El documento describe los componentes y operaciones de un sistema de gestión documental, incluyendo la administración de usuarios, correspondencia, tablas de retención documental, características de autenticidad de documentos, y procesos como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos. Explica los procesos de incorporación, organización, consulta, transferencia y almacenamiento de documentos, así como los subsistemas y aplicaciones de un sistema de gestión documental digital.

1. SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
Subsistema de gestión
documental
Subsistema de gestión
administrativa
Subsistema de
información
documental
CORRESPONDENCIA
• Administración de usuarios
• Manejo de Correspondencia recibida y
despachada
• Seguimiento de correspondencia(responsables,
alarmas a emails, control)
• Digitalizar correspondencia para su envio a email.
• Manejo de copias a funcionarios( mensajes de
interes general)
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
• Configuración de disposición final de
documentos y tipos documentales
• Manejo de organigramas y dependencias
• Correspondencia y tablas de retención
• Manejo de series y subseries para clasificar
documentos y
• Administración de cajas y legajos de las cajas
Componentes
administrativos
Operaciones e instrumentos
destinados a facilitar el acceso a
recursos bibliograficos y
documentales del mismo

2. Caracteristicas de un documento
• Autenticidad: politicas y procedimientos para : creación,
recepción, transmisión, mantenimiento y disposición.
Garantiza que los creadores esten autorizados e identificados
y esten protegidos de cualquier adición, supresión,
modificación, utilización u ocultación no autorizada.

3. Proceso
Producción
Aspectos de origen , creación y
diseño formatos y documentos
Recepción
Verificación y control de
documentos para la admisión de
documentos (completitud,
correspondencia, competencia)
Distribución
Garantiza que los documentos
lleguen al destinatario tanto
interno como externo)
Tramite
Curso desde la producción hasta
el cumplimiento fucnión
administrativa. Conforman series
documentales.
Organización
Clasificación, ordenación,
descripción)
Consulta
Formulación
Estrategia busqueda
Respuesta a consulta
Conservación
Acciones preventivas y
correctivas que garantizan la
integridad fisica y funcional de la
documentación
Disposición Final
Selección de documentos en
cualquier etapa de vida para su
conservación temporal,
permanente o eliminación de
acuerdo a Tablas de retencion

4. Proceso
Incorporación
a) Recepcion: Quien remite,
quien recibe, organizar para
remitir, mecanismo de
control(formulario),
conservacion temporal.
b) Verificacion contra Tabla de
retención: como se realiza,
como se incorpora docuemntso
a la tabla que no se encuentran.
c) Registro en Sistema
Organización
a) Clasificacion:
identificación, agrupación,
sistematización y
codificación
b) Signaturizacion y sellado
c) Ordenación
d) Descripción: Inventarios,
catalogos
Consulta
Formulación (formulario, email,
telefono)
Estrategia busqueda(Tablas de
acceso y uso)
Respuesta a consulta(Entrega, )
Transferencia
documental
Disposición Final
Selección de documentos en
cualquier etapa de vida para su
conservación temporal,
permanente o eliminación de
acuerdo a Tablas de retencion
Almacenamiento
a)Seleccion de espacios fisicos
b) Conservación,

5. Sistema de gestión documental
Gestión de
expedientes
Gestión de
Archivo
Sistema de gestión documental Archivo
Digital
Aplicaciones y
herramientas
Aplicaciones en Internet
Registro
Físico
Registro
Telematico
Libro de
entrada
Digitalización
Catalogo de
procedimientos
Distribución
Fisica
Archivo
Digital
Unidades de
gestión
Archivo
Digital
Salida
documentación
Notificación
electrónica
Notificación
tradicional
Registro
Libro de salida
Registro Entrada/Salida