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YASMID PINEDA VELOSA 
GRUPO G4 
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LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ 
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO 
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, 
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA 
BOGOTÁ COLOMBIA 
2014
Introducción 
CONTENIDO 
1. Defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos 
se deben de tener en cuenta para su implementación. 
2.Destaque las fases que se deben de tener en cuenta dentro del proceso 
de implantación del Sistema de Gestión de Archivos. 
3.Explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión 
Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.
4.Elabore una tabla con las características de los sistemas de Gestión 
Documental y explique en que consiste cada una de ellas.(Decreto 2609 
Cap. III Art. 1 
5,Visite una entidad que tenga implementado un Sistema 
de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho 
sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su proyecto 
hasta la fase final de implantación del mismo. 
Allí mismo indague las 3 preguntas siguientes: 
¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en 
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INTRODUCCION 
El desarrollo de nuevas tecnologías aplicadas para SGD 
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rápida y eficientemente. una ventaja importante es gestionar y 
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La Gestión Documental es un proceso que desencadena dinámicas vitales para el 
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actividad. Además de la agilización en la búsqueda y localización de documentos clave en 
la toma de decisiones y en la satisfacción de los clientes, la Gestión Documental permite 
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  • 1. GESTIÓN DOCUMENTAL II TALLER 3 YASMID PINEDA VELOSA GRUPO G4 TUTOR LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA BOGOTÁ COLOMBIA 2014
  • 2. Introducción CONTENIDO 1. Defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos se deben de tener en cuenta para su implementación. 2.Destaque las fases que se deben de tener en cuenta dentro del proceso de implantación del Sistema de Gestión de Archivos. 3.Explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.
  • 3. 4.Elabore una tabla con las características de los sistemas de Gestión Documental y explique en que consiste cada una de ellas.(Decreto 2609 Cap. III Art. 1 5,Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase final de implantación del mismo. Allí mismo indague las 3 preguntas siguientes: ¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en ambientes electrónicos?
  • 4. ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de Gestión de documentos? ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema? Conclusiones Webgrafia
  • 5. INTRODUCCION El desarrollo de nuevas tecnologías aplicadas para SGD facilitan el acceso a todos los documentos e información de la empresa, un sistema implementado permite controlar y centralizar los documentos para su búsqueda y recuperación rápida y eficientemente. una ventaja importante es gestionar y hacer mas flexible la administración de los documentos.
  • 6. La Gestión Documental es un proceso que desencadena dinámicas vitales para el desempeño de las compañías. Del manejo adecuado de la información dependen muchos de los efectos positivos de los procesos que desencadena el desarrollo de su actividad. Además de la agilización en la búsqueda y localización de documentos clave en la toma de decisiones y en la satisfacción de los clientes, la Gestión Documental permite alcanzar niveles máximos de operatividad al reemplazar métodos manuales por electrónicos, lo que a su vez tiene como consecuencia ahorros notables al reducirse el uso de papelería y el espacio físico para almacenarla. Valor implícito: una administración amable con el medioambiente
  • 7. EL DIAGNOSTICO: REQUISITOS Sirve como garantía en el adecuado desarrollo de políticas de gestión documental en las entidades, su análisis es el resultado de la investigación, recolección e interpretación de la información recolectada en la TRD y TVD. • En el diagnostico se determina el diseño y el desarrollo de plan de acción para identificar los problemas, oportunidades, fortalezas. • Definir la requisición de la información, mantenimiento y evaluación.
  • 8. REQUISITOS Requisito Técnico: son las herramientas creadas para darle trámite a los procedimientos de la gestión, por ejemplo: • Los manuales de procesos, procedimientos y funciones. • Formatos. • Tablas de retención y valoración documental. • Adquisición normatividad en general. • Permanencia del archivo en sus tres fases del ciclo vital y de unidad de correspondencia. • Normalización de los 8 procesos del PGD. • Planteamientos de estrategias que evidencien los procedimientos.
  • 9. REQUISITOS Requisitos administrativos: Es la integración del PGD con todas las funciones administrativas de la entidad, bajo los siguientes criterios: • La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección. • Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad (centralizado, o descentralizado). • Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad. • El archivo debe contar con el talento humano para realizar dicha labor. • Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas recomendaciones del Archivo General de la Nació
  • 10. REQUISITOS Administrativo: Incorporar en la entidad lo establecido en los decretos: • 2609 de 2012 del Ministerio de Cultura Artículo 4. “Coordinación de la Gestión Documental” . • 2578 de 2012 del Ministerio de Cultura Art 15. “Conformación del Comité Interno de Archivo”, con el fin de con el fin de empoderar a la Secretaría General o a quien haga a Sus veces, como responsable de la gestión documental de la entidad.
  • 11. FASES DENTRO DEL PROCESO DE IMPLEMENTACION DEL SGA DEFINICION DE PROYECTO • Es el estudio detallado del documento Análisis Funcional donde queda especificado los requerimientos que debe cumplir en PGA de la organización. • Se selecciona la herramienta que cumplirá las expectativas de la organización DISEÑO DE LA HERRAMIENTEA • Continuar paso a paso los parámetros establecidos en el documento de Análisis Funcional IMPLEMENTACIÓN • Análisis de la herramienta, se realizan pruebas para verificar si cumple las funcionalidades indicadas en el documento Análisis Funcional
  • 12. FASES DENTRO DEL PROCESO DE IMPLEMENTACION DEL SGA FORMACIÓN DE USUARIOS • Capacitación, seguimiento y retroalimentación a los usuarios con el fin de comprobar las funcionalidades de la herramienta según lo indicado en el documento Análisis Funcional EXPLOTACIÓN DEL SISTEMA • Fase de implementación de la herramienta en toda la organización ACCESO WEB • Fase final donde se comprueba que el sistema funciona apropiadamente se divulga en la WEb y se realiza el acceso a los usuarios.
  • 13. Generalidades SGD. (Decreto 2609 de 2012). Organizar los documentos físicos y electrónicos incluyendo sus metadatos a través SGD Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en TRD y TVD Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo a los tiempos establecidos en las TRD o TVD Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos)n a lo largo del ciclo de vida del documento Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries Permitir, facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la entidad cuando sean requeridos Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en serie y subserie, a largo plazo independiente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación
  • 14. CONFORMIDAD Características de los SGD. (Decreto 2609 Cap. III Art. 1) Los SI y SGDE, deben respaldar la gestión de la información a partir de los procesos administrativos de las entidades INTEROPERABILIDAD los SGD deben tener la habilidad de intercambiar SI, a lo lago del tiempo, basado en el principio de: *Neutralidad tecnológica. *uso de formatos abiertos *Estándares nacionales o internacionales. SEGURIDAD SGD deben mantener la información administrativa en un entornos aseguro METADESCRIPCIÓN La estructura de los metadatos normalizados sean manuales o automatizados contengan los mismos sistemas y aplicativos ADICIÓN DE CONTENIDOS Agregar nuevo contenido a los documentos, en forma de metadatos, sin que se altere *La autenticidad. *Valor evidencial *Intedrigad de los documentos DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO Creación y captura de documentos en el sistema debe ser para los usuarios: *De faciil y sencilla de manejar
  • 15. Características de los SGD. (Decreto 2609 Cap. III Art. 1) GESTION DISTRIBUIDA Los SGD deben tener la capacidad de importar y exportar masivamente los documentos Series, Subseries Expedientes Metadatos hacia otros SGD DISPONIBILIDAD Y ACCESO Un SGDE, debe asegurar que los documentos electrónicos conserven : *Autenticidad *Integridad *Inalterabilidad *Accesibilidad *Interpretación *Comprensión *Capacidad de ser procesados *Reutilizados NEUTRALIDAD TECNOLOGICA Garantizar la libre adopción de tecnologías. Teniendo en cuenta: *Recomendaciones *Conceptos *Normativas Para fomentar servicio, contenido y aplicaciones eficaces Bajo una libre y leal competencia
  • 16. VISITA ENTIDAD ENTIDAD: FUNDACION EDUCATIVA DE INGLATERRA Atendida por: Sebastián León Londoño Auxiliar de archivo y correspondencia Sistema de Gestión Documental: Novasoft Enterprise bajo el formato ISAD(G). *Aspectos importantes de su proyección: La fundación crea la necesidad de implementar un programa de gestión documental, puesto que los parámetros de gestión documental no estaban estipulados, a causa de ello cada funcionario diseñaba su método personal para archivar. Los tiempos de respuesta a solicitudes realizadas por el personal tanto interno (estudiantes) como externo (Secretaria de educación) eran ineficientes puesto que el proceso de búsqueda de documentos era complejo. Se estima que 10 años equivalente en tiempo a la memoria institucional se ha perdido debido al mal manejo de la documentación.
  • 17. VISITA ENTIDAD La falta de estrategias y procesos normalizados en materia de gestión documental le ha generado dificultades de índole administrativo y académico la Fundación , por cuanto al deficiente manejo de la documentación institucional y el desconocimiento de la importancia de la misma. Para lo anterior se requirió de un SGD que se adapto al plan estratégico institucional y los planes de mejora continua en la Fundación.
  • 18. VISITA ENTIDAD 1. ¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en el ambiente electrónico? En la actualidad la Fundación lleva la segunda y tercera etapa dentro del proyecto de implementación del sistema de gestión documental. En la primera etapa se llevó a cabo un levantamiento de información, con el objetivo de identificar claramente los fondos y las unidades documentales que conforman toda la estructura de información de la compañía. Una vez identificado esto, se llevó a cabo un proceso de inspección, investigación, análisis y definición de las unidades documentales que conforman toda la estructura organizacional. Como producto de ello se desarrollaron las TRD – Tablas de retención documental. Actualmente se lleva a cabo un proceso de implementación inicial de las TRD con el objetivo de identificar aquellos fondos documentales que ya han superado su valor administrativo, legal, fiscal y contable. Es importante hacer esta aclaración previa, con el ánimo de identificar que actualmente la Fundación se encuentra en el camino de implementar un Software de gestión documental que facilite la virtualización de todas las unidades documentales. Se espera que ésta fase sea iniciada una vez los procesos de aplicación de las TRD sean finalizados. Actualmente se están estableciendo políticas y lineamientos que permitan generar una estandarización dentro del proceso de producción de documentos. Las TRD un claro lineamiento para identificar el ciclo de vida de cada documento, los estándares preliminares que refieren la conservación de los archivos físicos, han permitido identificar aquellas unidades que por su alto nivel de impacto en la organización requieren de una conservación digital que asegure la conservación y veracidad de los documentos.
  • 19. VISITA ENTIDAD ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de gestión de documentos? Actualmente se están evaluando diferente software de gestión documental, entre ellos se encuentran Docuware y OpenSource. Dentro de los criterios previos que se han estimado para evaluar la selección del sistema de gestión documentos son: Capadidad de Integración: Es uno de los criterios más importantes dentro de éste proceso, puesto que dentro de la estructura organizacional de la Fundación se evidencia la utilización de sistemas de gestión administrativa – Novasoft- y de gestión académica – ManageBac. Es por ello que el SGD que se evalúe debe cumplir con unos requisitos importantes que aseguren la integralidad entre sistemas. Estándares de Seguridad de la Información Arquitectura de la plataforma Sistema de almacenamiento Firma digital Capacidad de soporte técnico y servicio postventa
  • 20. VISITA ENTIDAD 3. ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema? En este momento la integridad de la información está siendo plasmada en la política de gestión documental, la cual se encuentra en estos momentos en construcción. Se evidencia la necesidad de construir una cadena de producción, comunicación, evaluación y conservación de la información. El objetivo estratégico se centra en la generación de estándares que permitan salvaguardar la información independiente del sistema que se utilice. Actualmente se tienen identificados los productores de información, y se ha venido trabajando con ellos de forma focal, para que de forma conjunta se logren establecer criterios de creación y manejo de la información. De la mano del departamento de Tecnología se identificarán los requerimientos técnicos del Sistema, con el objetivo de asegurar que éste tenga un alto nivel de integración con los demás sistemas de la organización. El objetivo es construir un sistema Holístico de información y de gestión documental. Hasta ahora estamos iniciando y en parte eso es lo que nos emociona en el área de Gestión documental de la Fundación.
  • 21. VISITA ENTIDAD ¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en el ambiente electrónico? En la actualidad la Fundación lleva la segunda y tercera etapa dentro del proyecto de implementación del sistema de gestión documental. En la primera etapa se llevó a cabo un levantamiento de información, con el objetivo de identificar claramente los fondos y las unidades documentales que conforman toda la estructura de información de la compañía. Una vez identificado esto, se llevó a cabo un proceso de inspección, investigación, análisis y definición de las unidades documentales que conforman toda la estructura organizacional. Como producto de ello se desarrollaron las TRD – Tablas de retención documental. Actualmente se lleva a cabo un proceso de implementación inicial de las TRD con el objetivo de identificar aquellos fondos documentales que ya han superado su valor administrativo, legal, fiscal y contable. Es importante hacer esta aclaración previa, con el ánimo de identificar que actualmente la Fundación se encuentra en el camino de implementar un Software de gestión documental que facilite la virtualización de todas las unidades documentales. Se espera que ésta fase sea iniciada una vez los procesos de aplicación de las TRD sean finalizados. Actualmente se están estableciendo políticas y lineamientos que permitan generar una estandarización dentro del proceso de producción de documentos. Las TRD un claro lineamiento para identificar el ciclo de vida de cada documento, los estándares preliminares que refieren la conservación de los archivos físicos, han permitido identificar aquellas unidades que por su alto nivel de impacto en la organización requieren de una conservación digital que asegure la conservación y veracidad de los documentos.
  • 22. Conclusión La Fundación Educativa de Inglaterra, a implementado un programa de Gestión Documental, con miras a lograr mejores procesos y actividades en el manejo de la información, con el fin de apoyar una toma de decisiones eficaz y lograr avanzar en el camino hacia la excelencia. Webgrafia Decreto 2609 de 2012 Consulta de norma Disponible en: www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958 Importancia del programa de gestión documental. (2012). Disponible en: http://importanciadelpdg.blogspot.com/ Contreras Aguilar, A. Palacio Farfán, E. Aguilar Corchuelo, E.K. Sarmiento Poveda, N. (2012), Informe administrativo extenso, Disponible en: https://docs.google.com/document/d/1yiPEXujyWasm32Ov4Xsnqcg71l6MVxq-oC4sG4bF1_k/edit