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Gestión documental 2

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  1. 1. Gestión Documental II Luz Aurora Villamil González Grupo 4- semestre 4. Universidad del Quindío
  2. 2. La Gestión de documentos implica un proceso que busca optimizar la organización y utilización de los documentos, desde su producción hasta su disposición final de tal forma que permita la recuperación de la información fortaleciendo a su vez la política administrativa de una entidad. Concepto de Gestión Documental.
  3. 3. • Los sistemas de gestión documental son programas de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos convencionales, o de aplicación general, que se utilizan para la gestión de documentos administrativos . Instrumento Archivístico
  4. 4. El Sistema de Gestión Documental esta estructurado de la siguiente forma: • La entrada –Insumos por la planeación misma del sistema. • La producción y/o recepción de los documentos. • El proceso por la elaboración de procedimientos, funcones,actividades,tareas,métodos,acciones, e interrelaciones tecnológicas; y la salida por los productos o servicios resultantes de este sistema entre los cuales se encuentran los programas de desarrollo, principios, procesos administrativos y operativos, tablas de retención y valoración, actas , informes, estadísticas, indicadores, inventarios, capacitación, consulta, divulgación, servicio, seguridad, manuales, infraestructura física, equipamiento y presupuesto. Estructura
  5. 5. • En Colombia el reglamento general de archivos – Acuerdo 07 de 1994 expedidos por el Archivo General de la Nación, contempló el término Gestión de Documentos y desarrolló el tema en aspectos como responsabilidad frente a la gestión documental, organización de archivos administrativos, sistemas empleados para la gestión de documentos, valoración documental, transferencias de documentos con valor permanente y eliminación de documentos. En 1996 el Archivo General de la Nación de Colombia en su publicación Gestión Documental, bases para la elaboración de un programa, brinda algunos lineamientos generales para la aplicación de un programa de gestión documental.
  6. 6. • Organización de los documentos a través de cuadros de clasificación. • Aplicación de las tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD). • Ejecución de las TVD y TRD según lo indique para su eliminación total o parcial. • Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información a través de metadatos. • Realizar las agrupaciones documentales, series y subseries. • Fácil, acceso de los documentos cuando se requieran. • Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación. Generalidades del sistema de gestión documental.
  7. 7. Características de los sistemas de gestión documental.
  8. 8. Conformidad Todos los sistemas de información deben respaldar la gestión de la información a partir de los procesos administrativos. Interoperabilidad La interoperabilidad es la capacidad que tiene un producto o un sistema, cuyas interfaces son totalmente conocidas, para funcionar con otros productos o sistemas existentes o futuros y eso sin restricción de acceso o de implementación. Basado en el principio de neutralidad tecnológica. Seguridad La información administrativa siempre debe estar en un entorno de seguro. Metadescripción La meta descripción es una etiqueta HTML que sirve para proporcionar una descripción del contenido de la página a los buscadores, se requieren metadatos normalizados desde los mismos sistemas aplicativos. Adición de contenidos Agregar metadatos sin alterar la autenticidad, valor evidencia e integridad de los documentos. Diseño y funcionamiento Facilidad en la bases de datos para búsqueda de información. Gestión distribuida Entradas y salidas masivas de documentos desde y hacia otros sistemas de gestión documental. Disponibilidad y acceso Se debe asegurar la seguridad, autenticidad, accesibilidad de los documentos electrónicos tanto como su capacidad de procesamiento y reutilización. Neutralidad tecnológica Libertad en el uso de tecnologías siempre y cuando se sigan las normativas, conceptos y recomendaciones.
  9. 9. Atendió mi visita Graciela Sánchez - Auxiliar Administrativo - Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá. Visita a la Alcaldía mayor de Bogotá.
  10. 10. El decreto 651 de 2011 plantea el Sistema Integrado de Gestión como un instrumento de fortalecimiento de la función administrativa de los organismos y entidades del Distrito Capital. Es una herramienta de gestión sistemática y transparente compuesta por un conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos que garantizan un ejercicio articulado, armónico para dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Estará compuesto por 8 subsistemas dentro de los cuales está el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo - SIGA.
  11. 11. El SIGA es un activo informático estratégico de la Secretaría General debido a la naturaleza de la información que se maneja y que está consignada en la base de datos de este aplicativo. Está conformado por dos grandes módulos:9 Módulo de correspondencia: tiene la funcionalidad de realizar la gestión de documentos, ya sean entradas, salidas o internos. De acuerdo con el tipo de trámite se generan las alarmas, las notificaciones y todos los procesos pertinentes que se realizan sobre un documento. Visita a la entidad.
  12. 12. Módulo de archivo: En este se encuentra la información estructurada y organizada de los archivos de Gestión y Central manejados por dos submódulos organizados de acuerdo a las series, subseries y tipos documentales consignados en las respectivas Tablas de Retención Documental (TRD) de cada Dependencia. Visita a la entidad.
  13. 13. Actualmente en la Secretaría General tenemos los medios para realizar la gestión electrónica de los documentos soportados en el aplicativo SIGA, el aplicativo del Sistema de Gestión de Calidad y las herramientas ofimáticas a disposición de los servidores. En cuanto a la Gestión del Documento Electrónico, se cuenta con herramientas, pero aún no existe una plataforma que permita la validez legal del documento electrónico. En estos momentos se está trabajando para llegar a este escenario ideal. Visita a la entidad.
  14. 14. Documento electrónico: contenido integrado en un archivo informático mediante un programa de computador (software) que es generado, comunicado y archivado en medios electrónicos y en éstos permanece durante su ciclo vital. Gestión electrónica de los documentos: Es la aplicación o uso de la informática en la producción, transmisión, conservación y uso de los documentos que se tramitan en el desarrollo de las actividades de la entidad. En esta orientación un documento puede ser gestionado por medios electrónicos, donde la informática es un medio para producirlo independiente del soporte en el cual se registre. Documentos electrónicos
  15. 15. Impactar los procesos internos de La Secretaría General Se tiene información disponible permanentemente. Facilitar la toma de decisiones. Brindar elementos que incrementan la eficiencia en las actividades. Da oportunidad en el servicio al cliente. Concentra la información en un solo sitio y facilita su portabilidad Propicia un escenario para el ahorro de papel. Criterios
  16. 16. • Por ejemplo cuando se radican documentos de manera externa e interna no se pueden hacer modificaciones de hora y fecha en el sistema del momento en que se radica el documento ya que debe seguir un consecutivo de tiempo con esto se garantiza la transparencia del trámite. De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?
  17. 17. Cada comunicación oficial que ingrese dentro del sistema SIGA, tiene un consecutivo (Radicación) como componente importante que la identifica y se clasifican como comunicaciones internas, recibidas o enviadas.
  18. 18. Alcaldía Mayor de Bogotá Cra 8 No. 10 - 65 Teléfono: (571) 381 3000 Horario de atención al público Lunes a Viernes de 9:30 am a 7:00 pm

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