GUIA DE EVENTOS PDLA (1) (1).pptx

INTRODUCCIÓN
2
Somos una comunidad de fe de excelencia guiada por la Ruaj Kodesh (Espíritu Santo) de Yahweh
que nos dimensiona a vivir en lo sobrenatural.
Es nuestra Pasión ganar multitudes para Yeshúa y llevar a cada creyente a tener una relación
intima con el Padre mediante la revelación de su Palabra.
Además, Él Padre nos ha entregado una gran asignación, pues nuestro Ministerio ha sido
escogido y delegado en anunciar y aclamar sus Fiestas establecidas en Levíticos 23.
Es por ello, que estamos comprometidos en preparar y celebrar cada una de estas fiestas y
eventos Proféticos, pues son el buen recurso conferido por el Padre que nos permite impregnar,
impartir y enseñar a su Pueblo escogido sobre los Moed.
Comunidad de Fe Palacio de las Águilas
Apóstoles Juan y Ligia de Hernández
Manual de Eventos

PREÁMBULO
GUIA BÁSICA PARA EVENTOS
3

4
En esta guía te daremos las claves más importantes para la organización de eventos u
festividades, desde la preparación a las acciones a llevar a cabo para conseguir que estos
resulten un éxito.
Esta guía, separa los siguientes puntos:
▰ LA PRE-PRODUCCIÓN: Durante esta fase se harán todos los preparativos previos al evento,
siendo el más importante la creación del llamado proyecto del evento, plan o
planificación del evento.
▰ PRODUCCIÓN: En esta fase se desarrolla el plan de acción o de trabajo, se realizan
acuerdos con patrocinadores, proveedores, se alquila equipos y se compra lo
necesario, para el montaje de todo el evento, la dirección, entre otros.
▰ POST-PRODUCCIÓN: se hace el desmontaje, se analizan los resultados, el cumplimientos
de los objetivos, se evalúa el presupuesto con respecto a lo invertido y se definen las
recomendaciones .
Manual de Eventos

ÍNDICE
5
Antes de empezar con la organización del evento debemos
desarrollar un pequeño esquema o programa que nos ayude a
preparar todo y no falte nada.
Cada celebración debe poseer el programa completo antes de
ponerse por ejecución. Y estos deben estar alineados a la visión y
misión de cada Fiesta o Evento.

ÍNDICE
6
PRODUCCIÓN
PRE-
PRODUCIÓN
POST-
PRODUCCIÓN

ÍNDICE
7
PRE-PRODUCCIÓN
• Planificación
• Organigrama
• Visión y Misión
del evento
• Objetivos del
evento
• Programa del
Evento
• Presupuesto
PRODUCCIÓN
• Descriptivo de cargo y
funciones de los
ministerios de trabajo
• Asignación de los Planes
de trabajo por ministerio
• Distribución de los
ministerios, dentro de
evento
• Cronograma del Evento
• Código de ética,
atención, vestimenta y
comportamiento
PRE-PRODUCCIÓN
• Cierre de evento
• Finiquitos de
proveedores
• Entrega de
evidencias (videos,
fotografías, entre
otros)
• Evaluación de
desempeño y
recomendaciones

DESARROLLO
apostoljuanhernandez.jh@gmail.com
profetaligiah@gamil.com
8

PRE-PRODUCCIÓN
9
1

ÍNDICE
10
PRE-PRODUCCIÓN
• Planificación
• Organigrama
• Visión y Misión del
evento
• Objetivos del
evento
• Programa del
Evento
• Presupuesto

PLANIFICACIÓN
▰ Se Identifica los posibles invitados,
patrocinadores, proveedores, ponentes y
participantes
▰ Se identifica y selecciona las herramientas
tecnológicas a emplear
▰ Se crea el plan de marketing y promoción
▰ Se ofrece los detalles de cómo se logrará
dicho evento (presupuesto)
12
▰ Ministerios de trabajo (organigrama)
▰ Propósito y la razón para planificar el
evento (Visión, Misión y Objetivos)
▰ Se identifica el alcance del evento
(Progama del evento)
▰ Se selecciona el tema y nombre que
incluya diseño en redes, apariencia del
lugar (decoración), entre otros
▰ Lugar y la fecha
Manual de Eventos
.
Todo evento, reunión o conferencia, ya sea pequeño o grande, requiere de una planificación y
organización detallada, aquí es donde se desarrollan los siguientes puntos:

ORGANIGRAMA PRINCIPAL
14
Protocolo
Ministro Nilka
Danzas
Teruah
Ministro Genesis
Teruah
Music
Pastora Aílen
Diáconos
Diáconos Alexander
Jesús y Yennifer
Colaboradores
Proveedores y
Técnicos
Danzas Teruah
Infantil
Ministro Andrea
Dirección
Ministerio
Pastoral
Líderes
Ministerios de Trabajo
Secretaria
Coreografía
Ministro Isis
Teatro
Ministro Víctor

ORGANIGRAMA DE EVENTO
15
Secretaria
Protocolo Logística Relaciones
Ministeriales
Finanzas
Publicidad
y Redes
Audio-
Visual
Dirección
Coordinación
de Evento
Pastores
Líderes
Ministerios de Trabajo
Ministerio
Pastoral
Seguridad y
Resguardo
Gestión social
y Permisología
Oración y
Intercesión
Alabanza
Danzas y
Coreografía
Soporte
Técnico
(Sonido)

VISIÓN Y MISIÓN
▰ Impartir el plan Profético que revela la
justicia del eterno
▰ Reconciliar al hombre con el Padre en la
Voluntad Divina, conforme al diseño que
Él ha trazado para transformar nuestras
vidas, ubicándonos en el Dimensión
Sobrenatural en la que fuimos creados.
▰ Levantar familias que aprendan,
desarrollen la visión del reino de los cielos
y su Cultura de modo que afecte a otros
17
Levantar una generación impregnada del
Ruaj Hakodesh para:
▰ Evangelizar
▰ Discipular
▰ Establecer el Reino de Dios en la tierra y
▰ Llevar el movimiento de la Gloria de Dios
a las Naciones
Manual de Eventos
.
VISIÓN MISIÓN

OBJETIVOS
19
▰ Ganar, consolidar, discipular almas para Yeshúa y enviarlos al destino Ministerial que el eterno
tiene designado
▰ Revelar la Identidad de hijos de Yahweh, restaurar la Paternidad Espiritual y hacer emerger una
Generación Apostólica y Profética que conquiste reino y Naciones
▰ Ubicar, restaurar y direccionar a cada hijo del eterno, a fin de alcanzar la armonía Ministerial que
traerá Unidad al cuerpo de Yeshúa, fundamentado en el vinculo del amor y la Unidad del Ruaj
Ha-Kodesh
▰ Proyectar la Imagen de Yeshúa, brindado una mano amiga al necesitado.
▰ Extender el Reino
Manual de Eventos
.
Son la cabeza de toda la organización del evento y están vinculado al desarrollo de los mismos:

PROGRAMA DEL EVENTO
21
▰ Tipo de evento o festividad a celebrar, temas
u nombre del evento
▰ Contenido y mensaje a impartir.
▰ Agenda: indicar fecha, horarios y lugar
▰ Seleccionar los integrantes a participar en el
evento.
▰ Listado y convocatorias de los participantes
(ministerios, patrocinadores, proveedores,
entre otros )
Manual de Eventos
.
▰ Programas de actividades (Logística)
▰ Marketing y promoción que se va realizar
para el evento (publicidad y redes)
▰ Beneficio social
Incluye los aspectos técnicos generales del evento y la forma en que se va a desarrollar el mismo,
cada fiesta es diferente, por tal motivo se debe preparar un programa sólido, pues es la clave del
éxito.
El diseño del PROGRAMA debe incluir toda la información detallada y relevante del evento, para ello,
es necesario crear una estructura que precise los siguiente puntos:

PROGRAMA DEL EVENTO
Manual de Eventos
.
22
1) TEMA (FIESTA), SELECCIÓN DEL NOMBRE
▰ Se debe evaluar el nombre, cada encuentro aborda una temática profética asignada
por el Padre en cada tiempo moed.
▰ Cada Festividad debe dar a conocer la perspectiva profética actual.
▰ El tema a seleccionar debe desarrollar siempre el significado y el propósito de cada
una de estas conmemoraciones santas.
▰ Se busca que cada tema, ponencia, conferencia o participación, direccione y facilite
contenido bíblico, histórico y profético correcto de la verdad del Padre a través de su
Palabra.

PROGRAMA DEL EVENTO
2) CONTENIDO
Manual de Eventos
.
23
▰ Incluir todos los aspectos necesario que aborden la temática seleccionada
▰ El tema siempre debe revelar la temporada profetica y debe ser la columna de lo
que se va impartir
▰ Todos los participantes deben conocer la temática y la importancia que tiene la
celebración pues requiere inversión en tiempo y recurso
▰ Diseñar presentaciones frescas por cada participación y que estas no interfieran en
el contenido o tema que se va impartir

PROGRAMA DEL EVENTO
3) FECHA Y LUGAR
▰ Verificar las fechas señaladas
en el calendario hebrero del
año en curso.
▰ Con atelación planificar y
preveer los lugares
convenientes, para realizar las
celebraciones.
▰ Evaluar los posibles
municipios, ciudades o sedes,
donde efectuar dichas fiestas
Manual de Eventos
.
24
4) SELECCIÓN DE LOS PARTICIPANTES: considerar los
siguientes aspectos:
▰ Elaborar un extracto curricular (trayectoria) de los
ministerios u participantes y especificar que los llevo a
considerarlos para el evento
▰ Los seleccionados a participar, deben conocer que no están
para realizar un evento mediático o discurso personal.
▰ Los ministros sean conocidos o no, deben ofrecer, sostener
una relación con el Padre y manifiestar el Ruaj Ha-Kodesh

PROGRAMA DEL EVENTO
25
▰ Ministerios PDLA (Número de personas en: alanzas, danzas, teatros, coreografías, protocolo,
seguridad, entre otros)
▰ Conferencista y acompañantes.
▰ Ministerios invitados que tendrán participación en el evento. (Número de personas en: alanzas,
danzas, teatros, coreografías, agrupaciones, entre otros)
▰ Equipo y soporte técnico de producción (cámaras, sonidos, técnicos, entre otros)
Manual de Eventos
.
5) INVITADOS Y CONVOCATORIAS (CONFERENCISTAS, SALMISTAS, DANZAS, TEATROS Y
COREOGRAFÍAS)
Hacer listado Preliminar en general de los participantes del evento:

PROGRAMA DEL EVENTO
▰ Vías de accesos: puertas principales o
secundarias, acceso de los asientos,
estacionamientos
▰ Escenario: tarima (plataforma), capacidad e
iluminación para las presentaciones de los
conferecistas, agrupaciones, danza y
coreografías.
▰ Pasajes o traslados: de invitados u
conferencistas
▰ Viáticos: hospedajes, alojamientos y
alimentación de los invitados u
conferencistas
26
6) LOGÍSTICA
Manual de Eventos
.
▰ Capacidad: del lugar y número de personas
asistir a la celebración.
▰ Mobiliario: sillas, mesas, mantelería,
decoración (utilería).
▰ Equipo y soporte técnico de producción:
para las conferencias u presentaciones, en lo
que corresponde a vídeos, proyección, sonido
e iluminación del evento (puntos eléctricos,
capacidad de voltajes, brequeras, entre otros).
▰ Salas anexas: para cafetería, atención de
refrigerios, fotografía, grabación, entrevistas,
baños, sonido, entre otros

PROGRAMA DEL EVENTO
▰ Se debe convocar a los participantes con
tiempo de antelación, hacer un plan
efectivo de comunicación y seguimiento.
▰ En las invitaciones y convocatorias, no
debe faltar el nombre del invitado, quién
invita, el lugar, la hora, programa de
participación y fecha límite de
confirmación de asistencia.
27
Todos los eventos necesitan ser promovidos de
alguna forma, mediante: invitaciones, redes
sociales, hashtag dedicado (Facebook, Twitter e
Instagram), whatsapp, notas de prensa,
colaboraciones, folletos, página web, televisión
y radio. Por ello, se debe considerar:
▰ Tener cuidado con la promoción que se
haga, por ejemplo, algunos casos no se
convocan por whatsapp, pues
dependiendo del evento o invitado, se
deben hacer invitaciones formales (cartas
o email).
Manual de Eventos
.
7) MARKETING Y PROMOCIÓN DEL EVENTO (PUBLICIDAD Y REDES)

PROGRAMA DEL EVENTO
28
▰ Hacer enlaces con la comunidad, para generar o fortalecer las relaciones interpersonales.
▰ Incentivar al pueblo a celebrar cada año las fiestas Santas.
▰ Impregnar la cultura del reino a las familia y generaciones
▰ Dar a conocer el Plan de salvación
Manual de Eventos
.
8) BENEFICIO SOCIAL
Todos los eventos necesitan ser promovidos de tal forma, que puedan dar valor agregado al lugar
y al pueblo que participa en dicho evento, cada evento debe:

PRESUPUESTO
30
El presupuesto es una importante herramienta
que ayuda a obtener una visión clara y amplia de
los recursos materiales y financieros que se
requieren para desarrollar el evento.
El desarrollo de cualquier evento necesita de
una serie de gastos, costos que deben preveerse,
organizarse y son la clave para llegar
exitosamente al término cada fiesta.
Dependiendo del capital que se requiera, se
tomaran desiciones, sin embargo, estas deben ir
en base a los objeticos.
Manual de Eventos
.
El presupuesto se adapta y se proyecta de
acuerdo a necesidades específicas pre-
establecidas dentro de la planificación general.
Detalles a considerar:
▰ Realizar un listado de los elementos de la
logística, que incluye el paso a paso de la
celebración, para determinar el capital que
se requiere.
▰ Identificar las acciones y los tiempos, que
representa cada uno de los compromisos
financieros.

CLASIFICACIÓN DE PRESUPUESTO
▰ Costos y gastos fijos
▰ Varibles
▰ Imprevistos
31

PRESUPUESTO
▰ Producción pre-evento: gastos de representación y
papelería, en reuniones ministeriales.
▰ Difusión y promoción del evento, a través de
publicidad, redes, rueda de prensa, radio y televisión.
▰ Diseño, impresión de publicidad, invitaciones, entre
otros
▰ Locación o lugar dónde se hará el evento.
▰ Área y servicio de estacionamiento.
▰ Equipamiento técnico, sonido, proyección,
decoración, fotografía y video.
▰ Viáticos, transporte y alojamiento de conferencistas e
invitados especiales.
▰ Actos protocolares de apertura y cierre del evento
(fuegos artificiales, explosión de papelillos, entre otros. 32
Cada evento genera los siguientes costos o egresos: FIJOS
Manual de Eventos
.
▰ Traductores si fuera necesario.
▰ Sistema de inscripción (permisología)
▰ Contratación o actividades, extra al evento
▰ Cobertura o equipamiento de los equipos
(Internet, Wiffi, entre otros)
▰ Honorarios de servicios profesionales
(fotografo, entre otros)
▰ Servicios de fletes, combustible, transporte,
para montaje y desmontaje del evento
▰ Vestuarios de Directores
▰ Suministros u consumibles del evento

PRESUPUESTO
▰ Material de credenciales, programas,
folletería, regalos o souvenirs,
reconocimientos, entre otros.
▰ Servicio de Catering, coffee breaks,
almuerzos, cenas.
▰ Mobiliario.
▰ Personal de seguridad y limpieza
33
Cada evento genera los siguientes costos
o egresos: VARIABLES
Manual de Eventos
.
▰ Considerar una partida u porcentaje
financiero, para cubrir posibles
imprevistos o contingencias durante
la organización del evento.
Y costos o egresos: IMPREVISTOS

PRESUPUESTO
34
Manual de Eventos
.
PARA ELEABORAR EL PRESUPESTO DE CADA UNOS DE LOS RUBROS INDICADOS EN LOS COSTOS:
FIJOS, VARIABLES O IMPROVISTO:
▰ Contactar listados de proveedores habituales
▰ Fijar reunión con cada uno de los proveedores u participantes, para divulgar y notificar los
planes de trabajo y lo que se requiere para el evento.
▰ Solicitar 3 cotizaciones y armar un presupuesto final, conveniente y ajustado al evento.
▰ Solicitar el presupuesto, hasta el día de la contratación del evento, para evitar modificaciones
en las cotizaciones, ya que los proveedores sostienen entre 15 días y un mes las propuestas
y/o convenios de pago.
▰ Convenir de antemano con los proveedores los planes y fechas de pago.

PRESUPUESTO
35
Manual de Eventos
.
Colocar en una sola hoja todo el contenido, ubicando en el encabezado
el nombre, año del evento, fecha, hora, número de personas y a
continuación cada uno de los rubros, la cantidad, el precio total de cada
rubro.
Adicionalmente, colocar un comparativo de eventos anteriores, para
visualizar las variaciones en los costos.
PRESENTACIÓN DEL PRESUPUESTO FINAL A LA DIRECCIÓN

PRODUCCIÓN
EJECUCIÓN DEL PLAN
36
2

PRODUCCIÓN
Antes de desarrollar los planes de trabajo, todo organizador debe agrupar los ministerios
a participar. Por eso, después de elaborado programa del evento. Es necesario hacer un
descriptivo detallado, de los cargos, las funciones y la distribución de estos.
Luego de asignar las funciones, se deben realizar reuniones con todos los participantes en
la organización, para eleborar los planes de trabajo, asi mismo difundir, asignar, repasar y
desarrollar cada una de las acciones a llevar a cabo en la producción del evento.
En esta fase, se deben incluir todos los trabajos previamente planificado en la Pre-
producción.
38
Manual de Eventos
.

MINISTERIOS DE TRABAJO
39
Manual de Eventos
.
Detallado de los Ministerios a participar en el evento:
▰ Dirección del evento
▰ Coordinación del evento
▰ Secretaria
▰ Logística y transporte
▰ Publicidad y Redes
▰ Relaciones Ministeriales
▰ Finanzas
▰ Audio Visual
▰ Gestión social – Permisologia
▰ Protocolo
▰ Seguridad y resguardo
▰ Oración e Intercesión
▰ Alabanza
▰ Danzas y coreografía
▰ Soporte técnico (Sonido)

DESCRIPTIVO DE CARGO
40
Manual de Eventos
.
▰ Dirección del evento: se encarga de impartir el diseño, planificar, producir y evaluar el proceso
completo de cualquier tipo de evento.
▰ Coordinación del evento: se encarga de asignar las tareas a los equipos, mantener la comunicación
de los participantes del evento, ademas realiza reuniones de control y seguimiento. Se ocupa de
definir cada acción a llevar a cabo para conseguir el objetivo propuesto, interactúa con todos los
ministerios participantes, para delegar las acciones específicas.
▰ Secretaria: se encarga de la gestión global del evento, cubre todas aquellas necesidades básicas
para la organización.
▰ Logística y transporte: gestionar y planificar las actividades necesarias para los traslado dentro de
las jornada del evento.
▰ Publicidad y Redes: Diseña, planifica las campañas y estrategias publicitarias. Estudia la eficacia de
la publicidad. Realizar contratos de publicidad en las redes, periódicos, emisoras de radio, televisión,
organizaciones culturales y agencias de publicidad.

41
Manual de Eventos
.
▰ Relaciones Ministeriales: se encarga de la coordinar y convocar las reuniones de todos los
participantes del eventos, asi mismo, estara a disposición de asistir los requerimientos dentro y
fuera del evento.
▰ Finanzas: se encargan recibir, registrar, resguardar los ingresos y asi mismos registra los egresos
(pagos, compras, desembolsos) generados por el eventos, ademas vela que todos los rubros esten
dentro del presupuesto proyectado.
▰ Audio Visual: es el encargado de preparar y afinar los detalles en la post-producción para exhibir y
retrasmitir videos, pistas, imágenes, canciones, montajes, edición, titulación, entre otros, ademas
mantiene una relación y colaboración estrecha entre el realizador, la dirección y el equipo técnico.
▰ Gestión social – Permisologia: desarrolla, gestiona los procesos técnico-administrativos de los
permisos y documentos requeridos para realizar el evento, ante los actores sociales, públicos o
privados dentro de las comunidades o organismos

42
Manual de Eventos
.
▰ Protocolo: se encarga de velar por la correcta imagen, atención, asistencia y ubicación en general
todos los participantes del evento, ademas es responsable de arreglar, decorar, ordenar y limpiar el
lugar.
▰ Seguridad y resguardo: coordina y protege la integridad física de los organizadores, personal,
invitados, oradores, participantes u anfitriones; y también las propias instalaciones donde se
desarrolla el evento.
▰ Oración e Intercesión: encargado de establecer las bases o cimientos espirituales, a traves de la
oración e intercesión, para que el Señor pueda obrar, abrir puertas en lo sobrenatural, se ejecuten
sus planes y se manifeste en las fases de la producción del evento, asi mismo, fortalezca los
ministerios de trabajo, participantes y ser advertidos de los ataques del enemigo para
contrarrestarlos.

43
Manual de Eventos
.
▰ Alabanza: tienen la responsabilidad de seleccionar y preparar la música para el evento, también
organizan los otros medios artísticos (pistas), artes visuales y presenta un servicio de adoración.
▰ Danzas y coreografía: dar a conocer e impartir a través de la expresión corporal y de la
interpretación artística de los participantes, el significado simbólico de cada de fiesta
▰ Soporte técnico (sonido): dar a conocer e impartir a través de la expresión corporal y de la
interpretación artística de los participantes, el significado simbólico de cada de fiesta

FUNCIONES DE CARGO
44
Manual de Eventos
.
DIRECCIÓN DEL EVENTO:
▰ Definir el objetivo a perseguir
▰ Definir el público al que se dirige el evento
▰ Definir las necesidades ministeriales para el
evento
▰ Definir las necesidades del pueblo o
comunidad, para el evento
▰ Determinar los ministerios a participar en el
evento
▰ Seleccionar las fechas de celebración del
evento
▰ Seleccionar el lugar de celebración
▰ Determina los roles y tareas de cada
miembro, así como el de los proveedores
▰ Evalúa y aprueba el programa del evento
▰ Clasifica y aprueba el rendimiento ministerios
en el evento
▰ Evalua los resultados obtenidos en el evento
▰ Fija las recomendaciones para los futuros
eventos

FUNCIONES DE CARGO
45
Manual de Eventos
.
COORDINACIÓN DEL EVENTO:
▰ Estimación de los recursos a necesitar
▰ Definir el número de asistentes en los
equipos
▰ Realizar el programa del evento
▰ Definir un plan de comunicación y marketing
para el evento (debe incluir recopilación de
opiniones después de la celebración)
▰ Contactar y cerrar acuerdos con proveedores
necesarios
▰ Establecer y aprobar presupuesto definitivo,
para presentar a la dirección
▰ Definir roles y tareas de cada miembro del
equipo de trabajo, así como el de los
proveedores
▰ Contratación de espacios, profesionales y resto
de recursos necesarios
▰ Supervisar el montaje del equipo técnico y
materiales a usar en el evento
▰ Hacer seguimiento al desarrollo del evento y
garantizar su buena ejecución.
▰ Solucionar posibles imprevistos que surjan
durante cada proceso.
▰ Coordinar, controlar las actividades de los
distintos equipos de trabajo
▰ Supervisar el desmontaje de equipos técnicos y
resto de materiales

FUNCIONES DE CARGO
46
Manual de Eventos
.
SECRETARIA:
▰ Gestionar cartas, invitaciones, formularios y
cualquier papeleria que se requiera para
organizar el evento.
▰ Recopila toda la información que necesite la
coordinación, para tener el seguimiento y
control durante el evento
▰ Realiza las minutas de las reuniones
efectuadas
▰ Recolecta información de los invitado, todo lo
que se necesite para su participación:
alojamiento, pasajes, entre otros
▰ Simplifica la gestión del organizador al
máximo, enviará emails, mensajes, whatsapp
para convocar, validar, confirmar y hacer
segumientos a los participante durante el
evento
▰ Ubica las alternativas de alojamiento, boletos
u pasajes de los partipantes.
▰ Genera los informes que el coordinador
considere oportuno.

FUNCIONES DE CARGO
47
Manual de Eventos
.
LOGÍSTICA Y TRANSPORTE:
▰ Detallar las necesidades de movilidad del
evento
▰ Planificar todos los traslados: especificar
cuáles serán las rutas, según las vías de
transporte, del lugar del evento.
▰ Definir qué medios de transporte serán los
más adecuados, según la ubicación del
evento.
▰ Establecer en qué horarios se harán los
traslados, y el tiempo que va a requerir para
cada una de las rutas.
▰ Ubicar varias alternativas y planes de
transportes que se adapten a las necesidades
del evento.
▰ Reservar con antelación dichos transportes.
▰ Realizar listado de los que van a participar de
los traslados
▰ Determinar el costo del traslado por persona

FUNCIONES DE CARGO
48
Manual de Eventos
.
PUBLICIDAD Y REDES:
▰ La principal función es la comunicación para
posicionar y convocar exitosamente el evento
▰ Gestiona, todas las actividades relacionadas a
la producción y coordinación de las
operaciones publicitarias. Este proceso
incluye la planeación de las campañas y la
preparación del mensaje o videos que se
darán a conocer.
▰ Determina, genera y administra varias
alternativas de presupuesto, según lo
previsto para el marketing
▰ Ejecuta los programas de publicidad en
redes, radio, entre otros
▰ Evalua y presenta alternativas de diseño de la
publicidad, tendencias, según los objetivos y
tema del evento
▰ Presenta alternativas de publicidad aliadas
(radio, redes, televisión, entre otros)
▰ Propone los medios de comunicación para
divulgar la publicidad del evento

PLANES DE TRABAJO
▰ Fases concretas del evento: conferencia, tiempo
libre, refigerios, salida, entre otros.
▰ Preparación: lo que hay se va hacer por dia, antes y
depués del evento (horarios de todas las
participaciones)
▰ Descripción: de cada participación y sus tiempos
▰ Responsabilidades: de cada la persona
▰ Documentos y materiales: cronogramas,
formularios, entre otros)
▰ Plan de Evento general, con una lista de todas las
tareas a realizar por cada ejecutor y calendario con
sus tiempos y plazos de desarrollo.
▰ Montaje y ensayo de las participaciones 49
Manual de Eventos
.
El Plan general del evento, es el documento principal del organizador, donde se refleja minuto a
minuto el evento y debe contener todos los elementos:
▰ Plan de conferencias y invitados
▰ Asignación de los hospedajes
▰ Lista de teléfonos móviles de los participantes
▰ Lista de los invitados a recibir
▰ Responsables de seguridad
▰ Señalización o rotulación de lugares
▰ Menús para las comidas: desayuno, cenas,
refrigerios o banquete
▰ Traslados

PROGRAMA DEL EVENTO
▰ Realizar reuniones con todos los equipos, patrocinadores y proveedores a participar,
para difundir los planes, objetivos y acciones a emplear para la festividad u evento.
▰ Difundir el programa del evento a todos los participantes (tema, fecha, lugar y
horarios)
▰ Realizar reuniones consecutivas, ensayos para evaluar el avance y desarrollo del
programa del evento.
50
Manual de Eventos
.
CONVOCATORIAS (CONFERENCISTAS, SALMISTAS, DANZAS, TEATROS Y COREOGRAFÍAS)

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