Gestión de la investigación UPM

2. Proyecto Acuse: Análisis de la cooperación de la UPM con el Sector
Empresarial: Sistema informático para elaborar el análisis
¿En qué estado se encontraban las bases de datos de Investigación?:
Datos separados por cada fuente, en diferentes tipos de formatos básicos
(Excel, Access, Word, papel). Sin ningún tipo de normalización, indexación, etc
Cada origen de datos estaba basado en los requerimientos específicos de su
creador
Falta de normalización en todas las fuentes de datos
Imposibilidad de realizar consultas
Nulo poder de cálculo
Cruzado de datos totalmente inviable
A nivel directivo: No se podía realizar una visión global
Necesidades: Reunir de una forma común y centralizada los datos
Solución adoptada: Elaboración de una herramienta informática -> Sistema
para el seguimiento de la investigación (S2i)
Orígenes del proyecto

3. • ¿Qué es?
• Es un sistema que centraliza toda la información relativa a la
investigación en la UPM (Estructuras de Investigación, Investigadores,
Proyectos, Patentes, Software, Marcas, Cátedras, Memorias, Becas y
Contratos oficiales, etc)
• ¿Para que Sirve?
• Una gestión muchísimo más eficaz y rápida por parte de los
administrativos
• Una explotación de la información enorme (Informes, Gráficas,
estadísticas, cruces de datos, etc)
• Nuevos y mejores servicios: (A los investigadores, externos a la
UPM, etc)
• Difusión de información: Poder difundir, y porque no, vendernos
Sistema para el seguimiento de la Investigación

4. Para quiénes
¿A quienes proponía abarcar el Sistema para el seguimiento de la investigación?:
Equipo Directivo
Consulta datos y
cuadros de mando
Alumnos UPM
Ven información de
investigación y datos de
doctorado.
Investigadores UPM
Consulta sus datos y alimenta el sistema con
más información. Hace gestiones online y
difunde su investigación
Administrativos
Trabaja con el sistema y
lo alimenta de
información
Sistema para el
seguimiento de
la investigación
UPM
Externo a la UPM
(Investigadores de otras Universidades, Empresas,
Instituciones, etc):
o Consultan toda la investigación hecha en la UPM
o Encuentran contactos UPM relacionados con sus búsquedas
o Examinan la calidad investigadora UPM

5. ¿Cómo funciona?
Base de datos
Para llegar a estos objetivos, el
Sistema cuenta con una compleja base
de datos Oracle única relacionada con
el resto de bases de datos institucional
de la UPM, en la actualidad, aún queda
información por enlazar, pero el estado
es muy avanzado.
Inv.
Aplicaciones
Además de la base de datos, cuenta
con numerosas aplicaciones dispuestas
a dar uso de esa información y hacer
de interfaz al usuario

6. Principales Aplicaciones
 S2i: Aplicación interna de gestión
 Portal del Investigador: Aplicación de servicios para el investigador
• Memorias de Investigación
• CV (CVN)
• Trámites online (solicitudes, gestión de datos, etc)
 Observatorio de I+D+i: Aplicación de difusión

7. S2i -Aplicación de GestiónyAdministración (I)
Es la principal aplicación y el corazón de todo el sistema, desde donde el V. de Investigación
trabaja diariamente. Está pensada para ser el punto de entrada de toda la información
institucional de investigación, y portal de administración para los trabajadores del VI.
Es una aplicación de uso exclusivamente interno, los investigadores no tienen constancia de
su existencia.

8. ¿Qué pueden hacer nuestros trabajadores en el S2i?. Todo está distribuido por permisos:
• Cada unidad, administrar la información de la que soy propietario. Tenemos los bloques:
• Proyectos Internacionales
• Proyectos regionales
• Patentes, Software, Know How y Marcas
• Becas y contratos oficiales de investigación
• Cátedras Universidad-Empresa
• Grupos y Centros de Investigación
• Colaboraciones docentes
• Creación de Empresas
• Y de los datos que nuestro vicerrectorado no administra, se pueden consultar de las bases de
datos oficiales:
• Personal UPM: Datos de personal docente y de administración de servicios (Situación laboral, docencia, bajas y altas,
excedencias, etc.):
• Docencia UPM: Estructura departamental (Docencia)
• Académico UPM: Doctorandos de la universidad
• Etc.
S2i - Aplicación de GestiónyAdministración (II)

9. • Consulta de toda la vida investigadora de
un investigador (Sus contratos, sus
patentes, sus proyectos, sus datos de
memorias, etc.), y de todo lo relacionado
con él.
• Atención a trámites online: Ejemplo:
modificación de grupos de investigación
• Uso de listas de distribución por temáticas
para difusión por email
• Generar informes
• Hacer búsquedas avanzadas, con filtros, y
generar tablas excel’s a medida
• Consulta de estadísticas y cuadros de
mando
• Etc.
S2i - Aplicación de GestiónyAdministración (II)

10. Explotación de datos
Gestión en S2i
Alta de propuestas Ejecución
económica
Actualizaciones
Disponible en CV’s
Y próximas Memorias
Paso a Contrato y
Completado de datos principales:
• Participantes
• Desglose económico
• Etc.
Visible en el Observatorio de I+D+i
Próximamente: Gestión en Portal
Del Investigador: Facturas, datos, solicitudes, certificados, etc.
Actualización en
Memorias y CV’s
Posible justificar Horas
TIEMPO
Informes y cuadros de
mando
Actualización
automática
en Observatorio
Si está publicado
S2i - Ejemplode gestiónProyectos Internacionales

11. 2014
Usos directivos del S2i. Ejemplo – Plan de Calidad:
S2i – Ejemplode explotaciónde datos
Datos
institucionales
Investigador
completa datos
En Memorias
Toda la actividad
investigadora
2014Verificación
Plan de Calidad
- Consulta de toda la actividad investigadora
2014
- Comparativas por estructuras, con índices
de calidad
- Ayudas a estructuras basándose en el
índice de calidad
- Análisis de carencias
- etc

12. Portal del Investigador (En proceso)
• Reunirá todos los servicios de investigación para el
Investigador:
• Acceso a sus memorias
• Acceso a su CV
• Visualización de su información de investigación (Contratos, proyectos,
patentes, etc)
• Solicitación de modificación de datos institucionales
• Personales de investigación
• De sus estructuras de investigación
• Tramites online para proyectos
• Carga de facturas
• Solicitud de certificados
• Etc
• Contacto a las diferentes unidades
• Repositorio de documentos institucionales (Guías, manuales, formularios,
etc)
• Anuncios basándose en áreas de interés
• Notificaciones personales de trabajo

13. Aplicación de Memorias
de Investigación
• Sirve para la toma de datos de Memorias de
investigación:
• Enlazan la información que ya existe en las bases de
datos UPM y de los CV’s de sus miembros
• El investigador solo tiene que completar la memoria
con los datos restantes
• Se usa para el Plan de Calidad
• Permite exportar datos y comparativas anuales
• Una vez verificado, se publica en el observatorio
• Permite a los investigadores navegar y buscar por la
información de su actividad investigadora de todos los
años

14. Aplicación de CV
Investigador (CVN)
• Sistema de CV para los investigadores
UPM
• Enlaza la información ya existente en las base
de datos UPM y sus Memorias
• Rellena la información adicional deseada
• Permite configurar que información quiere
generar en sus documentos exportados
• Se puede generar un CVN apto para las
convocatorias públicas nacionales
• Permite integrar “copiando y pegando”
currículos en formato texto (orientado a CV del
MEC)
• Gracias a la elaboración de los CV’s, las
Memorias se rellenarán prácticamente solas

15. El Observatorio es la herramienta de difusión.
Búsqueda de información
Estructuras de investigación
Investigadores
Memorias de investigación
Datos oficiales completos
 Patentes/Software/Marcas
 Proyectos Internacionales
 Cátedras Universidad-Empresa
Enlace con Archivo digital de
las actividades en las que
se haya incluido
Herramientas comparativas
Portal de innovación
 Noticias de innovación relacionadas con la UPM
 Clasificación de los RSS de toda la universidad
(Próximamente)
Aplicación de Difusión
(Observatorio I+D+i UPM)