Este documento describe las áreas clave para la eficiencia organizacional, incluyendo la filosofía organizacional, el enfoque al cliente, el liderazgo, la planificación estratégica, la administración de recursos humanos, la medición del éxito, la administración de procesos, las herramientas de mejora, la administración de proyectos y los resultados del negocio. Todas estas áreas trabajan juntas para crear una organización orientada a procesos y enfocada en la mejora continua, aunque la eficiencia de

1. ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS DE
CALIDAD
Actividad 5: Elementos Clave para el éxito al implantar
un Sistema de Gestión de Calidad
Mario Alberto Granados Vélez

2. EFICIENCIA ORGANIZACIONAL

Se satisfacen
las
necesidades
de mi cliente
Necesidades
de
clientes
¿Cuál es
la misión?
ORGAN
IZACIÓ
N
Quienes
son mis
clientes
Productos
o servicios
que ofrece
¿Qué mejoras
puedo ofrecer
a mi cliente?
En que
negocio esta
la
organización

La eficiencia se relaciona con la
necesidad de supervivencia de la
organización y busca
incrementos a través de
soluciones técnicas y
económicas de sus clientes, se
enfocan en ellos y mejoran sus
procesos par ofrecer el producto
o servicio de la mas alta calidad
Una organización eficiente debe
centrar su interés en los
procesos clave que proporcionan
a sus clientes un producto o
servicio.

3. FILOSOFÍA ORGANIZACIONAL


La filosofía organizacional es uno de los
elementos principales para el perfecto y
exitoso funcionamiento de una
organización, esto conlleva a una
distinción, reconocimiento y
competitividad en el área o sector en el
que se desempeñe. (Dr. Joseph M.
Juran
El objetivo es cumplir con una serie de
reglas y normas con el fin de una eficaz
producción y proyección , haciendo que
sus miembros se sientan parte de la
organización (Dr. Edwards Deming 19001993), es decir, que se comprometan
con su labor u objetivo. La componen un
gran numero de valores y cualidades
como:





Respeto
Honestidad
Solidaridad
Trabajo en equipo
Etc.
Creencias
Filosofía
Organizacional
Normas
Valores

4. CREACIÓN DE UN ENFOQUE AL CLIENTE
Enfoque
hacia el
cliente


El enfoque al cliente es el primer principio en el que se basa el sistema de
gestión de la calidad en ISO-9001, donde la política y los objetivos de
calidad están definidos y fijados siguiendo el principio básico del enfoque
del cliente y que comprenden sus creencias, estilo de vida y sus valores
para después proporcionárselos; las organizaciones eficientes sobreviven
gracias a que escuchan a sus clientes y traducen la información que
obtienen de ellos y alinean sus procesos clave de negocio para respaldar
esos deseos.
Feigenbaum, explica que el éxito de la organización depende de entender
bien y satisfacer las necesidades y expectativas actuales y futuras de los
clientes y usuarios finales; ya que solo el cliente es quien puede determinar
si un producto servicio satisface sus necesidades, requerimientos o
expectativas.

5. LIDERAZGO ORGANIZACIONAL


El liderazgo organizacional se basa en la habilidad
del líder para orientar el trayecto a seguir, a través de
la estimulación, de todas las áreas que conforman un
sistema de organizaciones; potenciando al máximo
cada una de ellas y logrando la satisfacción de las
necesidades de la empresa. En otras palabras el líder
tiene la obligación de alinear esta expectativa en tres
niveles: las metas y los objetivos generales de la
organización, los procesos de la misma, y la manera
en que los individuos que la integran efectúan sus
actividades; deben definir los sistemas y las normas
que respalden las metas y objetivos generales
John Maxwell establece que el liderazgo representa la
capacidad para mejorar a las personas de un área
mediante la orientación de un líder

6. Es el proceso de desarrollo e implementación de planes
para alcanzar propósitos u objetivos.

Se identifica como eliminar deficiencias dentro de la
organización sumado al desarrollo y cumplimiento de la
misión organizacional de manera consistente con su
visión y valores
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

En esta etapa se
detallan las metas y
objetivos que
deben lograrse
para cumplir la
misión .
Su propósito es
alinear la manera
en que se
satisfacen las
necesidades de los
clientes mediante
las actividades
cotidianas de
negocios, con los
valores, la misión ,
la visión y las
metas de la
organización

7. Selección
Orientación
Integral
Planificación
Recompensas
Desarrollo



Capacitación
Gestión
de R.H
Evaluación
Consiste en construir y mantener un entorno de
excelencia en la calidad para habilitar mejor a la
fuerza de trabajo en la consecución de los objetivos
de calidad de desempeño operativo de la empresa.
Las organizaciones eficientes cuentan con practicas
correctas respecto de sus recursos humanos. La
participación de los líderes proporciona a los
empleados el conocimiento y las habilidades que
necesitan para realizar su trabajo y generar un valor
para el cliente
Este ciclo de mejora continua se apoya de sistemas
de reconocimiento y recompensas que motiven a sus
empleados
DESARROLLO Y ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS
Reclutamiento
Las organizaciones
eficientes utilizan
equipos de trabajo
para resolver los
problemas y
mejorar los
procesos.
Los integrantes de
estos equipos
deben confiar en
que sus talentos,
habilidades y tipos
de personalidad
serán apreciados y
aprovechados en
su beneficio

8. MEDICIÓN DEL ÉXITO ORGANIZACIONAL


Una de las principales metas de los sistemas de medición
consisten en proporcionar a los lideres una perspectiva
multidimensional y cualitativa de la organización ; constituyen
un elemento de enorme importancia en el proceso de
planificación estratégica, ya que permite a la organización
evaluar el avance en sus metas y objetivos.
Las mediciones de desempeño son herramientas a partir de
las cuáles los líderes pueden vincular su estrategia con las
operaciones cotidianas, los sistemas de medición permiten
que:
Se determine la brecha entre el desempeño actual y el que
desean lograr
 Determinar la causa raíz de la brecha
 Determinar las acciones correctivas para eliminar las causas raíz
de las brechas.
 Determinar si la accion correctiva elimino la causa raiz y
contribuyoo a disminuir la brecha del desempeño actual al
anterior


9. ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS


Se refiere a la planeación y manejo de las actividades necesarias para lograr
un alto nivel de desempeño en los procesos de negocio clave, así como
identificar las oportunidades de mejorar la calidad y el desempeño operativo y
la satisfacción del cliente.
Comprende todos aquellos diseños de procesos para desarrollar y entregar los
productos y servicios que satisfagan las necesidades de los clientes.



Procesos para creación de valor (dan lugar a la creación de productos
Procesos de soporte (crean valor dentro de la organización, no al producto)
Los procesos clave en la administración de procesos son: Diseño, Control,
Mejora.

10. 
La función principal es la de ayudar a las personas que
integran la organización a aplicar estas técnicas en un
formato de resolución de problemas.
Algunas de estas técnicas son:









Diagramas de causa-efecto (Ishikawa)
Hojas de comprobación (verificación)
Gráficos de control
Histogramas
Diagramas de paretos
Diagramas de dispersión
Estratificación
El éxito de estas herramientas radica en la capacidad para
ser aplicadas en un amplio rango de problemas, desde el
control de calidad hasta las área de producción, marketing y
administración.
Algunas de estas técnicas ayudan al equipo a analizar y
organizar la relación entre datos cualitativos. Otras permiten
clarificar interrelaciones, establecer prioridades y planificar
tareas complejas para alcanzar una meta. Son útiles para
mejorar procesos, productos y sistemas.
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS DE ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS

La lluvia de ideas y
el análisis de
paretos ayudan a
identificar donde se
deben enfocar los
esfuerzos de
resolución de
problemas; la alta
dirección debe
participar en todo el
proceso, desde la
capacitación hasta
la implementación
ya que son ellos los
que deben marcar
el rumbo de la
organización.
“Mejora continua y
solución de
problemas”

11. ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS




Los proyectos tienen tres características básicas: desempeño,
costo y tiempo.
La propuesta de un proyecto propicia una comprensión
general de ¿Qué se necesita?, ¿Qué , ¿Porqué?, ¿Quién?,
¿Cuando?, ¿Dónde? y ¿Cómo? se va a realizar.
Se debe tener cuidado de garantizar que los proyectos se
elijan adecuadamente para apoyar la misión y las metas de
una organización y una vez elegido debe ser bien atendido
por el equipo de trabajo para garantizar que se termine con
éxito, ya que los proyectos pobremente manejados son
costosos y se desperdicia tiempo, dinero y otros recursos.
Etapas para realizar un proyecto:
Inicio del proyecto.
Planeación.
 Ejecución.
 Control.
 Conclusión.



12. RESULTADOS DE NEGOCIO



Las organizaciones eficientes reconocen la necesidad de examinar los
resultados generales del negocio con el fin de determinar si la estrategia
que han desarrollado y las acciones que han tomado están ayudando a
prosperar el negocio.
Las auditorias están diseñadas para evaluar las actividades, practicas,
registros o políticas de una organización y determinan si una
organización tiene la capacidad de cumplir o superar un estándar y de
igual forma detectan cuales procesos, políticas, procedimientos y
practicas son efectivas y cuales no.
Dichas auditorias pueden enfocarse en el desarrollo y diseño de
productos, adquisición de materiales, facturación, levantamiento de
pedidos o producción.

13. ÁREAS CLAVE PARA LA EFICIENCIA
ORGANIZACIONAL
Para recapitular: se analizaron algunas de las áreas clave para la
eficiencia organizacional:
•
Eficiencia Organizacional
•
Filosofía Organizacional
•
Creación de un enfoque al cliente
•
Liderazgo organizacional
•
Planificación estratégica
•
Desarrollo y administración de los recursos humanos
•
Medición del éxito organizacional
•
Administración de procesos
•
Herramientas y técnicas de administración de procesos
•
Administración de proyectos
•
Resultados del negocio
Estas áreas están apoyadas por una organización orientada a
procesos con una administración enfocada a la mejora de
sistemas; el conocimiento para crear una organización eficiente
es crucial, pero la eficiencia depende del desempeño eficiente de
los individuos que integran la organización