Presentación de educadoc, sistema de gestión documental avanzado para centros educativos

2. Los centros educativos cada vez cuentan con más
trámites burocráticos que obligan a manejar una gran
cantidad de documentación que hay que almacenar y
archivar eficazmente, de tal modo que cualquier
miembro del centro pueda acceder, consultar o
cumplimentar en un momento dado.
 Los centros educativos reciben y producen
información de/hacia:
 Los padres (nutrición especial, cuidados
especiales, permisos, etc)
 La Administración (de Educación, de Cultura,
etc.)
 Otros centros educativos (expedientes,
informes…)
 La Administración de Justicia (sentencias
alejamiento, custodia, divorcio…)
 Informes médicos y psicológicos
 AMPA
 Proveedores (material didáctico, actividades
extra escolares, etc.)
 Dicha información, en la mayoría de los casos, es
en formato papel
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3.  Las empresas invierten 17 € en tiempo de
trabajo para guardar un documento, 100 € para
encontrar un documento perdido y 200 € para
reproducir un documento perdido.
 7.5% de todos los documentos se pierden; del
resto, el 3% se archivan de forma incorrecta (en
un lugar que no corresponde).
 Los profesionales invierten del 5 al 15% de su
tiempo leyendo información, pero hasta el 50%
buscándola.
 Un documento es fotocopiado una media de 19
veces.
Fuente: AIIM (Association for Information and Image Management,
Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen)
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 La información, debe ser
convenientemente archivada, por
imperativos legales y durante un
determinado número de años, mínimo.
 Esto genera una serie de inconvenientes:
 Burocracia
 Seguridad /Confidencialidad de
acceso a la información
 Capacidad de almacenamiento físico
 Manejabilidad de los datos
 Eficacia
 Errores
 Incomodidades
 Documentos de salida incompletos
(Actas escolares, D.O.C.)
 Falta de información de alumnos con
necesidades especiales.
 Operativa farragosa en la gestión de
archivos.

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 NUESTRO OBJETIVO: MEJORAR EL SERVICIO DEL
CENTRO
 Mantener disponible y localizable la
documentación e información sobre alumnos y
padres.
 Lo que nuestra solución propone es facilitar las
tareas administrativas y de gestión de un centro
educativo, de manera que la información fluya
entre los distintos departamentos y sea accesible
de forma eficiente y eficaz.
 El objetivo será facilitar las gestiones a los
administradores, padres, alumnos y empleados del
centro, permitiendo el acceso a la información,
documentación y servicios de los que se dispone,
previa definición de los diferentes niveles de
seguridad

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 Gestión documental con control de
versiones.
 Escaneo y digitalización de
documentos.
 Control de expedientes y
documentación de los alumnos.
 Acceso a la información de forma
estructurada y organizada mediante
árboles jerárquicos.
 Gestión de avisos para controlar
determinados eventos.
 Generación de flujos de trabajo y
envío de notificaciones mediante
correo electrónico.
 Seguimiento de actuaciones y
tareas.

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El acceso al sistema se controla a través de
login y contraseña. Existen diferentes perfiles
que pueden ser configurados para permitir el
acceso restringido a la información.
La identificación del usuario también permite el
acceso a la plataforma en el idioma
seleccionado.
FUNCIONALIDADES
La información se estructura en base a objetos
que se relacionan entre sí. A través del árbol de
objetos es posible visualizar la información de
manera muy similar a como la visualizamos en un
árbol de directorios de Windows.
De un objeto principal podemos visualizar toda la
documentación relacionada de forma sencilla.
De este modo, el usuario trabaja con un entorno
conocido, lo que facilita su adaptación.

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Los documentos pueden ser capturados
desde diferentes orígenes (directorio, e-mail,
escáner,…), pre-visualizados y catalogados
antes de su procesado y archivado.
FUNCIONALIDADES
Una vez seleccionados los documentos se
clasifican según su tipo (expediente, acta,
notificaciones,…), en función de esto se
introducirán los datos solicitados para su correcta
clasificación (alumno, curso, tutor,..)
De este modo los documentos se archivarán
correctamente facilitando su búsqueda posterior.
Así mismo, se podrán introducir los datos de
ubicación de un documento en el archivo físico del
centro, para facilitar la búsqueda posterior del
documento original.

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La agenda permite vincular cualquier acción
relacionada con un documento, de tal modo
que sea posible programar acciones
posteriores para que el sistema nos avise
automáticamente en la fecha indicada.
FUNCIONALIDADES
La integración con el correo electrónico permite
que podamos recibir emails y dejarlos catalogados
dentro del objeto correspondiente.
De este modo es posible recibir un correo de un
padre de un alumno con un documento adjunto
con una autorización y dejar éste vinculado no
sólo con el correo del padre, si no con las
autorizaciones propias del alumno.

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Plataforma web:
La plataforma web sirve de comunicación entre los usuarios
del centro y los padres.
A través de ellas, es posible consultar la documentación
habilitada dentro del sistema para su acceso por parte de
los padres, así como servir de canal de intercambio de
notificaciones entre padres y profesorado.
El sistema de comunicaciones permitirá que las
notificaciones puedan ser entregadas tanto en formato
correo electrónico, a través de la propia plataforma, como
incluso a través de SMS:
FUNCIONALIDADES

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 TODO A TRAVÉS DE UNA SOLUCION:
 SENCILLA
 ECONOMICA
 DE FACIL MANEJO
 PERSONALIZABLE
 ESCALABLE
 ROBUSTA
 MULTIIDIOMA

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Con EducaDoc la gestión documental de su centro educativo
será un juego de niños.
SOLUCIÓN INTEGRADORA
• No es intrusiva con otros sistemas de gestión
del colegio. Puede convivir, e incluso integrarse con
ellos para poder compartir información.
• Proporciona el acceso centralizado a la
información del centro.
• Mejora el intercambio de información entre las
distintas áreas.
• Permite unificar criterios en la toma de
decisiones.
SOLUCIÓN INTEGRAL.
• Posibilita la gestión documental y el manejo
de archivos dentro del centro.
• Proporciona una web de contenidos a través
de un avanzado CMS capaz de interactuar con el
resto de sistemas.
• Cuenta con un sistema de comunicaciones y
gestión de avisos avanzado.

12. MADRID – MALAGA
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