Este documento resume los principales puntos de una presentación sobre el acceso ciudadano a la información pública en Colombia. Explica que aunque las tecnologías de la información han facilitado el acceso a la información, aún existen desafíos como la falta de organización, calidad y coordinación de la información pública en las páginas web gubernamentales. También argumenta que los archivos y archivistas deben jugar un papel clave en el desarrollo de políticas de acceso a la información para mejorar la calidad de los contenidos disponibles a los

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LOS ARCHIVOS FRENTE A LAS
POLITICAS PÚBLICAS SOBRE
ACCESO CIUDADANO A LA
INFORMACION
Esta presentación hace parte del trabajo de investigación
que el autor viene realizando con la Facultad de Sistemas de
Información de la Universidad de la Salle, desde principios
del 2007, sobre acceso público a la información conservada
en los archivos.
Por: Carlos Alberto Zapata
II CONVENCION INTERNACIONAL DE ARCHIVISTAS
ARMENIA, 23 AL 25 DE SEPTIEMBRE DE 2008
COLOMBIA

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Transformando el entorno
de la información pública
ANTES
• Informacion localizada.
• Acceso mediado por las
personas.
• Entorno de la información
estaba en las unidades de
información.
• Menor control social de la
información
• Marco normativo
restringido
AHORA
• Informacion deslocalizada.
• Acceso mediado por las
tecnologías.
• El entorno de la
información paso a manos
de las personas
• Mayor control social de la
información
• Marco normativo amplio

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GOBIERNO DE LA
INFORMACION
PRINCIPALES ACTORES
• La UNESCO como promotora del acceso
público a la información
• El ESTADO como promotor del acceso a la
nuevas tecnologías de la información.
• El AGN, como articulador del desarrollo
archivístico nacional y mayor impulsador de
políticas públicas en este campo.
• Los CIUDADANOS como sujetos de derechos
en cuanto al acceso a la información de la
administración pública.
• ……………….Y LOS ARCHIVISTAS?

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CAMBIANDO PARADIGMAS
¿Están las TIC
verdaderamente
favoreciendo la
relación gobierno-
ciudadano?

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Gobierno en Línea
(e-administración)
Mejorar los niveles de eficiencia y
transparencia de la administración
pública así como facilitar la
interacción entre los ciudadanos,
las entidades el gobierno y la
administración pública
CORRUPCION CONTROL SOCIAL
TRANSPARENCIA EFICIENCIA
PROTECCION DE LA
INFORMACION

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E-ADMINISTRACION
El e-gobierno se desarrolla en cinco etapas
a saber (Universidad Externado; 2005):
• Etapa de información
• Etapa de interacción
• Etapa transaccional
• Etapa de transformación
• Etapa de participación ciudadana

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EN DONDE ESTAMOS?
En el año 2003, se llevo a cabo un estudio
sobre las TIC y las relaciones con el
ciudadano (Rosa Ospina)
– Dificultades en el acceso a la
información
– La información no está organizada
– Múltiples sistemas de información sin
armonización
– Hay problemas de calidad,
oportunidad, confiabilidad y de
divulgación a la ciudadanía
– Falta de Coordinación entre las
entidades para la producción,
organización y uso de la información
– Las instituciones se subrogan el
derecho de suministra la información
– Las entidades cuestionan el derecho
del ciudadano a pedir información

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ALGUNOS PROBLEMAS
Otro estudio realizado por Planeación
Nacional ha señalado que los principales
problemas de la información del sector
público son:
– Escasa producción
– Calidad deficiente
– Periodicidad irregular
– Acceso deficiente
– Duplicidad
– Pocos incentivos para la producción
y uso
– Dispersión de sistemas de
información
– Ineficiencia en inversiones

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ALGUNOS PROBLEMAS
Un estudio de Transparencia por
Colombia y citado por Rosa Ospina a 64
entidades del nivel nacional mostró:
– Las entidades no contribuyen con
dar información sobre los planes de
compra y la ejecución de los
mismos y Los contratos celebrados
(contratista, objeto, productos
contratados, valor).
– Se presentan inconsistencias en la
información que publican en sus
páginas Web.

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VISIBILIDAD DE LOS ARCHIVOS
PUBLICOS EN LA WEB
Un estudio exploratorio realizado en el 2007, acerca
de la visibilidad de la información pública en sitios
Web de la administración pública central mostró:
– Con excepción del Ministerio de Cultura, en
ninguno de los ministerios analizados el
Archivo figura dentro del organigrama de la
entidad.
– Ninguno de los ministerios tenia pagina Web
para el Archivo de la entidad.
– Aunque varios de los tipos de documentos
que es posible consultar libremente en las
paginas Web se encuentran en los archivos
de la entidad, el proceso de publicación no
esta en manos de los jefes de archivos de
estas entidades.

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VISIBILIDAD DE LOS ARCHIVOS
PUBLICOS EN LA WEB
– La forma como se presenta la información no
corresponde a estructuras archivísticas; por citar
un ejemplo, en ninguna de las páginas esta
publicado el Cuadro de Clasificación Documental
del respectivo Ministerio.
– No existen estándares de metadatos apropiados
para la recuperación de la información.
– Desde el punto de vista de la arquitectura, los
sitios Web en general no permiten una eficiente
recuperación de la información, generando
pérdida de tiempo y esfuerzo de los ciudadanos.

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FUNCION DE LOS ARCHIVOS Y
ARCHIVISTAS EN ESTE NUEVO ESCENARIO
En el desarrollo de los proyectos gubernamentales
tendientes a aumentar el libre acceso a la información,
los archivos y los archivistas juegan un papel de
especial importancia por cuanto:
– Posibilitan mejorar la relación existente entre los
niveles de desarrollo tecnológico de las entidades
publicas, los avances en el cumplimiento de los
objetivos de la Agenda de Conectividad y el
Programa de Gobierno el Línea (e-gobierno), con
los avances en materia de archivos y gestión de
documentos.
– Contribuyen al establecimiento de relaciones entre
los programas de gestión de documentos
electrónicos en las entidades públicas y las
políticas públicas mencionadas y el nivel de
desarrollo tecnológico deseado.

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FUNCION DE LOS ARCHIVOS Y
ARCHIVISTAS EN ESTE NUEVO ESCENARIO
– Pueden contribuir a mejorar la percepción de
diferentes actores (archivistas, responsables de
sitios Web de los organismos públicos y
funcionarios de organismos de control),
ciudadanos, administradores públicos, gobernantes,
etc., en cuanto a los fines del gobierno en materia
de transparencia, lucha anticorrupción y acceso a la
información pública.
– La participación de los archivos y los archivistas en
el desarrollo de las políticas públicas de acceso a la
información, contribuye a mejorar la calidad en los
contenidos que se publican en los sitios Web
institucionales así como en el desarrollo de futuros
sitios Web o portales de la administración pública.

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Bibliografía
• Ospina, Rosa. La información pública en Colombia y su acceso
por al ciudadanía. Bogotá Universidad de los Andes, 2004.
• UNESCO. Informe de la Cumbre Mundial sobre la sociedad de
la Información. 2003
• UNIVERSIDAD EXTERNADO DE COLOMBIA (2005). Guía de
Gobierno Electrónico. Bogotá; UNESCO, 2005
• UNIVERSIDAD EXTERNADO DE COLOMBIA. Guía de
Democracia Electrónica. Bogotá; AUNESCO, 2005.
• Zapata Cárdenas, Carlos. Análisis de las políticas públicas
sobre acceso ciudadano a la información y sus implicaciones
frente a la gestión de documentos y la modernización de los
archivos. Salamanca; Universidad de Salamanca, 2007.
[Trabajo de investigación presentado como requisito para el
curso de Políticas de Información, febrero 1 de 2007].
• Zapata Cárdenas, Carlos. Visibilidad de la información de los
archivos de la administración pública en Internet: análisis del
sector ministerial colombiano. Salamanca; Universidad de
Salamanca, 2007. [Trabajo de investigación presentado como
requisito para el curso de Normalización de la Información,
mayo de 2007]