Metodología diseño de prácticas
Metodología diseño de prácticasLa metodología que se propone            a continuación,contempla las fases que deben lleva...
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5. Diseño de prácticas5.2 Diagnóstico del estado actual de las prácticas existentes                  Logro                ...
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6. Validación del diseño       6.1 Entrega de las prácticas al equipo validador:        Remitir la documentación relaciona...
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7. Cierre del diseño de prácticas                    7.1 Entrega de documentación                     7.2 Generación de ac...
1.2 Análisis y revisión del alcance de la UBM Para la UBM nueva determine     Macroproceso          Gestión del ciclo de v...
Asuntos de trabajo• Se deben definir para lograr un enfoque común sobre el quehacer de la UBM.• Son referente para ajustar...
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  • Son referente para ajustar el alcance de la UBM. (es decir, para modificar el nombre y/o definición de las UBM que fueron identificadas anteriormente).
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    1. 1. Metodología diseño de prácticas
    2. 2. Metodología diseño de prácticasLa metodología que se propone a continuación,contempla las fases que deben llevar a cabo los equiposresponsables del diseño de prácticas. Esta metodología esuna guía para desarrollar el objetivo fijado y no debeentenderse por tanto como la única manera posible dellegar a los resultados esperados.
    3. 3. Metodología diseño de prácticasFases Cierre de Validación diseño de prácticas de diseño de Diseño de prácticas prácticas de la UBM Identificació n de la UBM
    4. 4. Metodología diseño de prácticasConocimiento de Responsabilidades claves Comparación con el Definición della UBM objeto de de la UBM (identificación alcance de otras alcance de la UBM trabajo de asuntos de trabajo) UBM Revisión y ajuste a Definición elementos característicos interacciones entre de la UBM UBM Diagnóstico del Diseño de Identificación Referenciación Diseño de estado actual de prácticas de prácticas de prácticas prácticas nuevas las prácticas Afinación de las Recomendaciones Revisión de los Validación del prácticas diseñadas por técnicas asociadas a contenidos diseño parte de los equipos los contenidos documentados Generación Cierre del diseño Entrega de de actas de de prácticas documentación cierre Memoria Documental
    5. 5. Metodología diseño de prácticasConocimiento de Responsabilidades claves Comparación con el Definición della UBM objeto de de la UBM (identificación alcance de otras alcance de la UBM trabajo de asuntos de trabajo) UBM Revisión y ajuste a Definición elementos característicos interacciones entre de la UBM UBM Diagnóstico del Diseño de Identificación Referenciación Diseño de estado actual de prácticas de prácticas de prácticas prácticas nuevas las prácticas Afinación de las Recomendaciones Revisión de los Validación del prácticas diseñadas por técnicas asociadas a contenidos diseño parte de los equipos los contenidos documentados Generación Cierre del diseño Entrega de de actas de de prácticas documentación cierre Memoria Documental
    6. 6. 1. Conocimiento de la UBM objeto de trabajo Logro: Obtener un conocimiento mas detallado del contenido y alcance de la UBM en diseño; y su relación con el macroproceso y la línea decisional a los cuales está adscrita Para ello, estudie y analice con el equipo de trabajo  ¿Cuál es la misión básica y los asuntos de trabajo del macroproceso al que pertenece la UBM asignada?  ¿Cuál es la misión y los asuntos de trabajo de la línea decisional a la que pertenece la UBM asignada?  ¿Qué hace la UBM?Fuentes a consultar: hoja “consulta” de la herramienta diseño de prácticas .
    7. 7. 1. Conocimiento de la UBM objeto de trabajoEjemplo • Políticas para la formación de los estudiantes • Diseño de trayectorias académicas flexibles Misión: Responsable de todas las actividades • Certificación académica que desencadenan, gestionan, apoyan e • Asesorías a estudiantes impulsan la vida académica de los estudiantes. • Planificación de los recursos Desarrolla actividades de enseñanza y • Sinergias para la implementación de ciclos académicos. aprendizaje en educación formal y no formal • Diseño de indicadores para la gestión académica Gestión del ciclo de vida académica Misión: Responsable de la atención de los Diseño y gestión de programas académicos estudiantes, para dar respuesta completa Coordinación académica y satisfactoria a las solicitudes académicas hechas por ellos. Transfiere a los estudiantes los servicios académicos desde la inscripción de aspirantes a los Contabilidad académica y gestión de indicadores programas académicos, hasta que se gradúan • Mejoramiento continuo de la calidad de los servicios Gestión de • Gestión de procesos académicos Matrícula y • Gestión efectiva de los servicios ofrecidos Registro • Atención a estudiantes, con alcance a egresados Académico • Inscripción y matrícula de estudiantesEs la responsable del proceso de matrícula, del • Homologación de materias y gestión de casosregistro académico, así como de los informes y especialesconstancias .
    8. 8. Metodología diseño de prácticasConocimiento de Responsabilidades claves Comparación con el Definición della UBM objeto de de la UBM (identificación alcance de otras alcance de la UBM trabajo de asuntos de trabajo) UBM Revisión y Ajuste a Definición elementos característicos interacciones entre de la UBM UBM Diagnóstico del Diseño de Identificación Referenciación Diseño de estado actual de prácticas de prácticas de prácticas prácticas nuevas las prácticas Afinación de las Recomendaciones Revisión de los Validación del prácticas diseñadas por técnicas asociadas a contenidos diseño parte de los equipos los contenidos documentados Generación Cierre del diseño Entrega de de actas de de prácticas documentación cierre Memoria Documental
    9. 9. 2. Definición del alcance de la UBM2.1. Identificación de asuntos de trabajo Logro: identificar y revisar el alcance de la UBM.Para ello: Identifique los asuntos de trabajo de la UBM: se refiere a los temas centrales o responsabilidades clave que describen lo que hacen las UBM.
    10. 10. 2. Definición del alcance de la UBM2.1. Identificación de asuntos de trabajo Logro: identificar y revisar el alcance de la UBM. Para ello: a. Identifique los asuntos de trabajo de la UBM: se refieren a los temas centrales o responsabilidades clave que describen lo que hacen las UBM. Cómo identificarlo
    11. 11. 2. Definición del alcance de la UBM2.1. Identificación de asuntos de trabajo¿Cómo identificar los asuntos de trabajo de la UBM asignada?Forma 1: • Analizar el nombre o definición de las UBM, inicialmente establecidos o identificados en la etapa de diseño del MOP. Ejemplo : UBM Análisis del nombre Asesoría en gestión por procesos y Asesoría: transferencia de modelos de gestión basados en conocimiento y orientación o normas acompañamiento Asuntos de trabajo Transferencia de conocimiento Orientación o acompañamiento
    12. 12. 2. Definición del alcance de la UBM2.1. Identificación de asuntos de trabajo¿Cómo identificar los asuntos de trabajo de la UBM asignada? Forma 1: • Para cada uno de los asuntos de trabajo, identifique que hace el asunto. Para esto, puede apoyarse en el tipo de solicitudes que atiende. Asuntos de trabajo Qué hace el asunto de trabajo? Transferencia de Formación en el enfoque por procesos de la conocimiento UdeA y los modelos de gestión homologables. Orientación o compañamiento Entrenamiento en el enfoque por procesos de la UdeA y modelos de gestión Qué hace el asunto de trabajo? homologables Asistencia en procesos y en los modelos de gestión homologables. Acompañamiento de procesos de certificación y acreditación
    13. 13. 2. Definición del alcance de la UBM2.1. Identificación de asuntos de trabajo¿Cómo identificar los asuntos de trabajo de la UBM asignada? Forma 2: • Desarrolle una lluvia de ideas en torno a lo que debería hacer la UBM. Puede apoyarse en las solicitudes que debe atender la UBM. • Identifique y agrupe las solicitudes que están asociadas con un mismo tema o asunto • A cada agrupación asígnele un nombre (Esta agrupación es la que denominamos asunto de trabajo). Ejemplo
    14. 14. 2. Definición del alcance de la UBM2.1. Identificación de asuntos de trabajo¿Cómo identificar los asuntos de trabajo de la UBM asignada? Forma 2: No. ¿Qué hace la UBM? Asuntos de trabajo 1Liquidación de matrícula para pregrado 2Liquidación de matrícula para posgrado Liquidación Matricula 3Reliquidaciones 4Descuentos y exenciones 5Registro de notas Registro Académico 7Devoluciones por méritos estudiantiles Devolución Matrícula 8 Devoluciones por no ingreso 9Matrícula de posgrado 10Matrícula de los admitidos a pregrado 11Ajustes de matrícula de pregrado 12Matrícula extemporánea de pregrado Ejecución de Matrícula 13Ajustes de matrícula 14Matrícula extemporánea 15 Matrícula de estudiantes antiguos 16Inscripción y matrícula cursos Semipresenciales 17Inscripción y matricula de educación no formal
    15. 15. 2. Definición del alcance de la UBM2.1. Identificación de asuntos de trabajo Logro: identificar y revisar el alcance de la UBM. Para ello:a. Identifique los asuntos de trabajo de la UBM: se refiere a los temas centrales o responsabilidades clave que describen lo que hacen las UBM. Cómo definirlob. Descripción de los asuntos de trabajo: definición general sobre el alcance de cada asunto de trabajo identificado.c. Que hace el asunto: relacione a cada asunto de trabajo las solicitudes que debe atender.d. Resultados del asunto: registre los productos y servicios que genera el asunto de trabajo mediante su ejecución.e. Usuarios: identifique cuales son las partes interesadas en los resultados generados por cada asunto de trabajo. formato identifica
    16. 16. 2. Definición del alcance de la UBM2.1. Identificación de asuntos de trabajo Cuando del análisis del alcance de la UBM algún asunto de trabajo amerite constituirse en una UBM nueva, debe diligenciarse la siguiente información: Macroproceso XXXXXX Nombre de la Cuál es la salida (s) o Pre existencia de la Proceso o línea Definición de la Tipología # UBM resultado (s) que UBM en la decisional UBM propuesta propuesta propuesta genera Universidad 1 2
    17. 17. Metodología diseño de prácticasConocimiento de Responsabilidades claves Comparación con el Definición della UBM objeto de de la UBM (identificación alcance de otras alcance de la UBM trabajo de asuntos de trabajo) UBM Revisión y Ajuste a Definición elementos característicos interacciones entre de la UBM UBM Diagnóstico del Diseño de Identificación Referenciación Diseño de estado actual de prácticas de prácticas de prácticas prácticas nuevas las prácticas Afinación de las Recomendaciones Revisión de los Validación del prácticas diseñadas por técnicas asociadas a contenidos diseño parte de los equipos los contenidos documentados Generación Cierre del diseño Entrega de de actas de de prácticas documentación cierre Memoria Documental
    18. 18. 2. Definición del alcance de la UBM2.2 Comparación con el alcance de otras UBM Logro: identificar y revisar el alcance de la UBM. Para ello: Los equipos de trabajo deberán identificar dentro del macroproceso al cual pertenece la UBM, otras UBM en las cuales están contenidos parcial o totalmente los asuntos de trabajo definidos para la UBM asignada.  Elaborar una matriz que permita comparar todas las UBM del macroproceso frente a los asuntos de trabajo identificados, para revisar que éstos no estén contenidos en otra UBM.  Definir para aquellos asuntos de trabajo contenidos en otras UBM, lo siguiente  Si la UBM asignada asume el asunto de trabajo Ejemplo  Si otra UBM del macroproceso asume el asunto de trabajo
    19. 19. 2. Definición del alcance de la UBM2.2 Comparación con el alcance de otras UBMEjemplo UBM: Gestión de matriculas y registro académico Asunto de trabajo: Registro académico Criterios de análisis UBM: Certificaciones • Pertinencia del asunto Ejecuta todas las actividades al interior de una UBM. asociadas con la emisión de Asentar las novedades • Garantizar la académicas que presenta el constancias por escrito sobre el integralidad de la UBM - estudiante en el transcurso del no fraccionar ciclo académico del estudiante programa al cual se encuentra en la Universidad. Incluye el matriculado historial desde su ingreso, el registro de novedades académicas hasta obtener el grado . formato identifica
    20. 20. Descripción general de lametodologíaConocimiento de Responsabilidades claves Comparación con el Definición della UBM objeto de de la UBM (identificación alcance de otras alcance de la UBM trabajo de asuntos de trabajo) UBM Revisión y Ajuste a Definición elementos característicos interacciones entre de la UBM UBM Diagnóstico del Diseño de Identificación Referenciación Diseño de estado actual de prácticas de prácticas de prácticas prácticas nuevas las prácticas Afinación de las Recomendaciones Revisión de los Validación del prácticas diseñadas por técnicas asociadas a contenidos diseño parte de los equipos los contenidos documentados Generación Cierre del diseño Entrega de de actas de de prácticas documentación cierre Memoria Documental
    21. 21. 3. Definición Interacciones Logro: identificar la ubicación arquitectónica organizacional de la UBM. Definición interacciones entre UBM Para ello: Desarrollo de taller …………………………………………………………………..
    22. 22. Descripción general de lametodologíaConocimiento de Responsabilidades claves Comparación con el Definición della UBM objeto de de la UBM (identificación alcance de otras alcance de la UBM trabajo de asuntos de trabajo) UBM Revisión y Ajuste a Definición elementos característicos interacciones entre de la UBM UBM Diagnóstico del Diseño de Identificación Referenciación Diseño de estado actual de prácticas de prácticas de prácticas prácticas nuevas las prácticas Afinación de las Recomendaciones Revisión de los Validación del prácticas diseñadas por técnicas asociadas a contenidos diseño parte de los equipos los contenidos documentados Generación Cierre del diseño Entrega de de actas de de prácticas documentación cierre Memoria Documental
    23. 23. 4. Revisión y ajuste a elementos característicos de la UBM Logro  Caracterizar la UBM de acuerdo con la redefinición de alcance. Para ello,  Defina o ajuste los siguientes aspectos. Componentes de la caracterización Nombre Aplicación Definición ¿Cómo termina la UBM? Descripción de Resultados ¿Cómo inicia la UBM? Preexistencia de la UBM Nota: Realice el ajuste de la caracterización en la hoja “Caracteriza UBM” de la herramienta de diseño de prácticas.
    24. 24. Descripción general de la metodologíaConocimiento de Responsabilidades claves Comparación con el Definición della UBM objeto de de la UBM (identificación alcance de otras alcance de la UBM trabajo de asuntos de trabajo) UBM Revisión y Ajuste a Definición elementos característicos interacciones entre de la UBM UBM Diagnóstico del Diseño de Identificación Referenciación Diseño de estado actual de prácticas de prácticas de prácticas prácticas nuevas las prácticas Afinación de las Recomendaciones Revisión de los Validación del prácticas diseñadas por técnicas asociadas a contenidos diseño parte de los equipos los contenidos documentados Generación Cierre del diseño Entrega de de actas de de prácticas documentación cierre Memoria Documental
    25. 25. 5. Diseño de prácticas ¿Qué es una práctica? Son los modos o métodos para desarrollar y aplicar, de manera continuada, las operaciones de una UBM y describir los conocimientos o reglas necesarios para el logro de sus resultados. Tipo de prácticas Metodología: conjunto de métodos o actividades intencionadas, organizadas e integradas, para tratar situaciones particulares o aplicar determinados conocimientos Procedimiento: Es la descripción secuencial de pasos, concatenadas entre sí, que son seguidos por los miembros de la organización para cumplir un propósito específico Instructivo: conjunto de instrucciones detalladas de lo que debe hacerse en una actividad ya sea de carácter técnico o específico, o los pasos que deben desarrollar los usuarios en determinadas operaciones de una UBM Protocolo: establece las pautas de actuación o reglas de acción frente a una situación real o potencial. Se considera de estricto cumplimiento, ya que de éste dependerá el mantenimiento del orden de un asunto particular.
    26. 26. 5. Diseño de prácticas5.1 Identificación de prácticas Logro Identificar prácticas necesarias para la ejecución de la UBM. Para ello, Para cada asunto de trabajo identifique las prácticas mediante las cuales se desarrollará el respectivo asunto de trabajo. Como base para la definición de las prácticas, utilice las actividades generales descritas para el asunto de trabajo, en la hoja “identifica”. Ejemplo
    27. 27. 5. Diseño de prácticas5.1 Identificación de prácticas Tenga en cuenta que es posible diseñar una práctica que se utilice en más de un asunto de trabajo. De las prácticas definidas, identifique cuales son ejecutadas actualmente en la Universidad. Como resultado, se debe generar un listado de “prácticas existentes” y otro de “prácticas nuevas por diseñar” para la ejecución de la UBM.
    28. 28. Descripción general de la metodologíaConocimiento de Responsabilidades claves Comparación con el Definición della UBM objeto de de la UBM (identificación alcance de otras alcance de la UBM trabajo de asuntos de trabajo) UBM Revisión y Ajuste a Definición elementos característicos interacciones entre de la UBM UBM Diagnóstico del Diseño de Identificación Referenciación Diseño de estado actual de prácticas de prácticas de prácticas prácticas nuevas las prácticas Afinación de las Recomendaciones Revisión de los Validación del prácticas diseñadas por técnicas asociadas a contenidos diseño parte de los equipos los contenidos documentados Generación Cierre del diseño Entrega de de actas de de prácticas documentación cierre Memoria Documental
    29. 29. 5. Diseño de prácticas5.2 Diagnóstico del estado actual de las prácticas existentes Logro  Identificar las deficiencias y mejoras posibles para cada práctica existente.Para ello,Consultar datos históricos y encuestas de percepción del usuario, si se dispone de los Identificar las debilidades y mejoras posibles para cada práctica. Memoria Documental
    30. 30. Descripción general de la metodologíaConocimiento de Responsabilidades claves Comparación con el Definición della UBM objeto de de la UBM (identificación alcance de otras alcance de la UBM trabajo de asuntos de trabajo) UBM Revisión y Ajuste a Definición elementos característicos interacciones entre de la UBM UBM Diagnóstico del Diseño de Identificación Referenciación Diseño de estado actual de prácticas de prácticas de prácticas prácticas nuevas las prácticas Afinación de las Recomendaciones Revisión de los Validación del prácticas diseñadas por técnicas asociadas a contenidos diseño parte de los equipos los contenidos documentados Generación Cierre del diseño Entrega de de actas de de prácticas documentación cierre Memoria Documental
    31. 31. 5. Diseño de prácticas5.3 Referenciación de prácticas Logro  Identificar de forma detallada las prácticas externas a adoptar en la Universidad, de acuerdo con el diagnóstico llevado a cabo para la UBM en diseño.Para ello,  Determinar las mejores fuentes internas y externas para la referenciación específica.  Contactar las fuentes identificadas y planear la referenciación  Llevar a cabo la referenciación (algunas fuentes internas a consultar; normativa, proyectos asociados).  Definir las practicas referenciadas factibles de adoptar en la Universidad Memoria Documental
    32. 32. Descripción general de la metodologíaConocimiento de Responsabilidades claves Comparación con el Definición della UBM objeto de de la UBM (identificación alcance de otras alcance de la UBM trabajo de asuntos de trabajo) UBM Revisión y Ajuste a Definición elementos característicos interacciones entre de la UBM UBM Diagnóstico del Diseño de Identificación Referenciación Diseño de estado actual de prácticas de prácticas de prácticas prácticas las prácticas Afinación de las Recomendaciones Revisión de los Validación del prácticas diseñadas por técnicas asociadas a contenidos diseño parte de los equipos los contenidos documentados Generación Cierre del diseño Entrega de de actas de de prácticas documentación cierre Memoria Documental
    33. 33. 5. Diseño de prácticas5.4. Rediseño de las prácticas actuales Logro  Rediseñar las practicas que actualmente existen en la Universidad y serán incorporadas por la UBM asignada, acorde a las nuevas necesidades y expectativas del MOP. Para ello,  Realizar lluvias de ideas sobre posibles mejoras.  Utilizar los resultados de la referenciación, si ésta fue realizada .  Utilizar las técnicas de mejoramiento de procesos.  Documentar las prácticas a través de metodologías, procedimientos, instructivos y protocolos Memoria Documental
    34. 34. 5. Diseño de prácticas5.4 Diseño de prácticas nuevas Logro  Prácticas nuevas de la UBM, diseñadas bajo el nuevo modelo de trabajo por procesos.Para ello, Realizar una indagación detallada sobre las prácticas en el contexto de la Universidad.  Consultar la normativa interna y externa relacionada con las prácticas.  Identificar los requerimientos del usuario.  Analizar las prácticas factibles de implementar en la UBM, a partir de las consultas realizadas en la referenciación.  Llevar a cabo el diseño detallado de la práctica seleccionada a nivel de procedimientos, instructivo, etc. Memoria Documental
    35. 35. Descripción general de la metodologíaConocimiento de Responsabilidades claves Comparación con el Definición della UBM objeto de de la UBM (identificación alcance de otras alcance de la UBM trabajo de asuntos de trabajo) UBM Revisión y Ajuste a Definición elementos característicos interacciones entre de la UBM UBM Diagnóstico del Diseño de Identificación Referenciación Diseño de estado actual de prácticas de prácticas de prácticas prácticas nuevas las prácticas Afinación de las Recomendaciones Revisión de los Validación del prácticas diseñadas por técnicas asociadas a contenidos diseño parte de los equipos los contenidos documentados Generación Cierre del diseño Entrega de de actas de de prácticas documentación cierre Memoria Documental
    36. 36. 6. Validación del diseño 6.1 Entrega de las prácticas al equipo validador: Remitir la documentación relacionada con la práctica propuesta al equipo de validación. La documentación a presentar es aquella recopilada y estructurada en cada una de las fases anteriores y documentada en la herramienta de diseño de prácticas 6.2 Validación del diseño  Revisión de los contenidos documentados  Recomendaciones técnicas asociadas a los contenidos  Afinación de las prácticas diseñadas por parte de los equipos Memoria Documental
    37. 37. Descripción general de la metodologíaConocimiento de Responsabilidades claves Comparación con el Definición della UBM objeto de de la UBM (identificación alcance de otras alcance de la UBM trabajo de asuntos de trabajo) UBM Revisión y Ajuste a Definición elementos característicos interacciones entre de la UBM UBM Diagnóstico del Diseño de Identificación Referenciación Diseño de estado actual de prácticas de prácticas de prácticas prácticas nuevas las prácticas Afinación de las Recomendaciones Revisión de los Validación del prácticas diseñadas por técnicas asociadas a contenidos diseño parte de los equipos los contenidos documentados Generación Cierre del diseño Entrega de de actas de de prácticas documentación cierre Memoria Documental
    38. 38. 7. Cierre del diseño de prácticas 7.1 Entrega de documentación 7.2 Generación de actas de cierre Memoria Documental
    39. 39. 1.2 Análisis y revisión del alcance de la UBM Para la UBM nueva determine Macroproceso Gestión del ciclo de vida Académica Cuál es la salida (s) o Pre existencia de Proceso o línea Nombre de la UBM Definición de la UBM # resultado (s) que la UBM en la decisional propuesta propuesta genera Universidad Llevar a cabo todas las actividades para Constancia Gestión del Registro asentar las novedades de Transformada 1 estudiante Académico académicas que Registro presenta el estudiante académico en el curso del programa al cual se encuentra matriculado Memoria Documental
    40. 40. Asuntos de trabajo• Se deben definir para lograr un enfoque común sobre el quehacer de la UBM.• Son referente para ajustar el alcance de la UBM.• Lo más recomendable es que cuando se identifiquen, estén cubiertos por la definición de la UBM.• Se enuncian con un verbo sustantivado (coordinación, gestión, ajuste, etc.) seguidos de un sustantivo que denote el quehacer del asunto (entrenamiento en procesos, definición de recursos, evaluación de resultados, etc.)• Son responsabilidades, lo que significa que están asociados con los principales logros de las UBM por lo cual ellas son responsables.• NO son el listado de actividades que ellas desarrollan.• NO son el listado de tipos de solicitudes que atiende la UBM Ejemplo UBM: asesoría en procesos. NO serían asuntos de trabajo: recibir la solicitud, analizarla, distribuirla al empleado responsable - estas son actividades propias de la forma como se hace una práctica dentro de una UBM.

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