Este material tiene como propósito mostrar las ventajas, finalidad y conveniencia de realizar Compras Públicas por medio de Convenio Marco, que es la primera opción que tiene el Estado para adquirir productos y/o servicios.
2. Índice
3. ¿Qué es un Convenio Marco?
4. ¿Cómo se genera un Convenio Marco?
5. ¿Qué hay en el catálogo electrónico?
6. Ciclo de vida de un Convenio Marco
7. Convenios Marcos Vigentes
8. ¿Cómo obtener información de los CM?
9. Características de un Convenio Marco
10. Beneficios para los Proveedores
11. Manutención de la oferta en el Catálogo
12. Regla de incorporación de productos
13. ¿Cuando un proveedor puede rechazar una
Orden de Compra?
14. ¿Cómo ofertar en Convenio Marco?
3. 1. ¿Qué es un Convenio Marco?
Es un acuerdo celebrado por la Dirección de Compras y Contratación
Pública con un proveedor determinado, en el que se establecen precios,
condiciones de compra y otras especificaciones del producto o
servicio, que rigen por un período de tiempo definido.
Estos convenios se traducen en un Catálogo Electrónico que contiene
la descripción de los bienes y servicios ofrecidos, sus condiciones de
contratación y la individualización de los proveedores a los que se
adjudicó el Convenio Marco.
De esta manera, los compradores después de encontrar lo que buscan
en el Catálogo Electrónico, sólo deben emitir la orden de compra al
proveedor sin realizar más trámites.
4. 2. ¿Cómo se genera un Convenio Marco?
La Dirección ChileCompra es la encargada de realizar los procesos de
licitación para suscribir los Convenios Marco de bienes y servicios estándares
y de uso recurrente en los organismos públicos.
La información que se entregan las instituciones del Estado a través del Plan
Anual de Compra permite a la Dirección ChileCompra conocer los productos y
servicios de mayor demanda, su localización, los presupuestos disponibles
para adquirirlos, etc. y a partir de esto, analizar y decidir cuáles son aquéllos
prioritarios para ser incorporados anualmente al Catálogo Electrónico.
5. 3. ¿Qué hay en el Catálogo Electrónico?
Hay una lista amplia y variada de bienes y servicios de diferentes rubros, que han
sido licitados previamente por la Dirección de Compras y Contratación Pública.
Por cada tipo de producto se pueden encontrar distintas marcas, proveedores,
cobertura y precio, clasificados conforme a un sistema usado internacionalmente,
que consiste en una clasificación de rubros establecida por la Organización de las
Naciones Unidas ONU.
Esta categorización internacional de rubros permite homologar las compras
públicas para los distintos Estados y obtener a partir de ello información relevante
para estudios estadísticos y otros fines.
6. 4. Ciclo de Vida de un Convenio Marco
Proceso
Elaboración Proceso chilecompra@Express
se nutre de los
Licitación convenios marco
Levantamiento Proceso
de Necesidades Anuncio Licitación Catalogación
Preparación de las Recepción
Seguimiento
Bases
Adjudicación Adjudicados
Correcciones y
Proceso
Recepción Fotografías
Mejoras Capacitación
Producción
Autorización de Bases Cliente Interno
Subida Catálogo
Compradores
Proveedores
Retroalimentación
9. 7. Características de un Convenio Marco
• Primera opción de Compra según Ley 19.886 para los organismos
públicos, con excepción de las municipalidades.
• Proceso de Licitación Pública nacional, licitado exclusivamente por la
Dirección de Compras y Contrataciones Públicas.
• Emisión directa de la orden de Compra por parte de los Compradores a
los Proveedores que pertenecen a algún Convenio Marco.
• Son contratos de duración de 2 a 3 años, establecido en las Bases.
• Una vez adjudicado podrá administrar el Catálogo desde su BackOffice.
• Los que pueden entrar a las tiendas de Convenio Marco sólo son los
Compradores y aquellos Proveedores, que pertenecen a algún convenio
marco, pero estos últimos no pueden adquirir productos o servicios, sino
simplemente revisar el Catálogo Electrónico.
10. 7. Características de un Convenio Marco
•Para participar tiene que esperar que se publique una Licitación de
Convenio Marco en www.mercadopublico.cl
•Es una tienda virtual multi-proveedores (Supermercado Virtual)..
•Mejora la eficiencia, eficacia y transparencia.
•Facilita los Procesos de Compra de las diferentes instituciones.
11. 8. Beneficios Para los Proveedores
• Se agilizan los procesos de contratación.
• No requiere garantías para ofertar.
• Acceso privilegiado al Mercado de las Compras Públicas.
• Participar en el canal gratuito mas grande del país.
• Permite procesos más transparentes y eficientes.
• Permite agregar productos o servicios, cambio de precios, bloqueos
según las Bases de Licitaciones.
12. 9. Manutención de la oferta en el Catálogo
El deber y derecho de los Proveedores:
Bloquear sus productos: Por falta de stock o por estar descontinuados en el
mercado.
Incorporar o Reemplazar productos: Por necesidades especiales de los
Compradores, por nuevos productos en el mercado.
13. 10. Regla de Incorporación de Productos
Agregar nuevos bienes no ofertados, siempre que correspondan a las categorías y tipos
de producto de licitación. (y/o Adjudicados).
Para la incorporación al catálogo de productos, los proveedores deben considerar lo
siguiente:
En caso de solicitar la incorporación de productos que ya estén catalogados,
es decir, que en el catálogo estén ofrecidos por otros adjudicatarios, estos productos
podrán ser incorporados, sólo en la medida que su valor sea inferior al valor mínimo de
dicho producto en porcentajes definidos en las bases.
En lo que respecta que no existan en el Catálogo Electrónico, estos
productos podrán ser incorporados, sólo en la medida que su valor sea inferior en un %
con respecto al precio de lista del producto respectivo.
Para verificar estos valores la DCCP podrá requerir documentos oficiales, tales como:
Facturas de Venta, Precios ofertados en otras licitaciones, etc.
14. 11. ¿Cuándo un proveedor puede rechazar una
orden de compra?
Existencia de deuda vencida de la Entidad que emite la Orden de
Compra con el proveedor destinatario de la misma.
Que el valor de la OC recepcionada sea inferior al valor mínimo
declarado por el oferente en su oferta.
Que la OC no cumpla con condiciones especiales definidas para cada
Convenio Marco.
Deuda que se encuentre informada en el ranking de Reclamos
Pendientes, disponibles en el Sistema Electrónico que la Dirección de
Compras disponga para ello.
Nota para Relatores: EL presente Ciclo se presenta desde: Se establece la Necesidad de un Convenio Marco, pasando por el proceso de creación de Bases y publicación de esta, con su respectiva Adjudicación. 3) Posteriormente el proceso de Catalogación de los productos ofertados por los proveedores en la tienda virtual ChileCompra Express. 4) Además, se otorga un proceso de Capacitación tanto para el Proveedor aprenda a subir productos nuevos según categorías que se adjudico y también para los compradores, para que lleven acabo un adquisición efectiva y eficiente según las necesidades de su institución. 5) Proceso de Difusión, consiste en lo que respecta en un parte a promocionar el nuevo Convenio Marco, para que de esta forma tanto Comprador tenga conocimiento de la existencia de éste y el proveedor, pueda promocionar o difundir sus productos con las distintas instituciones del Estado. 6) El Ciclo finaliza con una evaluación del proceso en marcha del Convenio, se detectan debilidades y fortalezas de éste proceso y además se ven los resultados parciales obtenidos.
Nota para Relatores: Los Convenios Marcos se han dividido en tres áreas; Productos, Servicios y Salud, los cuales durante el tiempo según las necesidades o termino del período del Convenio Marco van variando su cantidad, pero generalmente en aumento.
Nota para Relatores: Ingresar a www.chilecompra.cl a Cómo venderle al Estado y seleccionar Tiendas Virtuales de Convenio Marco en la cual encontrara información sobre; qué son las Tiendas Virtuales, Como participar, Documentos de Apoyo, Convenios Vigentes y en licitación, Calendario de Convenios y listado de Proveedores.
Nota para Relatores: Paso 1 Ingresar a www.mercadopublico.cl con su nombre de usuario y contraseña, en el escritorio ir a búsqueda de licitaciones.
Notas para Relatores: Paso 2 Ingrese el Número de Licitación de Convenio Marco y busque dicha propuesta.
Nota para Relatores: Paso 3 Al encontrar la Licitación ingresamos a las Bases para la descarga de los archivos de las bases y poder estudiarlas antes de ofertar
Nota para Relatores: Paso 4 Después de haber estudiado a cabalidad las bases de licitación, se debe descargar todos los archivos correspondientes, posteriormente hacemos un clic en el icono de Oferta, para ingresar nuestra oferta.
Nota para Relatores: Paso 5 Ingresar el nombre de la Oferta y su descripción resaltando Convenio Marco y su duración
Nota para Relatores: Paso 6 Ingresar las especificaciones y el precio a ofertar en Convenio Marco siempre es 1, de todas formas leer las bases de la Licitación
Nota para Relatores: Paso 7 Subir anexos Administrativos y técnicos si son solicitados en las Bases e ingresar al Icono FORMULARIO CM.
Nota para Relatores: Paso 8 Completar las Garantías Generales de la Oferta. Es importante señalar que cada Convenio Marco en particular tiene diferentes tipos de garantías.
Nota para Relatores: Paso 8 Completar las condiciones regionales, es decir, seleccionar las regiones a las cuales venderá sus productos o servicios, completando la información que se le solicita, recordar que cada Convenio Marco es diferente.
Nota para Relatores: Paso 8 Ingresar los descuentos por tramos. Favor leer cuidadosamente las Bases de Licitación, posteriormente, haga clic en siguiente.
Nota para Relatores: Paso 9 Búsqueda de Producto para oferta En el paso 2 del Formulario ,seleccione el tipo de producto que quiere ofertar, en forma especifica , ya que, se encuentran por tipo de papel o categorías. Lo mismo sucede con otros Convenio Marco, posteriormente, hacemos clic en filtrar.
Nota para Relatores: Paso 9 Al filtrar podremos visualizar todos los tipos de productos que conciernen a dicha categoría. Cada categoría contiene una ficha electrónica que nos indica sus características, atributos y descripción.
Nota para Relatores: Paso 9 Posteriormente Seleccionamos los productos a ofertar ingresamos el Precio NETO y el % de descuento, si es que lo queremos hacer (leer las Bases de Licitación) y ACTUALIZAMOS, a continuación, hacemos clic en siguiente. Posteriormente si queremos seguir agregando productos de otras categorías el proceso se realiza de la misma manera.
Nota para Relatores: Paso 10 En esta etapa debe descargar el archivo en PDF y guardarlo en el escritorio del Computador, ya que, dicho archivo debe ser adjuntado en anexos económicos.
Nota para Relatores: Paso 10 El archivo PDF muestra todos los productos ofertados en el CM con el nombre, precio a cobrar y el descuento realizado por cada producto.
Nota para Relatores: Paso 11 En esta Etapa se debe ingresar nuevamente a la Licitación de Convenio Marco respectivo y alcanzar el paso Nº 3. aquí se debe hacer clic en el botón “Ingresar en Anexos Económicos”, para poder adjuntar, el archivo que descargo en PDF , y luego hacer clic en el botón siguiente .
Nota para Relatores: Paso 12 Posteriormente podrá visualizar todos los archivos que ingreso en la licitación, anexos administrativos, técnicos y económico (Archivo PDF) e ingresar la Oferta. “ En hora buena ha ofertado una Licitación de Convenio Marco”
Nota para Relatores: Se deben derivar a los proveedores si tuviesen requerimientos más específicos a su rubro a los centros ChileCompra.