Este documento trata sobre la importancia de la gestión documental para las compañías. Explica que la gestión documental implica el conjunto de actividades administrativas y técnicas para planificar, manejar y organizar la documentación de una entidad desde su creación hasta su disposición final. También describe los diferentes tipos de información que maneja la gestión documental, como documentos textuales, no textuales, audiovisuales y virtuales. Finalmente, destaca que una buena gestión documental permite a las compañías acceder a información de manera oportuna, segura y conf

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La Importancia De La
Gestión Documental

2. JDLC
LA IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
TRABAJO FINAL
JUAN DAVID LOZADA CAMPO
MARTHA LILIANA SABOGAL ALDANA
TUTORA EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA
CALI

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INTRODUCCIÓN
Este trabajo es realizado, con el ánimo de mostrar a la sociedad, la Importancia de la Gestión
Documental, para el correcto funcionamiento, de las compañías que mueven los sectores económicos
en un país. Ya que en un mundo globalizado y altamente competitivo para todo tipo de compañías, el
acceso a la información de manera oportuna, segura y confiable implica contar con políticas y
objetivos claros a nivel de gestión documental.

4. JDLC
SITUACIÓN VITAL
• Se desea indagar y adquirir más conocimientos sobre gestión documental y de esta manera poder
debatir con argumentos claros y veraces el gran valor que tiene la gestión documental para las
compañías.

5. JDLC
¿POR QUÉ SE ESCOGIÓ EL TEMA?
El tema se escogió con el fin, de dar a conocer a la sociedad, más acerca de la archivística y de la
gestión documental, como un área estratégica, para el correcto orden y funcionamiento de las
compañías en todos sus aspectos.

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PROPÓSITOS DE LECTURA
• Conceptual:
Definir la importancia de la gestión documental para las compañías.
• Procedimental:
Mostrar a otros como funciona la gestión documental, y la conexión que tiene con todas las áreas de
una compañía.
• Argumental:
Defender la importancia y el valor estratégico que tiene la gestión documental para las compañías.

7. JDLC
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

8. JDLC
Gestión Documental

9. JDLC
¿Qué tipos o clases de información
maneja la gestión documental?
Información creada o recibida, conservada como información y prueba, por una organización o un individuo en el
desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales. Cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
Según la Unesco, el patrimonio documental consta de dos componentes: el contenido informativo y el soporte en el que se
consigna. A partir de lo anterior, plantea que dicho patrimonio está conformado por:
Piezas textuales: manuscritos, libros, periódicos, carteles, etc. El contenido textual puede haber sido inscrito con tinta,
lápiz, pintura u otro medio. El soporte puede ser de papel, plástico, papiro, pergamino, hojas de palmera, corteza, tela,
piedra, etc.
Piezas no textuales: dibujos, grabados, mapas o partituras.
Piezas audiovisuales: películas, discos, cintas y fotografías, grabadas en forma analógica o numérica, con medios
mecánicos, electrónicos, u otros, de las que forma parte un soporte material con un dispositivo para almacenar
información donde se consigna el contenido.
Documentos virtuales: los sitios de Internet almacenados en servidores. El soporte puede ser un disco duro o una cinta y
los datos electrónicos forman el contenido. Una pieza del patrimonio documental puede ser un solo documento de
cualquier tipo, o bien un grupo de documentos, como una colección, un fondo o conjunto de archivos.

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ARCHIVISTICA

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http://www.revistagestiondocumental.com/el-futuro-de-la-
gestion-documental-en-latinoamerica-tendra-un-desarrollo-y-
dinamismo-importante-de-manera-continua-en-los-proximos-
anos-mauricio-palacio-deossa-gerente-de-la-
unidad/#sthash.3PLkebA9.dpuf
“El futuro de la gestión documental en Latinoamérica tendrá un
desarrollo y dinamismo importante de manera continua en los
próximos años”, Mauricio Palacio Deossa, gerente de la Unidad de
Negocios de Gestión Documental de Suppla…
Para ver la entrevista completa dar clic en el link

12. JDLC
¿Cuál es mi aporte de acuerdo a mi campo laboral?
Como auxiliar de gestión documental, he aprendido la importancia que tiene el buen manejo de la
información, a los largo de los 3 años y medio que llevo laborando en esta área, he visto como una
información veraz, ágil y eficaz puede solucionar problemas que podrían acarrear en pérdidas
económicas considerables para la compañía.
Los conocimientos que tenía, hasta inicios de este año, eran solamente empíricos y aprendidos de la
mano de mis jefes que han sido unos excelentes maestros.
Pero esta área realmente me apasiona y es por eso que a inicios de este año tome la decisión de
iniciar el pregrado en ciencia de la información y la documentación para profesionalizar mis
conocimientos y poder brindar un mejor apoyo a los procesos de esta área, con conocimientos más
sólidos y reales de lo que es la gestión documental.
¿Cuál es mi propuesta de cambio con lo aprendido en Expresión Oral y Escrita?
Mi propuesta de cambio con relación a la materia, podría ser realizar una mejor escogencia y
clasificación de temas, para aprender más sobre lo que me apasiona, que es la ciencia de la
información y la documentación, definir mi situación vital, tener claros los objetivos por los cuales
quiero aprender sobre este tema.

13. GRACIAS
POR JUAN DAVID LOZADA CAMPO