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No siempre es posible asignar un plan sin un estudio 
preliminar. 
El estudio preliminar está encaminado a lograr una 
identificación real del problema, para conocer la 
naturaleza del estudio completo. 
El estudio preliminar se diseña para que resulte la 
posibilidad de un informe que recomiende o que no 
recomiende un plan general para desarrollar la 
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oficinas, almacén, 
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• Atención a clientes, 
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• El auditor administrativo utiliza este método para obtener 
información por medio de la encuesta por cuestionario, al 
hacer preguntas dirigidas a directores, jefes 
departamentales, etc., esto requiere honestidad en la 
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implantación de 
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Proceso de Auditoria Administrativa

  • 1.
  • 2.
  • 3. No siempre es posible asignar un plan sin un estudio preliminar. El estudio preliminar está encaminado a lograr una identificación real del problema, para conocer la naturaleza del estudio completo. El estudio preliminar se diseña para que resulte la posibilidad de un informe que recomiende o que no recomiende un plan general para desarrollar la solución específica del problema.
  • 4. apreciación general del desarrollo operacional. Evaluar la efectividad. Descubrir e identificar problemas ¿Cuáles son los elementos de importancia que examinar y evaluar? ¿Por qué es necesario estudiar cada uno de los mismos? ¿por dónde empezar? ¿alcance del estudio preliminar? Estimación de tiempo y recursos necesarios (humanos, financieros y materiales). Proponer, en su caso, medidas correctivas. Evaluar las áreas o secciones que puedan ser causa de una revisión posterior.
  • 5. Es necesario iniciar el trabajo de obtención de datos con un contacto preliminar que permita una primera idea global.
  • 6. Los problemas que van a consultarse y las muestras de documentos obtenidos varían de acuerdo con los objetivos del estudio.
  • 7. La información que puede obtenerse sobre el campo de trabajo incluye: organigrama, lista de funciones, datos sobre volúmenes de trabajo, examen de las condiciones en que se trabaja, formas y reportes utilizados, etc.
  • 8. Tenemos que definir cuál será la materia objeto de nuestro estudio. Entre otras preguntas, es conveniente que el auditor se formule las siguientes:  ¿Cuáles son los elementos de mayor importancia que hay que examinar?  ¿Por qué es necesario estudiar cada uno de los mismos?  ¿Cuándo habrá de efectuarse el estudio para que rinda resultados óptimos?  ¿por dónde empezar?
  • 9. Es conveniente entrevistar a algunas personas directamente relacionada con la empresa, las cuales deben ser seleccionadas.
  • 10. Planear la auditoria administrativa es conocer previamente que es lo que vamos hacer en cuanto trabajo a desarrollar. El auditor administrativo necesita de: 1.- Cuestionarios 2.- Comentarios y sugerencias 3.-Hojas de análisis y papelería necesaria.
  • 11.  ¿Quién lo hace?  ¿Qué está haciendo  ¿Dónde se hace?  ¿Cómo se hace?  ¿Cuándo se hace?  ¿Por qué se hace?
  • 12. El trabajo a desarrollar podrá ser total o por áreas: A) Procesal: planeación, organización, dirección y control. B) Funcional: Consejo de administración, gerencia, asesoría, producción, comercialización, personal, finanzas, etc. c) Analítico: Puestos, tiempos, formas, equipos, costos, materiales, etc.
  • 13.
  • 14. Antes de comenzar una auditoria Reflexión detenidamente Delinear un plan
  • 15. • Pasos a seguir en los que se basa un plan, el conocimiento de los cuales constituye el fondo de una actuación auditorial. Investigación Técnicas Observación, Encuestas y Entrevistas.
  • 16. Documentos Legales • Escritura constitutiva. • Actas de asambleas de accionistas y conejo de administración. • Contratos celebrados. • Contratos colectivos de trabajo. • Leyes que afectan a la empresa. • Situación Fiscal. • Informes dirigidos a dependencias gubernamentales. • Informes dirigidos a cámaras. Elementos administrativos • Manuales de organización. • Políticas. • Análisis de puestos. • Descripción escrita y gráficas de sistemas, procedimientos y métodos. • Catálogos de formas con sus instructivos. • Registro de firmas y autorizaciones. General • Folletos de antecedentes históricos. • Locales para oficinas, almacén, plantas, sucursales. • Atención a clientes, empleados y proveedores. • Forma de ejecutar una operación.
  • 17. De gráficas • Puntos de equilibrio. • Ventas. • Producción. • Compras. Registros contables • Manual del sistema de contabilidad general y de costos. • Descripción del sistema. • Catálogo de cuentas e instructivo para su aplicación. • Guía de contabilización. • Formas, registros e informes. • Presupuestos. • Balance General. • Estado de origen y aplicación de recursos. • Estado de resultados. • Estado de costo y de producción. • Informe comparativo mensual y anual de ventas. • Informe mensual y anual de ventas y costo por producto.
  • 18. • El auditor administrativo utiliza este método para obtener información por medio de la encuesta por cuestionario, al hacer preguntas dirigidas a directores, jefes departamentales, etc., esto requiere honestidad en la respuesta a las preguntas.
  • 19. • El auditor administrativo utiliza dos métodos en ésta fase: Cuestionario: Debe utilizarse para todo tipo de empresas, ya que se necesita de datos fundamentales relativos a los diversos factores o categorías de la función o área. Entrevista: La recopilación de datos conduce a entrevistas y cambios de impresiones, para obtener información más efectiva, y también implica reunir diferentes clases de información
  • 20. Las áreas de estudio son: Elementos de la administración:  Planeación. Organización.  Integración. Dirección. Control. Áreas Funcionales: Producción. Ventas.  Finanzas. Relaciones Industriales. Compras. Créditos y Cobranzas. Relaciones Públicas y Humanas.  Almacén, etc.
  • 21. EL ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LA INFORMACIÓN OBTENIDA Una vez obtenida la información, se analiza para conocerla eficiencia con la que la empresa ha logrado o está logrando sus objetivos y las causas que reducen su eficiencia. EL INFORME DE AUDITORÍA Después de haber analizado la información tenemos que elaborar un informe, que es un instrumento para la toma de decisiones e indica la situación administrativa de la empresa y da recomendaciones y las formas de mejorarlas.
  • 22. IMPLANTACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES La implantación de las recomendaciones hechas por el auditor debe ponerse en vigor para solucionar el problema que originó la auditoria administrativa. REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL PLAN GENERAL DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Para la descripción gráfica del plan general y de los programas específicos de la investigación se recomienda utilizar gráficas de flechas o diagramas red. (CPM, PERT, Gráficas de Gantt).
  • 23. • Los programas son medios que sirven de guía al auditor administrativo y a sus ayudantes, en los que se detallan los diferentes pasos a fin de asegurar que se cubrirán todos los aspectos. PROGRAMAS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA • Programas Generales. • Programas Analíticos. • Programas Tipo. • Programas por áreas. CLASIFICACIÓN DE LOS PROGRAMAS
  • 24. ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL • El sistema de control de la empresa ha de ser estudiado para poder efectuar una planeación correcta del trabajo de auditoría administrativa. LAS HOJAS DE ANÁLISIS • Son hojas en las que se recopilan datos, comentarios, notas y evaluaciones a la revisión de la empresa.
  • 25.
  • 26. En el desarrollo de la auditoría los elementos vitales son la investigación y el análisis dentro de un marco conceptual sólidamente.
  • 27.
  • 28. Verificar la magnitud de los datos e informes por separado. Determinar el grado de cumplimiento de funciones administrativas Evaluar funciones operacionales Evaluar los sistemas y procedimientos.
  • 29. Obtienen las conclusiones y recomendaciones. Determina la medida en que la empresa goza de “buena salud administrativa”. Indica las oportunidades significativas. Informa de manera descriptiva. Con base en el análisis esquematizado, la interpretación bajo los antecedentes y experiencias del equipo de auditores, se
  • 30. Fase de seguimiento Ultima fase, su objetivo principal completar los aspectos que se indican en las recomendaciones que son sugeridas en el informe del auditoría, sobre las bases de los resultados del examen y evaluación.
  • 31. Objetivas de la implantación de recomendaciones. Plan de acción y programa de implantación. Integración de los recursos necesarios. Ejecución del
  • 32. En la práctica, el seguimiento y evaluación de la implantación de las recomendaciones se puede realizar de tres maneras: Las puede llevar a cabo el personal de la unidad orgánica de auditoría interna. Las puede realizar la empresa consultora por medio de sus AA. Se pueden efectuar en forma combinada.
  • 33. En resumen, el producto final de un informe de AA es un plan de acción sobre recomendaciones en esta se detallaran las diversas acciones a ejecutar. Al hablar de tiempos se tendrá en cuenta la capacidad financiera de la empresa, sistemas diseñados, disponibilidades de recursos humanos y materiales y el costo correspondiente.

Notas del editor

  1. a