Este documento clasifica e introduce diversas técnicas y herramientas de control administrativo como la gráfica de Gantt, hojas de control, método de ruta crítica, métodos de archivo y reportes e informes. Explica que estas técnicas recopilan y usan información para evaluar el desempeño de recursos organizativos y brindan información para medir y supervisar el rendimiento.

2. CLASIFICACIÓN DE INSTRUMENTOS Y TÉCNICAS DE
CONTROL

3. Docente:
MAI. Laura Elena Garza Caballero
Ingeniero Mecánico Administrador
Maestría en Relaciones Industriales
Monterrey, Nuevo León 27 de enero del 2022
Ing. Adrián Sada Treviño

5. DE ACUERDO AL AUTOR BURT K.
SCANLAN: “EL CONTROL TIENE COMO
OBJETIVO CERCIORARSE DE QUE LOS
HECHOS VAYAN DE ACUERDO CON
LOS PLANES ESTABLECIDOS”,
observar
analizar
ejecutar
dirigir
Las técnicas de control administrativo son metodologías que
recopilan y utilizan información para evaluar el desempeño de los
diferentes recursos organizativos, como los humanos, físicos,
financieros.
Brindando el tipo y la cantidad de información necesaria para
medir y supervisar el desempeño. La información de varios
controles debe adaptarse a un nivel de administración,
departamento, unidad u operación específicos, para así
garantizar una información completa y coherente

7. Gráfica de Gantt
Formato para el
control
Ruta crítica
Método de Archivo
Reporte e informes

8. ELEMENTOS QUE DEBE INCLUIR EN SU GRÁFICA
DE GANTT
FECHAS: EL PROYECTO DEBE TENER FIJADO UN
PRINCIPIO Y UN FINAL,
TAREAS: INCLUIRSE TODAS LAS ACTIVIDADES
PARA LOGAR COMPLETAR EL PROYECTO.
PLAZOS PREVISTOS: PLANIFICAR LOS TIEMPOS
PARA CADA TAREA.
TAREAS INTERDEPENDIENTES: ALGUNAS
ACCIONES SE REALIZAN SIN QUE AFECTEN A
OTRAS.
Este diagrama fue creado por Henry Laurence Gantt a principios del siglo XX. El desarrollador puso en marcha esta
técnica con el fin de establecer una relación entre tiempo y carga de trabajo
Es una herramienta que permite planificar las actividades de una empresa y
desarrollar proyectos.
Normalmente tiene dos secciones: en la parte izquierda
se incluye una lista de tareas y, en la derecha, un
cronograma con barras que representan el trabajo

9. FORMATO PARA EL
CONTROL
Una hoja de control de calidad, es una de
las siete herramientas básicas del control de
calidad que junto al diagrama causa-efecto,
diagrama de Pareto, histogramas, gráficas de
dispersión, gráficas de control y diagramas de
flujo.
Nacen en la cultura nipona después de la
segunda Guerra mundial, Estas herramientas
fueron recopiladas y divulgadas en Japón
por Kaoru Ishikawa, profesor de ingeniería en la
Universidad de Tokio y padre de los ‘círculos de
calidad’.
También conocidas como hoja de verificación, se pueden utilizar como lista de comprobación a la hora de
recoger datos.
Las hojas de control o también llamadas hojas de registro o recogida de
datos son formas estructuradas que facilitan la recopilación de información,
previamente diseñadas con base en las necesidades y características de
los datos que se requieren para medir y evaluar uno o varios procesos.
Una hoja de registro es un formato pre-impreso en el cual aparecen los
ítems que se van a registrar, de tal manera que los datos puedan
recogerse fácil y concisamente.
Las hojas de Recogida de Datos son impresos que se utilizan para reunir
datos que, en general, se anotan de forma tabular o en columnas.
Normalmente requieren de un proceso adicional, una vez recogidos los
datos, utilizando una herramienta de análisis de los mismos.
Se puede afirmar que las hojas de control son las herramientas bases para
la recolección y análisis de datos, que permiten realizar seguimientos en el
proceso de resolución de problemas.

10. Sus objetivos principales de manera general son:
· Facilitar la recolección de datos.
· Organizar automáticamente los datos de manera que
puedan usarse con facilidad más adelante.
· Son el punto de partida para la elaboración de otras
herramientas, como por ejemplo los Gráficos de Control.
Usos y aplicaciones:
La hoja de recogida de datos se construye en función de
los objetivos y de la finalidad, que pueden ser muy
diversos de una situación a otra:
•Problemas relacionados con la seguridad
•Tipo y número de defectos.
•Cantidad de producto fuera de las especificaciones.
•Respecto de una secuencia de operaciones.
•Valoración completa o en detalle de un problema.
•Grado de influencia sobre un problema de aspectos tales
como el turno, los materiales, las maquinas, etc.

11. La ruta crítica o diagrama también es
conocido como “CPM” por sus siglas en
inglés (critical path method).
El método de ruta crítica fue creado por las
firmas Dupont y Remington Rand en el año
1957. En ese contexto, se tenía el objetivo de
encontrar el mejor mecanismo para aprovechar
el tiempo y los costos de los proyectos.
LA RUTA
CRÍTICA
Este método de ruta crítica o CPM se
puede aplicar en diversas actividades que
abarcan el espacio académico,
administrativo, planificación económica o
social, planificación de proyectos, entre
otras.
El objetivo principal del método de ruta
crítica es calcular el tiempo más corto y
eficiente para llevar a cabo un proyecto.
Esto significa que busca ahorrar tiempo
pero respetando cada proceso.

12. El estudio de los archivos y su documentación es tan
antiguo como la organización social de la humanidad. Sus
orígenes podrían remontarse a la aparición de la
escritura. Los primeros archivos aparecen con los
primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la
población y de la riqueza
MÉTODO DE ARCHIVO
Desde las monarquías surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio Romano, pasando por las
civilizaciones egipcia y griega, se tiene constancia de la existencia de archivos y de fondos organizados.
Los primeros documentos son documentación legal
(leyes), documentación de control de las personas
(padrones), documentación de hacienda (censos,
catastros, títulos de propiedad). También hay mucha
documentación militar (registros de soldados, quintas) y
mucha documentación privada.

13. El archivo de documentos sirve para gestionar, clasificar, ordenar y conservar documentos.
Método de archivo
•Centrales: toda la documentación está bajo la responsabilidad de una
sola dependencia, la cual posee personal especializado que se encarga de
todos los proyectos archivísticos.
•Descentralizados: cada dependencia de la empresa tiene su propio
centro de documentación, presentándose en ocasiones carencias en
lenguajes y vocabularios comunes, normalización y sobre costos. Por ello,
es de vital importancia que se reciba una consultoría en gestión archivística,
con las normas ISO pertinentes y que se cuadren los procesos
documentales, a través de una empresa especializada en este tipo de
tareas, si es que se quiere organizar la información con un formato similar
para que sea recuperable por cualquier persona de la organización,
independientemente del departamento que sea.
•Descentralizados con control
central: cuando existe una unidad
de archivo central que recoge
periódicamente todos los
documentos (a través de las
llamadas "transferencias") y se
encarga de diseñar e
implementar políticas
archivísticas.
Un archivo de empresa es, por definición, privado. Dependiendo del tamaño de la empresa, nos podemos
encontrar con los siguientes tipos:

14. REPORTES E INFORMES
Existen múltiples tipos de reportes e informes; básicamente pueden clasificarse en:
•
a) Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones
b) Reportes de información que presentan datos más extensos a fin de que la gerencia pueda formular
planes
En términos generales, al diseñar, elaborar y presentar un informe es conveniente tomar en cuenta las
siguientes consideraciones:
•1. Unidad del tema: Cada informe debe referirse a un solo tema a fin
de evitar confusiones
•2. Concentración sobre las Excepciones: Deben revelar indicadores
importantes, puntos débiles y fuertes más que situaciones comunes
•3. Claridad y Concisión: Los informes más largos, detallados y
genéricos, originan confusiones y desatención por parte de quién los
recibe.
•4. Complementarse con Prestaciones Gráficas, Audiovisuales y
Verbales: De gran ayuda para la presentación de un informe puede ser
la utilización de gráficas, material audiovisual y explicaciones verbales,
lo que evita la monotonía y enriquece la información
•5. Equilibrio entre la Uniformidad y la Variedad: La empresa debe
contar con una estructura fundamental de informes, mismos que no
deben cambiarse constantemente, pero que requieren de revisiones y
ajustes periódicos a fin de no caer en la rutina y obsolescencia
•
•6. Frecuencia de los Reportes: El hecho de que para controlar sea
necesario contar con información oportuna y periódica, no implica que
ésta deba ser tan frecuente que origine papeleo innecesario
•
•7. Evaluación de a Información: Es necesario evaluar frecuentemente
la utilidad que reditúa la información, es decir, examinar si realmente el
sistema proporciona información adecuada, completa y oportuna y si
se justifica su costo

15. Veamos esta cadena de actividad de
ventas común como ejemplo:
Reporte de ventas en Excel:

17. Conclusión
Como conclusión podríamos decir que, como consecuencia de las nuevas y
cada vez más exigentes especificaciones impuestas por las organizaciones
dentro de los sistemas administrativos, es de suma importancia llevar a
cabo la clasificación de instrumentos y técnicas de control, ya que esto
coadyuva para crear y obtener mejor calidad.
"Los medios correctos, usados por hombres erróneos
producen resultados erróneos."

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