Tomar las decisiones sobre los procesos de gestión es una de las labores mas importantes de las universidades, estas decisiones se basan en un proceso de planeación bien estructurado y en unas estrategias que conlleven al cumplimiento de la misión institucional. Es necesario tomar decisiones sobre los aspectos organizativos, pedagógicos, estructurales y financieras pero quizás las más importantes tienen que ver con la forma en que la universidad financia sus actividades o emprende otras que son de su resorte en búsqueda del mejoramiento y crecimiento de la institución.

1. et
2010
Gestión económica de
instituciones o
departamentos de e-
learning
Documento de Síntesis
Consejero: Javier Revuelta Pérez
Jairo Acosta Solano
Gestión Docente, Tecnológica, Financiera y Presupuestaria del e-learning
05/12/2010

2. Tomar las decisiones sobre los procesos de gestión es una de las labores mas
importantes de las universidades, estas decisiones se basan en un proceso de
planeación bien estructurado y en unas estrategias que conlleven al cumplimiento
de la misión institucional. Es necesario tomar decisiones sobre los aspectos
organizativos, pedagógicos, estructurales y financieras pero quizás las más
importantes tienen que ver con la forma en que la universidad financia sus
actividades o emprende otras que son de su resorte en búsqueda del
mejoramiento y crecimiento de la institución.
En la actual sociedad del conocimiento este último ha tomado un papel
protagónico que se ha visto potenciado por la inclusión de las TIC’s en casi todos
los procesos humanos, las instituciones de educación no son ajenas a este
fenómeno y se han visto “obligadas” a migrar a sistemas educativos que utilicen el
e-learning con el propósito de mejorar su eficiencia, disminuir costos y de
globalizar su actividad formativa. En este punto es necesario recalcar que el uso
de las TIC’s en la educación son simplemente otro medio de asumir la educación
que puede tener resultados iguales o superiores que el sistema tradicional.
La evolución del contexto socioeconómico del sector universitario a lo largo de las
últimas décadas ha motivado el replanteamiento de la estrategia de muchas
universidades con el objetivo de adaptarse a las renovadas demandas sociales de
formación superior y a la nueva situación del acceso a las fuentes de
financiación… (Castillo, ). Los estados han dejado a un lado el paternalismo que
caracterizaba su relación con las universidades y en estos momentos estas deben
recurrir a mecanismos de autofinanciación o financiación externa para iniciar o
continuar sus actividades.
De acuerdo a Castillo ( ), las universidades tienen hoy en día nuevas prioridades,
entre estas encontramos la necesidad de responder a las oscilaciones de la
demanda en los cursos de primer ciclo la cual tiene una tendencia decreciente, la
constante necesidad de aprendizaje de la población adulta que no dispone de
tiempo para educarse tradicionalmente debido a la poca disponibilidad de tiempo
para los desplazamientos, la creciente necesidad de las empresas de contar con
empleados con cualificaciones o competencias específicas, y por último la
necesidad de ofrecer soluciones al sector empresarial para la continua
actualización y reciclaje de trabajadores. Esto ha obligado a las universidades a
flexibilizar sus procesos y programas de estudio, además de adaptar los
contenidos a los requerimientos particulares de los interesados.
Para lo anterior se hace necesario que las universidades inicien o continúen con
su proceso de mejoramiento en cuanto a las nuevas tecnologías de tal manera
que potencien su infraestructura tecnológica y de comunicaciones, esto propende
que el acceso de los estudiantes a estas tecnologías siga aumentando con el día a
día.

3. La Universidad Autónoma, del caso tratado, ha canalizado su dotación
infraestructural a través de dos líneas principales: el uso de la tecnología como
una herramienta de apoyo a la realización de las clases presenciales y al
desarrollo de un programa piloto de posgrado en Economía en modalidad e-
learning.
La Universidad presenta un aumento en el uso administrativo de las TIC’s
especialmente en los procesos de matrícula, en el catálogo de cursos, los
servicios de biblioteca, etc., entre otros. Es importante el grado de flexibilidad en
los procesos y la facilitación de tareas que se puede alcanzar con el uso de la
tecnología.
El Dr, Cuesta, Vicerrector de Ordenación Académica, identifica, de acuerdo a su
experiencia y a los casos de referencia de utilización de las tecnologías en la
educación, varias características de este tipo de formación:
El grado de interacción que se logra La flexibilidad en cuanto a los
con esta metodología. objetivos de aprendizaje y contenidos.
Es un sistema abierto ya que permite La globalidad del sistema ya que
la conexión de los implicados desde permite la conexión desde cualquier
cualquier punto de conexión permitido. punto geográfico.
La complementariedad de los Es un sistema que favorece la no
materiales, la acción docente, etc. discriminación ya que supera las
porque se pueden adaptar a diferentes restricciones tradicionales para el
objetivos de aprendizaje. acceso a la educación.
La integración de los recursos de Estos sistemas tienen la propiedad de
formación determina la autonomía del escalabilidad debido a su adaptación
proceso. a diferentes volúmenes de actividad de
acuerdo a la demanda.
Actualmente las universidades presentan una importante disminución en cuanto al
número de matriculas en el primer ciclo de formación debido a la rápida inclusión
de las personas al mercado laboral, a los cambios de requerimientos de
competencias en el medio y a la crisis económica mundial que ha tocado la
economía personal de los potenciales clientes; esto ha tenido como consecuencia
que se desperdicie parte de la infraestructura de universidades tradicionales
quienes ven disminuida su demanda pero prácticamente con los mismos costos de
funcionamiento lo que ha obligado a varias de ellas a reducir su infraestructura y
comenzar a ofrecer programas virtuales o con un componente virtual.
Obviamente el paso de un modelo tradicional a uno soportado en las TIC’s implica
una serie de decisiones financieras que deben ser consensuadas tal como lo hace
el Dr. Cuesta con el Dr. Torras, vicerrector de Planificación y Asuntos Económicos.

4. Eficiencia económica de un curso e-learning
El anexo 1 define la eficiencia económica como la maximización de los márgenes
o beneficios de la actividad específica a través de mecanismos que lleven a la
maximización de la generación de producto y/o la minimización de sus costos de
producción.
En el ámbito de la educación es muy utilizada la eficiencia en costos que es la
relación entre los costos totales y el número de estudiantes matriculados, es decir
que a mayor cantidad de estudiantes se obtienen los beneficios de las economías
a escala debido a que los costos unitarios disminuyen.
Se hace necesario que la Universidad Autónoma estudie el comportamiento de su
curso piloto a través del total de inversiones realizadas durante los tres años del
funcionamiento del mismo, esto sirve como base para el cálculo de los costos fijos
y variables del proyecto que para el ejemplo son amortizados en cuatro años. A
estos costos se les restan los ingresos para obtener los beneficios o pérdidas de la
actividad.
Una vez obtenido los anteriores datos deben establecerse los umbrales de
rentabilidad para determinar el punto a partir del cual si la empresa venda más
obtendrá beneficios y si vende menos tendrá una situación de pérdida (tomado del
anexo 3).
Por último, tomando como base la inversión inicial del proyecto y el flujo de
utilidades o perdidas (beneficios o maleficios) del proyecto se halla el valor actual
neto (VAN) tomando como base una tasa de referencia o de descuento que por lo
general es la tasa de oportunidad o la tasa de referencia de realizar una inversión
segura en vez de invertir en el proyecto. Si la VAN es menor que cero el proyecto
genera pérdidas, se es igual a cero el proyecto es neutro o se encuentra en su
punto de equilibrio (sin perdidas ni ganancias) y se es mayor que cero la inversión
genera utilidades (tomado del anexo 4).
Análisis de las propiedades económicas de los sistemas de e- learning
El caso de estudio establece la importancia de realizar un análisis de ciertas
características económicas de los proyectos de e-learning:
Obtención de economías a escala, que se traduce en la reducción
progresiva de los costos debido a un aumento de la capacidad de atención
o producción de servicios.
La necesidad de poder dar respuestas a las oscilaciones en el nivel de
actividad (incrementos y reducciones en las matrículas) de forma flexible
desde el punto de vista de los costos.

5. La capacidad de flexibilizar la estructura de costos de la actividad a través
de la externalización de determinados procesos o funciones docentes con
el fin de convertir ciertos costos tradicionalmente fijos en costos variables
para efectos de la economía en escala necesaria para asegurar el éxito del
proyecto.
También se hace necesario adaptar el modelo organizativo por uno que permita la
toma de decisiones de forma pronta y efectiva, por lo que aquellos antiguos
modelos han dado paso a estructuras organizacionales con tipología de redes, de
tipo trébol (frecuente en organizaciones con un alto índice de externalización) y
horizontales. Estos modelos deben basarse en la inversión compartida, en la
gestión en red y en la deslocalización de la ejecución de la acción formativa, tal
como lo sugiere el caso.
Conclusiones
En la época moderna los avances tecnológicos han llevado a las instituciones
tradicionales a migrar a nuevos modelos educativos, hoy en día se puede afirmar
que el modelo educativo presencial es un estado transitorio hacia modelos
blended learning (b-learning) o e-learning, los que han permitido flexibilizar los
procesos educativos y enriquecerlos con nuevas formas de transmitir la
información.
Se hace necesario determinar las implicaciones económicas de emprender un
proyecto de este tipo, estas serán mucho mayores en el caso de las instituciones
que todavía no tengan una infraestructura tecnológica decente, afortunadamente
hoy en día gran parte de estas inversiones en tecnología ya hacen parte de la
infraestructura de las instituciones educativas. La determinación de los costos fijos
y variables, así como de los ingresos de la operación permite determinar umbrales
de rentabilidad y el uso de criterios para la evaluación de proyectos de inversión
como el valor actual neto (VAN).
El tipo de estructura organizacional también puede tener incidencia en los costos
de operación de una institución universitaria, el no tener una estructura que
permita la toma de decisiones rápidas puede generar aumentos de costos
importantes en los proyectos que esta asuma, esto hace necesario la adecuación
del modelo por uno donde el flujo de información sea más eficiente.
Por último es de resaltar que quizás la implantación de proyectos e-learning no
sean viables para algunos tipos de instituciones educativas, especialmente
aquellas donde sea imperativo la presencia de los estudiantes debido a las
características del programa formativo aunque hoy en día los adelantos
tecnológicos en el campo de la realidad virtual acercan más a muchas de ellas a la
tecnología aplicada a sus procesos docentes.