Presentación realizada en el evento Biz Summit ES 2023 donde junto con Enrique Arribas y Pablo Orte realizamos un recorrido por las distintas posibilidades que Approvals en Teams habilita para escenarios de Aprobaciones Empresariales. Además, mostramos como ir más alla con una App custom de Aprobación que facilite no solo solicitar aprobaciones, sino también realizar las mismas en Teams.

1. Digitaliza tus procesos de Aprobación con
Approvals en Teams: ¿Qué hay de nuevo viejo?
Juan Carlos González | Enrique Arribas | Pablo Orte

2. PATROCINADORES BIZZ SUMMIT ES 2023
PLATINO ORO
PLATA
En colaboración con:

3. Juan Carlos González
M365 SME & Delivery Manager en RICOH España
https://nl.linkedin.com/in/juagon
@jcgm1978
http://jcgonzalezmartin.wordpress.com
https://www.youtube.com/@jcgonzalezmartin

4. Pablo Orte
Power Platform Architect en RICOH España
https://www.linkedin.com/in/pablo-orte-crespo/

5. Enrique Arribas
Power Platform Architect en RICOH España
https://www.linkedin.com/in/enrique-arribas-bueno-
2b3b4975/

6. AGENDA
● Introducción a Approvals en Teams
● Escenarios típicos de Aprobación
● Que necesito para empezar con Approvals en Teams
● Principales características de Approvals en Teams
● Firma electrónica en Aprobaciones con Approvals en Teams
● Extensibilidad de Approvals en Teams con la Power Platform
● FAQs & Roadmap de Approvals en Teams
● Conclusiones

7. Introducción a Approvals en Teams

8. ¿Por qué Approvals en Teams?
● Llevar la productividad al siguiente nivel a través de automatizar procesos de
negocio repetitivos
● Las Aprobaciones son uno de los procesos más básicos para cualquier
equipo u organización
● Proporcionar información de trazabilidad de los procesos de aprobación +
integración nativa con las herramientas del día a día (Outlook, Windows 10-
11)

9. ¿Por qué Approvals en Teams?
● Necesidad habitual de aprobaciones no estructuradas y que tienen lugar en
un chat, en un e-mail, cara a cara, etc
● Es habitual que en una organización haya varios sistemas de aprobaciones:
E-Mail, ServiceNow, SAP, etc
● Los tiempos de respuesta de una petición a veces se dilatan (Por ejemplo,
porque se ha quedado sepultada en un buzón)
● Falta de claridad en el estado de una aprobación y de poder solicitar una
delegación:
 El estado de una aprobación no está claro y los usuarios no saben a
quien preguntar y como realizar un seguimiento
● Generación de notificaciones durante los procesos de aprobación

10. Approvals en Teams como centro de
tus aprobaciones
Compartir
Crear
Administrar
Actuar
Approvals
Hub

11. Escenarios Típicos de Aprobación

12. Escenarios Típicos de Aprobación
Aprobaciones Estándar
Aprobación de
documentos
Plantillas de Aprobación
Aprobaciones dirigidas
por WF
Aprobaciones conectadas con 3
Party / Aplicaciones LOB
Aprobaciones con Firma
Digital Adobe Sign DocuSign

13. Escenarios Típicos de Aprobación

14. Que necesito para empezar con Approvals en
Teams

15. Prerrequisitos para utilizar Approvals
en Teams
● Para desplegar la App de Approvals se requiere:
 Permisos para crear una BD en el Microsoft Dataverse
 Una cuenta con acceso a powerautomate.microsoft.com
 Rol de Administrador en el entorno objetivo
 Licencia de Power Automate, Microsoft 365 o Dynamics 365
 Licencia de Microsoft Forms para poder configurar nuevas plantillas de
Approvals
● Para usar la App de Approvals se requiere:
 Licencia de Power Automate asignada, lo que añade al usuario al rol de
Approvals User
 Licencias de eSignature (Adobe Sign, DocuSign) para escenarios de
aprobación con firma

16. Configuración de la App de
Approvals
Posibilidades de Configuración
• La App de Approvals se gestiona desde el Teams
Admin Center, estando habilitada por defecto para
todos los usuarios
• Podemos realizar ajustes finos en la App como
deshabilitar el uso de eSignatures
• Vía Setup Policies podemos configurar que usuarios
pueden utilizar la App y podemos anclarla en la barra
de Apps

17. Límites de Approvals en Teams
● Las Aprobaciones creadas desde una plantilla se guardan en Microsoft
Dataverse (Título, Detalles, ID de Plantilla, etc)
● Los datos recogidos en los formularios de Aprobación (Plantillas de
Aprobaciones) se guardan de forma indefinida en Forms hasta que los Teams
owners decidan borrarlos
● Un Team puede contener un máximo de 400 plantillas de aprobación y puede
almacenar hasta 50.000 peticiones (Límites de Forms)

18. DEMO #1
Prerrequisitos de
Approvals en Teams

19. Características Principales de la App de Approvals

20. Características Principales de la App
de Approvals
Elementos Fundamentales
• Approvals Hub: Gestión y visualización de las
aprobaciones enviadas o recibidas
• Approvals desde chat/mensaje: Lanzar una
aprobación desde una conversación de chat /
Mensaje en un canal
• Tarjeta de Aprobación: Visualización en tiempo real
del estado de una aprobación
• Aprobación básica: Aquella que se inicia desde el
Hub, un chat o un mensaje
• Flujos de Aprobación: Los procesos de Aprobación
creados en Power Automate aparecen en el Hub

21. DEMO #2
Un primer vistazo a la
App de Approvals en
Teams

22. Características Principales de la App
de Approvals
Integración nativa en Teams
• Disponible en Teams no solo a través de la App de
Approvals, sino también de acciones contextuales
• Se puede crear una aprobación desde la App de
Approvals o desde cualquier conversación o mensaje
• Todas las aprobaciones (enviadas y recibidas)
independientemente de su origen se gestionan desde
la App de Approvals en Teams
• Aprobaciones básicas vs. basadas en plantillas vs.
introducción de firma digital

23. Características Principales de la App
de Approvals
Tipos de Aprobaciones
• Aprobaciones Básicas: No incluyen campos
personalizados para recoger información
• Aprobaciones Avanzadas: Basadas en plantillas
proporcionadas / creadas desde cero
• Aprobaciones con Firma electrónica: Se incluye en el
proceso la posibilidad de firmar documentos
• Aprobaciones de Equipo: Pueden ser básicas o
avanzadas y se crean en el contexto de un Team

24. Características Principales de la App
de Approvals
Personalizaciones en Approvals
• Configuración por usuario de las notificaciones
• Añadir archivos para proporcionar más información y
contexto a la aprobación
• Requerir que todos los Aprobadores participen en la
aprobación vs. con una sola Aprobación es suficiente
• Personalización de las respuestas a una petición de
aprobación
• Plantillas de Aprobaciones

25. Características Principales de la App
de Approvals
Notificaciones que se pueden
configurar
Acceso a la configuración de
Notificaciones

26. DEMO #3
Procesos de
Aprobación básicos
con Approvals en
Teams

27. Plantillas de Approbación en la App
de Approvals
Plantillas de Aprobación
• 1 Plantilla de Aprobación se compone del Flujo de
Aprobación y del Formulario de Aprobación (Basado
en Forms)
• 24 plantillas disponibles
• Permiten modelar escenarios de aprobación estándar
• Tres ámbitos de aplicación: Global, Personas
específicas, 1 Team específico
• Posibilidad de crear nuestras propias plantillas a
partir de las plantillas por defecto o desde cero
• Los datos capturados en Forms se quedan
indefinidamente almacenados

28. Plantillas de Approbación en la App
de Approvals
Approvals App Admin Team
• Grupo de Seguridad (antes un Grupo de Microsoft 365
y un Team) que se crea de forma automática la
primera vez que se añade una plantilla de Aprobación
de tipo organizativo
• Los administradores globales y administradores de
Teams se añaden automáticamente como
propietarios del grupo y pueden administrar el
catálogo de plantillas que se vaya creando

29. Plantillas de Approbación en la App
de Approvals

30. Plantillas de Approbación en la App
de Approvals

31. DEMO #3
Plantillas de
Aprobación para el
Modelado de Procesos
de Aprobación

32. Firma Electrónica en Aprobaciones con Approvals
en Tems

33. Plantillas de Approbación en la App
de Approvals
Características del Soporte de Firma
• Para introducir firma electrónica en Approvals, se
tienen que habilitar los proveedores de firma en la App
de Approvals en el Teams Admin center
• 2 Proveedores de firma soportados de momento:
Adobe Sign, DocuSign (Rolling out)
• Para poder introducir firma electrónica, es necesario
disponer de cuenta(s) / usuario(s) en el proveedor de
firma correspondiente

34. Demo #5
Firma Electrónica en Aprobaciones
con Approvals en Teams

35. DEMO #5
Firma electrónica en
Aprobaciones con
Approvals en Teams

36. Extensibilidad de Approvals en Teams con laPower
Platform

37. Extensibilidad de Approvals con la
Power Platform
Opciones de Extensibilidad
• La App de Approvals se puede extender a dos niveles:
Respuestas personalizadas en un proceso de
Aprobación | Creando plantillas de Aprobación
personalizadas
• Pero podemos ir más allá con Power Apps y con
Power Automate creando procesos de Aprobación
personalizados y más complejos en los que las
aprobaciones se gestione desde la App de Approvals

38. Extensibilidad de Approvals con la
Power Platform

39. DEMO #6
Yendo más allá de los
límites de Approvas en
Teams con la Power
Platform

40. FAQs & Roadmap de Approvals en Teams

41. FAQs & Roadmap de Approvals en
Teams
FAQs
• Los datos básicos de una Aprobación (Titulo, Detalles,
Plantilla) se guardan en el Microsoft Teams Dataverse
• Si se elimina un Form de una plantilla de Approvals creada, “se
romperá” la plantilla que no podrá ser usada
• Los formularios de Forms de plantillas de Approvals no se
pueden personalizar mediante Forms
• Los documentos que se adjuntan en Aprobaciones se guardan
en OneDrive for Business
• Las Aprobaciones de Approvals permiten que puedan
participar usuarios invitados, aunque nos podemos encontrar
con situaciones no esperadas

42. FAQs & Roadmap de Approvals en
Teams

43. Conclusiones & Referencias

44. Conclusiones y Referencias
● Con Approvals en Teams podemos digitalizar procesos de aprobación sencillos,
basados en escenarios e introducir firma electrónica
● Approvals en Teams se integra como una App nativa y como acciones contextuales
que nos permite realizar peticiones de aprobación de forma flexible y desde cualquier
ubicación de Teams
● Las plantillas de aprobación recogen 22 casos de uso habituales en el uso de
aprobaciones y que pueden ser extendidos con nuevas plantillas basadas en las
plantillas de Teams o creadas desde cero
● La firma electrónica de documentos en una aprobación se puede gestionar desde el
proveedor de firma seleccionado
● Podemos personalizar las aprobaciones de Approvals en 3 ámbitos: Respuesta a las
peticiones, creando plantillas personalizadas y aplicando toda la potencia que Power
Apps y Power Automate nos pueden dar

45. Referencias
● Overview de la App de Approvals:
○ https://docs.microsoft.com/en-us/power-automate/teams/native-approvals-in-
teams
● Administración de la App de Approvals:
○ Approvals application availability in Teams - Microsoft Teams | Microsoft Docs
● Formación sobre Approvals:
○ https://support.microsoft.com/en-us/office/what-is-approvals-a9a01c95-e0bf-
4d20-9ada-f7be3fc283d3

46. Office 365 for IT Pros
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48. GRACIAS
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49. Redes sociales y
contacto
https://bizzsummit.es
https://twitter.com/bizzsummites
http://youtube.com/bizzsummites
info@bizzsummit.es