1. INTRODUCCIÓN
A través de los años los empresarios han manejado sus negocios
trazándose sólo metas limitadas, que les han impedido ver más allá de sus
necesidades inmediatas, es decir, planean únicamente a corto plazo; lo que
conlleva a no alcanzar niveles óptimos de calidad y por lo tanto a obtener
una baja rentabilidad en sus negocios.
Según los grupos gerenciales de las empresas mas impórtate en el
mundo, el secreto de su éxito, radica en poseer estándares de calidad altos
tanto para sus productos como para sus empleados; por lo tanto el control
total de la calidad es una filosofía que debe ser aplicada a todos los niveles
jerárquicos en una organización, y esta implica un proceso de Mejoramiento
Continuo que no tiene final. Dicho proceso permite visualizar un horizonte
más amplio, donde se buscará siempre la excelencia y la innovación que
llevarán a los empresarios a aumentar su competitividad, disminuir los
costos, orientando los esfuerzos a satisfacer las necesidades y expectativas
de los clientes.
Asimismo, este proceso busca que el empresario sea un verdadero líder
de su organización, asegurando la participación de todos que involucrándose
en todos los procesos de la cadena productiva. Para ello él debe adquirir
compromisos profundos, ya que él es el principal responsable de la
ejecución del proceso y la más importante fuerza impulsadora de su
empresa.
2. Estructuras Organizativas
Definición y Concepto:
Toda empresa cuenta, en forma explícita o implícita, con un cierto juego
de jerarquías y atribuciones asignadas a los miembros componentes de la
misma. En consecuencia, se puede establecer que la estructura organizativa
de una empresa es el esquema de jerarquización y división de las funciones
componentes de la misma.
Es una realidad que toda organización cuenta con una estructura, la cual
puede ser formal o informal. La formal es la estructura explícita y
oficialmente reconocida por la empresa. La estructura informal es la
resultante de la filosofía de la conducción y el poder relativo de los individuos
que componen la organización, no en función de su ubicación en la
estructura formal, sino en función de influencia sobre otros miembros.
Las estructuras organizativas se sustentan en dos procesos:
a) Delegación: es el proceso por el cual un miembro de una organización
transfiere o pasa una o más funciones a otro miembro.
b) Departamentalización: es el proceso que consiste en agrupar tareas o
funciones en conjuntos homogéneos, especializados en el cumplimiento de
cierto tipo de actividades. Generalmente adopta la forma de gerencias,
departamentos, secciones, etc.
3. TÉCNICAS GERENCIALES
• Dotar a los participantes con herramientas de uso práctico que les
permitan enfrentar los retos presentes en sus Empresas, y orientarlos en los
procesos de toma de decisión con respecto a temas tan críticos como la
definición de políticas hacia la empresa, que a su vez definen el Plan
Estratégico de la Organización el cual es la base del plan del negocio.
• Establecer los parámetros de éxito en términos de la dirección de una
Empresa, a través del análisis de diferentes esquemas de Dirección
específicos a empresas exitosas.
• Permitir a los participantes el intercambio de opiniones con personas
involucradas en este tipo de empresas a través de interacciones entre los
diferentes participantes.
• La planificación eficaz combina la comprensión de uno mismo,
conocimiento de las propias opciones y sabiduría para decidir. Fijar objetivos
específicos, establecer prioridades y disfrutar de los resultados son pasos
básicos hacia una buena gerencia.
• Encontrar a los empleados adecuados, el consejo es buscar, primero,
actitud y, después, habilidad. La versatilidad se encuentra entre quienes
pueden cambiar de marcha y son flexibles, competentes y tienen confianza
en sí mismos.
• Tan importante como el momento de incorporación es el del adiós. Quien
se encarga de dar la noticia debe ser objetivo, dar respaldo sin
comprometerse, dejar que el individuo se desahogue, asegurar que la oficina
de personal se encargará de responder a sus inquietudes y, entre otras
cosas, saber a quién recurrir si surgen problemas.
• Los gerentes exitosos no serán sólo quienes combinen sus habilidades
personales, técnicas y profesionales. Serán aquellos que eviten la trampa
del aislamiento y piensen, más que en lo que consiguieron, en lo que les
falta por hacer.
4. • Gerenciar, además, significa anticipar. Esto es, poder prever el flujo de
las operaciones, y procurarse los recursos correspondientes. Para anticipar
se comienza confirmando el modelo de negocios a través del cual puede
segmentarse la empresa en reas de homogeneidad y dependencia.
• Un buen gerente debe ir siempre un paso mas adelante que toda la
organización. Vivir en el momento, logrando con esto el nivel de control
necesario para gerenciar. El control, efecto más inmediato de la anticipación,
se compone a su vez de organización, delegación de autoridad, plan de
cuentas, tecnología de información y por supuesto presupuesto.
• Asegurar que toda actividad asociada a los negocios, sea consistente,
sistemática y sostenible en el tiempo; es la única manera en la que una
empresa u organización puede confiar en un proveedor, en un trabajador o
en un gerente; en otras palabras, debe evitar las sorpresas, debe ser
predecible y costeable.
• Si bien a nivel gerencial, la creatividad, la inventiva y la capacidad para
improvisar son muy valiosas, debe evitarse la anarquía, que termine
afectando los resultados y administrando bajo crisis.
• Mantén siempre la calma: Los momentos de crisis pueden hacer que
cada quien comience a mostrar sus expresiones faciales y corporales de
depresión, sus frases de desesperación y su actitud de derrota.
• Administra tu tiempo: Las empresas en crisis necesitan más tiempo y
dedicación, pero aún así, mantener el orden. Por ello, es importante la
administración del tiempo para saber a qué tareas se les debe dar prioridad
y dedicación, cuales se pueden dejar para después y cuales se pueden
delegar a un tercero.
5. • Delega actividades: Es sumamente importante detectar al personal de
confianza y comenzar a delegar funciones en él. No sólo se trata de dejar la
facturación al departamento de facturación y las compras al departamento
de compras, se trata también de confiar en los diferentes rangos para
asignar responsabilidades.
• Hazlo y no te quejes: Las empresas que desean sobrevivir a la crisis
deben contar con gerentes que hagan lo necesario sin quejarse o
sobredimensionar lo hecho.
• Mantén el ego bajo control: Los líderes suben a las nubes con mucha
facilidad, especialmente cuando han tenido varios éxitos consecutivos. Sin
embargo, las empresas en crisis necesitan gerentes que tengan los pies
sobre la tierra y puedan soportar la presión sin creerse superiores.
• Ofrece refuerzo positivo a tus empleados: Si hacen algo bien, debes
felicitarlos y reforzar las conductas positivas. Igualmente, cuando se
equivocan o se auto sabotean, es el trabajo del gerente reorientar los
esfuerzos para que el equipo rinda a su máxima capacidad.
6. DIRECCIÓN DE OPERACIONES
Las Operaciones tienen que ver con la forma en que las organizaciones
producen bienes y servicios. Para la mayoría de las organizaciones, la
producción y distribución de bienes y servicios es su razón de existencia, ya
sean privadas o públicas, con fines de lucro o sin fines de lucro, grandes o
pequeñas, de manufactura o de servicios.
La Dirección de Operaciones se encarga de las decisiones relacionadas
con el diseño, la gestión, y la mejora de las operaciones.
Aspectos de la Dirección de Operaciones
Operaciones (y organizaciones) como procesos
Análisis y mejora de procesos
Gestión por procesos
Reingeniería de procesos
Proyectos / Dirección de eventos únicos
Gestión de proyectos
Portafolios de proyectos
Calidad
Calidad de servicio
Medida de la satisfacción de clientes
Procesos de mejora de la calidad
Aseguramiento de calidad
Modelos de excelencia / Calidad total
7. Fabricar, comprar, almacenar, y distribuir bienes
Planificación y programación de la producción
Gestión de compras
Gestión de inventarios
Logística
Gestión de la Cadena de Abastecimiento y Distribución
Supply Chain Management)
Diseñar, gestionar, y ofrecer servicios
Modelos de excelencia en servicios
Diseño de garantías de servicio
Operaciones en servicios
Uso de tecnología en servicios
PLANIFICACIÓN
"Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado
para el logro de los mismos antes de emprender la acción", (Goodstein,
1998).
TIPOS DE PLANIFICACIÓN Y CARACTERÍSTICAS
Existen diversas clasificaciones acerca de la planificación. Según Stoner,
los gerentes usan dos tipos básicos de planificación. La planificación
estratégica y la planificación operativa. La planificación estratégica está
diseñada para satisfacer las metas generales de la organización, mientras la
planificación operativa muestra cómo se pueden aplicar los planes
estratégicos en el quehacer diario. Los planes estratégicos y los planes
8. operativos están vinculados a la definición de la misión de una organización,
la meta general que justifica la existencia de una organización. Los planes
estratégicos difieren de los planes operativos en cuanto a su horizonte de
tiempo, alcance y grado de detalle.
La planificación estratégica es planificación a largo plazo que enfoca a
la organización como un todo. Muy vinculados al concepto de planificación
estratégica se encuentran los siguientes conceptos: a) estrategia, b)
administración estratégica, c) cómo formular una estrategia.
Estrategia: es un plan amplio, unificado e integrado que relaciona las
ventajas estratégicas de una firma con los desafíos del ambiente y se le
diseña para alcanzar los objetivos de la organización a largo plazo; es la
respuesta de la organización a su entorno en el transcurso del tiempo,
además es el resultado final de la planificación estratégica. Asimismo, para
que una estrategia sea útil debe ser consistente con los objetivos
organizacionales.
Administración estratégica: es el proceso que se sigue para que una
organización realice la planificación estratégica y después actúe de acuerdo
con dichos planes. En forma general se piensa que el proceso de
administración estratégica consiste en cuatro pasos secuenciales continuos:
a) formulación de la estrategia; b) implantación de la estrategia; c) medición
de los resultados de la estrategia y d) evaluación de la estrategia.
Cómo formular una estrategia: es un proceso que consiste en responder
cuatro preguntas básicas.
Estas preguntas son las siguientes:
¿Cuáles son el propósito y los objetivos de la organización?,
¿A dónde se dirige actualmente la organización?,
¿En qué tipo de ambiente está la organización?,
¿Qué puede hacerse para alcanzar en una forma mejor los objetivos
organizacionales en el futuro?
9. PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE LA PRODUCCIÓN
La planificación de las actividades
En la planificación agregada de la producción se va a decidir a largo
plazo lo que se va a producir y cuánto de ello se va a producir.
Es aplicable a la producción en masa.
Para comenzar a planificar la producción se tiene que establecer la
cantidad y el momento en que se van a fabricar los distintos productos
teniendo en cuenta nuestra capacidad e intentando mantener un nivel
de competitividad adecuado.
Para poder llevar a cabo se necesitan:
conocer nuestros datos de capacidad disponible.
Conocer la situación de la demanda: realizar un estudio de
mercado.
Lo que se intenta adecuar la capacidad disponible en función de
la situación de la demanda.
Objetivos que se persiguen:
mantener los inventarios bajos
mantener unas buenas relaciones labores dentro de la empresa
conseguir cierta flexibilidad y obtener un buen servicio al cliente
10. RELACIÓN ENTRE PROGRAMACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE
ACTIVIDADES
Esta competencia tiene relación con la fijación de objetivos, con la
planificación y programación de actividades (tiempo y fases) y con la
organización y gestión de los recursos necesarios para alcanzar objetivos
En prácticamente todas las definiciones de programación y Planificación
es posible hallar elementos comunes importantes:
El establecimiento de objetivos
La elección de los medios más convenientes para alcanzarlos antes
de emprender la acción: (planes y programas)
La toma de decisiones previa a la acción
El decidir con anticipación lo que hay que hacer y cómo deberá
hacerse.
12. CONCLUSIÓN
La razón para la existencia de los modelos administrativos en general
consiste en analizar las maneras de desarrollar de mejor manera las
actividades para darles un mejor aprovechamiento a todos los recursos y
reconocer lo que realmente es valioso para una organización.
