1. REGIONAL CUNDINAMARCA
CENTRO DE LA TECNOLOGIA DEL DISEÑO Y LA PRODUCTIVIDAD
EMPRESARIAL
TECNÓLOGOS EN GESTIÓN DOCUMENTAL
JHOJAN ANDRES AREVALO FUENTES
GUIA 2 DE ORGANIZACIÓN DE ACHIVO CENTRAL
GIRARDOT- CUNDINAMARCA
2012
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2. TABLA DE CONTENIDO
GRUPOS DE TRABAJO 3
CARACTERÍSTICAS DE GRUPO DE TRABAJO 3
TIPOS DE GRUPO DE TRABAJO 4
EQUIPOS DE TRABAJO 5
CARACTERÍSTICAS DE EQUIPO DE TRABAJO 5
TIPOS DE GRUPO DE TRABAJO 6
VENTAJAS E INCOVENIENTES 6
ETAPAS DE DESARROLLO DEL EQUIPO DE TRABAJO 7
COMUNICACIÓN EFICAZ EN GRUPOS Y EQUIPOS DE TRABAJO 8
LIDERAZGO 9
COMPONENTES DE LIDERAZGO 9
ESTILOS DE LIDERAZGO 10
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3. INTRODUCCIÓN
Este trabajo se hace con el fin de adquirir conocimientos sobre grupos, equipos de
trabajo, comunicación efectiva y liderazgo.
Grupo de trabajo
Un grupo de trabajadores que dirigen su esfuerzo a la consecución de un objetivo
común, se proyectan y realizan una misma tarea.
Características
tamaño
interacción
propósito común
interdependencia
interacción y comunicaciones regulares
identidad
1. tamaño
Debe de estar conformado de 3 a 20 integrantes como máximo, de tres
porque en caso de votación se puede resolver por mayoría.
2. Interacción
Es aquí donde el grupo toma su forma cuando los individuos intercambian
información sin este paso no habría grupo.
3. Propósito común
Aquí aparece el líder de grupo donde encamina a los demás miembros a
que se enfoquen en un sentimiento claro de que todos comparten un
propósito
4. Interdependencia
Los integrantes no solo interactúan si no que dependen de los demás
miembros para lograr su propósito.
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4. 5. interacción y comunicaciones regulares
Aquí es donde se ponen las normas de conducta a para los miembros del
grupo.
6. Identidad
Es cuando el grupo decide como lo van a identificar si es grupo formal o
informal.
Tipos de Grupo
1. Según un criterio temporal: tiene que ver con la estabilidad de las
relaciones.
• Grupos o equipos permanentes: se conciben como estables en el tiempo y se
encargan de las tareas habituales de funcionamiento y mantenimiento de la
organización. La permanencia temporal de estos grupos no impide que haya
cambios en su composición.
• Grupos o equipos temporales: se conciben para realizar tareas, proyectos o
actividades de carácter transitorio. El grupo tiene una duración limitada,
disolviéndose una vez concluida su función.
2. Según su criterio de formalidad: tiene que ver con el origen de los grupos.
• Grupos o equipos formales: se trata de grupos definidos y planificados para la
obtención de objetivos de la organización. Todos ellos, independientemente de
otros criterios, comparten un carácter formal.
• Grupos o equipos informales: surgen de las relaciones espontáneas entre los
miembros de la organización y están orientados a la satisfacción de necesidades
personales y sociales de sus componentes. Grupos que se constituyen por lazos
de amistad o atractivo, grupos de personas que comparten una misma
problemática.
3. Según su criterio de finalidad: tiene que ver con los objetivos de los grupos.
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5. • Producción: grupos cuyos integrantes realizan conjuntamente un determinado
trabajo. Configuran los equipos de trabajo, departamentos y unidades de la
organización.
• Solución de problemas: se centran en problemas particulares de la propia
empresa. Por ejemplo Círculos de Calidad o grupos para el estudio de proyectos.
• Resolución de conflictos: orientados para afrontar situaciones de enfrentamiento
entre diferentes partes de la organización o de ésta con el exterior. Se trata
fundamentalmente de grupos de negociación.
• Cambio y desarrollo organizacional: incluyen diferentes grupos y técnicas
grupales. Entre otros, grupos de entrenamiento, desarrollo de equipos o grupos de
sensibilización.
4. Según un criterio jerárquico: tiene que ver con la ubicación en la estructura
organizacional.
• Diferenciación vertical: Compuesta por los diferentes grupos que van desde la
alta dirección, pasando por los grupos directivos intermedios hasta grupos no
directivos.
• Diferenciación horizontal: incluye fundamentalmente los distintos grupos
funcionales, grupos que proporcionan servicios especializados basados en
competencias particulares, y comités temporales, creados con diferentes misiones,
principalmente de asesoramiento y toma de decisiones.
5. Según el tipo de estructura:
• Actividad grupal: grupo con tareas independientes, objetivos e incentivos
grupales, relaciones estables.
• Actividad individual: el grupo como un contexto en el que predominan la actividad
y los valores individuales. Los miembros apenas tienen un vínculo entre sí que
compartir un espacio, una tarea, una especialidad profesional o estar a las
órdenes de un mismo jefe.
Equipos de trabajo
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6. Es cuando los miembros que lo componen tienen funciones específicas,
interdependientes y convergentes con las de los demás, orientadas hacia el
cumplimiento de actividades de interés común.
Características del equipo de trabajo
• Integración armónica de funciones y actividades desarrolladas por diferentes
personas.
• Responsabilidades compartidas por los miembros.
• Necesita que las actividades desarrolladas se realicen en forma coordinada.
• Necesita que los programas planificados en equipo apunten a un objetivo común.
Tipos de Equipo de trabajo
Equipo Frente a Frente
Equipos Virtuales
Equipo Frente a Frente
Ofrece una retroalimentación personal sincronizada, tiene problemas como el de
que el grupo pueda reunirse a una hora determinada, y más si sus integrantes
tienen horarios complicados, otro problema es que pierden mucho tiempo en
socialización.
Equipos virtuales
Estos equipos tienen a facilidad de reunirse sin hacer acto de presencia, se
comunican por medio tecnológico, el instrumento más básico y utilizado es el
correo electrónico además del foro.
Ventajas e inconvenientes
Grupo de trabajo Equipo de trabajo
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7. · Liderazgo fuerte e
· Liderazgo compartido.
individualizado.
· Responsabilidad individual y
· Responsabilidad individual
colectiva.
· La formación de un grupo · La formación de un equipo de
de trabajo ocurre a partir de trabajo es un proceso de
su creación o instalación desarrollo.
· Dentro del marco del objetivo
· Enmarca su acción dentro global de la organización, es
del objetivo global de la donde se reúne el grupo se
organización. autoasignan propósitos y metas
específicas.
·Sus resultados se toman y
· Sus resultados son vistos
evalúan como producto de un
como suma del esfuerzo
esfuerzo conjunto de sus
individual.
miembros.
· El trabajo colectivo se
· El trabajo colectivo se observa
considera como algo
como una oportunidad y se
inevitable o, incluso, un mal
disfruta.
necesario.
· Los conflictos se resuelven por
·Los conflictos se resuelven
medio de confrontación
por imposición o evasión.
productiva.
· Se centra en la tarea y en el
· Se encuentra centrado
soporte socio - emocional de sus
principalmente en la tarea.
miembros.
· No reconoce diferencias
· Se reconocen e incorporan las
de valores, juicios e
diferencias como una
incompetencias entre sus
adquisición o capital del equipo.
miembros.
Etapas de desarrollo del equipo de trabajo
1. Fase de orientación: es donde el grupo empieza a tener un conocimiento
mutuo que permita tener una dinámica grupal, sin esta fase el grupo no
podrá evolucionar
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8. 2. Fase de normas: de la familiarización se pasa clarificación de los distintos
pensamientos e ideas individuales dentro del grupo, aquí se busca ser
escuchado y aceptado, además se establecen normas de comportamiento
para lo cual se debe tener en cuenta:
Organizar tareas que se han de ejecutar
Contribuir con procedimientos diversos en esa ejecución
Animar, conectar esfuerzos para conseguir objetivos.
3. Fase de conflictos: el conflicto es parte de nuestra naturaleza y es fruto de
las relaciones entre las personas, aunque en ocasiones las propiciamos
nosotros mismos por nuestra tensión.
4. Fase de Eficacia: esta es la fase donde se supera los conflictos y es donde
el grupo se afirma los conceptos e ideales del grupo y para esto se debe
tener en cuenta dos etapas:
El grado de compromiso
El grado de cooperación
Si estas dos etapas son altas, estaremos cumpliendo el objetivo y con un equipo
eficaz.
Comunicación eficaz en grupos y equipos de trabajo
Comunicación que a través de buenas destrezas y formas de comunicación, logra
el propósito de transmitir o recibir lo que se quiere .Es importante tener una buena
comunicación ya que si transmitimos bien los mensajes los objetivos que nos
hemos trazado en alcanzar serán claros y concretos, para esto se debe tener en
cuenta:
1. Simplicidad
2. Brevedad
3. Credibilidad
4. Coherencia
5. Novedad
6. Sonido y textura
7. Hablar con ambición
8. Visualice
9. Haga Preguntas
10. Proporcione contexto y relevancia
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9. Liderazgo
Es el conjunto de cualidades y capacidades que tiene una persona y las hace
influir en un colectivo de personas, así el colectivo de personas trabaja con
entusiasmo y alcanza el objetivo planteado.
Componentes del Liderazgo
La capacidad para hacer un uso eficaz y responsable del poder.
La capacidad para comprender que los seres humanos tiene diferentes
motivaciones en diferentes momentos y situaciones.
La capacidad para inspirar a los demás.
La capacidad de actuar de una manera que desarrolle un clima que
conduzca a responder y despertar motivaciones.
Enfoques del Liderazgo
Enfoques de rasgos del liderazgo
Nos habla de 5 rasgos físicos: como la energía, presentación y estatura 4
rasgos de inteligencia y habilidad, 16 rasgos de personalidad:
adaptabilidad, dinamismo, entusiasmo y confianza en sí mismo, 6
características relacionadas con la tarea: impulso al logro, perspectiva e
iniciativa y 9 características sociales: espíritu de cooperación, habilidades
interpersonales y capacidad administrativa.
Enfoque situacional, o de contingencia el liderazgo
Este enfoque dice que existe la interacción entre el grupo y el líder, sigue la
teoría del seguidor, ellos siguen a los líderes, que son los encargados de
diseñar las estrategias para satisfacerlos.
Enfoque de contingencia de Fiedler al liderazgo
Este enfoque dice que los líderes no solo se forman por los atributos sino
también por los siguientes factores:
1. Posición de poder
2. Estructura de la tarea
3. Relaciones líder- miembro
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10. Enfoque de liderazgo carismático
Este enfoque señala que estos líderes tienen ciertas cualidades como la
confianza en sí mismos, tener convicciones fuertes, articular una visión, ser
capaces de iniciar un cambio, comunicar altas expectativas, tener la
necesidad de influir en sus seguidores y apoyarlos.
Estilos de liderazgo
Liderazgo basado en el uso de la autoridad
De aquí se desprenden tres estilos
o Autocrático: es donde se ordena y se espera cumplimiento, otorga
recompensas y castigos
o Democrático: aquí el líder deja que los miembros opinen acciones o
decisiones
o Líder rienda suelta: usa poco su poder y deja mucha libertad a sus
subordinados en sus acciones.
Rejilla gerencia
El liderazgo que incluye una variedad de estilos que van de un uso máximo
a mínimo del poder e influencias
Bibliografía
http://enrique-roldan.blogspot.com/2011/03/comunicacion-eficaz.html
www.wikipedia.com
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