las series y subseries de tal manera que permita
visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación.
Paso 3 Clasificación Documental Series y Subseries
• Identifique y agrupe en unidades documentales (asuntos) todos los tipos documentales
pertenecientes a la dependencia teniendo en cuenta las series y subseries.
PASO 4PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Ordene al interior de cada uno de las unidades documentales (asuntos) los diferentes tipos
documentales teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite y manteniendo la estructura
que tuvo durante el servicio activo.
Paso 5 Identificación de cada Unidad Documental (Asuntos)
Se debe identificar cada una de las unidades documentales así:
– Código de la Oficina
– Código de la Serie
– Código de la Subserie
– Nombre del Expediente
Tenga presente que dentro de cada carpeta se deben archivar máximo 200 folios. Si se requiere
más de una carpeta, proceda a abrir una nueva carpeta identificándola con la información señalada,
anexándole el número de orden de la carpeta.
Pasó 6: Ordenación
• Ordene cada uno de las unidades documentales (asuntos), pertenecientes a una serie o subserie,
utilizando un sistema que facilite la localización y recuperación de la información.
• Los sistemas pueden ser: Alfabético, Numérico, Cronológico, Geográfico entre otros (se pueden
combinar)

Teléfono:01-800-0410203
Pasó 7: Depuración
• Retirar de la Unidad Documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios
como:
• Duplicados
• Constancias
Pasó 8: Foliación
Foliar cada una de las series y subseries documentales, previendo para ello la numeración de los
folios en el extremo superior derecho, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible,
sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo hasta el más reciente al final de la
carpeta y así sucesivamente.
Pasó 9: Ubicación Física
• Ubique físicamente las carpetas que conforman cada una de las Series y Subseries documentales,
observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la Tabla de Retención
Documental
Pasó 10: Identificación de Archivadores
• Identifique alfanuméricamente cada uno de los archivadores, de tal forma que permita la
localización física de los expedientes
Paso11: Clasificación Documentos de Apoyo
• Una vez organizado el archivo de la dependencia aparecerán algunos documentos que no se
pueden ubicar dentro de las series y subseries, estos constituyen los documentos de apoyo que
son de carácter general sirven únicamente de soporte a la gestión de la dependencia, pero no son
documentos de archivo, por lo tanto no se transfieren al Archivo Central.
• Se organizan con base al Sistema de Clasificaciónde Documentos de Apoyo y después de cumplir
su función el Jefe de oficina apoyado por la secretaria o auxiliar, los destruye y elaboran acta
(Acuerdo 042 de 2002) ver micrositio del Archivo: www.politecnicojic.edu.co/archivo en Circulares
y Legislación Archivística.

Teléfono:01-800-0410203
PASO 12: ELABORACIÓN DE SEPARADORES Elaborar separadores para cada un de los asuntos
identificados en el paso anterior
Paso 13. Ubicación Física: Documentos de Apoyo
PASO 14. ELIMINACIÓN DOCUMENTOS DE APOYO
➢ Eliminar los documentos de apoyo cuando pierdan utilidad o vigencia
➢ Diligenciar Formato Eliminación en Archivo de Gestión.
Pasó 15: Inventario Documental
• Levante el inventario documental diligenciando para tal fin el Formato Único de Inventario
Documental siguiendo las instrucciones del Acuerdo 038 de 2002.
Estructura de Los Documentos
El documento posee una estructura formada por:
• Materia mediante la cual esa representación se hace perceptible: piedra, papel, pergamino.
• Medio que se adopta para fijar en esa materia la representación: signos gráficos...
• Contenido mismo del documento.
• Soporte: Materia mediante la
• Cual se hace perceptible el
• Contenido del documento: papel,
• Pergamino, plásticos
Caracteres Externos

Teléfono:01-800-0410203
• CINTA MAGNÉTICA: Unidad de almacenamiento de información, basada en puntos
magnetizados, con capacidad de almacenamiento de 180 millones de bytes. DISQUETE: Unidad
flexible de almacenamiento de información, es un medio magnético cuyo uso es recomendable para
el transporte de los datos, más que para almacenamiento. DISCO DURO: Memoria auxiliar y unidad
de almacenamiento principal, ofrece mayor confiabilidad para el almacenamiento de información.
Caracteres Internos
Son aquellos que son inherentes e inseparables de cada documento, que se encuentran siempre
sea cual sea la tradición documental, original y copias.
Entidad Productora: Es la
Persona o corporación que
Produjo el documento, ya sea
Pública o privada puede
Observarse en el membrete.
Orígenes funcionales: Razones por las que se han producido los documentos Indica el cargo o la
función administrativa, la acción, que ejecuta, una persona o Corporación en el desempeño de un
programa. (Firma y cargo del responsable).
Datación: La fecha y el lugar de Producción. Indica donde y cuando fueron producidos los
documentos
El contenido: Se refiere al asunto o
Tema que trata una unidad documental.
FOLIACION DE ARCHIVOS
Acto de enumerar los folios solo por su cara recta
Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos
los folios de cada unidad documental

Teléfono:01-800-0410203
FOLIO RECTO
Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solo a esta.
FOLIO VUELTO
Segunda cara de un folio y a la cual NO se le escribe número
FOLIO: Hoja
FOLIAR: Acción de numerar
Hojas
PAGINA: Cara de una hoja.
Lo escrito o impreso en una cara
PAGINAR: Acción de numerar páginas
OBJETIVOS
Permite ubicar y localizar de manera puntual un documento
Es requisito ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo de gestión al archivo central)
como secundarias (archivo central al archivo histórico).
La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso técnico de
reprografía (microfilmación o digitalización).
En SERIES DOCUMENTALES SIMPLES (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación
se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo
En SERIES DOCUMENTALES COMPLEJAS (contratos, historias laborales, investigaciones
disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera
continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta),
la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera.
Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.

Teléfono:01-800-0410203
En la Cara RECTA, escribir el número en la esquina superior derecha, en el mismo sentido del
texto.
NOTAS: características del documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos
que se consideren pertinentes
Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta se le
escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de NOTAS del instrumento de control o
de consulta las características del documento foliado: cantidad de documentos adheridos, título,
asunto y fecha de los mismos Para adherir documentos o fotografías a una hoja, debe utilizarse
pegante libre de ácido.
Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren se numerarán
como un solo folio. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar
constancia de título, año y número total de páginas. Si se opta por separar este material se hará la
correspondiente referencia cruzada.
SOBRES DE PROTECCIÒN
Se deja constancia en el área de NOTAS del instrumento de control o de consulta el contenido del
sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes.
En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros de
contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse
como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos, debe registrarse
en el área de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o páginas que
contiene.
En unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta foliación siempre
y cuando en una unidad de conservación no haya más de una, en caso contrario, cuando haya más
de una, deberá refoliarse toda la unidad de conservación
Los folios sueltos en blanco cuando cumplen una función de conservación como: aislamiento de
manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para
evitar migración de tintas por contacto, no se deben retirar, ni foliar.

Teléfono:01-800-0410203
DEPENDENCIA Y EJEMPLOS
Cuando algo o alguien están sometidos o supeditados por un poder más grande, surgen
situaciones de dependencia. Los individuos que, por diversas razones, no pueden valerse por sí
mismos, también desarrollan una dependencia contemplada dentro del mundo del Derecho. Es
importante tener en cuenta que quienes sufren una discapacidad o algún problema puntual que
los obliga a necesitar cuidados y ayuda externa para vivir tienen una mayor dependencia a la
asistencia humana, económica
EJEMPLO
Depende de otro para estar higienizado, alimentado y en buenas condiciones porque por sí mismo
no puede llevar adelante ninguna acción que requiera movimiento.
Se muestra como “Documental y dependencia” ofrecer visibilidad, diagnosis y reflexión sobre los
aspectos que, pese a constituirse como motores de la redacción de esta ley, es necesario
recordar para que no se olviden de puro sabido. Creemos haber dado con algunos títulos
imprescindibles, de esos que permanecen durante.
Años en la memoria: por la energía que transmiten o por el drama en que nos sumen, por el
acopio de enseñanza o por la lección moral que brindan.
ARTICULOS
ARTICULO 1: ACCESO A LOS DOCUMENTOS E INFORMACION
EJEMPLO DEPENDENCIA 100
SERIE 9
SUBSERIE 3
SERIE DOCUMENTAL: CUSTODIA DE ARCHIVOS RESERVADOS
SUBSERIE DOCUMENTAL: CONSULTA Y PRÉSTAMO DE ARCHIVOS RESERVADOS.
TIPO DE DOCUMENTO: PLAN DE TRABAJO, INFORME DE ACTIVIDADES, REFERENCIA
CRUZADA DE VIDEO, COMUNICACIÓN OFICIAL, PLANILLA DE REGISTRO FICHA DE
AFUERA.

Teléfono:01-800-0410203
ARTICULO 2 Y 3: EVALUACION DE SOPORTES Y RESTRICCION DE ORIGINALES.
DEPENDENCIA 100
SERIE 65
SERIE DOCUMENTAL: CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS RESERVADOS
TIPO DE DOCUMENTO: PLAN DE TRABAJO, INFORME DE ACTIVIDADES, REFERENCIA
CRUZADA DE VIDEO, COMUNICACIÓN OFICIAL.
ARTICULO 4: REPRODUCCION DE INFORMACION.
DEPENDENCIA 100
SERIE 26
SUBSERIE 1
SERIE DOCUMENTAL: INVENTARIOS
SUBSERIE DOCUMENTAL: INVENTARIO TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA.
TIPO DOCUMENTO: MEMORANDO, INVENTARIO DOCUMENTAL
ARTICULO 5: ALTERACIONES.
DEPENDENCIA 110
SERIE 28
SUBSERIE: 2
SERIE DOCUMENTAL: SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN – SIG
SUBSERIE DOCUMENTAL: INDICADORES DE GESTIÓN.
TIPO DE DOCUMENTO: COMUNICACIÓN OFICIAL, ACTA DE REUNIÓN, MATRIZ DE RIESGO.
ARTICULO 6 y 7: CONSULTA Y FUENTES BLIBLIOGRAFICAS PARA LA CONSERVACION DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL.
DEPENDENCIA 110

Teléfono:01-800-0410203
SERIE 28
SUBSERIE 7
SUBSERIE DOCUMENTAL: CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.
TIPO DE DOCUMENTO: LISTADO MAESTRO DE REGISTRO, LISTADO MAESTRO DE
DOCUMENTOS, SOLICITUD DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN Y SUPRESIÓN DE
FORMATOS, APROBACIÓN DE SOLICITUD Y REGISTRO.
ARTICULO 8: FACTORES DE DETERIORO.
DEPENDENCIA 110
SERIE 28
SUBSERIE 11
SUBSERIE DOCUMENTAL: GESTION INTEGRAL DE RESIDUOS SOLIDOS.
TIPO DE DOCUMENTO: INFORME, REGISTRO DE ASISTENCIA, BITÁCORA DE RESIDUOS
PELIGROSOS, BITÁCORA DE RESIDUOS RECICLABLES, CONTROL DE DISPOSICIÓN FINAL
DE RESIDUOS.

GUIA DE PRODUCCION DOCUMENTAL

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

La actualidad más candente (20)

Similar a GUIA DE PRODUCCION DOCUMENTAL

Similar a GUIA DE PRODUCCION DOCUMENTAL (20)

Último

Último (20)

GUIA DE PRODUCCION DOCUMENTAL