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Digitaliza tus procesos de Aprobación con Approvals en Teams: ¿Qué hay de nuevo viejo?

Presentación realizada en el evento Biz Summit ES 2023 donde junto con Enrique Arribas y Pablo Orte realizamos un recorrido por las distintas posibilidades que Approvals en Teams habilita para escenarios de Aprobaciones Empresariales. Además, mostramos como ir más alla con una App custom de Aprobación que facilite no solo solicitar aprobaciones, sino también realizar las mismas en Teams.

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Digitaliza tus procesos de Aprobación con
Approvals en Teams: ¿Qué hay de nuevo viejo?
Juan Carlos González | Enrique Arribas | Pablo Orte
PATROCINADORES BIZZ SUMMIT ES 2023
PLATINO ORO
PLATA
En colaboración con:
Juan Carlos González
M365 SME & Delivery Manager en RICOH España
https://nl.linkedin.com/in/juagon
@jcgm1978
http://jcgonzalezmartin.wordpress.com
https://www.youtube.com/@jcgonzalezmartin
Pablo Orte
Power Platform Architect en RICOH España
https://www.linkedin.com/in/pablo-orte-crespo/
Enrique Arribas
Power Platform Architect en RICOH España
https://www.linkedin.com/in/enrique-arribas-bueno-
2b3b4975/
AGENDA
● Introducción a Approvals en Teams
● Escenarios típicos de Aprobación
● Que necesito para empezar con Approvals en Teams
● Principales características de Approvals en Teams
● Firma electrónica en Aprobaciones con Approvals en Teams
● Extensibilidad de Approvals en Teams con la Power Platform
● FAQs & Roadmap de Approvals en Teams
● Conclusiones

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  • 1. Digitaliza tus procesos de Aprobación con Approvals en Teams: ¿Qué hay de nuevo viejo? Juan Carlos González | Enrique Arribas | Pablo Orte
  • 2. PATROCINADORES BIZZ SUMMIT ES 2023 PLATINO ORO PLATA En colaboración con:
  • 3. Juan Carlos González M365 SME & Delivery Manager en RICOH España https://nl.linkedin.com/in/juagon @jcgm1978 http://jcgonzalezmartin.wordpress.com https://www.youtube.com/@jcgonzalezmartin
  • 4. Pablo Orte Power Platform Architect en RICOH España https://www.linkedin.com/in/pablo-orte-crespo/
  • 5. Enrique Arribas Power Platform Architect en RICOH España https://www.linkedin.com/in/enrique-arribas-bueno- 2b3b4975/
  • 6. AGENDA ● Introducción a Approvals en Teams ● Escenarios típicos de Aprobación ● Que necesito para empezar con Approvals en Teams ● Principales características de Approvals en Teams ● Firma electrónica en Aprobaciones con Approvals en Teams ● Extensibilidad de Approvals en Teams con la Power Platform ● FAQs & Roadmap de Approvals en Teams ● Conclusiones
  • 8. ¿Por qué Approvals en Teams? ● Llevar la productividad al siguiente nivel a través de automatizar procesos de negocio repetitivos ● Las Aprobaciones son uno de los procesos más básicos para cualquier equipo u organización ● Proporcionar información de trazabilidad de los procesos de aprobación + integración nativa con las herramientas del día a día (Outlook, Windows 10- 11)
  • 9. ¿Por qué Approvals en Teams? ● Necesidad habitual de aprobaciones no estructuradas y que tienen lugar en un chat, en un e-mail, cara a cara, etc ● Es habitual que en una organización haya varios sistemas de aprobaciones: E-Mail, ServiceNow, SAP, etc ● Los tiempos de respuesta de una petición a veces se dilatan (Por ejemplo, porque se ha quedado sepultada en un buzón) ● Falta de claridad en el estado de una aprobación y de poder solicitar una delegación:  El estado de una aprobación no está claro y los usuarios no saben a quien preguntar y como realizar un seguimiento ● Generación de notificaciones durante los procesos de aprobación
  • 10. Approvals en Teams como centro de tus aprobaciones Compartir Crear Administrar Actuar Approvals Hub
  • 11. Escenarios Típicos de Aprobación
  • 12. Escenarios Típicos de Aprobación Aprobaciones Estándar Aprobación de documentos Plantillas de Aprobación Aprobaciones dirigidas por WF Aprobaciones conectadas con 3 Party / Aplicaciones LOB Aprobaciones con Firma Digital Adobe Sign DocuSign
  • 13. Escenarios Típicos de Aprobación
  • 14. Que necesito para empezar con Approvals en Teams
  • 15. Prerrequisitos para utilizar Approvals en Teams ● Para desplegar la App de Approvals se requiere:  Permisos para crear una BD en el Microsoft Dataverse  Una cuenta con acceso a powerautomate.microsoft.com  Rol de Administrador en el entorno objetivo  Licencia de Power Automate, Microsoft 365 o Dynamics 365  Licencia de Microsoft Forms para poder configurar nuevas plantillas de Approvals ● Para usar la App de Approvals se requiere:  Licencia de Power Automate asignada, lo que añade al usuario al rol de Approvals User  Licencias de eSignature (Adobe Sign, DocuSign) para escenarios de aprobación con firma
  • 16. Configuración de la App de Approvals Posibilidades de Configuración • La App de Approvals se gestiona desde el Teams Admin Center, estando habilitada por defecto para todos los usuarios • Podemos realizar ajustes finos en la App como deshabilitar el uso de eSignatures • Vía Setup Policies podemos configurar que usuarios pueden utilizar la App y podemos anclarla en la barra de Apps
  • 17. Límites de Approvals en Teams ● Las Aprobaciones creadas desde una plantilla se guardan en Microsoft Dataverse (Título, Detalles, ID de Plantilla, etc) ● Los datos recogidos en los formularios de Aprobación (Plantillas de Aprobaciones) se guardan de forma indefinida en Forms hasta que los Teams owners decidan borrarlos ● Un Team puede contener un máximo de 400 plantillas de aprobación y puede almacenar hasta 50.000 peticiones (Límites de Forms)
  • 19. Características Principales de la App de Approvals
  • 20. Características Principales de la App de Approvals Elementos Fundamentales • Approvals Hub: Gestión y visualización de las aprobaciones enviadas o recibidas • Approvals desde chat/mensaje: Lanzar una aprobación desde una conversación de chat / Mensaje en un canal • Tarjeta de Aprobación: Visualización en tiempo real del estado de una aprobación • Aprobación básica: Aquella que se inicia desde el Hub, un chat o un mensaje • Flujos de Aprobación: Los procesos de Aprobación creados en Power Automate aparecen en el Hub
  • 21. DEMO #2 Un primer vistazo a la App de Approvals en Teams
  • 22. Características Principales de la App de Approvals Integración nativa en Teams • Disponible en Teams no solo a través de la App de Approvals, sino también de acciones contextuales • Se puede crear una aprobación desde la App de Approvals o desde cualquier conversación o mensaje • Todas las aprobaciones (enviadas y recibidas) independientemente de su origen se gestionan desde la App de Approvals en Teams • Aprobaciones básicas vs. basadas en plantillas vs. introducción de firma digital
  • 23. Características Principales de la App de Approvals Tipos de Aprobaciones • Aprobaciones Básicas: No incluyen campos personalizados para recoger información • Aprobaciones Avanzadas: Basadas en plantillas proporcionadas / creadas desde cero • Aprobaciones con Firma electrónica: Se incluye en el proceso la posibilidad de firmar documentos • Aprobaciones de Equipo: Pueden ser básicas o avanzadas y se crean en el contexto de un Team
  • 24. Características Principales de la App de Approvals Personalizaciones en Approvals • Configuración por usuario de las notificaciones • Añadir archivos para proporcionar más información y contexto a la aprobación • Requerir que todos los Aprobadores participen en la aprobación vs. con una sola Aprobación es suficiente • Personalización de las respuestas a una petición de aprobación • Plantillas de Aprobaciones
  • 25. Características Principales de la App de Approvals Notificaciones que se pueden configurar Acceso a la configuración de Notificaciones
  • 26. DEMO #3 Procesos de Aprobación básicos con Approvals en Teams
  • 27. Plantillas de Approbación en la App de Approvals Plantillas de Aprobación • 1 Plantilla de Aprobación se compone del Flujo de Aprobación y del Formulario de Aprobación (Basado en Forms) • 24 plantillas disponibles • Permiten modelar escenarios de aprobación estándar • Tres ámbitos de aplicación: Global, Personas específicas, 1 Team específico • Posibilidad de crear nuestras propias plantillas a partir de las plantillas por defecto o desde cero • Los datos capturados en Forms se quedan indefinidamente almacenados
  • 28. Plantillas de Approbación en la App de Approvals Approvals App Admin Team • Grupo de Seguridad (antes un Grupo de Microsoft 365 y un Team) que se crea de forma automática la primera vez que se añade una plantilla de Aprobación de tipo organizativo • Los administradores globales y administradores de Teams se añaden automáticamente como propietarios del grupo y pueden administrar el catálogo de plantillas que se vaya creando
  • 29. Plantillas de Approbación en la App de Approvals
  • 30. Plantillas de Approbación en la App de Approvals
  • 31. DEMO #3 Plantillas de Aprobación para el Modelado de Procesos de Aprobación
  • 32. Firma Electrónica en Aprobaciones con Approvals en Tems
  • 33. Plantillas de Approbación en la App de Approvals Características del Soporte de Firma • Para introducir firma electrónica en Approvals, se tienen que habilitar los proveedores de firma en la App de Approvals en el Teams Admin center • 2 Proveedores de firma soportados de momento: Adobe Sign, DocuSign (Rolling out) • Para poder introducir firma electrónica, es necesario disponer de cuenta(s) / usuario(s) en el proveedor de firma correspondiente
  • 34. Demo #5 Firma Electrónica en Aprobaciones con Approvals en Teams
  • 35. DEMO #5 Firma electrónica en Aprobaciones con Approvals en Teams
  • 36. Extensibilidad de Approvals en Teams con laPower Platform
  • 37. Extensibilidad de Approvals con la Power Platform Opciones de Extensibilidad • La App de Approvals se puede extender a dos niveles: Respuestas personalizadas en un proceso de Aprobación | Creando plantillas de Aprobación personalizadas • Pero podemos ir más allá con Power Apps y con Power Automate creando procesos de Aprobación personalizados y más complejos en los que las aprobaciones se gestione desde la App de Approvals
  • 38. Extensibilidad de Approvals con la Power Platform
  • 39. DEMO #6 Yendo más allá de los límites de Approvas en Teams con la Power Platform
  • 40. FAQs & Roadmap de Approvals en Teams
  • 41. FAQs & Roadmap de Approvals en Teams FAQs • Los datos básicos de una Aprobación (Titulo, Detalles, Plantilla) se guardan en el Microsoft Teams Dataverse • Si se elimina un Form de una plantilla de Approvals creada, “se romperá” la plantilla que no podrá ser usada • Los formularios de Forms de plantillas de Approvals no se pueden personalizar mediante Forms • Los documentos que se adjuntan en Aprobaciones se guardan en OneDrive for Business • Las Aprobaciones de Approvals permiten que puedan participar usuarios invitados, aunque nos podemos encontrar con situaciones no esperadas
  • 42. FAQs & Roadmap de Approvals en Teams
  • 44. Conclusiones y Referencias ● Con Approvals en Teams podemos digitalizar procesos de aprobación sencillos, basados en escenarios e introducir firma electrónica ● Approvals en Teams se integra como una App nativa y como acciones contextuales que nos permite realizar peticiones de aprobación de forma flexible y desde cualquier ubicación de Teams ● Las plantillas de aprobación recogen 22 casos de uso habituales en el uso de aprobaciones y que pueden ser extendidos con nuevas plantillas basadas en las plantillas de Teams o creadas desde cero ● La firma electrónica de documentos en una aprobación se puede gestionar desde el proveedor de firma seleccionado ● Podemos personalizar las aprobaciones de Approvals en 3 ámbitos: Respuesta a las peticiones, creando plantillas personalizadas y aplicando toda la potencia que Power Apps y Power Automate nos pueden dar
  • 45. Referencias ● Overview de la App de Approvals: ○ https://docs.microsoft.com/en-us/power-automate/teams/native-approvals-in- teams ● Administración de la App de Approvals: ○ Approvals application availability in Teams - Microsoft Teams | Microsoft Docs ● Formación sobre Approvals: ○ https://support.microsoft.com/en-us/office/what-is-approvals-a9a01c95-e0bf- 4d20-9ada-f7be3fc283d3
  • 46. Office 365 for IT Pros 20 % Descuento • Código de Descuento: 4q8kso9 • https://gumroad.com/l/DgSSr • https://guitaca.com
  • 47. Office 365 for IT Pros Todo para estar al día sobre Microsoft 365 https://o365itpros.gumroad.com/l/O365IT/Friends OfTheBook

Notas del editor

  1. Digitaliza tus procesos de Aprobación con Approvals en Teams: ¿Qué hay de nuevo viejo?
  2. Introducción a Approvals en Teams Escenarios de Aprobación típicos Que necesito para empezar con Approvals en Teams Principales características de Approvals en Teams Firma electrónica en Aprobaciones con Approvals en Teams Extensibilidad de Approvals en Teams con la Power Platform Roadmap de Approvals en Teams
  3. Introducción a Approvals en Teams Escenarios de Aprobación típicos Que necesito para empezar con Approvals en Teams Principales características de Approvals en Teams Firma electrónica en Aprobaciones con Approvals en Teams Extensibilidad de Approvals en Teams con la Power Platform Roadmap de Approvals en Teams
  4. Introducción a Approvals en Teams Escenarios de Aprobación típicos Que necesito para empezar con Approvals en Teams Principales características de Approvals en Teams Firma electrónica en Aprobaciones con Approvals en Teams Extensibilidad de Approvals en Teams con la Power Platform Roadmap de Approvals en Teams
  5. Permissions to create a Microsoft Dataverse database. An account on powerautomate.microsoft.com. Administrator role in the target environment. License for Power Automate, Office 365, or Dynamics 365. License for Microsoft Forms is required for users to set up new approval templates.
  6. Approvals that are created from a template still store data in Microsoft Dataverse, such as their title, details, template ID, and more. Responses that are submitted on the approval request are stored in Forms. Learn more about Data storage for Microsoft Forms.
  7. Introducción a Approvals en Teams Escenarios de Aprobación típicos Que necesito para empezar con Approvals en Teams Principales características de Approvals en Teams Firma electrónica en Aprobaciones con Approvals en Teams Extensibilidad de Approvals en Teams con la Power Platform Roadmap de Approvals en Teams
  8. Introducción a Approvals en Teams Escenarios de Aprobación típicos Que necesito para empezar con Approvals en Teams Principales características de Approvals en Teams Firma electrónica en Aprobaciones con Approvals en Teams Extensibilidad de Approvals en Teams con la Power Platform Roadmap de Approvals en Teams
  9. Introducción a Approvals en Teams Escenarios de Aprobación típicos Que necesito para empezar con Approvals en Teams Principales características de Approvals en Teams Firma electrónica en Aprobaciones con Approvals en Teams Extensibilidad de Approvals en Teams con la Power Platform Roadmap de Approvals en Teams
  10. Introducción a Approvals en Teams Escenarios de Aprobación típicos Que necesito para empezar con Approvals en Teams Principales características de Approvals en Teams Firma electrónica en Aprobaciones con Approvals en Teams Extensibilidad de Approvals en Teams con la Power Platform Roadmap de Approvals en Teams
  11. Introducción a Approvals en Teams Escenarios de Aprobación típicos Que necesito para empezar con Approvals en Teams Principales características de Approvals en Teams Firma electrónica en Aprobaciones con Approvals en Teams Extensibilidad de Approvals en Teams con la Power Platform Roadmap de Approvals en Teams