Presentación realizada en el Community Days de México CD en el que hablé sobre la aplicación de Updates en Microsoft Teams que permite tanto enviar actualizaciones como revisar actualizaciones que se hayan solicitado.

2. Solicita y
Comparte
actualizaciones
con Updates en
Teams
Juan Carlos Gonzalez | Microsoft 365 Apps
& Services MVP | M365 Delivery Manager

3. Juan Carlos
Gonzalez
Microsoft 365 Apps &
Services MVP
@jcgm1978
jcgonzalezmartin1978@hotmail.com
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https://www.youtube.com/channel/UCTTOig
92qM_d0kLbSODCATw

6. Agenda
• Introducción a Updates en Teams
• Escenarios y Casos de Uso de Updates en Teams
• Como empezar con Updates en Teams
• Principales características de Updates en Teams
• Conclusiones

7. ¿Qué es Updates en Teams?
• App nativa de Teams que permite ahorrar tiempo y esfuerzo a la
hora de compartir actualizaciones de trabajo, proyectos, tareas
como parte del flujo habitual de trabajo
• Facilita crear, enviar y revisar actualizaciones de forma puntual,
de manera recurrente y en el momento adecuado
• Proporciona una ubicación central para revisar las
actualizaciones enviadas y revisar las recibidas

8. Introducción a Updates en
Teams

9. Escenarios y Casos de Uso de Updates en
Teams

10. Requerimientos para utilizar la App de
Updates en Teams
Para desplegar la App de Updates se requiere:
• Permisos para crear una BD en el Microsoft Dataverse
• Rol de administrador en el entorno de PowerApps objetivo (un Team
concreto)
• Licencia de Power Automate, Office 365 o Dynamics 365
• Licencia de Microsoft Forms para poder usar las plantillas de
Updates
Para usar la App de Updates se requiere:
• Licencia de Power Automate, Office 365 o Dynamics 365
• Licencia de Microsoft Forms para poder usar las plantillas de
Updates

11. Configuración de la App de
Updates
• La App de Updates se gestiona desde el Teams
Admin Center, estando habilitada por defecto para
todos los usuarios
• Vía Setup Policies podemos configurar que
usuarios pueden utilizar la App y podemos anclarla
en la barra de Apps

12. Límites de la App de Updates
• Las Actualizaciones creadas se guardan en el entorno por
defecto de Microsoft Dataverse  Por defecto no hay soporte de
backups
• Los datos recogidos en los formularios de Updates (Plantillas de
Updates) se guardan de forma indefinida en Forms hasta que los
Teams owners decidan borrarlos
• Un Team puede contener un máximo de 400 plantillas de
Updates y puede almacenar hasta 50.000 peticiones (Límites de
Forms)

13. Demo #1
Administrando la App de Updates en el Teams
Admin Center

14. Características principales de la App de
Updates
• Personal App: Gestión y visualización de los
Updates enviados o recibidos
• Crear, Enviar y Recibir Updates desde
chat/mensaje: Gestionar Updates desde una
conversación de chat / mensaje en un canal
• Tarjeta de visualización: Visualización en tiempo
real del estado de un Update

15. Características principales de la App de
Updates
Enviar Updates
Revisar Upates

16. Características principales de la App de
Updates
• Disponible no solo a través de la App de Updates,
sino también de acciones contextuales
• Se pueden crear Updates desde la App, un chat
privado o un mensaje de un canal
• Todas los Updates se gestionan desde la App de
Updates en Teams
• Podemos modelar escenarios de Updates básicos
vs. basados en plantillas
• Gestión de Notificaciones integrada

17. Características principales de la App de
Updates
Acceso a las Notificaciones de
Updates
Notificaciones disponibles

18. Demo #2
Compartiendo y revisando Actualizaciones con
Updates en Teams

19. Otros Aspectos de la App de
Updates
Seguridad
Cada usuario solo puede ver los Updates que ha enviado y que ha recibido. No se
soporta acceso condicional por el momento
Almacenamiento
Todas los Updates se almacenan en el Dataverse y no hay soporte de backups
Retención
Los datos de los Updates modelados se guardan en Dataverse. Las Updates enviadas se
guardan en Forms de forma indefinida hasta que se eliminen

20. Otros Aspectos de la App de
Updates
• 1 plantilla de Updates se compone de un formulario
basado en Forms
• 11 plantillas disponibles
• 3 ámbitos de aplicación: Desde la App, a nivel de
chat privado, a nivel de canales de Teams
• Posibilidad de crear nuestra propias
plantillas a partir de las plantillas por
defecto o desde cero
• Los datos capturados en Forms se quedan
indefinidamente almacenados

21. Otros Aspectos de la App de
Updates

22. Otros Aspectos de la App de
Updates

23. Demo #3
Otros Aspectos de Updates en Teams

24. FAQs de Updates en Teams
• Los datos básicos de un Update (Titulo, Detalles, Plantilla) se guardan en el Microsoft Teams Dataverse
• Si se elimina un Form de un plantilla de Updates creada, “se romperá” la plantilla que no podrá ser usada
• Los formularios de Forms de plantillas de Updates no se pueden personalizar mediante Forms
• Los documentos que se adjuntan en un Update se guardan en OneDrive for Business
• Updates permite que puedan participar usuarios invitados, aunque nos podemos encontrar con situaciones no
esperadas
• Updates no está disponible ni en canales privados ni en canales compartidos

25. Conclusiones
• Updates en Team facilita compartir y revisar actualizaciones de trabajo, proyectos, tareas como parte del flujo
habitual de trabajo
• Se pueden solicitar y compartir actualizaciones tanto en Chats Privados como en Canales de Teams
• Para modelar actualizaciones podemos partir de una serie de plantillas provistas o crear nuestras propias plantillas

26. Bonus: Referencias Rápidas
• Updates in Microsoft Teams allows users to create, submit, and review employee updates - Microsoft Community
Hub
• Get started with updates: Get started in Updates (microsoft.com)
• Manage the Updates app for your organization in Microsoft Teams: Manage the Updates app for your organization -
Microsoft Teams | Microsoft Learn

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29. ¿Preguntas?