Canales compartidos en Microsoft Teams de principio a fin
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Slides de la sesión sobre Canales Compartidos en Microsoft Teams realizada en el evento Collabdays Barcelona que tuvo lugar el 22 de octubre de 2022. La presentación cubre no solo los conceptos esenciales de los Canales Compartidos, sino también detalles concretos de como se habilita la colaboración con externos gracias a la integración de Azure AD B2B Direct Connect.
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Canales compartidos en Microsoft Teams de principio a fin
- 1. Canales compartidos en Microsoft Teams de principio a fin Juan Carlos González | M365 Apps & Services MVP | M365 SME & Delivery Manager @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN 22 of October 2022
- 3. GOLD SPONSORS ONLINE SPONSORS RAFFLE SPONSORS ORGANIZED BY SPEAKER TRAVEL SPONSORS
- 4. Agenda • Canales en Microsoft Teams: Conceptos básicos y tipos de canales • Canales Compartidos: Características específicas • Canales Compartidos: Que hay por detrás • Canales Compartidos: FAQs • Conclusiones @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
- 5. Canales Compartidos: Conceptos básicos y tipos de canales • Un canal en Microsoft Teams es un bloque/pilar clave que habilita la colaboración dentro de una organización y con otras organizaciones • Cada canal proporciona las siguientes funcionalidades principales: Mensajes en el canal Gestión de archivos Aplicaciones (Tabs) Conectores @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
- 6. Canales Compartidos: Conceptos básicos y tipos de canales • Con los Canales Compartidos se puede colaborar sin fricción extremo a extremo a lo largo de los límites de un Team y de la organización: No hay que cambiar de tenant Se evita “sobre-compartir” Se reduce la proliferación de Teams Se hereda el membership del Team donde se crean • Como sucede con los Canales Privados, un Canal Compartido viene con su propio Sitio de SharePoint • Se puede añadir Usuarios externos a Canales Compartidos sin necesidad de que sean invitados en el tenant @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN Teams Standard Channel Open collaboration within the team Inherits full membership list from the team Private Channel Focused private collaboration within the team Managed subset of members from team Shared Channel Flexible collaboration within & across orgs Managed set of individuals within or outside of team or tenant
- 7. Canales Compartidos: Conceptos básicos y tipos de canales @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams- channels-overview
- 8. Canales Compartidos: Conceptos básicos y tipos de canales @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
- 9. Características específicas: Canales Compartidos y Propietarios del Team @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN • Solo los propietarios de un Team pueden crear Canales Compartidos • Los propietarios de un Team pueden visualizar el nombre y descripción de los Canales Compartidos existentes sin necesidad de ser miembros de estos • Los propietarios de un Team pueden borrar Canales Compartidos sin ser miembros de estos • Solo los propietarios de un Team pueden aceptar invitaciones de compartir Canales Compartidos con este • Los propietarios de un Team pueden en cualquier momento romper la relación compartida con Canales Compartidos de otros Teams • Los Canales Compartidos hereda las etiquetas
- 10. Características específicas: Canales Compartidos y Propietarios del Team @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN • Los propietarios del Canal administran su ciclo de vida y su membership • El último propietario de un Canal Compartido no puede ser eliminado del Team • Si un Canal Compartido se queda sin propietario (Ejemplo: Dejar la empresa), un miembro existente del tenant será promocionado a propietario • Los Canales Compartidos hereda las configuraciones del Team en el momento de creación • Se pueden cambiar las configuraciones a nivel de Canal
- 11. Características específicas: Compartiendo un Canal @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN • Compartir con personas: Integrantes del tenant Personas externas al tenant (No se requiere que sean invitados en Azure AD) • Compartir con un Team: Team “host” Teams en el tenant Teams externos al tenant
- 12. Características específicas: Límites actuales @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN • Las siguientes limitaciones adicionales también aplican: Se puede añadir todo tipo de pestañas a excepción de Stream, Planner y Forms Aplicaciones LOB, Bots, Conectores y Extensiones de mensajes no se soportan Cuando se crea un Team a partir de un existente, cualquier Canal Compartido que exista no se copiará en el nuevo Team Las Notificaciones en Canales Compartidos que se pierdan no son enviadas por e-mail https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/shared-channels
- 13. Demo #1: Un primer vistazo a los Canales Compartidos en Microsoft Teams @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
- 14. Canales Compartidos – Que hay por detrás: Configuraciones en Teams @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN • Directiva por usuario para la creación de Canales Compartidos. Por defecto está a On • Directiva por usuario para establecer quien puede iniciar/aceptar compartición externa. Se requiere configurar B2B direct connect • Gestión del ciclo de vida de un Canal: Crear en nombre de | Actualizar | Borrar • Gestión de miembros de un Canal: Añadir/Eliminar | Promover/Degradar • Acceso Externo: Chat 1-1 | Llamadas y reuniones entre usuarios de distintos tenants • Soporte de PowerShell y API Graph
- 15. Canales Compartidos – Que hay por detrás: Azure AD B2B Direct Connect @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN Nueva forma colaborar con personas de otras organizaciones que usan Azure AD Búsqueda de personas de otras organizaciones de Azure AD vía dirección de e-mail Compartir Apps y otros recursos Empodera a los equipos a compartir canales sin tener que cambiar de tenant o tener otra cuenta External annotation
- 16. Canales Compartidos – Que hay por detrás: Azure AD B2B Direct Connect @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN • Por defecto B2B Direct Connect está deshabilitado • Acceso entrante (Inbound) – Aplica a usuarios de otros tenants que inician sesión en nuestro tenant • Acceso saliente (Outbound) – Aplica a usuarios de nuestro tenant que inician sesión en tenants externos • Control granular para permitir/bloquear el acceso al tenant a nivel de usuario/grupo y nivel de aplicación • Controles para “confiar” en el acceso de usuarios de tenants externos: Uso de MFA | Acceso desde dispositivos compliant | Otros
- 17. Canales Compartidos – Que hay por detrás: Integración con SharePoint @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN • Cada Canal Compartido cuenta con una Colección de Sitios de SharePoint dedicada • El ID de la plantilla usada es TEAMCHANNEL#1 • No se crea una carpeta por defecto del canal en la Biblioteca del Sitio • Se puede compartir información del Sitio con cualquier usuario del tenant, pero no externamente • Los usuarios externos acceden de forma directa al sitio gracias a Azure AD B2B Direct Connect • Los usuarios externos pueden compartir con miembros del Canal • Los Sitios se pueden administrar desde el Admin Center de SPO
- 18. Demo #2: Canales Compartidos al detalle ;-) @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
- 19. Canales Compartidos – Que hay por detrás: Compliance @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN • Las directivas de compliance del tenant de origen siguen aplicando cuando el canal se comparte con otros tenants • Teams continua siendo la unidad de gestión, por lo que los canales compartidos heredan las configuraciones de compliance (Etiqueta de Sensibilidad | Geo) • A nivel de eDiscovery, los mensajes en el canal se van al buzón del Team. Las búsquedas de eDiscovery incluyen los Sitios de los Canales Compartidos • Legal Hold – Solo los miembros del canal que pertenecen al tenant de origen pueden ser puestos en Legal Hold • Barreras de Información – Aplican a los miembros del tenant de origen • Monitorización & Auditoría – Logs de Auditoría de Teams y de Azure AD • Retención & DLP – Toda directiva que aplique al Team del Canal aplicará a sus Canales Compartidos • Communication Compliance – Soportada
- 20. Canales Compartidos: FAQs • No se pueden convertir canales existentes en Canales Compartidos. El caso contrario también es cierto: un Canal Compartido no se puede convertir en Estándar o Privado • Los integrantes del Canal no se añaden por defecto como participantes de reuniones que se programen en el Canal • Toda App a añadir en el Canal se tiene que instalar primero a nivel de Team • Aplicaciones conectadas a Grupos de Microsoft 365 como Planner no están soportadas por el momento @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
- 21. Conclusiones • Los Canales Compartidos están diseñados para habilitar colaboración rápida y sin fricción tanto de forma interna como de forma externa • Los Canales Compartidos son flexibles: no se requieren cuentas de invitados para colaboración externa • Los Canales Compartidos se “gobiernan” a dos niveles: Teams Admin Center vs. Azure AD Admin Cenger • El modelo de colaboración de los Canales Compartidos está basado en Azure AD B2B Direct Connect. Por defecto, Azure AD B2B Direct Connect está deshabilitado y se recomienda configurarlo tenant a tenant • Las directivas de Teams y del tenant de origen aplicarán a los miembros del Canal según corresponda @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
- 22. Bonus: Referencias rápidas + Roadmap • Overview of teams and channels in Microsoft Teams: https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-channels-overview?WT.mc_id=M365-MVP-4015732 • Shared channels in Microsoft Teams: https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/shared-channels?WT.mc_id=M365-MVP-4015732 @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
- 23. Bonus: Referencias rápidas + Roadmap @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
- 24. Office 365 for IT Pros • $10 discount: https://o365itpros.gumroad.com/l/O365IT/FriendsOfTheBook @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
- 25. Office 365: The best recipes for developers • 20 % discount: Discount code: 4q8kso9 https://gumroad.com/l/DgSSr https://guitaca.com @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
Notas del editor
- Canales compartidos en Microsoft Teams de principio a fin
- Canales Compartidos en Microsoft Teams de principio a fin
- Channels in Microsoft Teams: Basic concepts and channel types Shared channels specifics Shared channels: Looking under the hood! Shared channels FAQs Summary
- A channel in Microsoft Teams is the key building block that enables collaboration withing an organization and with other organizations Every channel provides the following main features: Channel messages Files management Apps (Tabs) Connectors
- Shared Channels: Collaborate seamlessly across team & organization boundaries: No tenant switching Avoid over sharing Reduce team proliferation Inherit team membership As happens with Private Channels, a Shared Channel comes with its own SharePoint Online Site Collection External users can be added to Shared Channels without being guests in the host tenant
- Shared Channels: Collaborate seamlessly across team & organization boundaries: No tenant switching Avoid over sharing Reduce team proliferation Inherit team membership As happens with Private Channels, a Shared Channel comes with its own SharePoint Online Site Collection External users can be added to Shared Channels without being guests in the host tenant
- Only team owners can create shared channels Team owners can see the name and description of all shared channels in a team without being a member Team owners can delete shared channels without being a member Only team owners can accept Share with team invites Team owners can terminate sharing relationship with shared channels from other teams Shared channels inherit labels from the team on creation
- Channels owners manage the membership and life cycle Last owner of a shared channel cannot be removed from the team If a shared channel becomes ownerless (user leaves company), an existing in-tenant member is auto-promoted Shared channels inherit settings from the team on creation Settings can be changed at channel level
- Share with people In-tenant members External tenant members Share with team: Host team In-tenant teams External tenant teams
- The following limitations also apply: Shared channels support tabs except for Stream, Planner, and Forms LOB apps, bots, connectors, and message extensions are not supported When you create a team from an existing team, any shared channels in the existing team won't be copied over Notifications from shared channels are not included in missed activity emails
- Per-user policy for creation of shared channels. Default On Per-user policy for who can initiate/accept external sharing. Requires B2B direct connect to be configured Manage channel lifecycle – create on behalf of, update, delete Manage members – add/remove, promote/demote External Access: 1-1 Chat, calls and meetings among cross tenant users PowerShell & Graph API support
- B2B direct connect is default off Inbound Access - Applies to users from external tenants signing into your tenant Outbound Access- Applies to users in your tenant signing into external tenants. Granular control for allowing/blocking access at tenant, user/group and app level Controls that allow you to trust claims from external tenants, for e.g. trust MFA, trust compliant devices claims
- Each shared channel backed by a dedicated SharePoint site collection Custom template ID TEAMCHANNEL#1 No default channel folder in the document library Host tenant users can share with any member user within your tenant External users can seamlessly access Shared Channel site via B2B direct connect External users can share the file with members of the channel Channel sites can be managed from the modern SPO Admin Center
- Host compliance policies apply when a channel is shared with other tenants Team continues to be the unit of management. Channel inherits team sensitivity label & geo eDiscovery – channel messages in dedicated mailbox, team eDiscovery search includes all associated SharePoint sites for channels in team Legal Hold – Only host tenant members can be put on legal hold Information Barriers – Applies to host tenant members Monitoring & Auditing – Teams audit logs & AAD sign-in logs available Retention & DLP – Policy applied on the team will apply to all shared channels in the team Communication compliance – Supported on shared channels
- It’s not possible to convert existing channels into shared channels. The other way around is also true: A shared channel cannot be converted into a standard or private one Channel members will not, by default, added as a meeting participants in meetings scheduled in a Shared channel Apps must be installed in the team before they can be used in a shared channel Certain Microsoft 365 group connected apps such as Planner coming later
- Shared channels are designed to enable seamless collaboration with inernal an external partners Shared channels are flexible: no guest accounts are required for external collaboration Shared channels are governed at two levels: Teams Admin Center vs. Azure AD Admin Center Shared channels collaboration model is built on top of Azure AD Direct Connect. By default, Azure AD B2B Direct Connect is blocked and the recommendation is to enable external collaboration on a per tenant basics Host tenant and team policies apply to all channel members