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1. Charla sobre gestión de archivos Material Informativo
Ayacucho, Noviembre del 2015 Página1 de 14
¿QUE SON LOS ARCHIVOS?
Los Archivos soncentrosde concentración de documentosy de información valiosa para el desarrollo
de las actividades y procedimientos funcionales y administrativos propios de una gestión, con la
influencia de nuevos esquemas y tratamiento documental se encuentran supeditados a un marco
normativo,procesal yconocimientosque permitendisponerde la información necesaria, suficiente y
utilitario para alcanzar los fines organizacionales.
Los archivospúblicostienencomopreceptofundamentalparasuconstitución la accesibilidad, en ello
se debe concebir que el acceso a la información orientada hacia el registro constituyéndose como
evidencia de decisiones y acciones a efectos de responsabilidad y memoria, constituidos en los
documentos de archivo. De esta forma velar porque la información del documento de archivo se
presente con:
 Autenticidad: El documento es auténtico cuando se puede probar: es decir probar que es lo
que afirma; identificando a la persona que lo ha creado o enviado; y que ha sido elaborado y
enviado en el momento que se afirma.
 Fiabilidad: El documento es fiable cuando el contenido puede ser considerado una
representación completa y precisa de las operaciones, actividades o hechos de los que da
testimonio.
 Integridad: esta característica del documento corresponde cuando está completo o es
inalterado. Es necesario que un documento esté protegido contra modificaciones no
autorizadas.
 Disponibilidad: Un documento disponible es aquel que puede ser localizado, recuperado,
presentado e interpretado. (RTA 2014:7) 1
NORMAS DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
Un paso importante para conocer si realmente existe desarrollo en la estructuración de nuestros
archivosesla presenciade unalegislación en nuestro país. Según Millar, L (2003: 1) El paso de acceso
a la legislaciónde informaciónen un país es a menudo visto como una señal de un cambio desde una
cultura de secretismo y ocultación hacia una cultura de apertura y transparencia. Las leyes de acceso
estándiseñadasparapromoverlarendiciónde cuentasylatransparenciaen el gobierno por ofrecer a
losciudadanosunderecholegalmente exigible paraobtenerinformacióncompleta y precisa sobre las
actividadesydecisionesde su gobierno.2
En el Perú existen distintos niveles de legislación y normas
que rigen los destinos y acciones en los archivos. Así tenemos:
1 Red de Transparenciay Acceso a la Información (2014). G02/D01/GDirectrices –Acceso a los documentos
públicos.Versión 1.0.Madrid.
2 MILLAR, L. (2003) The rightto information, the rightto records.The relationship between record keeping,
access to information,and government accountability [en línea]. Nueva Delhi: Commonwealth Human Rights
Initiative.[Consulta:15 diciembre2014].Disponibleen:
http://www.humanrightsinitiative.org/programs/ai/rti/articles/record_keeping_ai.pdf

2. Charla sobre gestión de archivos Material Informativo
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Art. 21º de la ConstituciónPolíticadel Perú
Los yacimientos y restos arqueológicos, construcciones, monumentos, lugares, documentos
bibliográficos y de archivo, objetos artísticos y testimonios de valor histórico, expresamente
declarados bienes culturales y provisionalmente los que se presumen como tales, son patrimonio
cultural de la Nación, independientemente de su condición de propiedad privada o pública. Están
protegidos por el Estado. La ley garantiza la propiedad de dicho patrimonio. Fomenta conforme a ley,
la participación privadaen la conservación,restauración,exhibición y difusión del mismo, así como su
restitución al país cuando hubiere sido ilegalmente trasladado fuera del territorio nacional.
Decreto Ley N° 19414 Defensa,Conservacióne Incremento del PatrimonioDocumental de la Nación.
Artículo 1º Declararse de utilidad pública la defensa, conservación e incremento del Patrimonio
Documental existente en el país y que por razón de su procedencia o de su interés constituye
Patrimonio Nacional que el Estado está obligado a proteger.
Artículo 2º.- El Patrimonio Documental de la Nación está constituido por la Documentación existente en
los archivos de todas las reparticiones y organismos del Sector Público Nacional ; en los archivos
históricos, notariales, eclesiásticos, parroquiales y de conventos, en los archivos particulares y en
general por el material documental, aun de origen privado, que sirve de fuente de información para
estudios históricosy de desarrollo cultural,social,económico,jurídico o religioso de la Nación. Para que
las cartas privadas, previa evaluación integren el Patrimonio Documental se requiere que haya
transcurrido cien años desde que fueron escritas.
Artículo 4º.- Los documentos y expedientes con más de 30 años de antigüedad existentes en los archivos
de las reparticiones y organismos del Sector Público Nacional, que se consignan en el artículo segundo,
serán transferidos al Archivo General dela Nación o a los Archivos Departamentales (hoy regionales) de
acuerdo a lo que señale el Reglamento
Artículo 10º.- Los Documentos Administrativos de los archivos de las reparticiones y organismos del
Sector Público Nacional,Cuya conservación sea innecesaria,podrán ser eliminadoso incinerados previo
inventario, evaluación y autorización del Archivo General de la Nación, con opinión favorable del
Concejo Técnico de Archivos.
Artículo 14º.- El archivo General de la Nación dictará normas parala buena clasificación, ordenamiento,
conservación y depuración de los archivosdelas reparticiones y organismos del Sector Público Nacional.
Decreto Supremo N° 022-75-ED Reglamento del Decreto Ley N° 19414
Artículo 1°- El Patrimonio Documental de la Nación está constituido: a. Documentos y expedientes
existentes en los archivosdelas reparticiones y organismos del Sector Público Nacional y en los Archivos
Históricos, notariales, eclesiásticos y parroquiales y, b. Documentos y expedientes existentes en los
archivos particulares y cualquier material documental de origen privado que sirva de fuente de
información para estudios históricosy sobreel desarrollo cultural,social, económico y jurídico del país.
Artículo 2°- Los documentos y expedientes referidos en el inc. a) del artículo anterior, integran el
Patrimonio Documental de la Nación sin necesidad de calificación expresa. Para que los documentos y
expedientes referidos en el inc. b) del artículo anterior integren el Patrimonio Documental de la Nación
se requiere que, previa evaluación, sean declarados parte integrante del mismo por el Archivo General
de la Nación, órgano de ejecución del Instituto Nacional de Cultura (hoy Ministerio de Cultura). Se
presume que estos documentos y expedientes integran el Patrimonio Documental de la Nación, cuando
tienen una antigüedad de cien años o más.

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El término "documento" se entiende en su acepción extensiva y comprende, entre otros, material
impreso, manuscrito, mecanografiado, gráfico, fotográfico, sonoro, fílmico y audiovisual.
Las colecciones constituyen un todo indivisible que no puede ser desmembrado ni dividido por derecho
hereditario, debiendo mantenerse como bien indiviso.
Artículo 5°- Las reparticiones y organismos del Sector Público Nacional que posean documentos y
expedientes integrantes del Patrimonio Documental de la Nación de una antigüedad mayor de treinta
años están obligados a transferirlos al Archivo General de la Nación o al Archivo Departamental
correspondiente de acuerdo al siguiente procedimiento: a. Dentro de los noventa días de vigencia del
presente Reglamento las reparticiones y organismos del Sector Público Nacional comunicarán al Archivo
General de la Nación la existencia deesos documentos y expedientes y adjuntarán información sumaria
sobre los mismos. b. El Archivo General de la Nación tomará las acciones pertinentes para verificar
dichos fondos documentales. c. Los documentos y expedientes de conservación, necesariamente serán
transferidos al Archivo en el término de treinta días contados a partir de la fecha en que sean requeridos
por éste: los demás podrán ser eliminados, previo el trámite establecido en el artículo 24 del presente
Reglamento.
Artículo 23°- En el término de noventa días contados a partir de la vigencia del presente Reglamento, las
reparticiones y organismos del Sector Público Nacional informarán al Archivo General dela Nación sobre
el sistema de ordenamiento y clasificación desus respectivos archivos.Asimismo,remitirán copia de las
disposiciones dictadas sobre clasificación, ordenamiento, conservación y depuración de los mismos.
Artículo 24°- Para la eliminación de documentos administrativos cuya conservación, de acuerdo al
artículo 10° del Decreto Ley N° 19414 se considere necesario se seguirá el siguiente procedimiento:
a. La repartición u organismo correspondiente solicitará al Archivo General de la Nación autorización
para eliminar los documentos que considere innecesarios. b. El Archivo designará a uno o más
funcionarios para que, junto con los que designe la repartición u organismo correspondiente,
inventaríen la documentación respectiva y emitan informe sobre la procedencia o improcedencia de la
solicitud. c. En el caso de informe favorable, el expediente pasará a dictamen del Consejo Técnico de
Archivos,a basedel cual el Director del Archivo General de la Nación emitirá resolución sobre el asunto.
d. La eliminación (…)3 de documentos integrantes del Patrimonio Documental se hará en presencia de
un funcionario designado por el Archivo General de la Nación o del Archivo Departamental
correspondiente.
Artículo 25°.- Las reparticiones y organismos del Sector Público Nacional en posesión de documentos o
expedientes con antigüedad menor de treinta años, que considere innecesarios pero que no deben ser
eliminados,podrán transferidosa repositorios que al efecto organizará el Archivo General de la Nación
en coordinación con esas reparticiones u organismos. Dichos repositorios se denominarán Archivos
Intermedios, dependerán del Archivo General de la Nación y estarán sujetos a sus disposiciones.
El artículo 230° del Código Penal TITULO VIII DELITOS CONTRA EL PATRIMONIO CULTURAL CAPITULO UNICO,
DELITOS CONTRA LOS BIENES CULTURALES,
3 El texto de la norma señala tambiénla incineración, peroel echoes un dañocontra el medio ambiente industria
Papelera para fabricar una tonelada de papel se cortan alrededor de 14 árboles puede con sumir hasta 4,000
millones de árboles al añoSe vierte hasta 950,000 toneladas métricas de organoclorados. 20,000 toneladas de
cloroformo. Constituye el 40% de la basura que se produce en el mundo. Se emiten a la atmósfera 100,000
toneladas métricas de bióxidode azufre El bióxidode azufre es uno de los principales responsables de la lluvia
ácida y se liberan alrededor de cinco kilos por tonelada de pasta producida.

4. Charla sobre gestión de archivos Material Informativo
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El que destruye, altera, extrae del país o comercializa, sin autorización, bienes culturales previamente
declarados como tales,distintos a los dela época prehispánica, o no los retorna al país de conformidad
con la autorización quele fue concedida,será reprimido con pena privativa de libertad no menor de dos
ni mayor de cinco años y con noventa a ciento ochenta días-multa.
El artículo 430° del Código Penal, TITULO XIX DELITOS CONTRA LA FE PUBLICA, CAPITULO I, FALSIFICACION DE
DOCUMENTOS EN GENERAL Sobre supresión, destrucción u ocultamiento de documentos dispone:
El que suprime, destruye u oculta un documento, en todo o en parte de modo que pueda resultar
perjuicio para otro, será reprimido con la pena señalada en los artículos 427° y 428°, según sea el caso.
La destrucción de documentos sin autorización del AGN queda comprendida en el referido artículo.En la
destrucción de documentos de los archivos públicos, siempre será afectada la sociedad en general y el
titular del documento en particular.
Ley N° 28296 Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación,
Artículo 2° Título Preliminar Se entiende por bien integrante del Patrimonio Cultural de la Nación toda
manifestación del quehacer humano material o inmaterial que por su importancia, valor y significado
paleontológico, arqueológico, arquitectónico, histórico, artístico, militar, social, antropológico,
tradicional,religioso,etnológico,científico,tecnológico o intelectual, sea expresamente declarado como
tal o sobre el que exista la presunción legal de serlo. Dichos bienes tienen la condición de propiedad
pública o privada con las limitaciones que establece la presente Ley.
Artículo 3º Título Preliminar Se presume que tienen la condición de bienes integrantes del Patrimonio
Cultural de la Nación, los bienes materiales o inmateriales, de la época prehispánica, virreinal y
republicana, independientemente de su condición de propiedad pública o privada, que tengan la
importancia, el valor y significado referidos en el artículo precedente y/o que se encuentren
comprendidos en los tratados y convenciones sobre la materia de los que el Perú sea parte. La
presunción legal queda sin efecto por declaración expresa de la autoridad competente, de oficio o a
solicitud de parte.
Artículo 7º Título Preliminar Organismos competentes del Estado El Instituto Nacional de Cultura, la
Biblioteca Nacional y el Archivo General de la Nación,están encargados de registrar, declarar y proteger
el Patrimonio Cultural de la Nación dentro de los ámbitos de su competencia.
Artículo 5º del capítulo II régimen de los bienes integrantes del patrimonio cultural de la nación.- Bienes
culturales no descubiertos, Los bienes culturales integrantes del Patrimonio Cultural de la Nación,
muebles o inmuebles no descubiertos, son de exclusiva propiedad del Estado. Aquellos que se
encuentren en propiedad privada, conservan tal condición, sujetándose a las limitaciones y medidas
señaladas en la presente Ley.
Artículo 28º.- Gobiernos Regionales En concordancia de las funciones y atribuciones establecidas en la
Ley Orgánica de Gobiernos Regionales, éstos prestarán asistencia y cooperación a los organismos
pertinentes para la ejecución deproyectos de investigación, restauración,conservación y difusión de los
bienes integrantes del Patrimonio Cultural de la Nación ubicados en su jurisdicción. Los organismos a
que se refiere el artículo 19ºde la presente Ley estarán encargados de la aprobación y supervisión delos
proyectos que se ejecuten con tal fin.
Artículo 29º.- Municipalidades.29.1 En concordancia con las competencias y funciones establecidas en
la Ley Orgánica deMunicipalidades,correspondea las municipalidades en sus respectivas jurisdicciones:
a) Cooperar con el Instituto Nacional deCultura, la Biblioteca Nacional y el Archivo General de la Nación
en la identificación, inventario, registro, investigación, protección, conservación, difusión y promoción

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de los bienes muebles e inmuebles integrantes del Patrimonio Cultural de la Nación. b) Dictar las
medidas administrativasnecesariasparala protección,conservación y difusión delos bienes integrantes
del Patrimonio Cultural dela Nación desu localidad,en concordancia con la legislación sobre la materia
y las disposiciones que dicten los organismos a que se refiere el artículo 19º de esta Ley. c) Elaborar
planes y programas orientados a la protección, conservación y difusión de los bienes integrantes del
Patrimonio Cultural dela Nación de su localidad,en coordinación con los organismos a que se refiere el
artículo 19º de la presente Ley. 29.2 Las ordenanzas,resoluciones,acuerdos y reglamentos emitidos por
las municipalidades queserefieran a quienes integrantes del Patrimonio Cultural de la Nación requieren
opinión previa del organismo competente, en caso contrario serán nulas de pleno derecho.
Artículo 31º.- Funcionarios públicos. Todo funcionario público tiene la obligación de adoptar las
medidas necesarias para impedir la alteración, deterioro o destrucción de los bienes integrantes del
Patrimonio Cultural de la Nación que se encuentren bajo su administración o custodia; el
incumplimiento de la presente obligación acarreará responsabilidad administrativa, sin perjuicio de
las acciones civiles y lo penales a que hubiera lugar.
Decreto Supremo N° 011-2006-ED Reglamento de la Ley N° 28296
Artículo 4.- Protección de los bienes culturales La identificación, registro, inventario, declaración,
protección, restauración,investigación, conservación,puesta en valor y difusión delos bienes culturales,
y su restitución en los casos pertinentes es de interés social y necesidad pública e involucra a toda la
ciudadanía, autoridades y entidades públicas y privadas.
Artículo 5.- Entes rectores, El INC, la BNP y el AGN constituyen los entes rectores de la gestión de los
bienes integrantes del Patrimonio Cultural de la Nación, y en consecuencia les corresponde, dentro de
los ámbitos de su competencia, las siguientes atribuciones: 1. Definir la política nacional de la gestión
del patrimonio cultural. 2. Dictar las normas que sean necesarias para la gestión y uso sostenible del
patrimonio cultural y en consecuencia para el registro, declaración, protección, identificación,
inventario,inscripción, investigación,conservación,difusión,puesta en valor,promoción y restitución en
los casos que corresponda, dentro del marco de la Ley y el presente reglamento; y aprobar las normas
administrativas necesariasparaello. 3.Promover la capacitación einvestigación relativas al patrimonio
cultural y su gestión. 4. Elaborar y mantener actualizado el inventario de bienes culturales. 5. Llevar el
Registro de Bienes Integrantes del Patrimonio Cultural de la Nación. 6. Velar por el cumplimiento de la
normatividad vigente respecto de los bienes culturales 7. Fiscalizar, supervisar y monitorear las
actividades queserealicen respecto a los bienes culturales. 8. Dictar las sanciones administrativas que
correspondan en caso de infracciones. 9. Promover la coordinación interinstitucional entre las
instituciones públicasdel Gobierno Nacional, Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales e instituciones
privadas que actúan, intervienen o participan, directa o indirectamente, en la gestión del patrimonio
cultural. 10. Conducir la gestión de los bienes culturales sea en forma directa o a través de terceros
dentro de los alcances de la Ley. 11. Aprobar los planes de gestión de los bienes culturales cuando
corresponda. 12. Proponer a la instancia correspondiente, la tramitación ante UNESCO para la
declaración e inscripción o reconocimiento de bienes culturales como patrimonio mundial. 13. Velar
para que se promueva y difunda en la ciudadanía, la importancia, valoración, respeto y significado del
Patrimonio Cultural de la Nación como fundamento y expresión de nuestra identidad nacional.
Artículo 11.- Declaración que deja sin efecto la presunción De oficio, o a iniciativa de parte, podrá
dejarse sin efecto la presunción legal de un bien cultural mediante declaración expresa del organismo
competente, previo informe técnico sustentatorio.
Artículo 47.- Extinción de la condición de bien cultural La condición de bien cultural sólo se extingue en
mérito a la declaración que efectúe el organismo competente. Dicha declaración se efectuará mediante

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resolución que identifique de manera indubitable el bien sobre el que la extinción de la condición de
bien cultural ha operado. Estos bienes se sujetan a las normas legales ordinarias.
Artículo 49.- Inspección debienes culturales muebles Es obligación del propietario o poseedor de bienes
culturales muebles, ya sean éstos declarados o sobre los que opere la presunción a que se refiere el
artículo II y III del Título Preliminar de la Ley, permitir a los inspectores y personal de los organismos
competentes, debidamente acreditados, la supervisión de los bienes de su propiedad cuando así haya
sido solicitado con una anticipación no menor de 3 días.En caso de urgencia,declarada por el organismo
competente, o a solicitud del Ministerio Público, no se requerirá de solicitud previa al propietario o
poseedor.
Artículo 50.- Ejecución de conservación necesaria Los organismos competentes podrán ordenar al
propietario de bienes culturales muebles, la ejecución de labores que impidan el deterioro de los
mismos.
Artículo 51.- Traslado de bienes culturales Está permitido el traslado de bienes culturales muebles
dentro del territorio nacional. Dicho traslado deberá ser comunicado previamente a la sede del
organismo competente del lugar donde se encuentran tales bienes,indicándoseel lugar de destino y las
medidas de seguridad que seadoptarán para salvaguardar su integridad. Cuando los bienes lleguen a su
lugar de destino, deberá comunicarse tal hecho al organismo competente del lugar en el plazo de dos
días, para la verificación del estado de conservación de los mismos. El organismo competente
consignará el traslado del bien en el registro administrativo correspondiente, ya sea que se trate de un
traslado temporal o definitivo.
Artículo 52.- Denegatoria de traslado de bienes culturales El organismo competente sólo podrá denegar
el traslado de un bien cultural en los casos en que el estado de conservación del mismo presente un
grado de deterioro tal que impida su traslado a cualquier otro lugar, o cuando las medidas para
salvaguardarsu integridad no sean adecuadas, pudiendo requerirseal propietario o a quien traslade los
bienes la implementación de medidas de seguridad adicionales.
Artículo 69.- Patrimonio Cultural Archivístico, Es el conjunto de documentos de cualquier época,
manifestada en todas sus expresiones, en lenguaje natural y cualquier expresión grafica, sonora o en
imagen, recogidas tanto en soporte convencional o informático, generados y/o recibidos en
cumplimiento de las competencias y actividades de las entidades públicas o privadas del ámbito
nacional. Los documentos cuya procedencia institucional se haya perdido o pertenecen a personas
naturales, formarán series fácticas (artificiales) o colecciones, según sea el caso.
Artículo 70.- Tratamiento técnico de los archivos Los documentos de archivo deben ser administrados
por una unidad orgánica de archivos, dependiente técnica y normativamente del AGN. El tratamiento
técnico de los documentos de archivo, es sistémico; conformando dentro de una entidad el sistema
institucional de archivos. (SIA)
Artículo 93.- Infracciones y sanciones
Los organismos competentes, emitirán las disposiciones necesarias para reglamentar sus respectivos
procedimientos sancionadores y los criterios para la imposición de sanciones.
Artículo 94.- Tipo de sanción administrativa Se consideran sanciones: la multa, el decomiso y la
demolición. 1. Multa.- Sanción pecuniaria establecida de acuerdo a la gravedad de la infracción y
determinada sobre la base de a Unidad Impositiva Tributaria (UIT). No puede ser menor de 0.25 de la
UIT ni mayor de 1000 UIT. 2. Decomiso.- Pérdida de la propiedad del bien cultural en favor del Estado. 3.
Demolición.- Es la destrucción parcial o total de obra ejecutada en inmuebles integrantes o vinculados al

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Patrimonio Cultural de la Nación cuando se realizo sin contar con la autorización previa o cuando
contando con la autorización se compruebe que la obra se ejecuto incumpliendo las especificaciones
técnicas aprobadas por el INC.
Disposición complementaria Única.- Las entidades competentes: Instituto Nacional de Cultura,
Biblioteca Nacional y el Archivo General de la Nación, emitirán las directivas correspondientes a sus
áreas de competencia que resulten necesariaspara la mejor aplicación de la Ley Nº 28296 y el presente
reglamento.
Ley N° 25323 del Sistema Nacional de Archivos
Artículo 1°.- Créase el "Sistema Nacional deArchivos"con la finalidad de integrar estructural, normativa
y funcionalmente los archivos de las entidades públicas existentes en el ámbito nacional. Mediante la
aplicación de principios, normas, técnicas y métodos de archivo, garantizando con ello la defensa,
conservación, organización y servicio del "Patrimonio Documental de la Nación".
Articulo 2°.- Son funciones del Sistema Nacional de Archivos, los siguientes: a. Proteger y defender el
"Patrimonio Documental de la Nación"; b. Contribuir a la eficientegestión pública y privada en apoyo al
desarrollo nacional;Cautelar y difundir los valores dela identidad nacional: c. Fomentar la investigación
científica y tecnológica a través del servicio de los fondos documentales; y d. Asegurar la uniformidad y
eficiencia de los procesos técnicos archivísticos en la República.
Artículo 3°.- El "Sistema Nacional de Archivos" está integrado por: a. El Archivo General de la Nación; b.
Los Archivos Regionales; y c. Los Archivos Públicos
Artículo 4°.- El Archivo General de la Nación, es el Órgano Rector y Central del Sistema Nacional de
Archivos de carácter multisectorial; goza de autonomía técnica y administrativa y depende del
Ministerio deJusticia (en la actualidad del Ministerio de Cultura). El Poder Ejecutivo, nombra al Jefe del
Archivo General de la Nación por un periodo de tres años; el nombramiento es prorrogable.
Artículo 5°.- Son fines del Archivo General de la Nación,los siguientes: a. Proponer la política nacional en
materia archivística y supervisar y evaluar su cumplimiento; b. Normar y racionalizar la producción
administrativa y eliminación de documentos en la Administración Pública a nivel nacional; c. Proponer
las medidas de preservación del Patrimonio Documental de la Nación y efectuar los servicios de
restauración y reprografía de documentos a nivel nacional; Organizar, supervisar y evaluar a nivel
nacional la formación, capacitación y especialización científica y técnica del personal de archivo; d.
Normar el acceso a toda clase de documentos estableciendo los términos y modalidades de uso en
concordancia con los dispositivos legales pertinentes; y e. Velar por el cumplimiento de las normas
legales y reglamentarias sobre archivos y documentos, imponiendo sanciones de acuerdo a ley, en los
casos de violación y denunciándolos ante las autoridades competentes.
Decreto Supremo N° 008-92-JUS Reglamento de la Ley N° 25323
Artículo 1º.- El Sistema Nacional deArchivos integra a las Entidades e Instituciones de carácter público,
que realizan funciones de archivo en el ámbito nacional para alcanzar objetivos en la defensa,
conservación, organización y servicio del Patrimonio Documental de la Nación, aplicando principios,
normas, técnicas y métodos de archivos
Artículo 2º.- Entiéndasepor archivos públicos los pertenecientes a las Entidades del Estado, cualquiera
fuere su naturaleza, régimen legal y dependencia, sean regionales o locales, y archivos notariales.

8. Charla sobre gestión de archivos Material Informativo
Ayacucho, Noviembre del 2015 Página8 de 14
Artículo 3º.- Documento público es el otorgado o extendido por instituciones o personas en el ejercicio
de una actividad o función públicacon el que se afirma,prueba o justifica algún hecho y que sirven para
la defensa de los derechos.
Artículo 4º.- El Patrimonio Documental de la Nación es el conjunto de documentos de valor permanente
y forma parte del Patrimonio Cultural dela Nación conservados en los archivos públicos y privados del
ámbito nacional quesirven como fuente de información para la investigación en los aspectos históricos,
sociales,económicos,políticos y legales.No es materia de transferencia a ningún título sin conocimiento
y autorización expresa del Archivo General de la Nación a excepción del heredero.
Artículo 5°.- Documento archivístico es aquel que contiene una información de cualquier fecha, forma y
soporte, producido o recibido por persona natural o jurídica, institución públicao privada en el ejercicio
de su actividad y cualquier otro que se genere como resultado del avance tecnológico.
Artículo 8°.- El Sistema Nacional de Archivos está integrado por: a. El Archivo General de la Nación; b.
Los Archivos Regionales; c. Los Archivos Públicos; y Los Archivos comprendidos en el Artículo 2º del
Decreto Ley N° 19414.
Artículo 16°.- Corresponde a la Dirección Nacional de Archivo Intermedio aplicar los procesos
archivísticosdela documentación proveniente de la Administración pública o archivos confortantes del
Sistema Nacional deArchivos,cuyo ciclo devida administrativano ha concluido y transferirla al Archivo
Histórico cuando adquiera su valor permanente, así como controlar, supervisar y asesorar los archivos
del Sistema. Expide copias y certifica los documentos que custodia.
Artículo 17°.- Corresponde a la Dirección Nacional de Desarrollo Archivístico establecer en el ámbito
nacional lasnormas y procedimientos de los procesos archivísticosy la racionalización de la producción
documentaria en la gestión administrativa. Promueve y conduce la investigación archivística.
Artículo 23°.- Los Archivos Regionales tienen por finalidad la defensa, conservación, incremento y
servicio del Patrimonio Documental de la Nación existente en la Región. Dependen (…) técnica y
normativamente del Archivo General de la Nación.Conducen las actividades archivísticas del Sistema en
su Jurisdicción.
Artículo 24°.- Son objetivos y funciones de los archivos Regionales: Adecuar y aplicar las normas y
políticas que emite el órgano rector del Sistema Nacional de Archivos en el ámbito de su jurisdicción;
Autorizar la eliminación de documentos declarados innecesarios pertenecientes a las entidades
conformantes del Sistema, previa opinión favorable de la Comisión Técnica Regional de Archivos y con
conocimiento de la Comisión Técnica Nacional de Archivos;
Artículo 27°.- Los Archivos Públicos están integrados por los archivos pertenecientes a los poderes del
Estado, entes autónomos, ministerios, instituciones públicas descentralizadas, empresas estatales de
derecho público y privado, empresas mixtas con participación accionaría del Estado, Gobiernos
Regionales, Gobiernos Locales y las Notarías.
Artículo 28°.- La relación de los Archivos Públicos con el Sistema Nacional de Archivos es de carácter
técnico normativo, de asesoramiento, de supervisión y de control.
Artículo 29°.- Los Archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos están obligados a cumplir las
directivas, normas, disposiciones y lineamientos de política dictados por el Órgano Rector del Sistema.
Artículo 30°.- Los funcionarios públicos, sea cual fuere su nivel no podrán conservar en su poder
documentos generados en el ejercicio de sus funciones, estando obligados a remitirlos al archivo
respectivo.

9. Charla sobre gestión de archivos Material Informativo
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Artículo 31.- La prestación de servicios archivísticos, se hará en concordancia a las disposiciones
administrativas y legales vigentes.
Artículo 32°.- Son faltas graves y posibles de sanción las siguientes: a. La salida ilegal del país de
documentos de valor permanente; b. La extracción no autorizada de documentos de los archivos
conformantes del Sistema Nacional;c.Los daños al Patrimonio Documental por negligencia o por acción
u omisión deliberada; d. La apropiación ilícita de documentos por parte de funcionarios y servidores
públicos; e. La eliminación de documentos sin observar las disposiciones l egales vigentes; f. El
incumplimiento de los plazos por parte de las entidades conformantes del Sistema, de los
administradoresdelos documentos notariales y de los escribanosa transferirla documentación que por
Ley debe pasar al Archivo General de la Nación o Archivo Regional; y g. La transferencia del Patrimonio
Documental de la Nación a terceros sin observar los dispositivos legales vigentes.
Artículo 33°.- Las faltas o transgresiones a las normas establecidas en el presente Reglamento y aquellas
que dicte el Sistema Nacional de Archivos, serán sancionados de acuerdo a las disposiciones
administrativas existentes, sin perjuicio de las acciones civiles o penales a que hubiere lugar.
Artículo 34°.- Entiéndase por accesibilidad a la disponibilidad de los documentos para la consulta
mediante la función de servicio que realiza todo archivo.
Artículo 35°.- La accesibilidad a la información está referida a todos los documentos que conforman el
Patrimonio Documental de la Nación, sean estos públicos o privados .
Artículo 36°.- Todos los documentos que custodian los archivos integrantes del Sistema Nacional son
accesibles al público en general de acuerdo a las normas administrativasvigentes sobreel particular con
excepción de aquellos quepuedan atentar contra los intereses y la seguridad nacional y a la privacidad o
intimidad personal. El procedimiento se establecerá de acuerdo a las normas dadas por el Sistema
Nacional de Archivos.
Artículo 38°.- Los archivos que conservan documentos que tienen que ver con la privacidad de las
personas, deberán establecer sus tablas de clasificación para que al cumplimiento de las mismas, se
garantice su libre acceso.
Artículo 39°.- Los Archivos Privados que se integren al Sistema Nacional estipularán en sus respectivos
convenios con el Archivo General de la Nación, los términos de accesibilidad a la información de sus
documentos.
Disposiciones Transitorias tercera.- Los Archivos Regionales y Subregionales estarán a cargo de
Directores vinculados con la actividad archivística, que reúnan las mismas condiciones para ser Jefe del
Archivo General de la Nación.

10. Charla sobre gestión de archivos Material Informativo
Ayacucho, Noviembre del 2015 Página10 de 14
Organización, Selección y Eliminación de Documentos
Los Archivossonde por si unidadesorganizadas
Se entiende por documento a toda información registrada en cualquier soporte, sea textual,
cartográfico, audiovisual, automatizado, táctil y otros de semejante naturaleza que se generen en los
organismos y reparticiones del Sector Público Nacional, como resultado de sus actividades.
SNA 01 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS en NORMAS GENERALES DEL SNA aprobado con Resolución
Jefatural N° 073-85-AGN/J
archivo
ARCHIVO
ORGANIZACIÓN
“Es el procedimiento de identificación, clasificación, ordenamiento y signación de los
documentos que se generan en el ejercicio de una función o actividad propia de una
entidad pública”.
“Es un proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones
orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada unidad orgánica de la
(municipalidad)”. Directiva N° 001-2013-AGN/DNDAAI
“Es un proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones
orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad”. SNA 02
Organización de Documentos RJ N° 073-85-AGN/J
trámites
gestores
normas
economía

11. Charla sobre gestión de archivos Material Informativo
Ayacucho, Noviembre del 2015 Página11 de 14
Con el ingresode lainformáticaenlagestióndocumental,algunaspersonas consideran innecesaria la
organización de los documentos, pero eso es un error, en virtud que los documentos deben
organizarse física y lógicamente (virtualmente) para disponer de la información única y relacionada,
acuérdense que el procesode extraertodalainformaciónpuede ser una labor tan dilatada en tiempo
que puede tomar mucho de este para concluir la ubicación de cada documento. Por ello la
organización es imprescindible.
Empecemosprecisandoque paraorganizardebemosseguirunasecuencia:
IDENTIFICAR ARCHIVOS
AGRUPACIONES
DOCUMENTALES (archivos)
FUNCIONES
CLASIFICAR FUNCIONES SERIES DOCUMENTOS
ORDENAR JERARQUÍAS INICIO - FIN
ALFABÉTICAMENTE
CRONOLÓGICAMENTE
NUMÉRICAMENTE
SIGNAMOS ARCHIVOS
AGRUPACIONES
DOCUMENTALES (SERIES)
DOCUMENTOS
Ejercicio:
Definición deentidad Nombre del Fondo
 Entidad encargada de normar y dirigir laactividad empresarial del
Estado, ejercer la titularidad delas acciones representativas del
capital social detodas las empresas (creadas o por crearse) en las
que participael Estado y administrarlos recursos provenientes de
dicha titularidad.
 La Agencia Peruana de
Cooperación
Internacional (APCI)
 Es el ente rector encargado de observar las políticassocio
laboralesy promoción del empleo, cuyo personal seencuentra
sujeto tanto al régimen de la actividad pública como al régimen de
la actividad privada.
 Dirección Regional de
Turismo
 Es el responsablede dirigir,supervisar y evaluar lasdiferentes
acciones defomento y desarrollo delas actividades deComercio
Exterior, Turismo y Artesanía de la región,en concordancia con los
lineamientos de política nacional,regional y sectorial.
 Fondo Nacional de
Financiamiento de la
Actividad Empresarial del
Estado – FONAFE
 Es el ente rector de la cooperación técnica internacional y tiene la
responsabilidad deconducir,programar,organizar,priorizar y
supervisar lacooperación internacional no reembolsable,que se
gestiona a través del Estado y que proviene de fuentes del
exterior de carácter público y/o privado,en función de la política
nacional dedesarrollo.
 Dirección Regional de
Trabajo
SI USTED NO ORGANIZA SUS DOCUMENTOS Y PIENSA ÚNICAMENTE EN DIGITALIZARLOS,
NO PODRÁ:
VALORARLOS, TRANSFERIRLOS, ELIMINARLOS.
EN TAL SENTIDO CONTINUARÁ CON EL PROBLEMA

12. Charla sobre gestión de archivos Material Informativo
Ayacucho, Noviembre del 2015 Página12 de 14
AGRUPACIONESDOCUMENTALES
FONDO DOCUMENTAL: Conjuntode documentos,conindependencia de sutipodocumental o
soporte,producidosorgánicamente y/oacumuladosyutilizadosporunapersonafísica,familiao
entidadenel transcursode sus actividadesyfuncionescomoproductor. Porejemplo
 MunicipalidadDistritalde Huamanga
 Proyectode Cooperaciónparael Desarrollode laCienciayla Tecnología
 DirecciónRegional de Transportes
SECCIÓN DOCUMENTAL O SUBFONDO.- Es la subdivisión del fondo, consistente en un conjunto de
documentos relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas (o
funcionales) de la institución u organismo que lo origina, y cuando esto no es posible, con
agrupacionesgeográficas,cronológicas,funcionalesosimilaresde lapropiadocumentación.Cuandoel
productorposee unaestructurajerárquicacompleja,cadasubfondotienea su vez tantos subfondos o
subseccionessubordinadas como sean necesarias para reflejar los niveles de la estructura jerárquica
de la unidad administrativa primaria subordinada (NORMA ISAD G) Por ejemplo:
 Logística
 Abastecimiento
 Control Patrimonial
 Serenazgo
SERIE DOCUMENTAL: Entiéndase porserie al Conjuntode documentosque tienencaracterísticas
comunes;el mismotipodocumental oel mismoasuntoyque,porconsiguiente,sonarchivados,
usados,transferidosoeliminados comounidad.SNA 002-AGN RJ N°073-85-AGN/J
 Plan Anual de Adquisiciones
 Inventarios Físicos de Bienes
 Contratos de Locaciones y Conducción
 Órdenes de Servicio
 Órdenes de Compra
 Cuadros de Necesidades
 Correspondencia
IDENTIFICACIÓNDE ARCHIVOS
Un archivo esel conjuntode documentosgeneradosproducidos(emitidosyrecibidos) poruna
instituciónpúblicaenel ejerciciode susfunciones
Existenpor su naturaleza
a. Archivos Públicos
b. Archivos Privados
Por su Ciclo Vital (válidoen el Perú):
a. Archivos de Gestión
b. Archivos Periféricos

13. Charla sobre gestión de archivos Material Informativo
Ayacucho, Noviembre del 2015 Página13 de 14
c. Archivos Centrales
d. Archivos Intermedios
e. Archivos Históricos
IDENTIFICACIÓN DE FONDOS DOCUMENTALES
Básicamente para ello debemos conocer la estructura del Estado (si las entidades son públicas). El Art. 1° de la
Ley 27444 señala como entidad o entidades de la administración pública al Poder Ejecutivo, incluyendo
Ministerios y Organismos Públicos Descentralizados; El Poder Legislativo; El Poder Judicial; Los Gobiernos
Regionales; Los Gobiernos Locales; Los Organismos a los que la Constitución Política del Perú y las leyes
confieren autonomía. Las demás entidades y organismos,proyectos y programas del Estado, cuyas actividades se
realizan en virtud de potestades administrativas y, por tanto se consideran sujetas a las normas comunes de
derecho público, salvo mandato expreso de ley que las refiera a otro régimen; y las personas jurídicas bajo el
régimen privado que prestan servicios públicos o ejercen función administrativa, en virtud de concesión,
delegación o autorización del Estado, conforme a la normativa de la materia
IDENTIFICACIÓN DE LOS SUBFONDOS O SECCIONES DOCUMENTALES
 Básicamentepara ello identificamos la estructura orgánica de una entidad, de esta forma los órganos y
unidades orgánicas. Para ello empleamos el Reglamento de Organización y Funciones
IDENTIFICACIÓN DE LAS SERIES DOCUMENTALES
 Aquí empezamos a distinguir a losdocumentos en sus distintasagrupacionesdeacuerdo a su tipología y
asunto principal.
SNA 02 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS:
 El Órgano de Administración deArchivos en coordinación con la OficinadeRacionalización o la quehaga
sus veces elaborarán la Guía de Organización de Documentos de la Institución de conformidad con las
directivas que emita el Archivo General de la Nación.
 Los Archivos de gestión son las unidades administrativas productoras y/o acopiadoras de la
documentación que resulten de sus propiasfunciones o competencias;cuya responsabilidad recae en el
jefe de esa oficina. están conformados por los documentos desde su inicio hasta el final de su
tramitación: es el responsable de la organización, conservación y uso de la documentación recibida o
producida por la institución; además de transferirla al Archivo Periférico o al OAA (Archivo Central)
NORMAS TÉCNICAS DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos (Resolución Jefatural N° 073-85-AGN)
SNA 01 Administración de Archivos
La administración de archivos es un conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a
lograr una eficiente organización y funcionamiento delos archivos. Es función archivística la gestión de
TODO DOCUMENTOGENERADO O PRODUCIDO (EMITIDO Y RECIBIDO) EN EL EJERCICIO DE UNA
FUNCIÓNPÚBLICA(Inclusoun borrador, minuta, proyecto,texto) SEA CONFIDENCIAL,CLASIFICADO,
ES DOCUMENTO DE ARCHIVO Y COMO TAL, LE ES PROPIA LA LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICAPERUANA

14. Charla sobre gestión de archivos Material Informativo
Ayacucho, Noviembre del 2015 Página14 de 14
documentos desde su elaboración hasta laeliminación o conservación permanente de acuerdo a su ciclo
vital.
El Sistema de Archivos en los organismos y reparticiones del Sector Público Nacional estará
constituido por dos niveles.
NIVEL CENTRAL
1. Órgano de Administración de Archivos.- Es el responsable de planificar, organizar, dirigir,
normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas a nivel institucional, así
como de la conservación y uso de la documentación proveniente de los archivos de gestión y
periféricos eintervenir en la transferencia y eliminación de documentos en coordinación con el
Archivo General de la Nación.
2. Archivo Periférico.- Es el responsable del mantenimiento y uso de la documentación
proveniente de los archivos de gestión y de transferirlos al Órgano de Administración de
Archivos o al Archivo Intermedio del Archivo General de la Nación, previa coordinación con el
Órgano de Administración deArchivos.Se constituirá cuando la complejidad defunciones,nivel
de especialización y ubicación física de las unidades orgánicas así lo requieran.
3. Archivo de Gestión.- Es el responsable de la organización, conservación y uso de la
documentación recibida o producida por una entidad orgánica y de transferirla al Archivo
Periférico o al Órgano de Administración de Archivos.
Nivel Desconcentrado
Órgano de Administración deArchivos Desconcentrados.- Es el encargado de las actividades archivísticas
en los órganos desconcentrados a nivel regional zonal o departamental de organismos y reparticiones
del Sector Público. Coordinará sus actividades con el Órgano de Administración de Archivos del nivel
central y el Archivo Departamental correspondiente y de no existir éste con el Archivo General de la
Nación.
Organo de
Administraciónde
Archivos
Desconcentrado
ArchivoRegional del
Perú
ArchivoGeneral de la
Nación