Describe los elementos necesarios para elaborar una Descripción de puesto

1. Universidad Intercontinental
Recursos Humanos I
Psicología en Línea
Miguel Ángel Hernández Vásquez.
520236653
Act 2.1 Elaboración de “Descripción de puesto”
Módulo II
Mtra. Alejandra Hernández Silva
08 de junio de 2022

2. Perfil del Puesto
Puesto Asistente del Director General
Área: Ejecutiva
Reporta a: Director General
Objetivo del
puesto
Trabaja directamente con el Director General de la empresa,
gestionando, coordinando, organizando las responsabilidades que se le
encomienden, así como atender al público en general, y planifica las
actividades de soporte y administración.
Funciones  Organización y planificación de la agenda diaria de su jefe.
 Estructuración de expedientes y documentación importante.
 Organización y protección de documentación confidencial de la
empresa.
 Elaboración de informes y cualquier otro documento pertinente,
como presentaciones o propuestas.
 Organización de eventos y celebraciones corporativas.
 Organización y administración de las comunicaciones de la
dirección y coordinación de las actividades.
 Atención a clientes bajo niveles de calidad y ética institucional
mientras esperan reunirse con el director.
 Mediación entre el personal para resolver dudas y evitar quejas
 Organización de toda la información necesaria para reuniones
financieras (material de apoyo, carpetas, presentación digital,
etc.).
 Supervisión del progreso y la ejecución de las tareas del nuevo
personal
 Vocero a nivel departamental o corporativo.
 Presentación de expedientes, documentos legales o financieros
 Anticipación de soluciones para evitar los problemas con base a
la información disponible
 Toma de notas de información relevante para hacer recordatorios
 Contestar llamadas telefónicas o actuar como recepcionista.
 Asistir a eventos especiales en apoyo y colaboración
administrativa.

3.  Asignación de proyectos a los empleados, elaboración de
cronogramas semanales o mensuales, y alineación con el flujo
laboral diario
 Registro de los gastos departamentales y desarrollo de
oportunidades para mejorar
Perfil Profesional  Comunicación oral y escrita en un 100% en dos lenguas
extranjeras: inglés y francés.
 Dominio de las tecnologías cibernéticas.
 Capacidad para resolver imprevistos.
 Inspirar confianza y confidencialidad.
 Ser una persona apropiada, flexible, responsable, prudente,
tenaz y rigurosa.
 Ser capaz de organización y planificación.
 Orientar el trabajo hacia la búsqueda de resultados, como
también, tener iniciativa y dinamismo.
 Tener la capacidad para trabajar en equipo y realizar un trabajo
orientado al cliente.
Habilidades:  Ser dinámico y proactivo.
 Tener facilidad para relacionarse con el equipo.
 Ser una persona organizada.
 Orientarse al cumplimiento de objetivos del director general.
 Sobreponer los intereses de la empresa a los personales
 Mantener la confidencialidad.
 Estar dispuesto a aprender.
 Poder capacitar, inspirar y motivar a los empleados.
 Contar con capacidad de liderazgo.
 Centrarse en los resultados y la resolución de problemas.
 Tener la capacidad de hacer varias tareas a la vez.
 Prestar atención a los detalles.
 Tener excelentes dotes de comunicación verbal y escrita.
 Tomar notas de información precisa.
 Atender al público.
 Ser eficiente en el trabajo.
 Tener iniciativa.

4.  Poder trabajar en equipo.
 Ser receptivo.
 Tener la capacidad de transmitir y seguir instrucciones
eficazmente.
Estudios  Licenciatura en Administración de Empresas o carrera afín
 Cursos, capacitaciones o maestría en Asistencia de Dirección
 Cursos de Asistente personal
Experiencia Mínimo 5 años en Asistente personal de Dirección General